Chúng ta đang sống trong một thời đại mà phần lớn giao tiếp của chúng ta diễn ra qua các kênh kỹ thuật số, đặc biệt là email. Mặc dù có nhiều phương tiện thay thế email đang xuất hiện, email vẫn là nền tảng của giao tiếp chuyên nghiệp. Email có sức mạnh truyền tải nhiều hơn ý định của chúng ta; email thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chú ý đến chi tiết của chúng ta.
Cho dù là gửi đơn xin việc, điều phối dự án hay chỉ đơn giản là liên hệ với đồng nghiệp, cách bạn soạn thảo email có thể ảnh hưởng đáng kể đến phản hồi mà bạn nhận được. Làm mới kiến thức về etiquette email sẽ đảm bảo email của bạn lịch sự, chuyên nghiệp và được nhận một cách tốt đẹp.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận 20 nguyên tắc cơ bản để soạn thảo email chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.
Hiểu về nghi thức email
Nghi thức email là một bộ quy tắc xã hội mà mọi người nên tuân thủ khi viết hoặc trả lời email. Nó cho bạn biết cách tương tác qua email để đảm bảo giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng.
Bạn thắc mắc tại sao điều này lại quan trọng khi email chỉ là một công cụ giao tiếp? Một trong những lý do là vì lời viết không đi kèm với các dấu hiệu phi ngôn ngữ. Việc thiếu biểu cảm trên khuôn mặt và giọng điệu khiến người đọc rất dễ hiểu nhầm ý của người gửi. Vì vậy, khi tuân thủ các nguyên tắc này, bạn đảm bảo giao tiếp của mình lịch sự và rõ ràng.
Dưới đây là một số lý do khác tại sao quy tắc ứng xử qua email lại quan trọng:
- Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng: Cách bạn soạn thảo email thường là ấn tượng đầu tiên của người khác về sự chuyên nghiệp và sự chú ý đến chi tiết của bạn
- Rõ ràng và hiệu quả: Quy tắc ứng xử qua email phù hợp đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng, giảm khả năng hiểu lầm và cần gửi email theo dõi
- Chuyên nghiệp: Tuân thủ các quy tắc ứng xử trong email phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Nó cho thấy bạn tôn trọng thời gian của người nhận và hiểu các quy tắc giao tiếp chuyên nghiệp
- Giao tiếp hiệu quả: Email có cấu trúc tốt, lịch sự và không có lỗi giúp tăng hiệu quả giao tiếp của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường chuyên nghiệp, nơi mà sự hiểu lầm có thể dẫn đến nhầm lẫn và kém hiệu quả
Bằng cách tuân thủ các quy tắc ứng xử trong email, bạn có thể xây dựng mối quan hệ lâu dài, truyền đạt ý định của mình một cách rõ ràng và đảm bảo mọi người đều hiểu nhau.
20 mẹo và thực hành tốt nhất về etiquette email
Giờ bạn đã biết tầm quan trọng của nghi thức email, hãy cùng tìm hiểu 20 mẹo và phương pháp hay nhất mà bạn nên ghi nhớ khi viết email:
1. Chào hỏi chuyên nghiệp
Bắt đầu email của bạn bằng lời chào lịch sự sẽ tạo giọng điệu chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Loại lời chào bạn sử dụng phải phù hợp với mức độ trang trọng của mối quan hệ giữa bạn và người nhận cũng như bối cảnh giao tiếp.
Vì vậy, sử dụng 'hey there' với khách hàng hoặc cấp trên sẽ là không phù hợp. Tương tự, sử dụng 'Dear
Dưới đây là một số lời chào thân mật bạn có thể sử dụng trong email không chính thức:
- Chào,
- Chào bạn
- Chào,
- Xin chào
Trong giao tiếp chính thức hoặc khi viết thư cho ai đó lần đầu tiên, bạn có thể sử dụng các lời chào sau:
- Kính gửi,
- Chào buổi sáng/buổi chiều/buổi tối
- Kính gửi,
Tránh sử dụng những lời chào quá thân mật như "Hey!" hoặc những lời chào vô cảm như "to whom it may concern" (gửi đến người có liên quan). Hơn nữa, tránh bỏ qua lời chào, vì việc đi thẳng vào nội dung có thể khiến người nhận cảm thấy bạn quá thô lỗ hoặc thiếu lịch sự. Dành một chút thời gian để xưng hô với người nhận một cách thích hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách email của bạn được nhận.
2. Kết thúc email một cách chuyên nghiệp
Kết thúc email bằng một câu chào phù hợp cũng quan trọng không kém việc bắt đầu bằng lời chào. Một câu chào phù hợp mang lại kết luận rõ ràng cho email của bạn và để lại ấn tượng cuối cùng về sự chuyên nghiệp.
Các cách kết thúc email chính thức mà bạn có thể sử dụng:
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Chúc bạn một ngày tốt lành
- Cảm ơn
Các cách kết thúc email thân mật hơn bao gồm:
- Tốt nhất
- Chúc may mắn!
- Cảm ơn
- Chúc mừng
- Chúng ta sẽ nói chuyện sớm
- Thân ái,
Sau khi ký tên, đừng quên ghi tên của bạn.
Tránh sử dụng các cách kết thúc email như Xoxo (quá thân mật), "trân trọng" hoặc "thân ái" (quá lỗi thời), hoặc chỉ viết tên của bạn (quá ngắn gọn).
Đối với giao tiếp chuyên nghiệp, chúng tôi cũng khuyên bạn nên thêm chữ ký email để cung cấp cho người đọc tất cả thông tin liên lạc của bạn và giúp email của bạn trông chuyên nghiệp hơn.
3. Viết tiêu đề email chính xác
Hãy tưởng tượng bạn nhận được hai email. Tiêu đề của email thứ nhất là "cuộc họp", trong khi email thứ hai là "Dự án X: Cuộc họp nhóm vào ngày 15 tháng 7 lúc 10 giờ sáng"
Bạn sẽ kiểm tra cái nào trước tiên?
Dòng tiêu đề đầu tiên ngắn, mơ hồ và không nói lên nội dung của email. Ngược lại, dòng tiêu đề thứ hai ngắn gọn, mô tả rõ ràng và cho bạn biết nội dung email một cách súc tích.
Tiêu đề rõ ràng và phù hợp giúp người nhận ưu tiên email của bạn và đảm bảo tin nhắn của bạn nhận được sự chú ý cần thiết.
Khi viết dòng tiêu đề, hãy đảm bảo nó ngắn gọn, mô tả và có thể thực hiện được. Hãy coi nó như tiêu đề của email — nó phải thu hút sự chú ý và cung cấp bối cảnh. Tránh sử dụng tất cả các chữ in hoa, dấu câu quá nhiều hoặc các thuật ngữ quá chung chung không truyền tải được bản chất cụ thể của email.
4. Rõ ràng nhưng đầy đủ
Email lý tưởng là email cân bằng giữa sự ngắn gọn và đầy đủ. Ngắn gọn là đi thẳng vào vấn đề và tránh những lời sáo rỗng. Mặt khác, đầy đủ là đảm bảo tất cả các chi tiết cần thiết đều được đề cập.
Ví dụ:
- Đây là một đoạn văn dài: Tôi viết thư này để thông báo rằng tôi đã hoàn thành báo cáo và báo cáo đã sẵn sàng để xem xét. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi
- Đây là bản tóm tắt: Báo cáo đã hoàn thành và sẵn sàng để xem xét. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin
Khi viết email, hãy sử dụng các đoạn ngắn để chia nhỏ thông tin quan trọng và dễ đọc. Tránh các câu dài, lan man — đừng nói vòng vo. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn cung cấp tất cả các chi tiết và bối cảnh cần thiết để tránh phải trao đổi qua lại nhiều lần.

5. Sử dụng dấu câu một cách phù hợp
Dấu câu đúng giúp email của bạn dễ đọc và dễ hiểu hơn. Nó giúp truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng và tránh những hiểu lầm.
Sử dụng dấu câu vừa đủ, không quá nhiều hoặc quá ít. Ví dụ, một số người có xu hướng sử dụng nhiều dấu chấm than, điều này có thể khiến người đọc cảm thấy bạn quá xúc động trong giao tiếp chính thức.
Dưới đây là một số quy tắc cần lưu ý:
- Đảm bảo mỗi dòng kết thúc bằng một dấu chấm câu cuối dòng
- Đừng thêm quá nhiều dấu chấm hỏi (hoặc dấu chấm than) vào email. Nếu bạn có nhiều câu hỏi, hãy thử diễn đạt một số câu hỏi theo cách khác
- Luôn sử dụng dấu phẩy để phân tách các mục trong danh sách và trước liên từ điều phối kết nối hai mệnh đề độc lập
- Thêm dấu phẩy để phân tách lời chào
6. Ngữ pháp là chìa khóa
Ngữ pháp không phải là vấn đề lớn khi bạn giao tiếp bình thường trên Slack hoặc WhatsApp. Tuy nhiên, email hoạt động theo cách khác. Điều quan trọng là phải tuân theo các quy tắc ngữ pháp cơ bản như sự thống nhất giữa chủ ngữ và động từ, sử dụng đại từ đúng, thì động từ chính xác và viết hoa.
Khi trò chuyện, người ta có thể không nghĩ đến sự khác biệt giữa các từ như "its/it's", "loose/lose", "I/me", "they're/their", v.v.
Ví dụ, viết "Họ sẽ xem xét báo cáo của họ" thay vì "Họ sẽ xem xét báo cáo" chắc chắn sẽ gây ra nhầm lẫn. Thêm vào đó, nó cũng không giúp bạn tạo ấn tượng tốt.
Tất nhiên, ngay cả khi đã tuân thủ tất cả các quy tắc, đôi khi vẫn có thể mắc lỗi. Trong trường hợp đó, hãy cân nhắc sử dụng AI trong email hoặc các công cụ soạn thảo email để viết các tin nhắn không có lỗi.
7. Hãy đọc lại email của bạn
Mở rộng điểm trên: luôn kiểm tra lại email trước khi nhấn gửi. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu mà bạn có thể bỏ sót. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng kiểm tra ngữ pháp.
Tuy nhiên, hiệu đính không chỉ là sửa lỗi chính tả. Nó còn bao gồm việc kiểm tra luồng và độ rõ ràng tổng thể của email. Đảm bảo các câu của bạn có cấu trúc tốt và các ý được sắp xếp hợp lý. Bạn cũng có thể thử đọc email của mình to lên để xác định các câu dài.

8. Giữ thái độ chuyên nghiệp
Email chuyên nghiệp và tôn trọng là điều bắt buộc trong môi trường công việc. Giọng điệu, ngôn ngữ và cách tiếp cận tổng thể của bạn phải thể hiện sự lịch sự và quan tâm đối với người nhận. Ví dụ
❌"Hey, tôi cần báo cáo đó ngay lập tức. Cảm ơn." Điều này không chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng
✅"Xin chào John, vui lòng gửi cho tôi báo cáo hoàn thành trước cuối ngày hôm nay. Cảm ơn bạn. " Câu này chuyên nghiệp, rõ ràng và lịch sự
Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ quá thân mật — đảm bảo người nhận không cảm thấy bối rối khi đọc thông tin của bạn. Viết tiêu đề, lời chào và lời chào kết thúc rõ ràng. Chia nội dung thành các đoạn để tăng tính dễ đọc.
9. Sử dụng biểu tượng cảm xúc một cách tiết kiệm
Biểu tượng cảm xúc có thể thêm nét cá nhân vào email của bạn và làm cho chúng thân thiện hơn. Tuy nhiên, chúng nên được sử dụng một cách tiết kiệm và chỉ trong những bối cảnh thích hợp.
Trong môi trường công sở, tốt nhất chỉ nên sử dụng biểu tượng cảm xúc nếu bạn biết rõ người nhận và chắc chắn rằng họ sẽ đón nhận tích cực. Nếu không chắc chắn, an toàn hơn là bỏ qua chúng.
Nếu bạn có kế hoạch sử dụng biểu tượng cảm xúc, hãy đảm bảo sử dụng chúng một cách cân bằng. Ngoài ra, hãy đảm bảo tránh mọi sai lầm văn hóa khi chọn biểu tượng cảm xúc. Ví dụ, một số cử chỉ mà chúng ta coi là bình thường có thể rất thiếu tôn trọng trong các nền văn hóa khác.
Dưới đây là một email mà việc sử dụng biểu tượng cảm xúc ở cuối email là phù hợp: "Xin chào John, Tôi chỉ muốn hỏi về báo cáo. Hy vọng bạn có một ngày tốt lành!🙂"
Sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc không chuyên nghiệp: "Hẹn gặp mọi người vào sáng sớm mai! 🙂🙂✨✨"
10. Đánh dấu các tệp đính kèm
Khi đính kèm tệp đính kèm vào email, hãy đề cập đến chúng trong nội dung email và đảm bảo chúng được đặt tên đúng. Điều này giúp người nhận hiểu được sự liên quan của chúng. Cân nhắc thêm một câu đơn giản như "Vui lòng xem báo cáo đính kèm. "
Bạn cũng có thể thêm mô tả chi tiết hơn nếu cần. Ví dụ: "Vui lòng xem Báo cáo bán hàng quý 2 đính kèm. Báo cáo này bao gồm số liệu bán hàng mới nhất và phân tích hiệu suất. Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin. "
11. Chờ 24 giờ trước khi liên hệ lại
Kiên nhẫn là một đức tính quan trọng trong giao tiếp qua email. Do đó, hãy cho người nhận ít nhất 24 giờ để trả lời trước khi gửi email theo dõi. Tất nhiên, thời gian theo dõi thích hợp sẽ khác nhau tùy theo mức độ khẩn cấp của tình huống và mối quan hệ của bạn.
Hơn nữa, khi bạn theo dõi, hãy lịch sự và chu đáo. Bạn có thể thừa nhận rằng họ có thể bận. Nếu đó là việc khẩn cấp, bạn có thể đề cập đến sự khẩn cấp một cách lịch sự.
Ví dụ: "Xin chào Sarah, tôi muốn theo dõi email trước của tôi về cuộc họp của chúng ta. Bạn có thể xác nhận thời gian rảnh của bạn được không? Chúng tôi cần hoàn tất lịch trình trước ngày mai. Cảm ơn!"
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn gặp khó khăn trong việc nhớ thời gian và người cần theo dõi? Hãy thiết lập nhắc nhở trong ClickUp để không bao giờ quên một tin nhắn quan trọng nữa
12. Trả lời kịp thời
Hầu hết chúng ta đều có lịch làm việc vô cùng bận rộn, khiến việc trả lời email nhanh chóng trở nên khó khăn. Tuy nhiên, hãy cố gắng trả lời email của đồng nghiệp trong vòng 24 giờ.
Nếu email đến từ một người không quen biết hoặc một liên hệ bên ngoài và không gấp, bạn có thể trả lời sau một vài ngày. Nếu email được đánh dấu là khẩn cấp, hãy cố gắng trả lời càng sớm càng tốt.
Trả lời kịp thời thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người gửi. Nếu bạn cần thêm thời gian để trả lời chi tiết, một email xác nhận nhanh chóng có thể giúp người gửi biết rằng email của họ đã được nhận và đang được xử lý.
Bạn có thể lên lịch gửi email bằng các giải pháp quản lý email để trả lời kịp thời. Bạn cũng có thể tạo các mẫu email để tăng tốc quá trình trả lời.
Bonus: Tìm hiểu cách tạo mẫu email trong Gmail với hướng dẫn chi tiết của chúng tôi!
13. Sử dụng CC và BCC một cách hợp lý
Sử dụng CC (Carbon copy) và BCC (Blind carbon copy) một cách cẩn thận và trong những tình huống phù hợp.
Bạn nên sử dụng CC để thêm những người cần biết nội dung email nhưng không phải là người nhận chính. Điều này sẽ giúp mọi người được thông báo mà không cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào.
Mặt khác, sử dụng BCC khi gửi email cho một nhóm lớn người cần được thông báo nhưng không nhất thiết phải thấy địa chỉ email của nhau, chẳng hạn như trong thông báo của tổ chức hoặc khi bảo mật là vấn đề quan trọng.
14. Sử dụng 'trả lời tất cả' một cách khôn ngoan
Ai thích thấy hộp thư đến của mình đầy những email không liên quan đến mình? Không ai cả!
Đối với nhiều người trong chúng ta, cố gắng thực hành hộp thư đến trống rỗng và giữ cho nó gọn gàng có nghĩa là xóa các email sao chép không cần thiết.
Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng tính năng "trả lời tất cả" một cách cẩn thận và tránh làm lộn xộn. Trước khi nhấn "trả lời tất cả", hãy xem xét liệu tất cả người nhận có cần xem phản hồi của bạn hay không. Nếu phản hồi của bạn chỉ liên quan đến một hoặc hai người, hãy trả lời trực tiếp cho họ.
15. Đặt thông báo vắng mặt

Một trong những chiến lược quản lý email tốt nhất là cài đặt thông báo vắng mặt. Nếu bạn vắng mặt và không thể trả lời email, hãy thiết lập trả lời email tự động để thông báo cho người gửi về sự vắng mặt của bạn và cung cấp cho họ các liên hệ thay thế nếu cần thiết.
Xem xét việc bao gồm các chi tiết như:
- Ngày hoặc thời lượng vắng mặt
- Người liên hệ thay thế cho công việc khẩn cấp
Đừng quên thông báo cho người mà bạn liệt kê trong thông báo vắng mặt về điều này.
16. Giữ giọng điệu trung lập hoặc tích cực
Đặt đúng giọng điệu trong email có thể là một thách thức. Tuy nhiên, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách người nhận tiếp nhận thông điệp của bạn. Sử dụng giọng điệu phù hợp với mục đích của email và mối quan hệ của bạn với người gửi.
Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
- Tránh sử dụng những từ ngữ tiêu cực như sai lầm, thất bại, rắc rối, v.v.
- Hạn chế sử dụng tính từ, bao gồm các từ như "thật sự", "rất", "sâu sắc", v.v.
- Tránh gửi những nội dung quá đột ngột hoặc quá casual
Khi nghi ngờ, hãy làm theo người nhận. Nếu họ viết một cách thân mật và trò chuyện nhỏ, hãy làm tương tự. Nếu họ thẳng thắn, hãy viết tin nhắn ngắn gọn.
Nếu bạn quyết định sử dụng AI để viết email, hãy sử dụng một công cụ cho phép bạn cài đặt giọng điệu trước khi tạo email.

17. Kiểm tra lại người nhận
Trước khi gửi email, hãy luôn kiểm tra lại để đảm bảo bạn đã nhập đúng địa chỉ người nhận. Gửi email nhầm người có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc vi phạm bảo mật, đặc biệt nếu email đó chứa thông tin nhạy cảm.
Hơn nữa, nếu bạn đang trả lời một email, hãy đảm bảo rằng email đó được gửi đến hộp thư đến của người nhận dự định chứ không phải toàn bộ nhóm.
18. Sử dụng humor một cách tiết chế
Cũng giống như giọng điệu, sự hài hước cũng có thể là một điều khó sử dụng trong email. Khi không có các dấu hiệu phi ngôn ngữ, không có gì đảm bảo rằng người nhận sẽ hiểu đùa của bạn.
Hơn nữa, humor là một yếu tố rất chủ quan. Vì vậy, điều gì có thể khiến bạn thấy hài hước có thể bị hiểu lầm hoặc thậm chí gây xúc phạm cho người khác.
Đó là lý do tại sao tốt nhất không nên sử dụng nó trong giao tiếp chuyên nghiệp trừ khi bạn biết rõ người nhận và tự tin rằng họ sẽ đánh giá cao sự hài hước của bạn.
19. Sử dụng phông chữ và định dạng chuẩn
Sử dụng phông chữ, màu sắc và định dạng quá lòe loẹt có vẻ là cách hay để làm email của bạn nổi bật so với những email khác, nhưng nó có thể mang lại kết quả tai hại.
Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email được viết bằng phông chữ Comic Sans và được đánh dấu màu xanh lam. Bạn có tin rằng người gửi là một người chuyên nghiệp không? Chắc chắn là không.
Đó là lý do tại sao việc tuân thủ một phông chữ và định dạng chuẩn luôn là lựa chọn tốt hơn. Đừng in đậm, in nghiêng hoặc sử dụng các màu sắc khác nhau để làm nổi bật email của bạn. Hãy giữ cho email gọn gàng và nhất quán để tăng tính dễ đọc.
20. Hiểu rõ đối tượng nhận email
Cuối cùng, hãy viết cho đối tượng của bạn. Nếu bạn gửi email cho đồng nghiệp, hãy điều chỉnh ngôn ngữ của bạn theo mức độ quen thuộc, vai trò và bối cảnh của họ.
Ví dụ, khi gửi email cho đối tượng là những người có kiến thức kỹ thuật, bạn có thể nói:
"Các chỉ số hiệu suất quý 2 cho thấy thời gian hoạt động của máy chủ tăng 15% nhờ việc nâng cấp cơ sở hạ tầng gần đây. "
Nhưng nếu bạn cần nói điều tương tự với những người không có kiến thức kỹ thuật, cách nói sau sẽ hiệu quả hơn:
"Việc nâng cấp cơ sở hạ tầng gần đây của chúng tôi đã cải thiện độ tin cậy của máy chủ, dẫn đến ít thời gian ngừng hoạt động hơn. "
Hiểu rõ đối tượng nhận tin giúp bạn xây dựng nội dung sao cho phù hợp và dễ hiểu đối với họ.
Tăng cường giao tiếp trong nhóm với Clickup và email
Bạn đang làm việc trên nhiều dự án cho nhiều khách hàng khác nhau? Từ việc xử lý các bản cập nhật dự án khác nhau đến trả lời các thành viên khác nhau trong nhóm và giải quyết các truy vấn, hộp thư đến của bạn có thể dễ dàng biến thành một mớ hỗn độn và các quy tắc ứng xử qua email của bạn có thể bị ảnh hưởng.
Đây là lúc các công cụ quản lý hộp thư đến và quản lý dự án email có thể giúp ích. Chúng biến hộp thư đến của bạn thành một không gian làm việc hợp tác, nơi bạn có thể dễ dàng quản lý nhiều dự án.
ClickUp là một công cụ giao tiếp và năng suất email sẽ giúp bạn hoàn thiện nghệ thuật quản lý hộp thư đến. Các tính năng Quản lý dự án email của ClickUp cho phép bạn tạo dự án không giới hạn, theo dõi năng suất của nhóm và tuân thủ các quy tắc email.

Các tính năng như hơn 50 công thức tự động hóa công việc, chế độ xem có thể tùy chỉnh, tích hợp bên thứ ba, phím tắt, mẫu và hơn thế nữa khiến ClickUp trở thành công cụ lý tưởng để quản lý công việc qua email.
Max Segal, Giám đốc Hệ thống Máy tính và Thông tin, có nhận xét như sau về ClickUp:
Tự động tạo/lập công việc từ địa chỉ email thư mục và tích hợp với Slack của công ty đã mang lại sự khác biệt lớn trong hiệu quả quy trình làm việc!
Tự động tạo công việc từ địa chỉ email thư mục và tích hợp với Slack của công ty đã mang lại sự khác biệt lớn trong hiệu quả công việc!
Dưới đây là cách bạn cũng có thể sử dụng ClickUp để đạt được kết quả tương tự tại nơi làm việc:
Tích hợp với Gmail và Outlook

Sự tích hợp của ClickUp với Gmail cho phép đồng bộ hóa tự động giữa hai nền tảng. Bạn có thể tự động chuyển email trong Gmail thành nhiệm vụ mới trong ClickUp. Bạn cũng có thể đính kèm email vào nhiệm vụ, tải tệp đính kèm email lên nhiệm vụ và hơn thế nữa.
Sự tích hợp của ClickUp với Outlook mang đến cho bạn các tính năng tương tự, bao gồm tự động tạo nhiệm vụ từ email.
Gửi email từ trong ClickUp
ClickUp cho phép bạn gửi email và trả lời tin nhắn trực tiếp từ nền tảng. Bạn có thể thêm tệp đính kèm, liên kết email với nhiệm vụ, gắn thẻ nhóm của bạn để đảm bảo mọi người đều được cập nhật và thậm chí trả lời thông báo.
Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp, bạn cũng có thể liên kết các email đã nhận với các mục công việc và thiết lập tự động hóa email cho các chiến dịch nhỏ giọt hoặc bản tin.
Phần mở rộng Chrome cho phép bạn tạo công việc từ email và thậm chí đính kèm email vào công việc.
Thêm bình luận
ClickUp cho phép bạn gửi và trả lời nhận xét về nhiệm vụ trực tiếp từ hộp thư đến. Bạn có thể thêm tệp đính kèm và đảm bảo tất cả các cuộc hội thoại liên quan đến một nhiệm vụ cụ thể đều ở cùng một nơi.
Mẫu
ClickUp cung cấp nhiều mẫu sẵn có để giúp quản lý email dễ dàng hơn. Mẫu Email Marketing của ClickUp cho phép bạn lập kế hoạch chiến dịch, lên lịch gửi tin nhắn, theo dõi chỉ số thành công, tự động hóa email bằng các kích hoạt và gửi email mục tiêu khi cần thiết.
Viết và chỉnh sửa email
ClickUp Brain là một trợ lý AI mạnh mẽ cho phép bạn viết email ngay lập tức. Bạn có thể sử dụng nó để viết nội dung phù hợp với vai trò cụ thể, thiết lập giọng điệu chuyên nghiệp, thêm các điểm chính cần thảo luận và thiết lập chương trình làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng AI Writer của ClickUp Brain để cải thiện văn bản của mình, sửa lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, làm dài hoặc ngắn hơn, hoặc đơn giản hóa văn bản.
Nắm vững các quy tắc ứng xử qua email để thành công trong công việc với ClickUp
Nắm vững các quy tắc ứng xử qua email là điều cần thiết để tạo ra các tương tác rõ ràng, tôn trọng và hiệu quả. Từ việc hiệu đính tin nhắn đến cài đặt giọng điệu tôn trọng, các quy tắc ứng xử qua email đóng vai trò quan trọng trong cách email của bạn được nhận thức và phản hồi.
Sử dụng các công cụ như ClickUp có thể hợp lý hóa việc quản lý email của bạn và đảm bảo bạn luôn có tổ chức, đáp ứng thời hạn và giao tiếp rõ ràng, chính xác. Từ tạo mẫu và tự động hóa việc theo dõi đến hiệu đính email và tạo nhiệm vụ từ chúng, ClickUp cho phép bạn làm tất cả những việc này và hơn thế nữa.
Khám phá tất cả các tính năng của ClickUp bằng tài khoản miễn phí của riêng bạn. Đăng ký ngay hôm nay!