🧠 Biliyor muydunuz? Müşterilerin %63'ü, hizmetinize commit etmeden önce onboarding sürecinizi değerlendirir. Bu da onboarding'i satış sürecinin en güçlü (ve yeterince kullanılmayan) kısımlarından biri yapar.
Bir projeye başladıktan birkaç hafta sonra, iş adresi, mevcut pazarlama stratejisi veya hatta birincil iletişim noktası gibi temel bilgileri hala arıyorsanız, müşteri kabul anketine ihtiyacınız var demektir.
Doğru müşteri kabul anketi şablonu zaman kazandırır. Ayrıca, sorunsuz bir kabul süreci için zemin hazırlar, müşterinin iş hedefleriyle uyumlu kalmanıza yardımcı olur ve ilk günden itibaren daha başarılı bir müşteri ilişkisi kurar.
İster tek başına çalışan bir serbest çalışan, ister bir pazarlama ajansının parçası veya hizmet tabanlı bir iş sahibi olun, doğru katılım sorularını önceden sormak, iletişimi kolaylaştırmanıza, herkesin aynı sayfada olmasını sağlamanıza ve daha az sürtüşmeyle daha hızlı ilerlemenize yardımcı olur.
Bu kılavuzda şunları ele alacağız:
- Müşteri kabul anketi nedir?
- Müşteri kazanma deneyiminiz için neden önemlidir?
- Neleri dahil etmeliyim (gerçek iş akışlarına dayalı örnek sorularla birlikte)?
- ClickUp'ta özelleştirebileceğiniz ücretsiz bir çevrimiçi form
- Yeni müşteri kabul sürecini kolaylıkla otomatikleştirin ve ölçeklendirin
Ayrıca, ClickUp'ı kullanarak müşteri onboarding formunuzu oluşturmayı, takipleri yönetmeyi, yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturmayı ve takım görevlerini atamayı da göstereceğiz. Böylece, evrak işlerine değil işinize odaklanabilirsiniz. 🛠️
Müşteri Kaydı Anketi Nedir?
Müşteri kabul anketi, proje öncesi uyum aracınızdır; işe başlamadan önce müşterilerden bilgi toplamak için yapılandırılmış bir yöntemdir. Daha iyi sonuçlar ve daha az sürprizle karşılaşmanızı sağlayan akıllı, stratejik bir satış öncesi anket olarak düşünün.
E-postalarla gidip gelmek yerine, iyi yapılandırılmış bir müşteri kabul formu, aşağıdaki gibi ayrıntıları toplamanıza yardımcı olur:
- Müşterinin hedef kitlesi ve iş hedefleri
- Dijital pazarlama stratejileri ve tercih ettikleri sosyal medya platformları
- Varlıkları tasarlayın, kimlik bilgilerine erişin ve geçmiş kampanyaları inceleyin
- İletişim tarzları, sorunlu noktalar ve müşteri beklentileri
Siz ve takımınızın daha verimli çalışmanıza, net beklentiler belirlemenize ve gereksiz müşteri etkileşimlerini azaltmanıza yardımcı olur. Ayrıca müşteriye netlik ve yapı hissi verir, bu da güçlü bir müşteri ilişkisi kurmanın anahtarıdır.
💡Profesyonel ipucu: Onboarding'i bir ürün gibi ele alın. Diğer tüm temel hizmetlerinizde olduğu gibi, test edin, yineleyin ve sürekli iyileştirin. Formunuz "tamamlandı" değildir, bu sizin MVP'nizdir.
Sosyal medyayı yönetiyor, bir web sitesi geliştiriyor, marka varlıkları tasarlıyor veya finansal hizmetler sunuyor olsanız da, müşteri kabul anketi size şu konularda yardımcı olur:
- Profesyonel bir ilişkinin temelini atın
- İlk günden itibaren müşterinin vizyonunu anlayın
- Tehlike işaretlerini erken fark edin (👀 imkansız zaman çizelgeleri gibi)
- Daha sonra kapsamın genişlemesinden kendinizi koruyun
🧠 Biliyor muydunuz? İlk müşteri kabul aşaması sadece evrak işlerinden ibaret değildir – psikologlar, bu aşamanın müşterinin tüm proje boyunca sizin yetkinliğiniz ve güvenilirliğiniz hakkındaki tüm algısını büyük ölçüde etkilediğini söylüyor! İlk izlenimlerden bahsedelim!
Neden Müşteri Kaydı Anketine İhtiyacınız Var?
Hiç belirsiz bir e-posta konusu ve umut dolu bir kalple bir projeye başladınız mı? 😅 Anlaşılabilir, ancak riskli.
Sağlam bir yeni müşteri kabul anketi, tahminlere dayalı kararları ortadan kaldırır. Önemli bilgileri toplamanıza, beklentileri uyumlu hale getirmenize ve ilk günden itibaren daha başarılı müşteri ilişkileri kurmanıza yardımcı olur.
İşte bunun herhangi bir pazarlama ajansı, serbest çalışan veya hizmet tabanlı takım için vazgeçilmez olmasının nedenleri:
Bu, iyi bir müşteri kabul sürecinin parçasıdır ve organize ve proaktif olduğunuzu gösterir.
Net ve profesyonel bir anket alan müşteriler, kendilerinin emin ellerde olduğunu bilir. Bu, bu işi daha önce yaptığınızı ve süreci sorunsuz ve stratejik bir şekilde yürütmek için burada olduğunuzu gösterir. Şöyle düşünün: "Fırsat bulduğunuzda bana haber verin..." yerine "Bize marka varlıklarınızı ve ideal lansman zaman çizelgenizi gönderin"
Kapsam genişlemesini ve beklenmedik sürprizleri azaltır
Müşterinin üç tasarım seçeneği mi yoksa on iki seçenek mi beklediğini önceden bileceksiniz. Ayrıca, son dakika acil durumlarına dönüşmeden zaman çizelgeleri veya beklentilerdeki uyumsuzlukları da tespit edebileceksiniz. Artık "Bir dakika... bunun ücretli bir eklenti olmadığını mı düşünmüştünüz?" gibi durumlarla karşılaşmayacaksınız
Takımınızın projeleri daha hızlı başlatmasını ve iletişimi kolaylaştırmasını sağlar
Takımınız hedefler, oturum açma bilgileri, teslim edilecekler gibi tüm müşteri bilgilerine tek bir yerden erişebildiğinde, güncellemeleri takip etmek zorunda kalmadan görevleri daha kolay başlatabilirsiniz. Bu aynı zamanda daha sorunsuz devirler ve daha az darboğaz anlamına gelir.
Akıllı, stratejik müşteri anketi tasarımıyla kırmızı bayrakları erken ortaya çıkarır
Cevapları belirsiz, gerçekçi olmayan veya kafa karıştırıcıysa, açıklığa kavuşturmanız veya yeniden düşünmeniz gerekir. Doğru sorular, sorunlu durumları erken ortaya çıkarır, böylece daha sonra zorlu müşteri ilişkileriyle uğraşmak zorunda kalmazsınız.
Anahtar adımları şablonlayarak ve otomasyonla zahmetsizce ölçeklendirmenizi sağlar
Her seferinde özel tanıtım e-postaları yazmak veya uzun başlangıç görüşmeleri düzenlemek yerine, anketinizi gönderebilir, yanıtları toplayabilir ve işe koyulabilirsiniz. Daha da iyisi mi? ClickUp gibi araçlar, tüm akışı otomatikleştirmenize olanak tanır, böylece her seferinde sıfırdan başlamanız gerekmez. 🧠
💡 Profesyonel İpucu: Birçok hizmet uzmanı, daha büyük dijital pazarlama stratejilerini veya iş akışlarını müşteri kazanma aşamasında önizler. Formunuz, tüm hizmetleriniz için yumuşak bir tanıtım görevi görebilir; sadece formun yapılandırılmış ve net olduğundan emin olun.
📮ClickUp Insight: Toplantılar, işler yolunda gittiğinde inovasyonu tetikler ve eyleme geçirir. Peki gerçekte durum nedir? Çalışanların neredeyse yarısı, parmaklarının ucunda olması gereken cevapları almak için iş arkadaşlarına ulaşmak için değerli zamanlarını boşa harcıyor ve iş yerinde sürekli kesintilere neden oluyor. ClickUp'ın Bağlantılı Arama ve ClickUp Brain özellikleri , tüm dijital ekosisteminizden anında, yapay zeka destekli cevaplar sunarak bu maliyetli gidip gelmeleri ortadan kaldırır . Her dosya, toplantı notu, kaydedilmiş klip ve üçüncü taraf entegrasyonları aranabilir bilgi haline gelir, böylece kimse bilgi için takım arkadaşlarını aramakla zaman kaybetmez. 💫 Gerçek Sonuçlar: QubicaAMF gibi takımlar, ClickUp'ı kullanarak eski bilgi yönetimi süreçlerini ortadan kaldırarak haftada 5 saatten fazla zaman kazandılar. Bu, kişi başına yıllık 250 saatten fazla zamandır. Takımınızın her çeyrekte fazladan bir haftalık verimlilikle neler yaratabileceğini hayal edin!
Müşteri Onboarding Anketinde Hangi Sorular Olmalıdır?
Her iş farklı şekilde yürür. Ancak evrensel olan bir şey vardır: Başlangıçta doğru soruları sormazsanız, tüm proje boyunca netlik peşinde koşarsınız. 😵💫
💡Profesyonel İpucu: Formları kullanarak anketinizi doğrudan ClickUp'ta oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. Ekstra form oluşturma yazılımına veya Google Formlara ihtiyacınız yoktur. Ayrıca, ClickUp ile yanıtları görevlere dönüştürebilir, sahipler atayabilir ve tamamlanma durumunu tek bir yerden takip edebilirsiniz.
Optimizasyon için "çok küçük" değilsiniz. İster tek başına çalışan bir girişimci ister büyüyen bir takım olun, iyi bir katılım süreci herkesin daha profesyonel görünmesini ve hissetmesini sağlar.
İşte burada harika bir müşteri kabul anketi devreye girer. Aşağıda, en önemli müşteri sorularını kategoriye göre düzenledik ve bunların neden önemli olduğunu ve iş akışınıza nasıl uyarlayabileceğinizi anlamanız için kısa açıklamalar ekledik.
İşte müşteri kabul formunuz için olmazsa olmaz kategoriler ve örnek sorular:
🎯 Proje Hedefleri ve Amaçları
Bu sorular, projenin ardındaki nedenleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olur, böylece gerçek bir etki yaratan işler teslim edebilirsiniz.
1. Bu projenin temel hedefleri nelerdir? Müşterinin nihai olarak neyi başarmak istediğini anlayın; daha fazla potansiyel müşteri, marka bilinirliği, kullanıcı etkileşimi veya başka bir şey olabilir. 📌 Gerçek iş sonuçlarını desteklemek için stratejinizi özelleştirmenize yardımcı olur.
2. Başarı nasıl ölçülecek? Bu, dönüşümler, trafik artışı, daha düşük müşteri kaybı veya görsel iyileştirme gibi müşteri için önemli olan metrikleri ortaya çıkarır. 📌 Beklentileri net tutar ve performans raporlamasının temelini oluşturur.
3. Bu konuda daha önce biriyle çalıştınız mı? Önceki deneyimlerinden ders alın: neleri beğendiler, nelerden rahatsız oldular ve nelerin farklı olmasını umuyorlar? 📌 Hataları tekrarlamaktan kaçınmanıza ve daha hızlı güven oluşturmanıza yardımcı olur.
4. Olmazsa olmazlar veya anlaşmayı bozacak unsurlar var mı? Müşterilerin platform tercihleri, marka kuralları veya pazarlık edilemeyen son tarihler olabilir. Bunları erken ortaya çıkarmak daha iyidir. 📌 Proje ortasında kapsam sorunları ve sürprizleri önler.
Bu sorular, işi müşterinizin iş hedefleriyle uyumlu hale getirir ve sadece varlıkları teslim etmekle kalmayıp, etki yaratmanızı sağlar.
✨ Eğlenceli bilgi: ClickUp Belgeleri'ne memler veya özel GIF'ler ekleyebilirsiniz. Müşteriler kontrol listelerini tamamladığında, onboarding belgenize dans eden bir corgi GIF'i ekleyin, çünkü işleri bitirmek bir kutlama gibi hissettirmelidir. 🎉🐶
🧾 İş ve İletişim Bilgileri
Bu bölüm, iletişim ve kayıt tutma için temel oluşturur. Basit görünebilir, ancak gelecekte karışıklıkları önler.
1. Tam iş adresiniz ve şirket adınız nedir? Sözleşmeler ve faturalar için resmi iş adını ve mevcut marka kimliğini, mesajlarını ve çevrimiçi varlığını incelemek için web sitesini alın. 📌 Size bağlam sağlar ve kayıtların tutarlı olmasını sağlar.
2. Bu projenin birincil irtibat noktası kimdir? Onaylar, geri bildirimler ve iletişimden kimin sorumlu olduğunu netleştirir. 📌 Kime ulaşmanız gerektiğini bilmenizi sağlayarak darboğazları önler.
3. İletişim için en uygun e-posta ve telefon numarası nedir? Zaten e-posta ile iletişim kuruyor olsanız bile, bu sayede proje için tercih edilen iletişim bilgilerine sahip olursunuz. 📌 Güncellemeleri kolaylaştırır ve mesajların kaybolmasını önler.
4. Dahil etmemiz gereken başka paydaşlar var mı? Bazı müşteriler, onaylar veya güncellemeler için birden fazla kişinin sürece dahil olmasını ister. Son dakika sürprizlerini önlemek için şimdi netlik kazanın. 📌 İletişim beklentilerini ve zaman çizelgelerini yönetmenize yardımcı olur.
Bunlar, iletişim sınırlarını belirlemenize ve müşteri etkileşimlerinde gereksiz gecikmeleri önlemenize yardımcı olur.
💌 Müşteri memnuniyeti ipucu: Onboarding belgenizde, dostane özgeçmişler ve fotoğraflar içeren bir "Takımla Tanışın" bölümü oluşturun. Bu, müşterinizin birden fazla kişiyle çalışacağı durumlarda özellikle yararlıdır.
📦 Kapsam ve Çıktılar
Bu bölüm, nelerin dahil olduğunu, nelerin dahil olmadığını ve sınırların nerede olduğunu tanımlamaya yardımcı olur. Yanlış anlaşılmaları, gecikmeleri ve kapsamın genişlemesini önlemek için çok önemlidir.
5. Bizden hangi hizmetleri sağlamamızı bekliyorsunuz? İşin tam olarak ne olduğunu netleştirin — tasarım, içerik oluşturma, geliştirme, danışmanlık vb. 📌 Teklifiniz ile müşterinin beklentileri arasında uyum sağlar.
6. Proje sonunda ne gibi sonuçlar bekliyorsunuz? Almayı bekledikleri her şeyi listelemelerini isteyin: dosyalar, raporlar, kampanyalar, eğitimler, belgeler. 📌 Doğru zaman çizelgeleri, görev listeleri ve devir süreçleri oluşturmanıza yardımcı olur.
7. Şu anda ihtiyacınız olmayan, ancak gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz hizmetler veya teslimatlar var mı? Bu, mevcut kapsamın sınırlarını güçlendirirken, gelecekteki potansiyel işleri (ve ek satış fırsatlarını) ortaya çıkarır. 📌 "Bir şey daha" taleplerinden kaçınarak takip işlemlerini planlamanıza yardımcı olur.
8. Bizden ne düzeyde katılım veya işbirliği bekliyorsunuz? Bazı müşteriler haftalık senkronizasyonlar ve sık iletişim ister. Diğerleri ise müdahale edilmeden, teslimat ve git yaklaşımını tercih eder. 📌 İş akışınızı, toplantı sıklığınızı ve iletişim yaklaşımınızı planlamanıza olanak tanır.
Bu sorular, potansiyel ek satışları belirlemenize yardımcı olurken, herkesin dahil olan hizmetler konusunda aynı sayfada olmasını sağlar.
✨ İlginç bilgi: Onboarding belgenize bir müşteri başarı zaman çizelgesi eklemek (ör. "30/60/90 gün içinde başarıya ulaşmak için yapmanız gerekenler") teslimatları göndermeden önce algılanan değeri artırabilir.
⏳ Zaman çizelgesi ve Bütçe
Bu sorular, müşterinin zaman çizelgesinin ve finansal beklentilerinin gerçekçi olup olmadığını ve bunların sizin uygunluk durumunuz ve fiyatlandırmanızla uyumlu olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.
9. Projenin ne zaman başlamasını istersiniz? Bu, başlangıç tarihini planlamanıza ve mevcut iş yükünüzün müşterinin tercih ettiği zaman çizelgesine uygun olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur. 📌 Planlama çakışmalarını ve uyumsuz beklentileri önler.
10. Sabit bir son tarih var mı, yoksa zaman çizelgesi esnek mi? Bazı müşterilerin etkinlikler veya kampanyalarla bağlantılı kesin lansman tarihleri vardır. Diğerleri ise esnek olabilir. 📌 Dönüm noktalarını nasıl yapılandıracağınızı ve görevleri nasıl önceliklendireceğinizi bildirir.
11. Bu proje için tahmini bütçeniz nedir? Bütçeyi önceden anlamak, kapsamı, kaynakları ve teslimat yaklaşımını buna göre uyarlayabilmenizi sağlar. 📌 Fazla (veya eksik) teslimattan kaçınmanıza yardımcı olur ve kapsam müzakerelerinin önünü açar.
12. Bütçe tüm teslimatları kapsayacak mı, yoksa aşamalı fiyatlandırmayı mı görüşmeliyiz? Bu soru, birden fazla aşamanın bütçesinin gerekli olabileceği büyük veya karmaşık projeler için özellikle yararlıdır. 📌 İşbirliğini yapılandırma ve beklentileri yönetme konusunda esneklik sağlar.
Net cevaplar, satış sürecinizi daha güvenli bir şekilde yönetmenizi ve daha sonra yanlış anlaşılmaları azaltmanızı sağlar.
✨ İlginç bilgi: Kontrol listeleri stresi azaltır. Psikologlara göre, öğeleri listeden silmek beyninize dopamin salgılatır. Bu nedenle müşteriler, net bir yapılacaklar listesi ile müşteri kabul sürecinde yönlendirilmeyi severler.
🎨 Marka Yönergeleri ve Varlıklar
Görsel, yazılı veya halka açık herhangi bir şey oluşturuyorsanız, müşterinin mevcut marka kimliğine uyum sağlamanız gerekir. Bu bölüm, bunu mümkün kılan materyalleri toplamanıza yardımcı olur.
13. Mevcut marka yönergeleriniz var mı? Bu, ses ve ton, renk paletleri, yazı tipleri, görüntü stilleri ve mesajlaşma ilkelerini içerir. 📌 İşinizin tüm kanallarda marka ile tutarlı olmasını sağlar.
14. Logonuzu, şablonlarınızı veya markalı materyallerinizi paylaşabilir misiniz? Logo dosyaları (birden çok biçimde), sosyal medya şablonları, geçmiş kampanyalar veya stil referansları gibi varlıkları isteyin. 📌 Gidip gelmeleri önler ve tasarım/içerik sürecini hızlandırır.
15. Sevdiğiniz (veya sevmediğiniz) markalar veya stiller var mı? Bu soru, müşteriler tercihlerini açıklamakta zorlandıklarında bile size yaratıcı bir yön verir. 📌 Görsel veya stilistik bir pusula sağlayarak tahminleri ve düzeltmeleri azaltır.
16. İçerik veya mesajlaşma için tercih ettiğiniz bir üslup var mı? İster eğlenceli, ister profesyonel, ister minimalist, ister cesur olsun, üslup tutarlı bir müşteri deneyimi sağlamaya yardımcı olur. 📌 Yazı veya iletişim yaklaşımınızı buna göre özelleştirmenize olanak tanır.
Bu bölüm, görsel veya yazılı teslimatlarda daha sorunsuz bir işbirliğini destekler ve mevcut pazarlama stratejinizle uyumu sağlar.
🔐 Erişim ve Girişler
İşiniz platformları yönetmeyi, verileri analiz etmeyi veya müşterinin sistemlerinde işbirliği yapmayı içeriyorsa, ilk günden itibaren uygun erişime ihtiyacınız olacaktır. Bu bölüm, iş akışını hiçbir şeyin engellememesini sağlar.
17. Hangi platformlara veya araçlara erişmemiz gerekecek? Bunlar arasında CRM'ler, reklam hesapları, analiz araçları, web siteleri, sosyal medya veya dahili proje yönetimi platformları yer alabilir. 📌 Kurulum süresini planlamanıza yardımcı olur ve proje ortasında engellerin ortaya çıkmasını önler.
18. Giriş bilgilerini güvenli bir şekilde paylaşmak için neyi tercih edersiniz? Düz metin e-posta yerine LastPass, 1Password veya tek kullanımlık bağlantı oluşturucular gibi araçların kullanılmasını teşvik edin. 📌 Değişimi güvenli, profesyonel ve düzenli tutar.
19. Yönetici veya sınırlı erişim sağlayacak mısınız? Erişim düzeyini bilmek, hangi görevleri bağımsız olarak tamamlayabileceğinizi belirlemenize yardımcı olur. 📌 Projenin ilerleyen aşamalarında gecikmeleri veya bağımlılıkları önler.
20. Takım üyelerimiz için ayrı hesaplar oluşturmalı mıyız? Aracın türüne bağlı olarak, ayrı oturum açma bilgileri kullanmak daha güvenli (ve ölçeklenebilir) olabilir. 📌 Uyumluluğu sağlar ve izin kontrolü ile hesap verebilirliğe yardımcı olur.
21. Gizlilik sözleşmesi veya müşteri kabul belgeleri imzalamamız gerekiyor mu? Birçok müşteri, özellikle düzenlemelere tabi sektörlerdeki müşteriler, hassas bilgileri paylaşmadan önce resmi anlaşmaların yapılmasını ister. 📌 Yeni müşteri kabul sürecinin erken aşamalarında güven oluşturur ve her iki tarafı da korur.
🚀 Gerçekler: Müşterilerin %86'sı, katılım ve sürekli eğitim sağlandığı takdirde sadık kalacaklarını söylüyor.
⚖️ Yasal veya Uyum Bilgileri
Bu bölüm, iş resmi olarak başlamadan önce halledilmesi gereken evrak işleri, düzenlemeler veya özel hususları kapsar. Her şey hem sizi hem de müşteriyi korumak içindir.
21. Gizlilik anlaşması veya herhangi bir gizlilik sözleşmesi imzalamamız gerekiyor mu? Bazı müşteriler, özellikle teknoloji, finans veya hukuk sektörlerinde, hassas bilgileri paylaşmadan önce gizlilik anlaşması imzalamayı talep eder. 📌 Güven oluşturmanıza yardımcı olur ve veri koruma protokollerine uyulmasını sağlar.
22. Herhangi bir yasal, güvenlik veya uyumluluk gerekliliğine uymalı mıyız? GDPR, HIPAA, sektör sertifikaları veya şirket içi politikalar gibi konuları düşünün. 📌 Verilerin depolanması, paylaşılması veya işlenmesi ile ilgili düzenlemelere uyduğunuzdan emin olun.
23. Tercih ettiğiniz bir sözleşme biçimi var mı, yoksa bizimkini göndermemizi ister misiniz? Bazı müşteriler kendi ana hizmet sözleşmelerini kullanır. Diğerleri ise sözleşmeyi sizin sağlamanızı bekler. 📌 Yasal çerçevenin sorumluluğunu netleştirir ve başlangıç sürecini hızlandırır.
24. Anlaşmayı kim imzalamalı veya yasal belgeleri kim onaylamalı? İmza yetkisi olan kişiyi belirleyin, böylece daha sonra onay almak için uğraşmak zorunda kalmazsınız. 📌 Yasal veya fatura gecikmelerini önlemenize yardımcı olur.
🧠 Biliyor muydunuz? %97'si video'nun yeni müşterileri karşılamak ve eğitmek için etkili bir araç olduğuna inanıyor ve %74'ü yeni bir uygulama veya web sitesini kullanmayı öğrenmek için video izledi. %69'u daha fazla video'nun müşteri kazanım sürecini iyileştireceğini düşünüyor.
Anketi nasıl sunmalı ve otomatikleştirmelisiniz?
Müşteri kabul anketinizi oluşturdunuz, bu harika bir başlangıç. Ancak bir sonraki zorluk, anketi nasıl teslim edeceğiniz ve e-postalarda kaybolmadan, dağınık formlarla uğraşmadan veya eksik ek dosyaları aramadan yanıtları nasıl yöneteceğinizdir.
Profesyonel bir deneyim sunmak ve düzenli çalışmak istiyorsanız, müşteri bilgilerini manuel olarak bir araya getirmek ideal bir çözüm değildir. İhtiyacınız olan şey, aşağıdakileri güvenilir bir şekilde sağlayan bir sistemdir:
- Doğru bilgileri önceden elde edin
- Tüm müşteri verilerini, varlıkları ve notları tek bir merkezi yerde saklayın
- Rutin görevleri otomatikleştirir ve süreci sorunsuz bir şekilde ilerletir
- Siz ve takımınız, her müşterinin katılım durumunu net bir şekilde görebilirsiniz
ClickUp kullanarak bu tür verimli bir katılım sistemini kesinlikle oluşturabilirsiniz. Adım adım nasıl kurulacağını inceleyelim.
🧠 Adım 1: Müşteri Kazanımı Anketi için Beyin Fırtınası Yapın
Herhangi bir müşteri kazanma sürecinin ilk adımı, doğru bilgileri toplamaktır. Güçlü bir müşteri kazanma anketi, müşterinizin hedeflerini, zorluklarını, zaman çizelgelerini ve iletişim tercihlerini ortaya çıkarmalıdır. Ancak, özellikle farklı sektörlerde çalışırken, alakalı, açık ve eksiksiz sorular yazmak her zaman kolay değildir.
İşte burada ClickUp Brain yardımcı bir ortak oluşturucu haline gelir.
Şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Hizmetlerinize veya müşteri türünüze göre uyarlanmış müşteri kabul soruları taslağı hazırlayın
- Mevcut formların netliğini, üslubunu veya yapısını iyileştirin
- Çoktan seçmeli seçenekler veya takip soruları oluşturun
- Ortak engelleri veya içgörüleri belirlemek için önceki müşteri yanıtlarını analiz edin
İşte ClickUp Brain'i kullanarak sektörünüze göre müşteri onboarding soruları oluşturmanın bir örneği.
İpucu:
"ClickUp gibi bir SaaS proje yönetimi aracı için özel olarak hazırlanmış bir müşteri onboarding soruları listesi oluşturmak istiyorum. Bu sorular, müşterilerin hedeflerini, zorluklarını ve beklentilerini anlamama yardımcı olmalı. Örneğin, aracı nasıl kullanmayı planladıkları, takımlarının boyutu ve ş Akışı tercihleri gibi. Sürecime rehberlik edecek kapsamlı bir onboarding soruları listesi oluşturabilir misiniz?"
İşte ClickUp Brain'i kullanarak müşterilerden toplanan verilerden içgörüler elde etmenin bir örneği.
İpucu:
"İşte, ClickUp gibi bir SaaS proje yönetimi aracı için müşteri kazanma sürecinde birden fazla müşteriden toplanan müşteri kazanma soruları ve yanıtları. Bu verileri analiz ederek, müşteri kazanma deneyimini önemli ölçüde iyileştirebilecek bir anahtar eyleme geçirilebilir içgörü belirleyin. Analizinizde müşterilerin hedeflerini, zorluklarını, takım dinamiklerini ve özellik tercihlerini göz önünde bulundurun. "
🎯 Anahtar avantaj: ClickUp AI, yazma bloklarını aşmanıza, taslak hazırlama süresinden tasarruf etmenize, sorularınızı kapsamlı bir şekilde ele almanıza ve onboarding iletişimlerinde tutarlı bir üslup kullanmanıza yardımcı olur. Bunu, içerik oluşturma konusunda size yardımcı olacak bir asistan olarak düşünün.
📝 Adım 2: Onboarding Belgeleri ve Destek Materyallerini Hazırlayın
Formunuzu ayarladıktan sonra, bir sonraki adım her iki taraf için de müşteri kazanma sürecini kolaylaştıracak destekleyici materyaller hazırlamaktır. Bu materyaller arasında hoş geldiniz mesajı, yapılandırılmış müşteri kazanma belgesi, müşteri kontrol listesi ve sonraki adımlarla ilgili ayrıntılı talimatlar yer alabilir.
ClickUp Belgeleri bu kısmı daha kolay ve daha düzenli hale getirir.
Etkili bir şekilde kullanmak için:
- Zaman çizelgelerini, proje aşamalarını ve iletişim beklentilerini özetleyen, müşteriye yönelik bir katılım belgesi oluşturun
- Onboarding formunuza, SSS'lere, onay süreçlerine veya paylaşılan klasörlere bağlantılar ekleyin
- Müşterinizin işleri yolunda gitmesini sağlamak için bir kontrol listesi ekleyin (ör. "Başlamadan önce sizden ihtiyacımız olanlar")
- Dahili yorumları kullanarak takımınızla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
🎯 Anahtar avantaj: Bu "tek doğru kaynak" hem size hem de müşterinize zaman kazandırır ve eski bilgilerin kullanılmasıyla ortaya çıkan hataları önler.
💡Profesyonel ipucu: Formu gönderdikten hemen sonra "Hoş Geldiniz E-postası Gönder" gibi şablonlu bir alt görev atayan bir otomasyon oluşturun. Kişiselleştirilmiş onboarding = güçlü ilk izlenim.
🎥 Adım 3: Anahtar Adımları Video ile Açıklayın
Bazen metin yeterli olmaz, özellikle bir formun nasıl doldurulacağını veya paylaşılan bir alanda nasıl gezinileceğini açıklarken. Video pazarlamacılarının %88'i, videonun kullanıcıların ürün veya hizmetlerini daha iyi anlamasına yardımcı olduğunu söylüyor.
İyi yazılmış bir katılım belgesi bile bazı soruları cevapsız bırakabilir, özellikle de müşteriler araçlarla etkileşime girmesi veya katılım formunuzu doldurması gerektiğinde. Kısa, bağlamsal videolar süreçleri açıklamaya, karışıklığı azaltmaya ve tekrarlanan soruları azaltmaya yardımcı olabilir.
ClickUp Clips ile şunları kaydedebilirsiniz:
- İnsan dokunuşu katan kişisel bir hoş geldiniz mesajı
- Müşterilerinizi kayıt formunuzda yönlendiren ekran eğitimi
- Müşteri merkezinin rehberli turu, belgelerin, son teslim tarihlerinin ve teslim edileceklerin nerede olduğunu gösterir
- Süreç veya zaman çizelgenizin görsel açıklaması
🎬 Klipler otomatik olarak transkripsiyonlanır ve görevler, yorumlar veya onboarding belgelerine kolayca bağlanabilir.
Kısa bir video tanıtımı eklemek, müşterilerinizin ilk izlenimini iyileştirebilir ve proje başlamadan önce sürtüşmeleri azaltabilir.
ClickUp Clips ile içgörüleri kaydedin, video duyuruları oluşturun, eğitimleri paylaşın ve AI destekli transkriptler oluşturun
🎯 Anahtar avantaj: Klip, kişisel bir dokunuş katar, talimatları son derece net hale getirir, tekrar tekrar sorulan soruları azaltır ve müşteriye daha etkileşimli ve destekleyici bir onboarding süreci sunar. Ayrıca, Clip bağlantılarını doğrudan ClickUp görevleri, yorumlar veya Belgeler içinde kolayca paylaşabilirsiniz.
🧠 Biliyor muydunuz? Müşterilerin %86'sı , anlaşma kapandıktan sonra kendilerini eğitmek ve karşılamak için müşteri kazanma içeriğine yatırım yapan bir şirkete sadık kalma olasılıklarının daha yüksek olduğunu söylüyor.
📋 Adım 4: Yapılandırılmış ve Ölçeklenebilir Bir Onboarding Formu Oluşturun
Müşteri onboarding anketinizi tamamladıktan sonra, bir sonraki adım onu profesyonel, doldurması kolay bir onboarding formuna dönüştürmektir. Form, mantıklı bir şekilde yapılandırılmış, markanızla özelleştirilmiş ve farklı hizmet veya proje türlerine uyacak kadar esnek olmalıdır.
ClickUp Formları , yalnızca veri toplamaktan daha fazlasını yapan güçlü alım iş akışları oluşturmanıza yardımcı olur.
Şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Açılır menüler, onay kutuları, açık metin alanları ve dosya yükleme alanları ekleyin
- Önceki cevaplara (ör. hizmet türü veya proje kapsamı) göre takip soruları göstermek için koşullu mantığı kullanın
- Form gönderilerini otomatik olarak görevlere dönüştürün, anahtar müşteri verilerine eşlenen Özel Alanlar ile tamamlayın
- Form yanıtlarına göre farklı gönderiyi farklı klasörlere, takımlara veya otomasyonlara yönlendirin
🤖 Bonus: Müşteri formu gönderdiğinde, ClickUp AI yanıtlarını özetleyebilir, eylem öğelerini vurgulayabilir veya bir takip mesajı taslağı oluşturabilir, böylece değerli zamanınızdan tasarruf edersiniz.
Bu kurulumla, onboarding formunuz iş akışınızda sadece statik bir gönderi değil, ilk eyleme geçirilebilir adım haline gelir.
🎯 Anahtar avantaj: Bu yöntem, her seferinde düzenli ve tutarlı veriler almanızı sağlayarak proje için sağlam bir temel oluşturur ve müşterinize profesyonel bir imaj sunar.
🧠 Biliyor muydunuz? ClickUp içindeki AI'yı kullanarak form yanıtlarını özetleyebilir, eylem öğeleri önerebilir veya takip e-postaları taslaklayabilirsiniz — tüm bunları sekme değiştirmeden yapabilirsiniz.
📁 Adım 5: Merkezi bir müşteri merkezi oluşturun
Müşterileriniz, marka yönergelerini, zaman çizelgelerini veya sonraki adımları bulmak için e-postaları karıştırmak zorunda kalmamalıdır. Kaydı tamamlama formunu doldurduktan sonra, onlara her şeye erişebilecekleri tek bir yer sağlayın.
ClickUp ile dakikalar içinde yeniden kullanılabilir bir müşteri merkezi oluşturabilirsiniz:
- Onboarding belgelerini, paylaşılan dosyaları, toplantı notlarını ve müşteri anket yanıtlarını saklayın
- Müşteri kabul süreciyle ilgili görevleri birbirine bağlayın
- Her şeyi "Müşteri Bilgileri", "Varlıklar", "Başlangıç Hazırlığı" vb. görünümleriyle bir ClickUp Klasöründe düzenleyin.
- Paydaşları etiketleyin, kontrol listesi öğeleri atayın ve satır içi yorumlar bırakın — hepsi tek bir yerden
Bir merkez oluşturmak şeffaflığı artırır, müşteri güvenini güçlendirir ve iç takımınızın her adımda uyumlu çalışmasını sağlar.
⚙️ Adım 6: Dahili Görevleri ve Devirleri Otomatikleştirin
Müşteri bilgileri gönderildikten sonra, arka planda işler başlar. Ancak, görevleri manuel olarak atamak, durumları güncellemek ve takım üyelerini bilgilendirmek, özellikle müşteri listeniz büyüdükçe işlerinizi yavaşlatabilir.
ClickUp Otomasyonları, form gönderimlerine ve müşteri eylemlerine yanıt veren akıllı iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.
Şunları yapabilirsiniz:
- Hizmet türüne göre proje sahipleri atayın
- Form yanıtlarına göre son teslim tarihleri veya kontrol listeleri belirleyin (ör. bütçe aralığı veya zaman çizelgesi)
- Form gönderildiğinde tasarımcınıza, yazara veya geliştiricinize otomatik olarak bildirin
- Onboarding kontrol listesi tamamlanır tamamlanmaz görevleri "Yeni Müşteri Kaydı"ndan "Devam Ediyor"a taşıyın
✅ Bu, müşteri kabul akışınızı kendi kendine çalışan bir sisteme dönüştürerek takımınıza yaratıcı işlere ve müşteriye teslimata odaklanmak için daha fazla zaman kazandırır.
💡Profesyonel ipucu: Bir form X gün içinde gönderilmezse, otomasyonları kullanarak takım üyesine bildirim gönderin. Bu, ısrar etmeden hatırlatmak için iyi bir yoldur.
📊 Adım 7: Onboarding İlerlemesini İzleyin ve Son Teslim Tarihlerinden Önce İşlerinizi Tamamlayın
Onboarding süreci büyüdükçe, her müşterinin hangi aşamada olduğunu bilmek yeterli olmaz; zamanlamayı, takımın iş yükünü ve yaklaşan dönüm noktalarını da takip etmeniz gerekir. Net bir sistem olmadan, işleri takip etmek zorlaşır.
İşte burada ClickUp'ın görsel görünümleri ve gösterge panelleri devreye girer. Hızlı bir durum kontrolü, üst düzey bir rapor veya tarihe dayalı bir program istiyorsanız, müşteri kazanma sürecinizi tam olarak görebilirsiniz.
Müşterileri katılım aşamasına göre düzenlemek için Pano veya Liste Görünümü ile başlayın. Form Gönderildi, Başvuru Alındı, Bekleyen Varlıklar veya Katılım Tamamlandı gibi özel durumları kullanarak ilerlemeyi bir bakışta izleyin. Kimin takıldığını, kimin beklediğini ve kimin başlangıç için hazır olduğunu hemen göreceksiniz.
Ardından, Takvim Görünümü'ne geçerek zaman içindeki katılım faaliyetlerinizi görüntüleyin.
Bu özellikle aşağıdakiler için yararlıdır:
- Form gönderim son tarihlerini veya içerik incelemelerini planlama
- Dahili hazırlık ve başlangıç görüşmeleri için zaman ayırın
- Müşteriler arasında kaynak kullanılabilirliğini koordine etme
- Yoğun haftaları belirleme ve iş yüklerini erken ayarlama
Genel bir görünüm mü ihtiyacınız var? ClickUp Gösterge Paneli oluşturarak tüm süreçleri bir yerden izleyin.
Şunları ekleyebilirsiniz:
- Atanan kişi veya duruma göre gruplandırılmış liste, takım kapasitesini yönetmek için
- Hesaplama Bileşenleri her aşamadaki müşteri sayısını hesaplamak için
- Grafikler, her müşterinin durumunu anlamak için katılım zaman çizelgelerini ve ortalama tamamlanma hızını görselleştirir
- Form Bileşenleri, katılım formunuzdan gelen en son gönderileri görmek için
Müşterileri sürekli güncelleme göndermeden bilgilendirmek için gösterge panellerini (izinle) paylaşabilirsiniz.
💡 Profesyonel ipucu: ClickUp'ın İlişkiler özelliğini kullanarak yeni müşteri kazanma görevlerini ilgili projeler, paylaşılan belgeler veya teslim edilecekler ile ilişkilendirin. Bu, ilk müşteri alımından proje teslimine kadar eksiksiz bir bağlantı sağlayan bir iş akışı oluşturur; boşluklar ve tahminler ortadan kalkar.
🎯 Anahtar avantaj: Merkezi izleme, gözden kaçmaları önler, takım kapasitesini yönetmeye yardımcı olur ve olası gecikmeleri erken tespit etmenizi sağlar.
Adım 8: Müşteri işbirliğini ve iletişimini geliştirin
Onboarding süreci başladığında, netlik ve iletişim en değerli araçlarınız haline gelir. Güncellemeler, görevler ve zaman çizelgeleri için paylaşılan bir sistem olmadan, işlerin gözden kaçması kolaydır.
ClickUp, işbirliğini merkezileştirmenize yardımcı olur, böylece müşterileriniz destek gördüklerini hisseder ve takımınız işlerin akışını takip edebilir.
💬 ClickUp Sohbet ile gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
Dağınık e-postalara veya harici mesajlaşma araçlarına güvenmek yerine, müşterinin yeni müşteri kazanımı klasörü veya görevinde özel bir Sohbet konusu oluşturun.
Şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Hızlı soruları yanıtlayın
- Güncellemeleri ve geri bildirimleri paylaşın
- Onaylar için paydaşları etiketleyin
- Belgelere, formlara veya dosyalara bağlantılar ekleyin
Özel Sohbet kanalları oluşturabilirsiniz (örneğin, #Müşteri-ABC-Onboarding veya #Hızlı-Onaylar), böylece tüm iletişimler bağlamsal olarak projeyle bağlantılı kalır.
💡 Profesyonel ipucu: Anahtar mesajları (zaman çizelgeleri veya dosya bağlantıları gibi) Sohbet konusuna sabitleyin, böylece müşteriniz geçmiş e-postaları aramak zorunda kalmaz.
📅 Daha sorunsuz başlangıç görüşmeleri planlayın ve gerçekleştirin
ClickUp'ın Takvim Görünümü'nü kullanarak müşterilerinizle yapacağınız ilk toplantıları planlayın. Ayrıca Google Takvim ile entegrasyon sağlayarak takımlar arasında uygunluk durumlarını senkronize edebilirsiniz. Toplantı gündemlerini, notları ve sonraki adımları doğrudan müşterinin onboarding görevine veya bağlantılı belgeye ekleyerek her şeyi tek bir yerde tutun.
📋 Paylaşılan kontrol listeleriyle müşterilerinize rehberlik edin
Müşteri kontrol listesi ile ilk günden itibaren net beklentiler belirleyin. Bunları bir görev veya belge içinde kullanarak aşağıdaki gibi önemli eylem öğelerini özetleyin:
- Logo dosyalarını yükleyin
- Onboarding formunu doldurun
- Paylaşılan zaman çizelgesini inceleyin
- Proje kapsamını onaylayın
- Her bir öğeyi müşteriye son teslim tarihi ile atayın, böylece herkes neyin ne zaman beklendiğini bilir
🔐 Misafir Erişimi ile güvenli bir şekilde erişimi paylaşın
ClickUp'ın Misafir Erişimi özelliğini kullanarak müşterilere önemli konularda görünürlük sağlayın. Özelleştirilmiş izin ayarlarıyla onları belirli görevlere, listelere veya belgelere davet edin. Bu, iç ayrıntıları gizli tutarken müşterilere ihtiyaç duydukları şeffaflığı sağlar.
🔗 Müşterilerinizin halihazırda kullandığı araçlarla entegre edin
ClickUp, Slack, Google Drive ve Zoom gibi popüler platformlarla bağlantı kurar, böylece sekmeler arasında geçiş yapmadan veya müşterinizin iş akışında sorun yaratmadan dosya paylaşabilir, toplantılar planlayabilir ve iletişimi kolaylaştırabilirsiniz. 💡 Sonuç: Müşterilerinizi güçlendiren, iletişimi düzenli tutan ve takımınızın güvenle teslimat yapmasına yardımcı olan net ve işbirliğine dayalı bir müşteri onboarding süreci.
Hızlı bir başlangıç için ClickUp Müşteri Kaydı Şablonunu kullanın
Tüm bunları sıfırdan oluşturmak istemiyorsanız, ClickUp Müşteri Kaydı Şablonu ile başlayın.
Şunlar dahildir:
- Önceden hazırlanmış formlar, giriş bilgilerini toplamak için
- Yapılandırılmış görev listeleri ve durumlar, kabulden başlangıca kadar her katılım adımını izlemek için
- Paylaşılan Belgeler marka yönergelerini, varlıkları, anahtar kişileri ve iletişim notlarını tek bir yerde düzenlemek için
- Otomasyonlar, takipleri tetiklemek, dahili hazırlık görevlerini atamak ve devri ve zamanında teslimatı sağlamak için
Şablonu hizmetlerinize göre uyarlayın, her yeni müşteri için çoğaltın ve her hafta saatlerce süren manuel işlerden kurtulun.
💡Profesyonel ipucu: Kaydı tamamladıktan sonra, aşağıdaki gibi düşünceli geri bildirim soruları ile takip edin:
- Form açık ve doldurması kolay mıydı?
- Onboarding, süreçlerimize güvenmenize yardımcı oldu mu?
- Daha önce sormamızı istediğiniz bir şey var mı?
🎯 Müşteri başarı ipucu: Yeni kişiler ekibe katıldığında veya hedefler değiştiğinde mevcut müşterileri yeniden onboarding yapın. Bu, herkesin uyumlu ve enerjik kalmasını sağlar.
Özet: Güçlü bir başlangıç yapın, düzenli çalışın ve kolaylıkla ölçeklendirin
Müşteri kabul anketi sadece bir form değildir; güven oluşturmanın, beklentileri ayarlamanın ve birinci sınıf bir deneyim sunmanın ilk adımıdır. Doğru soruları önceden sorduğunuzda, sadece bilgi toplamakla kalmaz, daha iyi iletişim, daha az engel ve daha başarılı sonuçlar için zemin hazırlarsınız.
Ve ClickUp ile? Sadece bir form gönderip şansınızı denemekle kalmazsınız. Süreçlerinizi merkezileştirir, yoğun işleri otomasyona geçirir ve hizmetlerinizi güvenle ölçeklendirirsiniz.
Giriş formlarından görev şablonlarına, gösterge panellerinden belgelere ve otomasyonlara kadar, ClickUp, sorunsuz, stratejik ve kullanımı gerçekten eğlenceli bir müşteri onboarding iş akışı oluşturmanıza yardımcı olur.
💡 Onboarding akışınızı oluşturmaya hazır mısınız? Bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun!