Chuyển đổi AI không phải là một dự án, mà là một nhiệm vụ của lãnh đạo.

Tôi thường có một cuộc hội thoại ít nhất một lần một tuần như sau: Một nhà lãnh đạo cấp cao nói với tôi: “À, chúng tôi đã có AI rồi — chúng tôi có ChatGPT, Copilot, có thể cả Glean.”

Và đây là điểm mấu chốt: “Nhưng thật lòng mà nói, chẳng ai thực sự sử dụng nó.”

Đó không phải là chuyển đổi AI, mà là việc áp dụng AI thất bại.

Chuyển đổi AI thực sự là khi toàn bộ công ty, từ ban lãnh đạo cấp cao đến từng nhân viên, đã tái định hình hoàn toàn cách hoàn thành công việc. Đó là khi mọi người trong tổ chức đã nhận ra tiềm năng của AI và đang tích cực sử dụng nó để loại bỏ các quy trình thủ công, tốn thời gian và kém hiệu quả.

Và đây chính là điểm ngoặt thực sự: không phải về việc tự động hóa những thói quen cũ - mà là về việc đặt câu hỏi về chúng, và tìm ra cách nhanh hơn, thông minh hơn, hiệu quả hơn để đạt được kết quả tốt hơn.

Sổ tay Chuyển đổi Số sẽ không hiệu quả ở đây.

Các nhà lãnh đạo thường so sánh với quá trình chuyển đổi số. Bản thân tôi cũng sử dụng ví dụ này. Hãy nhớ lại khi các hội nghị của Gartner đã dành nhiều năm để nhấn mạnh thông điệp đó?

Các CIO phải tận dụng công nghệ để phát triển mô hình kinh doanh của mình. Những doanh nghiệp thành công là những công ty như Netflix, đã sử dụng công nghệ để hiện đại hóa, trong khi Blockbuster bị tụt lại phía sau.

Nhưng đây là điểm mà chuyển đổi AI khác biệt đáng kể so với người tiền nhiệm của nó:

Hãy suy nghĩ về điều đó trong giây lát. Chuyển đổi số ảnh hưởng đến các dự án và sáng kiến cụ thể. Chuyển đổi AI ảnh hưởng đến từng nhân viên trong công ty của bạn. Hiệu ứng tích lũy khi mọi người làm công việc thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn?

Đó chính là nơi phép màu xảy ra. Đó chính là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.

Hầu hết các công ty nghĩ rằng họ đã áp dụng AI vì đã triển khai một chatbot hoặc cấp phép cho một số công cụ AI riêng lẻ. Nhưng khoảng cách thực sự không phải là việc tiếp cận AI, mà là sự thiếu hụt một hệ thống kết nối AI với bối cảnh, thực thi và kết quả.

Các tổ chức đạt được sự thay đổi có ý nghĩa không chỉ sử dụng AI—họ đã tích hợp nó vào chính công việc.

Mặc dù AI đang phát triển nhanh chóng, nhiều nhóm vẫn gặp phải những rào cản đáng kể trong việc áp dụng. Một cuộc khảo sát gần đây của ClickUp cho thấy 23% người tham gia không biết bắt đầu từ đâu với AI, trong khi 27% cảm thấy cần thêm đào tạo để sử dụng nó hiệu quả. Những thách thức này có thể làm chậm tiến độ và ngăn cản các tổ chức tận dụng hết lợi ích của AI. (Nguồn: ClickUp Insights)

Thời đại áp dụng AI đã qua. Hãy dẫn dắt quá trình chuyển đổi AI của bạn với ClickUp Brain.

Đó là kỹ thuật, hàm và văn hóa—nhưng không đồng đều.

Khi các nhà lãnh đạo hỏi tôi liệu chuyển đổi AI chủ yếu là kỹ thuật, hàm hay văn hóa, câu trả lời của tôi là: cả ba, nhưng ở các mức độ khó khăn rất khác nhau.

Sự chuyển đổi kỹ thuật? Đó là phần dễ dàng.

Nếu bạn đang sử dụng một nền tảng như ClickUp Brain, chúng tôi đã tích hợp các công cụ cần thiết ngay vào nơi công việc đã diễn ra. Trí tuệ nhân tạo của chúng tôi không chỉ là công cụ trò chuyện để đặt câu hỏi và tóm tắt dữ liệu; nó còn là công cụ mạnh mẽ để phân tích và giải thích dữ liệu phức tạp. Nó thực thi công việc, được tích hợp vào quy trình làm việc, với các tác nhân nền tảng giúp công việc tiến triển mà người dùng thậm chí không nhận ra rằng họ đã kích hoạt điều gì.

Thách thức thực sự nằm ở việc thay đổi hàm và văn hóa. Bạn đang tái định hình cách công việc di chuyển từ giai đoạn tiếp nhận đến thực thi và báo cáo — cũng như cách mọi người tương tác với cả hệ thống và nhau trong quá trình đó.

Đây là nơi phần lớn các công ty gặp khó khăn: khía cạnh quản lý thay đổi.

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, các nhà quản lý dự án và các văn phòng quản lý dự án (PMO) đã quyết định thành công hay thất bại của các sáng kiến. Những người khác chỉ thực hiện các công việc được giao và cập nhật kế hoạch dự án. Chuyển đổi AI dân chủ hóa quyền kiểm soát đó cho tất cả mọi người trong tổ chức. Mỗi cá nhân nay có thể quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình — dù là liên quan đến dự án hay chỉ là các hoạt động thường xuyên của bộ phận.

Điều đó có nghĩa là quá trình chuyển đổi ảnh hưởng đến mọi hàm của kinh doanh. Và loại thay đổi toàn diện như vậy phải xuất phát từ cấp cao nhất.

Sức mạnh thực sự nằm ở sự chuyển đổi xuyên suốt các nhóm.

Tôi đã có một khoảnh khắc khiến cách suy nghĩ của tôi về tiềm năng của AI hoàn toàn thay đổi.

CEO của chúng tôi, Zeb, đã nói một điều khiến tôi nhớ mãi:

Các IC trong tương lai sẽ đều là những người quản lý các tác nhân AI.

Điều đó đã thay đổi hoàn toàn cách nhìn nhận. Chúng ta thường nói về "con người trong vòng lặp", nhưng điều này đi xa hơn nữa.

AI không chỉ hỗ trợ—nó mang lại sức mạnh cho mọi người trong lực lượng lao động. Mọi cấp độ nhân viên đều trở nên thông minh hơn với trợ lý AI, có thể đưa ra quyết định thông minh hơn và thực hiện công việc nhanh hơn. Vì mọi người vẫn coi AI là công cụ tìm kiếm và trả lời, nên không chỉ là về việc ra quyết định—mà còn là về việc THỰC SỰ THỰC HIỆN công việc cho người dùng, xử lý các bước lặp đi lặp lại và thủ công như thay đổi trạng thái, sao chép-dán và di chuyển công việc từ nơi này sang nơi khác.

Điều này nhắc nhở tôi về thế hệ con cái của mình, chúng thông minh hơn chúng ta rất nhiều ở độ tuổi đó, nhờ có truy cập tức thì vào các tài liệu giáo dục chất lượng thông qua internet và YouTube. AI đưa điều đó lên một tầm cao mới, tích hợp trí tuệ đó vào mọi khía cạnh của cách chúng ta làm công việc, và nâng cao năng lực cho mọi nhân viên mới gia nhập lực lượng lao động, cũng như những người đã có mặt tại hiện trường, những người nay có thể truy cập ngay lập tức các câu trả lời về cách làm công việc nhanh hơn và các công cụ để thực hiện việc cần làm.

Nhưng đây là điểm mấu chốt: sức mạnh thực sự của một công ty AI bản địa chỉ phát huy khi luồng hợp tác diễn ra giữa các nhóm, chứ không chỉ trong nội bộ từng nhóm. Đó là lúc sự hội tụ trở nên quan trọng—vì các công cụ AI bị cô lập không thể mang lại sự chuyển đổi thực sự. Chúng làm gia tăng sự phân tán công việc thay vì giảm bớt nó.

Tại sao các công cụ AI độc lập đảm bảo thất bại?

Đây là lúc tôi thực sự hào hứng, vì tôi thấy mô hình này lặp lại mỗi tuần.

Các doanh nghiệp chia sẻ với tôi rằng họ đã "thử nghiệm AI" với các công cụ độc lập như ChatGPT, Gemini hoặc thậm chí Copilot. Những công cụ này đang tích hợp các tính năng quản lý dự án cơ bản vì họ nhận ra rằng việc đặt câu hỏi cho AI không có giá trị nếu không thể sử dụng nội dung đó cho công việc thực tế - các công việc, dự án hoặc tài liệu.

Tuy nhiên, các công cụ này khiến người dùng gặp khó khăn cơ bản trong việc hiểu cách tận dụng AI một cách hiệu quả, và chúng có sức chứa giới hạn trong việc thực sự chuyển đổi công việc của họ.

Cách ClickUp Brain được xây dựng hoàn toàn thay đổi cuộc chơi. Trí tuệ nhân tạo của chúng tôi được tích hợp trong nền tảng quản lý công việc—nơi bạn đã có kế hoạch, thực hiện và thảo luận về công việc. Bạn có thể tích hợp nó vào các quy trình làm việc. Các trợ lý ảo có thể trả lời câu hỏi, phát hiện các công việc trùng lặp, đề xuất công việc liên quan, tạo công việc mới và đẩy quy trình làm việc tiến lên—tất cả mà người dùng thậm chí không nhận ra rằng họ đã kích hoạt trợ lý.

Với khả năng tích hợp sâu rộng của ClickUp trên các hệ thống, tác động này được nhân lên – tạo ra một nguồn thông tin duy nhất và tự động hóa trên toàn bộ hệ thống công nghệ của bạn. Chúng tôi tối ưu hóa quy trình làm việc giữa các nền tảng, giúp người dùng không cần chuyển đổi giữa các nơi, loại bỏ nguy cơ lỗi và công việc làm lại do việc kết nối thủ công các hệ thống không liên kết.

Chuyển đổi AI thực sự không phải là "chúng tôi đã thêm một chatbot". Đó là khi công việc trở nên thông minh — các quyết định, cập nhật, câu trả lời và các bước tiếp theo diễn ra ngay trong quy trình làm việc, không phải trong các công cụ riêng biệt.

Đó chính là những gì bộ công cụ AI của ClickUp mang lại:

• ClickUp Brain → phân tích công việc, đề xuất các bước tiếp theo và tóm tắt ngay lập tức.
• ClickUp Brain MAX (Chuyển đổi giọng nói thành văn bản) → chuyển đổi giọng nói thành các công việc, tài liệu và nhiệm vụ hành động.
• ClickUp Doanh nghiệp Search → trích xuất câu trả lời từ ClickUp và các công cụ kết nối như Notion, GitHub và Google Drive.

Cùng nhau, chúng loại bỏ khoảng cách giữa suy nghĩ, ghi chép và thực thi. Không cần chuyển đổi ngữ cảnh, không cần ghép nối thủ công.

Đây là sự chuyển đổi từ AI như một công cụ sang AI như hệ điều hành cho công việc.

Bước đi táo bạo là thực hiện bước đi đó.

Chỉ sáng nay, tôi đã có cuộc họp với một Giám đốc Công nghệ Thông tin (CIO) nói về nhu cầu "chuyển đổi số" của công ty họ. Họ thậm chí còn chưa nghĩ đến AI. Tôi đã thách thức anh ta ngay lập tức: 'Bạn cần phải nghĩ đến điều này ngay bây giờ.'

Anh ấy có một hệ thống ứng dụng lộn xộn đã tồn tại hàng thập kỷ, phân tán khắp các bộ phận trong kinh doanh, và các thành viên trong nhóm chỉ biết cách quản lý dự án theo một phương thức duy nhất.

Tôi đã nói thẳng với anh ấy, “Chúng ta sẽ khiến họ choáng váng với cách họ nên chuyển đổi cách công việc của mình. Nhiệm vụ của anh, sau ba tháng đảm nhận vai trò này, là thúc đẩy sự thay đổi này. Không chỉ nghĩ đến việc hợp nhất công cụ, mà còn là chuyển đổi kinh doanh.”

Sau cuộc hội thoại 30 phút của chúng tôi, tôi đã có một nhà lãnh đạo từ nhóm tài khoản của chúng tôi, người trước đây không thể tham dự cuộc họp, muốn tìm hiểu thêm.

Tại sao? Bởi vì anh ấy đã nhận ra tầm quan trọng của vấn đề.

Điều gì thực sự được hiểu dưới khái niệm "AI-Native"?

Một công ty bản địa AI không phải là nơi lãnh đạo đưa ra thông báo lớn về việc “chấp nhận AI”. Đó là nơi toàn bộ tổ chức – từ lãnh đạo đến nhân viên – đã thay đổi cơ bản cách tiếp cận công việc.

Những nhà lãnh đạo và doanh nghiệp thông minh là những người chấp nhận và khuyến khích một văn hóa đặt câu hỏi về lý do tại sao các việc đã hoàn thành theo cách nhất định trong quá khứ. Họ đề xuất những cách làm mới. Họ trao quyền cho mọi người trở thành những nhà đổi mới của chính mình.

Trò chơi đã được nâng cấp cho tất cả mọi người. Giống như mỗi thế hệ trẻ em ngày càng thông minh hơn, mỗi thế hệ nhân viên cũng sẽ mong đợi sử dụng AI như một đối tác ngay từ đầu. Các công ty nên kỳ vọng rằng mọi người đều am hiểu về AI, luôn suy nghĩ về cách làm tốt hơn việc cần làm.

Tôi cam kết rằng bất kỳ nhóm nào, dù có quy trình làm việc như thế nào, cũng sẽ nhận thấy giá trị từ ClickUp AI dưới một biểu mẫu nào đó. Ngay cả khi bạn là một nhóm chỉ có một người quản lý các tác vụ cá nhân, cuộc họp 1-1, biên bản cuộc họp hoặc công việc phân tán trên các bảng tính, tài liệu và email—chúng tôi có thể cải thiện năng suất của bạn. Hãy cho tôi một nhóm và quy trình làm việc của họ, và giá trị thu được sẽ tăng theo cấp số nhân. Đó là lúc chúng ta thảo luận về cách các công ty có thể trở nên mạnh mẽ hơn với ClickUp Brain.

Sự chuyển đổi của bạn bắt đầu từ cam kết của lãnh đạo.

Sự thành công hay thất bại của chuyển đổi AI phụ thuộc vào việc lãnh đạo có ưu tiên nó và thúc đẩy sự thay đổi văn hóa cần thiết hay không. Không có sự chuyển đổi quy mô lớn nào có thể diễn ra thông qua các thí điểm thử nghiệm từ cơ sở hoặc các dự án thí điểm riêng lẻ của từng bộ phận.

Chỉ thị của ban lãnh đạo rất rõ ràng:

Các tổ chức thành công trong kỷ nguyên AI sẽ là những nơi mà lãnh đạo tiên phong trong việc chuyển đổi sang một không gian làm việc thống nhất, được điều khiển bởi AI, và khẳng định rằng đây không chỉ là một dự án công nghệ thông tin. Đây là yếu tố cốt lõi tạo ra lợi thế cạnh tranh và tăng trưởng lâu dài.

Thời gian đang trôi qua. Sự chuyển đổi đang diễn ra. Câu hỏi duy nhất là liệu bạn sẽ dẫn dắt nó hay bị nó bỏ lại phía sau.

Sẵn sàng dẫn dắt quá trình chuyển đổi AI của bạn?

Angela Bunner là Giám đốc Công nghệ (CTO) tại ClickUp, nơi cô hợp tác với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để thiết kế các chuyển đổi công việc được hỗ trợ bởi AI. Với hàng chục năm kinh nghiệm giúp các tổ chức thích ứng với sự thay đổi do công nghệ thúc đẩy, cô tư vấn cho các nhà điều hành về cách chuyển từ các công cụ phân tán sang các không gian làm việc tích hợp, thông minh, mang lại những lợi ích về năng suất tăng trưởng theo cấp số nhân.

Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi AI

Chuyển đổi AI là quá trình tái định hình cách thức hoàn thành công việc bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo trực tiếp vào quy trình làm việc. Điều này không chỉ là việc thêm các công cụ mới, mà là việc tích hợp AI vào mọi cấp độ của kinh doanh để con người, dữ liệu và hệ thống hoạt động thông minh và nhanh chóng hơn.

Chuyển đổi số tập trung vào việc áp dụng công nghệ mới để hiện đại hóa hoạt động. Chuyển đổi AI đi xa hơn nữa — nó tự động hóa quá trình ra quyết định, kết nối dữ liệu giữa các hệ thống và liên tục tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm. Nó ảnh hưởng đến mọi nhân viên, không chỉ các dự án do bộ phận CNTT dẫn dắt.

Môi trường làm việc AI tích hợp kết nối các công cụ, nhóm và dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, cho phép AI hoạt động một cách liền mạch trên tất cả các thành phần. Trong ClickUp, điều này có nghĩa là AI quản lý kế hoạch, thực thi và báo cáo tại một nơi duy nhất — giảm thiểu sự phân tán công việc và biến tự động hóa thành tác động thực sự cho kinh doanh.

Chuyển đổi AI thành công khi lãnh đạo coi đó là ưu tiên chiến lược. Các nhà lãnh đạo phải xác định một tầm nhìn rõ ràng, làm gương cho các hành vi được thúc đẩy bởi AI, đầu tư vào các công nghệ tích hợp như ClickUp Brain và dẫn dắt sự thay đổi văn hóa để mọi nhóm sử dụng AI nhằm loại bỏ sự kém hiệu quả và đẩy nhanh kết quả.

Các chỉ số phổ biến bao gồm: – Giảm thiểu các công việc thủ công hoặc lặp đi lặp lại – Giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các công cụ – Chu kỳ dự án ngắn hơn và ra quyết định nhanh hơn – Tăng cường sự hài lòng của nhân viên về tốc độ và tính rõ ràng của quy trình làm việc

ClickUp Brain tích hợp trí tuệ nhân tạo vào chính nơi công việc diễn ra. Các tính năng như ClickUp Brain MAX, Tìm kiếm Doanh nghiệp và Trợ lý AI kết nối ngữ cảnh, tự động hóa cập nhật và thực thi các hành động trong cùng một không gian làm việc — giúp các tổ chức chuyển từ việc sử dụng AI phân tán sang một hệ thống điều hành thống nhất, được hỗ trợ bởi AI cho công việc.