كيف نستخدم ClickUp Chat لإصلاح مشكلة توسع الاتصالات لفريقنا عن بُعد

معظم الفرق لا تعاني من مشكلة في التواصل.

لديهم مشكلة تشتت الاتصالات.

التحديثات في Slack. القرارات في الرسائل المباشرة. الملفات في البريد الإلكتروني. الحالة في رأس شخص ما. وبطريقة ما، الشيء الوحيد الذي لا يمكنك دائمًا العثور عليه هو الرسالة التي تحتاجها بالفعل.

نبذة عني: مستشار معتمد من ClickUp وخبير في هندسة الحلول

أنا كريستوفر داي، مؤسس ومهندس رئيسي في Upicent ، وهي وكالة هندسة حلول متخصصة في إنشاء مساحات عمل ClickUp للشركات من جميع الأحجام.

في ندوة عبر الإنترنت عقدتها مجتمع ClickUp مؤخرًا، شاركت كيف يستخدم فريقي ClickUp Chat لإصلاح مشكلة توسع الاتصالات.

تأتي هذه النظرة من سنوات من بناء مساحات عمل وقوالب ClickUp لفرق حقيقية، وليس مجرد نظرية — لذا فإن نهجنا في الدردشة يستند إلى تصميم سير العمل.

المشكلة: توسع الاتصالات عبر الأدوات والقنوات

مثل العديد من الفرق، بدأت وكالتنا العمل باستخدام Slack. كانت الرسائل والتحديثات والقرارات تتنقل بين سلاسل المحادثات، بينما كان العمل الفعلي يتم في مكان آخر.

وهذا يعني:

النهج: الانتقال إلى منصة موحدة للتواصل والتعاون بين أعضاء الفريق

عندما تم إطلاق ClickUp Chat، قمت بمراجعة متعمقة وسرعان ما أدركت إمكانية دمج الاتصالات في نفس المنصة التي تضم المهام والمستندات والقوالب. قمنا بالانتقال بشكل استباقي من Slack إلى ClickUp Chat، ولم نندم على ذلك أبدًا.

إذا كنت مهتمًا، فإليك نظرة سريعة على كيفية عمل ClickUp Chat:

الآن، لم يكن الفوز الحقيقي بالنسبة لنا مجرد امتلاك "دردشة داخل ClickUp". لا، كان الأمر أكثر من ذلك بكثير.

ومع إضافة الذكاء الاصطناعي السياقي من ClickUp، ClickUp Brain، لم يعد مكان عملك مجرد مكان لتخزين الاتصالات. بل أصبح مكانًا يفهم فيه الذكاء الاصطناعي الاتصالات ويلخصها ويساعد فريقك على التصرف بناءً عليها بشكل أسرع.

هذا هو الفرق بين تطبيق دردشة بسيط وتطبيق مصمم لقطع انتشار الاتصالات من جذوره.

الطريقة الصحيحة: ابدأ بهيكلية مساحة العمل، وليس قنوات الدردشة

تعد بنية مساحة العمل هي البداية والنهاية لتجربتك مع ClickUp.

شعاري الأساسي بسيط: يجب أن تحرك بنية مساحة العمل الخاصة بك استراتيجية الدردشة الخاصة بك.

إذا لم تكن مستخدمًا متمرسًا لـ ClickUp بعد، فإليك أسهل طريقة للتفكير في بنية ClickUp (أو التسلسل الهرمي للمشروع ):

معظم الفرق تفعل العكس. تبدأ بالدردشة أولاً. وتضع قائمة طويلة من القنوات مثل #announcements و#bugs و#random و#client-requests... ولا تحاول ربط تلك المحادثات بالعمل إلا لاحقاً.

هكذا يبدأ توسع الاتصالات.

اربط التسلسل الهرمي للمشروع المدمج في ClickUp بـ Chat

في ClickUp، يوجد كل من Hierarchy و ClickUp Chat في شريط جانبي واحد.

يمكن أن يكون لكل مساحة ومجلد وقائمة قناة دردشة مخصصة لها.

إنه "خامل" بشكل افتراضي — فهو موجود عندما تحتاج إليه. ولكن في اللحظة التي تنقر فيها على إضافة قناة، يحصل هذا الموقع بالضبط على تدفق محادثات مركّز مرتبط بالعمل الحقيقي.

إليك سبب أهمية ذلك:

عندما تبني الدردشة حول شكل العمل، تقضي الفرق وقتًا أقل في فرز الرسائل ووقتًا أطول في المضي قدمًا بالمشاريع.

حوّل المواقع المهمة إلى قنوات مركزة

في الندوة عبر الإنترنت، قمنا بعرض توضيحي لهذا باستخدام منطقة المنتجات الرقمية في مساحة العمل لدينا — وهي في الأساس المكان الذي يقوم فيه الفريق بإنشاء قوالب ClickUp وصيانتها.

عادةً ما تتعامل الفرق مع هذه المشكلة عن طريق إنشاء قناة #product-announcements واسعة النطاق في Slack (أو أي أداة دردشة أخرى يستخدمونها). المشكلة هي أن القناة بعيدة عن العمل الفعلي. فهي تصبح مجرد تيار آخر من التحديثات التي يقرأها الناس سريعًا أو يفوتونها أو ينسون ربطها بالمهام.

لذا، قمنا بدلاً من ذلك بعمل شيء أبسط داخل ClickUp:

الآن، تظهر كل إعلانات منتجاتنا الرقمية في نفس المكان الذي يتم فيه تنظيم العمل الفعلي للمنتج.

اجعل عضوية القناة تتناسب مع أولئك الذين يمكنهم التصرف بناءً على الرسائل

نظرًا لأن القنوات مرتبطة بالمواقع، فإن الأشخاص الذين يمكنهم رؤية القناة ومتابعتها محددون بالفعل من خلال إعدادات المشاركة في مساحة العمل. نستخدم هذا للحفاظ على الاتصالات موجهة وقابلة للاكتشاف:

💡 نصيحة احترافية: عندما ينضم أشخاص جدد إلى قناة، لا تجعلهم يمرون على أسابيع من الرسائل في محاولة لفهم الأمور. استخدم AI CatchUp في ClickUp Chat لتلخيص ما فاتهم على الفور — القرارات الرئيسية والأولويات الحالية والمواضيع المفتوحة — حتى يتمكنوا من فهم السياق بسرعة والبدء في المساهمة دون الحاجة إلى مطالبة الفريق بتلخيص الأمور.

كيفية الحفاظ على المحادثات مرتبطة بالعمل من خلال علاقات المهام في ClickUp

نحن نعتمد على علاقات المهام للتأكد من أن الدردشة تظل مرتبطة بالعمل الذي تتناوله.

إذا كنت جديدًا على ClickUp، فإليك النسخة المبسطة: علاقة المهام هي مجرد طريقة لربط عملين معًا حتى يظل السياق متصلاً. بدلاً من إجراء محادثة منعزلة داخل أداة الدردشة، يتيح لك ClickUp ربط تلك المحادثة بالمهمة التي تؤثر عليها — حتى لا تضيع الرسالة في اللحظة التي يصمت فيها سلسلة المحادثة.

في الندوة عبر الإنترنت، ستراني أقفز إلى مساحة عمل ألفا حيث يقوم فريقي بتجميع قوالب متقدمة لسوقنا القادم - كل شيء من بيئات Scrum الرشيقة مع خرائط الطريق والاحتفالات إلى أنظمة التذاكر الداخلية ومراكز الدعم.

عندما يسجل أحد أعضاء الفريق مقطع فيديو تحديثيًا حول نموذج ما (على سبيل المثال، دليل تفصيلي لبدء العمل على نموذج مشروع Scrum سريع)، فإننا:

وهذا يعني أن أي شخص يفتح المهمة لاحقًا سيرى:

هذه واحدة من أسهل الطرق لتقليل مشكلة توسع الاتصالات على المدى الطويل. فهي تحول الدردشة من محادثة يمكن التخلص منها إلى سياق دائم يرافق العمل.

كيفية استخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي لتجنب تكرار نفسك في ClickUp Chat

هناك نمطان بارزان:

مستندات مدعومة بالذكاء الاصطناعي من الإشارات

يمكننا إنشاء "فرق AI" صغيرة أو قواعد تراقب ذكر مستند AI معين في مهمة ما. عندما يحدث ذلك، يقوم ClickUp بإنشاء مستند ملخص لتلك المهمة، يجمع التفاصيل الرئيسية والأنشطة التي تمت حتى الآن.

وهذا مفيد بشكل خاص عندما تتطلب المهمة الكثير من التبادل. فبدلاً من التمرير عبر التحديثات والتعليقات، تحصل على مستند واضح يضم كل ما هو مهم.

وكلاء الطيار الآلي في القنوات

في بعض القنوات (على سبيل المثال، قناة webdev)، يمكننا تمكين Autopilot Agents بحيث عندما يتم نشر رسالة، يرد الوكيل تلقائيًا.

قد يكون هذا الرد:

وبذلك يحصل الأشخاص على المساعدة في الحال، دون أن يضطر أحد أعضاء الفريق إلى التوقف عما يفعله للرد.

كيفية استخدام ClickUp لإصلاح مشكلة انتشار الاتصالات بين الفرق البعيدة: طقوس السجلات اليومية

وكالتنا تعمل عن بُعد بالكامل، حيث ينتشر أعضاء الفريق عبر مناطق زمنية متعددة. وفي بيئة العمل الموزعة، يظهر تشتت الاتصالات بسرعة. لتقليل الرسائل المتبادلة ورسائل "هل أنت متواجد؟"، أنشأنا نظام سجلات يومية في ClickUp.

وإليك كيفية عمل ذلك:

لذا، إذا قمت بتعيين حالتي على "استراحة" لمدة ثلاثين دقيقة، فإن الأتمتة تنشر تحديثًا وديًا في قناة السجلات اليومية مع اسم المهمة وحالتها ومدتها — مما يعني في الأساس: "أنا في استراحة الآن، من فضلك لا تقاطعني. "

📌 النتيجة: يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية من هو متاح لإجراء مكالمات سريعة، ومن هو منشغل، ومن هو غير متصل بالإنترنت، دون إغراق القنوات العشوائية بتحديثات الحالة.

لماذا ينجح هذا الأمر بشكل جيد مع الفرق التي تعمل عن بُعد

يوفر هذا النمط للفرق البعيدة مثل فريقنا طريقة سهلة للقيام بما يلي:

نحن نستخدم هذه الحالات حتى عند جدولة المتابعات في قنوات أخرى. إذا كان أحدهم في استراحة أو خارج المكتب، يمكننا جدولة رسالة ليتم إرسالها عند عودته. وهذا يحافظ على أهمية التواصل بدلاً من استمراره.

من الرسائل المتفرقة إلى نظام اتصال داخلي مقصود: انسخ إعدادات ClickUp Chat هذه

نهجنا تجاه ClickUp Chat لا يقتصر على كونه "أداة مراسلة أخرى"، بل يتعلق أكثر ببناء نظام اتصال مقصود يعكس كيفية تنظيم عملنا. ويمكنك نسخه أيضًا!

لكن لا تقلق، فليس عليك اعتماد كل النماذج دفعة واحدة. ابدأ بالسؤال:

ثم، كرر العملية من هناك.

ابدأ بحساب ClickUp مجاني وابدأ في البناء!

كريستوفر هو مؤسس Upficient، وهي شركة مستقلة مزودة لحلول ClickUp تخدم الشركات الكبيرة والصغيرة في جميع أنحاء العالم بحلول ClickUp القوية. كما أن لديهم سوقًا لقالب ClickUp — من أنظمة تشغيل OKR و EOS إلى بيئات المشاريع المرنة ومراكز الدعم الداخلية — موجهة لمستخدمي Business Plus و Enterprise.