Một công việc trên Lịch Google là một công việc có ngày giờ cụ thể từ Google Tasks (ứng dụng danh sách việc cần làm miễn phí, tích hợp sẵn của Google). Công việc này sẽ hiển thị trên lịch của bạn cùng với các sự kiện khác. Điểm khác biệt khiến nhiều người nhầm lẫn: sự kiện là thời gian bạn dành cho người khác, còn công việc là thời gian bạn dành cho chính mình.
Hai tính năng này chia sẻ chung một giao diện. Hướng dẫn này sẽ giải thích cách thêm công việc vào Lịch Google và những hạn chế của thiết lập mặc định này.
Tóm tắt: Để thêm một công việc vào Lịch Google, hãy mở bảng Công việc (hoặc nhấp vào một ô trống và chuyển đổi công tắc từ Sự kiện sang Công việc). Sau đó, đặt tiêu đề, ngày và giờ cho công việc đó. Quy tắc duy nhất để đảm bảo công việc được hiển thị đúng cách: luôn đặt giờ, không chỉ đặt ngày. Nếu không, công việc sẽ bị đẩy vào dải "cả ngày", khiến bạn khó thực hiện công việc đó hơn.
Hãy nhớ rằng: Công việc = thời gian bạn dành cho bản thân, Sự kiện = thời gian bạn dành cho người khác
Công việc và Sự kiện trong Lịch Google: Sự khác biệt là gì?
Một công việc Google và một sự kiện đều nằm trên cùng một lưới lịch. Tuy nhiên, chúng hoạt động khác nhau và mỗi loại đều ảnh hưởng đến danh sách việc cần làm của bạn theo những cách cụ thể. Dưới đây là so sánh giữa chúng.
| Tiêu chí | Công việc | Sự kiện |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Một việc cần làm có ngày hạn từ Google Tasks mà bạn có trách nhiệm hoàn thành | Một khối thời gian đã được lên lịch, thường là khối thời gian chia sẻ, mà bạn đã cam kết thực hiện |
| Hoàn thành | Đánh dấu hoàn thành khi đã xong; nhiệm vụ đó sẽ được lưu lại làm hồ sơ | Không có; nó sẽ tự động qua đi khi hết thời gian |
| Nếu bạn bỏ lỡ | Nhiệm vụ sẽ tự động gia hạn cho đến khi bạn hoàn thành hoặc xóa nó | Đã hết; khoảng thời gian đó sẽ trôi qua dù bạn có hiển thị hay không |
| Hạn chót | Tách biệt với thời gian công việc, hãy cài đặt cả hai | Thời gian bắt đầu là thời gian duy nhất |
| Bài tập | Chỉ dành cho tài khoản Không gian Làm việc, thông qua Google Chat Spaces | Mời bất kỳ ai qua email với tư cách khách |
| Ví dụ | Lập dự toán, chuẩn bị cho cuộc gọi, viết báo cáo | Cuộc gọi với khách hàng, lịch hẹn nha sĩ, chuyến bay |
Cách chọn tác vụ cần tạo:
Hãy làm theo ba câu hỏi nhanh sau đây.
- Nhiệm vụ đó có thời gian cụ thể mà bạn đã thỏa thuận với người khác không? Nếu có, hãy chuyển nó thành một sự kiện
- Đó có phải là công việc mà chỉ bạn mới chịu trách nhiệm? Hãy biến nó thành một công việc
- Bạn có thể di chuyển nó mà không cần báo cho ai biết không? Nếu có, đó là một công việc
Vẫn còn băn khoăn? Hãy mặc định chọn "Công việc", vì bạn luôn có thể dành thời gian cho nó sau này. Một quy tắc áp dụng cho hầu hết các trường hợp: nếu người khác đang trông chờ vào khoảng thời gian đó, thì đó là sự kiện. Nếu chỉ có bạn, thì đó là công việc.
Tại sao nên thêm công việc vào Lịch Google?
Việc thêm công việc vào Lịch Google giúp bạn sắp xếp các công việc cần làm và các cuộc họp trên cùng một giao diện, từ đó bạn có thể lên lịch công việc phù hợp với thời gian thực tế mà bạn có. Dịch vụ này miễn phí, đồng bộ trên mọi thiết bị và hoạt động ngay trong Gmail và Lịch mà bạn đang sử dụng. Dưới đây là những lợi ích bạn sẽ nhận được:
- Bạn có thể xem lịch trình và danh sách công việc cần làm cùng một lúc. Lịch Google của bạn đã hiển thị những khoảng thời gian bạn bận rộn. Khi các công việc cũng được hiển thị ở đó, bạn có thể nhanh chóng biết liệu mình có thời gian để hoàn thành bản báo cáo vào thứ Năm hay không. Bạn sẽ biết ngay lập tức liệu các cuộc họp nối tiếp nhau có chiếm hết cả ngày của bạn hay không
- Bạn dành thời gian cụ thể cho công việc thay vì chỉ liệt kê công việc. Một công việc có thời gian cụ thể sẽ hiển thị dưới dạng một khối trên lưới lịch của bạn, giống như một sự kiện. Bạn có thể kéo các công việc cần tập trung vào các khoảng trống giữa các cuộc họp. Điều này giúp bạn bảo vệ thời gian làm việc tại bàn làm việc giống như cách bạn bảo vệ thời gian cho một cuộc gọi.
- Công việc chưa hoàn thành sẽ theo bạn. Một công việc bạn chưa hoàn thành sẽ tự động chuyển sang ngày hôm sau. Bạn sẽ không bỏ lỡ hạn chót chỉ vì đã cuộn qua nó, điều thường xảy ra với các sự kiện thông thường.
- Mọi thứ đều được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn. Một công việc bạn thêm từ máy tính xách tay sẽ xuất hiện trên điện thoại chỉ trong vài giây. Bạn có thể ghi lại việc cần làm ở bất cứ đâu và tìm thấy nó ở mọi nơi
- Bạn có thể quản lý toàn bộ hệ thống của mình ngay trên Google. Nếu bạn đã sử dụng Gmail, Lịch Google và Tài liệu Google, các công việc sẽ được tích hợp một cách tự nhiên. Bạn không cần tài khoản đăng nhập mới hay ứng dụng mới để sử dụng.
Thông tin thú vị: Lý do tại sao bạn nên thêm công việc vào Google Lịch cũng bắt nguồn từ tâm lý học. Vào những năm 1920, nhà tâm lý học Liên Xô Bluma Zeigarnik đã nhận thấy một điều kỳ lạ trong một nhà hàng đông đúc. Những người phục vụ có thể nhớ chính xác những đơn đặt hàng cực kỳ phức tạp. Nhưng sau khi hóa đơn được thanh toán, họ lại hoàn toàn quên mất đơn đặt hàng đó. Điều này cho thấy não bộ của chúng ta được lập trình sẵn để ghi nhớ những công việc chưa hoàn thành tốt hơn so với những công việc đã hoàn thành. Đây chính là lý do tại sao một danh sách công việc chưa được ghi chép hay lên lịch lại gây ra lo âu tâm lý — não bộ của bạn đang tích cực “la hét” để bạn đừng quên nó.
Phương pháp nâng cao năng suất số 1 chính là danh sách công việc trên lịch
Thói quen công việc hữu ích nhất từng được ghi nhận không phải là việc lập danh sách việc cần làm tốt hơn. Đó chính là hành động loại bỏ danh sách công việc đó. Năm 2018, Filtered.com đã tìm kiếm trên mạng để tổng hợp 100 mẹo công việc phổ biến nhất. Họ xếp hạng tất cả các mẹo này dựa trên mức độ hiệu quả và độ dễ sử dụng. Mẹo chiến thắng là timeboxing.
Bạn hãy lấy từng việc cần làm, sắp xếp một khoảng thời gian cụ thể trên lịch của mình và tuân thủ đúng khoảng thời gian đó. Marc Zao-Sanders, CEO của Filtered, cho biết phương pháp này giành vị trí đầu bảng vì nó bao quát hầu hết các mẹo khác trong danh sách công việc. Tạp chí Inc. thậm chí còn thử nghiệm phương pháp này để chứng minh hiệu quả của nó.
Lý do khiến danh sách công việc thất bại chính là cách chúng ta sử dụng chúng. Một danh sách việc cần làm thường trở nên quá dài so với một ngày. Nó không sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cho bạn. Nó còn khuyến khích những thói quen sai lầm. Bạn chỉ hoàn thành ba mục đơn giản chỉ để gạch bỏ chúng khỏi danh sách.
Trong khi đó, những công việc quan trọng lại bị bỏ ngỏ. Zao-Sanders ghi chú rằng danh sách công việc chỉ cho bạn biết những việc cần làm, nhưng không cung cấp kế hoạch để thực hiện chúng. Lịch thì có thể làm được điều đó. Lịch chỉ có thể lưu trữ trong vài giờ, vì vậy bạn phải chọn một khung thời gian cụ thể.
Cách thêm công việc vào Lịch Google trong 6 bước
Việc thêm một công việc vào Lịch Google bao gồm sáu bước. Bắt đầu bằng cách bật lớp Công việc, tạo công việc, đặt thời gian cho nó và dành thời gian công việc thực tế cho công việc đó. Ghi lại các việc cần làm trên điện thoại hoặc thêm chúng từ Gmail và Trò chuyện, rồi sắp xếp chúng bằng danh sách công việc, công việc con và lặp lại. Nếu thực hiện đúng, mỗi công việc sẽ chiếm một khoảng thời gian được bảo vệ trên lịch của bạn thay vì chỉ nằm trong danh sách công việc. Cách thức này hoạt động giống nhau trên máy tính để bàn và thiết bị di động.
Bước 1: Bật lớp Công việc
Nhiệm vụ và Lịch Google là hai công cụ riêng biệt. Trước khi một công việc có thể xuất hiện trên lưới lịch của bạn, bạn phải bật lớp Nhiệm vụ. Nếu bạn để lớp này tắt, các công việc của bạn sẽ bị ẩn. Điều này buộc bạn phải mở một ứng dụng khác để theo dõi chúng.
Trên máy tính để bàn, mở Lịch Google và thực hiện một trong các thao tác sau:
- Bảng điều khiển bên: Nhấp vào biểu tượng Công việc ở thanh bên phải. Bạn có thể thêm và đánh dấu hoàn thành công việc mà không cần thoát khỏi chế độ xem tuần
- Chế độ xem toàn màn hình: Sử dụng nút xem ở góc trên bên phải để hiển thị các Công việc bên cạnh chế độ xem Ngày, Tuần hoặc Tháng
Bước 2: Tạo công việc và đặt thời gian cho nó
Bước này quyết định thành công hay thất bại của toàn bộ hệ thống. Một công việc có ngày nhưng không có giờ sẽ nằm trong thanh “Cả ngày” ở phía trên cùng. Đây chính là lý do tại sao mọi người thường thắc mắc: “Tại sao các công việc của tôi không hiển thị?” Việc đặt thời gian cụ thể cho một công việc sẽ đưa nó vào chính lưới lịch của bạn, nơi bạn sẽ thực hiện công việc.
Có hai cách để thực hiện:
- Từ giao diện lưới: Nhấp vào một ô trống. Chuyển đổi công tắc từ Sự kiện sang Công việc. Sau đó, nhập tên, ngày và giờ
- Từ thanh công cụ: Nhấp vào Thêm công việc. Nhập tên, sau đó mở phần chi tiết để cài đặt ngày và giờ
Để tìm lại các công việc cũ sau này, hãy mở chế độ xem Công việc hoặc nhấp vào Công việc đang chờ xử lý ở phía trên. Điều này sẽ hiển thị tất cả các công việc từ năm trước.
Bước 3: Chặn thời gian làm việc thực tế
GCal đã giúp việc chặn thời gian công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Bạn không còn phải tạo các sự kiện giả nữa. Công việc sẽ hiển thị dưới dạng một khối liền mạch trên lưới lịch của bạn. Nó sẽ "chiếm không gian" cạnh các cuộc họp của bạn thay vì giả vờ rằng bạn rảnh rỗi.
Nhấp vào một khung thời gian trống và chọn Thời gian tập trung. Bằng cách này, bạn sẽ tự động bật cài đặt Không làm phiền. Hãy thoải mái từ chối các cuộc họp cố gắng chiếm dụng khung thời gian đó.
Ghi chú quan trọng: Chế độ Tập trung, Chế độ Không làm phiền và Tự động từ chối là các tính năng dành cho Không gian Làm việc (công việc hoặc trường học). Trên tài khoản cá nhân, bạn vẫn có thể cài đặt khoảng thời gian cụ thể và đặt trạng thái Bận.
Bước 4: Ghi lại công việc trên điện thoại
Hầu hết các việc cần làm đều nảy ra khi bạn không ở gần máy tính xách tay, vì vậy nếu việc ghi chú trên thiết bị di động quá rườm rà, chúng sẽ không bao giờ được nhập vào hệ thống. Google đã đơn giản hóa quy trình này chỉ với vài thao tác chạm.
- Ứng dụng Lịch (Android/iOS): Nhấn vào + Tạo, chọn Công việc, nhập thông tin chi tiết và lưu lại. Công việc sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính của bạn chỉ trong vài giây
- Ứng dụng Google Tasks: Bất kỳ mục nào bạn đặt ngày ở đây sẽ tự động hiển thị trên lịch của bạn
- Tiện ích trên Android: Đặt tiện ích Công việc trên màn hình chính để đang theo dõi chỉ với một lần nhấn
Bước 5: Nhập công việc từ Gmail và Trò chuyện
Nhiều công việc đến từ email. Lưu chúng ngay tại nơi chúng xuất hiện là cách dễ nhất để chuyển công việc của bạn vào Google Tasks. Bạn không cần công cụ bổ sung nào cả; tính năng này đã được tích hợp sẵn.
- Từ Gmail: Kéo một email vào thanh bên Công việc. Bạn cũng có thể nhấp vào nút menu của email và chọn Thêm vào Công việc. Công việc sẽ giữ lại liên kết quay lại chính email đó
- Từ Google Chat: Tạo công việc ngay từ phòng trò chuyện. Trong không gian làm việc nhóm, bạn có thể giao công việc nhóm cho đồng nghiệp
Chỉ cần đặt ngày và giờ cho bất kỳ tác vụ nào trong số này, chúng sẽ tự động xuất hiện trong luồng lịch GCal của bạn.
Mẹo chuyên nghiệp: Việc giao công việc cho người khác chỉ hoạt động trên tài khoản trường học hoặc công việc thông qua Chat Spaces. Nếu bạn đã thử tìm tính năng này trên tài khoản cá nhân mà không thấy tùy chọn nào, đó chính là lý do.
Bước 6: Sắp xếp bằng danh sách công việc, công việc con và lặp lại
Một danh sách dài 40 công việc không có ngày tháng chỉ khiến bạn căng thẳng. Ba công cụ đơn giản sau đây sẽ giúp hệ thống luôn gọn gàng ngay cả khi danh sách công việc cần làm của bạn vượt quá một chục mục:
- Danh sách công việc: Sử dụng menu danh sách công việc để chia công việc thành một vài nhóm rõ ràng như Công việc, Cá nhân hoặc Việc vặt. Hai hoặc ba danh sách công việc sẽ hiệu quả hơn nhiều so với mười danh sách
- Công việc con: Mở bất kỳ công việc chính nào để chia các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ mà bạn có thể dễ dàng hoàn thành
- Lặp lại: Cài đặt lịch lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để bạn không phải tạo lại cùng một công việc bằng tay mỗi lần
Mẹo chuyên nghiệp: Google Tasks có thể lưu trữ tối đa 100.000 công việc và 20.000 mục chưa hoàn thành cho mỗi danh sách công việc. Bạn sẽ không bao giờ hết dung lượng, mặc dù có thể gặp giới hạn khi sử dụng các tính năng nâng cao.
Bạn đang gặp khó khăn khi quản lý nhiều lịch? Điều này không nhất thiết phải là vấn đề đau đầu. Hãy xem video này để tìm hiểu cách quản lý tất cả chúng tại một nơi duy nhất.
3 cách để quản lý danh sách việc cần làm song song với Lịch Google
Bạn có ba cách để quản lý danh sách việc cần làm song song với Lịch Google. Bao gồm Google Tasks tích hợp sẵn, các ứng dụng danh sách việc cần làm của bên thứ ba như Todoist và TickTick, cùng các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp và Asana. Lựa chọn phù hợp nhất phụ thuộc vào mức độ cấu trúc bạn cần và số lượng người tham gia vào công việc. Dưới đây là so sánh giữa các phương án này.
| Loại | Ưu điểm | Nhược điểm | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|---|
| Tính năng Công việc gốc của Google | Miễn phí, không cần thiết lập, đồng bộ hóa mọi nơi bạn sử dụng tài khoản Google | Được thiết kế đơn giản một cách có chủ đích; không có nhãn, mức độ ưu tiên hay người được giao nhiệm vụ trong tài khoản cá nhân | Những người thường xuyên sử dụng Gmail và Lịch và muốn tập trung các việc cần làm của mình vào một nơi duy nhất |
| Các ứng dụng danh sách việc cần làm của bên thứ ba (Todoist, TickTick) | Các tính năng phong phú hơn, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên thực sự và nhập liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên | Bạn duy trì kết nối đồng bộ hóa, và độ tin cậy hai chiều tùy thuộc vào từng ứng dụng | Những người muốn có một ứng dụng danh sách việc cần làm mạnh mẽ nhưng vẫn muốn sử dụng trên Google Cal |
| Các công cụ quản lý dự án chuyên dụng (ClickUp, Asana) | Người được giao nhiệm vụ, trạng thái, mối quan hệ phụ thuộc và đồng bộ lịch hai chiều | Độ khó khi làm quen, và đây là một công cụ phức tạp hơn so với nhu cầu của một danh sách kiểm tra cá nhân | Các nhóm chia sẻ công việc, không chỉ là danh sách việc cần làm cá nhân |
Google Tasks gốc
Google Tasks hoạt động như một lớp danh sách việc cần làm khi danh sách đó do chính bạn tạo ra và cấu trúc đơn giản. Ứng dụng này còn hiệu quả hơn nữa khi bạn đã sử dụng Gmail và Lịch Google. Bạn không cần cài đặt hay mua bất kỳ thứ gì. Chỉ cần mở bảng Tasks, thêm công việc, rồi đặt ngày và giờ. Ứng dụng này sẽ đồng bộ trên cùng một lưới với các cuộc họp của bạn.
Những điều đặc biệt hiệu quả với Google Công việc:
- Bắt đầu ngay lập tức: Không cần cài đặt hay trả phí, và tính năng này đồng bộ hóa trên web, Android và iOS thông qua tài khoản hiện có của bạn
- Thêm công việc từ bên trong các ứng dụng khác: Thanh bên Công việc có sẵn trong Gmail, Lịch, Trò chuyện, Tài liệu, Sheets và Slides, vì vậy một email có thể tự động trở thành công việc có ngày giờ mà không cần nhập lại
- Phân bổ thời gian: Bạn có thể dành một thời lượng công việc cho một công việc và đánh dấu mình là bận
- Cấu trúc đủ chi tiết cho công việc cá nhân: Tiêu đề, ngày/giờ, hạn chót, mô tả, công việc con và tần suất lặp lại bao quát hầu hết các danh sách việc cần làm cá nhân
Giới hạn:
- Không có tính năng sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc nhãn: Bạn không thể gắn thẻ, đánh dấu hoặc sắp xếp theo mức độ ưu tiên, do đó danh sách dài sẽ vẫn hiển thị theo thứ tự thông thường
- Chức năng giao công việc chỉ có trên Không gian Làm việc: Tài khoản cá nhân không thể giao công việc cho người khác và không có tính năng tự động hóa nào đáng kể.
Bỏ qua phần này nếu: Bạn cần giao công việc cho người khác, đang theo dõi các mối phụ thuộc hoặc quản lý bất kỳ công việc nào có cấu trúc phức tạp hơn một danh sách kiểm tra.
Phù hợp nhất với: Các chuyên gia làm việc độc lập và sinh viên muốn quản lý danh sách việc cần làm và lịch trình của mình tại một nơi duy nhất mà không cần mua hoặc học thêm bất kỳ điều gì mới.
Các ứng dụng danh sách việc cần làm của bên thứ ba có tính năng đồng bộ (Todoist, TickTick)
Một ứng dụng quản lý việc cần làm chuyên dụng sẽ hữu ích khi bạn muốn có các tính năng quản lý việc cần làm thực sự nhưng không muốn từ bỏ chế độ xem lịch duy nhất. Bạn quản lý các việc cần làm trong ứng dụng và kết nối nó với Lịch Google thông qua tính năng tích hợp. Nhờ đó, các mục có ngày giờ sẽ hiển thị trên lưới cùng với các sự kiện của bạn.
Những điều đặc biệt hiệu quả đối với các ứng dụng danh sách việc cần làm được đồng bộ hóa:
- Xếp hạng ưu tiên và nhãn: Các tính năng ưu tiên, thẻ và bộ lọc mà ứng dụng Google Tasks gốc không có
- Nhập liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên: Nhập ‘gửi báo cáo vào thứ Sáu lúc 3 giờ chiều’ và ứng dụng sẽ tự động phân tích ngày, giờ và tần suất lặp lại cho bạn
- Cải tiến đa nền tảng: Tốc độ ghi nhận nhanh hơn, ứng dụng di động tốt hơn và các tiện ích mà Google Tasks không thể sánh kịp
Giới hạn:
- Duy trì kết nối: Độ tin cậy của đồng bộ hóa hai chiều tùy thuộc vào từng ứng dụng, do đó, việc chỉnh sửa ở một nơi không phải lúc nào cũng được đồng bộ hóa chính xác sang nơi khác
- Hai nguồn dữ liệu chính: Các công việc của bạn được lưu trữ trong một ứng dụng, còn các sự kiện thì ở ứng dụng khác, do đó phải dựa vào tính năng đồng bộ để kết nối chúng lại với nhau
Bỏ qua phần này nếu: Bạn không muốn phải loay hoay với việc tích hợp. Hoặc bạn muốn có một nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy thay vì phải sử dụng cả ứng dụng lẫn trình kết nối.
Phù hợp nhất với: Những người muốn có các tính năng mạnh mẽ của một ứng dụng danh sách việc cần làm nhưng vẫn muốn mọi thứ hiển thị trên một Lịch Google duy nhất.
Các công cụ quản lý dự án chuyên dụng (ClickUp, Asana)
Một công cụ lịch quản lý dự án là lựa chọn lý tưởng khi danh sách công việc cần làm đã vượt quá khả năng quản lý của bạn. Công cụ này cần bao gồm thông tin về người phụ trách, các giai đoạn, mối quan hệ phụ thuộc và tính năng đồng bộ hóa lịch bên cạnh cấu trúc công việc. Bạn có thể quản lý công việc trên nền tảng này, phân công công việc và theo dõi tiến độ thông qua các trạng thái. Sau đó, đồng bộ hai chiều với Google Calendar để đảm bảo lịch luôn được cập nhật.
Những tính năng nào đặc biệt hiệu quả đối với các công cụ quản lý dự án:
- Được thiết kế cho công việc chia sẻ: Các công việc có người được giao, bình luận và trạng thái, giúp bạn có thể phân công công việc và theo dõi tiến độ qua các giai đoạn
- Các công việc phụ thuộc và nhiều chế độ xem: Công việc được tổng hợp vào các chế độ xem Bảng, Xem dạng danh sách, Dòng thời gian và Lịch, và các mốc thời gian ở giai đoạn sau sẽ thay đổi khi một công việc ở giai đoạn trước bị trễ
- Tự động hóa và đồng bộ hai chiều: Các công việc lặp lại sẽ tự động thực hiện, và các thay đổi được đồng bộ hai chiều giữa công cụ và Lịch Google
Giới hạn:
- Độ khó: Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng lịch đơn giản, sẽ có nhiều bước cài đặt hơn trước khi bạn có thể tận dụng được hết tính năng của nó
- Quá phức tạp cho một danh sách công việc cá nhân ngắn: Đối với chục nhiệm vụ cá nhân, công cụ này có vẻ quá phức tạp so với nhu cầu thực tế
Bỏ qua nếu: Người duy nhất bao giờ cũng xử lý các nhiệm vụ này là bạn, và danh sách công việc này khá ngắn.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm đa chức năng, quy trình làm việc định kỳ như các đợt sprint và lịch nội dung, cũng như bất kỳ dự án nào có từ 10 đến 20 công việc trở lên hoặc có sự chuyển giao công việc giữa các thành viên.
Một thiết lập công việc tốt cần bao gồm những gì?
Một công việc thực sự được hoàn thành phải có tiêu đề rõ ràng, bắt đầu bằng động từ và một khoảng thời gian cụ thể trên lịch của bạn, chứ không chỉ là ngày đáo hạn. Tất cả các yếu tố khác (Danh sách công việc, công việc con, hạn chót, tần suất lặp lại, bối cảnh) đều tồn tại để đảm bảo khoảng thời gian đó được tuân thủ nghiêm ngặt khi khối lượng công việc của bạn ngày càng tăng.
Dù bạn chọn công cụ nào ở trên, một công việc chỉ hoạt động hiệu quả khi các yếu tố này được thiết lập đầy đủ.
- Tiêu đề rõ ràng, ưu tiên động từ: Đảm bảo tiêu đề giải thích rõ ràng việc cần làm, vì đây là nội dung duy nhất bạn nhìn thấy trên lưới. Ví dụ: hãy dùng ‘Soạn thảo ngân sách quý 3’ thay vì ‘Ngân sách’
- Thời lượng bị chiếm dụng: Hãy ước lượng thời lượng cần thiết để hoàn thành công việc. Như vậy, công việc sẽ cạnh tranh về thời lượng với các cuộc họp của bạn thay vì giả vờ là thời gian rảnh rỗi
- Danh sách công việc phù hợp: Chia các công việc thành một số danh sách ngắn và có tên cụ thể, chẳng hạn như "Công việc" và "Cá nhân". Mỗi công việc mới sẽ có một vị trí rõ ràng, giúp việc xem lại diễn ra nhanh chóng
- Hạn chót cho công việc có thời hạn cố định: Thêm một ngày đáo hạn riêng biệt cho những hạn chót thực sự không thể thay đổi, khác với kế hoạch bạn đã đề ra cho việc làm công việc đó
- Công việc con cho công việc nhiều bước: Chia nhỏ bất kỳ công việc nào có nhiều hơn một hành động thành các bước cần thực hiện, để công việc có thể hoàn thành được
- Lặp lại cho công việc định kỳ: Thiết lập tính năng lặp lại tự động cho bất kỳ công việc nào bạn thực hiện hàng tuần hoặc hàng tháng để tránh phải tạo lại cùng một công việc bằng tay
- Mô tả kèm bối cảnh: Thêm liên kết, ghi chú hoặc email gửi đến, để bản thân trong tương lai nhớ lý do tại sao công việc đó tồn tại
- Tài khoản phù hợp: Hãy lưu ý xem bạn đang sử dụng tài khoản cá nhân hay tài khoản Không gian Làm việc, vì hai loại tài khoản này có các tính năng khác nhau
- Thói quen ghi chép duy nhất: Hãy có một danh sách hộp thư đến duy nhất, nơi mọi thứ đều được đưa vào trước tiên và sẽ được sắp xếp sau, vì năm danh sách chỉ được sử dụng một nửa sẽ khiến hệ thống bị rối loạn
Cách duy trì hệ thống công việc của bạn hoạt động hiệu quả
Việc duy trì hệ thống hiệu quả phụ thuộc vào sáu thói quen. Bạn nên hoàn thành các công việc thay vì xóa chúng, ghi lại mọi thứ vào một danh sách công việc trước tiên, và dành thời gian cụ thể cho từng công việc thay vì chỉ ghi ngày. Ngoài ra, hãy xem lại toàn bộ danh sách công việc hàng tuần, điều chỉnh lại thời hạn khi công việc bị trễ, và phân biệt rõ ràng giữa công việc và sự kiện.
- Hoàn thành công việc, đừng xóa chúng. Hãy đánh dấu công việc đã hoàn thành thay vì xóa chúng, để bạn có thể lưu lại những gì mình đã làm xong. Các công việc đã hoàn thành vẫn hiển thị được. Đây vừa là một bản ghi hữu ích, vừa là một động lực nhỏ về tiến độ giúp bạn tiếp tục quay lại.
- Trước tiên, hãy ghi lại mọi công việc vào một danh sách công việc duy nhất, sau đó mới sắp xếp. Việc sắp xếp công việc ngay khi ghi lại sẽ gây ra sự cản trở. Thay vào đó, hãy gửi mọi công việc cần làm mới vào một danh sách hộp thư đến duy nhất, sau đó phân loại chúng thành "Công việc" hoặc "Cá nhân" trong quá trình xem xét.
- Dành thời gian cụ thể; đừng chỉ đặt ngày đáo hạn. Ngày đáo hạn chỉ là mong muốn về thời điểm một việc gì đó nên diễn ra. Khoảng thời gian được dành riêng là kế hoạch cụ thể về thời điểm nó sẽ diễn ra. Hãy dành một khoảng thời gian cụ thể cho bất kỳ việc nào mất hơn năm phút. Điều này giúp tránh để nó lơ lửng như một lời nhắc nhở mà bạn thường bỏ qua
- Hãy xem lại toàn bộ danh sách công việc mỗi tuần một lần. Một danh sách công việc mà bạn không bao giờ xem lại sẽ dần bị lấp đầy bởi những công việc bạn đã hoàn thành hoặc bỏ dở. Mỗi tuần một lần, hãy mở phần “Công việc đang chờ xử lý”, đánh dấu những công việc đã hoàn thành. Bạn cũng nên sắp xếp lại lịch trình cho các công việc đang chờ xử lý và xóa bỏ những công việc không còn liên quan. Điều này giúp danh sách công việc của bạn luôn đáng tin cậy và linh hoạt.
- Điều chỉnh lại ngày thực hiện khi công việc chưa hoàn thành. Khi bạn không thể hoàn thành một công việc, hãy di chuyển nó ngay lập tức. Điều này tốt hơn là để nó nằm ở một ngày đã qua.
- Hãy phân biệt rõ ràng giữa công việc và sự kiện. Tránh biến các công việc thành các cuộc họp giả tạo hoặc coi các cuộc họp như những việc cần làm mang tính chất mềm dẻo. Ranh giới giữa thời gian bạn dành cho người khác và thời gian bạn dành cho bản thân chính là điểm mấu chốt. Nếu làm mờ ranh giới này, Lịch Google sẽ không thể đánh giá chính xác sức chứa thực sự của bạn.
3 ví dụ về công việc trên Lịch Google dành cho các đối tượng khác nhau
Dưới đây là cách các công việc trên Lịch Google được hiển thị trong thực tế cho ba trường hợp sử dụng phổ biến. Mỗi ví dụ minh họa cách các công việc cần làm, khối thời gian và hạn chót được kết hợp với nhau trong một quy trình làm việc thực tế.
Kế hoạch hàng ngày của người làm việc tự do
Một nhà thiết kế làm việc độc lập thực hiện quy trình hàng ngày như sau: Kiểm tra công việc trong ngày, dành thời gian cho các cuộc gọi cố định với khách hàng, tập trung vào công việc chuyên sâu, sau đó tổng kết và lập hóa đơn. Không có ai khác để giao việc cho. Mục tiêu chính là bảo vệ thời gian tập trung trước khi lịch trình trong ngày trở nên quá tải. Những người duy nhất tham gia vào quy trình này là người làm việc tự do và khách hàng của họ.
Cách thiết lập này áp dụng phương pháp phân chia thời gian chặt chẽ và chỉ sử dụng hai danh sách công việc đơn giản: Công việc cho khách hàng và Quản trị viên. Mỗi buổi sáng, họ kéo các công việc trong ngày vào lưới lịch dưới dạng các khối thời gian xung quanh các cuộc gọi. Họ đánh dấu các khối thời gian dành cho công việc chuyên sâu là Bận. Điều này giúp họ nhận ra ngay lập tức liệu họ có nhận quá nhiều công việc trong ngày hay không.
Dưới đây là một mẫu ngày:
- Phân loại và lập kế hoạch cho ngày hôm nay
- Chặn các công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ trên giao diện khách hàng
- Cuộc gọi với khách hàng (sự kiện cố định)
- Chuẩn bị ghi chú cho cuộc gọi tiếp theo
- Một cuộc gọi với khách hàng khác (sự kiện cố định)
- Tạo và gửi hóa đơn
Học kỳ của sinh viên
Một sinh viên phải quản lý khối lượng học tập ổn định. Các bài đọc hàng tuần, bộ bài tập và thời hạn cố định cho mỗi bài kiểm tra hoặc bài luận. Mỗi tuần đều diễn ra tương tự như tuần trước. Mục tiêu không phải là lập kế hoạch hàng ngày mà là nắm bắt nhịp điệu của kỳ học bên cạnh thời khóa biểu. Những hướng dẫn duy nhất là chính sinh viên và giáo trình của họ.
Cách thiết lập này dựa trên các công việc lặp lại và hạn chót, với rất ít thao tác chặn thời gian thủ công. Các công việc lặp lại tự động xử lý việc đọc tài liệu hàng tuần. Mỗi bài tập ở trường được gán một công việc duy nhất kèm thẻ hạn chót. Học sinh xem chế độ xem Nhiệm vụ để cân bằng khối lượng công việc trong tuần với các tiết học.
Dưới đây là một tuần mẫu:
- Bài đọc hàng tuần: Công việc lặp lại vào mỗi Chủ nhật
- Bài tập: Đã chặn thời gian công việc vào thứ Ba, hạn chót vào thứ Sáu
- Bản nháp đầu tiên của bài luận: Bắt đầu vào thứ Tư, hạn chót vào thứ Sáu
Công việc chia sẻ của nhóm nhỏ
Một nhóm ba người sử dụng Google Workspace để theo dõi các công việc nhóm nhẹ nhàng mà không cần đến công cụ quản lý dự án phức tạp. Quy trình làm việc diễn ra thông qua một không gian trò chuyện trên Google Chat. Họ ghi nhận một việc cần làm trong cuộc trò chuyện văn bản và gán nó thành công việc nhóm. Sau đó, mỗi người sẽ thêm việc đó vào lịch cá nhân của mình. Nhóm này bao gồm ba thành viên và trưởng nhóm.
Ở đây, việc biết ai là người chịu trách nhiệm cho công việc quan trọng hơn chính kế hoạch đó. Đây chính là điểm mà Google Tasks bắt đầu bộc lộ một số hạn chế.
Dưới đây là một mẫu về việc bàn giao công việc:
- Việc cần làm được đề cập trong Không gian trò chuyện: Được giao cho một thành viên trong nhóm dưới dạng công việc nhóm
- Người chủ nhiệm ghi ngày vào lịch của mình: Dành thời gian để thực hiện công việc cần làm
- Công việc đã hoàn thành: Đã đánh dấu hoàn thành trong Chat Space
- Người tiếp theo sẽ thực hiện bước tiếp theo: Tuy nhiên, hệ thống không tự động thông báo cho họ
Cách này có hiệu quả, nhưng chỉ đến một mức độ nhất định. Nó thiếu bảng trạng thái chia sẻ, các công việc được liên kết và một chế độ xem duy nhất để xem ai đang chậm tiến độ. Nhóm phải dựa vào Chat Space và trí nhớ tốt để tránh bỏ sót công việc.
5 sai lầm khiến các công việc trên Google Tasks của bạn trở nên kém hiệu quả
Năm nguyên nhân khiến thiết lập Google Tasks gặp trục trặc: mong đợi công việc sẽ thông báo như một sự kiện, ẩn công việc trong các công việc con, nhầm lẫn giữa hạn chót và thời gian đã lên lịch, mong đợi công việc xuất hiện bên ngoài Google, và cho rằng một công việc lặp lại đã được đánh dấu hoàn thành là đã hoàn thành vĩnh viễn. Không có sai lầm nào trong số này là rõ ràng; chúng vốn đã được tích hợp vào cách thức hoạt động của Google Tasks, vì vậy bạn chỉ phát hiện ra chúng sau khi chúng đã khiến bạn mất thời gian.
- Giả sử một công việc sẽ thông báo giống như một sự kiện. Theo mặc định, các sự kiện sẽ hiển thị cảnh báo 10 phút quen thuộc. Trong khi đó, các công việc thì không. Chúng chỉ thông báo cho bạn nếu bạn bật thông báo công việc cho từng thiết bị cụ thể. Ngay cả khi đã bật, bạn vẫn dễ bỏ lỡ chúng. Người dùng lên lịch một công việc có thời gian cụ thể, tin rằng nó sẽ nhắc nhở họ, nhưng lại vô tình bỏ qua nóCách khắc phục: Bật thông báo công việc trong cài đặt ứng dụng Google Tasks trên mọi điện thoại hoặc máy tính bạn sử dụng. Đối với những công việc bạn không thể bỏ lỡ, hãy đặt một khối thời gian cụ thể để nó nổi bật trên lịch của bạn. Đừng chỉ dựa vào một thông báo duy nhất
- Giấu công việc trong các công việc con. Chỉ nhiệm vụ cha mới xuất hiện trên lưới Lịch Google của bạn. Các công việc con ẩn bên trong phần chi tiết. Chúng không bao giờ hiển thị dưới dạng các khối riêng biệt. Nếu bạn chia một báo cáo lớn thành 6 công việc con, lịch của bạn vẫn chỉ hiển thị 1 dòngCách khắc phục: Bất kỳ công việc nào cần có ô riêng trong ngày của bạn đều phải được tạo thành một công việc có ngày cụ thể, chứ không phải là công việc con. Hãy dành các công việc con cho các danh sách kiểm tra nhanh mà bạn có thể hoàn thành trong khối thời gian của công việc chính
- Nhầm lẫn giữa hạn chót và thời gian dự kiến. Các công việc trong Google hiện có hai tùy chọn riêng biệt: thời gian bạn sẽ thực hiện công việc và ngày đáo hạn. Nếu bạn chỉ cài đặt hạn chót, sẽ không có khoảng thời gian nào được dành riêng để thực hiện công việc. Nếu bạn chỉ cài đặt thời gian làm việc, bạn sẽ mất đi ngày đáo hạn cụ thể giúp bạn đi đúng tiến độ. Nhiều người chỉ điền một trong hai trường, nghĩ rằng điều đó đã bao quát cả hai, và cuối cùng bị bất ngờ. Cách khắc phục: Đối với bất kỳ dự án lớn nào, hãy chủ động cài đặt cả hai trường. Đặt thời gian công việc và hạn chót riêng biệt trên lưới lịch. Như vậy, ‘thời gian tôi làm việc’ và ‘thời hạn hoàn thành’ sẽ không bao giờ bị nhầm lẫn.
- Đừng mong đợi các công việc của bạn sẽ hiển thị bên ngoài Google. Google Tasks không chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác. Các công việc của bạn sẽ không xuất hiện trong Apple Calendar, Outlook hoặc ứng dụng lịch mặc định trên iPhone. Điều này xảy ra ngay cả khi các sự kiện Google của bạn đồng bộ với các ứng dụng đó một cách bình thườngCách khắc phục: Nếu bạn chỉ sử dụng các ứng dụng của Google suốt cả ngày, mọi thứ sẽ ổn. Nếu trong ngày bạn sử dụng các công cụ của Apple hoặc Outlook, đừng tin tưởng Google Tasks sẽ giúp kết nối hai nền tảng này. Hãy sử dụng một công cụ như ClickUp để tận dụng tính năng đồng bộ hai chiều thay thế
- Đánh dấu hoàn thành một công việc lặp lại và nghĩ rằng nó đã được hoàn thành vĩnh viễn. Nhấp vào ô đánh dấu hoàn thành trên một công việc lặp lại sẽ không đóng công việc đó lại. Hành động này chỉ tạo ra công việc tiếp theo mà thôi. Ngoài ra, việc thay đổi một bản sao duy nhất không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi tác vụ. Bạn có thể điều chỉnh thời gian cho phiên đánh giá tuần này và nghĩ rằng đã sửa xong. Tuần sau, công việc đó lại xuất hiện ở khung giờ cũCách khắc phục: Hãy xem dấu tích như một cách để chuyển sang bước tiếp theo. Khi cần thay đổi công việc lặp lại, hãy chỉnh sửa cài đặt lặp lại chính cho toàn bộ chuỗi tác vụ, chứ không chỉ bản sao của ngày hôm nay
Khi Google Tasks không đủ: Cách ClickUp giải quyết vấn đề này
Google Tasks hoạt động hiệu quả cho đến khi công việc liên quan đến người khác, nhiều giai đoạn hoặc bất kỳ yếu tố nào cần điều chỉnh khi có sự chậm trễ ở giai đoạn trước đó. ClickUp Calendar lấp đầy khoảng trống đó. Đây là một lịch được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), được xây dựng dựa trên một hệ thống quản lý tác vụ hoàn chỉnh. Điểm nổi bật nhất? Nó còn bao gồm tính năng đồng bộ hai chiều với Lịch Google trên mọi kế hoạch.
Cách nào hiệu quả nhất cho trường hợp cụ thể này:
- Đồng bộ hai chiều Lịch Google trên một lịch thống nhất. Chỉ cần kết nối GCal một lần, các sự kiện bên ngoài và nhiệm vụ ClickUp của bạn sẽ được chia sẻ trên một chế độ xem. Các thay đổi được đồng bộ hai chiều, giúp bạn tận hưởng lợi ích của giao diện lưới duy nhất mà không bị giới hạn về tính năng
- Tính năng phân bổ thời gian bằng AI giúp tự động lên lịch các công việc của bạn. Không còn phải kéo thả công việc vào các khoảng trống một cách thủ công nữa. Trình lập kế hoạch (Planner) của ClickUp có thể tự động sắp xếp công việc xung quanh các cuộc họp của bạn dựa trên mức độ ưu tiên và thời hạn. Tính năng này giúp bảo vệ thời gian tập trung mà bạn không cần phải quản lý từng khoảng thời gian một.
- Người được giao, trạng thái và bình luận cho từng công việc. Google Tasks không hỗ trợ một tính năng trên tài khoản cá nhân. Giao công việc cho một người cụ thể, thảo luận trực tiếp trong công việc và theo dõi tiến trình qua các giai đoạn
- Công việc lặp lại với cấu trúc rõ ràng. Cùng khái niệm lặp lại như Bước 6, nhưng được bổ sung thêm mức độ ưu tiên, mối quan hệ phụ thuộc, ngày bắt đầu và các Trường Tùy chỉnh. Bạn có thể thiết lập công việc lặp lại sau khi hoàn thành, theo lịch trình cố định, hoặc khi trạng thái thay đổi, và các công việc tiếp theo sẽ tự động điều chỉnh khi ngày tháng thay đổi.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng AI Notetaker của ClickUp Calendar để ghi lại nội dung các cuộc họp. Xem và tìm hiểu tại đây:
Những giới hạn thực tế: Sự đơn giản tối giản của Lịch Google đòi hỏi một quá trình làm quen. Nếu hệ thống công việc của bạn chỉ gồm khoảng một chục nhiệm vụ riêng lẻ, cách thiết lập mặc định của Google như trên sẽ thuận tiện hơn cho việc sử dụng hàng ngày.
Dành cho ai: ClickUp phù hợp nhất khi có nhiều người tham gia vào công việc. Hoặc khi danh sách việc cần làm của bạn đã phát triển thành các dự án có người phụ trách, các giai đoạn và quy trình bàn giao. Đối với một danh sách kiểm tra cá nhân ngắn trên lịch, phương pháp của Google mà chúng tôi đã đề cập ở trên là lựa chọn đơn giản và nhanh chóng hơn.
Xây dựng một hệ thống công việc mà bạn sẽ kiên trì thực hiện
Những người luôn kiên trì coi lịch của họ như một thực thể sống. Họ ghi chép mọi thứ vào một nơi duy nhất, chặn thời gian thực thay vì chỉ chọn một ngày, và điều chỉnh lại công việc ngay khi công việc bị trễ. Đó chính là bí quyết: không phải là một thiết lập hoàn hảo, mà là một thiết lập chân thực mà bạn đủ tin tưởng để mở ra mỗi ngày.
Và khi khối lượng công việc vượt quá khả năng của bạn (do có người khác tham gia, việc chuyển giao nhiệm vụ, hoặc các yếu tố phụ thuộc), đó chính là dấu hiệu cho thấy bạn đã sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Một công cụ như ClickUp giúp quản lý công việc, người được giao nhiệm vụ và dòng thời gian công việc tại một nơi duy nhất. Nó cũng đồng bộ hai chiều với Lịch Google, đảm bảo mọi chế độ xem luôn được cập nhật đồng bộ khi khối lượng công việc mở rộng.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Các câu hỏi thường gặp về Công việc Google và Lịch Google
Tại sao các công việc của tôi không hiển thị trên Lịch Google?
Lý do phổ biến nhất khiến công việc của bạn không hiển thị trên Lịch Google là công việc đó được tạo mà không có thời gian cụ thể. Điều này khiến công việc được hiển thị trong dải "Cả ngày" thay vì trong lưới. Ngoài ra, lớp "Công việc" có thể chưa được chuyển đổi. Mở bảng điều khiển "Công việc" hoặc chế độ xem "Công việc", sau đó chỉ định thời gian cụ thể cho công việc. Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản nơi công việc được tạo.
Hiện tại, Google Tasks và nhắc nhở có phải là một không?
Về cơ bản, đúng vậy, Google Tasks và nhắc nhở có tính năng tương tự nhau. Google đã tích hợp tính năng nhắc nhở vào Google Tasks, do đó những gì trước đây là nhắc nhở trên lịch giờ đây đã trở thành công việc. Các nhắc nhở cũ đã được chuyển sang, và các công việc mới cần được tạo dưới dạng công việc. Chúng sẽ hiển thị trên Lịch Google của bạn theo cách tương tự sau khi được đặt ngày giờ.
Các công việc đã hoàn thành của tôi sẽ được chuyển đi đâu?
Các công việc Google đã hoàn thành sẽ được chuyển đến phần ‘Hoàn thành’ ở cuối danh sách công việc. Chúng sẽ biến mất khỏi lưới lịch của bạn. Để tìm chúng, hãy mở bảng Công việc và nhấp vào menu thả xuống ‘Hoàn thành’ bên dưới các mục đang hoạt động. Mọi công việc đã hoàn thành đều được liệt kê tại đó. Bỏ chọn bất kỳ công việc nào trong số đó sẽ đưa nó trở lại trạng thái đang hoạt động và, nếu công việc đó có ngày giờ cụ thể, nó sẽ xuất hiện trở lại trên Lịch Google của bạn.
Làm thế nào để khôi phục một công việc Google mà tôi đã xóa?
Một công việc Google đã xóa thường không thể khôi phục lại, vì Google Tasks không có thư mục thùng rác hay lịch sử phiên bản. Cách duy nhất để phòng ngừa là tận dụng thông báo “Undo” (Hoàn tác) ngắn ngủi xuất hiện trong vài giây ngay sau khi bạn xóa. Phản ứng ngay lập tức là giải pháp duy nhất.
Tôi có thể chuyển một công việc lặp lại trên Google Tasks sang danh sách công việc khác không?
Không, Google Tasks không cho phép bạn di chuyển một công việc lặp lại từ danh sách này sang danh sách khác. Giới hạn này cũng áp dụng cho các công việc được chia sẻ và các công việc con. Nếu bạn cần chuyển một công việc lặp lại sang một danh sách khác, cách duy nhất là dừng chuỗi công việc ban đầu. Sau đó, tạo lại công việc đó từ đầu trong danh sách bạn muốn. Điều này khiến nhiều người bối rối vì các công việc thông thường chỉ thực hiện một lần có thể được di chuyển giữa các danh sách chỉ bằng một thao tác kéo thả đơn giản.
Google Tasks có hoạt động ngoại tuyến không?
Ứng dụng Google Tasks trên thiết bị di động (Android/iOS) lưu danh sách công việc của bạn vào bộ nhớ đệm cục bộ. Do đó, bạn có thể xem và thêm công việc khi ngoại tuyến, và chúng sẽ được đồng bộ ngay khi bạn kết nối lại. Bảng điều khiển trên web trong Lịch Google và Gmail yêu cầu kết nối mạng hoạt động để tải và đồng bộ hóa. Vấn đề là Google Tasks không được thiết kế để sử dụng ngoại tuyến. Các thay đổi được thực hiện khi không có kết nối đôi khi có thể không đồng bộ hóa được hoặc bị trùng lặp khi kết nối lại. Nếu việc lưu trữ ngoại tuyến được đảm bảo là quan trọng, một ứng dụng chuyên dụng với chế độ ngoại tuyến thực sự sẽ đáng tin cậy hơn.
Bạn có thể chia sẻ danh sách công việc Google với người khác không?
Không, Google Tasks không hỗ trợ tính năng chia sẻ danh sách tích hợp sẵn. Bạn không thể chia sẻ danh sách nhiệm vụ cá nhân với đồng nghiệp theo cách tương tự như chia sẻ Tài liệu Google. Tùy chọn tích hợp duy nhất là giao các nhiệm vụ được chia sẻ riêng lẻ trong không gian Google Chat hoặc Tài liệu Google, và chỉ áp dụng cho các kế hoạch Không gian Làm việc đủ điều kiện (các nhiệm vụ được chia sẻ không thể có công việc con hoặc tính năng lặp lại). Để có danh sách chia sẻ thực sự, các nhóm thường sử dụng công cụ như ClickUp hoặc một giải pháp của bên thứ ba.
Sự khác biệt giữa Google Tasks và Google Keep là gì?
Google Tasks dành cho các công việc có ngày đáo hạn, được đồng bộ hóa với Gmail và Lịch Google; Google Keep dành cho ghi chú, ý tưởng, ghi âm giọng nói và danh sách kiểm tra được phân loại theo màu sắc. Tasks đang theo dõi tiến độ thực hiện, còn Keep giúp ghi chép. Hai ứng dụng này không phải là đối thủ: nhiều người sử dụng Keep để ghi chép và Tasks để thực hiện, và một ghi chú trong Keep có chức năng nhắc nhở giờ đây sẽ tự động tạo thành một công việc Google Tasks.