ما هو التواصل الأفقي في العمل؟

"التواصل هو المفتاح" هو شيء سمعناه جميعًا في حياتنا. في حين أن التواصل الفعال هو حجر الزاوية في أي علاقة شخصية، فإنه لا يقل أهمية، إن لم يكن أكثر، في بيئة العمل.

تزدهر أماكن العمل الناجحة بفضل التواصل الأفقي المثالي. لذا، سواء كنت تتحدث إلى زميل عن مهمة ما أو ترسل بريدًا إلكترونيًا، يجب أن تمارس مبادئ التواصل الأفقي الفعال.

ولكن قبل أن نتعمق في تفاصيل هذا المفهوم، دعونا نفهم ما هو التواصل الأفقي وكيف يؤثر على التفاعلات في مكان العمل.

ما هو التواصل الأفقي؟

يشمل التواصل الأفقي التفاعلات بين الأشخاص أو الأقسام التي تعمل على نفس المستوى في مؤسسة ما. يُعرف أيضًا باسم التواصل الجانبي، وهو مهم للشركة بقدر أهمية التواصل الخارجي.

في كتاب Organizational Communication (التواصل التنظيمي) لمؤلفه مايكل ج. بابا، يُعرّف التواصل الأفقي بأنه "تدفق الرسائل عبر المجالات الوظيفية" في مستوى معين من المؤسسة. عندما يتواصل الأشخاص بشكل مباشر وفعال مع زملائهم، يصبح من السهل تحقيق "حل المشكلات وتبادل المعلومات بين مجموعات العمل المختلفة وتنسيق المهام بين الأقسام أو فرق المشروع"

سواء كنت تعمل في شركة صغيرة أو كبيرة، فإن التواصل الداخلي يحدد بشكل أساسي طابع أجواء المكتب ويساعد في بناء العلاقات الشخصية في مكان العمل.

يمكن أن تتم هذه التواصل شخصيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. ولكن أيا كان الطريق الذي تسلكه، فإنها تؤثر بشكل مباشر على الإنتاجية وأداء العمل. لهذا السبب يجب أن نفهم ونمارس التواصل الفعال في العمل.

فهم التواصل الأفقي أو الجانبي

يحتاج كل مكان عمل إلى تواصل منتظم لكي يعمل بسلاسة.

في حين أن التفاعلات الشخصية غير الرسمية تساعد في بناء العلاقات الشخصية مع زملائك، فإن التواصل الفعال في العمل هو مفتاح النمو في أي مؤسسة.

قد يشمل تدفق التواصل الرسمي تعليمات المهام، ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتحديثات المشاريع، وطلب المساعدة، وما إلى ذلك. في سياق مكان العمل تحديدًا، تندرج هذه الأمور تحت مظلة التواصل الأفقي.

على سبيل المثال، يحتاج قسم الجرافيك في وكالتك إلى إطلاع قسم كتابة النصوص على التغييرات في الرموز والموضوعات للحملة الإعلانية القادمة. قد يعقدون اجتماعًا لمناقشة هذا الأمر، كما قد يرسلون رسالة بريد إلكتروني تسلط الضوء على المعايير الجديدة.

قد تكون سلسلة التواصل في هذه الحالات طويلة وتستغرق وقتًا طويلاً وتشتت الانتباه. قبل أن تدرك ذلك، ستكون قد قضيت نصف يوم عملك في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات وما إلى ذلك.

الخصائص الرئيسية للتواصل الأفقي الفعال

يتميز التواصل الأفقي الفعال ببعض الخصائص المميزة:

في أفضل حالاته، يشجع التواصل الأفقي العمل الجماعي، ويعزز المساءلة، ويخلق رؤية واضحة بين الزملاء. كما أنه يعزز الشعور بالعمل من أجل تحقيق هدف مشترك في المؤسسة، وهو ما يصبح أسهل باستخدام أدوات التواصل المناسبة.

تساعدك أدوات التواصل في مكان العمل على تركيز جميع التفاعلات والحفاظ على تماسك الفرق، مع التركيز على الخصائص الرئيسية للتواصل الفعال.

يختلف التواصل الأفقي في المقام الأول عن نوعي التواصل الآخرين في مكان العمل: التواصل القطري والتواصل الرأسي.

التواصل الأفقي مقابل التواصل القطري

بينما يحدث التواصل الأفقي بين الأفراد أو الأقسام على نفس المستوى، فإن التواصل القطري أكثر هجينة.

وهو يشمل التواصل مع المرؤوسين (الموظفين في المستويات الأدنى من الهرم الوظيفي) والتواصل مع الرؤساء (الموظفين في المستويات الأعلى من الهرم الوظيفي)، بغض النظر عن قسمهم.

لنفترض أنك مدير مبيعات مكلف بإدارة حملة موسمية. تحتاج إلى التعاون مع متخصصي التسويق والمديرين لإنشاء نسخ إعلانية ونشرات إخبارية منتظمة للحملة. جميع تدفقات التواصل الخاصة بك بشأن هذا الأمر تعتبر اتصالًا أفقيًا.

يمكن أن تؤدي ممارسات التواصل الفعال بين المستويات المختلفة إلى تحسين إنتاجية الشركة ورضا الموظفين. وينطبق الشيء نفسه على التواصل الرأسي.

التواصل الأفقي مقابل التواصل الرأسي

يحدث التواصل الرأسي بين أشخاص ينتمون إلى مستويين في الهيكل التنظيمي. يمكن أن يكون هذا النوع من التواصل صاعدًا أو هابطًا.

على سبيل المثال، تعقد الإدارة العليا لشركتك اجتماعًا عامًا لمناقشة ميزانية الشركة وخططها للسنة المالية المقبلة. ويقومون بمشاركة رؤيتهم وقراراتهم مع جميع العاملين في مكان العمل، حتى الموظفين في المستويات الدنيا من الهرم الوظيفي.

والعكس هو عندما يقدم الموظف تقريرًا إلى مديره الأعلى عن التقدم المحرز في مشروع ما. ثم يتم إرسال هذا التقرير إلى نائب رئيس القسم لاتخاذ قرار أفضل.

كلاهما مثالان مناسبان على التواصل الرأسي.

على عكس هياكل التواصل الأفقي، يتميز التواصل الرأسي بقناة تغذية راجعة أقوى وأكثر وضوحًا، مع مجال أقل للجدل حول نفس الموضوع.

ومع ذلك، فإن التواصل الأفقي يكتسب زخماً في المشهد المؤسسي الحديث بسبب طبيعته الشفافة والمرنة وتأثيره الإيجابي على ثقافة مكان العمل.

أهمية وأغراض التواصل الأفقي

على الرغم من أنني قد أكرر نفسي، إلا أن التواصل الأفقي هو مفتاح تعزيز بيئة عمل صحية وتعاونية. فهو يقوي الركائز الأربع الأساسية لثقافة العمل الإيجابية: العمل الجماعي، والكفاءة، وحل المشكلات، والرضا الوظيفي.

دعونا نتعرف أكثر على الغرض من التواصل الأفقي وفوائده:

يعزز التعاون والعمل الجماعي

يعتمد نجاح أي مشروع على التعاون في الوقت الفعلي بين الموظفين والأقسام. تصبح المشكلات أسهل في الحل، والمعلومات أسهل في المشاركة. يمكنك تقليل الاختناقات وتحقيق نتائج أسرع لزيادة الإنتاجية.

على سبيل المثال، إذا كان هناك عدة أشخاص يعملون على ملف في وقت واحد، فمن الأفضل أن يكون هناك نسخة إلكترونية من الملف مع أذونات وصول، حيث يمكنهم التعاون عند الحاجة وإنجاز المهمة بشكل جماعي بسرعة.

يتيح تدفق المعلومات بسرعة وكفاءة

لا يعني تدفق المعلومات مجرد مشاركة المعلومات عبر الدردشات أو رسائل البريد الإلكتروني؛ بل يشمل أيضًا مشاركة البيانات بين العمليات والأدوات في المؤسسة. تشجع أدوات إدارة التواصل الذكية التعاون الفعال ومشاركة المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الهرمي لإعداد التقارير وإشراك جميع أصحاب المصلحة.

يمكنك تتبع قنوات المعلومات الخاصة بك والرجوع إلى أي موضوع عند الحاجة.

يحسن حل المشكلات وتسوية النزاعات

تعد النزاعات وعوائق سير العمل جزءًا لا مفر منه في أي مؤسسة. إن الحفاظ على قناة اتصال أفقي منظم يجعل من السهل التعامل مع مثل هذه السيناريوهات.

يمكنك إبقاء مختلف الأشخاص والفرق على اطلاع والتواصل عبر مجموعات العمل. يمكنك أيضًا إيجاد طرق أكثر شفافية لحل النزاعات من خلال عملية صنع قرار عادلة ومستنيرة تستند إلى التواصل الفعال.

من خلال التواصل الأفقي الفعال، يمكنك تشجيع الانفتاح في التفاعلات ودعوة الناس إلى مشاركة أفكارهم ووجهات نظرهم. وهذا يخلق جوًا أكثر ترحيبًا في مكان العمل ويحسن العلاقة بين الموظفين والشركة إلى حد كبير.

ClickUp Whiteboards هو المكان المثالي لك ولأعضاء فريقك لتبادل الأفكار وتصورها والتخطيط معًا. يمكن لجميع أعضاء فريقك العمل معًا على السبورة البيضاء في وقت واحد، بغض النظر عن مكان وجودهم.

التواصل الأفقي في المؤسسات المسطحة

غالبًا ما تحدد بنية مؤسستك مدى فعالية التواصل بين الأقسام. يمكن أن تؤدي إلى حدوث انسداد في المعلومات، وعزلة في التواصل، وتأخير في العمل، وما إلى ذلك.

يمكن القول بأن الهيكل التنظيمي المنفصل بشكل صارم يمنع التواصل الفعال. البديل الآخر هو التنظيم المسطح، وهو عندما تلغي الشركات التسلسل الهرمي بين الأقسام. بهذه الطريقة، يكون أي تواصل في التنظيم المسطح أفقيًا.

من الأمثلة الشائعة على المنظمات المسطحة Amazon وNetflix وSpotify. حاولت هذه الشركات إزالة طبقة الإدارة المتوسطة من أجل تسريع الابتكار واتخاذ القرارات، مما أدى إلى حلول أسرع.

ببساطة، العمل متعدد الوظائف هو تخطي التسلسل الهرمي. بدلاً من انتظار رؤسائك للتواصل معك، يمكنك التواصل مع الأقسام الأخرى مباشرة والتعاون لحل المشكلة بشكل أسرع.

في هذه الحالات، يساهم تقليل التسلسل الهرمي في تعزيز التواصل التعاوني وطموح الموظفين والتعلم الأفقي والتفكير الأكثر ابتكارًا. يتخذ الموظفون قرارات مستقلة، مما يعزز الشعور بالمسؤولية ويقوي قاعدة المعرفة في الشركة.

مثل أي شيء آخر، التواصل الأفقي ليس كله وردًا وعبيرًا؛ فهو له إيجابياته وسلبياته.

إيجابيات وسلبيات التواصل الأفقي

إذا تم ممارسته بشكل جيد، فإن التواصل الأفقي يشجع العمل الجماعي الفعال، وتحسين الإنتاجية، وتقليل تكاليف التشغيل. كما أنه يغرس روح الوحدة في نفوس الموظفين، ويجعلهم يشعرون أنهم يعملون من أجل هدف مشترك.

إذا لم تتم إدارته بشكل صحيح، يمكن أن يؤدي التواصل الأفقي إلى خلق عقبات في العمل. يواجه الموظفون مشاكل التواصل متعدد القنوات، ويفقدون التركيز على أهدافهم، ويؤخرون سير العمل.

تخيل الوقت الذي ستستغرقه لقراءة مئات الرسائل الإلكترونية والرد عليها، وإدراج المهام المهمة، والتواصل للحصول على التعليقات، وتنفيذ التغييرات في مشروع ما. كلما زاد حجم التواصل غير الفعال، زادت صعوبة تحقيق نتائج إيجابية.

المزايا

في أفضل الأحوال، للتواصل الأفقي فوائد متعددة:

Cons

تنبع عيوب التواصل الأفقي من عدم استخدامه أو تنظيمه بشكل منهجي، مما يؤدي إلى ما يلي:

كيفية التخفيف من التحديات

تبدو العيوب مقلقة، ولكن هناك تدابير بسيطة يمكنك اتخاذها للتخفيف من مخاطر التواصل الأفقي.

أبقِ المديرين والمشرفين على اطلاع

أفضل طريقة لتنظيم التواصل الأفقي هي إبقاء المشرفين على اطلاع. هذا يضمن أن رؤسائك على علم بآخر مستجدات المهام وأنهم على دراية بتبادل المعلومات. يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في المواقف الصعبة التي قد تحتاج فيها إلى تدخل المشرف. كما يتيح للمشرفين إنشاء تقارير عن المشروع والتواصل مع الفرق الأخرى إذا لزم الأمر.

قلل من عدد رسائل البريد الإلكتروني الزائدة عن طريق استخدام قنوات المراسلة

يمنع برنامج الاتصال المركزي من زيادة عبء الاتصالات عن طريق استبدال معظم الاتصالات عبر البريد الإلكتروني بمحادثات فورية عبر منصات المراسلة. وهو أكثر فعالية ويوفر الوقت، حيث يميل الناس إلى الرد على رسائل الدردشة القصيرة بشكل أسرع من البريد الإلكتروني. لذلك، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة سريعة من أحد خبراء المجال بشأن مفهوم ما، فلن تضطر إلى انتظار ردهم عبر البريد الإلكتروني. المراسلة أكثر ذكاءً وسرعة.

يوفر ClickUp Chat View حلاً مبسطًا لاحتياجات التواصل في مكان العمل من خلال ميزات متقدمة مثل تعيين التعليقات ووضع علامات على الأشخاص. أنشئ غرف دردشة لمشاريع أو فرق أو موضوعات محددة، وحافظ على تنظيم المحادثات وتجنب تراكم المعلومات.

حدد ساعات تواجدك

من المهم الحفاظ على ساعات عمل صارمة عندما تعتمد بشكل أساسي على التواصل الأفقي. قد يعتقد زملاؤك أنك متاح على مدار الساعة وقد يتصلون بك في أوقات غير مناسبة لطرح الأسئلة وتقديم الطلبات. تجنب ذلك بوضع حدود صارمة لوقت تواجدك ووضع جدول إخطارات بحيث لا تتلقى الرسائل إلا خلال ساعات العمل.

تحتوي معظم منصات المراسلة على ميزة "عدم الإزعاج" التي تتيح لك إيقاف الإشعارات لفترة زمنية معينة كل يوم. استخدمها وخيارات كتم الصوت والصمت لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.

حدد أهداف التواصل

يجب أن تكون أهداف التواصل الخاصة بك ذكية:

استخدم ClickUp Goals لتحديد أهداف واضحة لاتصالاتك لضمان البقاء على المسار الصحيح وإكمال المهام في الوقت المحدد وتحسين إنتاجيتك. يمكن تقسيم الأهداف الأكبر بسهولة إلى مهام ClickUp لتحقيق نتائج أفضل. يمكن أن تسلط هذه المهام الضوء على احتياجات الاتصال، مثل إنشاء التقارير أو مشاركة التحديثات مع أصحاب المصلحة.

يتطلب ذلك بعض الاستراتيجيات المدروسة لتحسين التعاون بشكل عام.

استراتيجيات لتعزيز التواصل الأفقي

اعتمد أداة لإدارة المشاريع

يحتوي برنامج إدارة المشاريع الذكي على قنوات اتصال متعددة للتعاون، مثل الدردشة أو الرسائل الفورية والتوثيق والمكالمات المرئية وصناديق البريد الوارد. يساعدك على جمع الاتصالات متعددة المنصات تحت مظلة واحدة، كما يعمل على أتمتة المهام مثل تذكيرات الاجتماعات وإشعارات الغياب عن المكتب.

استخدم ClickUp المدعوم بالذكاء الاصطناعي للعثور على حل شامل لجميع احتياجاتك في مجال التواصل والتعاون في مكان العمل.

نظم عملك، وتحدث مع أعضاء الفريق، وقم بتعيين مهام لزملائك، وقم بتضمين الروابط ومشاركتها، وشارك المستندات، وقم بتحسين رسائلك باستخدام أدوات التحرير المتقدمة. يمكن أن تعزز هذه الميزات التواصل بين أعضاء الفريق لتحسين إدارة الأداء.

استفد من قوة الذكاء الاصطناعي مع ClickUp Brain لتحسين التواصل الكتابي. يمكن لـ ClickUp Brain تلخيص المستندات الطويلة أو رسائل البريد الإلكتروني أو المناقشات داخل مهام ClickUp تلقائيًا. يمكن أن يساعد ذلك الزملاء الذين يعملون في أقسام مختلفة على فهم النقاط الرئيسية في عمل بعضهم البعض بسرعة، مما يحسن التفاهم وتدفق المعلومات.

استخدم قوالب خطط التواصل

تعد قوالب التواصل موردًا قويًا لتخطيط التفاعلات التجارية. فهي تحتوي على حقول مخصصة وعروض وميزات لإدارة المشاريع لمساعدتك في إنشاء رسائل مخصصة وتنسيق المحادثات مع أصحاب المصلحة.

تساعدك خطة التواصل على:

يمكن أن تلعب قوالب خطط التواصل دورًا أساسيًا في تحسين التعاون بين أعضاء الفريق. تساعدك القوالب على إنشاء رسائل فعالة من خلال إزالة العناصر غير الضرورية واستهداف الجمهور المطلوب بشكل فعال.

يتيح لك استخدام قوالب قابلة للتخصيص لخطة التواصل الخاصة بك التركيز على قنوات التواصل المناسبة وشكل التواصل، وإنشاء عناصر دعوة إلى اتخاذ إجراء مفيدة، وتخطيط وتنظيم استراتيجية التواصل الخاصة بك حول الأعمال، والحفاظ على اتساق أسلوبك ونبرة صوتك.

تنزيل هذا النموذج

حسّن التعاون وتابع جهودك باستخدام نموذج خطة التواصل من ClickUp. قم بتخصيص الخطة وفقًا لاحتياجات عملك المحددة عن طريق إضافة حقول مخصصة وحالات وعروض. تساعدك ميزات مثل تواريخ الاستحقاق وتعليقات المهام والأتمتة والذكاء الاصطناعي وغيرها على استخدام هذا النموذج بفعالية في كل من التواصل الداخلي والخارجي.

تعاون مع قسم الموارد البشرية

يمكن أن يكون قسم الموارد البشرية في شركتك حليفًا مفيدًا في ضمان إجراء التواصل الأفقي. يمكنهم تشجيع الأقسام المختلفة رسميًا على التفاعل بشكل أكبر ومشاركة الأفكار والابتكار والتعاون وحل النزاعات بشكل بناء.

لكل شركة سياساتها الخاصة للتعامل مع مشكلات التواصل، ولكن هناك بعض الإجراءات القياسية التي يمكن أن تساعد على سير الأمور بسلاسة في جميع الهياكل التنظيمية:

تنزيل هذا النموذج

تعد قوالب ClickUp للموارد البشرية والتوظيف مثالية لدعم التواصل الأفقي وإنشاء محتوى لسيناريوهات متعددة، مثل التقارير والأهداف السنوية ونماذج الطلبات وموقع ويكي الشركة وما إلى ذلك.

تدقيق التواصل الداخلي

إذا لم تقم بتتبع الاتصالات وتحليلها، كيف ستكتشف ما الذي يحدث وما السبب؟

تستفيد كل مؤسسة من عمليات التدقيق الداخلي. يجب أن تركز هذه العمليات بشكل أساسي على تحديد مجالات الأداء الضعيف في سير العمل وتحسينها لتحقيق نتائج أفضل. يمكن أن يساعد التحليل المنتظم وتطبيق الملاحظات في تعظيم الإنتاجية والتخلص من قنوات التواصل غير الفعالة.

صياغة استراتيجية فعالة للتواصل الأفقي

استراتيجيات التواصل قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة، اعتمادًا على متطلبات وأهداف مؤسستك.

تميز في التواصل الأفقي مع ClickUp

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة واضحة عن التواصل الأفقي وفوائده لثقافة العمل لديك، فإن الخطوة التالية هي اختيار منصة تعاون مناسبة لمؤسستك. تعزز المنصة المناسبة جميع مزايا التواصل الأفقي، مثل الشفافية والمرونة والعمل الجماعي والإنتاجية في التفاعلات.

كل ما تحتاجه هو ClickUp لتنسيق الجميع وإزالة مشكلات التواصل. انضم إلينا وأحدث ثورة في يوم عملك من خلال تحسين التعاون وزيادة الوضوح وأتمتة المهام الروتينية وتسليم المشاريع في الوقت المحدد دائمًا.

سجل مجانًا على منصة ClickUp وابدأ في التواصل من الجيل التالي في غضون ثوانٍ!