في حين أن الجميع تقريبًا يجدون أنفسهم في دور قيادي في مرحلة ما من حياتهم، فإن منصب مدير المشروع ينطوي على مسؤوليات فريدة وأحيانًا غير متوقعة.
بصفتك مدير مشروع وقائد فريق، عليك الالتزام بالإجراءات والعمليات المقبولة في شركتك، ولكن عليك أيضًا أن تكون منفتحًا على التعليقات وأن تكيف سير عملك حسب الحاجة.
وهنا تأتي أهمية قوالب إدارة المشاريع!
في هذا المنشور، سنناقش بعض منهجيات إدارة المشاريع ونصائح لمساعدتك في مواجهة أي تحديات قد تواجهك. وسنقدم لك نموذجًا رائعًا لإدارة المشاريع في ClickUp للقيام بذلك.
1. حدد مسؤولياتك
إنه صباح يوم الاثنين ولديك ثلاث مقابلات مع موظفين جدد محتملين.
لديك أيضًا 13 اجتماعًا مع الموظفين الحاليين، وعدد رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك يتجاوز الحد الذي لا يمكن تجاوزه.
كيف تحافظ على سير الأمور على ما يرام؟
أولاً، تصور نقاط تركيزك الرئيسية كمدير. قسّم دورك الشامل بشكل منهجي إلى أجزاء أصغر وأسهل في الإدارة.
تجعل هرمية ClickUp هذه العملية بسيطة. يمكنك إنشاء مشاريع لكل مجموعة تديرها ضمن مساحة مركزية واحدة. ثم استخدم قوائمك داخل كل مشروع لتقسيم مكونات المشروع المختلفة. إليك مثال على ذلك:
المساحة: الإدارة > المشروع: الموظفون > القوائم: الموظف 1، الموظف 2، إلخ.
تحتوي المنصة أيضًا على قوالب مشاريع جاهزة يمكنك إدراجها مباشرة في فريقك للبدء:
2. راقب تقدمك في الوقت الفعلي
في بعض الأحيان، لا يكفي تحديد موعد نهائي لمشروع أو مهمة. عندما تحتاج إلى إدارة مهام متعددة مفوضة إلى مجموعات كبيرة من الأشخاص، قد يكون من الصعب جدًا معرفة حالة كل شيء.
الحل؟ ابحث عن طريقة للحصول على تحديثات فورية من فريقك بأكمله فور حدوث التغييرات.
في ClickUp، يمكنك إعداد ذلك بسهولة باستخدام الحقول المخصصة.
أنشئ أعمدة مهام فريدة لإدارة معلومات الاتصال وحالة التقدم والروابط إلى المستندات المهمة والمزيد.
مع قيام المكلفين بالمهام بتحديث هذه الإدخالات الميدانية، ستتمكن من الحصول على نظرة عامة عالية المستوى على سير عمل الجميع في مكان واحد:
يمكنك حتى إنشاء سير عمل مخصص لكل مشروع من مشاريعك. يمكن لأعضاء الفريق نقل المهام من مرحلة إلى أخرى حتى تكون دائمًا على علم بما إذا كانت الأمور تسير على ما يرام:
ميزة أخرى مهمة في ClickUp يجب التحقق منها هي ميزة إعداد التقارير.
تسهل التقارير مراقبة تقدم زملائك في الفريق من وجهات نظر مختلفة، خلال فترة زمنية محددة. اطلع على المهام التي تم العمل عليها، والأشخاص الذين لديهم مهام متأخرة، والمزيد:
أخيرًا، تأكد من إلقاء نظرة على ميزة "المحافظ" في ClickUp. تتيح لك المحافظ وضع جميع هذه الخطط الرائعة في نظرة عامة شاملة وعالية المستوى، بحيث يمكنك بسهولة مراقبة التقدم المحرز وصحة كل شيء في فريقك.
3. خطط دائمًا مسبقًا
جزء من كونك مديرًا يعني التعامل مع الكثير من الطلبات المتباينة. سواء كنت مسؤولاً عن توظيف وتدريب الموظفين الجدد، أو الإشراف على فريق المبيعات، أو التخطيط لحدث كبير، فمن المحتمل أنك في وضع يجعل العديد من زملائك في العمل يتطلعون إليك لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
فكيف يمكنك تلبية جميع هذه الطلبات في الوقت المناسب، مع توفير الوضوح والحسم اللذين يحتاجهما زملاؤك في الفريق؟
تحتاج إلى التفكير مسبقًا وتخصيص الوقت اللازم لإنجاز المهام. حدد موعد بدء المشروع وانتهائه وكل ما بينهما.
باستخدام عرض الوقت في ClickUp، يمكنك سحب المهام غير المجدولة وإفلاتها لإضافة تواريخ البدء والاستحقاق مباشرةً إلى التقويم الخاص بك.
يمكنك أيضًا تمييزها بالألوان حسب الحالة، أو تصفية التقويم حسب المكلفين لمعرفة من يعمل على ماذا.
لست متأكدًا من موعد جدولة مهمة معينة؟
حاول إضافة تقدير للوقت اللازم لإنجاز المهمة. سيساعدك ذلك على تحديد موعد المهمة في تقويمك بشكل أفضل عندما تكون جاهزًا.
خاتمة
بغض النظر عن نطاق مسؤولياتك الإدارية، هناك دائمًا أدوات يمكنك استخدامها لمساعدتك على إنجاز المزيد من العمل بشكل أسرع. بدلاً من محاولة تتبع كل مهمة واجتماع على ملصقات (أو أسوأ من ذلك، في ذهنك)، لماذا لا تقوم بمزامنة سير عملك في منصة واحدة متكاملة؟