Само защото касовият апарат звъни, не означава, че всеки проект е успешен. Финансовите резултати на един проект не се измерват само с приходите. Трябва да се вземат предвид елементи като изразходвания бюджет, време за изпълнение и относителните ползи, за да се измери успехът.
А сега, въпросът за един милион долара: Как да разграничите ефективно победителите от губещите? Разбира се, чрез въвеждането на балансирана счетоводна система за проекти.
Представете си следното: съмнителни приходи, извън контрол бюджет и липса на конкретни данни за действителните разходи – това е кошмар за счетоводителите и мениджърите на проекти. Счетоводството на проекти се фокусира върху превръщането на тези финансови проблеми в финансови успехи, като въвежда ред в ежедневните операции, свързани с приходите! 🥳
Ние сме тук, за да разясним счетоводството на базата на проекти и да ви покажем как то може да промени изцяло вашия бизнес. Без сложни термини – само ясни обяснения за:
- Концепцията и предимствата на счетоводството на проекти
- Утвърдени принципи и най-добри практики
- Процесът на внедряване на счетоводството на проекта
Какво е счетоводство на проекти?
Вероятно сте запознати с общата финансова счетоводна отчетност, но счетоводството на проекти е съвсем различно. Просто казано, то се състои в проследяване на финансите на проекти от всякакъв мащаб, за да се измери рентабилността на дадена задача. По този начин можете да проследявате разходните центрове и печалбите за отделните проекти във вашата компания.
За разлика от общата счетоводна отчетност, която предоставя обща представа за финансовото състояние на компанията, счетоводството на проекти се впуска в подробностите на финансовото състояние на всеки проект. Микроскопичният му обзор ви позволява да видите сложните детайли, които иначе биха могли да се изгубят в по-широкия контекст на вашите финансови отчети. 🔬
Като собственик на бизнес, Вие винаги търсите начини да увеличите рентабилността на проектите си, а счетоводството на проекти Ви позволява точно това. Като следите разходите и приходите на всеки проект, Вие определяте кои инициативи са най-доходоносни и кои трябва да бъдат преразгледани, усъвършенствани или дори изоставени.
Освен това, с подробно разбиране за това как се харчат и печелят пари по всеки проект, можете да предвидите потенциални проблеми с паричния поток по-бързо, да планирате управлението на ресурсите по-ефективно и да вземате информирани решения за бъдещи проекти.
Бонус съвет: Вече можете да използвате ClickUp за управление на финансите на проекта, за да получите пълна представа за рентабилността на вашите начинания. От проследяване на бюджета на проекта до управление на сроковете за плащане – управлявайте всичко от една платформа. 🤠
Счетоводство на проекти: принципи, които трябва да се спазват
Като се придържате към внимателно проверени принципи на счетоводството на проекти, можете да осигурите по-гладък работен процес и по-добро финансово управление на портфолиото си. Ето петте основни принципа, които трябва да спазвате:
- Използвайте отделна счетоводна система за проектите: Разделете счетоводните системи по проекти, за да получите по-ясни показатели за ефективността. Например, Проект А и Проект Б следват различни методи за признаване на приходите – първият използва метода на процента на завършеност, а вторият изчислява печалбите въз основа на системата на начислено счетоводство. С отделна счетоводна система за всеки проект ще можете да следите с точност разходите и приходите на отделните проекти.
- Прогнозирайте бюджета си преди да започнете проекта: Предварително определеният бюджет ви дава финансова пътна карта, която да следвате, като ви предоставя критерии, спрямо които можете да измервате действителните разходи и да избегнете ненужни изненади.
- Определете ключови показатели за ефективност (KPI): Финансовите KPI ви позволяват да проследявате напредъка по проектите и да сигнализирате навреме за евентуални проблеми. Наличието на предварително зададени числа позволява на всеки проектен екип да има по-ясна представа за бъдещето и да прилага превантивни мерки за решаване на проблеми.
- Създайте кодове за разходите си: Този принцип изисква да признаете предварително всички потенциални задължения, включително неустойки по договори. По този начин можете лесно да управлявате разходите в различни области на проекта си, като се уверите, че всичко е в съответствие с вашите очаквания.
- Направете си навик да изготвяте редовни финансови отчети: Следете постоянно състоянието на проекта си и идентифицирайте възникващите проблеми. За да се гарантира спазването на този принцип, повечето заети мениджъри делегират задълженията по отчитането на счетоводителя на проекта.
Защо счетоводството на проектите е важно?
Все още обмисляте причините за въвеждането на счетоводна система за проекти? Ето четири основни предимства, които ще получите след внедряването й.
1. Подробна видимост на ежедневните разходи
Счетоводството на проекти позволява проследяване както на дневните, така и на кумулативните разходи по проекта за конкретни йерархии в различните отдели и центрове за разходи. С финансовия радар в реално време за всеки разход е изключително лесно да се вземат интелигентни решения за разпределение на ресурсите и други управленски решения и да се изпреварват евентуалните препятствия.
2. Точни и реалистични бюджети за проекти
Счетоводството на проекти помага да се идентифицират потенциални икономии на разходи и позволява на мениджърите да правят корекции в бюджетите на проектите в движение, като по този начин се гарантира ефективно управление на ресурсите.
Данните от бюджета и сравнението с реалните цифри също ви помагат да правите по-точни финансови прогнози, както и да участвате в търгове с надеждни оценки за бъдещи проекти. А когато става въпрос за ценообразуването на вашите продукти и услуги, счетоводството на проектите е вашият трик за поддържане на конкурентоспособност и рентабилност, без да превишавате разходите. 💸
3. Финансови отчети в реално време
Можете да генерирате изчерпателни финансови отчети за всеки проект, като предоставите на заинтересованите страни, които не винаги разбират сложността на счетоводната работа по проекта, ясна представа за изпълнението на проекта. Отчетите обикновено са сравнителни, което позволява проследяване на фискалните разлики и откриване на потенциал за икономии.
Това ниво на прозрачност укрепва вашите професионални отношения, особено с клиентите, и повишава репутацията ви като надежден и достоен бизнес субект. Това е стратегически ход, който отива отвъд цифрите и демонстрира вашата ангажираност към финансовата почтеност. 🌼
4. По-добър контрол над разходите и фактурирането на проекта и намален риск от неуспех
Счетоводството на проекти е вашият билет към контролирани финансови транзакции и логистика на фактурирането. То ви държи в течение, винаги актуализирано за, да речем, поръчки на материали или срокове за плащане. Всичко работи като часовник и рискът проектът да се провали е значително по-малък.
Как да внедрите успешна счетоводна система, базирана на проекти: 7 стъпки
Инвестирането на време и ресурси в счетоводството на проекти и неговото внимателно внедряване ще ви се отплати многократно. Освен това, то е вашият пътеводител за определяне кои клиенти и проекти са истинските печеливши или кои неефективни процеси ви костват скъпо. Единственият проблем за повечето проектни мениджъри е: Откъде да започна?
Ние разделихме стандартния счетоводен цикъл на проекта на седем стъпки. Прочетете ги, изпробвайте ги и вижте от първа ръка как правилният процес на счетоводно отчитане на проекта може да промени начина, по който управлявате финансите на проекта. 🔥
Стъпка 1: Определете нуждите на счетоводството на проекта и изберете софтуер за счетоводство на проекта
Първата и може би най-важна стъпка е да създадете солидна основа, като определите нуждите си от счетоводна отчетност за проекта. Мислете за това като за крайъгълен камък на сграда – без него конструкцията може да не издържи изпитанието на времето.
Съберете екипа на проекта за това упражнение, включително ключови лица като проектния мениджър, счетоводителя на проекта и ръководителите на отдели. Заедно можете да:
- Определете обхвата на проекта: Разберете размера, продължителността и сложността на целевите проекти. Това ще определи нивото на детайлност и разнообразие, необходимо в конкретните системи за счетоводно отчитане на проекти.
- Определете измерими финансови показатели: Дефинирайте ключовите показатели за ефективност, които трябва да проследявате. Те могат да включват разходи, приходи, маржове или парични потоци: Например, ако приходите са един от вашите КПЕ, е полезно не само да ги проследявате изолирано, но и да ги сравнявате между периодите. Използвайте безплатния калкулатор за годишен растеж на ClickUp, за да изчислите годишния растеж на приходите и да определите дали вашите проекти наистина се разрастват печелившо.
- Определете нуждите от финансови отчети: Решете колко често и в какъв формат искате да получавате финансови актуализации, кой ще изготвя отчетите и кои страни трябва да бъдат уведомявани.
- Обмислете изискванията към софтуера: преценете дали се нуждаете от софтуер за счетоводство на проекти и какви функции трябва да има той, за да отговаря на вашите нужди.
Ако търсите софтуер за управление на проекти с вградени функции за счетоводни и одиторски задачи, можете да разгледате ClickUp. От определянето на измерими цели на проекта до разпределянето на ресурсите в рамките на времевите, човешките и бюджетните ограничения – това е цялостно решение с счетоводни инструменти, идеални както за нови, така и за опитни проектни мениджъри!
Тъй като тази стъпка се фокусира върху създаването на обща схема на проекта, защо да не започнете с шаблона за предложение за счетоводен проект на ClickUp? Този шаблон е вашият наръчник за определяне на какво, кога и как да се направи в даден проект. Той ви помага да определите точно каква възвръщаемост на инвестицията или печалба целите да постигнете и да установите правила за счетоводството на проекта. ✍️
Стъпка 2: Изгответе функционален план за счетоводно отчитане на проекта
След като определите нуждите си от счетоводство на проекта, е време да подготвите подходящ план, който да съответства на тях. Идеята е да съгласувате системите за счетоводство на проекта с цялостната финансова счетоводна рамка на вашия бизнес. Отговорете на въпроси относно данъчните и правните последици, фискалните припокривания и резервните фондове.
Започнете финансовото планиране на проектите по правилния начин с помощта на ClickUp Accounting Suite. То включва над 1000 шаблона, подходящи за счетоводни и проектни екипи. 😍
Например, ако искате да си сътрудничите с членовете на екипа по счетоводния си план, просто използвайте шаблона за счетоводни операции на ClickUp. Готовата му структура може да се използва за организиране и проследяване на операциите в рамките на отделни проекти, което улеснява централизирането на счетоводните ви задачи.
Други предимства на ClickUp включват:
- Разширени функции за бюджетиране, отчитане и проследяване на проекти
- Интеграция с други бизнес системи и приложения, за да се осигури гладък поток на данни и достъпна финансова информация.
- AI асистент за работа, ClickUp AI — използва обработка на естествен език, за да помага при множество задачи по проекта, като например: Обобщаване на счетоводни планове Написване на резюмета на проекти, комуникация с клиенти и др. Брейнсторминг на идеи
- Обобщаване на счетоводните планове
- Написване на резюмета на проекти, комуникация с клиенти и др.
- Брейнсторминг на идеи
- Интегрирана платформа за управление на документи — ClickUp Docs
- Удобен интерфейс, който позволява ефективно използване на софтуера от всички членове на екипа.
- Обобщаване на счетоводните планове
- Написване на резюмета на проекти, комуникация с клиенти и др.
- Брейнсторминг на идеи
Въпреки че инвестицията в добър софтуер е от жизненоважно значение, тя трябва да съответства на размера на портфейла ви. За щастие, този софтуер за управление на проекти е като еластични панталони – расте заедно с вас! А най-хубавото е, че се предлага с безплатни, достъпни и персонализирани планове за предприятия.
Стъпка 3: Определете разходите по проекта с внимателни прогнози
Вярвате или не, точното бюджетиране и оценка на разходите са в основата на ефективното управление на проекти, като гарантират, че проектът ви остава финансово жизнеспособен и устойчив. Ето как можете да го направите:
- Идентифицирайте всички потенциални режийни разходи: Обмислете всички възможни разходни центрове, от ресурси и труд до непредвидени разходи.
- Оценете разходите: Използвайте исторически данни, пазарни цени или експертни мнения, за да количествено определите тези разходи.
- Подгответе бюджета: Обединете вашите разходни прогнози в един цялостен бюджет.
- Прегледайте и ревизирайте: Непрекъснато следете и коригирайте бюджета си в хода на проекта.
По-лесно е да се каже, отколкото да се направи, но ние ви помагаме и с „извършването“. Шаблонът за бюджетно предложение на ClickUp действа като вашият финансов GPS. Той разбива разходите по проекта на малки части, като ви гарантира, че вие и вашите заинтересовани страни разполагате с надеждна финансова пътна карта. 🛣️
Стъпка 4: Определете приходите
Не всички проекти на компанията носят пари веднага. Някои проекти, като опростяването на системата за отчитане на работното време, дори не носят директни печалби, но подготвят почвата за по-голяма печалба в бъдеще. От друга страна, проекти като строеж на къща, изграждане на път или създаване на нов софтуерен продукт могат да генерират приходи, които покриват разходите им в рамките на определен период от време.
Когато става въпрос за плащане за проекти, признаването на приходите варира и вашата счетоводна система за проекти трябва да се адаптира към това. Някои проекти се плащат след приключване на работата, докато други следват метода „разход за разход“ и регистрират частични плащания по време на напредъка на работата.
Умно е да определите ясни правила за това кога получавате плащане и кога действително отчитате тези пари като приходи – направете това преди да стартирате проекта. 💲
Можете да проследявате приходите и растежа на отделните проекти с шаблона за проследяване на KPI за растеж на приходите на ClickUp. Създайте копия на този шаблон и го персонализирайте с уникални стилове за признаване на приходите и показатели за ефективност.
Стъпка 5: Настройте отчитане на разходите и времето в реално време
Защо трябва да внедрите проследяване на разходите и времето в реално време? Отговорът е лесен: за да се гарантира, че всичко остава в рамките на бюджета и графика. Ще можете да идентифицирате всички непредвидени разходи или забавяния веднага щом се появят, което ще ви позволи да предприемете бързи действия за успеха на проекта.
Можете да използвате ClickUp Project Time Tracking, за да проследявате работните часове, разделителните времеви разписания и разходите и да получите актуална информация за напредъка на проекта. ⏳
За още по-бърз начин да следите разходите си, разгледайте шаблона за управление на разходите по проекти на ClickUp. Да предположим, че се занимавате със счетоводството на разходите по проект за строително начинание. Този шаблон улеснява проследяването на разходите по проекта за различни неща като материали, труд, разрешителни и оборудване. Вижте как се развива бюджетът ви в реално време и го актуализирайте в случай на скок в цените и подобни промени.
Стъпка 6: Изготвяйте редовни отчети за проекта
Счетоводството на проектите много прилича на управленското счетоводство: трябва да разберете какво представляват цифрите и как те влияят върху успеха на проекта. С вградените опции за отчитане в ClickUp е по-лесно да получите цифрови и визуални отчети за различни параметри на проекта, включително ресурсите на екипа и бюджетни следи. Използвайте тези данни, за да подобрите счетоводните си практики по проекта, да повишите ефективността и да увеличите рентабилността. 💯
Две допълнителни съвета:
- Редовно създавайте и преглеждайте тези отчети, за да следите финансовото състояние на проекта – правете го седмично или месечно, в зависимост от обема на задачите по проекта.
- Поддържайте гъвкав стил на отчитане – персонализирайте отчетите с подходящи показатели, които дават представа за изпълнението на проекта.
Имате нужда от помощ? Шаблонът за отчитане на проекти на ClickUp позволява на проектния мениджър да се фокусира върху областите, които се нуждаят от малко повече внимание, като представя подробна картина на ключовите показатели за ефективност и общата производителност. Той ви помага да следите важни елементи като задачи по проекта, разходи и недовършени задачи.
Стъпка 7: Идентифицирайте потенциални проблеми и предприемете коригиращи действия
Не се задоволявайте само с компилираните данни, а ги анализирайте веднага. Използвайте ги, за да идентифицирате тенденции, да прогнозирате резултати и да определите рисковете за завършване. Следете за потенциални проблеми, които биха могли да нарушат финансите на проекта. Те могат да варират от надхвърляне на разходите и забавяне на сроковете до непредвидени нужди от разпределение на ресурси.
Да предположим, че някои от тези сценарии се сбъднат. Как бихте се справили с тях? Е, ClickUp може да подобри управлението на проблемите ви с:
- Agile-Scrum Табла: Получете бърз и изчерпателен поглед върху работния си процес и следете напредъка на екипа си в справянето с дефектите.
- ClickUp Sprints: Инженерните фирми могат да улеснят отстраняването на бъгове с гъвкаво планиране на спринтове.
- Разпределяне на задачи: С помощта на цялостния пакет за управление на задачите няма да има объркване относно това кой какво трябва да направи.
- Пътни карти: Начертайте подробните детайли на вашия коригиращ работен процес и лесно ги споделете с екипа на проекта.
- Персонализирани статуси на задачите: Създайте персонализиран процес на счетоводно отчитане на проекта, като присвоите персонализирани статуси на текущите дейности по разрешаване на проблеми.
- Диаграми на Гант в ClickUp: справяйте се с увереност със закъсненията и проблемите с управлението на ресурсите, като давате приоритет на задачите, които изискват незабавно внимание, в гъвкав график 🆘
Бъдете проактивни, тъй като бързите коригиращи действия могат да смекчат всяко неблагоприятно въздействие върху рентабилността на проекта.
Най-добри практики в счетоводството на проекти
Най-добрите практики в счетоводството на проекти се въртят около ефективни процеси, контрол и процедури за управление на проекти при разрешаване на проблеми. Има някои най-добри практики, които можете да следвате, когато вземате решения относно ценообразуването, офертите, договорните процеси и договорните разпоредби. Целта е да се подобри разработването на контролни механизми и документация.
Ето някои ключови най-добри практики, които да следвате:
Поддържайте график на стойностите (SOV)
За счетоводството на проекти в инженерните фирми поддържайте подробен SOV, в който се очертават разходите за различните части от работата по изпълнен договор. Това позволява прозрачно изчисляване на процента на завършеност.
Прегледайте протоколите от срещите и отчетите за напредъка
Редовно преглеждайте протоколите от срещите и докладите за напредъка, за да откривате отклонения от първоначалното споразумение и да уведомявате счетоводния си екип за тях.
Предпочитайте отчети за разходите, базирани на доказателства
Проверявайте редовно отчетите по проекта, особено отчетите за разходите, за да се уверите, че няма неподкрепени финансови транзакции. Използвайте документи за искане на информация (RFI), за да попълните липсващата информация в плановете, договорите, документите или спецификациите, когато е необходимо.
Бъдете бдителни по отношение на промените в поръчките
Промените в поръчките, които сигнализират за промени в първоначалната спецификация на работата, могат да объркат целия екип и да доведат до нарушаване на бюджета на проекта и спиране на работата. Разработете план за промени в поръчките, който да позволи на проектните мениджъри да коригират внимателно всеки център на разходите.
Винаги проверявайте работните часове и фактурите на подизпълнителите.
Редовно преглеждайте документацията за отработените часове, по възможност всяка седмица, за да я съгласувате с прогнозата за проекта. Уверете се, че всички фактури на подизпълнителите са за одобрени разходи.
Преразгледайте графика на проекта на регулярни интервали
Преизчислявайте редовно графика на проекта, като започнете от нивото на задачите и преминете към нивото на цялостния проект и макро нивото (на цялата компания), за да се уверите, че сроковете съответстват на очакванията.
Използвайте ClickUp за подкрепа на счетоводството на проекти
Внедряването на счетоводна система за проекти е задължително условие за просперирането на бизнеса, основан на услуги. Тя насърчава прозрачността, като предоставя на проектните мениджъри необходимата информация за оптимизиране на финансовите резултати и постигане на дългосрочен успех на проекта.
Софтуерът за счетоводство на проекти, който се различава от традиционните системи за финансово счетоводство, е доказан метод за подобряване на използването на ресурсите в организациите, предоставящи услуги.
И счетоводителите, и проектните мениджъри се занимават с различни задачи, често използвайки множество отделни инструменти. Но като се регистрирате в ClickUp, можете да управлявате всичко безпроблемно на една единствена, всеобхватна платформа за управление на проекти! 😎