إذا كنت مهتمًا بتحسين العمليات، فمن المحتمل أنك سمعت عن أدوات Lean Six Sigma.
يمكن أن تكون منهجية Lean Six Sigma عاملاً قويًا في تحسين عملياتك التجارية. ولكن هناك مشكلة. إذا كنت جديدًا على هذه المنهجية، فقد تجدها مربكة للغاية. قد تربكك التفاصيل، أو قد تشعر بالضغط بسبب البيانات التي تحتاج إلى تحليلها.
لا تقلق. في هذا المنشور، سنقوم بتفصيل Lean Six Sigma وعشر أدوات والعمليات التجارية التي تناسبها لزيادة كفاءة العمليات بشكل كبير. ⚒️
عند تنفيذها بشكل جيد، تقلل هذه الأدوات بشكل فعال من تباين العمليات وتخلق ثقافة التحسين المستمر.
ما هي أدوات Six Sigma؟
أدوات Six Sigma هي منهجيات تحليلية وتحسينية تقلل من تباين العمليات وتضمن مستويات جودة أعلى في المخرجات.
تم تطوير نهج Six Sigma في الثمانينيات من قبل مهندس Motorola Bill Smith، واستُخدم في البداية لتحسين إنتاجية عمليات التصنيع. بمرور الوقت، اعتمدت صناعات مثل التعليم والرعاية الصحية والخدمات هذا النهج.
الهدف الأساسي من Six Sigma هو تحديد العيوب واكتشاف الأسباب الكامنة وراء الاختلافات في العمليات. تعمل الأدوات المرتبطة بها على تحسين الجودة بشكل متسق من خلال تحديد مشكلات العمليات بدقة.
يتيح الاستفادة من هذه الأساليب للمؤسسات تقديم خدماتها بدقة وتحسين الموثوقية وتقليل مدة دورة العمليات.
10 أدوات وتقنيات Six Sigma لتحسين العمليات التجارية
فيما يلي 10 أدوات Lean Six Sigma مشهورة لتحسين عمليات ضمان الجودة والكفاءة التشغيلية في مؤسستك:
1. خطة-تنفيذ-تحقق-تصحيح (PDCA)
يساعد هذا النموذج التكراري المكون من أربع مراحل المؤسسات على تعزيز مراقبة الجودة المستمرة والتعلم المستمر. أصبح دورة PDCA الآن عنصرًا أساسيًا في منهجية Six Sigma، حيث تعمل على تحسين التصنيع الرشيق ومراقبة الجودة في جميع الصناعات.
- التخطيط: تحدد مرحلة التخطيط مشكلة أو فرصة للتحسين داخل عملية ما. تجمع هذه المرحلة البيانات لتقييم الأداء الحالي وتحديد نطاق تحسين عملية المشروع
- التنفيذ: تُنفذ في هذه المرحلة الاستراتيجيات على نطاق صغير وتُقيَّم نتائج المرحلة السابقة مقارنة بالنتائج المتوقعة. وهي تجربة خاضعة للرقابة مع توثيق دقيق
- التحقق: في هذه المرحلة، سيتحقق فريقك مما إذا كانت التغييرات التي تم تنفيذها قد أدت إلى تحسن قابل للقياس
- التنفيذ: تنفذ هذه المرحلة التغييرات على نطاق أوسع وتدمج التعليقات الواردة من المراحل السابقة. تؤدي التجارب الناجحة إلى توحيد العمليات الجديدة
متى تستخدم هذه الأداة: يمكن تطبيق PDCA على عمليات تطوير البرمجيات. من خلال التعامل مع التعليقات بشكل فعال، يمكنك ضمان أن كل تكرار يلبي توقعات العملاء أو يتجاوزها.
توفر ميزة Whiteboard من ClickUp لوحة قابلة للتخصيص بالكامل للعصف الذهني ووضع الاستراتيجيات وتخطيط العمليات التجارية. يمكنك أيضًا استخدامها للتعامل مع سير العمل المرن وتصنيف المهام الفرعية والأسباب الجذرية لعدم كفاءة العمليات.
يتيح لك قالب السبورة البيضاء لعملية PDCA من ClickUp طرح الأفكار حول الحلول المحتملة وتتبع تكرار الخطط والنتائج. يتيح لك هذا القالب المنظم تنظيم عمليتك إلى مهام محددة واستخدام حالات مختلفة لإبقاء فريقك على اطلاع على التقدم المحرز.
2. خرائط تدفق القيمة (VSM)
تدفق القيمة هو ترتيب المهام الداخلية والخارجية التي تُستخدم عادةً لتقديم المنتجات أو الخدمات للعملاء. تساعد عملية تخطيط تدفق القيمة (VSM) على تصور وتحليل تدفق المواد والمعلومات أثناء انتقال المنتج عبر تدفق القيمة.
هدفها الأساسي هو تحديد الهدر وعدم الكفاءة من خلال تصور العملية من البداية إلى النهاية.
- ابدأ بتحديد الحالة الحالية: تُنشئ هذه الخطوة أساسًا لقياس التحسينات وتوفر رؤى حول سير العمل أو الاختناقات في الأنظمة الحالية
- تحديد المشكلات المحتملة: قد تكون هذه مشكلات مثل إهدار الموارد مثل الإفراط في الإنتاج، ووقت الانتظار، والإفراط في المعالجة، والعيوب، وعدم الاستفادة الكاملة من المواهب
- تصميم سير العمل المستقبلي: تتضمن الخطوة الثالثة تصور سير عمل بأقل قدر من الهدر. تشمل هذه الخطوة كل شيء بدءًا من إعادة تصميم العمليات إلى تنظيم خلايا العمل
- تنفيذ التغييرات: في هذه المرحلة، يمكنك توقع استثمارات في تكنولوجيا جديدة أو تدريب موظفين جدد في مرحلة التنفيذ
متى تستخدم هذه الأداة: تعمل VSM بشكل جيد في التصنيع واللوجستيات عند تخطيط عملية الإنتاج. يمكنك تحديد التأخيرات والأنشطة غير ذات القيمة المضافة من المواد الخام إلى تسليم العملاء.
يتيح نموذج Value Steam Mapping من ClickUp لفريقك مراقبة العمليات وتحسينها باستمرار بعد ترقية خرائط الحالة الحالية. تساعدك هذه العملية التكرارية على طرح أفكار لتحسين العمليات الحالية، والحفاظ على التحسينات، والبقاء مرنًا عند الاستجابة لظروف السوق المتغيرة.
3. مخطط السبب والنتيجة
يُعرف هذا النموذج باسم مخطط عظم السمكة أو مخطط Ishikawa، ويمكن أن يساعد في تحديد الأسباب الجذرية لعدم كفاءة العمليات من خلال ربط العلاقات بين العوامل المختلفة.
تبدأ بتحديد المشكلة في رأس عظم السمكة وتضع دائرة حولها للتركيز عليها. بعد ذلك، ارسم خطًا مستقيمًا (العمود الفقري) من بيان المشكلة إلى الجانب الأيسر من السبورة البيضاء. يمثل هذا الخط العلاقة بين الأسباب والنتائج.
بعد ذلك، يمكنك تصنيف أسباب المشكلة. غالبًا ما تتضمن أضلاع عظم السمكة هذه مشكلات تتعلق بالقوى العاملة أو المواد أو الأساليب أو الآلات أو القياسات.
فكر في إضافة فروع محددة لكل فئة رئيسية. إلى جانب سرد الأسباب المحددة، يمكنك تشجيع زملائك في الفريق على مشاركة أفكارهم حول هذه الفروع. لا تتردد في إضافة فروع فرعية للأسباب شديدة التحديد. استخدم برامج إدارة المشاريع المجانية مثل ClickUp لإنشاء مخططات تفصيلية لطرق تحسين العمليات.
متى تستخدم هذه الأداة: هذه الأداة فعالة في مجال الرعاية الصحية لتحليل الأحداث السلبية أو في خدمة العملاء لحل المشكلات المتكررة التي تؤثر على رضا العملاء.
يتيح لك قالب السبورة البيضاء للسبب والنتيجة من ClickUp سرد ومراجعة العلاقات بين مشاكلك وأسبابها المحتملة. يمكنك استخدام أقلام رقمية لتمييز المشكلات الرئيسية والمشاركة في المناقشات للتحقيق فيها بشكل أعمق. بمجرد الانتهاء من التشخيص، يمكنك تحديد خطوات عمل مخصصة لمعالجة كل سبب جذري من خلال إنشاء سير عمل ClickUp من اختيارك.
4. الأسئلة الخمسة
تستكشف أداة Six Sigma هذه الأسباب الجذرية لمشكلة ما في العملية من خلال طرح سؤال "لماذا" خمس مرات أو عدة مرات حسب الحاجة.
إن الاستمرار في طرح سؤال "لماذا" على كل إجابة تتعلق بتشخيص المشكلة يقربك من السبب الجذري.
هدفك هنا هو إزالة طبقات الأعراض والافتراضات للكشف عن السبب الجذري للمشكلة. بمجرد تحديد المشكلة، يصبح من السهل تطوير تدابير مضادة مخصصة.
على سبيل المثال، افترض أنك تواجه مشكلة في الاحتفاظ بالموظفين. باستخدام طريقة الأسئلة الخمسة، حدد السبب الجذري للمشكلة.
المشكلة: معدل احتفاظ الموظفين منخفض.
- السبب: جداول العمل لم تكن مرنة
- السبب: نطاق المشاريع غير واضح
- السبب: لم يتم مشاركة موجزات المنتجات في الوقت المحدد
- السبب: انخفاض الإنتاجية من جانب العميل
- السبب: نقص الموارد اللازمة لجمع ومشاركة معلومات كاملة عن المنتج
من هذه الأسباب، يتضح أن المشاكل تنبع من عدم قدرة العميل على مشاركة موجزات شاملة عن المنتجات في الوقت المحدد. قد يساعد معالجة هذه المشكلة في مرحلة مبكرة من سير العمل موظفيك على العمل وفقًا للخطة وتحسين رضاهم الوظيفي.
توفر أداة Lean Six Sigma البساطة والكفاءة والفعالية عند فصل الأعراض عن السبب الجذري للمشكلة.
متى تستخدم هذه الأداة: من الأفضل استخدام الأسئلة الخمسة في المواقف التي تتطلب تحليل الأسباب الجذرية، خاصةً عندما تكون المشكلات معقدة ومتعددة الطبقات. ضع في اعتبارك استخدام أداة Six Sigma هذه في البيئات التشغيلية لفهم أسباب تعطل الماكينات أو انقطاع العمليات.
يتيح نموذج 5 Whys من ClickUp تعاونًا أسرع بين أعضاء الفريق ومنهجية قابلة للتكرار لحل أوجه القصور. بمجرد تحديد الأسباب الجذرية لتقلبات العملية، انتقل مباشرة إلى حل المشكلات عن طريق إنشاء مهام محددة وتعيينها لأعضاء فريقك.
5. FMEA
يعد تحليل أوضاع الفشل وتأثيراته (FMEA) هو الأفضل لإدراج جميع حالات الفشل المحتملة في التصميم أو عملية التصنيع أو التجميع أو المنتج أو الخدمة.
وهي مصممة لاكتشاف نقاط الفشل المحتملة وتمكين الشركات من اتخاذ الإجراءات التصحيحية من خلال الكشف المبكر. يمكنك استخدام FMEA لترتيب المشكلات حسب أولويتها بناءً على تأثيرها واحتمالية حدوثها.
ابدأ بتشكيل فريق متعدد الوظائف لديه معرفة بالعملية التي يتم تحليلها. سيؤدي ذلك إلى ظهور عدة وجهات نظر حول الأعطال المحتملة.
بمجرد تحديد المنتج أو العملية أو التصميم أو الخدمة التي يتم تحليلها، قم بإدراج كل خطوة أو مكون ورسم خريطة للطرق التي يمكن أن يحدث بها الفشل. هذه هي أنماط الفشل الخاصة بك.
يتم تقييم كل نمط فشل لتعكس خطورته (S) وتكرار حدوثه (O) وقابلية اكتشافه (D). يتم حساب رقم أولوية المخاطر (RPN) من خلال:
RPN = S × O × D
استخدم هذا RPN لترتيب أولويات أوضاع الفشل بناءً على ما يؤثر على وظائف المنتج بشكل أكبر.
متى تستخدم هذه الأداة: تناسب تقييم مخاطر العمليات الجديدة أو الحالية، خاصة قبل إطلاق المنتج أو العملية. تُستخدم على نطاق واسع أثناء التصميم والتطوير في صناعات السيارات والطيران لمنع الأعطال المستقبلية وتعزيز الموثوقية.
يوضح نموذج FMEA Lean Six Sigma من ClickUp العمليات الفرعية أو المكونات التي تحتاج إلى تحسين لتجنب حالات عدم الكفاءة غير المتوقعة. تساعدك طرق العرض المتنوعة على تنظيم المخاطر حسب درجة الخطورة والتكرار.
6. Kanban
لوحات Kanban هي أدوات بصرية قوية في الإدارة الرشيقة لتحسين العمليات التجارية. فهي تتيح للمستخدمين تصور المهام، والحد من العمل الجاري، وتعظيم التدفق لإصلاح أوجه القصور في العمليات وفعالية التشغيل.
أولاً، حدد العمليات التجارية الرئيسية وصنف كل عملية إلى مراحل متميزة. تشمل الأولى عوامل مثل تسليم المنتج أو تسجيل العملاء الجدد، ويمكن أن تشمل الثانية "تلقي الطلب" أو "فحص الجودة" أو "المعالجة" وما إلى ذلك.
قم بإعداد لوحة Kanban الخاصة بك مع أعمدة لكل مرحلة. سيوضح لك هذا التخطيط المرئي كيفية تقدم مهامك، مما يتيح لك تحديد الاختناقات بكفاءة.
لا تنسَ ذكر الحد الأقصى لعدد المهام (حدود العمل قيد التنفيذ) التي يمكن معالجتها في وقت واحد. هذا أمر بالغ الأهمية لتحديد العوائق ومعالجتها بشكل استباقي.
بشكل عام، تكشف إدارة المهام الديناميكية عن تعليقات في الوقت الفعلي حول سير العمل وتسلط الضوء على جميع حالات التأخير. تساعد بنية أداة Six Sigma هذه في إجراء تعديلات على العمليات من خلال إعادة تخصيص الموارد. يمكنك أيضًا إعادة تعريف خطوات العملية لتقليل حالات عدم الكفاءة.
متى تستخدم هذه الأداة: تناسب Kanban فرق تطوير البرمجيات والمحتوى التحريري لإدارة المشاريع وتنظيم سير العمل والحد من الأعمال قيد التنفيذ بشكل مرئي.
على سبيل المثال، تتيح لك ميزة Kanban Board في ClickUp تصور مراحل سير العمل بوضوح وتتبع التقدم في الوقت الفعلي. يعد دمج هذه القدرات مع نهج Six Sigma القائم على البيانات مثاليًا لضمان عدم وجود أخطاء في العمليات الصغيرة والكبيرة.
يقسم قالب لوحة Kanban من ClickUp المهام الكبيرة إلى مهام فرعية أكثر قابلية للتحقيق ويقدم رؤى حول قدرة فريقك. يمكن أن يقلل من مدة دورة المهام بشكل كبير ويزيد من عائد الاستثمار في مواردك.
7. مخطط باريتو
مخططات باريتو هي نوع من الرسوم البيانية الشريطية التي تمثل تكرار أو تأثير المشكلات أو الأسباب في عملية ما. يشير مبدأ باريتو 80/20 إلى أن 80% من جميع المشكلات ترجع إلى 20% من الأسباب.
يساعدك المخطط في فصل الأسباب "القليلة الحيوية" عن الأسباب "الكثيرة التافهة" للمشكلة. وهذا يتيح لك معالجة المشكلات ذات التأثير الكبير من البداية.
تتضمن الخطوتان الأوليان جمع البيانات وتصنيفها. بمجرد تصنيف المشكلات، يجب عليك حساب تكرار حدوث كل فئة. الآن، قم بترتيب الفئات حسب التكرار من الأعلى إلى الأقل. بعد ذلك، احسب النسبة المئوية التراكمية لإجمالي العيوب أو الأسباب التي تمثلها كل فئة.
أخيرًا، ارسم الفئات على المحور الأفقي للرسم البياني والتكرار على المحور الرأسي.
يساعد مخطط باريتو في تحقيق أهداف تحسين العمليات التجارية من خلال:
- قياس المشكلات ومقارنتها
- تحديد مجالات التركيز
- تخصيص الموارد بفعالية
- التكرار من أجل التحسين
متى تستخدم هذه الأداة: تساعد في تطوير البرامج من خلال تحديد أولويات الأخطاء أو الميزات التي يجب معالجتها أولاً بناءً على تكرارها وتأثيرها على المستخدم.
8. وقت التكت
Takt time هو مفهوم أساسي يعمل على مزامنة معدلات الإنتاج مع طلب العملاء، مما يخلق تدفقًا سلسًا ومستمرًا للعمليات.
يساعدك وقت التكت على ضبط وتيرة الإنتاج لتتناسب مع معدل الطلب على المنتجات. باستخدام وقت التكت، يمكنك توقع كفاءة إنتاج عالية وتقليل تكاليف النفايات والمخزون.
Takt Time = إجمالي وقت الإنتاج المتاح / طلب العملاء
على سبيل المثال، إذا كان المصنع يعمل لمدة 960 دقيقة في اليوم وكان طلب العملاء 320 وحدة في اليوم، فإن وقت التكتك هو:
وقت التكت = 960 دقيقة / 320 وحدة = 3 دقائق / وحدة
في تحسين العمليات التجارية، يعد وقت التاكت مناسبًا لضبط سرعة العمليات من خلال موازنة أعباء العمل أو إعادة تكوين خطوط الإنتاج. يمكنك مراقبة مقاييس الإنتاج للتحقق مما إذا كانت أي خطوات لا تتوافق مع وقت التاكت.
متى تستخدم هذه الأداة: تعمل هذه الأداة بشكل أفضل في قطاع تصنيع الإلكترونيات الاستهلاكية. فهي تساعد على مواءمة سرعة الإنتاج مع طلب السوق لتجنب الإفراط في الإنتاج وتقليل تكاليف المخزون.
9. Poka-Yoke
Poka-Yoke هو مصطلح ياباني يعني "منع الأخطاء"، ويقوم بدمج إجراءات أمان في العمليات لتجنب الأخطاء وتصحيحها من مصدرها قبل أن تتحول إلى عيوب. تجعل أداة Six Sigma هذه حدوث الأخطاء شبه مستحيل.
مثل معظم تقنيات Six Sigma، تبدأ بتحليل العملية وتحديد نقاط الخطأ الشائعة. قد تكون هذه الأخطاء ناتجة عن أخطاء بشرية مثل النسيان أو الافتراضات الخاطئة.
علاوة على ذلك، فإنها تحلل الأخطاء الناتجة عن تصميم العملية أو واجهتها أو التفاعل بين الموظف والعملية.
الجزء الأكثر أهمية هو تطوير حل Poka-Yoke الذي يمنع الأخطاء أو يجعلها واضحة على الفور في حالة حدوثها. فيما يلي ثلاثة أنواع أساسية من Poka-Yoke:
- نوع الاتصال: يحدد عيوب المنتج عن طريق اختبار الخصائص الفيزيائية
- نوع القيمة الثابتة: يضمن إجراء عدد محدد من الحركات أو الإجراءات
- نوع خطوة الحركة (التسلسل): يتحقق من التسلسل الصحيح للإجراءات ويتأكد من إكمالها بالترتيب الصحيح ودون حذف أي خطوة
يمكنك اختبار قوالب إضافية لتحسين العمليات لدمج أي تقنيتين من التقنيات المذكورة أعلاه وإجراء اختبار A/B.
متى تستخدم هذه الأداة: تُستخدم Poka-Yoke على نطاق واسع في صناعة السيارات، وتضمن تركيب الأجزاء بشكل صحيح، مما يمنع أخطاء التجميع ويحسن جودة المنتج.
10. SIPOC
هذا اختصار لـ Suppliers (الموردون) و Inputs (المدخلات) و Processes (العمليات) و Outputs (المخرجات) و Customers (العملاء). يساعد SIPOC فريقك على تصور السياق والنطاق والأطراف المعنية الرئيسية. استخدم هذا النوع من Lean Six Sigma لضمان أن تكون التحليلات أو التغييرات اللاحقة موجهة بشكل جيد وذات صلة.
صف العملية التي تريد تحسينها في خمس إلى سبع خطوات عالية المستوى. بعد ذلك، حدد المكونات الخمسة لـ SIPOC.
- يقدم الموردون مدخلات إلى العملية. قد يكون هؤلاء فرقًا داخلية أو موردين خارجيين أو أنظمة
- تسرد المدخلات المواد أو المعلومات أو الموارد الأخرى التي تساعد في تنفيذ العملية
- تتضمن العملية الخطوات الحاسمة للمهمة، من البداية إلى النهاية. تذكر أن تجعل هذه نظرة عامة عالية المستوى، وليس خريطة عملية مفصلة
- تحدد المخرجات ما تنتجه العملية. وهي النتائج أو المنتجات الناتجة عن العملية
- العملاء هم الذين يتلقون مخرجاتك. لاحظ أن العملاء يمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين بالنسبة للمؤسسة
يمكنك إنشاء جدول أو مخطط SIPOC بسيط يصف التدفق من الموردين إلى العملاء خلال العملية. جرب العمل مع قوالب مخططات SIPOC المختلفة لفهم أنماط الاستخدام المتعددة بشكل أفضل.
متى تستخدم هذه الأداة: هذه الأداة مناسبة لقطاعات الخدمات مثل الضيافة أو الخدمات المصرفية لتخطيط عمليات خدمة العملاء. تساعد في تحديد العناصر التي تؤثر على تجارب العملاء.
يتيح لك قالب SIPOC من ClickUp تعيين عمليات منهجية لسلسلة التوريد الخاصة بك دون إضاعة الوقت والموارد في مهام زائدة عن الحاجة. ويُعلم فريقك بنطاق العملية من خلال عروض منفصلة مثل المورد والعملية والمدخلات والمخرجات للمساعدة في تحديد أوجه القصور بشكل أسرع.
طريقك إلى التميز التشغيلي
تشكل أدوات Six Sigma هذه تحسينًا استراتيجيًا في نهج عملك أو فريقك لتحسين العمليات. بالإضافة إلى تحسين العمليات الفردية، فإنها تمكّن الفرق من تبني ثقافة مجزية للتحسين المستمر.
إن دمج هذه الأدوات في العمليات اليومية يهيئ مؤسستك لتحقيق مكاسب مستدامة في الإنتاجية والجودة. إذا كنت تتساءل من أين تبدأ، فجرّب دمج قوالب Six Sigma في ClickUp لجعل عملياتك التجارية أكثر موثوقية وأقل عرضة للأخطاء.
اشترك في ClickUp اليوم واعمل على تعزيز ثقافة التحسين المستمر.
الأسئلة الشائعة
1. ما هي أدوات Six Sigma؟
تعمل أدوات Six Sigma على تحسين العمليات التجارية عن طريق تقليل الأخطاء. ومن بين هذه الأدوات مخطط Fishbone (لتحديد الأسباب الجذرية)، ومخطط Pareto و FMEA (لاستهداف مجالات التحسين الحرجة)، و 5 Whys (للتعمق في مصدر المشكلة)، ومخططات التحكم (لمراقبة التباين)، و PDCA (للتخطيط التكراري).
2. هل Six Sigma أداة Lean؟
غالبًا ما ترتبط أدوات Six Sigma بـ Lean لأن كلاهما يهدف إلى تحسين كفاءة الأعمال. تركز Lean على القضاء على الهدر وتحسين تدفق عمليات الإنتاج لتحسين الكفاءة. من ناحية أخرى، تقلل Six Sigma من التباين والعيوب لتحسين الجودة.
3. هل Six Sigma أداة جودة؟
نعم، Six Sigma هي أساسًا أداة لتحسين الجودة مصممة لتقليل التباين في العمليات وتحسين جودة المخرجات. يمكنها استخدام أدوات إحصائية لتحقيق مستوى عيوب في العمليات لا يزيد عن 3.4 عيوب لكل مليون فرصة.