Các công cụ AI như ChatGPT đang tạo ra sự thay đổi lớn, biến những bản nháp email dài và quá trình tạo/lập nội dung kéo dài thành những sprint nhanh chóng.
Và đây không chỉ là hình thức bề ngoài — các nhà tiếp thị sử dụng AI để cá nhân hóa email đã báo cáo doanh thu tăng 41%. Từ việc giảm lỗi chính tả và viết tiêu đề hoàn hảo đến soạn thảo email nghe như con người, ChatGPT luôn sẵn sàng giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Cho dù bạn là người tạo nội dung, tác giả hay doanh nhân ứng dụng web, việc thành thạo ChatGPT có nghĩa là bạn đã chinh phục được sự hỗn loạn trong hộp thư đến của mình.
Hãy làm theo hướng dẫn này để học cách viết email kinh doanh sắc sảo mà không làm mất đi sự tỉnh táo của bạn!
Ngoài ra, hãy thử ClickUp Brain, giải pháp thay thế ChatGPT tốt nhất cho quy trình giao tiếp của bạn.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ChatGPT để viết email:
- Tối ưu hóa email của bạn để tăng mức độ tương tác bằng cách tập trung vào cá nhân hóa, nhắm mục tiêu đối tượng và nội dung gây ấn tượng 📩
- Sử dụng ChatGPT để soạn thảo nhanh, nhưng cần lưu ý các giới hạn của nó đối với các nhu cầu kinh doanh riêng biệt
- Cung cấp bối cảnh (giọng điệu, cấu trúc, chi tiết) để có bản nháp tốt nhất
- Tái tạo hoặc chỉnh sửa bản nháp để đảm bảo tính rõ ràng và cá nhân hóa
- Kiểm tra lại tính chính xác và đảm bảo phù hợp với phong cách của bạn
- Chuyển sang ClickUp . Bắt đầu sử dụng AI cho email với ClickUp Brain và hợp lý hóa việc ghi chú, phân tích dữ liệu, soạn thảo email và giao tiếp
- Quản lý tất cả email và công việc của bạn từ một nơi với ClickUp Email Project Management
Cách sử dụng ChatGPT để viết email
Nếu bạn cung cấp đủ bối cảnh cho ChatGPT, nó có thể tạo ra nội dung là điểm khởi đầu hoàn hảo cho email của bạn. Chỉ cần chia sẻ một số hướng dẫn rõ ràng, và thế là xong — bạn cũng có thể sử dụng AI để viết email phù hợp với giọng điệu và thông điệp của mình, đồng thời tiết kiệm thời gian quý báu.
Sẵn sàng chưa? Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng ChatGPT một cách hiệu quả để viết email:
Bước 1: Đặt bối cảnh và mục đích
Trước khi bắt đầu tìm hiểu chi tiết về ChatGPT, hãy xác định rõ nội dung email của bạn.
Cuối cùng, như Shakespeare từng viết, "Súc tích là trí tuệ của tâm hồn." Vì vậy, hãy xác định rõ mục tiêu của email mà không cần vòng vo quá nhiều.
Bạn hướng dẫn ChatGPT càng tốt, nó sẽ càng hiểu rõ hơn giọng điệu, mục đích và cấu trúc email của bạn. Bạn có thể gửi lời nhắc nhở, trả lời truy vấn hoặc theo dõi công việc, nhưng cài đặt bối cảnh là rất quan trọng.
Giả sử bạn đang yêu cầu cập nhật thông tin từ đồng nghiệp hoặc khách hàng. Mục tiêu của bạn có thể là thúc đẩy hành động hoặc thu thập thêm thông tin chi tiết. Nếu bạn đang lên lịch cuộc họp, bạn sẽ muốn email của mình lịch sự và rõ ràng, giúp người nhận dễ dàng thực hiện bước tiếp theo.
Ở đây, ChatGPT hiểu rằng mục tiêu là yêu cầu phản hồi về một bản cập nhật, vì vậy nó điều chỉnh email để tập trung vào việc yêu cầu trạng thái hiện tại và những bước tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng thông điệp rõ ràng, lịch sự và súc tích, giúp người nhận dễ dàng trả lời với thông tin cần thiết.
🧠Thông tin thú vị: ChatGPT đã đạt một triệu người dùng chỉ trong vòng năm ngày sau khi ra mắt vào năm 2022.
Bước 2: Mở tài khoản với ChatGPT
Để bắt đầu sử dụng ChatGPT, hãy truy cập chat.openai.com và tạo một tài khoản. Bạn có thể đăng ký bằng địa chỉ email hoặc qua Google. Sau khi tài khoản của bạn được xác minh (bạn sẽ nhận được mã gồm sáu chữ số trên điện thoại), bạn đã sẵn sàng sử dụng!
Bạn sẽ có quyền truy cập vào phiên bản miễn phí của GPT-3. 5, hoặc nếu bạn đang tìm kiếm trải nghiệm nâng cao hơn, bạn có thể nâng cấp lên GPT-4 với giá 20 USD/tháng.
GPT-4 cung cấp phản hồi nhanh hơn và các tính năng nâng cao như duyệt web và giải mã, khiến nó trở thành lựa chọn đáng tin cậy cho những người phải xử lý email gấp hoặc muốn tăng năng suất.
Nếu bạn đang làm việc với các email cần phản hồi nhanh và muốn có câu trả lời nhanh hơn, cá nhân hóa hơn, GPT-4 có thể là một khoản đầu tư đáng giá.
👀 Bạn có biết? Chỉ một nửa số người Mỹ quen thuộc với ChatGPT ở một mức độ nào đó, trong đó hai phần ba trong số họ có bằng sau đại học. Điều thú vị là 54% số người được hỏi cho biết họ "hoàn toàn không biết gì" về ChatGPT.
Bước 3: Cung cấp cho ChatGPT các hướng dẫn tùy chỉnh
Đã đăng ký xong? Đã đến lúc thiết lập ChatGPT để thực hiện các yêu cầu của bạn. Nhưng trước khi bắt đầu tạo câu trả lời và email, bạn cần cung cấp cho nó một số thông tin cơ bản. Chỉ định cách bạn muốn công cụ tạo câu trả lời.
Để ChatGPT thực sự trở thành trợ lý của bạn, hãy làm theo các bước sau: Nhấp vào tên hiển thị hoặc hình ảnh của bạn để mở menu thả xuống. Sau đó, nhấp vào Tùy chỉnh ChatGPT.
Bạn sẽ được hỏi hai câu hỏi khóa để điều chỉnh các câu trả lời của AI:
- Bạn muốn ChatGPT biết gì về bạn để cung cấp câu trả lời tốt hơn?
Bạn có thể chia sẻ thông tin chi tiết về công việc, phong cách giao tiếp qua email, giọng điệu và các sở thích liên quan khác. Thông tin này có thể bao gồm nghề nghiệp của bạn, bạn thích giọng điệu trang trọng hay thân mật, và mức độ chi tiết bạn muốn đưa vào email.
- Bạn muốn ChatGPT trả lời như thế nào?
Tại đây, bạn có thể xác định giọng điệu và cấu trúc của các email mà ChatGPT sẽ tạo. Chỉ định bạn thích định dạng ngắn gọn hay chi tiết, chọn mức độ trang trọng (thân thiện, trang trọng hoặc ở giữa) và quyết định bạn muốn AI bày tỏ ý kiến hay giữ lập trường trung lập.
Ngoài ra, bạn có thể gửi giới thiệu và hướng dẫn của mình qua hộp trò chuyện để ChatGPT hiểu bạn hơn.
Đây là một ví dụ về phần giới thiệu mà bạn có thể cung cấp:
🧠Thông tin thú vị: Khoảng 25% các công ty tại Hoa Kỳ đã tiết kiệm được từ $50,000 đến $70,000 nhờ sử dụng ChatGPT.
Bước 4: Yêu cầu ChatGPT viết email
Sau khi chia sẻ thông tin chi tiết, sở thích và giọng điệu mong muốn, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo email theo nhu cầu của mình. Nếu bản nháp đầu tiên không hoàn toàn phù hợp, hãy yêu cầu ChatGPT tạo lại phản hồi.
🤖 Ví dụ: nếu bạn đang viết email xin nghỉ việc, ChatGPT có thể giúp bạn soạn thảo một thông điệp cân bằng, cho dù bạn rời công ty để tìm kiếm cơ hội mới hay vì không hài lòng. Mục đích là để rời công ty trong tình cảm tốt đẹp và đảm bảo bạn chia tay một cách chuyên nghiệp mà không làm hỏng mối quan hệ.
Dưới đây là một ví dụ về những gì ChatGPT có thể tạo ra:
🤖Một tình huống khác có thể là từ chối một dự án được giao.
Một câu trả lời chu đáo là chìa khóa nếu bạn đang bận rộn và không thể đảm nhận trách nhiệm mới. Mặc dù bạn có thể muốn bày tỏ sự thất vọng, nhưng điều quan trọng là phải giữ bình tĩnh, cẩn trọng và chuyên nghiệp. ChatGPT có thể giúp bạn soạn thảo một tin nhắn ngoại giao để truyền đạt giới hạn của bạn mà không tỏ ra khinh thường.
Dưới đây là một ví dụ về cách từ chối một dự án mới một cách lịch sự và chuyên nghiệp:
Bước 5: Xem lại và chỉnh sửa email
Sau khi ChatGPT tạo email, hãy xem lại kỹ lưỡng. Bạn có thể điều chỉnh giọng điệu, thêm chi tiết còn thiếu hoặc thay đổi cấu trúc để phù hợp hơn với ý định của bạn. Kiểm tra xem email của bạn có cần sửa lỗi ngữ pháp hoặc chính tả không.
Trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra lại phản hồi của bạn để đảm bảo tính rõ ràng và tuân thủ chính sách công ty. Điều này giúp đảm bảo thông điệp của bạn chuyên nghiệp và phù hợp với kỳ vọng, giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có.
Mặc dù ChatGPT có khả năng rất cao, nhưng nội dung được tạo ra không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Cá nhân hóa là yếu tố quan trọng để đảm bảo nội dung hoàn toàn phù hợp với giọng điệu và bối cảnh cụ thể của tin nhắn của bạn.
👀 Bạn có biết? ChatGPT đôi khi có thể gặp phải hiện tượng "ảo giác", trong đó nó tạo ra thông tin nghe có vẻ hợp lý nhưng hoàn toàn bịa đặt. Điều này có thể bao gồm các sự kiện bịa đặt, nghiên cứu không tồn tại hoặc chi tiết không chính xác. Mặc dù các mô hình AI được huấn luyện để cung cấp các phản hồi hữu ích và chính xác, nhưng chúng không thể xác minh tính xác thực của thông tin trong thời gian thực.
Đó là lý do tại sao việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin quan trọng là điều cần thiết khi sử dụng AI cho nghiên cứu hoặc ra quyết định!
Đối với nhu cầu cụ thể của bạn, hãy đảm bảo:
- Đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được bao gồm
- Đảm bảo giọng điệu phù hợp với phong cách của bạn
- Kiểm tra lại tất cả các ngày, tên hoặc chi tiết quan trọng để đảm bảo chính xác
Một chút quan tâm thêm sẽ mang lại hiệu quả lớn!
Bước 6: Gửi email
Sau khi đã xem lại và chỉnh sửa email, đã đến lúc nhấn "gửi"
Trước khi làm vậy, hãy dành một chút thời gian để kiểm tra lại xem mọi thứ trong hộp soạn thảo có ổn không. Đảm bảo email tuân theo các chiến lược quản lý email của bạn và mang tính chuyên nghiệp, rõ ràng, súc tích.
Giả sử bạn đang gửi email về các chủ đề quan trọng như những chủ đề chúng ta đã thảo luận. Việc sử dụng giọng điệu phù hợp là điều còn quan trọng hơn. Hãy gửi email khi bạn chắc chắn rằng nội dung đã được trau chuốt và phù hợp với mục tiêu của bạn!
Đừng quá lo lắng về phản hồi – hãy tin rằng AI đã giúp bạn tạo ra một phản hồi chu đáo và được viết một cách cẩn thận.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nghi thức email là chìa khóa để người nhận nhận thức và phản hồi tin nhắn của bạn. Từ việc hiệu đính để đảm bảo tính rõ ràng đến cài đặt giọng điệu tôn trọng, những điều chỉnh nhỏ này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả.
Giới hạn của việc sử dụng ChatGPT để viết email
Sử dụng AI để viết email có thể thuận tiện, nhưng cũng đi kèm với một số thách thức riêng. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
- Hiểu biết về ngữ cảnh hạn chế: AI có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt chi tiết thông điệp của bạn hoặc nhu cầu của đối tượng. Điều này có thể dẫn đến nội dung chung chung hoặc không phù hợp (ảo tưởng), đặc biệt là trong các tình huống phức tạp hoặc nhạy cảm ❌
- Khó khăn trong việc cá nhân hóa: Mặc dù ChatGPT có thể tạo ra một tin nhắn cơ bản, nhưng nó có thể thiếu đi những chi tiết cá nhân hóa để tạo sự đồng cảm với đối tượng của bạn. Ví dụ, trong quản lý chiến dịch email, công cụ này có thể bỏ qua các chi tiết cá nhân hóa quan trọng như tên hoặc sở thích, ảnh hưởng đến hiệu quả của tin nhắn ❌
- Vấn đề về độ chính xác: Mặc dù có cơ sở kiến thức rộng lớn, AI không luôn cung cấp thông tin chính xác. Bạn cần kiểm tra lại các chi tiết quan trọng như ngày tháng, tên, số liệu, đặc biệt là khi tham chiếu đến các chỉ số KPI trong email marketing ❌
- Số từ không nhất quán: Nếu bạn chỉ định giới hạn số từ trong lời nhắc, ChatGPT đôi khi có thể tuân theo giới hạn đó. Điều này thường không thể dự đoán trước và có thể không tuân theo yêu cầu của bạn. Như ví dụ dưới đây, ChatGPT trả lời bằng 39 từ, không phải 42 từ. ❌
- Sử dụng quá nhiều cụm từ chung chung: ChatGPT thường sử dụng các cụm từ và câu nói sáo rỗng, đặc biệt là trong các email chuyên nghiệp. Mặc dù những cụm từ này nghe có vẻ an toàn, nhưng chúng có thể khiến người đọc cảm thấy bạn không chân thành hoặc lặp đi lặp lại, làm cho thông điệp của bạn trở nên kém hấp dẫn ❌
- Gặp khó khăn với các hướng dẫn phức tạp gồm nhiều bước: ChatGPT có thể không hoạt động tốt với các hướng dẫn gồm nhiều bước. Ví dụ: một email kết hợp nhắc nhở, phê duyệt và theo dõi trong một bản nháp có thể trở nên rời rạc hoặc không rõ ràng ❌
Cũng nên đọc: Các công cụ tiếp cận qua email tốt nhất (đánh giá và giá cả)
Sử dụng ClickUp Brain để viết và quản lý email của bạn
Hãy tưởng tượng bạn có một trợ lý AI có thể soạn thảo email hấp dẫn, tạo tiêu đề hấp dẫn, cá nhân hóa tin nhắn cho từng đối tượng và tự động hóa email theo dõi.
Vâng, nó đã có mặt trên ClickUp — ứng dụng cho mọi công việc.
ClickUp Brain là một mạng lưới AI thần kinh tiên tiến được tích hợp vào nền tảng quản lý dự án email của ClickUp. Nó giúp bạn tạo bản sao tiếp thị, trả lời email và quản lý công việc một cách hiệu quả — tất cả chỉ trong một nơi!
ClickUp Brain
Không giống như ChatGPT, đôi khi tạo ra thông tin không chính xác hoặc lỗi thời, ClickUp Brain tích hợp trực tiếp với cơ sở kiến thức của nhóm và các nhiệm vụ dự án hiện tại của bạn.
Điều này đảm bảo bạn luôn có quyền truy cập vào các thông tin chi tiết mới nhất và phù hợp nhất, giảm rủi ro lỗi ngữ pháp và giúp các email trả lời của bạn chính xác và đáng tin cậy hơn.
Với ClickUp Brain's AI Writer for Work, bạn sẽ có:
- Một trợ lý viết lách để xử lý tất cả nhu cầu viết nội dung của bạn
- Trả lời tự động nhanh chóng cho các công việc, bình luận và email
- Trình ghi âm tự động chuyển đổi giọng nói thành văn bản để ghi chú và cập nhật mà không cần dùng tay
- Khả năng ghi chép lại các cuộc họp và ghi âm màn hình, trả lời bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào trực tiếp từ ClickUp Clips
- Các mẫu dễ tạo cho mọi nhu cầu của bạn — từ chiến dịch email, quảng cáo, chiến dịch nhỏ giọt hoặc tuyển dụng
Dưới đây là cách thực hiện với ClickUp:
Để soạn thảo một email mới với ClickUp Brain, chỉ cần tìm một nhiệm vụ đang mở và chuyển đến phần bình luận của nhiệm vụ đó.
Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng email và nhập lệnh gạch chéo "/Write email", sau đó nhấn Return hoặc Enter. Hộp thoại modal ClickUp Brain sẽ xuất hiện, cho phép bạn nhập một điểm thảo luận ngắn gọn tóm tắt mục đích của email.
Dưới đây là ví dụ:
ClickUp Brain sẽ phân tích thông tin đầu vào và tạo bản nháp email dựa trên mô tả của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh bản nháp được tạo để phù hợp với phong cách hoặc giọng điệu của mình. Nền tảng này cũng cung cấp các tùy chọn bổ sung để tăng tính linh hoạt: bạn có thể sao chép văn bản email được tạo trực tiếp vào khay nhớ tạm.
Nếu bản nháp không hoàn toàn đạt yêu cầu, hãy nhấp vào "Thử lại" để ClickUp Brain tạo một phiên bản khác dựa trên các điểm chính tương tự. Điều này đảm bảo bạn luôn nhận được email hoàn hảo với nỗ lực tối thiểu!
Email đã lỗi thời, ClickUp đã lên ngôi! ClickUp đã giúp chúng tôi giảm số lượng email gửi và nhận trong nhóm, đây là một bước tiến lớn. Điều này cũng có nghĩa là các chủ đề email không bị mất, mọi người không bỏ lỡ thông tin liên lạc, v.v. vì tất cả thông tin đều có trong ClickUp.
Email đã lỗi thời, ClickUp đã lên ngôi! ClickUp đã giúp chúng tôi giảm số lượng email gửi và nhận trong nhóm, đây là một bước tiến lớn. Điều này cũng có nghĩa là các chủ đề email không bị mất, mọi người không bỏ lỡ thông tin liên lạc, v.v. vì tất cả thông tin đều được lưu trữ trong ClickUp.
ClickUp cho nhóm tiếp thị
Điểm hay nhất của ClickUp là cho phép bạn sử dụng các công cụ AI để viết bản sao hấp dẫn trong khi vẫn giữ tất cả tài liệu của bạn ở một địa điểm trung tâm.
Với ClickUp cho Tiếp thị, bạn có thể nhanh chóng soạn thảo, sắp xếp và lưu trữ các mẫu email trực tiếp trong ClickUp Docs. Thay vì chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau, mọi thứ bạn cần đều có ở một nơi
Tài liệu ClickUp
Tài liệu ClickUp cũng tích hợp với quy trình công việc, do đó, bất kỳ công việc nào được tạo từ email được tạo sẽ vẫn được kết nối với bức tranh tổng thể.
Để hợp tác trong nhóm, bạn có thể chỉ định các phần tài liệu cụ thể cho các thành viên trong nhóm. Điều này giúp chia sẻ và hợp tác trên Docs dễ dàng hơn trong thời gian thực. Cho dù bạn đang chỉnh sửa kịch bản email hay quản lý chiến dịch tiếp thị, nhóm của bạn có thể đóng góp, bình luận và cập nhật tài liệu đồng thời.
Mẫu ClickUp
Ngoài là một công cụ viết AI mạnh mẽ, ClickUp còn cung cấp nhiều mẫu có thể tùy chỉnh được thiết kế để cải thiện quy trình quản lý email của bạn. ChatGPT thiếu tính năng này vì không có tích hợp để quản lý toàn bộ quy trình tiếp thị của bạn.
Mẫu email tiếp thị của ClickUp
Ví dụ: Mẫu Tiếp thị qua email của ClickUp giúp bạn tổ chức và làm việc hiệu quả khi lập kế hoạch chiến dịch, viết dòng tiêu đề, lên lịch gửi tin nhắn và theo dõi các chỉ số thành công quan trọng.
Bạn cũng có thể tự động hóa email dựa trên hành vi của người dùng, đảm bảo rằng các hành động cụ thể sẽ kích hoạt tin nhắn của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng gửi email mục tiêu đến đúng khách hàng vào đúng thời điểm.
ClickUp Brain không chỉ dùng để viết email — nó còn giúp bạn tổ chức, cá nhân hóa và cộng tác với nhóm của mình. Nó khắc phục những giới hạn thông thường của các công cụ AI, giúp việc viết email và tiếp thị trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý email tốt nhất (miễn phí & trả phí)
Tối ưu hóa email của bạn để tương tác tốt hơn với ClickUp Brain
Tối ưu hóa email để tăng tương tác không chỉ là viết một tin nhắn hoàn hảo, mà còn là cá nhân hóa, nhắm mục tiêu đúng đối tượng và đảm bảo nội dung của bạn thu hút người đọc.
Mặc dù ChatGPT có thể giúp ích, nhưng nó không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Nếu viết email hoặc bắt đầu từ đầu là một công việc nhàm chán, ClickUp sẽ hỗ trợ bạn.
Với ClickUp Brain, bạn có thể ghi chú, phân tích dữ liệu và soạn thảo email nhanh hơn, tiết kiệm thời gian. Chỉ cần bật Email ClickApp trong không gian làm việc của bạn để mở khóa tất cả các tính năng email. Nói lời tạm biệt với tình trạng bí ý tưởng và các công việc lặp đi lặp lại, đồng thời giữ cho email của bạn chân thực và cá nhân hóa.
ClickUp không chỉ dừng lại ở email — quản lý công việc, cộng tác và theo dõi thời gian để tăng năng suất của nhóm. Sẵn sàng nâng cấp giao tiếp email của bạn? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay!