ต้นทุนแฝงของการขยายแอปอย่างไร้ทิศทาง: เหตุผลที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องจ่ายมากขึ้นแต่ได้น้อยลง

หากเครื่องมือของคุณมีไว้เพื่อประหยัดเวลา ทำไมงานถึงรู้สึก... ช้าลง?

การสำรวจของ Intuit QuickBooks ในปี 2024 พบว่าธุรกิจใช้เวลา25 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการกระทบยอดข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ และประเมินว่ามีการสูญเสียเงิน 3,000 ดอลลาร์ต่อเดือนไปกับซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้ใช้งาน ส่วนที่น่าประหลาดใจของปัญหาดังกล่าวมาจากการขยายตัวของแอปพลิเคชัน: การสะสมเครื่องมือ "ที่มีประโยชน์" อย่างช้าๆ ซึ่งค่อยๆ กลายเป็นเขาวงกตที่ซับซ้อน

บริษัทต่างๆ ปัจจุบันใช้แอป SaaS เฉลี่ย106 แอป และธุรกิจขนาดกลางมักจะอยู่ที่ประมาณ 101 แอป นั่นหมายถึงการเข้าสู่ระบบมากขึ้น งานซ้ำซ้อนมากขึ้น สถานที่ที่ข้อมูลสามารถซ่อนตัวมากขึ้น และการสมัครสมาชิกที่ต่ออายุโดยที่ใครหลายคนลืมไปแล้วว่าทำไมถึงซื้อมา

บทความนี้แยกแยะให้เห็นถึงต้นทุนที่แท้จริงของการมีแอปพลิเคชันมากเกินไป และมอบคู่มือปฏิบัติที่ใช้งานได้จริงเพื่อตรวจสอบ ปรับรวม และรักษาชุดแอปพลิเคชันของคุณให้สะอาดอยู่เสมอในอนาคต

แอปสพรอว์ลคืออะไร?

ผู้นำการตลาดของคุณต้องการข้อมูลประสิทธิภาพของแคมเปญในไตรมาสที่แล้ว เธอตรวจสอบเครื่องมือการจัดการโครงการของทีมก่อน จากนั้นไปที่ไดรฟ์ที่แชร์ แล้วไปที่แอปแชทที่ใครบางคนอาจโพสต์ไว้ จากนั้นไปที่อีเมลของเธอ ยี่สิบนาทีต่อมา เธอยังคงค้นหาอยู่ และการประชุมที่เธอต้องการข้อมูลนั้นได้เริ่มขึ้นแล้ว

นี่คือความเป็นจริงในแต่ละวันของการขยายตัวของแอปพลิเคชันอย่างไร้ทิศทาง มันคือการสะสมของเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ควบคุมไม่ได้ ซึ่งสร้างปัญหามากกว่าที่จะแก้ไข ปัญหานี้เกิดขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป คุณเพิ่มแอปหนึ่งสำหรับการแชท อีกแอปสำหรับเอกสาร และอีกแอปสำหรับงาน ก่อนที่คุณจะรู้ตัว กระบวนการทำงานของคุณก็เต็มไปด้วยการเข้าสู่ระบบและแท็บเบราว์เซอร์มากมาย

ปัญหาทวีความซับซ้อนเป็นสองความท้าทายที่แยกจากกันแต่เกี่ยวข้องกันการกระจายงานเกิดขึ้นเมื่อโครงการและงานต่างๆ กระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือและระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันและไม่สามารถสื่อสารกันได้ โครงการของคุณอยู่ในที่หนึ่ง เอกสารที่เกี่ยวข้องอยู่ในที่อื่น และการสนทนาเกี่ยวกับทั้งสองอย่างอยู่ในที่ที่สามการกระจายบริบทตามมาโดยธรรมชาติ เนื่องจากทีมต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงไปกับการสลับระหว่างแอปต่างๆ การค้นหาไฟล์ และการรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเพียงเพื่อทำงานของพวกเขา

พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ (Converged AI Workspace) ตอบโจทย์ทั้งสองด้านด้วยการนำโครงการ เอกสาร การสนทนา และการวิเคราะห์ข้อมูลมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ปลอดภัย พร้อมฝัง AI เป็นชั้นของปัญญาประดิษฐ์ นั่นคือโมเดลที่ClickUpสร้างขึ้น แทนที่จะบังคับให้ทีมของคุณต้องกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการใช้งานอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันนับสิบ ทุกอย่างจะถูกรวมอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เชื่อมต่อกันเดียว ซึ่งข้อมูลจะไหลเวียนอย่างเป็นธรรมชาติจากขั้นตอนการทำงานหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่ง

ทำไมการเปลี่ยนบริบทจึงรู้สึกเหนื่อยล้า

สมองของคุณไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อสลับไปมาระหว่างสภาพแวดล้อมทางจิตใจที่ไม่เกี่ยวข้องกันทุกๆ ไม่กี่นาที

ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนจากการเขียนไปเป็นการค้นหา จากการอ่านไปเป็นการตอบกลับ จากการวางแผนไปเป็นการตอบสนอง จิตใจของคุณต้องโหลด "สถานะ" ของงานใหม่ ฉันกำลังทำอะไรอยู่? จุดประสงค์คืออะไร? ประโยคต่อไปคืออะไร? เราตัดสินใจอะไรไว้? วันนี้มีงานอะไรที่ต้องส่ง?

มันเหมือนกับการเดินออกจากหนังกลางเรื่อง ไปดูหนังอีกเรื่องสิบนาที แล้วกลับมาพยายามจำเนื้อเรื่อง

คุณ ทำได้ แน่นอน แค่คุณต้องแลกสมาธิกับมันเท่านั้น

และค่าใช้จ่ายไม่ได้สูงมากในตอนนี้ มันแอบแฝงอยู่ มันปรากฏเป็น:

กับดักการทำงานในยุคใหม่: เครื่องมือที่ไม่สื่อสารกัน

ความย้อนแย้งก็คือ มีเครื่องมือมากมายที่ถูกนำมาใช้เพื่อทำให้การทำงานง่ายขึ้น เครื่องมือหนึ่งสำหรับแชท อีกหนึ่งสำหรับเอกสาร อีกหนึ่งสำหรับงาน อีกหนึ่งสำหรับแดชบอร์ด อีกหนึ่งสำหรับการอนุมัติ อีกหนึ่งสำหรับ "บันทึกสั้น ๆ" อีกหนึ่งสำหรับ "สิ่งที่ฝ่ายการตลาดต้องการโดยเฉพาะ"

แต่ละอย่างล้วนมีประโยชน์ในตัวเอง แต่เมื่อรวมกันแล้ว พวกมันสร้างงานใหม่ขึ้นมา: การจัดการพื้นที่ระหว่างพวกมัน

"ช่องว่างระหว่าง" นั้นคือที่ที่งานสูญหายไป

มีการตัดสินใจในแชท แต่ภารกิจไม่ได้รับการอัปเดต เอกสารได้รับการแก้ไขแล้ว แต่แผนโครงการยังคงอ้างอิงถึงเวอร์ชันเก่า เพื่อนร่วมทีมถามถึงสถานะ แต่สถานะถูกแบ่งออกเป็นสามที่ ดังนั้นใครบางคนต้องแปลมันออกมาเป็นข้อความ

ในทางทฤษฎี คุณกำลังร่วมมือกัน ในทางปฏิบัติ คุณกำลังสร้างความเป็นจริงขึ้นมาใหม่

อะไรเป็นสาเหตุของการแพร่กระจายของแอปพลิเคชันในธุรกิจขนาดเล็ก

หากซอฟต์แวร์ของคุณรู้สึกวุ่นวายและจัดการไม่ได้ คุณไม่ได้อยู่คนเดียวธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งประสบปัญหาในการค้นหาแอปที่เหมาะสมซึ่งสามารถขยายได้โดยไม่สร้างความยุ่งเหยิง เส้นทางสู่การมีแอปมากเกินไปนั้นปูด้วยเจตนาที่ดี ทุกเครื่องมือในชุดเทคโนโลยีของคุณถูกเพิ่มเข้ามาเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจริง และในช่วงเวลาที่ถูกนำมาใช้ มันก็มักจะทำหน้าที่นั้นได้อย่างตรงจุด ปัญหาคือ โซลูชันแต่ละตัวที่ถูกเลือกโดยคนต่าง ๆ ในเวลาต่าง ๆ เพื่อแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน สุดท้ายแล้วกลับสร้างปัญหาที่ใหญ่กว่าปัญหาเดิมที่แต่ละโซลูชันเคยแก้ไขได้

การเข้าใจว่าคุณมาถึงจุดนี้ได้อย่างไรคือก้าวแรกสู่การหาทางออกจากสถานการณ์นี้ นี่คือรูปแบบที่ปรากฏซ้ำแล้วซ้ำเล่า:

ผลกระทบแบบไซโลเริ่มแผ่ขยายอย่างเงียบๆ

ทีมการตลาดของคุณค้นพบเครื่องมือโครงการที่พวกเขาชื่นชอบ ในขณะเดียวกัน ทีมขายก็ได้นำสิ่งที่แตกต่างออกไปโดยสิ้นเชิงมาใช้ ซึ่งเหมาะสมกับกระบวนการทำงานของพวกเขามากกว่า ทีมวิศวกรรมก็มีระบบที่พวกเขาชื่นชอบและปรับให้เหมาะสมสำหรับการทำงานแบบสปรินต์และการติดตามบั๊ก ไม่มีใครประสานงานการตัดสินใจเหล่านี้ และทันใดนั้นคุณก็ต้องจ่ายเงินสำหรับแพลตฟอร์มสามตัวที่ทำหน้าที่พื้นฐานเดียวกัน เพียงแต่มีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันและไม่มีตัวใดสามารถสื่อสารกันได้

ความเร่งด่วนสำคัญเหนือกลยุทธ์

เกิดวิกฤตจากความคิดเห็นของลูกค้า และคุณต้องการทางแก้ไขอย่างเร่งด่วน มีคนพบเครื่องมือสำรวจ ลงทะเบียนทดลองใช้ฟรี และปัญหาที่เกิดขึ้นทันทีได้รับการแก้ไข หกเดือนต่อมา เครื่องมือ "ชั่วคราว" นั้นกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานของคุณอย่างถาวร ไม่มีใครจำได้ว่าคุณมีความสามารถในการสำรวจที่สร้างไว้ในแพลตฟอร์มอื่นที่คุณจ่ายเงินอยู่แล้ว

การทดลองใช้ฟรีกลายเป็นบริการถาวร

การทดลองใช้งานสองสัปดาห์นี้ถูกกำหนดให้เป็นเพียงการทดลองเท่านั้น แต่เครื่องมือดังกล่าวทำงานได้ดีพอสมควร การทดลองใช้งานจึงเปลี่ยนเป็นการสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน และตอนนี้ก็ถูกฝังอยู่ในกระบวนการทำงานของคุณแล้ว ไม่มีใครเคยประเมินเลยว่านี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดหรือไม่ หรือเครื่องมือที่มีอยู่เดิมจะสามารถทำงานนี้ได้หรือไม่

การทำงานทางไกลเร่งให้เกิดการแตกแยก

เมื่อทีมต่างๆ ต้องทำงานแบบกระจายตัวเกือบจะชั่วข้ามคืน ทุกคนจึงเลือกใช้เครื่องมือที่จำเป็นเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง การนำเครื่องมือมาใช้โดยอิสระเช่นนี้ ส่งผลให้เกิดความหลากหลายตามความชอบส่วนบุคคล แทนที่จะเป็นกลยุทธ์ที่สอดคล้องกันของบริษัท สองปีผ่านไป คุณยังคงต้องรับมือกับผลกระทบที่ตามมา

การจัดซื้อแบบกระจายอำนาจเติมเต็มช่องว่าง

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่มีแผนกไอทีที่ดูแลการตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ทุกคนที่มีบัตรเครดิตของบริษัทและปัญหาที่ต้องแก้ไขสามารถเพิ่มเครื่องมือใหม่เข้าไปในระบบได้ การเข้าถึงอย่างเสรีนี้อาจรู้สึกเหมือนเป็นการเพิ่มอำนาจจนกว่าคุณจะตระหนักว่าไม่มีใครมองเห็นภาพรวมทั้งหมด

สัญญาณที่บ่งชี้ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณกำลังประสบปัญหาแอปพลิเคชันล้นเกินความจำเป็น

ความหงุดหงิดจากการค้นหาข้อมูลเป็นอาการที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด แต่การแพร่กระจายของแอปพลิเคชันก็แสดงตัวในวิธีที่ละเอียดอ่อนกว่าเช่นกัน มันซ่อนอยู่ในคำถามที่ทีมของคุณถามทุกวัน ในความขัดแย้งที่พวกเขาเรียนรู้ที่จะยอมรับว่าเป็นเรื่องปกติ และในวิธีการแก้ปัญหาที่พวกเขาสร้างขึ้นเพื่อรับมือกับระบบที่แยกจากกัน

คุณอาจมีปัญหาแอปพลิเคชันล้นเกินความจำเป็นอย่างรุนแรง หากสถานการณ์เหล่านี้ฟังดูคุ้นเคย:

ปริศนาของซอฟต์แวร์ในคลัง: เมื่อมีคนถามว่าบริษัทของคุณจ่ายเงินสำหรับเครื่องมือกี่ชิ้น คุณไม่สามารถตอบได้โดยไม่ต้องค้นหาผ่านใบแจ้งยอดบัตรเครดิต รายงานค่าใช้จ่าย และงบประมาณของแต่ละแผนก ความจริงที่ว่าข้อมูลนี้ไม่สามารถเข้าถึงได้ง่ายนั้นเป็นอาการหนึ่งของปัญหาเอง

การเปิดเผยความซ้ำซ้อน: ทีมต่าง ๆ ได้นำเครื่องมือที่แตกต่างกันมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกัน ทีมการตลาดติดตามโครงการในวิธีหนึ่ง ทีมปฏิบัติการติดตามในอีกวิธีหนึ่ง และทีมขายก็มีระบบของตัวเองโดยสิ้นเชิง ทุกคนกำลังทำงานที่เหมือนกันในไซโลที่ไม่สามารถสื่อสารกันได้ และข้อมูลแทบจะไม่ข้ามขอบเขตของกันและกัน

แหล่งที่มาของความสับสนในความจริง: "เวอร์ชันไหนคือเวอร์ชันสุดท้าย?" กลายเป็นคำถามประจำวัน เอกสารมีอยู่ในหลายที่ และไม่มีใครแน่ใจว่ารุ่นไหนที่สะท้อนการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ความคลุมเครือนี้นำไปสู่ความผิดพลาด การทำงานซ้ำ และช่วงเวลาที่น่าอับอายเมื่อมีคนนำเสนอข้อมูลที่ล้าสมัยให้กับลูกค้า

หลักสูตรอุปสรรคการเริ่มต้นงาน: พนักงานใหม่ต้องใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์เพียงเพื่อให้สามารถเข้าถึงทุกแพลตฟอร์มที่พวกเขาจะใช้ได้, เรียนรู้พื้นฐานของแต่ละอินเทอร์เฟซ, และเข้าใจว่าเครื่องมือใดควรใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด. ความประทับใจแรกของพวกเขาต่อบริษัทของคุณคือความซับซ้อนที่ท่วมท้น.

การขุดค้นบทสนทนา: "บทสนทนานั้นอยู่ในแอปไหน?" เป็นคำถามที่ผู้คนถามกันหลายครั้งต่อวัน การตัดสินใจที่สำคัญมักกระจัดกระจายอยู่ในกระทู้แชท, สายอีเมล, ความคิดเห็นในเอกสาร, และการบันทึกการประชุมทางวิดีโอ การค้นหาการสนทนาเฉพาะเจาะจงหมายถึงการค้นหาในสี่หรือห้าที่ต่างกัน

ปรากฏการณ์การสมัครสมาชิกแบบซอมบี้: เครื่องมือที่ไม่มีใครใช้ยังคงต่ออายุอัตโนมัติเดือนแล้วเดือนเล่า ค่อยๆ กัดกร่อนงบประมาณอย่างเงียบๆ การสมัครสมาชิกที่ถูกลืมเหล่านี้สะสมขึ้นเพราะไม่มีใครมองเห็นภาพรวมว่าอะไรกำลังถูกใช้งานและอะไรถูกละทิ้งไปแล้ว

ต้นทุนแฝงจากการขยายตัวของแอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การสูญเสียที่เห็นได้ชัดที่สุดมาจากเครื่องมือที่ซ้ำซ้อนและใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้งาน แต่ต้นทุนที่ซ่อนอยู่นั้นลึกกว่านั้น คุณอาจกำลังจ่ายเงินสำหรับฟีเจอร์ที่ซ้ำซ้อนในหลายแอป รวมถึงการผสานรวมที่บังคับให้แอปต้องซิงค์กัน และใบอนุญาตที่ไม่มีใครใช้งานมาหลายเดือนแล้ว การรั่วไหลเล็กๆ เหล่านี้สะสมกลายเป็นความสูญเสียรายปีที่สำคัญ

การสูญเสียทางการเงินลึกซึ้งกว่าการสมัครสมาชิก

การสิ้นเปลืองที่เห็นได้ชัดมาจากการสมัครสมาชิกซ้ำซ้อน การจ่ายเงินสำหรับเครื่องมือหลายตัวที่มีวัตถุประสงค์เดียวกัน เพียงเพราะแต่ละแผนกเลือกสิ่งที่แตกต่างกัน แต่ต้นทุนที่มองไม่เห็นกลับเพิ่มขึ้นเร็วกว่ามาก ใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้งานถือเป็นต้นทุนจมโดยสมบูรณ์: คุณอาจกำลังจ่ายเงินสำหรับ 20 ที่นั่ง ในขณะที่ในไตรมาสนี้มีเพียง 12 คนที่เข้าสู่ระบบเท่านั้น คุณสมบัติที่ทับซ้อนกันหมายความว่าคุณกำลังจ่ายราคาพรีเมียมสำหรับความสามารถที่มีอยู่แล้วในเครื่องมืออื่นที่คุณเป็นเจ้าของ ค่าใช้จ่ายในการผสานรวมเพิ่มขึ้นทับซ้อนกับทุกอย่างอื่น เนื่องจากคุณต้องจ่ายเงินสำหรับแพลตฟอร์มมิดเดิลแวร์เพียงเพื่อให้แอปที่แยกจากกันของคุณแชร์ข้อมูลกัน

การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานสะสมเพิ่มขึ้นทุกวัน

ทีมของคุณใช้เวลาทั้งวันไปกับการใช้งานแอปพลิเคชันต่างๆ แทนที่จะทำงานที่พวกเขาได้รับการว่าจ้างให้ทำ ทุกครั้งที่พนักงานสลับจากแอปแชทไปยังเครื่องมือจัดการโครงการ ไปจนถึงโปรแกรมแก้ไขเอกสาร พวกเขาจะสูญเสียสมาธิและแรงผลักดันในการทำงาน

การป้อนข้อมูลด้วยมือในภาษีทำให้ปัญหายิ่งซับซ้อนขึ้น เมื่อระบบไม่สามารถสื่อสารกันได้ มนุษย์กลายเป็นชั้นเชื่อมต่อ พนักงานขายปิดการขายใน CRM แล้วคัดลอกข้อมูลลูกค้าด้วยมือไปยังเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อเริ่มต้นการรับเข้าทำงาน นี่เป็นงานที่น่าเบื่อและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งเกิดขึ้นเพียงเพราะเครื่องมือไม่ได้ถูกออกแบบมาให้ทำงานร่วมกัน

ช่องโหว่ด้านความปลอดภัยเพิ่มขึ้นทุกครั้งที่ติดตั้งแอป

ข้อมูลที่มีความอ่อนไหวของบริษัทคุณกระจายอยู่ทั่วหลายแพลตฟอร์ม ซึ่งแต่ละแพลตฟอร์มมีสิทธิ์การเข้าถึง, โปรโตคอลความปลอดภัย, และสถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนดของตัวเอง การกระจายตัวนี้สร้างจุดบอดที่อันตราย เมื่อคุณไม่มีมุมมองรวมศูนย์ของข้อมูลของคุณ คุณจะไม่สามารถปกป้องมันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปรากฏการณ์ Shadow IT ซึ่งหมายถึงการที่พนักงานนำเครื่องมือมาใช้โดยไม่ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ ถือเป็นหนึ่งในความเสี่ยงที่สำคัญที่สุด มีกรณีที่พนักงานเริ่มใช้เครื่องมือเขียน AI เพื่อช่วยร่างเอกสาร โดยไม่ทราบว่าพวกเขากำลังป้อนข้อมูลลับของบริษัทเข้าสู่ระบบที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของคุณ การนำเครื่องมือมาใช้โดยมีเจตนาดีเช่นนี้สร้างความอ่อนแอที่ทีมความปลอดภัยไม่สามารถตรวจสอบได้ เพราะพวกเขาไม่ทราบว่าเครื่องมือเหล่านี้มีอยู่หากไม่มีกรอบการจัดการความเสี่ยงทางไซเบอร์ที่เหมาะสม จุดบอดเหล่านี้ก็จะเพิ่มขึ้น

การออกจากงานกลายเป็นฝันร้ายด้านความปลอดภัยเมื่อพนักงานลาออก คุณต้องติดตามและเพิกถอนการเข้าถึงจากระบบต่างๆ นับสิบด้วยตนเอง และเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าตกใจที่จะพลาดไปหนึ่งรายการ การเข้าถึงที่ถูกลืมในเครื่องมือที่ไม่ค่อยได้ใช้กลายเป็นช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่อาจคงอยู่เป็นเดือนหรือเป็นปี สำหรับบริษัทในอุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล การพิสูจน์การปฏิบัติตามข้อกำหนดกลายเป็นเรื่องเกือบเป็นไปไม่ได้เมื่อข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือต่างๆ ที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แตกต่างกัน และบางครั้งก็ไม่ทราบทำให้การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านไอทีกลายเป็นฝันร้าย

ปกป้องข้อมูลของคุณและทำให้การรักษาความปลอดภัยง่ายขึ้นด้วยการรวมการทำงานของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ClickUp ช่วยให้คุณจัดการสิทธิ์การเข้าถึง, รักษาประวัติการตรวจสอบ, และบังคับใช้นโยบายการกำกับดูแลข้อมูลได้จากที่เดียว

เมื่อคุณเข้าใจความเสียหายทางการเงินและการดำเนินงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแก้ไขปัญหาโดยไม่รบกวนทีมของคุณ

วิธีลดการแพร่กระจายของแอปพลิเคชันและลดค่าใช้จ่าย

การรับรู้ถึงปัญหาเป็นก้าวแรก แต่การแก้ไขปัญหาต้องอาศัยการกระทำอย่างเป็นระบบ คุณไม่สามารถยกเลิกการสมัครสมาชิกแบบสุ่มสี่สุ่มห้าได้โดยไม่ทำให้เกิดความวุ่นวาย สิ่งที่คุณต้องการคือแผนที่ชัดเจนที่จะช่วยคลี่คลายระบบซอฟต์แวร์ของคุณ ลดต้นทุน และป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำอีก

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอย่างละเอียด

คุณไม่สามารถแก้ไขสิ่งที่คุณมองไม่เห็นได้ ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่มีภาพรวมที่ชัดเจนของซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่ใช้อยู่ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมขั้นตอนแรกจึงต้องเป็นการตรวจสอบทรัพย์สินซอฟต์แวร์อย่างละเอียดไม่ว่าจะใช้เครื่องมือบริหารจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์หรือแม้แต่สเปรดชีตธรรมดา โครงการนี้อาจดูน่ากังวล แต่เป็นรากฐานสำคัญสำหรับทุกมาตรการประหยัดต้นทุนที่จะตามมา

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลจากทุกแหล่ง: ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต, รายงานค่าใช้จ่าย, บันทึกธนาคาร, และงบประมาณของแต่ละแผนก คุณกำลังมองหาค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ที่เกิดขึ้นซ้ำทุกครั้ง แม้จะเล็กน้อยเพียงใดก็ตาม จากนั้นให้ก้าวไปไกลกว่าบันทึกทางการเงิน ขอให้แต่ละแผนกและผู้นำทีมจัดทำรายการเครื่องมือทั้งหมดที่พวกเขาใช้ รวมถึงเครื่องมือที่ไม่มีค่าใช้จ่ายด้วย เครื่องมือที่ไม่มีค่าใช้จ่ายก็ยังคงมีค่าใช้จ่ายในรูปแบบของเวลาและความสนใจ

เมื่อคุณมีรายการสิ่งของแล้ว ให้จัดหมวดหมู่ตามหน้าที่การใช้งาน รวบรวมเครื่องมือต่าง ๆ ไว้ในหมวดเดียวกัน เช่น การจัดการโครงการ การสื่อสาร การจัดเก็บไฟล์ การออกแบบ และอื่น ๆ นี่คือจุดที่ความสูญเปล่าจะเริ่มปรากฏให้เห็น คุณอาจพบว่ามีเครื่องมือหลายชิ้นที่ทำหน้าที่เดียวกัน แต่ถูกเลือกใช้โดยทีมต่าง ๆ ในเวลาที่แตกต่างกัน

ตรวจสอบการใช้งานจริง ไม่ใช่แค่การสมัครสมาชิก หลายแพลตฟอร์ม SaaS มีระบบวิเคราะห์ที่แสดงจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ หากคุณจ่ายเงินสำหรับ 50 ใบอนุญาต แต่มีเพียง 10 คนที่เข้าสู่ระบบในไตรมาสนี้ คุณพบโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่ายทันที สุดท้าย คำนวณต้นทุนที่แท้จริงของแต่ละเครื่องมือ โดยไม่เพียงแต่รวมค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงค่าใช้จ่ายของแพลตฟอร์มการผสานรวมที่จำเป็นเพื่อให้ทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ของคุณได้อีกด้วยการปรับปรุงการดำเนินงาน SaaSของคุณให้ราบรื่นเริ่มต้นจากการเข้าใจอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังจ่ายเงินสำหรับอะไร

รวมรวมอย่างมีจุดมุ่งหมาย

เมื่อการตรวจสอบของคุณเผยให้เห็นถึงความซ้ำซ้อนการรวมเครื่องมือจึงเป็นไปได้ นี่คือจุดที่คุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากที่สุด แต่ก็เป็นจุดที่คุณจะเผชิญกับการต่อต้านภายในมากที่สุดเช่นกัน ผู้คนมักจะผูกพันกับเครื่องมือของตนการรวม SaaSล้มเหลวเมื่อทีมรู้สึกว่าเครื่องมือที่พวกเขาชื่นชอบกำลังถูกเอาออกไปโดยที่พวกเขาไม่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

ความสำเร็จต้องการแนวทางที่ร่วมมือกัน ให้ความสำคัญกับผลกระทบ โดยเริ่มจากหมวดหมู่ที่มีความทับซ้อนมากที่สุดและมีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ เครื่องมือการจัดการโครงการและการสื่อสารคือจุดเริ่มต้นที่ชัดเจน ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจ โดยแสดงให้เห็นว่าแพลตฟอร์มที่เป็นหนึ่งเดียวจะทำให้การทำงานของพวกเขาง่ายขึ้นแทนที่จะยากขึ้น

วางแผนการโยกย้ายอย่างรอบคอบ อย่าเพียงแค่ยกเลิกการสมัครสมาชิกแล้วละทิ้งข้อมูลที่อยู่ในนั้น สร้างแผนการย้ายข้อมูลและกระบวนการทำงานไปยังแพลตฟอร์มที่รวมศูนย์ไว้อย่างละเอียด แจ้งให้ทีมทราบล่วงหน้าและให้การฝึกอบรมอย่างเพียงพอ ก่อนที่จะยกเลิกการใช้งานเครื่องมือเก่า เป้าหมายคือการเปลี่ยนผ่านอย่างราบรื่น ไม่ใช่การเปลี่ยนผ่านที่สร้างความเสียหาย

จัดตั้งการกำกับดูแลเพื่อป้องกันการเกิดซ้ำ

หลังจากทำงานหนักในการทำความสะอาดแล้ว คุณจำเป็นต้องมีระบบเพื่อป้องกันไม่ให้แอปพลิเคชันเพิ่มขึ้นอย่างไม่เป็นระเบียบกลับมาอีกหากไม่มีการกำกับดูแลด้านไอทีที่ชัดเจน คุณจะพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่ยุ่งเหยิงเหมือนเดิมในอีกหนึ่งปีข้างหน้า นโยบายการซื้อซอฟต์แวร์จะกลายเป็นแนวป้องกันของคุณต่อความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลในอนาคต

นโยบายควรมีขั้นตอนการอนุมัติอย่างเป็นทางการสำหรับเครื่องมือใหม่ แม้แต่เครื่องมือที่ไม่มีค่าใช้จ่ายก็ตาม ก่อนที่จะพิจารณาเครื่องมือใด ๆ ทีมที่ขอใช้ควรสาธิตให้เห็นว่าเครื่องมือนั้นสามารถแก้ไขปัญหาที่สำคัญซึ่งแพลตฟอร์มปัจจุบันของคุณไม่สามารถแก้ไขได้ มอบหมายให้บุคคลหรือคณะกรรมการขนาดเล็กรับผิดชอบพอร์ตโฟลิโอกลุ่มซอฟต์แวร์ทั้งหมด และจัดให้มีการตรวจสอบเป็นประจำทุกไตรมาสหรือทุกปีเพื่อตรวจจับระบบไอทีที่ไม่ได้ผ่านการอนุมัติ (Shadow IT) ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่การจัดการผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบสมัครสมาชิก (SaaS) และการจัดซื้อจัดจ้างซอฟต์แวร์แบบสมัครสมาชิก (SaaS)อย่างถูกต้องจะช่วยให้เครื่องมือใหม่ได้รับการประเมินเปรียบเทียบกับสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว

นำแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์มาใช้

ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการขยายตัวของแอปพลิเคชันคือการเปลี่ยนแปลงแนวทางอย่างสิ้นเชิง: จากการจัดเก็บโซลูชันแบบจุดเดี่ยวไปสู่แพลตฟอร์มเดียวที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกันโซลูชันแบบครบวงจรเหล่านี้ถูกออกแบบมาตั้งแต่ต้นเพื่อขจัดปัญหาการผสานรวมที่ซับซ้อนและปัญหาข้อมูลที่แยกส่วนซึ่งมักเกิดขึ้นกับระบบซอฟต์แวร์ที่กระจายตัว

ข้อดีจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เมื่องาน เอกสาร และการสนทนาทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียวกันบริบทจะไหลลื่นอย่างเป็นธรรมชาติ คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ ด้วยตนเองหรือทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการรวมระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันอีกต่อไป การบริหารจัดการจะง่ายขึ้นอย่างมาก: ใบเรียกเก็บเงินเดียว ชุดสิทธิ์เดียว ความสัมพันธ์กับผู้ขายเดียว

และที่สำคัญที่สุดคือ AI จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อสามารถเข้าถึงบริบทการทำงานทั้งหมดของคุณได้ ผู้ช่วย AI ที่สามารถเห็นเพียงเอกสารของคุณจะให้ความช่วยเหลือเพียงประเภทเดียว แต่ผู้ช่วย AI ที่สามารถเห็นเอกสาร งาน การสนทนา และประวัติโครงการของคุณ จะมอบสิ่งที่ทรงพลังกว่ามากการหลอมรวมกันนี้ใน AIคือความแตกต่างระหว่างความช่วยเหลือทั่วไปกับความฉลาดที่มีประโยชน์อย่างแท้จริง

ClickUp ช่วยธุรกิจขนาดเล็กกำจัดปัญหาแอปพลิเคชันล้นได้อย่างไร

ธุรกิจขนาดเล็กดำเนินงานอยู่ในพื้นที่ที่ท้าทายระหว่างสองขั้ว คุณต้องการความสามารถในระดับองค์กร ฟังก์ชันการทำงานที่ช่วยให้การดำเนินงานที่ซับซ้อนดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่คุณไม่สามารถรับมือกับความซับซ้อนหรือค่าใช้จ่ายในระดับองค์กรได้ ทุกชั่วโมงที่ใช้ไปกับการเรียนรู้เครื่องมือใหม่ การจัดการการผสานรวม หรือการค้นหาข้อมูล คือชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ไปกับการให้บริการลูกค้าหรือการเติบโตของธุรกิจ

ClickUp ถูกสร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อตอบโจทย์ความเป็นจริงนี้ เป็นพื้นที่ทำงานแบบรวม AI ที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ในขณะที่ยังคงเชื่อมต่อทุกสิ่งและทุกคนไว้ด้วยกัน แทนที่จะบังคับให้คุณเลือกระหว่างฟีเจอร์อันทรงพลังกับความเรียบง่ายที่ใช้งานได้จริง ClickUp มอบทั้งสองอย่างให้คุณ

ศูนย์บัญชาการของคุณสำหรับการเดินทางสู่การรวมศูนย์

การเริ่มต้นโครงการรวมศูนย์โดยการสมัครใช้งานแอปใหม่อีกตัวหนึ่งจะเป็นการทำร้ายตัวเอง ClickUp ทำหน้าที่เป็นศูนย์บัญชาการสำหรับกระบวนการตรวจสอบและรวมศูนย์ทั้งหมด พิสูจน์ถึงความหลากหลายของมันก่อนที่คุณจะประเมินระบบของคุณเสร็จสิ้น

ตั้งค่าการตรวจสอบซอฟต์แวร์ของคุณเป็นโครงการภายใน ClickUp เอง สร้างคลังข้อมูลรวมศูนย์โดยใช้ ClickUp Docs เพื่อสร้างเอกสารที่มีชีวิตซึ่งระบุเครื่องมือทุกชิ้นที่บริษัทของคุณใช้ พร้อมด้วยแผนก ค่าใช้จ่ายรายเดือน จำนวนผู้ใช้ และฟังก์ชันหลัก เนื่องจาก Docs อยู่ใน ClickUp คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังงานที่เกี่ยวข้องและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ทันทีในขณะที่การตรวจสอบดำเนินไป

ติดตามการประเมินของคุณโดยใช้ ClickUp Lists โดยแต่ละเครื่องมือซอฟต์แวร์จะถูกแทนด้วยงาน เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับตัวชี้วัดที่สำคัญ: ค่าใช้จ่ายรายเดือน, ผู้ใช้งานที่ใช้งานอยู่, วันที่ต่ออายุ, และสถานะการรวมเข้าด้วยกัน พอร์ตโฟลิโอซอฟต์แวร์ทั้งหมดของคุณจะปรากฏให้เห็นได้ในทันที สามารถจัดเรียงและคัดกรองได้ตามมิติใด ๆ ที่คุณเลือก

มองเห็นโอกาสด้วย ClickUp Dashboards สร้างแดชบอร์ดที่ดึงข้อมูลจากรายการตรวจสอบของคุณและแสดงวิดเจ็ตที่แสดงยอดใช้จ่ายรวมรายเดือน, ยอดใช้จ่ายตามหมวดหมู่ และเครื่องมือที่ต้องรวมเข้าด้วยกัน เมื่อคุณแชร์แดชบอร์ดนี้กับผู้นำ การประสานงานจะเกิดขึ้นได้เร็วขึ้นเพราะทุกคนเห็นภาพเดียวกัน

จากนั้นให้ ClickUp Brain ทำงานวิเคราะห์ข้อมูลที่คุณค้นพบ เมื่อข้อมูลการตรวจสอบของคุณอยู่ในระบบแล้ว ให้ Brain ตอบคำถามเช่น "หมวดหมู่ใดที่มีการทับซ้อนของเครื่องมือมากที่สุด?" หรือ "ค่าใช้จ่ายรวมของเราสำหรับเครื่องมือสื่อสารคือเท่าไร?" Brain จะดึงข้อมูลจากพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึกที่คุณอาจพลาดไป แปลงข้อมูลดิบให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

แพลตฟอร์มเดียวที่แทนที่หลายแพลตฟอร์ม

คณิตศาสตร์นั้นง่าย: ทุกเครื่องมือที่คุณกำจัดออกไปจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิก ลดการสลับบริบท และทำให้การจัดการความปลอดภัยง่ายขึ้น ClickUp สามารถแทนที่หมวดหมู่ซอฟต์แวร์ทั้งหมดได้ในขณะที่มอบความสามารถให้กับทีมของคุณมากขึ้น ไม่ใช่ลดลง นี่คือวิธีการรวมระบบในทางปฏิบัติ:

การจัดการโครงการที่เหมาะกับสไตล์ของทุกทีม

ทีมต่าง ๆ มีวิธีการแสดงผลงานที่แตกต่างกัน และนั่นก็ไม่เป็นปัญหาClickUp Tasks มีมุมมองให้เลือกมากกว่า 15 แบบ ทำให้ทีมการตลาดสามารถทำงานในมุมมองบอร์ดสำหรับเวิร์กโฟลว์แคมเปญ ขณะที่ทีมวิศวกรรมใช้มุมมองรายการสำหรับการวางแผนสปรินต์ และฝ่ายบริหารสามารถติดตามทุกอย่างในมุมมองแกนต์สำหรับความชัดเจนของไทม์ไลน์ ทั้งหมดนี้ในแพลตฟอร์มเดียว มุมมองหลากหลาย ไม่ต้องถกเถียงเรื่องเครื่องมืออีกต่อไป

เอกสารที่เชื่อมโยงกับการปฏิบัติ

เครื่องมือเอกสารส่วนใหญ่ทำงานแยกจากกัน คุณเขียนสิ่งต่าง ๆ ลงไป และเอกสารเหล่านั้นก็ถูกเก็บไว้โดยไม่เชื่อมโยงกับงานที่เอกสารเหล่านั้นอธิบายไว้ClickUp Docsเปลี่ยนสมการนี้ด้วยการสร้างเอกสารที่สมบูรณ์พร้อมการร่วมมือแบบเรียลไทม์ หน้าเอกสารที่ซ้อนกันสำหรับวิกิที่ซับซ้อน และการเชื่อมต่อโดยตรงกับงานและโครงการของคุณ

เมื่อคุณกล่าวถึงงานในเอกสาร จะสร้างลิงก์แบบเรียลไทม์ขึ้นมา เมื่อมีการอัปเดตงานนั้น ผู้ที่ดูเอกสารจะเห็นสถานะปัจจุบันทันที เอกสารประกอบการทำงานจะไม่ใช่เพียงเอกสารคงที่อีกต่อไป แต่กลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่มีชีวิตชีวา

การสื่อสารที่คงอยู่ในบริบท

เมื่อการสนทนาเกิดขึ้นในแอปที่แยกจากงานที่กำลังพูดคุยกันอยู่ การตัดสินใจที่สำคัญอาจสูญหายไปClickUp Chatช่วยให้การสนทนาเกิดขึ้นในที่เดียวกับงานจริง สร้างช่องทางสำหรับโครงการ ทีม หรือหัวข้อต่างๆ

ความแตกต่างที่สำคัญ? ทุกข้อความแชทสามารถเปลี่ยนเป็นงานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาประวัติการสนทนาเพื่อหาว่าใครตกลงทำอะไร การตัดสินใจกลายเป็นงานทันที

การร่วมมือทางภาพโดยไม่ต้องสมัครสมาชิกเพิ่มเติม

การระดมความคิดและการคิดเชิงภาพไม่ควรต้องใช้แอปแยกต่างหากClickUp Whiteboardsมอบพื้นที่ระดมความคิดแบบไม่จำกัดพร้อมกับการจัดการงาน วาดแผนผังการทำงาน แล้วแปลงรูปร่างเป็นงานได้ทันที ฝังเอกสารและงานสดลงในผืนผ้าใบของคุณ การระดมความคิดของคุณจะกลายเป็นแผนโครงการโดยไม่ต้องสร้างใหม่ด้วยตนเอง

การติดตามเวลาถูกฝังอยู่ในทุกงาน

การเข้าใจว่าเวลาหายไปไหนจริงๆ ไม่จำเป็นต้องส่งออกข้อมูลระหว่างระบบต่างๆClickUp Time Trackingเป็นฟีเจอร์ที่มีอยู่ในทุกงาน เริ่มจับเวลา บันทึกเวลาด้วยตนเอง หรือเปิดใช้งานการติดตามอัตโนมัติ รันรายงานตามโครงการ ลูกค้า หรือสมาชิกในทีม ข้อมูลเชิงลึกที่คุณต้องการเชื่อมต่อกับงานอยู่แล้ว

แบบฟอร์มที่สร้างการดำเนินการโดยอัตโนมัติ

เมื่อการส่งแบบฟอร์มต้องมีการประมวลผลด้วยตนเอง สิ่งต่าง ๆ ก็มักจะตกหล่นClickUp Formsจะเปลี่ยนการส่งแบบฟอร์มให้กลายเป็นงานโดยอัตโนมัติ พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลจากแบบฟอร์มทั้งหมดเข้ากับฟิลด์ที่กำหนดเองได้เองทันที คำขอจากลูกค้าจะกลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้ตั้งแต่ส่งเข้ามา

การย้ายข้อมูลจากเครื่องมือเดิมอย่างไร้รอยต่อ

ความเป็นไปได้ของการย้ายระบบทำให้หลายทีมต้องติดอยู่กับเครื่องมือที่ไม่เพียงพอClickUp Importรองรับการย้ายข้อมูลโดยตรงจากแพลตฟอร์มหลักส่วนใหญ่ นำงาน โครงการ และไฟล์แนบที่มีอยู่ของคุณมาด้วย คุณไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดหรือละทิ้งความรู้ที่สั่งสมมา

ความยืดหยุ่นที่ป้องกันการขยายตัวในอนาคต

การขยายตัวของแอปพลิเคชันเกิดขึ้นซ้ำ ๆ เพราะเครื่องมือที่แข็งตัวบังคับให้ทีมต้องหาวิธีแก้ไขปัญหาเอง ความสามารถในการขยายตัวของ ClickUp ช่วยทำลายวงจรนี้ได้ด้วยการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการใหม่ ๆ ได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิกเพิ่มเติม

ระบบอัตโนมัติโดยไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับมิดเดิลแวร์

ClickUp Automationsจัดการการทริกเกอร์ เงื่อนไข และการดำเนินการโดยอัตโนมัติ เมื่อสถานะของงานเปลี่ยนเป็น "อนุมัติ" ให้มอบหมายงานนั้นให้กับสมาชิกทีมคนถัดไปโดยอัตโนมัติ ย้ายไปยังรายการอื่น และโพสต์การแจ้งเตือนไปยังแชท สร้างระบบอัตโนมัติผ่านอินเทอร์เฟซแบบภาพ ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด และไม่ต้องใช้แพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติภายนอกเพิ่มเติม ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายรายเดือนของคุณ

การผสานรวมแบบเนทีฟในจุดที่สำคัญ

การเชื่อมต่อ ClickUpเชื่อมต่อโดยตรงกับเครื่องมือที่คุณยังต้องการ: Google Drive สำหรับการจัดเก็บไฟล์, GitHub สำหรับที่เก็บโค้ด, Zoom สำหรับการประชุมทางวิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมาย ข้อมูลจะไหลระหว่างระบบโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณต้องการบางสิ่งที่ปรับแต่งได้จริงๆ API แบบเปิดช่วยให้คุณสร้างสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการได้อย่างแม่นยำ

ฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับทุกกรณีการใช้งาน

ต้องการติดตามลูกค้าเป้าหมายหรือไม่? เพิ่มฟิลด์สำหรับมูลค่าดีล, ขั้นตอน, และความน่าจะเป็น. จัดการสินค้าคงคลังอยู่หรือเปล่า? เพิ่มฟิลด์สำหรับ SKU, จำนวน, และเกณฑ์การสั่งซื้อใหม่. ดำเนินโครงการลูกค้าอยู่ใช่ไหม? เพิ่มฟิลด์สำหรับชื่อลูกค้า, มูลค่าสัญญา, และกำหนดเวลา.ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUpเปลี่ยน ClickUp ให้เป็นเครื่องมือเฉพาะที่ธุรกิจของคุณต้องการโดยไม่ต้องเพิ่มแอปอื่น.

แม่แบบที่มาตรฐานความสำเร็จ

เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้แล้ว ให้บันทึกไว้เป็นเทมเพลต โครงการใหม่จะเริ่มต้นด้วยโครงสร้างที่พิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพ รวมถึงรายการงาน ฟิลด์ที่กำหนดเอง การทำงานอัตโนมัติ และเทมเพลตเอกสารคลิกอัปเทมเพลตช่วยให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของคุณกลายเป็นแนวทางปฏิบัติเริ่มต้น และการขยายขนาดจะไม่หมายถึงการสร้างสิ่งใหม่ขึ้นมาอีก

ปัญญาประดิษฐ์ที่เข้าใจกระบวนการทำงานทั้งหมดของคุณ

เครื่องมือ AI แบบสแตนด์อโลนสร้างรูปแบบการขยายตัวของตัวเอง คุณจะต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือหนึ่งสำหรับการช่วยเหลือการเขียน อีกเครื่องมือสำหรับการสรุปการประชุม และอีกเครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล แต่ละเครื่องมือต้องการบริบทแยกกันและให้ผลลัพธ์ที่ไม่เชื่อมโยงกันClickUp Brainขจัดปัญหาการขยายตัวของ AI ด้วยการฝังปัญญาประดิษฐ์ลงในเวิร์กสเปซของคุณโดยตรง พร้อมการเข้าถึงบริบทการทำงานจริงของคุณอย่างเต็มรูปแบบ

การเข้าถึงทุกสิ่งด้วยภาษาธรรมชาติ

ถาม Brain คำถามเหมือนที่คุณถามเพื่อนร่วมงาน "งานใดที่ค้างอยู่สัปดาห์นี้?" "สรุปสถานะของโครงการ Henderson" "ซาร่าห์ทำอะไรสำเร็จเมื่อเดือนที่แล้ว?" Brain ค้นหาข้อมูลจากงานของคุณ, เอกสาร, ความคิดเห็น, และแชท เพื่อตอบคำถามโดยอิงจากข้อมูลจริงของคุณ ไม่ใช่คำตอบทั่วไปจากชุดข้อมูลฝึกฝน

การสร้างเนื้อหาด้วยบริบท

เมื่อคุณขอให้ Brain ร่างการอัปเดตโครงการ ระบบจะดึงข้อมูลจากความคืบหน้าของงานจริง, ผลงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว, และกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง ผลลัพธ์ที่ได้จะเฉพาะเจาะจงกับงานของคุณ, ถูกต้องตามสถานะปัจจุบันของคุณ, และมีประโยชน์โดยไม่ต้องแก้ไขเพิ่มเติมมากนัก

การค้นหาที่เชื่อมโยงทุกสิ่ง

การค้นหาแบบเชื่อมต่อของสมองขยายขอบเขตไปไกลกว่า ClickUp สู่แอปที่ผสานรวมของคุณ ค้นหาเพียงครั้งเดียว พบผลลัพธ์จากพื้นที่ทำงานของคุณ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เชื่อมต่อ และเครื่องมืออื่นๆ ที่เชื่อมโยง การค้นหาแบบหลายแพลตฟอร์มกลายเป็นเรื่องในอดีต

การอัตโนมัติของงานที่ซ้ำซากทางความคิด

Brain สรุปหัวข้อในเอกสารยาว, แยกแยะรายการที่ต้องดำเนินการจากบันทึกการประชุม, และเสนอขั้นตอนต่อไปตามรูปแบบของโครงการ งานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ซึ่งทำให้ทีมของคุณเหนื่อยล้า จะถูกจัดการโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้คนสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องการการตัดสินใจของมนุษย์ได้

ขยายการกำกับดูแลด้วย ClickUp Super Agents

ผู้ช่วย AI ส่วนบุคคลช่วยให้บุคคลดำเนินการได้เร็วขึ้น แต่เมื่อการทำงานขยายไปยังหลายทีมและโครงการ ประสิทธิภาพส่วนบุคคลจะไม่ใช่ข้อจำกัดอีกต่อไป แต่การกำกับดูแลจะเป็น

ClickUp Super Agents ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการเติบโตในระยะนี้ โดยทำงานภายในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ด้วย AI ของ ClickUp พวกเขาจะตรวจสอบงาน เอกสาร การสนทนา และกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องมีการตรวจสอบหรือติดตามสถานะด้วยตนเอง

ซูเปอร์เอเจนต์สามารถสร้างสรุปโครงการรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติ ระบุงานที่หยุดชะงักก่อนที่มันจะกลายเป็นอุปสรรค แจ้งเตือนความเสี่ยงในหลายโครงการ หรือแจ้งข้อมูลให้ผู้บริหารทราบโดยไม่ต้องให้ทีมจัดทำรายงานด้วยตนเอง แทนที่ผู้จัดการจะต้องรวบรวมข้อมูลจากอัปเดตที่กระจัดกระจาย การกำกับดูแลจะกลายเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นโดยรอบและพร้อมใช้งานตลอดเวลา

เนื่องจาก Super Agents ทำงานภายใน ClickUp โดยตรง พวกเขาจึงทำงานร่วมกับบริบทของพื้นที่ทำงานได้อย่างครบถ้วน พวกเขาเข้าใจความเป็นเจ้าของ ความพึ่งพา ความสำคัญ และกิจกรรมในอดีตข้ามโครงการต่างๆ พวกเขาไม่ได้เพียงแค่ตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดดๆ เท่านั้น แต่ยังช่วยรักษาความต่อเนื่องของงานที่เชื่อมโยงกันเมื่อความซับซ้อนเพิ่มขึ้น

นี่คือจุดที่การรวมตัวกลายเป็นขนาด. ClickUp ไม่เพียงแต่ลดจำนวนเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้. แต่ยังแทนที่การตรวจสอบด้วยตนเองด้วยการประสานงานที่ชาญฉลาดซึ่งเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ.

ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย ClickUp

การแพร่กระจายของแอปพลิเคชันไม่ใช่แค่การสะสมของแท็บเบราว์เซอร์ที่รกตาเท่านั้น แต่มันคือภาษีเงียบที่กัดกร่อนงบประมาณ ประสิทธิภาพการทำงาน และความปลอดภัยของธุรกิจขนาดเล็กของคุณ ค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกอาจเห็นได้ชัดเจน แต่ต้นทุนที่แท้จริงคือความเสียดทานที่เกิดขึ้นทุกวันเมื่อทีมของคุณต้องค้นหาข้อมูลข้ามระบบที่ไม่เชื่อมต่อกัน ความก้าวหน้าหยุดชะงัก ความมุ่งมั่นแตกสลาย ผลงานที่ดีสูญหายไปในเสียงรบกวนดิจิทัล

การแก้ปัญหาแอปพลิเคชันที่มากเกินไปไม่ได้เกี่ยวกับการตัดทิ้งอย่างไม่ลดละ แต่เป็นการเลือกระบบที่เชื่อมโยงกันซึ่งการทำงาน การสื่อสาร และ AI อยู่ร่วมกันแทนที่จะกระจายไปทั่วแท็บต่างๆ เมื่อทุกอย่างทำงานในที่เดียว ทีมงานจะทำงานได้เร็วขึ้น การฝึกอบรมพนักงานใหม่จะง่ายขึ้น และทุกโครงการใหม่จะจัดการได้ง่ายขึ้น

พร้อมที่จะสัมผัสความรู้สึกของการมีทุกอย่างในที่เดียวหรือยัง? เริ่มต้นฟรีกับ ClickUpและรวมงานของคุณเข้าด้วยกัน ✨

คำถามที่พบบ่อย

ความแตกต่างระหว่างแอปที่กระจายตัวกับการปรับใช้ SaaS อย่างมีเหตุผลคืออะไร

การแพร่กระจายของแอปพลิเคชันเป็นปัญหาของการมีเครื่องมือซอฟต์แวร์มากเกินไปและไม่สามารถควบคุมได้ในขณะที่การปรับใช้ SaaSอย่างมีเหตุผลคือวิธีแก้ปัญหา—กระบวนการตรวจสอบและรวมซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ

ฉันจะคำนวณว่าธุรกิจขนาดเล็กของฉันเสียค่าใช้จ่ายจากการมีแอปพลิเคชันมากเกินไปเท่าไร?

รวมค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิกโดยตรงทั้งหมดของคุณ จากนั้นประมาณการค่าใช้จ่ายทางอ้อม เช่น เงินที่ใช้ไปกับเครื่องมือการผสานรวมและมูลค่าของเวลาที่พนักงานสูญเสียไปกับการค้นหาข้อมูลและการสลับระหว่างแอปต่างๆ ใช้แดชบอร์ดของ ClickUp เพื่อติดตามทั้งสองประเภทและแสดงภาพรวมค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ทั้งหมดของคุณ

ทีมขนาดเล็กสามารถลดการกระจายตัวของแอปพลิเคชันได้หรือไม่หากไม่มีทีมงานไอทีที่ทุ่มเท?

ใช่ หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสามารถเป็นผู้นำในการดำเนินการนี้ได้โดยการทำการตรวจสอบซอฟต์แวร์อย่างง่ายในสเปรดชีต ระบุเครื่องมือที่ซ้ำซ้อนกันมากที่สุดอย่างชัดเจน และผลักดันการเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มเดียวที่ใช้งานง่าย เช่น ClickUp ซึ่งออกแบบมาสำหรับการจัดการโครงการของธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ