العمل مع الكثير من الموارد شيء واحد. ولكن معرفة كيفية تحقيق أقصى استفادة ممكنة من تلك الموارد مع وجود قيود على الموارد في هذا المزيج أمر مختلف تماماً.
كيف تتعامل مع أكثر قيود الموارد شيوعًا وهي الوقت والتكلفة و نطاق المشروع -عندما تقتصر على الثلاثة؟ ماذا لو كنت تعمل أيضًا مع مهارات فريق عمل غير متطابقة؟
على الرغم من أن أفضل نهج للتعامل مع قيود الموارد ليس حلاً واحداً لكل فريق، إلا أن هناك الكثير من المبادئ والاستراتيجيات والأدوات التي تساعدك على إدارة أي قيود تواجهك.
دعنا نتعمق أكثر.
ما هي قيود الموارد؟
قيود الموارد هي مجموعة من القيود أو القيود التي يجب على مديري المشاريع الالتزام بها أو مراعاتها عند إدارة المشروع. بالنسبة لمديري المشاريع، من المهم أن يكونوا على دراية بهذه القيود لإكمال المشروع بنجاح في الوقت المحدد و في حدود الميزانية .
أمثلة على قيود الموارد الشائعة
بشكل عام، تنقسم موارد الشركة إلى فئتين:
- الموارد غير الملموسة: الأفكار والعمليات والمهارات والملكية الفكرية
- الموارد الملموسة: البرمجيات والمواد والعقارات والعمالة
سيدير كل فريق قائمة مماثلة من الموارد، سواء كانت ساعات العمل أو مهارات الموظفين, الميزانيات المقترحة أو المواد، أو القوى العاملة الإجمالية. سيتعين عليك على الأرجح إدارة أنواع مختلفة من القيود عبر موارد محددة مثل:
- العمالة (الموظفون والمتعاقدون والمتدربون والمهارات والمتطوعون)
- الاتصالات (أنواع الاجتماعات، المحادثات)
- المواد (المعدات والأدوات)
- الموارد المالية (الميزانية، التمويل,النفقات)
- الملكية الفكرية (العملياتوالأفكار والمعرفة)
- العقارات (المواد التسويقية ، مساحة، مكتب، مساحة عمل، مساحة عمل)
- الوقت (تقويمات الموارد,المواعيد النهائية، الجداول الزمنيةالمعالم)
- البرمجيات (التطبيقات، المنصات)
ضع في اعتبارك أن موارد المشروع هي الأدوات التي تعمل بها للوصول إلى الهدف. أما القيود فهي الحدود المفروضة على تلك الأدوات.
4 أنواع من قيود الموارد
بالنسبة للجزء الأكبر، تندرج قيود الموارد ضمن أربعة أنواع مختلفة في الشركات وفي إدارة المشاريع. دعونا نلقي نظرة على كل نوع من قيود إدارة المشروع لفهم العوائق الشائعة:
1. الوقت
إنشاء جداول زمنية ومراقبة الوقت المتعقب في ClickUp إدارة الوقت هي واحدة من أكثر قيود الموارد شيوعًا. وتحد قيود الموارد الزمنية هذه من عدد الأيام والساعات والدقائق التي يستغرقها المشروع لإكماله، إما بسبب عوامل خارجية مثل المواعيد النهائية التي يحددها العميل أو عوامل داخلية مثل مقدار ما هو متاح بالفعل من كل مورد.
مثال ثابت الوقت شركة تطوير برمجيات مكلفة ببناء تطبيق للهاتف المحمول لأحد العملاء ضمن موعد نهائي صارم. ومع ذلك، فإن اثنين من المطورين في إجازة إجازة مؤقتة في ذلك الإطار الزمني. بسبب النقص في عدد المطورين، يمكن لمدير المشروع تحديد أولويات المهام عبر الفريق، وإدارة سباقات السرعة، والاحتفاظ بسجل دقيق لساعات العمل، بحيث يسهل معرفة من يمكن تغيير عمله وكيف يمكن تقسيم المشروع مع الفريق المحدود.
2. التكلفة
تتبع تكاليف المشروع عبر المهام والمهام الفرعية داخل ClickUp باستخدام حقول مخصصة لتحديد القيم النقدية
تُعد قيود التكلفة أيضًا عاملاً مهمًا يجب مراعاته تجاه توافر الموارد، حيث إنها تضع حدًا لمقدار الأموال المخصصة لكل مشروع. عادةً ما يأتي هذا القيد إما من العميل أو من مدير المشروع، اعتمادًا على اتفاقية العمل أو نطاق المشروع المخطط له .
مثال ثابت التكلفة تحتاج منظمة غير ربحية إلى تنظيم فعالية خيرية بميزانية محدودة. يمكن لمدير المشروع الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام للمتطوعين والاعتماد على موارد مجانية أو منخفضة التكلفة. وباستخدام ClickUp، يمكنهم تتبع النفقات والتأكد من بقائها في حدود الميزانية، بحيث يحدد مدير المشروع أولويات الجوانب الأكثر أهمية للفعالية لضمان النجاح وتجنب أي قيود محتملة على الموارد.
3. الموارد
استخدم طريقة عرض عبء العمل في ClickUp لمعرفة من هو متقدم أو متأخر وسحب المهام وإفلاتها بسهولة لإعادة تخصيص الموارد
قيود الموارد هي قيود على الموارد، مثل الموظفين والمواد، المتاحة لمدير المشروع. يمكن أيضًا فرض هذا النوع من القيود من خلال موارد المشروع الخارجية، مثل العميل أو البائع، أو من خلال توافر الموارد الداخلية، مثل شركتك الخاصة.
مثال على ثبات الموارد قد ترغب شركة إنشاءات تم التعاقد معها لهدم مرآب قديم في الحد من مواردها للمشاريع الكبيرة وعمليات الهدم. يمكن لمدير المشروع استخدام نماذج التنبؤ بالموارد وتخطيط القدرات لتقدير عدد المواد والموظفين المطلوبين للمهمة الصغيرة دون أخذ الموظفين من مشروع أكبر.
4. الجودة
ابقَ على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك من خلال جداول زمنية واضحة وأهداف قابلة للقياس وتتبع التقدم التلقائي
يتم تعيين قيود الجودة للتأكد من أن جودة المشروع تلبي معايير معينة. إن أكثر قيود موارد الجودة شيوعًا هي أهداف الجودة التي يضعها العميل - ولكن قد يضع مدير المشروع أيضًا قيودًا داخلية للجودة لضمان أن المشروع يلبي معاييره الخاصة.
مثال على قيود الجودة تحتاج وكالة تسويق رقمي إلى تطوير موقع إلكتروني جديد لأحد العملاء. يجب على مدير المشروع أن يوازن بين أهداف الجودة الخاصة بالعميل و توافر موارد الوكالة . من خلال استخدام قوائم مراجعة الجودة ونماذج تحديد الأهداف لتخصيص الموارد، يمكنهم تتبع التقدم المحرز في مشروع الموقع الإلكتروني بسرعة والتأكد من أنه يلبي توقعات العميل.
كيفية تحديد قيود الموارد
هناك عدة طرق لتحديد قيود الموارد، ولكن الخطوة الأكثر أهمية هي البحث عن المشاكل المحتملة في وقت مبكر من المشروع كجزء من إدارة الموارد الاستراتيجية. يتطلب تحديد هذه القيود فهماً شاملاً للمشروع وأهدافه، بالإضافة إلى توقعات العميل (خاصةً إذا كان منتجاً قائماً على الخدمة)، والموارد المتاحة للمشروع.
تتمثل إحدى طرق تحديد قيود الموارد في النظر إلى المهام التي يجب إكمالها ثم وضع تقدير ليس فقط لموارد المشروع التي لديك ولكن أيضًا مقدار كل مورد ستحتاج إليه في أسوأ السيناريوهات وأفضلها.
هذا هو المكان الذي أدوات إدارة الموارد -خاصة تلك القابلة للتخصيص بشكل كبير مثل انقر فوق -تلعب دورًا مهمًا في عملية التخطيط وإدارة المشروع. عندما ترى إنجاز المشروع من النهاية إلى النهاية، فإن وجود طريقة مركزية وسهلة لتتبع التقدم المحرز وموارد المشروع أمر أساسي. وهذا يعني تدوين مهام مثل
- تتبع المهام وتعيينها
- الاحتفاظ بسجل دقيق للساعات المستهلكة
- تتبع إنفاق الميزانية
- تحديث المراحل الرئيسية لإدارة المشروع
- إدارة سباقات السرعة
- تصور سعة المشروع
- مركزية وتخزين مستندات المشروع
يحتاج مديرو المشاريع أيضًا إلى النظر في العوائق المحتملة التي قد تبطئ التقدم أو أي تغييرات في نطاق المشروع التي قد تؤثر على كيفية إدارتهم لقيود الموارد. يجب أن تكون إضافة نقاط تفتيش مثل المراجعات الدورية لقيود إدارة المشروع هذه ممارسة قياسية لضمان حصول فريقك على كل ما يحتاجونه في كل خطوة من خطوات الرحلة.
أمثلة على معالم المشروع في ClickUp
تتطلب بعض المشاريع (والمشاريع المستقبلية) موارد محددة غير متوفرة بسهولة، لذلك قد يكون من الضروري إيجاد حلول بديلة أو التخطيط الجداول الزمنية للمشروع حول متى تصبح تلك الموارد متاحة.
يساعد تحديد نطاق المشروع ومعالمه الرئيسية والتبعيات في تسليط الضوء على أي قيود محتملة على الموارد التي ستواجهك.
6 حلول قيود الموارد
من المهم أن تعرف ما هي الحلول الممكنة لقيود الموارد في المشروع - بهذه الطريقة تكون مستعدًا إذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها. سواء كنت تقوم بالتنبؤ، وفهم تخطيط السعة أو تحليل وضعك الحالي، فلدينا الحل المناسب لك!
إليك ستة حلول لإدارة مواردك بشكل أفضل:
1. القوالب
يمكن استخدام عمليات القوالب لتبسيط وتبسيط الجدول الزمني لإدارة المشروع ومتطلبات الموارد. أدخل قوالب ClickUp!
كل شيء من قوالب تخطيط الموارد تساعد تحليلات المصفوفة المعدة مسبقًا مديري المشاريع على تحديد الأماكن التي تحتاج إلى الموارد بسرعة لضمان بقاء المشروع في الموعد المحدد. لحسن الحظ، هناك الكثير من النماذج المعدة مسبقًا قوالب إدارة المشروع لبدء تحليلك حتى تتمكن من إدارة الموارد بشكل أفضل.
تتضمن بعض القوالب المفضلة لدينا:
قالب تخصيص الموارد #### ClickUp قالب تخصيص الموارد
استخدم قالب تخصيص الموارد الخاص بـ ClickUp لتتبع المواد والقوى العاملة وما شابه ذلك لكل مشروع.
هذا تخصيص الموارد يعد القالب خيارًا رائعًا لمساعدتك في إدارة الموارد المطلوبة عبر فرقك. سواء كانت المواد، أو المعدات، أو الأشخاص، فإن قالب تخصيص الموارد ClickUp سيتتبع الموارد التي تحتاجها للوصول إلى إنجاز المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام قالب إدارة المشروع للمساعدة في قيود الموارد ومعرفة مدى توفر الموارد المطلوبة ومتى تكون هناك حاجة إليها.
سيساعدك ذلك على ضمان حصولك على كل ما تحتاجه لإكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
ClickUp 2X2 قالب مصفوفة الأولويات على السبورة البيضاء
استخدم السبورة البيضاء لمصفوفة الأولويات 2 × 2 لمساعدتك في تنظيم مهامك وفقًا لأهميتها ومستوى أولويتها قالب السبورة البيضاء لمصفوفة الأولويات 2 × 2 من ClickUp يسمح لك بتصنيف المهام بناءً على مستوى أهميتها وإلحاحها. مع إدارة مشروع السبورة البيضاء يمكنك أنت وفريقك بسهولة تصور المهام التي تتطلب اهتماماً فورياً والمهام التي يمكن أن تنتظر.
من خلال تحديد أولويات المهام، يمكنك اتخاذ قرارات أكثر استنارة حول كيفية تخصيص مواردك وضمان حصول المهام الأكثر أهمية على الاهتمام الذي تستحقه.
قالب تخطيط الموارد #### ClickUp
تصور تخطيط الموارد الخاصة بك وشاهد بسرعة أشياء مثل الوقت المتبقي والميزانية والعمالة اللازمة لإكمال المشروع
نموذج تخطيط الموارد قالب تخطيط موارد ClickUp يساعدك على إدارة وتخصيص الموارد داخل فريقك أو قسمك بشكل أسرع بكثير. باستخدام هذا القالب، يمكنك بسهولة رؤية سعة مواردك باستخدام طريقة عرض عبء العمل، والتي توفر تمثيلاً مرئياً لكل عبء عمل كل عضو في الفريق .
من خلال طريقة العرض هذه، يمكنك موازنة عبء العمل بشكل أفضل بين أعضاء فريقك والتأكد من أن الجميع يعمل بأقصى طاقته. باستخدام نموذج إدارة المشروع هذا، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل حول كيفية تخصيص مواردك.
وهذا يضمن أن فريقك يعمل بكفاءة وفعالية.
قالب مصفوفة موارد مشروع ClickUp
قم بإنشاء حقول مخصصة بناءً على احتياجات مصفوفة موارد مشروعك لتوضيح أنواع الموارد والميزانيات المخصصة لكل منها
التخطيط الفعال للموارد أمر بالغ الأهمية لمشاريعك المستقبلية لأنه يؤثر بشكل مباشر على التكلفة الإجمالية للموارد المطلوبة. باستخدام قالب مصفوفة موارد مشروع ClickUp لديك جميع المعلومات اللازمة لتخطيط مواردك بفعالية.
يسمح لك قالب إدارة المشروع هذا بتخصيص وتتبع الموارد بسهولة مثل الوقت والقوى العاملة والمواد، مما يساعدك على اتخاذ قرارات أفضل حول كيفية تخصيص الموارد وتقليل التكاليف.
2. الجدولة
لتحسين الجدولة، يستخدم مديرو المشاريع عدة طرق للجدولة. على سبيل المثال، فإن مجرد تحديد المهام وتجميعها معًا وترتيبها حسب الأولوية لتقليل الوقت المستغرق في إنجاز المشروع هو بالفعل خطوة في الاتجاه الصحيح.
إذا وجدت أنه لا توجد موارد كافية متاحة لإكمال المشروع في الموعد المحدد، فقد يكون من الضروري تعديل المواعيد النهائية للمشروع. قد ينطوي ذلك على تأجيل المواعيد النهائية أو تمديدها إلى ما بعد تاريخ انتهائها الأصلي، مما قد يعني أنك ستحتاج أيضًا إلى تعديل التبعيات المجدولة.
إعادة جدولة التبعيات لتصور تأثير تغييرات تاريخ الاستحقاق على المهام داخل عرض جانت في ClickUp
تشير تبعيات المشروع إلى المهام أو الأنشطة داخل المشروع التي تعتمد على بعضها البعض. وبعبارة أخرى، فإن تبعية المشروع هي علاقة بين المهام حيث يكون إكمال إحدى المهام مطلوبًا قبل أن تبدأ مهمة أخرى في جدولك الزمني المحدد.
أشياء مثل عرض الجدول الزمني، أو مخطط جانت، أو ببساطة إجراء تسوية الموارد سيساعدك بشكل كبير على فهم شكل الجدول الزمني وكيف يمكنك تحقيقه. يجب ألا تضطر دائمًا إلى تغيير موارد مشروعك بشكل جذري في جدولك الزمني.
3. التفويض
يتعلق تفويض المهام لأعضاء الفريق بمطابقة المهام مع المهارات والتوافر. إذا تقرر أنه لا توجد موارد كافية متاحة لإكمال المشروع، فقد يكون من الضروري توظيف موارد إضافية.
إضافة عدة مكلفين، وتفويض التعليقات، وإنشاء عمليات حسابية باستخدام الحقول المخصصة، كل ذلك من مهام ClickUp الخاصة بك
قد يتضمن ذلك تعيين أعضاء جدد في الفريق أو التعاقد مع خدمات خارجية. من ناحية أخرى، إذا لم تكن هناك موارد كافية متاحة لإكمال المشروع كما هو مخطط له، فقد يحد مديرو المشاريع أيضًا من نطاق المشروع.
ومن الأمثلة على ذلك تقليل عدد المهام المعنية أو تقليص الأهداف المرجوة من المشروع. لهذا السبب فإن امتلاك القدرة على تفويض مهام المشروع ميزة مهمة في برنامج إدارة الموارد الخاص بك.
4. التقدير
تتضمن تقنيات التقدير التنبؤ بالمدة والتكلفة والموارد اللازمة لإنجاز المشروع. وكلما كانت تقديراتك أفضل، قلت العقبات التي ستواجهها خلال العملية.
عرض تقديرات الوقت وتتبعها بسهولة إلى مهام ClickUp لتحسين إدارة الموارد
لا يسمح لك أفضل برنامج لإدارة الموارد بتتبع تقديرات الوقت فحسب، بل يتيح لك تتبع تقديرات الوقت بطريقتك الخاصة. تتيح لك ميزات تتبع الوقت في ClickUp بدء الوقت وإيقافه من أي جهاز، بحيث يمكنك التنقل بسهولة بين مهام المشروع.
5. الأتمتة
يساعد ClickUp في التقدير من خلال توفير قوالب قابلة للتخصيص، وتخزين مركزي للبيانات، و تصورات لسعة المشروع والمعالم الرئيسية بحيث يسهل إجراء التغييرات وإبقاء الجميع على اطلاع تلقائي على آخر المستجدات.
تعمل أدوات الأتمتة على تقليل الوقت والتكلفة المرتبطة بإكمال المهام وتبسيط إدارة المشروع. باستخدام تقنيات مثل إعداد وأتمتة التذكيرات بالمراحل الرئيسية، وأتمتة تغييرات حالة المشروع وتخصيص وتعيين التغييرات ذات الأولوية، يعمل مديرو المشاريع بسرعة ويوفرون الوقت.
لتلبية احتياجات الأتمتة، هناك ClickUp - يمكنك تعيين المشغلات الآلية وتعيين المهام بمستويات مختلفة من التعقيد.
6. الاستعانة بمصادر خارجية تُستخدم الاستعانة بمصادر خارجية لتقليل التكلفة المرتبطة بإكمال المشروع وزيادة توافر الموارد. تساعد طرق مثل استخدام موارد خارجية من متعاقد خارجي أو استخدام مجموعة موارد خارجية (مثل وكالات العمال المؤقتة) بشكل كبير في إدارة قيود الموارد عندما يكون لديك نقص في عدد الموظفين أو نقص في مهارة معينة.
يساعد ClickUp في الاستعانة بمصادر خارجية من خلال توفير أدوات مثل الرسوم البيانية ولوحات المعلومات القابلة للتخصيص من أجل تتبع المتعاقدين . بالإضافة إلى ذلك، يمكنك توفير أذونات محددة أو تمكين إنشاء حساب محدود لتجنب أي تغييرات غير مرغوب فيها.
افعل كل شيء باستخدام ClickUp
أدوات تخطيط المشروع ضرورية عندما تحاول تحسين نهجك في التعامل مع قيود الموارد. تُعد قيود الموارد تحديًا شائعًا في إدارة المشاريع، وتؤثر على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وجودته.
من خلال تحديد قيود الموارد وإدارتها في وقت مبكر، واستخدام الاستراتيجيات والأدوات المناسبة، والتعلم من التجارب السابقة، يتغلب مديرو المشاريع على قيود الموارد ويحققون أقصى استفادة مما يعملون به.