Tăng cường sự tham gia của nhân viên thường nói dễ hơn làm.
Trên thực tế, nghiên cứu của Gartner HR cũng cho thấy 70% nhân viên cảm thấy không gắn bó vì phản hồi của họ bị bỏ qua. Sự thiếu kết nối này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, tỷ lệ giữ chân nhân viên và thành công chung của doanh nghiệp.
Giao tiếp nội bộ, hay còn gọi là truyền thông nội bộ, có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong lĩnh vực này, nhưng không thể thiếu những hiểu biết, dữ liệu và hỗ trợ phù hợp.
Đây chính là lúc AI trong giao tiếp nội bộ phát huy tác dụng. Từ phân tích phản hồi của nhân viên đến cung cấp những thông tin có giá trị dựa trên dữ liệu, các công cụ giao tiếp AI đang giúp các chuyên gia giao tiếp nội bộ tạo ra các chiến lược giao tiếp hấp dẫn và linh hoạt hơn.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá các trường hợp sử dụng AI và cách nó đang thay đổi truyền thông nội bộ, các trường hợp sử dụng thực tế để giải quyết khoảng cách truyền thông và những thách thức quan trọng cần lưu ý.
Cách AI cải thiện giao tiếp nội bộ
Giao tiếp nội bộ hiệu quả là giữ cho lực lượng lao động của bạn kết nối, thông tin và gắn kết. Nhưng để thực sự thành công, bạn cần nhìn xa hơn những cập nhật hàng ngày — bạn phải theo dõi động lực nội bộ của tổ chức và xu hướng giao tiếp rộng hơn.
Điều này có nghĩa là hiểu được cảm xúc của nhân viên, đang theo dõi các chỉ số về sự tham gia và luôn đi trước nhu cầu giao tiếp. Điều này ảnh hưởng đến mọi thứ, từ sự thống nhất trong lãnh đạo đến sự hợp tác trong nhóm.
Chìa khóa ở đây là thu thập dữ liệu, xác định các mẫu và hành động dựa trên những thông tin chi tiết đó để xây dựng các chiến lược truyền thông thông minh hơn, hiệu quả hơn. Khi bạn làm được điều đó, bạn sẽ truyền đạt thông tin, tăng cường sự tham gia và thúc đẩy thành công trong kinh doanh.
Nhưng nếu các doanh nghiệp có thể biến phản hồi thành hành động và thực hiện nhanh hơn thì sao?
Trí tuệ nhân tạo có thể là trợ lý hoàn hảo để thực hiện các công việc một cách thông minh và nhanh chóng hơn, đảm bảo giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Dưới đây là cách AI lấy con người làm trung tâm có thể hỗ trợ bạn:
- Học máy: Trích xuất những thông tin có giá trị từ các mẫu giao tiếp của nhân viên, chẳng hạn như mức độ tương tác, xu hướng phản hồi và cách tiêu thụ thông tin
- Mô hình dự đoán: Dự đoán nhu cầu giao tiếp của nhân viên, dự báo các thách thức tiềm ẩn và đánh giá tác động của các sáng kiến
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Cung cấp hỗ trợ tức thì thông qua chatbot và trợ lý ảo, trả lời câu hỏi của nhân viên và cung cấp thông tin liên lạc được cá nhân hóa
- Phân tích cảm xúc: Theo dõi phản hồi của nhân viên và giám sát các kênh giao tiếp để đánh giá các mối quan ngại và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp
- Phân tích kịch bản: Mô phỏng các kịch bản truyền thông, chẳng hạn như thay đổi tổ chức hoặc khủng hoảng, để giúp lập kế hoạch chiến lược chủ động
👀 Bạn có biết? Thế hệ Millennials, đặc biệt là những người trong độ tuổi 35 đến 44, dẫn đầu trong việc áp dụng AI trong lực lượng lao động. 62% đáng kể trong nhóm dân số này cho biết họ có kỹ năng AI nâng cao. Ngược lại, mặc dù thế hệ Z (18-24 tuổi) thể hiện sự quen thuộc ngày càng tăng, chỉ 50% cho biết họ có chuyên môn cao về AI. Nhóm Baby Boomers trên 65 tuổi có tỷ lệ áp dụng AI thấp nhất, với chỉ 22% báo cáo có trình độ AI đáng kể.
Cách sử dụng AI cho giao tiếp nội bộ
Khi được hỏi tại sao họ cảm thấy không gắn kết, một nhân viên thừa nhận: “Nói chung, tôi thiếu thông tin chính xác và đầy đủ, và tôi cảm thấy không thoải mái khi phải tìm kiếm thông tin, đặc biệt là khi không biết phải hỏi ai. ”
Để giải quyết thách thức trong giao tiếp nội bộ và nâng cao trải nghiệm của nhân viên, dưới đây là một số trường hợp sử dụng AI thực tiễn mà bạn có thể áp dụng:
1. Onboarding và đào tạo cá nhân hóa
Ngoài việc chỉ đơn thuần tổng hợp các tài nguyên, nhóm của bạn có thể tận dụng AI để mang lại trải nghiệm học tập cá nhân hóa hơn. AI có thể điều chỉnh các tài liệu giới thiệu và mô-đun đào tạo bằng cách phân tích hồ sơ của nhân viên mới để phù hợp với vai trò và bộ phận của họ.
Điều này có nghĩa là nhân viên mới sẽ nhận được thông tin cần thiết nhanh hơn, giúp họ thích nghi nhanh chóng, giảm thời gian đào tạo và cảm thấy gắn kết ngay từ ngày đầu tiên.
📌 Ví dụ: Một nhân viên có thể hỏi chatbot, "Làm thế nào để xin nghỉ phép?" và nhận được hướng dẫn ngay lập tức cùng các liên kết đến các biểu mẫu liên quan mà không cần liên hệ với bộ phận nhân sự.
2. Tin tức và cập nhật nội bộ tự động
Các thông báo của công ty, cập nhật dự án và tin tức ngành có thể có vẻ nhàm chán. Tuy nhiên, nguồn tin cá nhân hóa cho nhân viên giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin mà không bị quá tải, đảm bảo nhân viên luôn kết nối và gắn kết.
📌 Ví dụ: Nhóm bán hàng có thể sử dụng AI như một trợ lý cá nhân và yêu cầu nó cung cấp thông tin cập nhật về việc ra mắt sản phẩm mới trong bản tóm tắt hàng ngày tự động.
3. Phân tích cảm xúc từ phản hồi của nhân viên
Sử dụng các công cụ AI để phân tích khảo sát nhân viên, biểu mẫu phản hồi và thậm chí cả các bài đăng trên nền tảng mạng xã hội nội bộ để đánh giá cảm xúc của họ. AI có thể phát hiện các chủ đề lặp lại, các vấn đề tiềm ẩn và thậm chí cả giọng điệu của phản hồi, giúp bạn hiểu được những gì nhân viên thực sự nghĩ.
Đây là công cụ AI hoàn hảo cho bộ phận nhân sự. Công cụ này cho phép can thiệp chủ động và làm rõ tinh thần của nhân viên trước khi các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn.
📌 Ví dụ: Nếu AI phát hiện sự gia tăng đột biến về cảm xúc tiêu cực liên quan đến chính sách mới của công ty, bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng giải quyết các lo ngại thông qua tin nhắn cá nhân hóa và điều chỉnh chính sách.
4. Chatbot nội bộ hỗ trợ AI để hỗ trợ tức thì
Nhân viên truyền thông nội bộ có thể sử dụng chatbot AI để trả lời các câu hỏi thường gặp của nhân viên. Các bot này cung cấp hỗ trợ tức thì, 24/7, giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ hỗ trợ và tổng hợp tất cả các tài liệu truyền thông tại một nơi.
Tìm ra cách thực sự tác động đến sự tham gia của nhân viên là một ưu tiên rất lớn vì nó có tác động đáng kể đến một số kết quả kinh doanh quan trọng.
Tìm ra cách thực sự tác động đến sự tham gia của nhân viên là một ưu tiên rất lớn vì nó có tác động đáng kể đến một số kết quả kinh doanh quan trọng.
5. Các chiến dịch truyền thông có mục tiêu để quản lý thay đổi
Trợ lý AI có thể phân loại nhân viên theo vai trò, bộ phận và sở thích giao tiếp, đảm bảo họ nhận được thông điệp phù hợp trong quá trình thay đổi tổ chức. Trợ lý này cũng có thể theo dõi các chỉ số về mức độ tham gia để tinh chỉnh thông điệp và tăng hiệu quả của chiến dịch.
📌 Ví dụ: Nếu bạn đang triển khai một hệ thống quản lý hiệu suất mới, AI có thể thực hiện phân tích dữ liệu để hiểu phản hồi trước đây của nhân viên và xác định những người chống lại sự thay đổi. Sau đó, AI có thể gửi tin nhắn cá nhân để giải quyết mối quan ngại của họ và nêu bật những lợi ích của hệ thống mới.
6. Dịch nội dung và khả năng tiếp cận
Các công ty có văn hóa hòa nhập có mức độ tương tác của nhân viên cao hơn 83%. Để đạt được điều này, hãy sử dụng các công cụ dịch thuật dựa trên AI để dịch tin nhắn và tự động tạo phụ đề video. Điều này đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin, bất kể rào cản ngôn ngữ hay khả năng tiếp cận.
📌 Ví dụ: Một công ty toàn cầu có thể sử dụng AI để tự động dịch các thông điệp trong sổ tay nhân viên sang nhiều ngôn ngữ, đảm bảo tất cả nhân viên đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin. Phụ đề video do AI tạo ra cho các video đào tạo sẽ giúp nhân viên khiếm thính có thể tiếp cận nội dung.
7. Tối ưu hóa kiến thức và tìm kiếm
Các thuật toán AI học máy có thể tối ưu hóa cơ sở kiến thức của công ty, giúp nhân viên tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Dựa trên các tìm kiếm của nhân viên, các thuật toán này cũng có thể đề xuất nội dung liên quan và tài liệu đọc thêm.
Quá trình này sẽ cải thiện việc chia sẻ kiến thức và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.
📌 Ví dụ: Nếu nhiều nhân viên tìm kiếm "chính sách làm việc từ xa", AI có thể đánh dấu tài liệu đó và đề xuất các bài viết liên quan về cân bằng cuộc sống và công việc cũng như các công cụ hợp tác từ xa.
8. Phân tích và cung cấp phản hồi về hiệu suất
Hệ thống AI có thể phân tích khối lượng lớn các đánh giá hiệu suất. Chúng cho phép cung cấp phản hồi 360 độ và đóng góp vào dự án để xác định các mẫu và cung cấp phản hồi cá nhân hóa cho nhân viên. Hệ thống này cũng có thể đề xuất các cơ hội phát triển dựa trên điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân.
Kết hợp các yếu tố này lại với nhau, bạn sẽ có được quản lý hiệu suất dựa trên dữ liệu và phát triển nhân viên hiệu quả hơn.
📌 Ví dụ: AI có thể tổng hợp phản hồi từ nhiều nguồn và tạo báo cáo tóm tắt nêu bật điểm mạnh của nhân viên trong quản lý dự án và các lĩnh vực cần cải thiện trong giao tiếp.
Sử dụng phần mềm AI cho giao tiếp nội bộ
Gần 60% lãnh đạo cấp cao cho rằng việc điều chỉnh chiến lược truyền thông doanh nghiệp là một thách thức, trong khi gần một nửa số lãnh đạo kinh doanh thừa nhận rằng họ không hiểu những gì nhân viên quan tâm.
Sự mất kết nối này có thể gây tốn kém, nhưng phân tích dữ liệu và phân tích cảm xúc dựa trên AI có thể thay đổi tình hình bằng cách theo dõi phản hồi của nhân viên và xu hướng tham gia. Với phần mềm truyền thông nội bộ phù hợp, các công ty có thể đi trước các mối lo ngại, tinh chỉnh chiến lược truyền thông và tăng cường kết nối tổng thể.
Đầu tư vào AI kết nối để thống nhất không gian làm việc của bạn
Đối với các chuyên gia truyền thông nội bộ, các trợ lý thông minh như ClickUp Brain có thể là một công cụ thay đổi cuộc chơi trong các công việc lặp đi lặp lại, cải thiện khả năng tiếp cận kiến thức và tăng cường sự tham gia.
Đây chính là bí quyết giúp chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn.
Hệ thống AI kết nối này là một trung tâm, tích hợp liền mạch với các công cụ và cơ sở kiến thức tại nơi làm việc. Hệ thống này cung cấp các tính năng như:
1. Câu trả lời tức thì do AI hỗ trợ cho nhân viên
Thay vì chờ đợi phản hồi từ bộ phận nhân sự hoặc IT, nhân viên có thể sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng tìm được câu trả lời về chính sách công ty, số ngày nghỉ phép, trạng thái dự án và nhiều thông tin khác. Brain sẽ tìm kiếm trong không gian làm việc và wiki công ty được lưu trữ trong nền tảng để chọn ra câu trả lời, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm và thậm chí cả tệp tin liên quan đến câu hỏi của bạn.
Kết luận: Bạn có thể đặt câu hỏi bằng tính năng Ask AI ở bất kỳ đâu trong không gian làm việc của mình. Không còn phải băn khoăn về việc cần làm nữa!
📌 Ví dụ: Một nhân viên mới muốn biết định dạng chính xác để nộp báo cáo cuối cùng. Thay vì gửi email cho trưởng nhóm hoặc quản lý, họ hỏi ClickUp Brain và nhận được câu trả lời chính xác ngay lập tức dựa trên hướng dẫn của công ty.
2. Tự động hóa ghi chú cuộc họp, tóm tắt và mục hành động
Hầu hết các cuộc họp của chúng ta đều rải rác trên nhiều công cụ khác nhau — cuộc gọi trên Zoom, ghi chú trong Tài liệu Google hoặc Notion, và theo dõi công việc trên các nền tảng như ClickUp hoặc Asana. Việc chuyển đổi liên tục này tạo ra mâu thuẫn, bỏ sót chi tiết và công việc thêm chỉ để giữ mọi thứ đồng bộ. ClickUp thay đổi điều đó bằng cách đưa các cuộc họp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn. Với tính năng gọi âm thanh và video tích hợp, bạn không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng.
Ngoài ra, còn có ClickUp AI Notetaker để ghi lại và tóm tắt các điểm thảo luận quan trọng trong thời gian thực. Khi cuộc họp kết thúc, ClickUp Brain có thể giúp biến những ghi chú đó thành các nhiệm vụ có thể thực hiện chỉ với một lời nhắc, giúp bạn dễ dàng chuyển từ cuộc hội thoại sang thực hiện. Mọi thứ đều được lưu trữ ở một nơi, kết nối trực tiếp với các dự án và dòng thời gian của bạn.
3. Tạo/lập và chỉnh sửa nội dung thông minh
Thay vì chuyển đổi giữa các trợ lý viết, trình kiểm tra ngữ pháp và công cụ nhắc nhở AI, việc tập trung mọi thứ ở một nơi sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ. Với các công cụ như AI Writer của ClickUp Brain, các nhóm có thể viết tin nhắn, dòng tiêu đề, cập nhật công ty hoặc thay đổi chính sách một cách có mục tiêu bằng các hướng dẫn ngôn ngữ đơn giản, tự nhiên — không cần phải thành thạo các lệnh nhắc nhở phức tạp hoặc theo dõi bối cảnh trước.
Và vì nó được tích hợp sẵn trong không gian làm việc của bạn, không cần cài đặt thêm phần mở rộng chỉ để kiểm tra chính tả hoặc chỉnh sửa văn bản. AI tích hợp giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng viết rõ ràng và tự tin ngay tại nơi làm việc.
4. Hợp nhất các cuộc hội thoại, thông báo, cuộc gọi và cập nhật của bạn trong một không gian duy nhất
Các thông báo và cuộc hội thoại nội bộ của bạn có bị phân tán trên các ứng dụng, nền tảng và hàng trăm phòng trò chuyện không? Điều này có thể khiến việc tìm kiếm thông tin liên quan trở nên khó khăn hơn.
Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau, nhân viên có thể giao tiếp, hợp tác và quản lý công việc tại một nơi duy nhất, ClickUp Chat, đảm bảo rằng các cuộc hội thoại sẽ dẫn đến hành động.
Các Trợ lý Tự động AI của ClickUp Brain kết hợp với ClickUp Chat để cải thiện giao tiếp mà không làm mất bối cảnh. Ví dụ, ClickUp Brain quét các chủ đề trò chuyện dài và tạo ra các bản tóm tắt ngắn gọn, giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt các điểm chính.
Nó cũng có thể đề xuất các câu trả lời và tinh chỉnh tin nhắn, đảm bảo sự rõ ràng và tính chuyên nghiệp. Phần hay nhất? Bạn có thể chuyển các cuộc trò chuyện thành công việc, chỉ định người phụ trách và liên kết các tài liệu liên quan, giảm thiểu việc theo dõi thủ công.
ClickUp Chat cũng giúp các công việc hàng ngày trở nên ít phức tạp hơn thông qua:
- Tóm tắt tức thì: Tóm tắt nhanh các chủ đề trò chuyện dài để mọi người cùng hiểu nhau
- Điểm chính: Tự động trích xuất các điểm quan trọng hoặc quyết định từ các cuộc hội thoại
- Tạo mục hành động: Chuyển các điểm thảo luận thành công việc hoặc theo dõi chỉ với một cú nhấp chuột
- Bản nháp nhanh: Yêu cầu AI giúp bạn viết câu trả lời, cập nhật hoặc theo dõi ngay trong cuộc trò chuyện
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tìm kiếm kết nối ClickUp để nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu, nhiệm vụ hoặc cuộc hội thoại nào trên tất cả các ứng dụng công việc được kết nối của bạn. Chỉ cần nhập những gì bạn cần, ClickUp Brain sẽ tìm kiếm kết quả phù hợp nhất, thậm chí tóm tắt những thông tin quan trọng.
5. Tích hợp tin nhắn không đồng bộ vào chiến lược giao tiếp nội bộ của bạn
Tin nhắn video không đồng bộ là một cách tuyệt vời để truyền đạt thông tin cập nhật, chia sẻ thông báo hoặc cung cấp phản hồi, đặc biệt là khi làm việc với các nhóm trải rộng trên các múi giờ khác nhau. Chúng cho phép mọi người cập nhật thông tin theo thời gian thuận tiện của mình mà không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Với ClickUp Clips, giao tiếp không đồng bộ trở nên mạnh mẽ hơn. Công cụ này tự động chuyển video của bạn thành văn bản, giúp bạn có thể tìm kiếm bằng từ khóa hoặc thời điểm cụ thể, để đồng nghiệp có thể nhanh chóng tìm thấy những phần quan trọng nhất.
Các clip cũng được tự động sắp xếp trong một trung tâm tập trung, và AI giúp đặt tên và phân loại chúng để dễ dàng truy xuất. Cho dù bạn đang báo cáo lỗi hay chia sẻ thông tin cập nhật, bạn chỉ cần quay một video ngắn, và AI sẽ tạo ra một công việc từ đó.
Đây là cách thông minh để giữ mọi thứ được tổ chức và đảm bảo các thông điệp của bạn dễ tham khảo mà không cần thêm cuộc họp hay theo dõi dài dòng.
💟 Phần thưởng: Tăng cường hiệu quả quy trình giao tiếp nội bộ bằng cách tích hợp nhiều LLM (như ChatGPT, Claude hoặc Gemini) trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Kết hợp tính năng này với các công cụ tìm kiếm web tích hợp để brainstorming, nghiên cứu và tạo nội dung — tất cả mà không cần rời khỏi ClickUp. Cho dù bạn đang soạn thảo email, phân tích dữ liệu hay phác thảo dự án, bạn có thể chuyển đổi giữa các mô hình và kết quả tìm kiếm trong thời gian thực để có được những thông tin chi tiết nhất từ mỗi công cụ. ✨
Samantha Dengate, Giám đốc dự án cấp cao tại Diggs, đã cấu trúc hệ thống giao tiếp của công ty bằng ClickUp:
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi người trong nhóm có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
Thách thức và yếu tố cần lưu ý khi triển khai AI trong giao tiếp nội bộ
Giao tiếp nội bộ bằng AI nghe có vẻ như sẽ giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến giao tiếp tại nơi làm việc. Tuy nhiên, nó cũng đi kèm với những thách thức không nhỏ.
Trước khi triển khai các quy trình này, hãy lưu ý các rào cản sau và điều chỉnh giải pháp cho phù hợp:
1. Bảo mật dữ liệu
Khoảng 50% nhân viên Mỹ lo ngại về độ chính xác, và 40% lo lắng về vi phạm quyền sở hữu trí tuệ khi triển khai AI tạo sinh trong giao tiếp nội bộ.
Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức phải:
- Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu như GDPR hoặc CCPA để bảo vệ thông tin nhân viên
- Áp dụng mã hóa và kiểm soát truy cập để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trái phép
- Hãy minh bạch với nhân viên về cách AI xử lý và lưu trữ dữ liệu giao tiếp của họ
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu kế hoạch truyền thông dự án miễn phí: Excel, Word và ClickUp
2. Sự kháng cự trong việc áp dụng
Theo báo cáo, 70% nhân viên cần nâng cấp kỹ năng để sử dụng AI trong quy trình công việc của họ. Đương nhiên, khoảng cách này khiến họ lo lắng về bảo mật việc làm, nghi ngờ về độ tin cậy và cảm thấy không thoải mái với tự động hóa. Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, các công ty có thể:
- Truyền đạt vai trò của AI như một công cụ hỗ trợ, không phải là sự thay thế cho tương tác giữa con người với con người
- Cung cấp đào tạo và hướng dẫn để cho nhân viên thấy AI có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của họ như thế nào (Trong hệ sinh thái ClickUp, bạn có thể sử dụng ClickUp University để đào tạo)
- Thu thập phản hồi thường xuyên để giải quyết các vấn đề và hoàn thiện việc triển khai AI
👀 Bạn có biết? 78% nhân viên cho biết cơ hội học tập ảnh hưởng đến quyết định chuyển việc của họ.
3. Tích hợp với các công cụ hiện có
Một trong những nguyên nhân chính gây ra hỗn loạn trong giao tiếp là việc sử dụng nhiều kênh giao tiếp phân tán trên các công cụ khác nhau. Để tập trung tất cả thông tin vào một nơi, hãy chọn một nền tảng thống nhất với khả năng tích hợp đa dạng.
Ví dụ, ClickUp Integrations tương thích với hơn 1.000 công cụ làm việc.
Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ:
- Tận dụng các công cụ AI tương thích với API kết nối liền mạch với phần mềm hiện có
- Thực hiện các chương trình thử nghiệm trước khi triển khai trên quy mô lớn để đánh giá hiệu quả tích hợp
- Theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc để đảm bảo AI nâng cao, không làm phức tạp, quá trình giao tiếp
Xu hướng tương lai của AI và truyền thông nội bộ
Khi AI tiếp tục phát triển, vai trò của nó trong truyền thông nội bộ sẽ vượt xa tự động hóa. Hãy mong đợi phân tích cảm xúc thông minh hơn, tin nhắn siêu cá nhân hóa và thông tin chi tiết dự đoán, cho phép các công ty tăng cường sự tham gia, giải quyết các mối quan ngại và thúc đẩy kết nối nơi làm việc mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Dưới đây là một cái nhìn sơ lược về tương lai của truyền thông nội bộ AI:
Giải quyết tình trạng quá tải thông tin
Một trong những thách thức lớn nhất được chỉ ra là khối lượng tin nhắn khổng lồ mà nhân viên phải đối mặt. Ít nhất 43% chuyên gia truyền thông nội bộ đã chỉ ra quá tải thông tin là thách thức hàng đầu.
Trí tuệ nhân tạo tạo sinh (Generative AI) có thể hỗ trợ bằng cách:
- Lọc và sắp xếp nội dung theo mức độ liên quan và vai trò của nhân viên
- Tạo bản tóm tắt cá nhân hóa các thông điệp quan trọng, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin cập nhật quan trọng nào
Ví dụ: AI phân tích dữ liệu có thể quét hộp thư đến và trò chuyện nội bộ của bạn, sau đó tạo bản tóm tắt buổi sáng ngắn gọn, nêu bật các tin nhắn khẩn cấp, cuộc họp sắp tới và các cập nhật quan trọng phù hợp với vai trò của bạn.
📮 ClickUp Insight: 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng AI cho công việc của họ, nhưng hơn 50% ngại sử dụng AI trong công việc. Ba rào cản chính là thiếu sự tích hợp liền mạch, khoảng cách kiến thức và lo ngại về bảo mật.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu AI được tích hợp vào không gian làm việc của bạn và đã được bảo mật? ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, biến điều này thành hiện thực. Nó hiểu các lệnh bằng ngôn ngữ đơn giản, giải quyết cả ba mối quan ngại về việc áp dụng AI đồng thời kết nối các cuộc trò chuyện, nhiệm vụ, tài liệu và kiến thức của bạn trong không gian làm việc. Tìm câu trả lời và thông tin chi tiết chỉ với một cú nhấp chuột!
Thử nghiệm với các phương tiện mới
Theo báo cáo, nhiều tổ chức đang chuyển sang các phương tiện khác ngoài email và lịch họp. Video ngắn, podcast tương tác và thậm chí cả trải nghiệm AR/VR nhập vai đang nổi lên như những lựa chọn thay thế hiệu quả.
Sự thay đổi này có thể đáp ứng các sở thích giao tiếp đa dạng và giảm bớt quá tải thông tin, từ đó nâng cao sự tham gia của nhân viên.
23% người được hỏi mô tả vai trò hiện tại của AI trong giao tiếp nội bộ là "trung lập", trong khi 48% thừa nhận rằng các công cụ AI đã giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Dù vậy, bạn có thể kỳ vọng AI sẽ:
- Thích ứng với sở thích giao tiếp cá nhân và cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa cao hơn
- Điều chỉnh chiến lược giao tiếp dựa trên phản hồi tức thì và hành vi của nhân viên trong thời gian thực
- Tích hợp với chiến lược lãnh đạo để xây dựng hệ thống truyền thông cấp cao minh bạch và có tác động mạnh mẽ
👀 Bạn có biết? 58% nhân viên cho biết họ cảm thấy hài lòng hơn với công việc và cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp nhờ giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc.
Cải thiện trải nghiệm của nhân viên với ClickUp
Giao tiếp rời rạc có thể khiến nhân viên cảm thấy lạc lõng và mất kết nối. Đó là lý do tại sao có một cấu trúc rõ ràng là chìa khóa quan trọng — nó giúp các nhóm thống nhất, giảm tải thông tin và tăng năng suất.
Một nền tảng thống nhất như ClickUp có thể thay đổi cách thức truyền thông được thực hiện. Chuyển một cuộc trò chuyện nhanh thành một nhiệm vụ, tự động ghi lại màn hình hoặc tóm tắt các cập nhật quan trọng bằng AI — tất cả chỉ trong một nơi.
Sẵn sàng đơn giản hóa giao tiếp nội bộ? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!