Các dự án thành công phát triển nhờ mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan, khiến sự tham gia của các bên liên quan trở thành yếu tố quan trọng trong bất kỳ chiến lược nào.
Nghiên cứu của Alex Chernyi và Juha Outila cho thấy các tổ chức ưu tiên tập trung vào các bên liên quan thường đạt được kết quả tài chính tốt hơn theo thời gian.
Khuyến khích giao tiếp rõ ràng và hiệu quả trong nhóm là điều quan trọng hơn bao giờ hết để giữ cho các bên liên quan thống nhất, thông tin và hài lòng.
Tuy nhiên, việc xây dựng một kế hoạch tham gia của các bên liên quan hiệu quả có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt là khi bạn đang xử lý nhiều ưu tiên. Đó là lý do tại sao việc có sẵn các mẫu sẵn sàng sử dụng có thể giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong cách tiếp cận của bạn.
Hãy xem 10 mẫu kế hoạch tương tác với các bên liên quan miễn phí này để củng cố chiến lược và tăng cường sự hợp tác của bạn.
Mẫu kế hoạch tương tác với các bên liên quan là gì?
Mẫu Kế hoạch Tham gia của các bên liên quan là các công cụ được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý và giao tiếp với các bên liên quan trong suốt giai đoạn dự án hoặc sáng kiến của tổ chức.
Các mẫu này bao gồm tất cả các yếu tố quan trọng trong quản lý các bên liên quan, bao gồm:
- Xác định các bên liên quan chính
- Hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng của họ
- Phát triển các phương pháp giao tiếp với các bên liên quan
- Xây dựng chiến lược tham gia rõ ràng
Mẫu được cấu trúc tốt phác thảo cách duy trì giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan, nêu chi tiết tần suất giao tiếp, kênh giao tiếp ưa thích và loại thông tin cần chia sẻ.
👀Bạn có biết? Nghiên cứu cho thấy sự tham gia của các bên liên quan có thể dẫn đến tỷ lệ hài lòng trung bình 80% trong số các bên liên quan đến dự án.
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch tương tác với các bên liên quan tốt?
Một mẫu kế hoạch tham gia của các bên liên quan vững chắc là điều cần thiết để hợp tác hiệu quả và thực hiện dự án suôn sẻ.
Bạn nên tìm các tính năng sau:
- Phân tích toàn diện các bên liên quan: Bao gồm các công cụ để xác định và phân loại các bên liên quan đến dự án dựa trên ảnh hưởng và lãi suất của họ
- Lập bản đồ các bên liên quan: Cung cấp khung hình ảnh để lập bản đồ các mối quan hệ và tiến hành phân tích các bên liên quan
- Cách tiếp cận tham gia rõ ràng: Cung cấp các hướng dẫn để điều chỉnh các tương tác, đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan
- Kế hoạch truyền thông chi tiết: Phác thảo các phương pháp, tần suất và kênh truyền thông nhất quán và minh bạch
- Quy trình quản lý các bên liên quan được xác định rõ ràng: Đảm bảo cách tiếp cận có cấu trúc để giải quyết các vấn đề và thúc đẩy hợp tác trong suốt vòng đời dự án
- Tập trung vào các thành viên hội đồng quản trị: Bao gồm các chiến lược để thu hút và thông báo hiệu quả cho các nhà ra quyết định quan trọng
- Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Cho phép thích ứng với các yêu cầu cụ thể của dự án và sự thay đổi của các bên liên quan bằng cách tích hợp với các công cụ lãnh đạo
🧠 Thông tin thú vị: Quản lý các bên liên quan có từ những năm 1980 và bắt nguồn từ đạo đức kinh doanh và lý thuyết tổ chức. Những người áp dụng sớm không có công cụ hiện đại, chỉ có bảng phấn và rất nhiều kiên nhẫn!
Xem thêm: Phần mềm quản lý các bên liên quan tốt nhất
10 mẫu kế hoạch tương tác với các bên liên quan miễn phí
10 mẫu kế hoạch tương tác với các bên liên quan miễn phí này cung cấp phương pháp có cấu trúc để phân tích, lập bản đồ và lập kế hoạch truyền thông với các bên liên quan nhằm đơn giản hóa quá trình quan trọng này.
Điều làm cho các mẫu này trở nên mạnh mẽ hơn nữa là sự tích hợp với ClickUp, ứng dụng công việc toàn diện kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm, tất cả trong một nền tảng — được tăng tốc bởi tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
Philip Storry, người dùng ClickUp, Quản trị viên hệ thống cấp cao tại SYZYGY, trích dẫn:
Trước khi sử dụng ClickUp, các nhóm khác nhau sử dụng nhiều công cụ khác nhau, khiến việc phối hợp trở nên khó khăn hơn và nhân viên chuyển sang nhóm khác phải học các sản phẩm mới cũng như quy trình làm việc mới. ClickUp đã giải quyết những vấn đề này cho chúng tôi và giúp phá vỡ các rào cản hoạt động bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc giữa các nhóm. Các bên liên quan của chúng tôi, cho dù là khách hàng hay ban quản lý, giờ đây có thể theo dõi tiến độ công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không phải trả thêm chi phí.
Trước khi sử dụng ClickUp, các nhóm khác nhau sử dụng nhiều công cụ khác nhau, khiến việc phối hợp trở nên khó khăn hơn và nhân viên chuyển sang nhóm khác phải học các sản phẩm mới cũng như quy trình làm việc mới. ClickUp đã giải quyết những vấn đề này cho chúng tôi và giúp phá vỡ các rào cản trong hoạt động bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác giữa các nhóm. Các bên liên quan của chúng tôi, cho dù là khách hàng hay ban quản lý, giờ đây có thể theo dõi tiến độ công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không tốn thêm chi phí.
Hãy khám phá các mẫu này:
1. Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp
Các dự án có thể nhanh chóng bị trật bánh nếu không có sự hiểu biết rõ ràng về động lực của các bên liên quan do thông tin truyền đạt không rõ ràng và kỳ vọng không được đáp ứng.
Mẫu Phân tích các bên liên quan của ClickUp đơn giản hóa việc quản lý các bên liên quan và đảm bảo thành công của dự án. Mẫu này giúp các nhóm đánh giá sức mạnh, ảnh hưởng và lãi suất của các bên liên quan, mở đường cho sự giao tiếp và hợp tác hiệu quả.
Dưới đây là một số tính năng chính của mẫu:
- Chế độ xem theo mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan: Phân tích sức mạnh và ảnh hưởng của từng bên liên quan đối với dự án để sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt hơn
- Các bên liên quan theo chế độ xem hành động: Đánh giá mức độ hành động mà các bên liên quan nội bộ có thể thực hiện để hỗ trợ hoặc tác động đến dự án của bạn
- Các bên liên quan theo chế độ xem hỗ trợ: Xác định các bên liên quan có lãi suất cao, có khả năng cung cấp hỗ trợ nhiều nhất
- Chế độ xem các bên liên quan: Có cái nhìn tổng quan về tất cả các bên liên quan, bao gồm vai trò và tên của họ để đảm bảo tính rõ ràng
- Quản lý thông tin dự án: Sắp xếp các công việc với trạng thái 'Đang mở' và 'Đã hoàn thành' để theo dõi tiến độ
- Hướng dẫn bắt đầu: Thực hiện theo hướng dẫn từng bước để thiết lập dễ dàng
Lý tưởng cho: Các nhóm dự án để thống nhất quan điểm khi xác định các bên liên quan và đánh giá nhu cầu của họ
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng bản đồ các bên liên quan để hiểu mức độ quan tâm và ảnh hưởng của họ, sau đó tùy chỉnh phương pháp giao tiếp của bạn. Ví dụ, các bên liên quan có mức độ quan tâm và ảnh hưởng cao có thể cần cập nhật thường xuyên và báo cáo chi tiết, trong khi những bên khác chỉ cần tóm tắt định kỳ.
2. Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông ClickUp
Biên bản cuộc họp cổ đông rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Biên bản giúp mọi người được thông báo về những quyết định đã được đưa ra và đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót.
Mẫu Biên bản cuộc họp cổ đông của ClickUp rất hữu ích để ghi chép các cuộc họp cổ đông một cách chính xác và hiệu quả.
Mẫu này đảm bảo tính rõ ràng, thống nhất và trách nhiệm giải trình, những yếu tố cần thiết cho bất kỳ kế hoạch tương tác với các bên liên quan nào của doanh nghiệp.
Mẫu này có thể giúp bạn như sau:
- Tạo/lập dự án: Thiết lập một dự án riêng cho mỗi cuộc họp cổ đông để giữ mọi thứ được tổ chức
- Hợp tác với các bên liên quan: Mời các bên liên quan, điều chỉnh lịch trình và sử dụng mẫu để hợp tác ghi lại các cuộc thảo luận quan trọng
- Tài liệu cuộc họp: Ghi lại tất cả các điểm chính, quyết định và ý tưởng trong một định dạng dễ truy cập
- Theo dõi mục hành động: Sắp xếp biên bản cuộc họp để nêu bật tiến độ, quyết định và công việc cần thực hiện để theo dõi
- Cập nhật thời gian thực: Thiết lập thông báo để luôn được cập nhật về tiến độ và kết quả cuộc họp
Phù hợp cho: Thư ký công ty để ghi chép quyết định và lập biên bản quyết định
Đọc thêm: Mẫu bản đồ các bên liên quan miễn phí trong Excel & ClickUp
3. Mẫu báo cáo tiến độ dự án ClickUp
Mẫu Báo cáo Tiến độ Dự án ClickUp được thiết kế để thông báo cho các nhóm và các bên liên quan khác về các cập nhật, cột mốc và các bước tiếp theo của dự án.
Mẫu này mang lại sự minh bạch và sự phù hợp với mong đợi của các bên liên quan, đồng thời giúp các nhóm quản lý dự án hiệu quả.
Dưới đây là một số tính năng chính của mẫu:
- Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ ở mỗi bước với trạng thái công việc được cá nhân hóa, giúp dễ dàng giám sát các cập nhật
- Trường Tùy chỉnh: Thêm thuộc tính vào công việc để giúp sắp xếp và phân loại các bên liên quan dựa trên vai trò hoặc mức độ tham gia của họ vào dự án
- Chế độ xem tùy chỉnh: Sử dụng nhiều chế độ xem, chẳng hạn như Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc và Lịch, để trình bày cập nhật dự án một cách rõ ràng và thu hút các bên liên quan bằng dữ liệu trực quan
- Công cụ quản lý dự án: Hợp lý hóa quy trình làm việc với thẻ, việc con lồng nhau, nhãn ưu tiên và khả năng chỉ định nhiều thành viên trong nhóm
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn theo dõi các cột mốc của dự án và chuẩn bị báo cáo tiến độ
👀 Bạn có biết? Nghiên cứu được thực hiện bởi Viện Drucker, Wall Street Journal và S&P Global cho thấy rằng tập trung vào sự hài lòng của khách hàng đã thúc đẩy lợi nhuận và mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, từ nhân viên đến cổ đông. Điều thú vị là, mặc dù đầu tư vào cộng đồng địa phương là rất quan trọng, nhưng nó lại có tác động nhỏ nhất và chậm nhất đến thành công chung của chúng tôi.
4. Mẫu báo cáo trạng thái dự án hàng tháng của ClickUp
Việc cập nhật tiến độ dự án cho mọi người là rất quan trọng. Báo cáo trạng thái hàng tháng là một cách tuyệt vời để thực hiện điều đó. Nhưng hãy thành thật mà nói, việc soạn thảo một báo cáo dễ đọc có thể là một công việc thực sự khó khăn.
Mẫu báo cáo trạng thái dự án hàng tháng của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và giữ cho các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin. Mẫu này giúp báo cáo dễ dàng hơn bằng cách hợp nhất các dữ liệu quan trọng vào một nền tảng dễ sử dụng.
Dưới đây là những việc bạn có thể làm với mẫu này:
- Theo dõi các dự án ở các giai đoạn khác nhau, từ đang chờ xử lý đến đã hoàn thành, đảm bảo cập nhật chính xác
- Bao gồm các chỉ số quan trọng như công việc đã hoàn thành, công việc đang chờ xử lý, ngân sách, dòng thời gian và rủi ro đã xác định
- Theo dõi các chi tiết quan trọng như chi phí, thời hạn và khối lượng công việc để phù hợp với mục tiêu dự án
- Sử dụng Mục tiêu ClickUp để đo lường tiến độ so với mục tiêu dự án
- Đặt nhắc nhở tự động để xem xét và cập nhật báo cáo hàng tháng để đảm bảo tính nhất quán
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ và thời hạn của dự án
Đọc thêm: Mẫu báo cáo tác động miễn phí cho các nhóm trong ClickUp
5. Mẫu kế hoạch truyền thông với các bên liên quan của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Truyền thông với các bên liên quan của ClickUp giúp đơn giản hóa việc xây dựng chiến lược truyền thông rõ ràng và có thể thực hiện được cho các dự án của bạn.
Mẫu này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan luôn được thông báo, tham gia và thống nhất với các mục tiêu của dự án.
Đây là những việc bạn có thể làm:
- Động não hợp tác: Sử dụng ClickUp Doc để xác định mục tiêu và chiến lược truyền thông một cách hợp tác
- Tổ chức công việc: Tạo công việc để tổ chức các bên liên quan, phân công vai trò và thiết lập trách nhiệm
- Trường Tùy chỉnh: Theo dõi các kênh và phương thức liên lạc để đảm bảo mỗi thông điệp đến được đúng đối tượng một cách hiệu quả
- Đang theo dõi cột mốc: Đặt và theo dõi các cột mốc để đo lường thành công của các nỗ lực truyền thông của bạn
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm muốn tổ chức và theo dõi thông tin liên lạc trong nhóm
6. Mẫu truyền thông nội bộ ClickUp
Bạn muốn xây dựng văn hóa công ty vững mạnh và giữ cho nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin? Mẫu Giao tiếp nội bộ của ClickUp có thể giúp bạn! Mẫu này giúp bạn dễ dàng chia sẻ tin tức và cập nhật quan trọng với mọi người để họ biết những gì đang xảy ra và có thể làm việc hiệu quả.
Ngoài ra, nó còn giúp luồng thông tin giữa các bộ phận diễn ra suôn sẻ, giúp công việc nhóm trở nên dễ dàng.
Mẫu này giúp cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận và đồng nghiệp. Dưới đây là một số tính năng khác của mẫu:
- Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ giao tiếp với các trạng thái như 'Đã được phê duyệt', 'Cần sửa đổi', 'Đã xuất bản', 'Đã lên lịch' và 'Việc cần làm'
- Trường Tùy chỉnh: Sử dụng các thuộc tính như 'Loại', 'Tệp liên quan', 'Liên kết liên quan', 'Bộ phận' và 'Mô tả' để lưu trữ và sắp xếp các chi tiết liên lạc quan trọng
- Chế độ xem tùy chỉnh: Truy cập sáu chế độ xem khác nhau, bao gồm Xem danh sách giao tiếp, Bảng trạng thái, Lịch, Loại sự kiện và Hoạt động, để có cái nhìn tổng quan toàn diện
- Công cụ hợp tác dự án: Cải thiện khả năng theo dõi với các tính năng như theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và tích hợp email để cập nhật thông tin liên tục
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm muốn chia sẻ thông tin và giữ liên lạc
7. Mẫu báo cáo trạng thái dự án dành cho giám đốc điều hành của ClickUp
Nếu bạn là giám đốc điều hành, báo cáo trạng thái dự án là thứ không thể thiếu. Chúng cung cấp cho bạn bức tranh tổng quan về tình hình dự án để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt, phát hiện sớm các vấn đề hoặc cơ hội tiềm ẩn và giữ mọi người cùng chung một trang.
Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án của ClickUp được thiết kế để giữ cho các bên liên quan được thông báo và dự án đi đúng hướng.
Đây là những yếu tố làm cho mẫu điều lệ dự án này trở nên lý tưởng:
- Theo dõi bằng Trường Tùy chỉnh: Tận dụng 11 thuộc tính như Giai đoạn Dự án, Ngân sách còn lại, Phạm vi, Trưởng dự án và Ngân sách kế hoạch để nắm bắt các chi tiết quan trọng của dự án
- Hình dung bằng chế độ xem tùy chỉnh: Truy cập bảy cấu hình khác nhau, bao gồm Ngân sách, Dòng thời gian, Hướng dẫn bắt đầu, Trạng thái dự án và Giai đoạn dự án, để hiểu rõ về tiến độ dự án
- Đơn giản hóa giao tiếp: Sử dụng email hoặc các kênh khác để chia sẻ báo cáo, đảm bảo các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin mới nhất
- Tự động hóa báo cáo: Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa việc phân phối báo cáo đến đúng người, duy trì sự liên lạc nhất quán
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý muốn chia sẻ và truyền đạt thông tin cập nhật về dự án cũng như theo dõi tiến độ trong thời gian thực
8. Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp
Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp giúp các nhóm đánh giá ảnh hưởng của các bên liên quan đối với các quyết định, sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ và điều chỉnh các nỗ lực để đạt được thành công bằng ma trận đánh giá sự tham gia của các bên liên quan.
Mẫu này cung cấp một cách rõ ràng, trực quan để xác định những hành động quan trọng nhất đối với bạn dựa trên kết quả mong muốn.
Bạn có thể sử dụng ma trận tương tác với các bên liên quan này để dễ dàng:
- Đánh giá mức độ ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng cao so với mức độ quan trọng thấp và mức độ ưu tiên cao so với mức độ ưu tiên thấp
- Sử dụng ghi chú dán để lập kế hoạch công việc theo bốn loại: Việc cần làm trước tiên (Tầm quan trọng cao, Ưu tiên cao), Việc cần làm tiếp theo (Ưu tiên cao, Tầm quan trọng thấp), Việc cần làm sau cùng (Ưu tiên thấp, Tầm quan trọng thấp) và Việc cần làm sau (Ưu tiên thấp, Tầm quan trọng cao)
- Chuyển đổi ghi chú dán thành công việc có thể thực hiện và giao chúng cho các thành viên trong nhóm trực tiếp từ bảng trắng
- Hiện thực hóa ý tưởng của bạn với giao diện cảm ứng, cho phép bạn phác thảo, vẽ và trực quan hóa các khái niệm bằng các thao tác trực quan
Lý tưởng cho: Các chuyên gia muốn hình dung các ưu tiên của dự án và phân công công việc dựa trên tác động và nỗ lực
9. Mẫu kế hoạch RACI của ClickUp
Ma trận RACI (tức là Trách nhiệm, Trách nhiệm giải trình, Tham vấn và Thông báo) là công cụ hữu ích để giữ cho dự án tiến triển. Chúng đảm bảo mọi người biết chính xác ai đang làm việc gì và giúp tránh nhầm lẫn và trễ hạn.
Mẫu kế hoạch RACI của ClickUp làm rõ vai trò và trách nhiệm trong quản lý dự án để nhóm của bạn có thể làm việc gắn kết hướng tới các mục tiêu chung.
Mẫu này cũng hiệu quả không kém trong quản lý các bên liên quan, mang lại cấu trúc và sự rõ ràng.
Dưới đây là một số tính năng chính:
- Tích hợp biểu đồ RACI: Xác định vai trò là Người chịu trách nhiệm, Người chịu trách nhiệm giải trình, Người được tham vấn hoặc Người được thông báo, hợp lý hóa quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình công việc
- Lập kế hoạch cụ thể cho từng dự án: Tạo các dự án riêng cho từng mục tiêu lập kế hoạch RACI để duy trì sự tập trung và tổ chức
- Phân công công việc: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt dòng thời gian và đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình
- Hợp tác với các bên liên quan: Hợp tác với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài để chỉ định vai trò và duy trì sự tham gia phù hợp với mục tiêu dự án
- Theo dõi tiến độ: Sắp xếp công việc thành các danh mục và theo dõi trạng thái của chúng một cách hiệu quả
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn phân chia công việc một cách công bằng, mang lại trách nhiệm giải trình và xây dựng sự minh bạch
10. Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp
Bạn đang gặp khó khăn với các dự án liên tục mở rộng vượt ra ngoài phạm vi ban đầu? Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi của ClickUp rất hữu ích cho việc xác định, theo dõi và kiểm soát phạm vi dự án trong suốt vòng đời của dự án. Mẫu này sẽ đảm bảo các mục tiêu dự án của bạn được ghi chép lại đồng thời kiểm soát các thay đổi.
Dưới đây là những việc bạn có thể làm với mẫu này:
- Theo dõi các thay đổi về phạm vi: Giám sát từng sửa đổi với Trạng thái tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của bạn, chẳng hạn như Đang chờ xử lý, Đã được phê duyệt hoặc Đã bị từ chối
- Sắp xếp các chi tiết quan trọng: Sử dụng Trường Tùy chỉnh để phân loại các thay đổi phạm vi, theo dõi tác động và trực quan hóa dữ liệu quan trọng của dự án
- Quy trình công việc linh hoạt: Tận dụng nhiều chế độ xem, bao gồm Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc và Lịch, để thích ứng với nhu cầu của nhóm và trực quan hóa việc quản lý phạm vi từ mọi góc độ
- Kiểm soát dự án nâng cao: Sử dụng tính năng theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và thông báo qua email để giữ phạm vi dự án phù hợp với mục tiêu tổng thể
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn quản lý phạm vi dự án của mình trong khi vẫn giữ các bên liên quan trong vòng thông tin
Trao quyền cho các bên liên quan của bạn với ClickUp
Một kế hoạch tương tác với các bên liên quan được xây dựng tốt sẽ đơn giản hóa cách bạn quản lý các mối quan hệ và xây dựng sự hợp tác vững chắc hơn.
Với các mẫu có thể tùy chỉnh, nhiều chế độ xem và tự động hóa nâng cao của ClickUp, bạn có thể biến việc quản lý các bên liên quan thành một quy trình liền mạch.
📈 Sẵn sàng đưa chiến lược của bạn lên một tầm cao mới? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!