Hemen hemen herkes hayatının bir noktasında liderlik rolü üstlenir, ancak proje yöneticisi olmak benzersiz ve bazen öngörülemeyen sorumluluklar gerektirir.
Bir proje yöneticisi ve takım lideri olarak, şirketinizin kabul ettiği prosedür ve işleyiş kurallarına uymakla birlikte, geri bildirimlere açık olmalı ve ş Akışınızı gerektiği şekilde uyarlayabilmelisiniz.
İşte bu noktada proje yönetimi şablonları devreye girer!
Bu yazıda, karşınıza çıkabilecek her türlü zorluğun üstesinden gelmenize yardımcı olacak bazı proje yönetimi metodolojileri ve ipuçları ele alacağız. Ayrıca, bunu yapmak için ClickUp'ta harika bir proje yönetimi şablonu sunacağız.
1. Sorumluluklarınızı tanımlayın
Pazartesi sabahı ve potansiyel yeni çalışanlarla üç görüşmeniz var.
Ayrıca mevcut çalışanlarla 13 toplantınız var ve gelen kutunuzdaki e-posta sayısı geri dönüşü olmayan bir noktaya ulaşıyor.
Bunu nasıl başarabilirsiniz?
İlk olarak, bir yönetici olarak odak noktalarınızı görselleştirin. Genel rolünüzü sistematik olarak daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ayırın.
ClickUp'ın Hiyerarşi özelliği, bunu basit bir süreç haline getirir. Tek bir merkezi Alan içinde yönettiğiniz her grup için Projeler oluşturabilirsiniz. Ardından, her Proje içindeki Listeleri kullanarak Projenin farklı bileşenlerini ayrıştırabilirsiniz. İşte bir örnek:
Alan: Yönetim > Proje: Personel > Listeler: Çalışan 1, Çalışan 2, vb.
Platformda, hemen Takımınıza ekleyerek çalışmaya başlayabileceğiniz hazır Proje şablonları bile bulunmaktadır:
2. İlerlemenizi gerçek zamanlı olarak izleyin
Bazen, bir proje veya görev için son teslim tarihi belirlemek yeterli olmaz. Büyük gruplara verilen birden fazla görevi yönetmeniz gerektiğinde, her şeyin ne durumda olduğunu bilmek gerçekten zor olabilir.
Çözüm nedir? Değişiklikler meydana geldikçe tüm takımınızdan anında güncelleme almanın bir yolunu bulun.
ClickUp'ta, bunu özel alanlarla kolayca ayarlayabilirsiniz.
İletişim bilgilerini, ilerleme durumunu, önemli belgelere bağlantıları ve daha fazlasını yönetmek için benzersiz görev sütunları oluşturun.
Görev atanan kişiler bu alan girdilerini güncelledikçe, herkesin iş akışlarına tek bir yerden genel bir bakış elde edebilirsiniz:
Her bir projeniz için özel durum iş akışları bile oluşturabilirsiniz. Takım arkadaşlarınız görevleri bir aşamadan diğerine taşıyabilir, böylece işlerin yolunda gidip gitmediğini her zaman bilirsiniz:
ClickUp'ın kontrol edilmesi gereken bir diğer önemli özelliği ise Raporlama'dır.
Raporlar, belirli bir süre içinde takım arkadaşlarınızın ilerlemesini çeşitli açılardan kolayca izlemenizi sağlar. Hangi görevler üzerinde çalışıldığını, kimlerin gecikmiş eylem öğeleri olduğunu ve daha fazlasını görün:
Son olarak, ClickUp'ın Portföyler özelliğine mutlaka göz atın. Portföyler, tüm bu harika planları nihai, üst düzey bir genel bakışa dönüştürmenize olanak tanır, böylece takımınızdaki her şeyin ilerlemesini ve durumunu kolayca izleyebilirsiniz.
3. Her zaman önceden plan yapın
Yönetici olmanın bir parçası, çok sayıda farklı talebi ele almaktır. Yeni çalışanların işe alınması ve eğitilmesinden, satış ekibinin denetlenmesinden veya büyük bir etkinliğin planlanmasından sorumlu olun, muhtemelen birçok iş arkadaşınızın sizden harekete geçmenizi beklediği bir pozisyondasınız.
Peki, tüm bu talepleri zamanında yerine getirirken, aynı zamanda ekip arkadaşlarınızın ihtiyaç duyduğu netliği ve kararlılığı nasıl sağlayabilirsiniz?
İleriye dönük düşünmeli ve işleri tamamlamak için gereken zamanı ayırmalısınız. Bir projenin ne zaman başlaması ve bitmesi gerektiğini ve aradaki tüm aşamaları belirlemelisiniz.
ClickUp'ın Zaman Görünümü ile, planlanmamış görevleri sürükleyip bırakarak başlangıç ve son teslim tarihlerini doğrudan takviminize ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, bunları duruma göre renk kodlarıyla işaretleyebilir veya takvimi atanan kişiye göre filtreleyerek kimin ne üzerinde çalıştığını görebilirsiniz.
Belirli bir görevi ne zaman planlamanız gerektiğinden emin değil misiniz?
Tamamlanması için ne kadar süre gerekeceğini belirtmek için bir zaman tahmini eklemeyi deneyin. Bu, hazır olduğunuzda görevi takviminize daha iyi yerleştirmenize yardımcı olacaktır.
Sonuç
Yönetim sorumluluklarınızın kapsamı ne olursa olsun, daha fazlasını daha hızlı yapmanıza yardımcı olacak araçlar her zaman vardır. Her görevi ve toplantıyı yapışkan notlarla (veya daha kötüsü, kafanızda) takip etmeye çalışmak yerine, iş akışlarınızı tek bir platformda senkronize etmeye ne dersiniz?