Theo đuổi năng suất: Hành trình tìm kiếm phần mềm quản lý dự án phù hợp của một công ty tiếp thị kỹ thuật số

Bài viết này là của Ericka Marett, quản lý dự án tại Adhere Creative. Dưới đây là câu chuyện của cô về việc tìm kiếm phần mềm quản lý dự án phù hợp cho công ty quảng cáo kỹ thuật số của họ! Truy cập vào đây để tìm hiểu cách ClickUp có thể giúp công ty quảng cáo kỹ thuật số của bạn.

Bất kỳ ai đã từng làm việc tại công ty quảng cáo đều biết rằng một hệ thống quản lý dự án tiếp thị tốt có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án. Và mặc dù các vấn đề mà các công ty quảng cáo gặp phải khi quản lý khách hàng có thể tương tự nhau, giải pháp lý tưởng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu riêng của từng công ty.

Trong những năm qua, nhu cầu của chúng tôi ngày càng phát triển, dẫn đến sự thất vọng về một số giới hạn mà chúng tôi gặp phải với những gì chúng tôi luôn sử dụng. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu cuộc tìm kiếm: chúng tôi lùi một bước, xắn tay áo lên và bắt đầu cuộc tìm kiếm phần mềm quản lý dự án tuyệt vời.

Bắt đầu hành trình của chúng tôi

Công ty của chúng tôi, Adhere Creative, đã sử dụng Basecamp trong khoảng 8 năm và trong một thời gian dài, chúng tôi rất thích nó! Nó cho phép chúng tôi dễ dàng liên lạc với khách hàng, làm việc theo nhóm trong các dự án và sắp xếp các ngày đáo hạn. Tuy nhiên, dần dần, chúng tôi cảm thấy nó không còn phù hợp nữa. Mặc dù chúng tôi đã chuẩn bị cho sự thay đổi này từ lâu, nhưng bước ngoặt thực sự chỉ đến khi chúng tôi triển khai quản lý dự án linh hoạt.

Chúng tôi đã đóng cửa khoảng một tuần và đi sâu vào sprint, bảng Kanban, hồi tưởng và nhiều thứ khác. Vào cuối tuần tập trung này, chúng tôi đã trở thành một cỗ máy chiến đấu gọn gàng, hiệu quả do chính tôi, scrum master, lãnh đạo (cười ác). Mặc dù chúng tôi thấy hiệu quả làm việc tăng lên đáng kể sau khi triển khai Agile, nhưng chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng Basecamp không thể đáp ứng các quy trình mới của chúng tôi.

Dấu hiệu cảnh báo đầu tiên là Kanban. Nếu bạn không quen thuộc với Kanban, hãy tưởng tượng một bảng đen được chia thành nhiều cột đại diện cho các giai đoạn của một dự án, chẳng hạn như đang tiến hành, khách hàng xem xét và hoàn thành. Tất cả các dự án được di chuyển trên bảng này để thể hiện trực quan tiến độ của toàn bộ công ty.

Thật không may, Basecamp không thể đáp ứng loại cấu trúc này, vì vậy trong khi chúng tôi đang thực hiện các dự án trong Basecamp, chúng tôi phải "di chuyển" các dự án sang một Kanban tạm thời mà chúng tôi xây dựng trong Excel. Như bạn có thể tưởng tượng, mọi thứ thật lộn xộn.

Nói một cách đơn giản, chúng tôi đã phát triển quá nhanh so với Basecamp. Nền tảng này dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí cho một công ty mới thành lập, nhưng khi chúng tôi phát triển, nó chỉ cản trở chúng tôi. Khi Basecamp tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết, mọi người trong nhóm đều nhận ra rằng chúng tôi cần một nền tảng quản lý dự án mới — và nhanh chóng.

Lập danh sách công việc, kiểm tra hai lần

Có hàng trăm nền tảng quản lý dự án hiện có, và việc phải sàng lọc tất cả để tìm ra nền tảng phù hợp nhất là một công việc khó khăn. Vì vậy, như bất kỳ nhà quản lý dự án giỏi nào, tôi bắt đầu công việc bằng cách lập một danh sách kiểm tra.

Trong vài tuần, tôi quan sát công ty và lập danh sách tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý dự án mà tôi ghi chú lại. Theo thời gian, một mô hình xuất hiện. Tôi xác định khoảng 15 vấn đề cốt lõi và kết hợp chúng với các giải pháp quản lý dự án. Nhìn lại, các mục trong danh sách có vẻ hiển nhiên, nhưng trong nhiều tháng, chúng tôi chỉ nhìn thấy vấn đề mà không thấy giải pháp có thể khắc phục chúng. Dưới đây là bản xem trước danh sách của tôi:

Hẹn hò nhanh

Sau khi danh sách được tạo và thống nhất, tôi tiếp tục tìm kiếm các ứng dụng phần mềm quản lý dự án phù hợp — hay như tôi thích gọi là "hẹn hò tốc độ". Với hàng trăm lựa chọn, các nền tảng này chỉ có vài phút để thu hút sự quan tâm của tôi trước khi tôi chuyển chúng sang danh sách loại bỏ.

Tôi bắt đầu quá trình này bằng cách tìm kiếm " nền tảng quản lý dự án cho công ty". Những phần mềm bị loại ngay lập tức là những phần mềm yêu cầu quá trình tùy chỉnh dài và tốn kém, như JIRA và Kantata (trước đây là Mavenlink). Tiếp theo, tôi loại bỏ những nền tảng không có các tính năng mà Basecamp cung cấp vì cảm thấy như đang lùi một bước.

Sau vài ngày, tôi có một danh sách khoảng 10 nền tảng, nhưng vẫn còn quá nhiều. Vì vậy, tôi đã tìm kiếm trên internet mọi blog, podcast và hình tượng tượng hình mà tôi có thể tìm thấy liên quan đến các công ty khác thảo luận về trải nghiệm của họ với nền tảng quản lý dự án.

Không có gì ngạc nhiên khi tôi thấy nhiều người khác cũng thất vọng với Basecamp, nhưng tôi đã thu hẹp danh sách xuống còn năm ứng dụng đầy hứa hẹn: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork và Flow.

The Final Five

Với danh sách công việc trong tay và ly cà phê trên tay, tôi bắt đầu lên lịch trình các buổi giới thiệu sản phẩm. Mỗi nền tảng đều giới thiệu những điểm mạnh của mình, nhưng cuối cùng, tôi quyết định chọn nhà cung cấp dịch vụ nào có thể đáp ứng 15 yêu cầu ban đầu của tôi.

DoInbound là một lựa chọn nhanh chóng. Lúc đầu, nền tảng này nghe có vẻ rất phù hợp. Họ đã tạo ra một nền tảng quản lý dự án dành riêng cho kênh tiếp thị nội bộ của HubSpot, và là một công ty tiếp thị nội bộ, chúng tôi đã bị thuyết phục. Nhưng vì không có tính linh hoạt để tích hợp các thành phần Agile vào nền tảng, nên chúng tôi đã từ chối.

Tôi rất hào hứng tìm hiểu thêm về Asana vì họ có những đánh giá rất tốt. Điều khiến tôi không hài lòng là bị từ chối. Sau nhiều lần gửi email và gọi điện mà không có phản hồi, cuối cùng họ thông báo rằng công ty của tôi quá nhỏ để tham gia buổi giới thiệu trực tiếp và hướng tôi đến trung tâm tài nguyên của họ. Nếu trải nghiệm giới thiệu là dấu hiệu cho thấy chất lượng hỗ trợ khách hàng, thì tôi sẽ không sử dụng dịch vụ của họ.

TeamWork và Flow là những lựa chọn tuyệt vời. Chúng đáp ứng hầu hết các mục trong danh sách của tôi, nhưng có một ứng cử viên vượt trội hơn hẳn các ứng cử viên khác: ClickUp.

Bonus: Phần mềm cho agency marketing

Tại sao chọn ClickUp?

Nếu ClickUp là một con người, chúng tôi sẽ là bạn thân nhất. Tôi có thể viết hàng trang về ClickUp. Nhưng vì bạn có lẽ không phải là một người mê quản lý dự án như tôi, tôi sẽ không làm bạn chán. Tôi rất khuyên bạn nên sử dụng ClickUp nếu bạn là một công ty, đang phát triển vượt quá nền tảng hiện tại hoặc quản lý dự án bằng Agile. Đây là lý do:

1. Một trong những lý do lớn nhất khiến chúng tôi yêu thích ClickUp là khả năng sắp xếp, lọc và nhóm không giới hạn. Chúng tôi có danh sách khách hàng liên tục thay đổi, và mỗi khách hàng có một danh sách dự án dài với hàng loạt nhiệm vụ. ClickUp cho phép bạn sắp xếp theo khách hàng, dự án, công việc, công việc con, người được giao, ngày đáo hạn và trạng thái.

2. Cuối cùng chúng tôi cũng có bảng Kanban! ClickUp có chế độ xem "Bảng", mà chúng tôi đã điều chỉnh để phản ánh trạng thái công việc. Giờ đây, chúng tôi có thể di chuyển công việc một cách trực quan trên bảng Kanban mỗi sáng trong cuộc họp điểm danh. Chúng tôi đã nâng quản lý dự án của mình lên một tầm cao mới.

3. ClickUp cập nhật nhiều hơn thuật toán của Google. Điều này, lần này, là một điều tốt. Trong quá trình demo, tôi được biết rằng ClickUp có các nhà phát triển ở hầu hết các múi giờ, vì vậy họ có thể nhanh chóng sửa chữa, cập nhật và cải thiện nền tảng. Nếu có bất kỳ điều gì bạn muốn thêm vào ClickUp, họ sẽ rất sẵn lòng thêm nó vào danh sách.

4. Bên trong các nhiệm vụ ClickUp là giấc mơ của mọi quản lý dự án. Hướng dẫn nhiệm vụ, tệp tin, cuộc hội thoại, ngày bắt đầu và kết thúc, ước lượng thời gian, theo dõi thời gian và các phụ thuộc đều có vị trí riêng, giúp quản lý dự án hiệu quả hơn.

Bắt đầu

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án mới, tôi khuyên bạn nên bắt đầu giống như tôi: lập danh sách những điều bạn muốn. Sau khi danh sách ban đầu được tạo, hãy phân loại các mục này thành những mục bắt buộc phải có và những mục tốt nếu có. Trong một ngành công nghiệp quá đông đúc, những mục bắt buộc phải có sẽ giúp bạn nhanh chóng loại bỏ các nền tảng quản lý dự án khỏi danh sách.

Tuy nhiên, cuối cùng, không có gì giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn là tìm hiểu kỹ và tự mình trải nghiệm. Hãy thử dùng miễn phí trước khi cam kết hợp đồng một năm và thử nghiệm nền tảng này. Trong khi tìm hiểu, hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi:

Câu trả lời cho những câu hỏi này có thể rất ý nghĩa. Tôi cũng khuyên bạn nên thử nghiệm với một khách hàng trước khi chuyển tất cả các dự án sang nền tảng mới. Thử nghiệm quá trình chuyển giao giữa các nhóm quản lý dự án, thiết kế, nội dung và giám đốc tài khoản cũng có thể giúp bạn xác định liệu việc sử dụng nền tảng này hàng ngày có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.

—

Ericka Lewis Marett

Là Giám đốc dự án của Adhere Creative, Ericka Marett dẫn dắt khách hàng và nhóm của mình hướng tới thành công trong tiếp thị nội bộ. Khi không tạo kế hoạch dự án, cô ấy có thể được tìm thấy trong bếp của mình, tái hiện các món ăn trong chương trình Master Chef.