يعد توضيح أدوار ومسؤوليات المشروع أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في منع المشكلات المتعلقة بإدارة المشروع مثل التأخير في الجدول الزمني وتوسيع نطاق التكاليف وانخفاض الأداء، على سبيل المثال لا الحصر.

وهنا يأتي دور مصفوفة RACI، والمعروفة أيضًا باسم مخطط RACI أو مصفوفة إسناد المسؤوليات. 🖼️

يساعد نموذج RACI على تعيين أدوار ومسؤوليات جميع أصحاب المصلحة، مما يضفي هيكلاً ووضوحًا وإشراك الجميع من الفريق في إنجاز المشروع بنجاح بحيث لا يكون هناك أي سوء تقدير.

هذا هو السبب الذي يجعل العديد من الأشخاص من عالم الشركات في مختلف الصناعات، من الرعاية الصحية إلى البناء، يقسمون بمخططات RACI. 🙏

ما هو مخطط مصفوفة RACI؟

مصفوفة RACI هي نهج بسيط لتحديد أدوار ومسؤوليات المشروع التي تساعد على تحقيق النتائج المرجوة.

هذا المصطلح هو اختصار يرمز إلى مسؤول، مسؤول، مسؤول، مسؤول، استشاري، ومطلع، وتصف مصفوفة RACI في إدارة المشروع بشكل أساسي الأدوار المختلفة الموكلة لأعضاء الفريق المشاركين في المشروع وتوضح بالتفصيل من يقوم بماذا.

الأدوار الأربعة في نموذج RACI

مسؤول

هذا الشخص مسؤول عن اتخاذ الإجراءات والتأكد من أن مهام المشروع يتم العمل عليها.

وعادةً ما يكون هذا الشخص عضوًا في الفريق أو مديرًا للمشروع يقدم تقاريره إلى "أ". يمكن أن يكون لديك المزيد من "R" في RACI، ويمكن أن يشارك بعضهم أيضًا في عملية اتخاذ القرار .

ومع ذلك، من المستحسن للغاية عدم تضخيم الأمور والمبالغة في تعيين عدد المسؤولين في مصفوفة تعيين المسؤوليات.

مسؤول

هذا هو الشخص الذي يضمن إسناد جميع المسؤوليات بشكل صحيح، ويوافق على العمل أو القرارات أو يرفضها (في الأساس، هذا الشخص هو صانع القرار)، ويضمن تسليم كل شيء بنجاح وفي الوقت المناسب. وفقًا لمصفوفة RACI، يجب أن يكون هناك "أ" واحد فقط.

مستشار

هذا هو الخبير الذي يستشيره الفريق حول مختلف المواضيع والإجراءات. يقوم هذا الشخص، أو عدة أشخاص، بتقديم الملاحظات والتقييمات حتى يمكن تنفيذ المهام.

مستشار

شخص يجب إطلاعه على التقدم المحرز بمجرد الانتهاء من كل شيء ولكن لا يشارك بشكل مباشر في العملية. لا يساهم هذا الشخص في اتخاذ القرارات أو تنفيذ المهام ولا تتم استشارته في أي أمر.

نحن نعلم تحب فرق إدارة المشاريع الاختصارات : PMP و KPI و KPI و SOW و SME. والقائمة تطول وتطول، لكن مخطط مصفوفة RACI يجعل من السهل تخطيط القرارات والمهام الرئيسية, المعالم الرئيسية والأدوار

## مزايا نموذج مخطط RACI البياني

في فرق إدارة المشاريع الكبيرة، حيث يتوزع أعضاء الفريق على أقسام متعددة ويعتمدون على فرق أخرى، من الطبيعي نوعاً ما أن تعاني من ارتباك الأدوار.

في مثل هذه الحالة، يقع على عاتق مدير المشروع أو فريق المشروع الرائد أن يتدخل ويتأكد من أن كل عضو في كل فريق على دراية تامة بما هو متوقع منه. وقد تصبح الأمور أكثر صعوبة إذا كان العمل يُدار وينجز عن بُعد. ومع ذلك، هنا يأتي دور مصفوفة RACI للإنقاذ! 🚀

يوفر نموذج مخطط RACI العديد من الفوائد:

• فهو يزيل الالتباس في الأدوار والالتباس حول من يتخذ القرارات (قد يكون الطرف المسؤول أو المسؤول هو صانع القرار، لذا يجب توضيح ذلك منذ البداية)
• تشجع على العمل الجماعي والتواصل بين جميع المشاركين في المشروع، مما يؤدي إلى تحديد التوقعات بشكل واضح
• تمنع الإفراط أو التفريط في تخصيص موارد أحد أعضاء الفريق وتضمن إعادة تخصيص الموارد بسلاسة عند الحاجة
• يمكن أن يضمن عدم إغفال أي مهمة حتى في حالة إعادة تخصيص الموارد
• من خلال استخدامه، ستعمل على تبسيط الاتصالات، والتخلص من حل النزاعات، وغرس الثقة وضمان مستوى عالٍ من المشاركة
• في نهاية المطاف، يحسِّن كفاءة المشروع ويوفر الوقت

وتجدر الإشارة إلى أن مخطط RACI يمكن أن يضمن إدارة كل علاقة بشكل مناسب، سواء كان ذلك مع العملاء أو الرعاة أو العملاء المهمين أو المستخدمين الداخليين أو الموردين أو المستثمرين أو المديرين التنفيذيين أو المحللين أو الجهات التنظيمية الحكومية.

ولهذا السبب فإن هذا النموذج يناسب جميع المربعات لكل من الأعمال التجارية بين الشركات B2B و B2C. ✅

## مصفوفة RACI مقارنة بالنماذج الأخرى

مصفوفة RACI مقابل نماذج DACI

فيما يلي مقارنة بين نموذجي RACI و DACI:

يتعلق نظام RACI بملكية المهام، بينما يتعلق نظام DACI باتخاذ القرارات.

RACI مقابل RASCI

في بعض الأحيان، تستخدم الفرق في المشاريع الكبيرة أو المعقدة أيضًا نموذج RASCI. وهذا النموذج هو نسخة موسعة من RACI، مع إضافة دور للدعم (مسؤول، مسؤول، مسؤول، دعم، دعم، استشاري، مطلع).

يوفر هذا النموذج مزيدًا من المرونة من خلال الاعتراف بالأدوار الداعمة غير المسؤولة بشكل مباشر.

وكما هو الحال في مصفوفة RACI، لا يزال الشخص "المسؤول" هو صاحب الكلمة الأخيرة. ومن عيوبه المحتملة أنه يمكن أن يعقد تعيينات الأدوار إذا تم الإفراط في استخدام "الدعم" أو أسيء فهمه.

متى تستخدم نموذج مخطط RACI البياني

يمكن استخدام مصفوفة RACI في كل ما يتعلق بإدارة المشروع، بدءاً من توضيح أدوار أعضاء الفريق ومهامهم إلى القضاء على الارتباك والعمليات المتوقفة.

والشيء الرائع هو أنها مرنة بشكل لا يصدق، ويمكنك استخدامها في أي مجال. 🤩

إليك بعض الأمثلة على الحالات التي يمكن أن يكون فيها نموذج مخطط RACI مفيدًا:

• عادةً ما يعيق ارتباك الأدوار التقدم ويعرقل عملية الموافقة أو عندما يتم اتخاذ القرارات بشكل يبدو اعتباطياً، مرة أخرى، بسبب الافتقار إلى الشفافية حول الأدوار
• عندما تكون السلطة والمسؤوليات والأدوار والمهام غير محددة بوضوح
• عندما لا يكون هناك وضوح بشأن من ينبغي أن يؤدي المهام، مما يؤدي إما إلى عمل عدة أشخاص على نفس المهمة أو عدم عمل أي منهم على مهام المشروع التي ينبغي أن يعملوا عليها

كمثال على ذلك، يُنظر إلى أي مدير مشروع أو مالك منتج بطريقة ما (بشكل خاطئ) على أنه مسؤول عن كل التفاصيل الصغيرة وعن نجاح فريق المشروع بشكل عام.

يزيل مخطط RACI عبء هذه الأدوار. فهو يتيح للمطورين والمصممين أن يكونوا مسؤولين عن نطاق عملهم .

ومع ذلك، لاحظ أن RACI ليس الحل الوحيد الذي يناسب الجميع.

إنه يعمل بشكل رائع مع المشاريع الكبيرة والمعقدة التي تشمل العديد من أصحاب المصلحة. ومن ناحية أخرى، فإنه ببساطة لا يصلح لفرق إدارة المشاريع الأصغر حجماً والمشاريع سريعة الحركة لأنه لا يؤدي إلا إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار والمشروع ككل.

## كيفية إنشاء نموذج مخطط RACI البياني

قبل أن تبدأ فعلياً إنشاء مخطط RACI ، ضع هذه العوامل في الاعتبار:

• من الناحية المثالية، يجب أن يتحمل شخص واحد فقط نوعًا واحدًا من المسؤوليات
• يجب أن يتمتع الشخص المسؤول بالسلطة وأن يكون قادرًا على تقديم التوجيه والمساعدة في إنجاز المهام
• تعيين طرف مسؤول واحد لكل ناتج قابل للمساءلة
• يجب أن ترتبط كل مهمة بأدوار المسؤول والخاضع للمساءلة، في حين أنه ليس من الضروري طلب مدخلات خارجية إذا لم تكن المهمة معقدة للغاية
• يجب إبلاغ أصحاب المصلحة حتى بشأن التغييرات والتحديثات الطفيفة في المشروع

الآن، إليك كيفية إنشاء مخطط RACI:

الخطوة 1. تحديد المخرجات

حدد وسرد مهام المشروع الرئيسية التي يجب إكمالها وقم بإدراجها جميعًا على الجانب الأيسر من مخطط RACI، واحدة تحت الأخرى.

لا تقم بتضمين جميع مخرجات المشروع في الرسم البياني، وإلا فإنك ستفرط في التفصيل وتجعله معقدًا للغاية بحيث يصعب استخدامه وفهمه.

الخطوة 2. تحديد أدوار المشروع

حدّد أعضاء فريق المشروع وأدوارهم (المسؤول، والمسؤول، والمستشار، والمستشار، والمطلع) وأضفهم إلى أعلى المخطط، واحد بجانب الآخر.

على سبيل المثال، يمكنك اختيار شيء من هذا القبيل: مدير المشروع، ومدير المشروع، ومحلل الأعمال, مهندس تقني ومطور تطبيقات

بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد الأدوار بالاسم. هذا مفيد بشكل خاص لأنه يوضح من يقوم بماذا، وإذا تم تعيين أدوار متشابهة للعديد من أصحاب المصلحة.

الخطوة 3. قم بتوصيل النقاط

حان الوقت الآن لربط المهام والأدوار. ♻️

إن تعيين المسؤول والمسؤول عن كل مهمة أمر لا بد منه، في حين يجب عليك أيضًا التفكير بعناية في من يجب استشارته ومن يجب إبلاغه بالمخرجات.

الخطوة 4. حل أي تعارضات في حال حدوثها

من الناحية المثالية، يجب تكليف عضو واحد من الفريق بعدد قليل من المسؤوليات (اثنان إلى ثلاثة كحد أقصى).

إذا كان هناك العديد من الخلايا الفارغة، حاول إعادة تخصيص الموارد (تغيير مسؤول إلى مستشار).

أيضًا، إذا كان هناك الكثير من الأدوار المسؤولة، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار، لذا احرص على أن يكون هناك شخص مسؤول واحد فقط لكل مهمة.

يمكن أن يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الأشخاص المسؤولين أيضًا إلى تأخير مديري المشاريع نظرًا لأن بعضًا من دور الاستشاري غالبًا ما يمكن تحويله إلى مستنير. عادة ما يشير عدم وجود أدوار C و I إلى نقص في التواصل داخل الفريق.

قوالب مصفوفة RACI

عندما تحتاج إلى إلهام أو إرشاد في بناء إطار عمل لمصفوفة RACI، تقدم ClickUp قوالب نموذج RACI جاهزة للاستخدام وقابلة للتحرير.

قالب تخطيط RACI الخاص بـ ClickUp

تنزيل هذا القالب

قالب تخطيط RACI الخاص ب ClickUp's ClickUp

هذا قالب مستند يحتوي على مخطط يحدد ويوجز أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق فيما يتعلق بمهام المشروع. قالب تخطيط RACI الخاص بـ ClickUp يساعدك:

• تعيين مسؤوليات واضحة لكل عضو من أعضاء الفريق
• تحديد المخاطر المحتملة ومجالات التحسين المحتملة
• ضمان المساءلة في جميع مجالات المشروع

باستخدام هذا النموذج، يمكن لفريقك البقاء منظماً والتخطيط معاً بشكل أفضل.

قالب مصفوفة RACI من ClickUp

تنزيل هذا القالب

قالب مصفوفة RACI من ClickUp

نموذج مصفوفة قالب مصفوفة RACI من ClickUp طريقة فعالة للبقاء على رأس مشاريعك والتأكد من أن الجميع يعرف دوره في العملية.

استخدم طريقة عرض حالة المشروع لتتبع حالة كل مشروع بسهولة. تساعدك طريقة عرض قيادة المشروع على تحديد المسؤول عن كل مهمة، بينما تساعدك طريقة عرض فريق المشروع على تعيين المهام لأعضاء الفريق.

مكافأة: قوالب تخطيط أصحاب المصلحة !

أفضل الممارسات لاستخدام مخططات RACI البيانية

يضمن إنشاء مصفوفة RACI بشكل فعال وضوح الأدوار والمسؤوليات. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

1. تحديد النطاق بوضوح

حدد العملية أو المشروع أو سير العمل الذي يتطلب مخطط RACI وحدد أهدافًا واضحة لضمان توافقه مع أهداف العمل. اجعلها مركزة لتجنب التعقيد غير الضروري.

2. تحديد جميع الأنشطة والمهام الرئيسية

ضع قائمة بجميع المهام أو القرارات أو النواتج التي تتطلب إسناد الأدوار. تأكد من أن المهام محددة وقابلة للتنفيذ، وليست فضفاضة أو غامضة للغاية

مثال: بدلاً من "إدارة المشروع"، استخدم "تحديد نطاق المشروع" أو "الموافقة على الميزانية" أو "مراقبة التقدم المحرز".

3. تحديد وقائمة بأصحاب المصلحة

حدد جميع الأدوار التي ستشارك في العملية (الفرق، الأفراد، الإدارات). استخدم الأدوار أو المسميات الوظيفية بدلاً من الأسماء لضمان قابلية التوسع.

مثال: استخدم "مدير التسويق" بدلاً من "فلان الفلاني"

4. قم بتعيين أدوار RACI بعناية

يجب أن يكون لكل دور مسؤولية واضحة ومتميزة.

• يجب أن يكون لكل مهمة شخص "مسؤول" واحد فقط لتجنب الالتباس
• تقليل عدد الأدوار "الاستشارية" لتبسيط عملية صنع القرار
• تحقيق التوازن بين المسؤوليات لتجنب تحميل شخص واحد أو فريق واحد فوق طاقته

تذكر أن كثرة الأدوار "المسؤولة" أو "الاستشارية" ستؤدي إلى إبطاء التنفيذ.

5. التحقق من الصحة والحصول على الإجماع

راجع المخطط مع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين ل التأكد من الدقة ومعالجة أي تضارب أو تداخل في الأدوار.

تأمين تأمين تأييد القيادة وأعضاء الفريق.

6. اجعله بسيطًا وسهل القراءة

تجنب المبالغة في تعقيد المخطط بتفاصيل زائدة. يجب أن يكون في متناول جميع أصحاب المصلحة ويسهل على أي شخص فهمه.

استخدم الترميز بالألوان أو التنسيق لرؤية أفضل

✅ مثال على التنسيق:

7. المراجعة والتحديث بانتظام

قم بتحديث مخطط RACI مع تطور المشروع.

إعادة تقييم الأدوار أثناء تغييرات الفريق أو الأولويات الجديدة أو تحولات سير العمل. حافظ على مواءمته مع المسؤوليات في العالم الحقيقي

8. التواصل مع الفرق وتدريبها

تأكد من أن الجميع يفهمون دورهم وكيف تنطبق عليهم مبادرة RACI.

تدريب الموظفين الجدد على كيفية استخدام RACI بفعالية وتشجيع الفرق على الرجوع إلى مخطط RACI عند الشك.

9. استخدام مخطط RACI كوثيقة حية

قم بدمج مصفوفة RACI في وثائق المشروع والاجتماعات وسير العمل لتحسين التنفيذ.

من المستفيد من استخدام مخطط RACI؟

مدراء المشاريع

يعد مخطط RACI أداة مفيدة لمديري المشاريع الذين يحتاجون إلى تتبع المهام والأدوار المختلفة المرتبطة بالمشروع. من خلال تتبع هذه الأدوار، فإنه يساعد على ضمان مساءلة جميع المشاركين في المشروع عن مهامهم الفردية.

• مخطط RACI لإدارة المشاريع
• مخطط RACI RACI لتسليمات المشروع
• مخطط RACI لمشروع البناء RACI
• مخطط RACI للمشاريع الرشيقة

قادة الأعمال

يعد مخطط RACI مفيدًا أيضًا لقادة الأعمال الذين يحتاجون إلى تحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو في الفريق بوضوح. يمكن استخدام هذا المخطط أيضًا لتحديد الفجوات في الأدوار والمسؤوليات والمساعدة في وضع خطة فعالة لتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

• مخطط RACI للمدراء التنفيذيين
• مخطط RACI لإدارة التغيير RACI
• مخطط RACI لأصحاب المصلحة

المكافأة:_ قوالب المصفوفة

RACI لنجاح المشروع مع ClickUp!

RACI ليس خطة المشروع بل هي وثيقة تُستخدم لتحديد الأدوار والمسؤوليات - فهي توفر أكثر من مجرد مخطط تفصيلي واضح، لذا فإن مهمتك هي التأكد من توزيع العمل والمسؤوليات بشكل عادل. كما أنها تصف مهام المشروع التي يجب إكمالها مسبقًا للقضاء على الارتباك والاختناقات.

الآن بعد أن عرفت المزيد عن مصفوفة RACI، حان دورك لتجربتها بنفسك! حمّل أحد القوالب، مثل قالب ClickUp RACI، وخصصه حسب رغبتك، وابدأ في تفويض المهام والمسؤوليات بشكل أكثر فعالية.

ولكن هذا ليس كل ما يمكنك استخدام ClickUp من أجله. فمع اللوحات البيضاء التعاونية، ومساعدة الذكاء الاصطناعي، وأكثر من 15 طرق العرض المخصصة تتبع الأهداف وإدارة المعرفة والتواصل وإدارة المهام معًا، ClickUp هو التطبيق الوحيد الذي تحتاج إليه لإدارة كل ما يتعلق بإدارة المشاريع. جرب الخطة المجانية للأبد اليوم. اشترك اليوم .