เมื่อทีมต่างๆ นำเครื่องมือมาใช้มากขึ้นเพื่อเชี่ยวชาญเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน องค์กรมักจะลงเอยด้วยเครือข่ายที่ยุ่งเหยิงของแอปพลิเคชัน SaaS ที่ทับซ้อนกัน ไม่ค่อยได้ใช้ หรือไม่ได้ผ่านการตรวจสอบ
แต่การจัดการการขยายตัวของ SaaS ของคุณไม่ได้หมายความว่าคุณต้องปิดกั้นนวัตกรรม; มันคือการแก้ไขปัญหาการขาดการมองเห็นในสิ่งที่กำลังใช้งานอยู่ สิ่งที่เพิ่มคุณค่า และสิ่งที่กำลังค่อยๆ สูบเงินออกจากงบประมาณของคุณอย่างเงียบๆ
มันหมายถึงการรู้ว่าอะไรกำลังถูกใช้งาน อะไรกำลังเพิ่มมูลค่า และอะไรกำลังค่อยๆ สูบงบประมาณของคุณไปอย่างเงียบๆ
ในบล็อกนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการแพร่กระจายของ SaaS หมายถึงอะไรสำหรับองค์กรของคุณ—สาเหตุของมัน ทำไมมันถึงเป็นปัญหา และวิธีสังเกตเห็นมันตั้งแต่เนิ่นๆ
SaaS Sprawl คืออะไร?
การขยายตัวอย่างรวดเร็วของ SaaS หมายถึงการเติบโตอย่างรวดเร็วของแอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์ภายในองค์กร ซึ่งเกินความสามารถในการติดตาม บริหารจัดการ หรือรักษาความปลอดภัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มันเกิดขึ้นเมื่อทีมต่างๆ เพิ่มเครื่องมือเข้าไปเรื่อยๆ โดยมักมีเจตนาที่ดี แต่หากไม่มีการกำกับดูแล เครื่องมือเหล่านั้นจะเพิ่มจำนวนขึ้น ซ้ำซ้อนกัน และกลายเป็นสิ่งที่จัดการได้ยาก
แล้วมันเกิดขึ้นได้อย่างไร? แม้แต่การตัดสินใจด้านเทคโนโลยีที่ดีที่สุดก็อาจนำไปสู่ความวุ่นวายได้หากไม่มีการประสานงาน การขยายตัวของ SaaS เกิดขึ้นหรือเริ่มต้นเมื่อทีมหนึ่งสมัครใช้เครื่องมือเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างรวดเร็ว จากนั้นอีกทีมหนึ่งก็ทำเช่นเดียวกัน ไม่นานนัก ทุกคนก็ไม่มีใครมองเห็นภาพรวมว่ากำลังใช้เครื่องมืออะไรอยู่บ้าง—หรือใช้ไปเพื่ออะไร
นี่คือสาเหตุหลักบางประการของการขยายตัวอย่างไม่ควบคุมของ SaaS:
- ไม่มีการมองเห็นแบบรวมศูนย์ หมายความว่าเครื่องมือที่หมดอายุ ซ้ำซ้อน หรือไม่ได้ใช้งานจะไม่ถูกตรวจพบ
- แต่ละแผนกซื้อเครื่องมือด้วยตนเอง โดยมักข้ามขั้นตอนการอนุมัติจากฝ่ายไอทีหรือฝ่ายการเงิน
- การสมัครนั้นง่ายเกินไป และยิ่งง่ายกว่าที่จะลืมเรื่องการต่ออายุอัตโนมัติ
- เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพหลายอย่างทำหน้าที่เดียวกัน, ก่อให้เกิดข้อมูลที่แยกส่วนและสิ้นเปลืองเงิน
- เงาไอที ค่อยๆ แทรกซึมเข้ามาเมื่อพนักงานใช้เครื่องมือที่ไม่ได้รับอนุญาตเพื่อทำงานให้เร็วขึ้น
และเพียงแค่นั้น ระบบ SaaS ของคุณก็กลายเป็นความยุ่งเหยิงที่ซับซ้อน—ทั้งมีค่าใช้จ่ายสูง เสี่ยง และไม่มีประสิทธิภาพ
⭐ แม่แบบแนะนำ
ต้องการวิธีจัดการเทคโนโลยี SaaS ของคุณให้รวดเร็วขึ้นเพื่อให้ยังคงความกระชับและเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่?แม่แบบการจัดการการเปลี่ยนแปลงแอปพลิเคชัน SaaS ของ ClickUpมอบกระบวนการที่มีโครงสร้างและสามารถทำซ้ำได้เพื่อจัดระเบียบการจัดการสินทรัพย์ควบคุมค่าใช้จ่าย หลีกเลี่ยงการขยายตัวที่ไม่จำเป็นของ SaaS และปัญหา IT ที่ไม่ได้รับการควบคุม และรักษาความกังวลด้านความปลอดภัยของข้อมูลของคุณให้อยู่ในระดับที่ปลอดภัย
👀 คุณรู้หรือไม่? 56% ของแอป SaaSไม่ได้รับการจัดการโดยฝ่าย IT ในธุรกิจที่มีการเติบโตสูง นั่นหมายความว่าทีมหรือบุคคลทั่วไปเป็นผู้ซื้อเครื่องมือส่วนใหญ่โดยตรง ตัวเลขนี้เพิ่มขึ้นเป็น 68% ในบริษัทขนาดเล็กที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้การขยายตัวของ SaaS เป็นเรื่องปกติมากกว่าข้อยกเว้น
ทำไมการขยายตัวของ SaaS จึงเป็นปัญหา
การขยายตัวของ SaaS ที่ไม่ได้รับการควบคุมไม่ใช่แค่ปัญหาปวดหัวของฝ่ายไอทีเท่านั้น แต่ยังอาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลอย่างรุนแรง ซึ่งส่งผลกระทบต่องบประมาณ ความปลอดภัย ประสิทธิภาพการทำงาน และประสบการณ์ของพนักงานอีกด้วย นี่คือประเด็นทางธุรกิจที่ร้ายแรงซึ่งมีผลกระทบต่อทุกด้านขององค์กร
ตามรายงานระบุว่า บริษัทเฉลี่ยในปัจจุบันใช้จ่ายเงิน 49 ล้านดอลลาร์ต่อปีสำหรับแอปพลิเคชันSaaS ซึ่งเพิ่มขึ้น 9.3% จากปีก่อนหน้า อย่างไรก็ตาม จำนวนมากของการใช้จ่ายนี้กลับสูญเปล่า
มาดูผลกระทบที่เกิดขึ้นจริงจากการใช้งาน SaaS ที่ไม่มีการจัดการ:
1. ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
หลายบริษัทไม่ตระหนักว่าพวกเขาสูญเสียเงินไปมากเพียงใดกับซอฟต์แวร์จนกระทั่งสายเกินไป รายงานเปิดเผยว่าองค์กรโดยเฉลี่ยสูญเสียเงินประมาณ 21 ล้านดอลลาร์ต่อปีไปกับใบอนุญาต SaaS ที่ไม่ได้ใช้งาน
วิธีการที่กระจัดกระจายนี้ทำให้เกิดการสมัครสมาชิกซ้ำ การต่ออายุที่พลาด และการทำงานซ้ำซ้อนของซอฟต์แวร์ที่มีค่าใช้จ่ายสูง
🌻 ตัวอย่างที่ชัดเจน: หลายองค์กรพบว่าตัวเองใช้เครื่องมือ AI หลายตัวในแต่ละวัน—อาจใช้ Claude สำหรับการเขียน, Gemini ผ่าน Google Workspace สำหรับการระดมความคิด, และเครื่องมืออื่น ๆ สำหรับการวิจัยหรือการอัตโนมัติ. มันง่ายที่จะจบลงด้วยการสมัครสมาชิกและเครื่องมือที่ปะติดปะต่อ, แต่ละตัวมีค่าใช้จ่ายและเส้นทางการเรียนรู้ของตัวเอง.
หากคุณรู้สึกว่าสิ่งนี้คุ้นเคย คุณไม่ได้อยู่คนเดียว! ทีมงานจำนวนมากกำลังมองหาวิธีที่จะรวมความสามารถเหล่านี้ไว้ในที่เดียว ทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น การสำรวจแพลตฟอร์มที่รวมคุณสมบัติ AI หลายอย่างเข้าด้วยกันสามารถช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่นขึ้นและทำให้การร่วมมือกันง่ายขึ้นมาก
ClickUp's Brain MAX ยุติการขยายตัวของ SaaS ด้วยการรวมเครื่องมือการทำงานที่จำเป็นทั้งหมดของคุณ—AI, การค้นหา, และการอัตโนมัติ—ไว้ในแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปเดียวที่รวมเป็นหนึ่งเดียว แทนที่จะต้องจัดการกับแอปพลิเคชันและแพลตฟอร์มหลายตัวที่ไม่เชื่อมต่อกัน มันเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ที่คุณมีอยู่แล้วและรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการไว้ในที่เดียว
นี่หมายความว่า:
- คำสั่งเสียงเพื่อการทำงานแบบไม่ต้องใช้มือ
- หนึ่งอินเทอร์เฟซสำหรับการค้นหาข้ามแอปและไฟล์ทั้งหมดของคุณ
- ระบบช่วยเหลือ AI แบบรวมที่ทำงานตามบริบท ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดก็ตาม
- ระบบการทำงานอัตโนมัติที่ครอบคลุมหลายแพลตฟอร์มโดยไม่ต้องสลับแท็บ
2. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ด้วยเครื่องมือ SaaS ร้อยละ 33.6 ที่เข้าสู่หน่วยงานผ่านการใช้ IT ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ (shadow IT) ซึ่งมักเกิดจากการจัดซื้อจัดจ้างที่ไม่มีการรวมศูนย์ ทำให้มีการมองเห็นหรือควบคุมข้อมูลที่ไหลผ่านแอปพลิเคชัน SaaS ใหม่ ๆ ได้น้อยมาก การจัดซื้อจัดจ้าง SaaS แบบกระจายอำนาจนี้เพิ่มปัญหาด้านความปลอดภัย ทำให้ข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูงถูกเปิดเผย และเพิ่มความเสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
3. ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
เมื่อเครื่องมือกองพะเนินโดยไม่มีแผน งานจะซับซ้อนขึ้น รายงานยังพบว่าองค์กรต่างๆ เพิ่มแอปพลิเคชัน SaaS ใหม่โดยเฉลี่ยเกือบ 92 รายการในแต่ละปี
การสลับบริบทที่สำคัญระหว่างระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันโดยไม่มีการกำกับดูแลเชิงรุก จะทำให้พนักงานขาดสมาธิ และนำไปสู่การนำโซลูชัน SaaS ใหม่มาใช้
4. ประสบการณ์ผู้ใช้ไม่ดี
ระบบ SaaS ที่รกและยุ่งเหยิงทำให้ผู้ใช้เสียเวลาในการเข้าสู่ระบบ ค้นหาไฟล์ หรือใช้งานอินเทอร์เฟซที่ไม่คุ้นเคย
เมื่อความไม่พอใจเพิ่มขึ้น พนักงานหันไปใช้เครื่องมือ SaaS ที่ไม่ได้รับการอนุมัติซึ่งเหมาะกับความต้องการของพวกเขามากกว่า ในความเป็นจริง การใช้จ่ายด้าน IT ที่ไม่ได้รับการอนุมัติซึ่งขับเคลื่อนโดยพนักงานเพิ่มขึ้น 11.1% ซึ่งเป็นสัญญาณชัดเจนว่าระบบ SaaS ของคุณอาจไม่เหมาะกับพวกเขา
📖 อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบแผนการสื่อสารโครงการฟรี: Excel, Word และ ClickUp
👀 คุณรู้หรือไม่? ในขณะที่68% ของบริษัทลงทุนในการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยของ SaaSแต่มีเพียง 51% เท่านั้นที่ประสานการสื่อสารระหว่างทีมความปลอดภัยและทีมเจ้าของแอปพลิเคชัน ที่น่ากังวลยิ่งกว่านั้นคือ มีเพียง 33% เท่านั้นที่ตรวจสอบครึ่งหนึ่งของระบบ SaaS ของพวกเขาอย่างจริงจัง กล่าวโดยสรุปคือ ทีมส่วนใหญ่กำลังรักษาความปลอดภัยในสิ่งที่พวกเขาเห็น แต่พวกเขาไม่สามารถเห็นได้มากนัก
วิธีระบุการขยายตัวอย่างไม่เป็นระเบียบของ SaaS ในองค์กรของคุณ
การระบุและจัดการกับการขยายตัวของ SaaS อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อควบคุมระบบให้กลับมาอยู่ในมือของคุณอีกครั้ง ใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อดำเนินการตรวจสอบ SaaS ของคุณอย่างเป็นระบบ และ เอาชนะความท้าทายในที่ทำงานดิจิทัลของคุณ ค้นหาแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ที่จะช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงของแอปพลิเคชัน SaaS ที่องค์กรของคุณใช้อยู่ได้ตลอดเวลา
| หมวดหมู่ | งาน | ขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้ | เหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญ |
| 🔍 การตรวจสอบ: การดำเนินงาน | ติดตามการใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ SaaS ทั้งหมด | ตรวจสอบบันทึกการใช้บัตรองค์กรและการเบิกค่าใช้จ่าย ตรวจสอบงบประมาณของแต่ละแผนกสำหรับรายการที่ไม่ชัดเจน | ฝ่ายการเงินมักเห็นการซื้อ SaaS ก่อนฝ่ายไอที—ขั้นตอนนี้เผยให้เห็นการสมัครสมาชิกที่ซ่อนอยู่และการใช้จ่ายที่ยังไม่ได้บันทึก |
| ระบุเครื่องมือที่ซื้อจากภายนอกการจัดซื้อจัดจ้าง | วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นการสมัครสมาชิกหรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำ | จับเครื่องมือที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือเครื่องมือเงาที่ได้มาโดยไม่ผ่านการอนุมัติหรือการมองเห็นจากศูนย์กลาง | |
| 🔍 การตรวจสอบ: ด้านเทคนิค | ใช้บันทึกการใช้งานเพื่อค้นหาเครื่องมือที่ใช้งานอยู่ | ดึงข้อมูลการใช้งาน SSO | แสดงเครื่องมือที่ใช้อยู่ทั่วทั้งองค์กร |
| ตรวจพบการผสานระบบที่ไม่ได้รับอนุญาต | ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อผ่าน API ของเครื่องมือภายใน | ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อผ่าน OAuth หรือ API ของเครื่องมือภายใน | |
| ตรวจสอบข้อมูลการเข้าสู่ระบบและกิจกรรม | ระบุผู้ใช้ที่ไม่ใช้งานและช่องว่างของใบอนุญาต | ความไม่มีประสิทธิภาพด้านต้นทุนของพื้นผิวและความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานหรือบัญชีที่ถูกทิ้งร้าง | |
| 🔍 การตรวจสอบ: การดำเนินงาน | สัมภาษณ์ทีมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือ | ถามหัวหน้าทีมว่าพวกเขาใช้เครื่องมือใด และเพราะอะไร | ทีมมักจะนำเครื่องมือมาใช้ด้วยความจำเป็น—สิ่งนี้ช่วยให้เข้าใจความต้องการที่แท้จริงและปัญหาที่พบ |
| บันทึกเครื่องมือทั้งหมดที่ทีมใช้ | สร้างรายการสินค้าคงคลังประกอบด้วย: ชื่อเครื่องมือ, เจ้าของ, กรณีการใช้งาน, ผู้ใช้งาน, การเรียกเก็บเงิน, วันที่ต่ออายุ | สร้างฐานข้อมูลกลางที่มีชีวิตชีวาของเครื่องมือทั้งหมดสำหรับกลยุทธ์การกำกับดูแล SaaS ในระยะยาว | |
| 🔍 เครื่องมือค้นหา | PLOY เครื่องมือค้นหา | ใช้ CASB, ปลั๊กอินเบราว์เซอร์ หรือการเชื่อมต่อค่าใช้จ่าย | เติมเต็มช่องว่างที่การตรวจสอบพลาดไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการทดลองใช้ฟรี เครื่องมือที่ใช้ผ่านเบราว์เซอร์ หรือแอปที่อยู่นอกระบบ SSO |
| ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการนำเครื่องมือใหม่มาใช้ | เปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือ Slack สำหรับการลงทะเบียน การเปิดใช้งานทดลองใช้ หรือการอนุญาตการแบ่งปันข้อมูล | แจ้งให้คุณทราบเมื่อมีเครื่องมือใหม่เข้าสู่ระบบก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม | |
| 🔍 ตรวจสอบความซ้ำซ้อน | เปรียบเทียบเครื่องมือตามฟังก์ชัน | จัดกลุ่มแอปตามกรณีการใช้งาน (PM, การส่งข้อความ, การแชร์ไฟล์, การวิเคราะห์) | ช่วยระบุความซ้ำซ้อนที่เครื่องมือทำหน้าที่เดียวกัน ทำให้สามารถรวมเข้าด้วยกันได้ |
| ระบุเครื่องมือที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจอีกต่อไป | ตรวจสอบการต่ออายุที่กำลังจะมาถึงและยกเลิกเครื่องมือที่มีมูลค่าต่ำ | หลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับเครื่องมือที่ไม่รองรับลำดับความสำคัญในปัจจุบันอีกต่อไป | |
| 🔍 การตรวจสอบระบบ IT ที่ไม่ได้รับการรับรอง | จัดกลุ่มเครื่องมือตามความเสี่ยงทางธุรกิจ | จัดประเภท: ความเสี่ยงสูง / มูลค่าสูง / มูลค่าต่ำ | ไม่ใช่ว่า IT ที่ไม่ได้รับการอนุมัติทั้งหมดจะมีความเสี่ยงเท่ากัน; ขั้นตอนนี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของการตอบสนองตามผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น |
| มีส่วนร่วมกับเจ้าของเครื่องมือเงาที่มีมูลค่าสูง | เชิญชวนให้กำหนดการใช้งานอย่างเป็นทางการและประเมินผลสำหรับการเปิดตัวอย่างเป็นทางการ | แทนที่จะปิดกั้น ให้ร่วมสร้างทางออกกับทีมที่ได้รับประโยชน์จากเครื่องมือที่ไม่ได้รับอนุญาตอยู่แล้ว |
เมื่อคุณได้ระบุแอปที่ซ้ำซ้อนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการลดการขยายตัวของ SaaS ที่ไม่จำเป็น
มาสำรวจสี่กลยุทธ์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วซึ่งอยู่เหนือการตรวจสอบ SaaS ทั่วไป และสร้างแผนการจัดการ SaaS ระยะยาว
📖 อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบการจัดการโครงการฟรีสำหรับทุกประเภทของโครงการ
กลยุทธ์เพื่อลดการขยายตัวอย่างไม่ควบคุมของซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS)
การลดการขยายตัวของ SaaSไม่ใช่แค่การลดจำนวนเครื่องมือเท่านั้น —แต่เป็นการแก้ไขสาเหตุที่แท้จริง: การจัดซื้อที่กระจัดกระจาย ข้อมูลที่แยกส่วน และการตัดสินใจที่ไม่เชื่อมโยงกัน
แนวทางที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมศูนย์ จะช่วยสร้างโครงสร้าง ความโปร่งใส และความมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการนำเข้าและบริหารจัดการแอปพลิเคชัน SaaS ของคุณ นี่คือวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ:
1. รวมระบบของคุณ
เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบการใช้งาน SaaS ของคุณในปัจจุบัน
แผนทุกเครื่องมือในชุดของคุณตามหมวดหมู่—การจัดการโครงการ, การจัดเก็บไฟล์, และการสื่อสาร—และระบุจุดที่ฟังก์ชันทับซ้อนกัน
พื้นที่เหล่านี้เป็นเป้าหมายหลักสำหรับการรวม SaaS แทนที่จะบังคับให้ทีมละทิ้งเครื่องมือที่พวกเขาพึ่งพาอยู่ ให้สร้างแนวทางในการนำ SaaS มาใช้ที่ชัดเจนซึ่งเคารพความต้องการของพวกเขาในขณะที่ลดการใช้งานแอปพลิเคชันที่ซ้ำซ้อน
ด้วยการรวมชุดเครื่องมือของเราเข้ากับ ClickUp เราได้ยกเลิก Jira, Confluence, เครื่องมือ PMO, Salesforce และ Trello แล้ว มันทำให้การทำงานของเราง่ายขึ้นมาก!
ด้วยการรวมชุดเครื่องมือของเราเข้ากับ ClickUp เราได้ยกเลิก Jira, Confluence, เครื่องมือ PMO, Salesforce และ Trello แล้ว มันทำให้การทำงานในแต่ละวันของเราง่ายขึ้นมาก!
2. จัดตั้งการกำกับดูแล
หากไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน การขยายตัวของ SaaS จะยังคงเติบโตต่อไป สร้างกรอบการทำงานที่โปร่งใสและสอดคล้องกันสำหรับการขอ การอนุมัติ และการต่ออายุเครื่องมือใหม่ๆ ตัวอย่างเช่น:
- ใช้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมศูนย์ที่ประเมินแต่ละแอปพลิเคชันในด้านความปลอดภัย ต้นทุน ความสอดคล้องตามข้อกำหนด และศักยภาพในการบูรณาการ
- สร้างแบบฟอร์มมาตรฐาน เช่น "คำขอเครื่องมือใหม่" หรือ "รายการตรวจสอบการต่ออายุ" เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ
การกำกับดูแลควรรู้สึกเหมือนเป็นตัวช่วย ไม่ใช่ตัวขัดขวางการใช้ SaaS อย่างรับผิดชอบ
3. ปรับปรุงการมองเห็นและการรายงาน
การตรวจสอบประจำปีไม่เพียงพอ แอปพลิเคชัน SaaS มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นการมองเห็นของคุณจึงต้องเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ติดตั้งเครื่องมือติดตามแบบเรียลไทม์ที่แสดงการใช้งานใบอนุญาต กำหนดเวลาการต่ออายุ และความรับผิดชอบของแต่ละแผนก
- ตั้งค่าแดชบอร์ดเพื่อแสดงภาพรวมของค่าใช้จ่ายและรูปแบบการใช้งาน
- กำหนดเวลาการรายงานอัตโนมัติสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อติดตามการใช้จ่าย SaaS และกิจกรรมของสัญญา
- กำหนดค่าการแจ้งเตือนสำหรับการใช้งานต่ำ การต่ออายุที่ไม่คาดคิด หรือการลงทะเบียนที่ไม่ได้รับการอนุมัติ
สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณมีการควบคุมเชิงรุกและหยุดการขยายตัวที่ไม่เป็นระเบียบก่อนที่จะเริ่มต้น
⚡️คลังแม่แบบ:แม่แบบแบบฟอร์มการสั่งซื้อซอฟต์แวร์โดย ClickUpเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการการจัดซื้อซอฟต์แวร์ในองค์กรใด ๆ *
ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างแดชบอร์ดพร้อมวิดเจ็ตที่กำหนดเองเพื่อติดตามจำนวนการส่ง, อัตราการอนุมัติ, การใช้เงินงบประมาณ, และการวิเคราะห์ผู้จัดจำหน่าย, ให้คุณมีภาพรวมระดับสูงของกระบวนการจัดซื้อซอฟต์แวร์ทั้งหมดของคุณ
4. ให้ความรู้แก่ทีม
การจัดการการขยายตัวของ SaaS ยังหมายถึงการจัดการทัศนคติด้วย เปลี่ยนมุมมองจาก "เครื่องมือมากขึ้น = ดีขึ้น" เป็น "เครื่องมือที่เหมาะสม = ดีขึ้น"
การให้ความรู้แก่ทีมของคุณจะช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงคุณค่าของระบบที่รวมศูนย์และความเสี่ยงของการนำแอปพลิเคชันมาใช้โดยไม่มีการควบคุม นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างฝ่ายไอที ฝ่ายการเงิน และทีมแต่ละทีม ในการจัดการกับซอฟต์แวร์ที่มากเกินไป คุณสามารถ:
- นำเสนอแคตตาล็อกภายในของเครื่องมือ SaaS ที่ได้รับการอนุมัติ พร้อมกรณีการใช้งานที่ชัดเจนและรายละเอียดใบอนุญาต
- จัดเวิร์กช็อปเป็นประจำเพื่อให้แต่ละแผนกสามารถทบทวนเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ ระบุความซ้ำซ้อน และร่วมกันปรับการใช้เครื่องมือให้เหมาะสม
📮 ClickUp Insight: ทีมที่มีประสิทธิภาพต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15ชิ้นถึง 4 เท่า ในขณะที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยการจำกัดเครื่องมือของพวกเขาไว้ที่ 9 แพลตฟอร์มหรือน้อยกว่า แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ?
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUpนำงาน โครงการ เอกสาร วิกิ แชท และการโทรของคุณมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมใช้งานแล้ววันนี้ พร้อมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานมองเห็นได้ชัดเจน และช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ในขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือ
ClickUp ช่วยต่อสู้กับการขยายตัวของ SaaS อย่างไร
การขยายตัวของ SaaS เริ่มต้นจากการเพิ่มขึ้นอย่างไม่มีการควบคุมของเครื่องมือหลายประเภท เช่น เครื่องมือสรุปเนื้อหาด้วย AI สำหรับเอกสาร เครื่องมือจัดการโครงการ บอทเขียนเนื้อหา และแดชบอร์ดสำหรับรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล ไม่นานนัก คุณจะต้องสลับใช้งานระหว่างแอปต่างๆ ครึ่งโหลโดยไม่มีระบบจัดการส่วนกลาง
ClickUp แก้ไขปัญหานี้ด้วยการเป็น แอปเดียวที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการในการทำงาน โดยช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมแอปพลิเคชัน SaaS ที่กระจัดกระจายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการรวมเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียว แทนที่เครื่องมือที่ไม่ได้รับการอนุมัติหลายรายการ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้สามารถตรวจสอบและควบคุมการใช้งาน SaaS ทั้งหมดได้อย่างรวมศูนย์
ClickUp Project Managementรวมศูนย์ฟังก์ชันหลักของธุรกิจ—งาน, เอกสาร, เป้าหมาย, แดชบอร์ด, การติดตามเวลา, และการแชท—ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งทั้งหมดขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูง
ทีมสามารถจัดการโครงการ, ร่วมมือกันในเอกสาร, ตั้งและติดตามเป้าหมาย, แสดงข้อมูล, สื่อสารกับทีมอื่น ๆ, และถามคำถาม AI เกี่ยวกับอะไรก็ได้—ทั้งหมดโดยไม่ต้องสลับแอปหลายตัว
ใช้ AI เพื่อเชื่อมต่อจุดที่ขาดหายไปในความซับซ้อนของ SaaS ของคุณ และทำให้งานที่ซ้ำซากเป็นอัตโนมัติ
ถัดไปClickUp Brain ผู้ช่วย AI ในตัวของ ClickUp สามารถสรุปการสนทนายาวๆ ได้ทันที เพื่อให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนมีความเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องอ่านประวัติการสนทนาทั้งหมด
สมมติว่าทีมไอทีและทีมการเงินของคุณกำลังหารือเกี่ยวกับรายงาน IT ที่ไม่ได้รับการรับรอง พวกเขาสามารถเชื่อมโยงแชทกับงานตรวจสอบที่เกี่ยวข้องหรือสรุปการสนทนาด้วย ClickUp Brain
Brain คือเครือข่ายประสาทเทียมแบบเนทีฟสำหรับพื้นที่ทำงานตัวแรกที่เข้าใจบริบท งาน เครื่องมือ และเอกสารขององค์กรคุณ ในขณะที่เครื่องมืออื่นๆ ต้องใช้การป้อนคำสั่งด้วยตนเองและการคัดลอก-วาง ClickUp Brain ถูกสร้างขึ้นโดยตรงในกระบวนการทำงานของคุณ
มันตอบคำถามของคุณเหมือนกับเครื่องมือ AI ที่ผสานรวมอย่างลึกซึ้งและเข้าใจบริบทสำหรับการจัดการโครงการ
คุณสามารถใช้ ClickUp Brain เพื่อ:
- พูดว่า "สรุปการต่ออายุ SaaS ล่าสุดของเราตามแผนก" แล้วรับสรุปที่พร้อมนำเสนอผู้บริหาร โดยดึงข้อมูลจากงานที่ต้องทำ เอกสาร และการอัปเดตต่างๆ
- ถาม "เครื่องมือใดที่ทีมการตลาดใช้บ่อยที่สุด?" และรับรายการจัดอันดับตามข้อมูลกิจกรรม
- สร้างข้อความสำหรับผู้ขาย ("สวัสดีค่ะ เรากำลังประเมินการใช้งานของคุณและต้องการใบเสนอราคาสำหรับการยกเลิก")
ในการสร้างเนื้อหา คุณสามารถสลับระหว่าง Claude, ChatGPT และ LLMS อื่น ๆ ได้ภายใน ClickUp Brain
นอกเหนือจากการสร้างเนื้อหาแล้ว คุณยังสามารถทำให้เครื่องมือที่มีอยู่เป็นอัตโนมัติได้ด้วยClickUp Automations
มันขจัดงานที่ต้องทำด้วยมือทั้งหมดโดยให้คุณสร้างกฎที่กระตุ้นการดำเนินการต่าง ๆ ทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณโดยไม่ต้องเขียนโค้ด หากคุณไม่แน่ใจว่าจะตั้งค่าอย่างไร ให้บอก ClickUp Brain ว่าคุณต้องการให้ทำอะไรอัตโนมัติ มันจะสร้างเวิร์กโฟลว์ให้คุณเอง
คุณสามารถใช้ ClickUp Automations เพื่อ:
- เครื่องมือมอบหมายอัตโนมัติจะตรวจสอบการประเมินให้กับผู้นำการจัดซื้อล่วงหน้า 30 วันก่อนการต่ออายุ
- เปลี่ยนสถานะงานเมื่อการใช้งานลดลงต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด
- แจ้งเตือนเมื่อมีการร้องขอ SaaS ใหม่เข้ามาผ่านClickUp Forms
- ดำเนินการตรวจสอบรายการกระทบยอดใบอนุญาตเป็นรายไตรมาสด้วยกระบวนการทำงานที่เกิดซ้ำ
ติดตามคำขอและอนุมัติซอฟต์แวร์ผ่านงานที่มอบหมายโดยเฉพาะ
ด้วยClickUp Tasks คุณสามารถแบ่งโครงการออกเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ งานเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง หมวดหมู่ ลำดับความสำคัญ และแท็กเพื่อให้เหมาะกับกระบวนการทำงานใด ๆ คุณสามารถอัตโนมัติการมอบหมายงาน การอัปเดตสถานะ และการแจ้งเตือน เพื่อให้มั่นใจว่างานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
งานช่วยให้คุณวางแผน, มอบหมาย, และติดตามงานในที่เดียว, กำจัดความจำเป็นในการใช้แอปจัดการงานแยกต่างหาก.
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้ความสัมพันธ์ใน ClickUpเพื่อเชื่อมโยงงานระหว่างทีมต่างๆ ตัวอย่างเช่น เชื่อมโยงงานประเมินผู้ขายกับงานตรวจสอบความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง รายการตรวจสอบทางกฎหมาย และการตัดสินใจต่ออายุ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีบริบทครบถ้วนเสมอ
จัดทำแนวทางและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยใช้เอกสารที่รวมศูนย์
เมื่อพูดถึงเอกสาร ข้อมูลที่เขียนทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเรียงและจัดเก็บไว้ในClickUp Docs
Docs ช่วยให้ทีมสามารถสร้าง จัดระเบียบ และทำงานร่วมกันบนเนื้อหาได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์ม รองรับการจัดรูปแบบที่สมบูรณ์ รายการตรวจสอบ แบนเนอร์ และการสร้างข้อความด้วย AI คุณสามารถดูประวัติเอกสาร เพิ่มภาพหน้าปก ปกป้องเอกสารที่มีความอ่อนไหว และใช้เทมเพลตเพื่อความสม่ำเสมอ
เอกสารสามารถเชื่อมโยงกับงาน, จัดเป็นหมวดหมู่ตามหน้าที่หรือแผนก, อ้างอิงในเอกสารอื่น ๆ, และส่งออกเพื่อแบ่งปันได้. การผสานรวมนี้ช่วยให้ความรู้สามารถเข้าถึงได้ง่ายและนำไปใช้ได้, ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการร่วมมือ.
กำหนดเป้าหมายการขยาย SaaS ของคุณและติดตามความคืบหน้าตั้งแต่ต้นจนจบ
กลยุทธ์ของคุณสามารถได้รับการเสริมสร้างด้วยClickUp Goals ซึ่งเป้าหมายระดับสูงจะถูกแบ่งออกเป็นเป้าหมายที่สามารถวัดได้—ไม่ว่าจะเป็นการติดตามการยอมรับเครื่องมือ SaaS, การยกเลิกการใช้งาน, หรือความสำเร็จตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด
เป้าหมายอัปเดตแบบเรียลไทม์เมื่องานที่เชื่อมต่ออยู่มีความคืบหน้า และสามารถแสดงผลบนแดชบอร์ดเพื่อให้เห็นภาพรวมได้อย่างครบถ้วน
พูดถึงเรื่องนี้แล้วClickUp Dashboardsมีบัตรที่สามารถปรับแต่งได้ซึ่งให้การแสดงผลแบบเรียลไทม์ของตัวชี้วัดโครงการ, การใช้เครื่องมือ SaaS, วันที่ต่ออายุ, และข้อมูลเชิงลึกด้านค่าใช้จ่าย ทีมปฏิบัติการและการจัดซื้อสามารถใช้การแสดงผลเหล่านี้เพื่อติดตามประสิทธิภาพของเครื่องมือและค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อผู้ใช้ และเพิ่มหรือลบผู้สมัครได้ในพริบตา
ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการทบทวนรายไตรมาส คุณสามารถใช้แดชบอร์ด ClickUp ที่แสดงพอร์ตโฟลิโอเครื่องมือ SaaS ของทีมการตลาด 10 อันดับแรก วันที่ต่ออายุ และข้อมูลการเข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด ขึ้นอยู่กับบันทึกการใช้งาน
เพื่อเสริมสร้างการรับผิดชอบและการบริหารงบประมาณClickUp Time Tracking—ที่มีให้ใช้ในตัว—ช่วยให้ทีมสามารถบันทึกเวลาทำงาน จัดการเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และรายงานประสิทธิภาพการดำเนินงาน ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องออกจากพื้นที่ทำงานของ ClickUp
ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นด้วยการแชทแบบบูรณาการ
คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถลดการขยายตัวของ SaaS ได้โดยการกำจัดแอปการสื่อสารและแอป AI ของคุณไปด้วย? ClickUp มอบทั้งสองอย่างให้คุณพร้อมกัน
ก่อนอื่นClickUp Chatถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรกำจัดเครื่องมือสื่อสารที่ไม่เชื่อมโยงกัน การสื่อสารถูกฝังอยู่ในแพลตฟอร์มอย่างสมบูรณ์ ทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ในที่ที่งานเกิดขึ้น
ด้วยแชทแบบเรียลไทม์ คุณสามารถจัดการประชุมสแตนด์อัพ บันทึกประเด็นที่ต้องดำเนินการ และจัดระเบียบการสนทนาตามโครงการหรือหัวข้อได้โดยไม่ต้องสลับแอป
การทำงานร่วมกันตามบริบทยังสามารถทำได้ผ่านความคิดเห็นและการกล่าวถึง (@mentions) ในงาน (Tasks), เอกสาร (Docs), และแดชบอร์ด (Dashboards) ขณะที่ความคิดเห็นที่มอบหมาย (Assigned Comments) ช่วยให้การให้ข้อเสนอแนะกลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ ทีมงานสามารถจัดการกับหัวข้อการสนทนาทางอีเมลได้โดยตรงภายใน ClickUp ทำให้การสื่อสารทั้งหมดอยู่ในที่เดียวและสามารถติดตามได้ ทุกหัวข้อการสนทนาสามารถเปลี่ยนเป็นงานได้เพียงคลิกเดียว
📮 ClickUp Insight: 21% ของคนกล่าวว่ามากกว่า 80% ของเวลาทำงานของพวกเขาใช้ไปกับงานที่ทำซ้ำๆ และอีก 20% กล่าวว่างานที่ทำซ้ำๆ ใช้เวลาอย่างน้อย 40% ของวันของพวกเขา
นั่นเกือบครึ่งหนึ่งของสัปดาห์การทำงาน (41%) ที่ใช้ไปกับงานที่ไม่ต้องการการคิดเชิงกลยุทธ์หรือความคิดสร้างสรรค์มากนัก (เช่น การติดตามผลทางอีเมล 👀)
ClickUp AI Agentsช่วยขจัดความน่าเบื่อนี้ไปได้เลย คิดถึงการสร้างสรรค์งาน, การแจ้งเตือน, การอัปเดต, บันทึกการประชุม, การร่างอีเมล, และแม้กระทั่งการสร้างกระบวนการทำงานแบบครบวงจร! ทั้งหมดนี้ (และมากกว่านั้น) สามารถทำได้โดยอัตโนมัติในพริบตาด้วย ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงานของคุณ
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: Lulu Press ประหยัดเวลาได้ 1 ชั่วโมงต่อวันต่อพนักงาน โดยใช้ระบบอัตโนมัติของ ClickUp ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 12%
รวมเวิร์กโฟลว์ที่กระจัดกระจายให้อยู่ในแอปเดียว
การผสานการทำงานของ ClickUpช่วยจัดการปัญหาการกระจายตัวของ SaaS โดยการเชื่อมต่อแอปพลิเคชัน SaaS กว่า 1,000 รายการ เช่น Salesforce, HubSpot และ Jira เข้าสู่กระบวนการทำงานแบบรวมศูนย์ ซิงค์ข้อมูล, กำหนดการทำงานอัตโนมัติ และลดการใช้งานแอปที่ซ้ำซ้อนโดยไม่รบกวนสภาพแวดล้อม SaaS ที่มีอยู่ของคุณ
ตัวอย่างเช่น โอกาสใหม่ใน Salesforce สามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียด CRM ที่กรอกไว้ล่วงหน้า ด้วยโครงสร้างทีมที่ยืดหยุ่น การควบคุมการเข้าถึงที่ละเอียด และแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ทีมไอทีสามารถตรวจสอบการใช้งาน SaaS ลดความเสี่ยงด้านความสอดคล้องและความปลอดภัย และจัดการชุด SaaS ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในแพลตฟอร์มเดียว
ตัวอย่างจริงของการป้องกันการขยายตัวอย่างไม่ควบคุมของ SaaS ด้วย ClickUp
RevPartners บริษัทให้บริการมืออาชีพที่เติบโตอย่างรวดเร็วพร้อมทีมงานที่ทำงานจากระยะไกลทั้งหมด มีเครื่องมือมากเกินไปแต่ขาดความเชื่อมโยง
ทีมของพวกเขาได้ปรับสมดุลแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ เครื่องมือเอกสารและแอปการสื่อสารของทีมที่ไม่เชื่อมต่อกัน ซึ่งแต่ละอย่างแก้ปัญหาหนึ่งแต่สร้างปัญหาใหม่ขึ้นมา
พวกเขาเปลี่ยนมาใช้ ClickUp และนี่คือสิ่งที่เปลี่ยนแปลง:
- แทนที่เครื่องมือหลายอย่างด้วยซอฟต์แวร์ครบวงจรของ ClickUp ซึ่งรวมการจัดการโครงการ เอกสาร และการสื่อสารเข้าด้วยกัน
- บริหารจัดการโครงการหลายโครงการและการรับลูกค้าใหม่โดยการเชื่อมต่องาน เอกสาร เป้าหมาย และไวท์บอร์ดไว้ในที่เดียว
- สร้างระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานภายในองค์กร ลดความจำเป็นในการสลับบริบทการทำงานอยู่ตลอดเวลา
- ได้ความโปร่งใสแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดโครงการ ทำให้การสื่อสารและการประชุมสถานะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นี่คือสิ่งที่พวกเขาประสบความสำเร็จ:
- การส่งมอบโครงการของลูกค้าเร็วขึ้น 64%
- ลดเวลาในการวางแผนโครงการลง 83%
- ประหยัดค่าใช้จ่ายได้ 50% โดยการกำจัดฟังก์ชันและเครื่องมือที่ซ้ำซ้อน
- การประชุมสถานะที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น 36%
ผู้ร่วมก่อตั้ง RevPartnerแมตต์ โบลีแอนกล่าวว่า,
ด้วย ClickUp เราสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดที่เราต้องการได้ในที่เดียว ซึ่งถือเป็นเรื่องใหญ่สำหรับเรา เราให้ความสำคัญกับการใช้งานจริง และหากไม่มีแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายอย่างแท้จริงซึ่งสามารถรองรับการใช้งานได้ การผลักดันให้ทุกทีมและลูกค้าใช้งานจริงจะเป็นไปไม่ได้เลย
ด้วย ClickUp เราสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดที่เราต้องการได้ในที่เดียว ซึ่งถือเป็นเรื่องใหญ่สำหรับเรา เราให้ความสำคัญกับการใช้งานจริง และหากไม่มีแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายอย่างแท้จริงที่สามารถรองรับการใช้งานได้ การผลักดันให้ทุกทีมและลูกค้าใช้งานก็จะกลายเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้
ควบคุมปริมาณการใช้งาน SaaS ที่มากเกินไปด้วย ClickUp
การขยายตัวของ SaaS ไม่ได้เกิดขึ้นเพราะทีมต้องการซอฟต์แวร์มากขึ้น แต่เกิดขึ้นเพราะพวกเขาต้องการฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมและไม่สามารถหาได้จากแพลตฟอร์มแบบครบวงจร
ด้วย ClickUp คุณจะได้รับทั้งการจัดการโครงการ เอกสาร แชท แดชบอร์ด ระบบอัตโนมัติ และ AI ไว้ในที่เดียว นั่นหมายถึงการใช้แอปน้อยลง กระบวนการทำงานที่ไม่มีการเชื่อมต่อขาดตอน และสภาพแวดล้อม SaaS ที่สะอาดเรียบร้อยยิ่งขึ้น
เริ่มต้นที่นี่หากคุณพร้อมที่จะลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลาของทีม และควบคุมการขยายตัวของ SaaS