Bạn có đang bị ngập trong thông báo, tin nhắn bị bỏ lỡ và các cuộc hội thoại phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau? Bạn không phải là người duy nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng “Chat Sprawl” – sự hỗn loạn và thiếu hiệu quả do phải sử dụng quá nhiều công cụ giao tiếp và nhắn tin.
Sự hỗn loạn đó không chỉ giới hạn trong hộp thư đến và các cuộc trò chuyện của nhóm. Đó là một phần của vấn đề lớn hơn gọi là Work Sprawl. Work Sprawl xảy ra khi các hoạt động công việc, cuộc hội thoại, công việc và công cụ được phân tán trên các hệ thống không kết nối với nhau. Điều này buộc các nhóm phải liên tục chuyển đổi ngữ cảnh và tìm kiếm thông tin.
Các chuyên gia ước tính hiện tượng "Work Sprawl" khiến các tổ chức mất khoảng $2,5 nghìn tỷ mỗi năm do giảm năng suất, khi các nhóm lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng, tìm kiếm bối cảnh và lặp lại nỗ lực thay vì tập trung vào việc cần làm.
Nhưng nếu bạn có thể tập trung tất cả các cuộc hội thoại kinh doanh, cập nhật và quy trình làm việc của mình vào một nơi duy nhất thì sao?
Giới thiệu về tôi: Chuyên gia tư vấn ClickUp được chứng nhận & Chuyên gia về hiệu quả làm việc
Tôi là Yvonne “Yvi” Heimann, một Chuyên gia Tư vấn ClickUp Được Chứng nhận và Huấn luyện viên Nâng cao Hiệu quả Kinh doanh, và tôi hiểu rõ khó khăn này. Trong một webinar gần đây của Cộng đồng ClickUp, tôi đã chia sẻ hành trình của mình từ tình trạng hỗn loạn trong giao tiếp đến sự rõ ràng. Và tất cả điều đó xảy ra khi tôi biến Không gian Làm việc ClickUp của mình thành một trung tâm điều hành kinh doanh thực sự!
Thách thức của tôi: Quá tải thông tin và tình trạng phân tán trò chuyện
83% nhân viên văn phòng chủ yếu dựa vào email và trò chuyện cho giao tiếp nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí khi chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Nhóm của tôi đang mất thời gian và thông tin quý giá do giao tiếp bị phân mảnh:
- Các cập nhật quan trọng bị chôn vùi trong Slack
- Yêu cầu của khách hàng được phân tán khắp các email
- Các cuộc thảo luận về dự án diễn ra ở quá nhiều nơi để theo dõi.
Tình trạng lộn xộn trong giao tiếp này khiến việc duy trì tổ chức và phản hồi nhanh chóng trở nên khó khăn.
Giải pháp: Tập trung giao tiếp trong ClickUp Trò chuyện
Điểm đột phá của tôi đến khi tôi bắt đầu sử dụng ClickUp Chat làm trung tâm cho tất cả các cuộc hội thoại kinh doanh của chúng tôi. Thay vì để các cuộc hội thoại diễn ra ở bất kỳ đâu, chúng tôi đã thiết kế Chat một cách có chủ đích để tập trung công việc, cập nhật và quyết định vào một nơi duy nhất.
Dưới đây là cách tôi đã sử dụng ClickUp Chat để loại bỏ tình trạng phân tán cuộc trò chuyện một cách triệt để:
Hướng dẫn thông báo vào các kênh ClickUp Chat chuyên dụng
Một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng "Chat Sprawl" là quá tải thông tin. Các cập nhật quan trọng bị lẫn lộn với các tin nhắn thông thường, và các tin nhắn quan trọng biến mất ngay khi có tin nhắn khác nổi bật hơn xuất hiện.
Chúng tôi đã giải quyết vấn đề này bằng cách định tuyến các thông báo quan trọng—cập nhật công việc, thay đổi ngày đáo hạn, hoạt động của khách hàng và các cột mốc quan trọng của dự án—vào các kênh ClickUp Chat cụ thể liên kết với công việc thực tế. Mỗi kênh có mục đích rõ ràng, giúp các thành viên trong nhóm biết chính xác nơi cần tìm kiếm các cập nhật quan trọng.
Thay vì phải lục lọi qua các chủ đề Slack hoặc chuỗi email, mọi thứ đều được hiển thị, tìm kiếm được và kết nối trực tiếp với công việc - giúp giảm đáng kể tình trạng bỏ lỡ hạn chót và việc theo dõi.
Tự động hóa cập nhật dự án và khách hàng bên trong ClickUp Chat
Cập nhật trạng thái thủ công là một nguyên nhân ẩn khác gây ra sự lan tràn công việc. Khi mọi người phải nhớ cập nhật cho người khác, thông tin không thể tránh khỏi việc bị bỏ sót.
Sử dụng ClickUp tự động hóa, tôi đã cài đặt các quy trình làm việc tự động đăng cập nhật lên Chat mỗi khi có thay đổi, dù là tiến độ công việc, phê duyệt, bàn giao hay hoạt động liên quan đến khách hàng. Những người cần thiết được thông báo đúng lúc, mà không ai phải mất thời gian tìm kiếm thông tin.
Điều này đã biến Chat thành một dòng hoạt động thời gian thực cho kinh doanh, nơi công việc được hiển thị và tiến triển một cách rõ ràng.
📮 ClickUp Insight: 75% số người được khảo sát cho biết việc mở trò chuyện mỗi sáng giúp họ dễ dàng bắt đầu ngày làm việc. Số còn lại mô tả điều đó như một công việc thứ hai!
Paradox? Trò chuyện có vẻ có năng suất cho đến khi bạn nhận ra rằng nửa ngày của mình dành cho việc cuộn, tìm kiếm hoặc đọc lại những chủ đề dài dòng, lan man.
Chúng ta đã làm cho trò chuyện trở nên quá nhanh để có bối cảnh và quá phân mảnh để theo dõi rõ ràng. ClickUp Chat mang lại sự tập trung. Nó gắn kết các cuộc hội thoại với công việc thực tế, nơi một tin nhắn có thể ngay lập tức trở thành một công việc, một việc cần theo dõi hoặc một điểm quyết định. ClickUp Brain cũng tóm tắt những điều đó vì công việc và trò chuyện của bạn cuối cùng đã được kết nối!
Sử dụng ClickUp Brain cho báo cáo thời gian thực và phân tích dữ liệu.
Tình trạng lộn xộn trong trò chuyện không chỉ liên quan đến quá nhiều tin nhắn; nó còn liên quan đến việc phải kiểm tra quá nhiều nơi để tìm câu trả lời. Báo cáo trong một công cụ, cuộc hội thoại trong một công cụ khác, cập nhật bị ẩn ở đâu đó.
Tôi bắt đầu sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh tích hợp sẵn của ClickUp, để hoàn thiện quy trình. Thay vì phải tạo báo cáo thủ công hoặc chuyển đổi giữa các công cụ, tôi có thể tạo ra các thông tin thời gian thực trực tiếp từ Không gian Làm việc ClickUp – dựa trên các công việc, dòng thời gian và các cuộc hội thoại đang diễn ra.
Loại khả năng hiển thị rõ ràng này đã giúp đưa ra quyết định nhanh hơn và giảm bớt các tin nhắn kiểu “Bạn có thể gửi cho tôi bản cập nhật không?” làm tắc nghẽn trò chuyện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi giao tiếp, cập nhật và báo cáo đều được quản lý trong một hệ thống kết nối, trò chuyện sẽ không còn là tiếng ồn mà trở thành bối cảnh. Tập trung mọi thứ trong ClickUp không chỉ giảm thiểu sự gián đoạn mà còn tạo ra một nguồn thông tin duy nhất mà toàn bộ nhóm có thể tin cậy.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi giao tiếp, cập nhật và báo cáo đều được quản lý trong một hệ thống kết nối, trò chuyện không còn là tiếng ồn mà trở thành bối cảnh. Tập trung mọi thứ trong ClickUp không chỉ giảm thiểu sự gián đoạn mà còn tạo ra một nguồn thông tin duy nhất mà toàn bộ nhóm có thể tin cậy.
Kết quả: Một Trung tâm Điều hành Kinh doanh Thực sự
Với tất cả giao tiếp, cập nhật và báo cáo được tập trung trong ClickUp, nhóm của tôi đã loại bỏ sự混亂 và kém hiệu quả của tình trạng phân tán trò chuyện. Hiện nay, mọi thành viên trong nhóm, bao gồm cả ClickUp Brain, đều biết chính xác nơi để tìm kiếm thông tin, hợp tác trong các dự án và duy trì sự đồng bộ với mục tiêu kinh doanh.
Xem demo của tôi
Tò mò về quy trình làm việc của tôi? Xem video hướng dẫn từng bước này để xem cách chúng tôi biến ClickUp Chat thành trung tâm điều hành kinh doanh của mình và tải xuống tài nguyên miễn phí của tôi: ClickUp AI Prompt & Make Blueprint.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tính năng mới "Gửi tin nhắn trò chuyện" của Make đã giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Vì tính năng này đang ở giai đoạn beta, vui lòng kiểm tra đối tượng/kỳ/phiên bản Make của bạn để xem liệu bạn có quyền truy cập hay không.
Từ quá nhiều tin nhắn đến một trung tâm điều khiển rõ ràng cho các lệnh
Tình trạng "Chat Sprawl" không được coi là "vấn đề năng suất" cho đến khi bạn nhận ra mình có tin nhắn ở khắp mọi nơi, nhưng không có bối cảnh nào.
Giải quyết vấn đề này không phải là thêm một công cụ khác. Đó là việc lựa chọn một Không gian Làm việc Trí tuệ Nhân tạo Tích hợp (Converged AI Workspace) nơi công việc, cuộc hội thoại và quyết định được tích hợp cùng nhau – được nâng cao bởi trí tuệ nhân tạo. Bằng cách tập trung giao tiếp trong ClickUp Chat, tự động hóa cập nhật và sử dụng báo cáo thời gian thực, bạn cũng có thể xây dựng một trung tâm điều hành kinh doanh hoạt động cùng bạn, không phải chống lại bạn.
Nếu ngày của bạn cảm thấy ồn ào và rời rạc, hãy coi đây là một dấu hiệu: bạn không cần thêm ứng dụng—bạn cần ít nơi để kiểm tra hơn.
Sẵn sàng kiểm soát giao tiếp kinh doanh của bạn? Tạo trung tâm điều khiển của riêng bạn trong ClickUp và xem công việc sẽ nhẹ nhàng hơn bao nhiêu khi mọi thứ cuối cùng đều được tập trung tại một nơi. ✨
Yvonne Heimann là người sáng lập FemAuthority LLC, CEO của Ask Yvi và người tạo Học viện Boss Your Business Academy, nơi cô giúp các nhà sáng lập xây dựng kinh doanh bền vững thông qua các hệ thống đơn giản và quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Với tư cách là chuyên gia ClickUp và chiến lược gia tự động hóa, cô chuyên về việc giảm thiểu công việc thủ công, cải thiện hiệu quả thực thi và thúc đẩy tăng trưởng thông qua thiết kế lấy con người làm trung tâm.