Google Trang tính phù hợp để sắp xếp dữ liệu nhưng có thể làm chậm tốc độ làm việc của bạn khi bạn gặp sự cố với công thức hoặc phải phân tích số thủ công.
Gemini, trợ lý hỗ trợ bởi AI của Google, giúp tính toán, phân tích, tự động hóa và đưa ra đề xuất thông minh để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng Gemini trong Google Trang tính để đơn giản hóa việc xử lý dữ liệu và tiết kiệm thời gian. 💁
Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một giải pháp thay thế tiện lợi, ClicmUp Brain!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Gemini trong Google Trang tính giúp đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, tự động hóa công thức và nâng cao khả năng phân tích.
- Dưới đây là cách sử dụng:
- Kích hoạt Gemini: Bật tính năng này trong Google Trang tính và cấp quyền truy cập
- Tạo bảng: Tự động tạo bảng có cấu trúc dựa trên lời nhắc
- Tạo công thức: Yêu cầu công thức tính toán dựa trên AI
- Phân tích dữ liệu: Nhận thông tin chi tiết, tóm tắt và phân tích xu hướng
- Nhập từ Google Apps: Lấy dữ liệu từ Tài liệu Google, Drive và Lịch
- Tạo biểu đồ: Yêu cầu các hình ảnh trực quan được đề xuất
- Lưu trữ và tinh chỉnh: Lưu trữ kết quả do AI tạo ra và thực hiện các điều chỉnh
- Gemini gặp khó khăn với phân tích dữ liệu phức tạp, chạy chậm với tập dữ liệu lớn, cung cấp khả năng vẽ biểu đồ giới hạn và có giới hạn hàng tháng nghiêm ngặt là 500 tương tác
- ClickUp cung cấp một cách thông minh hơn để quản lý dữ liệu với: ClickUp Brain: Tự động hóa phân tích dữ liệu và xu hướng Chế độ xem bảng: Sắp xếp dữ liệu như bảng tính với các cột linh hoạt Cộng tác liền mạch: Kết nối dữ liệu với nhiệm vụ, tài liệu và thảo luận
- ClickUp Brain: Tự động hóa phân tích dữ liệu và xu hướng
- Chế độ xem bảng: Sắp xếp dữ liệu như bảng tính với các cột linh hoạt
- Cộng tác liền mạch: Kết nối dữ liệu với công việc, tài liệu và thảo luận
- ClickUp Brain: Tự động hóa phân tích dữ liệu và xu hướng
- Chế độ xem bảng: Sắp xếp dữ liệu như bảng tính với các cột linh hoạt
- Cộng tác liền mạch: Kết nối dữ liệu với công việc, tài liệu và thảo luận
Cách sử dụng Gemini trong Google Trang tính
Thực hiện các bước chi tiết sau để khai thác toàn bộ tiềm năng của Gemini và hợp lý hóa việc quản lý và phân tích dữ liệu trong Google Trang tính. 🎯
Bước #1: Kích hoạt Gemini
Mở Google Trang tính và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Tìm biểu tượng Gemini trên Ribbon. Cấp cho Gemini các quyền truy cập cần thiết để làm việc với bảng tính của bạn.
🧠 Thông tin thú vị: Ngoài các hàm tiêu chuẩn, Google Trang tính còn cho phép bạn tạo công thức Google Trang tính tùy chỉnh bằng Google Apps Script. Điều này giúp bạn tự động hóa các công việc và tạo các phép tính chuyên biệt phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước #2: Tạo bảng
Trong thanh bên Gemini, nhập lệnh hoặc chọn từ các đề xuất được gợi ý. Để tạo bảng, nhấp vào Tạo bảng hoặc nhập yêu cầu, chẳng hạn như Tạo bảng chi phí hàng tháng.
Thay thế văn bản giữ chỗ bằng dữ liệu hoặc nhập liệu cụ thể của bạn, Gemini sẽ tự động tạo bảng trong Google Trang tính.
Bạn cũng có thể thêm dữ liệu vào bảng tính và sử dụng tùy chọn Chuyển đổi thành bảng ở cuối màn hình.
🔍 Bạn có biết? Google Gemini cung cấp quyền truy cập qua API, cho phép các nhà phát triển tích hợp các tính năng mạnh mẽ của nó vào ứng dụng của họ. Điều này cho phép các doanh nghiệp và nhà phát triển xây dựng các giải pháp và tự động hóa Google Trang tính tùy chỉnh dựa trên khả năng xử lý ngôn ngữ và tạo hình ảnh của Gemini.
Bước #3: Tạo công thức và phân tích dữ liệu
Sử dụng thanh bên Gemini để yêu cầu các công thức cụ thể bằng cách nhập lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ: 'Tạo công thức để tính tổng doanh thu từ cột A. ' Công cụ AI cho Google Trang tính sẽ tạo công thức và giải thích các thành phần của công thức, giúp bạn dễ hiểu và sử dụng.
Nhập câu hỏi như "Doanh thu trung bình trong quý 4 là bao nhiêu?" hoặc "Đánh dấu xu hướng trong tập dữ liệu này". Gemini sẽ xử lý thông tin và cung cấp thông tin chi tiết, tóm tắt và xu hướng dữ liệu rõ ràng để bạn phân tích.
🧠 Thông tin thú vị: Google Gemini là kết quả của sự hợp tác giữa Google và DeepMind, một trong những phòng thí nghiệm nghiên cứu AI hàng đầu thế giới. DeepMind nổi tiếng với việc phát triển một số mô hình AI tiên tiến nhất, như AlphaGo.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một mẹo hay trong Google Trang tính là áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô. Bạn có thể thay đổi màu sắc của ô dựa trên giá trị của chúng; chọn các ô và chuyển đến Định dạng > Định dạng có điều kiện. Đặt tiêu chí của bạn, ví dụ: 'lớn hơn 10' và chọn kiểu định dạng để làm nổi bật các xu hướng dữ liệu quan trọng một cách trực quan.
Bước 4: Nhập dữ liệu từ Google Apps
Sử dụng các lệnh để lấy dữ liệu từ các ứng dụng Google Workspace khác. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu "Nhập bảng này từ Tài liệu Google". Sử dụng ký hiệu "@" để tham chiếu nhanh và nhập tệp trong Google Drive vào bảng tính của bạn. Bạn cũng có thể lập lịch dựa trên dữ liệu trong không gian làm việc của mình.
🧠 Thông tin thú vị: Sử dụng Google Trang tính ngoại tuyến bằng cách bật chế độ ngoại tuyến trong Google Drive. Đây là tính năng hữu ích nếu bạn cần làm việc trên bảng tính khi đang đi du lịch hoặc ở những nơi không có kết nối internet.
Bước #5: Tạo biểu đồ (giới hạn)
Yêu cầu Gemini đề xuất biểu đồ bằng cách nhập yêu cầu như "Đề xuất biểu đồ tốt nhất để hiển thị dữ liệu này"
Mặc dù việc tạo biểu đồ vẫn còn bị giới hạn, nhưng tính năng này sẽ hướng dẫn bạn đến các loại và phương pháp trực quan hóa phù hợp nhất cho tập dữ liệu của bạn.
📖 Cũng nên đọc: Cách tự động hóa Excel để hợp lý hóa quy trình làm việc và công việc của bạn
Bước #6: Lưu và tinh chỉnh công việc
Thường xuyên lưu các kết quả do Gemini tạo ra, chẳng hạn như bảng và công thức, trực tiếp vào bảng tính của bạn để đảm bảo không mất dữ liệu trong quá trình làm mới. Xem lại và tinh chỉnh các kết quả để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Theo dõi thông báo và cập nhật từ Google để luôn được thông báo về các tính năng và cải tiến mới của Gemini.
⚙️ Phần thưởng: Truy cập bảng tham khảo Google Trang tính để xử lý số liệu như một chuyên gia.
Hạn chế khi sử dụng Gemini trong Google Trang tính
Bạn cần hiểu rõ các giới hạn của Gemini để có thể tận dụng tối đa công cụ này và tìm ra các giải pháp thay thế khi cần thiết.
Hãy cùng khám phá những nhược điểm chính của việc sử dụng Gemini trong Google Trang tính. 👇
- Khó khăn cơ bản trong phân tích dữ liệu: Google Trang tính không thể thực hiện phân tích dữ liệu phức tạp khi được sử dụng làm cơ sở dữ liệu. Thay vì trực tiếp tạo ra thông tin chi tiết, Google Trang tính chủ yếu đề xuất các công thức, điều này có thể gây khó chịu nếu bạn cần khả năng phân tích sâu hơn
- Hiệu suất chậm với tập dữ liệu lớn: Người dùng đã ghi chú về sự chậm trễ hiệu suất và trong một số trường hợp, Gemini không xử lý dữ liệu chính xác, gây gián đoạn các công việc dựa trên dữ liệu
- Khả năng hiển thị hạn chế: Bạn có thể gặp khó khăn trong việc tạo biểu đồ hoặc đồ thị có ý nghĩa, vốn rất cần thiết cho việc truyền đạt dữ liệu và ra quyết định hiệu quả
- Giới hạn sử dụng nghiêm ngặt: Gemini trong Google Trang tính có giới hạn sử dụng hàng tháng là 500 tương tác, được đặt lại mỗi tháng
🔍 Bạn có biết? Bạn có thể mở và chỉnh sửa tệp Microsoft Excel trực tiếp trong Google Trang tính, giúp việc chuyển đổi giữa hai nền tảng trở nên dễ dàng. Google Trang tính cũng hỗ trợ nhiều hàm Excel.
Sử dụng AI và Google Trang tính với ClickUp
ClickUp, ứng dụng làm việc tất cả trong một, là nền tảng quản lý dự án và năng suất giúp các nhóm và cá nhân quản lý công việc, dự án và quy trình làm việc của họ. Từ theo dõi dự án và cộng tác với nhóm đến hợp lý hóa danh sách việc cần làm cá nhân, ứng dụng này cung cấp một bộ công cụ để giữ mọi thứ ở một nơi.
ClickUp Brain
Với mạng nơ-ron tích hợp được hỗ trợ bởi AI, ClickUp Brain, nền tảng này mang đến cho bạn một giải pháp thông minh hơn để đơn giản hóa các dự án phức tạp, tạo ra ý tưởng và cải thiện quá trình ra quyết định trên toàn bảng.
Các chức năng của nó vượt xa quản lý dữ liệu và công việc. ClickUp Brain có thể tạo nội dung như bài đăng trên blog, cập nhật mạng xã hội và tài liệu tiếp thị, đồng thời đưa ra đề xuất để tinh chỉnh ngữ pháp, giọng điệu và cấu trúc. Nó cũng phân tích xu hướng, chiến lược của đối thủ cạnh tranh và sở thích của khách hàng để giúp bạn tạo nội dung có mục tiêu và tác động hơn.
Ngoài ra, nó còn hợp lý hóa quy trình làm việc thông qua tự động hóa thông minh, giúp bạn khám phá những thông tin chi tiết có thể hành động và hợp tác dễ dàng hơn với các đề xuất dựa trên AI phù hợp với mục tiêu của bạn.
Chế độ xem bảng ClickUp
ClickUp cũng cung cấp Chế độ xem bảng ClickUp để sắp xếp dữ liệu của bạn giống như bảng tính nhưng linh hoạt hơn.
Tính năng này cho phép bạn cấu trúc công việc, theo dõi tiến độ và quản lý dữ liệu tại một nơi. Bạn có thể tùy chỉnh các cột để hiển thị các chi tiết quan trọng như trạng thái công việc, ngày đáo hạn, người được giao, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa.
Cần một cách nhanh chóng để lọc công việc? Không có vấn đề gì. Áp dụng bộ lọc để tập trung vào những việc quan trọng nhất. Tốt hơn nữa, nhóm của bạn có thể cập nhật và quản lý công việc cùng nhau bằng cách cộng tác thời gian thực mà không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng ClickUp Brain trong Chế độ xem bảng. ⚒️
Bước #1: Sắp xếp dữ liệu của bạn
Chuyển đến trang Trang chủ trên không gian làm việc ClickUp của bạn. Nhấp vào Chế độ xem để xem biểu tượng Chế độ xem bảng và chọn biểu tượng đó. Thao tác này sẽ chuyển đổi dữ liệu của bạn sang định dạng giống bảng tính.
Bước #2: Mở ClickUp Brain
Nhấp vào Hỏi AI ở góc trên bên phải.
Điều này sẽ mở khóa các tính năng của Brain, cho phép bạn tạo ra những hiểu biết sâu sắc, tự động hóa công việc và hợp lý hóa việc tổ chức dữ liệu trong Chế độ xem bảng.
🧠 Thông tin thú vị: Theo một cuộc khảo sát của McKinsey, hơn hai phần ba số người được hỏi ở hầu hết các khu vực cho biết tổ chức của họ đang sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI).
Bước #3: Tóm tắt và phân tích dữ liệu
Muốn xem nhanh tiến độ dự án?
Yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt trạng thái nhiệm vụ, đánh dấu các mục quá hạn hoặc phân tích phân phối khối lượng công việc. Tính năng này giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt mà không cần phải sàng lọc dữ liệu thủ công.
ClickUp Brain cũng có thể tạo bảng dữ liệu có cấu trúc dựa trên các nhiệm vụ của bạn, giúp bạn phân tích các tập dữ liệu lớn hiệu quả hơn.
Sau khi thu thập thông tin chi tiết dựa trên AI, bạn có thể chia sẻ trực tiếp trong Chế độ xem bảng.
🔍 Bạn có biết? AI tạo ra nội dung sẽ trở thành thị trường trị giá 1,3 nghìn tỷ đô la vào năm 2032, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 42% trong 10 năm tới. Nhu cầu ngày càng tăng đối với các sản phẩm AI tạo ra nội dung dự kiến sẽ tạo thêm 280 tỷ đô la doanh thu phần mềm mới, nêu bật tác động đáng kể của AI trong các ngành công nghiệp trong thập kỷ tới.
📖 Cũng nên đọc: Các tiện ích bổ sung và phần mở rộng tốt nhất cho Google Trang tính để tăng năng suất
Đảo ngược tình thế với ClickUp
Sử dụng Gemini trong Google Trang tính là một cách tuyệt vời để hợp lý hóa các công việc liên quan đến dữ liệu, tóm tắt thông tin, tạo công thức hoặc hiểu các tập dữ liệu lớn.
Tuy nhiên, hiệu quả nhờ AI không chỉ dừng lại ở đó. Trong khi Gemini chỉ hỗ trợ phân tích, việc quản lý dữ liệu trên nhiều dự án, nhóm và quy trình làm việc đòi hỏi một giải pháp tất cả trong một như ClickUp.
Ứng dụng toàn diện cho công việc cung cấp tính năng tự động hóa mạnh mẽ, chế độ xem có thể tùy chỉnh, bao gồm Chế độ xem bảng ClickUp và thông tin chi tiết dựa trên AI để biến dữ liệu thô thành kết quả có thể hành động.
Kiểm soát dữ liệu của bạn và đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅