عندما يكون المزيد هو الأفضل: كيفية الإفراط في التواصل في العمل

يقولون أن التواصل هو أساس النجاح. إنه الرابط الذي يجمع بين أعضاء الفريق الناجح.

عندما يكون فريقك بأكمله على نفس الصفحة، فإن كل شيء يسير بسلاسة. تلتزم بالمواعيد النهائية، وتكون النتائج النهائية مطابقة للمعايير، ويكون الجميع على اطلاع على حالة المشروع، ولا يشعر أحد بالإرهاق.

ماذا لو أخبرناك أنك تستطيع تحقيق كل هذا وأكثر؟ حسناً، هذه هي قوة التواصل المفرط في العمل!

في هذا المنشور، نستكشف كيفية الاستفادة من التواصل المفرط لخلق بيئة عمل عالية الإنتاجية وتعاونية وخالية من المتاعب.

ما هو الإفراط في التواصل في العمل؟

في بيئة العمل، يُقصد بالتواصل المفرط تقديم تعليمات أو معلومات واضحة ومتكررة ومفصلة لتوضيح نقطة ما. الهدف هو جعل جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة. هذا يزيل أي تكرار غير ضروري أو فجوات في التواصل ويسهل التعاون السلس في مكان العمل.

بالطبع، قد يبدو التواصل أكثر من اللازم مبالغة بالنسبة للبعض، ونحن نتفهم ذلك. لهذا السبب، إليك تفصيل لما هو التواصل المفرط في العمل وما هو ليس كذلك:

ما هو الإفراط في التواصل

لنلقِ نظرة على مثال جيد على الإفراط في التواصل. لنفترض أنك تقود فريق التسويق الذي يعمل على حملة جديدة على وسائل التواصل الاجتماعي لإطلاق جهاز تتبع اللياقة البدنية. في هذه الحالة، ستكون استراتيجية التواصل الجيدة كما يلي:

إنه نظام منظم لإبقاء الجميع على اطلاع، وتحديد التوقعات بوضوح، وتعزيز بيئة عمل قائمة على التواصل المفتوح. باستخدام هذا النظام، يضمن فريق التسويق أن جميع المحتويات تتوافق مع الهدف العام وإرشادات العلامة التجارية، ويحدد المشكلات ويعالجها بشكل استباقي، ويخلق بيئة تعاونية تشمل الجميع.

ما هو ليس إفراطًا في التواصل

استكمالاً للمثال السابق عن فريق التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي الذي يخطط لإطلاق جهاز تتبع اللياقة البدنية، قد يبدو سوء التواصل كما يلي:

على الجانب الآخر، قد يتخذ التواصل السلبي المفرط شكل اتصال مفرط كما يلي:

في كلتا الحالتين، تفشل في تحقيق أهدافك في مجال التواصل ، بينما يقدم فريقك محتوى غير متسق، ولا يلتزم بالمواعيد النهائية، ويشعر بالارتباك أو الإحباط.

الإفراط في التواصل مقابل نقص التواصل مقابل فائض المعلومات: الاختلافات الرئيسية

التواصل المفرط هو خط رفيع بين نقص التواصل وفائض المعلومات. فيما يلي جدول يوضح الفروق بينهما لتجنب الوقوع في أي منهما:

متى يجب أن تفرط في التواصل؟

نظرًا لأن الإفراط في التواصل هو عملية توازن دقيقة، يجب أن يكون لدى المرء وضوح تام بشأن متى وأين يجب أن يفرط في التواصل. فيما يلي بعض المواقف التي قد يكون فيها الإفراط في التواصل أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المهمة:

لماذا يعد الإفراط في التواصل أمرًا ضروريًا في العمل عن بُعد؟

كما رأينا أعلاه، يثبت الإفراط في التواصل فائدته في مختلف السياقات. لكنه يبرز بشكل أكبر في بيئة العمل عن بُعد أو المختلطة.

إليك الأسباب التي تجعل الإفراط في التواصل أمرًا رائعًا للفرق الهجينة أو عن بُعد:

كيفية التواصل الفعال: نصائح وحيل وتقنيات

لا يجب أن يكون الإفراط في التواصل أمرًا مربكًا. في الواقع، يمكن لفريقك إتقان التواصل الفعال باستخدام الاستراتيجيات المناسبة.

ما هي هذه، تسأل؟ إليك قائمتنا الضخمة من النصائح والحيل والتقنيات للتواصل المفرط الناجح:

اجعل الأمر بسيطًا (وقابل للتنفيذ)

ركز على إيصال رسالة واضحة وموجزة يمكن للجميع فهمها. ففي النهاية، آخر ما تريده هو إخفاء الرسائل المهمة في مصطلحات أو عبارات تقنية. صغ المعلومات بطريقة تسهل فهمها. اسأل نفسك: هل هذه المعلومات واضحة وقابلة للتنفيذ؟ هل سيفهم المتلقي ما تحاول قوله؟ لا تضغط على "إرسال" إلا عندما تكون الإجابة نعم بكل تأكيد!

ركز على التكرار وليس الحجم

فكر في إرسال معلومات قصيرة ومتكررة بدلاً من نصوص طويلة. تساعد الرسائل القصيرة والمركزة على الحفاظ على انتظام التواصل، وتعزيز المشاركة الفعالة، وإبلاغ الجميع دون استغراق كل وقتهم. ستجد العديد من أدوات التواصل في مكان العمل التي توفر مزيجًا من الرسائل المتزامنة وغير المتزامنة للبث أو الاجتماعات الفردية.

جرب أنماط التواصل المختلفة

حدد القنوات المناسبة وأعطها الأولوية للتواصل الفعال. اكتشف ما يناسب فريقك — البريد الإلكتروني، الرسائل الفورية، مؤتمرات الفيديو، التعاون في المستندات، إلخ — واستخدمها لوضع إرشادات للتواصل. على سبيل المثال، قد تكون الرسائل الفورية مفيدة لمشاركة التحديثات في الوقت المناسب، بينما يمكن الاحتفاظ بمكالمات الفيديو للاجتماعات المعقدة عبر الإنترنت. اختر أداة لإدارة المشاريع لتركيز الاتصالات لفريقك.

تواصل بشأن المشكلات بشكل استباقي

بدلاً من الانتظار حتى اللحظة الأخيرة لإعلان الأخبار، اجعل من عادة أن تبلغها مسبقًا. إن إطلاع فريقك على العقبات أو التحديات، مهما كانت صغيرة، يمكن أن يهيئهم حتى لأسوأ الاحتمالات. مشاركة المستجدات تعزز أيضًا الثقة والشفافية، وتسمح في الوقت نفسه بتصحيح المسار بشكل استباقي، إذا لزم الأمر.

كن منفتحًا على التعليقات

لن يكون الجميع محترفين في التواصل المفرط منذ البداية. لذا، شجع أعضاء الفريق على مشاركة خبراتهم وأفكارهم وملاحظاتهم حول أساليب التواصل الحالية وطرقه وفعاليته. استمع بانتباه إلى آرائهم ومخاوفهم واستخدم رؤيتهم لتحسين خطة التواصل وفقًا لذلك.

توثيق اللحظات المهمة

قم بتوثيق كل شيء، من الأسباب الكامنة وراء اتخاذ قرار مهم إلى النقاط الرئيسية المستفادة من مشروع مكتمل. هذه العادة تغذي روح الانفتاح والشفافية. وفي الوقت نفسه، تشكل أساسًا لموارد لا تقدر بثمن يمكن الرجوع إليها أثناء تحقيق الأهداف الخاصة بالمشروع أو على مستوى الشركة. سيشكرك مديرو المشاريع في المستقبل!

التغلب على تحديات الإفراط في التواصل

لا يمكننا التأكيد على هذا بما فيه الكفاية: الإفراط في التواصل هو بمثابة المشي على حبل مشدود. خطوة واحدة خاطئة قد تقودك إلى نقص في التواصل أو إلى إرهاق زائد. لذا، كن على دراية بالتحديات المحتملة لتبقى على المسار الصحيح. فيما يلي نظرة على بعض المزالق (مع الحلول الممكنة):

ClickUp: بطل التواصل المتسق

مع ClickUp، لن تشعر بعد الآن بضغوط التواصل المتواصل لتجنب نقص التواصل وفائض المعلومات.

يجمع ClickUp محادثات فريقك ومعلوماته في منصة موحدة، مما يعزز التعاون السلس. فيما يلي بعض الطرق التي يساعد بها ClickUp الفرق على تحقيق التوازن المثالي:

بالإضافة إلى هذه الميزات المدمجة، تتيح لك تكاملات ClickUp الاتصال بأدوات ومنصات التواصل المفضلة لديك، مثل قنوات Slack و Gmail و Google Drive و Loom وغيرها.

بالإضافة إلى ذلك، يضم ClickUp مكتبة غنية من القوالب الجاهزة للاستخدام التي يمكنك تخصيصها لتلبية أهداف الاتصال في شركتك. إليك بعض الأمثلة لتبدأ:

تنزيل هذا النموذج

تنزيل هذا النموذج

توازن بين الإفراط في التواصل في العمل باستخدام ClickUp

التواصل الواضح والواضح والمتسق أمر ضروري لأي مشروع أو مؤسسة. عندما تتواصل بشكل فعال، فإنك تقدم المعلومات الأساسية في الوقت المناسب إلى الجمهور المناسب باستخدام الأدوات المناسبة. وهذا يمكّن الموظفين من الازدهار في ثقافة تتسم بالشفافية والاستقلالية والتعاون، مما يحفز النجاح.

لقد شاركنا بعض الطرق العملية لتبني التواصل المفرط في العمل. استكملها باستخدام ClickUp لتمكين فريقك وتبسيط الاتصالات. فهو يضم مجموعة من الميزات في منصة واحدة لمساعدتك على إطلاق العنان للإمكانات الحقيقية للتواصل المتعمد.

هل أنت مستعد لاستكشاف كيف يمكن للتواصل المفرط تحسين أداء الشركة؟ اشترك في حساب ClickUp المجاني اليوم لترى بنفسك!