ClickUp'ta daha akıllı kampanya kararları almak için bir AI karar ajanı nasıl oluşturdum

ClickUp'ta pek çok geleneksel iş akışı ve otomasyon kullandım. Bunlar, görevleri A noktasından B noktasına taşımak, durumları güncellemek veya sahipleri atamak konusunda harika. Ancak bir noktada önemli bir şeyin farkına vardım: bu otomasyonların hiçbiri aslında kampanyalarımı düşünmüyordu.

Yürütme ile zekayı bir araya getirebilecek bir sisteme ihtiyacım vardı. Ve cevabımı, Asset Library Manager adını verdiğim bir AI karar ajanı ile buldum.

Bu yazıda, ClickUp içinde ( ClickUp Süper Ajanları kullanarak) bu AI karar verme aracını nasıl oluşturduğumu ve bunun işim için neden gerekli olduğunu anlatacağım.

Hakkımda: Onaylı ClickUp Danışmanı ve İş Süreci Yöneticisi

Onaylı bir ClickUp Danışmanı ve 5 yılı aşkın deneyime sahip bir İş Süreci Yöneticisi olarak, ajansların ve girişimlerin yapılandırılmış sistemler ve uygulama yoluyla ölçeklenmesine yardımcı oluyorum. 40'tan fazla şirket için operasyonel çerçeveler oluşturdum ve yönettim, 115'ten fazla takımın değişim yönetimini yönettim ve çoklu müşteri ortamlarında teslimat hızını ve tutarlılığı artırırken 16,4 katına varan operasyonel büyüme sağladım.

Basit Otomasyonlar Kampanyalarım İçin Neden Yeterli Değildi?

Varlıklarım farklı konumlara dağılmıştı, kampanya görevleri farklı listelerde yer alıyordu ve her varlığın bir sonraki adımda nereye gideceğine karar veren hala bendim. Her yeni kampanya, bölge veya kanal, daha fazla manuel karar anlamına geliyordu; bu da yinelemeler, kaçırılan fırsatlar veya görünürlük eksiklikleri için daha fazla olasılık demekti.

İşte o zaman farklı bir soru sordum:

Ş Akışları oluşturmayı bırakıp, ClickUp'ta benim adıma kararlar alabilecek akıllı bir sistem oluşturmaya başlasam ne olur?

🦾 ClickUp Süper Ajanları'nı ilk kez mi kullanıyorsunuz?

ClickUp Süper Ajanları, çalışma alanınızda görevlerinizi, verilerinizi ve etkinliklerinizi analiz eden ve bu bağlamda harekete geçen yapay zeka destekli ajanlardır. Onlara belirli bir rol (örneğin, işleri önceliklendirme, proje durumunu güncelleme veya varlıkları yönlendirme) verebilirsiniz; onlar da çalışma alanındaki bilgileri gerçek zamanlı olarak kullanarak çalışır.

Onları farklı kılan nedir?

Temel otomasyonların aksine, Süper Ajanlar sadece kurallara uymaz. Onlar:

• Görevler, belgeler ve yorumlar arasındaki bağlamı anlayın
• Kararlar alın (sadece tetikleyici eylemleri gerçekleştirmeyle kalmayın)
• Ş akışınızın gelişimine göre uyum sağlayın

Bunları "eğer-bu-olursa-o-olur" türünden otomasyonlar olarak değil, sisteminize entegre edilmiş yapay zeka takım arkadaşları olarak düşünün.

Zihniyet Değişimi: Ş Akışlarından Akıllı Sistemlere

ClickUp'ta bir AI ajanı oluşturmadan önce, bir adım geri çekilip sistemi tanımlıyorum.

Otomasyon değil. Sistem.

Benim için bu, üç soruya indirgeniyor:

AI karar ajansımın, kampanya kararları verme yükünü üstlenmesini istedim.

Benim Varlık Kitaplığı Yöneticim için durum şöyleydi.

1. Amaç: Bu AI karar ajanı hangi sorunu çözmeye çalışıyor?

Videolar, görseller, metinler gibi tüm kampanya varlıklarının tek bir yerde toplanmasını istiyordum:

Diğer bir deyişle, hiçbir şeyin gözden kaçmaması için ajansımın ClickUp içindeki varlık dağıtım kararlarını almasını istedim.

2. Sistem kapasitesi: Kurulumum yapay zeka ile karar vermeyi destekleyebilir mi?

Bir AI karar ajanı, içinde bulunduğu sistem kadar güçlüdür. Bu nedenle, görevlerinizin, belgelerinizin, ilişkilerinizin ve kampanya verilerinizin bir arada bulunduğu bir yerde oluşturmak mantıklıdır. Bir ajan, tek bir bağlantılı dijital Çalışma Alanı’nda tüm resmi (varlıklar, konumlar, durumlar, geçmiş) görebildiğinde, kararları tahminlere değil, gerçeklere dayanır.

Benim için ClickUp’ın Converged AI Çalışma Alanı tam da bu yer.

ClickUp ile, operasyonlarınızın yalnızca bir kısmını gören bağımsız AI araçlarını bir araya getirmek yerine, takımınızın yaptığı her şeyin üzerinde yer alan tek bir akıllı katman elde edersiniz. Sonuç olarak , daha akıllı öneriler, sıfır bağlam geçişi ve ajanın hafızası ile Çalışma Alanınız birlikte büyüdükçe zamanla kalitesi artan kararlar elde edersiniz.

ClickUp kurulumumu, Varlık Kitaplığı Yöneticisinin aşağıdakileri yapabilmesi için tasarladım:

Listelerim, Özel Alanlarım ve ilişkilerim sağlam olmasaydı, ajans ya durur ya da ortalığı karıştırırdı. Bu yüzden sistem tasarımını ajansın bir parçası olarak ele aldım.

3. Aracının rolü: Sadece kurye değil, operatör

Son olarak, ajanın rolünü tanımladım.

Çoğu sistem şu şekilde tasarlanmıştır: X olursa → Y yapılacak

İşte biz buna basit otomasyon diyoruz.

Benim istediğim şey farklıydı. Bağlamı değerlendirebilen ve bunu tıpkı bir insan gibi karar vermek için kullanabilen bir AI karar ajanı.

Varlık Kitaplığı Yöneticimin sorumlulukları şunlardır:

Bu üç unsur netleştiğinde, geri kalan her şey daha kolay hale geldi. Artık sadece akıllı bir otomasyon oluşturmuyordum. Benim Beyond Super Agent adını verdiğim şeyi oluşturuyordum; amacını anlayan, yetkin bir sistem içinde çalışan ve açıkça tanımlanmış bir rolü olan bir ajanı.

AI karar ajanın güvenilir olmasını sağlamak için komutları nasıl yapılandırdım: 5 temel komut ilkesi

Sistem hazır olduğunda, çoğu kişinin ilk olarak atladığı kısma geçtim: komut istemleri.

Ancak tek bir uzun talimat yazmak yerine, bunu beş net bileşene ayırdım. Bu sayede AI karar ajanı'nı kontrol etmek, test etmek ve iyileştirmek daha kolay hale geldi.

Ajanımın aldığı kararların kalitesini belirleyen AI komutları şunlardır:

1. Rol tanımı: Bu ajans kimdir?

Aracıya sadece yapılacakları söylemiyorum, ona kim olması gerektiğini söylüyorum.

📌 Varlık Kitaplığı Yöneticisi için, şu şekilde hareket etmesini istedim:

“Birden fazla müşteriyi yöneten deneyimli ajans sahibi ve operasyon mimarı.”

Bu tek satır her şeyi değiştirir. Artık, ajanın yanıt verdiği zaman, bunu aşağıdakilere sahip birinin bakış açısıyla yapar:

2. Bağlam ve kapsam: Hangi alanda faaliyet gösteriyor?

Ardından, bağlamı ve kapsamı olabildiğince net bir şekilde tanımlıyorum:

Bu, ajana odanın duvarlarının nerede olduğunu söyler, böylece Çalışma Alanımın yanlış kısmına girmez.

3. Karar mantığı: Ne zaman ve nasıl karar vermeli?

Ardından karar mantığını ayrıntılı olarak açıklıyorum. Aracıya ne yapılması gerektiğini söylemek yerine, nasıl düşünmesi gerektiğini tanımladım.

Şunları belirtirim:

Böylece, ajanın görevi sadece fikir üretmekle sınırlı kalmaz. Ne zaman harekete geçmesi gerektiğini ve iyi kararların neye benzediğini bilir.

4. Girdiler: Hangi verilere güveniyor?

Her karar, arkasında yatan veriler kadar iyidir. Bu yüzden ajanıma ihtiyaç duyduğu veri katmanlarıyla bağlantı kurarım:

Komut satırında bunu açıkça belirtirim: bir sonraki yapılacak adımda ne yapacağınıza karar verirken kullanmanız gereken girdiler şunlardır.

5. Çıktılar: Hangi eylemleri ve biçimleri bekliyorum?

Son olarak, çıktıları tanımlıyorum:

Bu beş unsur (rol, bağlam, karar mantığı, girdiler ve çıktılar) bir araya geldiğinde, çözüm genellikle çözmeye çalıştığım gerçek sorunla büyük ölçüde örtüşür.

🎥 Kendi Süper Aracınızı oluşturmayı denemek isterseniz, işte size kısa bir açıklama videosu:

AI Karar Aracım, diğer adıyla Varlık Kitaplığı Yöneticisi, ClickUp içinde aslında nasıl iş yapar?

Temel hazır olduğunda, ajanı ClickUp Çalışma Alanıma bağladım, böylece iki ana şekilde çalışabilsin.

Seçenek 1: Varlık kütüphanesinden manuel tetikleyici

İlk mod basit ve doğrudandır.

Bu tek başına manuel yönlendirme iş yükünü büyük ölçüde ortadan kaldırır. Ancak asıl güç ikinci moddan gelir.

Seçenek 2: Programa dayalı karar verme

İkinci modda sistem gerçekten "Süper Aracının Ötesine" geçiyor.

Burada, ajans varlık kütüphanesinin tüm içeriğini kullanarak kendi başına kararlar alır:

📌 Bundan sonra, aşağıdaki gibi kararlar alabilir:

“İslamabad'a gönderilmiş ve bir kurtarma video olan bu stratejik öneme sahip varlık için, bir sonraki adımda bir kurtarma görseli veya mobilite görseli gönderelim.”

Bir varlığın nerede yayınlandığını ve sırada ne olması gerektiğini sürekli kontrol etmek yerine, ajans verileri inceleyip karar veriyor.

AI ajansımla işbirliği yapmak için neden ClickUp sohbetini kullanıyorum?

ClickUp'ta, ajanslar tüm çalışma alanınızda çalışabilir. Onları Liste, Klasör ve Alanlardaki Otomasyonlar aracılığıyla tetikleyebilir (durum değişikliklerine, yeni görevlere, alan güncellemelerine tepki verebilir), doğrudan görevlere atayabilir, görev yorumlarında ve Belgelerde @bahsedebilir veya ClickUp Sohbet 'te DM'ler ve @bahsetmeler yoluyla onlarla etkileşim kurabilirsiniz.

Ancak ajansımla en çok zaman geçirdiğim yer sohbet ve bunun bir nedeni var.

Varlık Kitaplığı Yöneticisi sohbetimde iki hedefim var:

Sohbet, bana neredeyse bir iş arkadaşımın hazır beklediği gibi gerçek zamanlı, konuşma tarzı bir arayüz sunuyor. Bunu şu amaçlarla kullanabilirim:

Bu, bir talep göndermekle karşılıklı bir konuşma kurmak arasındaki farktır.

Kararların birbirini takip ettiği ve bağlamın önemli olduğu Varlık Kitaplığı Yöneticisi gibi bir ajans için, bu tür yinelemeli diyaloglar tüm sistemin işleyişini sağlar.

Aracı öfke nöbeti geçirdiğinde

Zamanla tuhaf bir şey fark ettim: komutum net değilse, ajans biraz "öfke nöbeti" geçiriyordu. Bu, ajansın bozuk olduğu için değil, komutumun onu başarıya hazırlamadığı içindi.

İşte o zaman her zaman beş temel ilkeye geri dönüyorum:

Bunlar hazır olduğunda, konuşma inanılmaz derecede yüksek verimlilik gösterir.

Tek bir basit mesajla sistemi stres testine tabi tutma

Bu ajansla yaşadığım favori anlardan biri, tek bir sohbet komutuyla tam bir stres testi gerçekleştirmekti.

🌟 Aracıya şunu söyledim:

“Bir stres testi yapmak istiyorum. Rastgele konumlar seçerek otomatik tetikleyici kullanın ve akışa göre kampanya görevleri oluşturun. Akışın hiçbir bölümünü atlamadığınızdan ve görevlerde yineleme olmadığından emin olun. Testi çalıştırmadan önce ihtiyacınız olan her şeyi bana sorun.”

🌟 İşte olanlar:

Tek bir konuşmada 15–30 adım gerekti ve ölçeklendirme sürecinde sistemimin hangi noktalarda aksayabileceğini net bir şekilde anladım.

Sonuç ne oldu? Kurulumumun 50 konuma kadar sağlam olduğunu fark ettim, ancak 100'ün üzerine çıkmaya çalışırsam sistemin zorlanabileceğini anladım. Bu içgörü bir gösterge paneli yerine, ajansımla yaptığım görüşmeden geldi.

Aracıyı raporlama ortağı olarak kullanma

👉🏼 Ayrıca sohbeti, aşağıdakiler gibi basit ama etkili sorular sormak için de kullanıyorum:

👉🏼 Aracı, varlıkların listesini, nereye yönlendirildiklerini ve ClickUp'a geri yönlendiren bağlantıları içeren bir yanıt verir. Sonra bunu bir adım daha ileri götürüyorum:

“Bana 24 saatlik bir özet verin ve bu varlıkların bir sonraki aşamada dağıtımının yapılması gereken en iyi 10 konumu önerin; her öneri için net bir gerekçe belirtin.”

Şu anda ajanın kullandığı özellikler:

…tam olarak nereye gitmem gerektiğini ve neden gitmem gerektiğini önermek için.

👉🏼 Daha ayrıntılı bilgi almak istersem, şu gibi takip soruları sorabilirim:

Aracı, aynı verileri ve mantığı kullanarak bana odaklanmış bir yanıt veriyor.

Tek bir akıllı AI karar ajansından ölçeklenebilir bir karar motoruna

Bu noktada, Varlık Kitaplığı Yöneticim, ClickUp Çalışma Alanımın üzerinde sağlam bir yapay zeka karar verme katmanı haline geldi.

Bundan önce, sürekli olarak:

Artık bu süreci AI karar ajanı yönetiyor.

Gerektiğinde nihai kararı hala ben veriyorum. Ancak artık sıfırdan başlamıyorum. Ve bu değişim giderek yaygınlaşıyor.

McKinsey & Company'nin bir raporuna göre, şirketler karar vermenin merkezi bir rol oynadığı pazarlama, satış ve strateji gibi alanlarda yapay zekanın en büyük ölçülebilir etkisini görüyor.

Sonraki Adım: ClickUp'ta Kendi AI Karar Aracınızı Nasıl Oluşturabilirsiniz?

Birden fazla konum, kanal veya müşteri arasında varlıklar arasında gidip geliyorsanız, sonsuza kadar elektronik tablolar ve manuel yönlendirmelerle uğraşmak zorunda değilsiniz.

Şu soruyla başlayın:

Ardından, bu cevapları temel alarak ilk ajanınızı tasarlayın.

Son olarak, sohbet bölümünde zaman geçirin; sorular sorun, stres testleri yapın ve ajanın size sisteminizin hangi alanlarda geliştirilmesi gerektiğini göstermesine izin verin.

İşte bu şekilde otomasyonların ötesine geçip, ClickUp'ta sizin adınıza gerçekten çalışan akıllı bir sistem oluşturmaya başlayabilirsiniz.

AI Deneylerinden Gerçek AI Karar Verme Sürecine

Karar verme sürecini yapay zeka ile otomasyonla gerçekleştirmek istiyorsanız, size vereceğim en önemli tavsiye şudur:

Düşünmeyi bırakın:

❌ “AI bunu daha hızlı yapmama nasıl yardımcı olabilir?”

Ve düşünmeye başlayın:

✅ “AI benim adıma hangi konularda karar vermeli?”

Çoğu takım hala ilk aşamada. Denemeler yapıyorlar. Araçları test ediyorlar. Küçük görevleri otomasyonla gerçekleştiriyorlar.

Ancak asıl avantaj, yapay zeka karar ajanı, bunun için önceden yapılandırılmış bir sisteme entegre edildiğinde ortaya çıkar.

İşte o zaman:

İşte bu yüzden bu, ClickUp içinde işe yarıyor.

Görevler, veriler ve bağlam gibi her şey tek bir yerde bulunduğundan, AI karar ajanı'nız neler olup bittiğini gerçekten görebilir. Ve daha da önemlisi, buna göre harekete geçebilir.