Çoğu takımda iletişim sorunu yoktur.
Onlar İletişim Dağınıklığı sorunu yaşıyor.
Güncellemeler Slack'te. Kararlar DM'lerde. Dosyalar e-posta'da. Durumlar birilerinin kafasında. Ve nedense, her zaman bulamadığınız tek şey, aslında ihtiyacınız olan mesajdır.
Takım üyeleri zamanlarının %60'ını "işle ilgili işler" için harcıyor: durum kontrolü, bağlam araştırması, araç değiştirme ve tekrarlanan takipler. İletişim dağınıklığı, bu sayı sessizce normal hale gelmesidir.
Hakkımda: ClickUp Onaylı Danışman ve Çözüm Mimarisi Uzmanı
Ben Christopher Day, ClickUp Çalışma Alanları oluşturma konusunda uzmanlaşmış bir çözüm mimarisi ajansı olan Upicent 'in kurucusu ve baş mimarıyım.
Yakın zamanda düzenlenen bir ClickUp topluluk web seminerinde, takımımın iletişim dağınıklığını gidermek için ClickUp Chat'i nasıl kullandığını paylaştım.
Bu bakış açısı, sadece teorik değil, gerçek takımlar için yıllarca ClickUp Çalışma Alanları ve şablonları oluşturma deneyiminden kaynaklanıyor. Bu nedenle, sohbet yaklaşımımız ş Akışı tasarımına dayanıyor.
Sorun: Araçlar ve Kanallar Arasında İletişim Sorunları
Birçok takım gibi, ajansımız da Slack ile çalışmaya başladı. Mesajlar, güncellemeler ve kararlar sohbet konuları arasında gidip gelirken, asıl iş başka bir yerde yapılıyordu.
Bu şu anlama geliyordu:
- Önemli bilgiler birden fazla araca yayılmıştı (ve iş yükü dağınıklığı ile karşı karşıyaydık).
- Konuşmalar, etkilediği görevler ve şablonlarla güvenilir bir şekilde bağlantılı değildi.
- Farklı zaman dilimlerinde bulunan uzaktaki takım üyeleri, kimin ne zaman müsait olduğunu bilmek için zorluk çekiyordu.
Yaklaşım: Birleşik Takım İletişimi ve İşbirliği Platformuna Geçiş
ClickUp Chat piyasaya çıktığında, onu derinlemesine inceledim ve iletişimi görevler, belgeler ve şablonlarla aynı platforma taşıma potansiyelini hemen fark ettim. Slack'ten ClickUp Chat'e önceden geçiş yaptık ve pişman olmadık.
Merak ediyorsanız, ClickUp sohbetinin nasıl çalıştığına hızlıca bir göz atabilirsiniz:
Aslında bizim için asıl kazanç, sadece "ClickUp içinde sohbet" özelliğine sahip olmamızdan kaynaklanmadı. Hayır, bundan çok daha fazlasıydı.
ClickUp bize, konuşmaların, işlerin ve bağlamın ön tanımlı olarak birbirine bağlı olduğu Birleştirilmiş AI Çalışma Alanı sundu.
Böyle bir sistemde, mesaj sadece bir mesaj değildir. Doğrudan bir görevi işaret edebilir, bir belgeyi çekebilir, bir otomasyonu tetikleyebilir veya gerçek işin başlangıcı olabilir. Kimse araçlar arasında bağlantıları kopyalamakla veya aynı içeriği beş kez tekrarlamakla zaman kaybetmek zorunda kalmaz.
ClickUp'ın bağlamsal yapay zekası ClickUp Brain'in de eklenmesiyle, çalışma alanınız artık sadece iletişimi depolamak için bir yer olmaktan çıktı. Artık yapay zeka iletişimi gerçekten anlıyor, özetliyor ve takımınızın daha hızlı harekete geçmesine yardımcı oluyor.
Bu, basit bir sohbet uygulaması ile iletişim karmaşasını kökünden ortadan kaldırmak için tasarlanmış bir uygulama arasındaki farktır.
Doğru Yöntem: Sohbet Kanalları Değil, Çalışma Alanı Mimarisiyle Başlayın
Çalışma alanı mimarisi, ClickUp deneyiminizin hem başlangıcı hem de sonu.
Çalışma Alanı mimarisi, ClickUp deneyiminizin hem başlangıcı hem de sonu.
Temel mantram basit: Çalışma Alanı mimariniz, sohbet stratejinizi belirlemelidir.
Henüz ClickUp'ın ileri düzey kullanıcısı değilseniz, ClickUp'ın mimarisini (veya Proje Hiyerarşisini ) anlamanın en kolay yolu şudur:
- Bir Alan, bir departman veya ana fonksiyon (Pazarlama, Teslimat, Ürün, Müşteri İşleri) gibidir.
- Bir Klasör, o alan içindeki bir program veya ş akışı gibidir (Kampanyalar, Sprintler, Onboarding).
- Liste, gerçek işlerin organize edildiği yerdir (Backlog, Talepler, Görevler, Hatalar).
Çoğu takım bunun tersini yapar. Önce sohbetle başlarlar. #duyurular, #hatalar, #rastgele, #müşteri talepleri gibi uzun bir kanal liste oluştururlar ve ancak daha sonra bu konuşmaları işleriyle bağlantı kurmaya çalışırlar.
İletişim Dağınıklığı işte böyle başlar.
ClickUp'ın yerleşik Proje Hiyerarşisini sohbet ile eşleştirin
ClickUp'ta, Hiyerarşi ve ClickUp Sohbet tek bir kenar çubuğunda bir arada yer alıyor.
Her alan, klasör ve liste kendi özel sohbet kanalına sahip olabilir.
Ön tanımlı olarak "pasif" durumdadır; ihtiyacınız olduğunda orada olur. Ancak Kanal ekle'yi tıkladığınız anda, o konum gerçek işle bağlantılı odaklanmış bir konuşma akışına sahip olur.
Bunun önemi şudur:
- Kanallar paylaşım ve izinleri otomatik olarak devralırBirisi işe erişimi yoksa, kanalı göremez. Ayrı davetler yok. Manuel denetim yok.
- Doğru kişiler, tasarım gereği doğru güncellemeleri alırGerçekten işinizde kullandığınız Alan/Klasör/Listeyi takip edersiniz ve kanal üyeliği, doğal olarak harekete geçebilecek kişilerle eşleşir.
- Sohbet, nihayet işin nasıl yapılandırıldığını yansıtıyor İletişim, kararların alındığı ve sonra unutulduğu paralel bir evren değil, Çalışma Alanı'nın bir parçası haline geliyor.
İşin yapısına göre sohbet ortamı oluşturduğunuzda, takımlar mesajları sıralamak için daha az zaman harcayarak projeleri ilerletmek için daha fazla zaman ayırabilirler.
Önemli konumları odaklanmış kanallara dönüştürün
Web seminerinde, bunu çalışma alanımızdaki Dijital Ürünler alanı kullanarak gösterdik. Bu alan, temel olarak takımın ClickUp şablonlarımızı oluşturduğu ve bakımını yaptığı yerdir.
Normalde, takımlar bu sorunu Slack'te (veya kullandıkları başka bir sohbet aracında) geniş bir #ürün-duyuruları kanalı oluşturarak çözerler. Sorun, bu kanalın gerçek işten uzak olmasıdır. Bu kanal, insanların gözden kaçırdığı, kaçırdığı veya görevlerle bağlantı kurmayı unuttuğu başka bir güncelleme akışı haline gelir.
Bunun yerine, ClickUp içinde daha basit bir şey yaptık:
- Dijital Ürünler alanımızda özel bir Duyurular liste oluşturduk.
- O listede Kanal ekle seçeneğine tıklayarak, ona bağlı bir sohbet kanalı anında oluşturuldu.
- Doğru kişileri takipçi olarak ekledi, böylece sadece o işten sorumlu takım bunu görebiliyor.
Artık, dijital ürünlerimizle ilgili tüm duyurular, ürünlerin gerçekte işlendiği yerle aynı yerde gösteriliyor.
Kanal üyeliğini, mesajlara göre hareket edebilecek kişilerle eşleştirin.
Kanallar konumlara bağlı olduğundan, bir kanalı görebilen ve takip edebilen kişiler, Çalışma Alanının paylaşım ayarları tarafından önceden belirlenmiştir. Bunu, iletişimin hem hedefli hem de bulunabilir olmasını sağlamak için kullanıyoruz:
- Alan, Klasör veya Listeye erişimi olan herkes kanalı takip edebilir.
- Takipçi olarak eklendikten sonra, ayrı bir davetle erişilebilen Slack kanalı olmadan her güncellemeyi görebilirler.
- Yeni takım üyeleri, erişim sağladıkları konuma bağlı kanalı tarayarak anında tarihsel bağlam hakkında bilgi edinebiliyor.
💡 Profesyonel İpucu: Yeni kişiler bir kanala katıldığında, olayları anlamak için haftalarca süren mesajları kaydırarak okumalarını istemeyin. ClickUp Sohbet'teki AI CatchUp özelliğini kullanarak kaçırdıkları anahtar kararları, güncel öncelikleri ve açık konuları anında özetleyin. Böylece, bağlamı hızlı bir şekilde anlayabilir ve takıma özet için ping atmadan katkı sağlamaya başlayabilirler.
ClickUp'ta Görev İlişkileriyle Konuşmaları İşe Bağlı Tutma
Sohbetin ilgili işlerle bağlantılarını sürdürmesini sağlamak için görev ilişkilerine güveniyoruz.
ClickUp'ı yeni kullanmaya başladıysanız, işte basit bir açıklama: görev ilişkisi, iki işi birbirine bağlayarak bağlamın bağlantılı kalmasını sağlayan bir yöntemdir. ClickUp, sohbet aracı içinde izole bir şekilde yürütülen bir konuşma yerine, o konuşmayı etkilediği görevle ilişkilendirmenize olanak tanır. Böylece, konu sessizleştiğinde mesaj kaybolmaz.
Web seminerinde, takımımın yaklaşan pazarımız için gelişmiş şablonlar hazırladığı alfa sürümü Çalışma Alanına girdiğimi göreceksiniz. Bu şablonlar, yol haritaları ve törenler içeren çevik Scrum ortamlarından iç bilet sistemleri ve destek merkezlerine kadar her şeyi içeriyor.
Bir ekip üyesi şablonla ilgili bir video güncellemesi kaydettiğinde (örneğin, çevik Scrum proje şablonu için ayrıntılı bir Başlangıç Kılavuzu), biz:
- İlgili sohbet kanalında video güncellemesini paylaşın.
- İlişkiler özelliğini kullanarak bu mesajı doğrudan belirli bir göreve (örneğin, Başlangıç Kılavuzu görevi) bağlayın.
- ClickUp'ın bu mesajları görevin etkinlik akışında birleştirmesine izin verin.
Bu, görevini daha sonra açan herkesin şunları göreceği anlamına gelir:
- Görev ayrıntıları ve alanlar
- İlgili mesajlar ve video güncellemeleri aynı yerde
- Tartışılan konular, yapılan değişiklikler ve bunların nedenleri hakkında net bir kayıt
Bu, iletişim karmaşasını uzun vadede azaltmanın en kolay yollarından biridir. Sohbeti, tek kullanımlık bir konuşmadan, iş ile birlikte var olan kalıcı bir bağlama dönüştürür.
📮ClickUp Insight: İnsanların %75'i her sabah sohbeti açmanın iş gününe rahat bir başlangıç olduğunu söylüyor. Geri kalanlar ise bunu ikinci bir iş olarak tanımlıyor!
Paradoks nedir? Sohbet, günün yarısını uzun, dağınık konuları içeren mesaj dizilerini kaydırarak, arayarak veya tekrar okuyarak geçirdiğini fark edene kadar verimli hissettirir.
Sohbeti bağlam için çok hızlı ve net bir takip için çok parçalı hale getirdik. ClickUp Chat odaklanmayı geri getiriyor. Sohbetleri gerçek işlere bağlayarak, bir mesajın anında bir görev, bir takip veya bir karar noktası haline gelmesini sağlıyor. ClickUp Brain de bunları özetliyor, çünkü işiniz ve sohbetiniz nihayet birbirine bağlandı!
ClickUp sohbetinde Kendinizi Tekrarlamaktan Kurtulmak için Otomasyonları ve Yapay Zekayı Nasıl Kullanabilirsiniz?
⚡️ İşte en iyi (ama biraz sinsi!) profesyonel ipuçlarımdan biri: Sohbet kanallarınızda mümkün olduğunca özetleme, bildirim ve yanıtlama işlemlerini ClickUp'ın Otomasyon ve AI özelliklerine bırakın. Böylece takımınız bilgi aramakla uğraşmak yerine karar almaya odaklanabilir.
İki model öne çıkıyor:
Bahsetmelerden AI destekli belgeler
Küçük "AI takımları" veya belirli bir AI belgesinin bir görevde bahsedilmesini izleyen kurallar oluşturabiliriz. Bu durumda, ClickUp o görev için bir özet belge oluşturur ve o ana kadar olan anahtar ayrıntıları ve etkinlikleri bir araya getirir.
Bu, bir görevde çok fazla gidip gelme olduğunda özellikle yararlıdır. Güncellemeleri ve yorumları kaydırmak yerine, önemli olanları içeren temiz bir belge elde edersiniz.
Kanallardaki Otomatik Pilot Ajanları
Bazı kanallarda (örneğin, web geliştirme kanalı), Autopilot Ajanlarını etkinleştirebiliriz, böylece bir mesaj gönderildiğinde ajan otomatik olarak yanıt verir.
Bu yanıt şunlar olabilir:
- İlgili görevlerde neler olup bittiğini ortaya çıkarın
- Sık sorulan soruları yanıtlayın
- Birini doğru belgeye veya bir sonraki adıma yönlendirin
Böylece insanlar anında yardım alabiliyorlar* ve takımdan kimsenin yapacak şeyi bırakıp yanıt vermek zorunda kalmıyor.
📚 Daha fazla bilgi: Bu modeller, ClickUp Super Agents ve ClickUp Brain gibi özelliklerin takımların daha yüksek verimlilikle çalışmasına ve hızlı ilerleyen konuşmaları takip etmesine yardımcı olduğu, AI destekli iş yönetimi için ClickUp'ın daha geniş vizyonuyla uyumludur.
Bu yönde araştırma yapıyorsanız, aşağıdaki ayrıntılı bilgiler size yardımcı olabilir:
ClickUp'ı kullanarak uzaktan çalışan takımların iletişim sorunlarını nasıl çözebilirsiniz: Günlük Günlükler Ritüeli
Ajansımız tamamen uzaktan çalışıyor ve takım üyeleri farklı zaman dilimlerine yayılmış durumda. Dağıtım kurulumunda, iletişim sorunları hızla ortaya çıkıyor. Karşılıklı mesajlaşmaları ve "orada mısın?" mesajlarını azaltmak için ClickUp'ta bir Günlük Kayıt sistemi oluşturduk.
İşte nasıl işlediği:
- İnsan Kaynakları alanımızda, Takım klasörü içinde bir Günlük Kayıtlar liste oluşturduk.
- Her takım üyesi, güncellemekten sorumlu olduğu özel bir görev vardır.
- Bu görev, Çevrimiçi, Yoğun Çalışma, Seyahat, İzin ve Mola gibi Özel Durumları içerir.
- Otomasyonlar durum değişikliklerini izler ve özel Günlük Günlükler sohbet kanalına bir mesaj gönderir.
Yani, durumumu otuz dakika boyunca Mola olarak ayarladığımda, otomasyon, görev adı, durum ve süre ile birlikte Günlük Kayıtlar kanalına dostça bir güncelleme gönderir ve esasen "Şu anda moladayım, lütfen rahatsız etmeyin" der.
📌 Sonuç: Takımdaki herkes, durum güncellemeleriyle rastgele kanalları doldurmadan, kimlerin hızlı aramalara hazır olduğunu, kimlerin yoğun çalıştığını ve kimlerin çevrimdışı olduğunu anında görebiliyor.
Bu, uzaktan çalışan takımlar için neden bu kadar iyi sonuç veriyor?
Bu model, bizimki gibi uzaktan çalışan takımlara aşağıdakileri gerçekleştirmek için hafif bir yol sunuyor:
- Birbirinizin odaklanma zamanına ve kişisel sınırlarına saygı gösterin
- Birinin görüşmeye ücretsiz olup olmadığını tahmin etmek zorunda kalmayın
- Durum güncellemelerini dağınık DM'ler yerine tek bir öngörülebilir yerde tutun.
Diğer kanallarda takip planlaması yaparken bile bu durumları kullanıyoruz. Birisi molada veya ofis dışında ise, geri döndüğünde bir mesaj planlayabiliriz. Bu, iletişimi sürekli değil, gerekli olduğu kadar tutar.
Dağınık Mesajlardan Kasıtlı Bir İç İletişim Sistemine: Bu ClickUp Sohbet Kurulumunu Kopyalayın
ClickUp Chat'e yaklaşımımız, "başka bir mesajlaşma aracı" olmaktan çok, işimizin yapısını yansıtan amaçlı bir iletişim sistemi oluşturmakla ilgilidir. Siz de bunu kopyalayabilirsiniz!
- Önce net bir Çalışma Alanı mimarisi tasarlayın
- Anahtar konumları odaklanmış kanallara dönüştürün
- Uzaktan varlık için Günlük Kayıtlar listeyi kullanın
- İlişkiler özelliğini kullanarak anahtar mesajları görevlerle ilişkilendirin.
- Tekrarlayan soruları AI destekli wiki ş akışına dönüştürün
Bu sistem, Slack tarzı dağınıklıktan ClickUp destekli netliğe geçmemize yardımcı oldu.
Ancak endişelenmeyin, her modeli aynı anda benimsemeniz gerekmez. Şu soruyla başlayın:
- Nerede zaten kendi kanalını hak eden sağlam bir hiyerarşi (Alanlar, Klasörler, Listeler) var?
- Günlük Kayıtlar liste, uzaktan çalışan takımımızın odaklanma süresine ve ulaşılabilirliğe uymasına nasıl yardımcı olabilir?
- Hangi yüksek trafiğe sahip kanallar, görev ilişkileri veya otomatik pilot ajanlardan yararlanabilir, böylece sürekli kendimizi tekrar etmek zorunda kalmayız?
Ardından, buradan devam edin.
Ücretsiz ClickUp hesabıyla başlayın ve oluşturmaya başlayın!
Christopher, güçlü ClickUp çözümleriyle dünya çapında büyük ve küçük işletmelere hizmet veren bağımsız bir ClickUp çözümleri sağlayıcısı olan Upficient'in kurucusudur. Ayrıca, Business Plus ve Enterprise kullanıcılarına yönelik OKR ve EOS işletim sistemlerinden çevik proje ortamlarına ve iç destek merkezlerine kadar ClickUp şablonları için bir pazar yeri de bulunmaktadır.