كيفية تحديد أولويات المشاريع بشكل استراتيجي (مع نموذج مجاني)

لا شك في ذلك... إدارة وقت المشاريع أمر صعب، مما يعني أن معظم الفرق ينتهي بها الأمر إلى إضاعة ساعات في مشاريع غير مهمة.

ومع ذلك، فإن السبب الحقيقي ليس سوء التنفيذ. بل هو الموافقة على كل شيء دون وجود نظام واضح لتحديد ما يستحق اهتمام فريقك بالفعل.

عندما تتدفق طلبات المشاريع من كل اتجاه ولا يقوم أحد بتصفية ما هو ذو قيمة، ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت في عمل لا يؤدي إلى أي نتيجة.

تغيير ترتيب أولويات المشاريع بذكاء يغير ذلك. إليك كيفية بناء نظام يحمي وقت فريقك وطاقته.

النقاط الرئيسية

ما هي تحديد أولويات المشاريع؟

تحديد أولويات المشاريع هو عملية تحديد الأعمال الأكثر أهمية عندما يكون الوقت والموارد محدودين. تقوم الفرق بتقييم المشاريع بناءً على الأهداف الاستراتيجية والفوائد المتوقعة والتكاليف والمخاطر، ثم تصنفها لمعرفة ما يستحق الاهتمام أولاً.

القوة الكامنة في هذا المفهوم هي أن الترتيب يفرض اتخاذ خيارات صعبة. فمقارنة المشاريع جنبًا إلى جنب تكشف عن التضاربات والتنازلات التي لم تكن واضحة من قبل.

تحظى بعض المشاريع بالموافقة، بينما يتم تأجيل أخرى لأنها لا تتوافق مع الاتجاه الذي تحتاج الشركة فعليًا إلى السير فيه.

يُزيل نظام التصنيف القوي التخمينات من خلال تزويد الفرق بالوضوح بشأن ما يعملون من أجله، وأهمية ذلك، وكيفية قياس التقدم المحرز.

بدلاً من توزيع الموارد بشكل ضئيل على كل طلب يصل إلى المكتب، يمكن للفرق التركيز على العمل الذي يدفع الأعمال إلى الأمام فعليًا.

لماذا تعتبر تحديد أولويات المشاريع أمرًا مهمًا في إدارة المشاريع؟

غالبًا ما تنشأ مشكلة سوء تحديد الأولويات من إدارة عدة مشاريع في وقت واحد ، مما يؤدي إلى سلسلة من المشاكل التي تتفاقم بمرور الوقت:

كما أن الخسائر المالية كبيرة أيضًا، حيث تهدر المؤسسات 9.9% من كل دولار يتم استثماره بسبب الأداء الضعيف للمشاريع. وهذا يعني أن الفرق تفوت فرصًا سوقية وتشاهد الميزانيات تذهب هباءً في مشاريع ما كان ينبغي أن تبدأ أصلًا.

تؤدي عملية تحديد الأولويات الفعالة إلى تكوين فهم مشترك لمعنى النجاح، مما يمنح الفرق الوضوح اللازم لاتخاذ قرارات أسرع والتنفيذ بثقة بدلاً من التردد المستمر بشأن خطوتهم التالية.

علامات تدل على أنك بحاجة إلى تحسين ترتيب أولويات المشاريع

قبل الخوض في الأطر، حدد ما إذا كان فريقك يحتاج فعلاً إلى تحسين عملية تحديد الأولويات من خلال ملاحظة وجود نمط يبدأ صغيراً ثم يتفاقم.

يبدأ كل شيء في الشعور بالاستعجال، مما يدفع الفرق إلى وضع "إطفاء الحرائق" المستمر حيث لا يحققون أبدًا تقدمًا ثابتًا في العمل المخطط له. عادةً ما يكشف هذا الفوضى عن خلل أساسي.

عندما يحدث هذا، يغرق الموظفون الأفضل أداءً في الطلبات بينما يجلس الآخرون دون أن يستغلوا قدراتهم الكاملة، ويرجع ذلك أساسًا إلى أن العمل يتدفق إلى من يبدو أكثر أمانًا بدلاً من من لديه السعة الكافية أو يحتاج إلى فرصة للتطوير.

وتتفاقم الحالة عندما يلاحظ أصحاب المصلحة أن العملية لا تعمل ويبدأون في تجاوزها تمامًا باستخدام "الطلبات السريعة".

غالبًا ما تبدو هذه الأمور معقولة عند النظر إليها بشكل منفرد، لكنها مجتمعةً تشتت الانتباه وتقضي على أي زخم في المشاريع الاستراتيجية.

في نهاية المطاف، تجد الفرق نفسها تدفع بالمبادرات نفسها إلى السبرينت التالي مرارًا وتكرارًا دون فهم السبب. وهذا يشير إلى أنها تفتقر إلى المعايير المشتركة اللازمة للتمييز بين ما يستحق الاهتمام الآن وما يمكن تأجيله.

إذا كان هذا التطور يبدو مألوفًا، فإن اتباع نهج منظم سيحل المشكلة من خلال وضع معايير واضحة، وحماية القدرات، ومواءمة العمل مع القيمة التجارية القابلة للقياس.

كيفية تحديد أولويات المشاريع بشكل استراتيجي في 5 خطوات

يتطلب بناء نظام فعال لترتيب الأولويات عملية كاملة تعزز فيها كل خطوة الخطوات الأخرى.

ابدأ بتصفية ما يصل إلى فريقك، ثم انتقل إلى الترتيب والمواءمة والتنظيم والتفويض لإنشاء شيء يعمل فعليًا في الممارسة العملية.

1. قم بتصفية طلبات المشاريع قبل وصولها إلى فريقك

أول خط دفاع ضد الإرهاق يحدث قبل بدء تحديد الأولويات.

عندما تتدفق الطلبات عبر البريد الإلكتروني و Slack والاجتماعات والممرات، تضيع الفرق الوقت في البحث عن التفاصيل وفرز التكرارات والانخراط في أفكار غير مكتملة.

تنشئ نماذج ClickUp نقطة دخول واحدة حيث يتعين على مقدمي الطلبات تقديم المعلومات الأساسية قبل وصول مشروعهم إلى الفريق.

يطرح نموذج الاستقبال أسئلة تحفز التفكير الاستراتيجي:

طلب التسويق الذي لا يحدد مقاييس النجاح أو الأهداف الاستراتيجية ليس جاهزًا لإشراك الفريق، ويوضح النموذج ذلك قبل أن يضيع أي شخص وقته في اجتماعات الاستكشاف.

شارك الرابط على نطاق واسع حتى يتمكن أعضاء الفريق من إعادة توجيه الطلبات المخصصة بعبارة "أرسل ذلك عبر نموذج الاستلام الخاص بنا حتى نتمكن من تقييمه بشكل صحيح" بدلاً من تعطيل العمل الحالي.

لقد نجحنا في تطبيق نظام تذاكر قائم على النماذج داخل فريق الهندسة في ClickUp، مما أدى إلى تقليل المشكلات الطارئة التي تواجهها الفرق بشكل كبير وساعدها على استعادة بعض من وقتها الإنتاجي.

2. استخدم مصفوفة تحديد الأولويات لترتيب المهام المتبقية

بعد تصفية الطلبات غير المكتملة، قم بترتيب المشاريع المتبقية عن طريق رسمها على محورين، حيث يمثل المحور الرأسي التأثير، بينما يمثل المحور الأفقي الجهد المبذول.

يؤدي ذلك إلى إنشاء أربعة أرباع توضح ما يجب فعله في كل مشروع.

تصبح المهام ذات التأثير الكبير والجهد القليل إنجازات سريعة يمكن التعامل معها على الفور، بينما تصبح المشاريع ذات التأثير الكبير والجهد الكبير مبادرات استراتيجية تتطلب تخطيطًا دقيقًا.

يتم إزالة أولوية الأعمال ذات التأثير المنخفض أو إلغاؤها بغض النظر عن مستوى الجهد المبذول، لأن هذه المشاريع تستنزف الموارد من الأعمال التي تؤثر فعليًا على مؤشرات الأداء التجاري.

يوفر نموذج مصفوفة تحديد الأولويات من ClickUp لوحة بيضاء حيث يمكن للفرق سحب المشاريع بين الأرباع وفقًا لتطور الظروف.

يكشف الشكل المرئي على الفور عن الأنماط الخطيرة، مثل وجود ستة مشاريع تتطلب جهدًا كبيرًا تتنافس على ثلاثة مطورين كبار، أو المهام السريعة التي تشتت الانتباه عن العمل الاستراتيجي الذي يحتاج إلى تركيز مستمر.

راجع المصفوفة بانتظام مع تطور الظروف.

قد يصبح مشروع البنية التحتية الذي يستهلك قدرات الهندسة أكثر بساطة فجأة بعد إكمال ترقية منصة ذات صلة، مما يغير مكانته بالنسبة للأعمال الأخرى وقد يبرر تسريعه.

3. مواءمة المشاريع مع أهداف العمل وتعلم كيفية الرفض

إن اجتياز مرحلة الاستيعاب والوصول إلى المربع المفضل لا يضمن التنفيذ.

يسأل الفلتر الأكثر صرامة عما إذا كان العمل يرتبط بقيمة تجارية قابلة للقياس من خلال عائد استثمار ملموس، أو توافق استراتيجي، أو تأثير تشغيلي ذي مغزى.

المشاريع التي تعالج مشكلات الإنتاج التي تمنع العملاء من الاستخدام، أو تتصدى لتهديدات فقدان العملاء المدعومة ببيانات التسرب، أو تفتح مصادر دخل مؤكدة، ترتقي بشكل طبيعي إلى القمة.

من ناحية أخرى، يتم تأجيل الأعمال التي تبدو مثيرة للاهتمام ولكنها لا ترتبط بالأهداف الاستراتيجية، بغض النظر عمن يدافع عنها.

يكمن الصعوبة في إيصال هذه القرارات إلى أصحاب المصلحة الذين توقعوا نتائج مختلفة. لكن التفسير المنطقي الواضح يجعل الأمر سهلًا:

تصبح هذه المحادثات أسهل بمرور الوقت.

إن تطبيق المعايير نفسها بشكل متسق بدلاً من اتخاذ قرارات مخصصة بناءً على من يطلب ذلك بإصرار أكبر، يبني مصداقية تجعل مناقشات تحديد الأولويات في المستقبل أكثر وضوحًا.

4. تجميع المشاريع المتشابهة في سباقات

بعد تحديد المشاريع التي يجب متابعتها، قم بتنظيم العمل في سباقات (sprints) تجمع المشاريع ذات الصلة معًا. هذا يقلل من تبديل السياق ويبني زخمًا يسرع من عملية التسليم.

خذ المصممين على سبيل المثال، الذين قد يتعاملون مع ثلاثة تحديثات للعلامة التجارية في سباق واحد.

سيبقون في نفس الحالة الذهنية لبناء مكونات قابلة لإعادة الاستخدام وتطوير إيقاع يجعل المشروع الثالث أسرع من الأول.

وبالمثل، عندما يقوم المطورون بتجميع تحديثات البنية التحتية، فإنهم يعالجون التبعيات بكفاءة ويتجنبون تكاليف بدء التشغيل المرتبطة بتبديل السياقات التقنية.

يستخدم كلاهما " السبرينت"، وهي فترة زمنية محددة لإنجاز عمل معين.

عادةً ما تستخدم فرق البرمجيات دورات مدتها أسبوعان، بينما قد تنفذ فرق التسويق سباقات مدتها شهر واحد تتوافق مع الحملات، وتستخدم فرق التصميم سباقات مدتها ثلاثة أسابيع تستوعب كلاً من المشاريع سريعة الإنجاز والمشاريع التي تتطلب مراجعات متعددة.

خلال كل سباق، تقسم الفرق المشاريع إلى مهام، وتوزعها بناءً على القدرات، ثم تراجع التقدم المحرز قبل التخطيط للدورة التالية. وهذا يخلق نقاط مراجعة طبيعية لتقييم ما إذا كانت الأولويات لا تزال سارية.

كما أن تجميع المهام يوفر الوقت اللازم لأعمال الصيانة، مثل تسوية الديون الفنية أو تحديث الأصول الدائمة، دون السماح لها بمقاطعة المشاريع الاستراتيجية التي تتطلب تركيزًا مستمرًا.

نصيحة: اطلع على أنظمة الإنتاجية الأكثر شيوعًا لإنجاز المزيد بأقل جهد.

5. قم بتفويض المهام بناءً على القدرة، وليس المهارة فقط

تفشل عملية تحديد الأولويات بشكل كبير إذا كنت تثقل كاهل الأشخاص الخطأ باستمرار.

عندما يصبح شخص واحد هو الخيار الافتراضي لكل مشروع مهم لأنه ينجز المهام بشكل موثوق، فإنك تكون قد خلقت عنق زجاجة سيؤدي في النهاية إلى انهيار العمل.

وهذا يخلق ثلاث مشاكل: خطر الإرهاق للمساهمين المهمين، ونمو محدود نتيجة تكرار نفس العمل، ومنع الآخرين من تطوير المهارات اللازمة لتقاسم العبء.

انتبه لعلامات التحذير قبل الإصابة بالإرهاق:

عند إعادة توزيع العمل، اشرح الأسباب حتى لا يبدو الأمر وكأنه عقاب:

"سأعيد توزيع مهمة تحديث الصفحة الرئيسية على جوردان حتى تتمكن من التركيز على إعادة تصميم البوابة الإلكترونية، التي تحتاج إلى خبرتك وتساهم في تعزيز نموك بشكل أفضل من مجموعة أخرى من صفحات التسويق."

يحتاج أعضاء المستوى المتوسط إلى التعرض لأعمال صعبة لتنمية قدراتهم على اتخاذ القرار ومهاراتهم. وإبقاؤهم في أعمال روتينية منخفضة المخاطر يخلق فجوة في المهارات، مما يجبرهم على الاعتماد المفرط المستمر على الموظفين ذوي الخبرة.

أقترح الاطلاع على عرض "عبء العمل" في ClickUp، الذي يعرض السعة المخصصة لكل عضو في شكل مرئي.

بدلاً من الاعتماد على الحدس بشأن من يبدو مشغولاً، يمكنك العمل استناداً إلى البيانات التي تحدد من لديه متسع من الوقت ومن يقترب من حالة الإرهاق.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

حتى الأنظمة القوية تفشل عندما تقع الفرق في فخاخ يمكن توقعها.

التعامل مع كل شيء على أنه عاجل يقضي على الأولويات. حدد معايير محددة لمعنى "العاجل"، سواء كان ذلك يؤثر على الإيرادات اليوم، أو يعرقل عمل الفرق الأخرى، أو يتسبب في إخفاقات تواجه العملاء.

تجاهل دورات المراجعة يؤدي إلى انحراف الأولويات عن الواقع. تتغير ظروف السوق، وتظهر العوائق، وتتطور الاحتياجات. تلتقط المراجعات الأسبوعية أو نصف الأسبوعية هذه التغييرات قبل أن تعرقل العمل المخطط له.

ترك الصوت الأعلى يفوز يستبدل الاستراتيجية بالسياسة. التزم بإطار عملك حتى لو خيبت آمال أصحاب المصلحة الأكثر صخبا، لأن الاتساق يبني المصداقية.

تجاهل قدرة الفريق عند قبول العمل يضمن الفشل الجماعي. تولي أكثر مما هو واقعي يؤدي إلى فوضى حيث يتشتت أفراد الفريق ويقدمون عملاً متأخراً ومنخفض الجودة.

إن نسيان التواصل بشأن القرارات يدفع الناس إلى ملء الفجوات بالافتراضات. عندما لا يفهم أصحاب المصلحة أسباب التأجيل أو لا يعرف أعضاء الفريق الغرض من المهمة، لا يمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المفاضلات.

تعمل هذه الخطوات الخمس معًا، لكن النظام يتطلب صيانة مستمرة ليظل فعالاً.

صيانة نظامك

ابدأ بإجراء اجتماعات أسبوعية مدتها 15 دقيقة للتأكد من أن أولوياتك الرئيسية لم تتغير بناءً على المعلومات الجديدة.

يتم تضمين هذه المهام بشكل طبيعي في المراجعات الشهرية حيث تقوم بفحص جميع المشاريع النشطة وإلغاء أي مشروع متوقف أو انحرف عن الاستراتيجية.

في كل ربع سنة، خذ خطوة إلى الوراء لتجديد أهدافك الاستراتيجية وإعادة تنظيم مسار المشروع بأكمله بناءً على التغييرات التي طرأت أو الدروس التي تعلمتها.

احتفظ بملف مخصص للأعمال التي رفضتها حتى لا تضيع هذه الأفكار أو تظل تظهر مرارًا وتكرارًا في طلبات جديدة. تتبع المقاييس الملموسة مثل معدلات الإنجاز ورضا أصحاب المصلحة لتقييم ما إذا كان النظام يعمل بالفعل بدلاً من الاعتماد على الحدس.

تصبح العملية أسهل بمرور الوقت مع اكتساب فريقك لفهم مشترك للأمور المهمة، وحكم أكثر دقة بشأن المفاضلات، وثقة حقيقية في رفض الأعمال التي لا تخدم أهدافك.

اجعل الإنتاجية أولوية قصوى مع ClickUp

جرب ClickUp واختبر التغييرات الإيجابية التي يمكن أن يحدثها في إنتاجية فريقك.

توفر لك منصتنا الأدوات اللازمة لتنظيم عملية تحديد أولويات المشاريع المثالية. وببضع نقرات فقط، يمكنك البدء بالصورة العامة ثم التكبير على تفاصيل أي مهمة.

أنشئ حسابًا مجانيًا على ClickUp اليوم وابقَ متحمسًا للعمل الذي ينتظرك. إذا كنت بحاجة إلى أي دعم، يرجى التواصل معنا عبر مركز المساعدة أو مشاهدة أي من ندواتنا عبر الإنترنت حسب الطلب.

نتمنى لك التخطيط السعيد!