Dữ liệu khảo sát mới cho thấy một nửa số nhân viên trí thức dành hàng giờ để quản lý trò chuyện thay vì làm việc cần làm.

Trò chuyện được giới thiệu như một cách tắt. Một cách nhanh hơn để đồng bộ hóa, hỏi, làm rõ và đưa ra quyết định.

Thay vào đó, đối với nhiều nhóm, nó đã trở thành một lớp lao động vô hình bao quanh công việc thực tế.

Bạn mở trò chuyện vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới, lướt qua một vài chủ đề, trả lời các cập nhật và tìm kiếm một liên kết quen thuộc. Đến khi bạn tìm ra những ưu tiên thực sự của mình từ các chủ đề, gần một giờ đã trôi qua.

Cuộc khảo sát mới nhất của chúng tôi cho thấy một xu hướng khó có thể bỏ qua: việc quản lý trò chuyện đang ngày càng trở thành một công việc riêng biệt.

Dưới đây là những gì dữ liệu cho thấy.

Quá tải trò chuyện trong công việc là gì?

Quá tải trò chuyện trong công việc đề cập đến thời gian và nỗ lực nhận thức dành cho việc quản lý trò chuyện tại nơi làm việc thay vì thực hiện các nhiệm vụ chính.

💬 Nhân viên dành bao nhiêu thời gian để quản lý trò chuyện?

75% người tham gia khảo sát cho biết việc mở trò chuyện mỗi sáng giống như bắt đầu một ngày làm việc. Điều đó mang lại cảm giác năng suất, kết nối và năng động.

Nhưng cảm giác tiến triển đó che giấu một chi phí sâu xa hơn.

Nửa số nhân viên trí thức cho biết họ dành 2 giờ hoặc hơn mỗi ngày để quản lý trò chuyện, chỉ để phân loại các cuộc hội thoại xung quanh họ.

14% đi xa hơn. Họ mô tả trò chuyện như một công việc phụ chồng lên vai trò chính của họ.

🧵 Sự trỗi dậy của "khai quật chủ đề tin nhắn"

Khi các công việc được đề cập trong trò chuyện, chúng không phải lúc nào cũng được chuyển thành hành động.

Một số người tham gia thậm chí tự đặt cho mình những tiêu đề. 37% tự nhận là “Nhà khảo cổ học chủ đề tin nhắn” trong khi 23% gọi mình là “Nhà điều phối hỗn loạn.”

Sự hài hước phản ánh một thực tế nghiêm túc: trò chuyện thường là nơi đưa ra quyết định, nhưng không phải nơi theo dõi công việc. Khi trách nhiệm nằm ngoài cuộc hội thoại, bối cảnh sẽ mờ nhạt ngay khi chuỗi tin nhắn chuyển sang chủ đề khác.

🔁 Chi phí năng suất do quá tải trò chuyện

Gần một nửa số người được khảo sát cho biết bước thêm lớn nhất mà trò chuyện gây ra là phải chuyển thủ công các công việc sang công cụ khác.

20% còn lại dành thời gian đọc lại các chủ đề dài chỉ để làm rõ những gì cần làm tiếp theo.

Mỗi thao tác đều nhỏ. Sao chép tin nhắn → Tạo công việc → Gán chủ sở hữu → Thêm bối cảnh lại.

Nhưng qua các nhóm và tuần, những giao tiếp nhỏ lẻ này tích tụ lại. Khoảng cách lớn nhất? Trò chuyện cảm thấy tức thì, nhưng việc thực hiện vẫn diễn ra ở đâu đó khác. Và chính khoảng cách đó chính là nơi thời gian biến mất.

🔔 Tại sao thông báo trò chuyện lại ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn?

26% nhân viên cho biết trò chuyện sẽ bớt áp lực hơn nếu thông báo được điều chỉnh theo ưu tiên của họ thay vì tràn ngập với số lượng lớn.

Điều đó có thể nghe giống như một vấn đề về tính năng sử dụng. Nhưng không phải vậy.

Khi mọi tin nhắn đều được coi là cấp bách như nhau, các nhóm làm việc trong trạng thái gián đoạn liên tục. Sự chú ý bị phân tán hàng chục lần mỗi giờ.

Mỗi thông báo buộc phải reset tư duy. Mỗi lần chuyển đổi ngữ cảnh kéo dài dòng thời gian. Nhân lên đó qua các nhóm, qua các tuần, qua các mức lương, và chi phí tích lũy nhanh chóng. Những nhân viên có giá trị cao dành thời gian để phản ứng thay vì tập trung vào công việc có ý nghĩa.

Điều quan trọng cần ghi chú là mọi người không yêu cầu ít tin nhắn hơn; họ chỉ muốn có những tín hiệu rõ ràng hơn trong biển thông tin ồn ào. Cuối cùng, tính liên quan là một lợi thế vận hành.

🎤 Trò chuyện nhanh chóng. Nhưng nó không đưa chúng ta đi đâu cả!

Trên bề mặt, trò chuyện làm mọi thứ diễn ra nhanh chóng. Tin nhắn được gửi đi ngay lập tức.

Nhưng dữ liệu cho thấy một bức tranh phức tạp hơn. Hơn một phần năm cho biết các công việc được đề cập trong trò chuyện không bao giờ được hoàn thành.

Tốc độ không phải là vấn đề. Vấn đề nằm ở những gì xảy ra sau khi tin nhắn được gửi đi.

Khi các mục hành động bị chôn vùi trong các chủ đề tin nhắn, sự rõ ràng phụ thuộc vào việc ai đó nhớ lại, đọc lại hoặc tái tạo bối cảnh.

Trò chuyện mang lại tính tức thời. Nó không tự động mang lại cấu trúc. Và nếu thiếu cấu trúc, tốc độ sẽ trở thành tiếng ồn. Đó là cách một công cụ được thiết kế để tối ưu hóa hợp tác dần dần biến thành một lớp công việc thứ hai.

Xem xét lại cách thức trò chuyện được tích hợp vào công việc

Miễn là trò chuyện vẫn là trung tâm của hợp tác, nó phải được xem như một phần của hệ thống thực thi, không chỉ là lớp giao tiếp. Dưới đây là ba thay đổi thực tế mà các nhóm có thể thực hiện.

1. Biến mọi quyết định thành kết quả có thể theo dõi

Nếu một chủ đề dẫn đến kết quả, đừng để nó bị cuộn qua.

Trước khi cuộc hội thoại tiếp tục, hãy làm rõ:

Nếu thông tin đó không thể được ghi lại trực tiếp trong môi trường trò chuyện, nó nên được chuyển ngay lập tức vào hệ thống đang theo dõi công việc. Thời gian trì hoãn càng lâu, khả năng thông tin bị mất càng cao.

Một quy tắc đơn giản giúp giải quyết vấn đề: không đưa ra quyết định nào mà không có người chịu trách nhiệm, và không có người chịu trách nhiệm nào mà không có thời hạn.

2. Đã đóng khoảng cách giữa thảo luận và thực thi

Gần một nửa số nhân viên báo cáo rằng họ phải chuyển các công việc từ trò chuyện sang công cụ khác một cách thủ công. Bước thêm này chính là nơi bối cảnh bắt đầu bị suy giảm.

Kiểm tra quy trình làm việc của bạn:

Mục tiêu là giảm bớt cuộc đua tiếp sức đó. Càng ít lần chuyển tiếp cần thiết, nhóm càng ít phải chịu gánh nặng nhận thức.

3. Thiết kế thông báo dựa trên ưu tiên, không phải số lượng

Nếu mỗi thông báo đều cảm thấy cấp bách, không có gì thực sự được ưu tiên. Hãy thiết lập các quy tắc rõ ràng:

Khi có thể, hãy cấu hình cài đặt thông báo dựa trên vai trò, quyền sở hữu dự án hoặc mức độ ưu tiên thay vì cài đặt âm lượng mặc định.

Mục tiêu không phải là tắt tiếng hợp tác. Thay vào đó, chúng tôi đang ngăn chặn sự phân tán sự chú ý một cách mặc định. Kết quả là trò chuyện kết nối!

Cách ClickUp đưa trò chuyện trở lại vào luồng công việc

Dữ liệu cuối cùng cho thấy đây không phải là vấn đề về tin nhắn. Đó là vấn đề cấu trúc.

Khi trò chuyện, công việc và tài liệu hoạt động trên các hệ thống riêng biệt, các nhóm phải tạo ra một lớp phối hợp ẩn để duy trì sự đồng bộ trong công việc. Quyết định phải được chuyển đổi thành công việc. Bối cảnh phải được sao chép lại. Quyền sở hữu phải được xác lập lại. Công việc chuyển đổi này chính là nơi thời gian và sự rõ ràng bị hao mòn.

Đây chính là hiện tượng " Work Sprawl" trong hành động: không chỉ là quá nhiều công cụ, mà còn là khoảng cách quá lớn giữa cuộc hội thoại và việc thực thi.

Một không gian làm việc AI tích hợp xóa bỏ khoảng cách đó.

Trong ClickUp, trò chuyện không phải là một lớp phủ bên cạnh công việc. Nó là một phần của cùng một hệ điều hành.

💬 Những cuộc hội thoại trở thành công việc ngay lập tức

Với ClickUp Chat, tin nhắn không phải là các luồng văn bản riêng lẻ. Một cuộc hội thoại có thể trở thành một công việc trong thời gian thực, với quyền sở hữu, ngày đáo hạn và bối cảnh được tự động lưu trữ.

Không cần phải tóm tắt một chủ đề thủ công hoặc tái tạo chi tiết ở nơi khác. Cuộc thảo luận và sản phẩm đầu ra chia sẻ cùng một nền tảng trong một không gian làm việc duy nhất.

🧠 Trí tuệ nhân tạo (AI) hiểu được ngữ cảnh

Hãy nghĩ đến những gì thường xảy ra trong một chủ đề tin nhắn dài của dự án. Một quyết định được đưa ra giữa chừng. Một hạn chót được đề cập một cách thoải mái. Ai đó tình nguyện xử lý việc đó. Cuộc hội thoại tiếp tục. Hai ngày sau, không ai hoàn toàn chắc chắn về những gì đã được thỏa thuận, hoặc liệu nó có bao giờ được chính thức hóa hay không.

Thay vì phải tái tạo lại chủ đề đó một cách thủ công, đồng nghiệp có thể gắn thẻ ClickUp Brain trực tiếp trong trò chuyện.

Brain đọc toàn bộ cuộc hội thoại trong bối cảnh và tạo ra một bản tóm tắt có cấu trúc về những gì đã được quyết định. Nó nhấn mạnh các cam kết được ngụ ý nhưng chưa được giao và đưa ra các công việc hành động có thể chưa tồn tại dưới dạng công việc. Nếu cần thiết, nó có thể soạn thảo các công việc đó ngay lập tức, đồng thời duy trì lịch sử cuộc hội thoại để bối cảnh không bị mất đi trong quá trình chuyển đổi.

Quy trình làm việc không dừng lại ở việc tóm tắt. Nếu ai đó cần cập nhật, họ có thể đề cập trực tiếp đến Super Agent trong cùng một chủ đề tin nhắn.

Thay vì yêu cầu đồng nghiệp gửi lại liên kết hoặc tóm tắt trạng thái công việc, Agent sẽ truy xuất công việc, tài liệu hoặc cột mốc liên quan từ Không gian Làm việc và trả lời trong bối cảnh cụ thể. Vì chat, công việc và tài liệu được kết nối trong cùng một hệ thống, phản hồi được dựa trên dữ liệu dự án thực tế thay vì phỏng đoán.

📅 Ưu tiên thông minh hơn, không phải nhiều tiếng ồn

Thông báo trở nên quá tải khi chúng không liên quan đến công việc thực sự mang lại kết quả.

Trong ClickUp, ưu tiên không chỉ là nhãn dán. Các công việc có thể được gán mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, ước lượng thời gian và trạng thái. Lịch ClickUp phản ánh dữ liệu công việc cơ bản, giúp bạn hiển thị những gì cấp bách, những gì sắp tới và những gì đã được lên lịch.

Với tính năng lập lịch tự động dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), các công việc có thể được tự động sắp xếp vào lịch của bạn dựa trên thời gian rảnh, hạn chót và khối lượng công việc. Thay vì phải kéo từng công việc vào khung thời gian một cách thủ công, hệ thống sẽ giúp bạn tổ chức ngày làm việc xung quanh các cam kết của mình. Nếu hạn chót thay đổi hoặc có công việc ưu tiên cao mới xuất hiện, lịch của bạn có thể được điều chỉnh cho phù hợp.

Điều này quan trọng vì các cập nhật trò chuyện không còn là những tín hiệu độc lập. Khi một công việc có ưu tiên cao được thảo luận trong trò chuyện, nó đã được kết nối với một khối thời gian đã được lên lịch trong lịch của bạn. Cuộc hội thoại được kết nối với công việc, và công việc được kết nối với dòng thời gian của bạn.

Hợp tác không nên trở thành công việc thứ hai

Dữ liệu cho thấy một điều rõ ràng: Chúng ta đã tối ưu hóa cho tốc độ nhắn tin nhưng không cho tính liên tục của công việc.

Trò chuyện được thiết kế để đơn giản hóa việc phối hợp. Thay vào đó, nó thường đòi hỏi sự phối hợp riêng của chính nó.

Giải pháp không phải là giảm số lượng cuộc hội thoại mà là tích hợp chặt chẽ hơn giữa cuộc hội thoại và trách nhiệm.

Khi cuộc trò chuyện, quyết định và thực thi công việc diễn ra trong cùng một môi trường, chat quay trở lại mục đích ban đầu của nó: hỗ trợ công việc, chứ không phải trở thành chính công việc. Sẵn sàng khắc phục khoảng cách đó? Hãy thử ClickUp Chat!