วิธีการปรับปรุงการจัดการผู้ให้บริการ SaaS ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องมือ SaaS เป็นแรงขับเคลื่อนหลักของธุรกิจคุณ73% ขององค์กรต่างมองว่าSaaS เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ โดย 38% ถือว่า "สำคัญมาก" และ 35% ถือว่า "ค่อนข้างสำคัญ"

แต่คุณจะจัดการผู้ให้บริการ SaaS อย่างไร? ควรใช้เครื่องมืออะไร? และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคืออะไร?

เราจะครอบคลุมทุกสิ่งทุกอย่างและมากกว่านี้ในบล็อกโพสต์นี้. มาเริ่มกันเลย!

การจัดการผู้ให้บริการ SaaS คืออะไร?

การจัดการผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) คือกระบวนการ คัดเลือก ติดตั้ง ติดตาม และบริหารจัดการผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) ให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วย:

เมื่อมีแอปพลิเคชัน SaaS ที่ใช้งานมากขึ้นการบริหารจัดการผู้ให้บริการที่แข็งแกร่งจะช่วยให้การดำเนินงานของ SaaSมีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการใช้จ่ายที่สูญเปล่า ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และการซ้ำซ้อนของเครื่องมือ

ทำไมการบริหารจัดการผู้ให้บริการ SaaS ที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

ก่อนที่เราจะพูดถึงกระบวนการจัดการผู้ให้บริการ SaaS ต่อไป ให้เราเข้าใจก่อนว่าทำไมการจัดการผู้ให้บริการ SaaS ที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ:

การควบคุมต้นทุนและการเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณ

การบริหารจัดการผู้ให้บริการ SaaS ที่มีประสิทธิภาพสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ถึง 16.49% จากดีลที่ปิดสำเร็จผ่านการเจรจาต่อรอง คิดเป็นมูลค่ารวม 349 ล้านดอลลาร์ และไม่น่าแปลกใจเลย พื้นที่ที่คุณคิดว่าการลดต้นทุนเป็นไปไม่ได้ มักจะเป็นที่ที่ประหยัดได้มากที่สุด ตัวอย่างที่ดีคือชุดซอฟต์แวร์ SaaS ของคุณ

ด้วยการบริหารจัดการผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบ SaaS ที่มั่นคง คุณสามารถติดตามผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) และประสิทธิภาพของเครื่องมือของคุณได้ตลอดเวลา

🌟 การตรวจสอบเป็นประจำโดยใช้โซลูชันการจัดการผู้ให้บริการ SaaS ช่วยคุณตัดซอฟต์แวร์ที่ไม่จำเป็นออกไป:

ไม่ว่าด้วยเหตุผลใด ผู้จัดการผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบ SaaS จะตรวจสอบการสมัครสมาชิกของคุณและระบุรายการที่ควรยกเลิก เพื่อเพิ่มงบประมาณสำหรับการจัดซื้อซอฟต์แวร์ที่มีคุณค่ามากกว่า

ความปลอดภัย, การปฏิบัติตามข้อกำหนด, และการลดความเสี่ยง

ด้วยแอปพลิเคชัน SaaS ที่จัดการข้อมูลธุรกิจที่มีความอ่อนไหว ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดจึงไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็น การขาดการกำกับดูแลอาจนำไปสู่ความเสี่ยงสำคัญ ตั้งแต่การรั่วไหลของข้อมูลไปจนถึงค่าปรับจากหน่วยงานกำกับดูแล การบริหารจัดการผู้ให้บริการ SaaS รับประกันว่าทุกเครื่องมือเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัย และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็น

🌟 โดยการติดตามระบบ SaaS ของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณสามารถระบุและลดความเสี่ยง เช่น:

กลยุทธ์การจัดการผู้ให้บริการ SaaS ที่แข็งแกร่งช่วยให้ทุกเครื่องมือในระบบนิเวศของคุณตรงตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย, การปฏิบัติตามกฎระเบียบ, และความเสี่ยง—ทำให้ธุรกิจของคุณได้รับการปกป้องอยู่เสมอ

ประสิทธิภาพการทำงานและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ดีขึ้น

ธุรกิจของคุณทำงานบน SaaS เป็นหลัก การบริการลูกค้าต้องการ SaaS การจัดซื้อต้องการ SaaS การตลาดต้องการ SaaS—แทบทุกแผนกต้องพึ่งพา SaaS แล้วคุณจะคาดหวังให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้อย่างไร หากคุณไม่ได้บริหารจัดการเครื่องมือเหล่านี้อย่างเหมาะสม?

ด้วยการจัดการผู้ให้บริการ SaaS คุณจะมั่นใจได้ว่าทุกเครื่องมือในชุดของคุณจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานแทนที่จะทำให้ช้าลง

🌟 ด้วยการปรับปรุงระบบนิเวศ SaaS ของคุณอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถกำจัด:

การกำจัดเครื่องมือที่ซ้ำซ้อน

บริษัทส่วนใหญ่ไม่แม้แต่จะตระหนักว่าพวกเขากำลังจ่ายเงินสำหรับเครื่องมือ SaaSที่ซ้ำซ้อนอยู่มากเพียงใดรายงานล่าสุดโดย Zylo พบว่าโดยเฉลี่ยแล้ว 44% ของใบอนุญาต SaaS ของธุรกิจถูกใช้ไปอย่างสูญเปล่าหรือไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ ส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นอย่างมีนัยสำคัญ

การตลาดมีเครื่องมือหนึ่งสำหรับการทำงานอัตโนมัติ, การขายมีอีกเครื่องมือหนึ่ง, และการสนับสนุนลูกค้าอาจใช้สิ่งที่แตกต่างออกไปโดยสิ้นเชิง—แต่ทั้งหมดทำสิ่งเดียวกัน

🌟 ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการผู้ให้บริการ SaaS คุณสามารถ:

ตรวจสอบกิจกรรมการเข้าสู่ระบบในแอป SaaS—หากผู้ใช้ไม่ได้ใช้เครื่องมือเป็นประจำ ถึงเวลาที่ต้องยกเลิกหรือจัดสรรสิทธิ์การใช้งานใหม่

ขั้นตอนสำคัญในการจัดการผู้ให้บริการ SaaS

แนวทางที่มีโครงสร้างช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและอุปสรรคในการเลือกและจัดการผู้ให้บริการ SaaS นี่คือคู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการจัดการผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุความต้องการทางธุรกิจและข้อกำหนดของผู้ให้บริการ

ทุกอย่างเริ่มต้นจากการรู้ว่าคุณต้องการเครื่องมืออะไรและแผนใดที่เหมาะสมที่สุด หากไม่มีภาพที่ชัดเจน คุณอาจจบลงด้วยเครื่องมือมากเกินไป ฟีเจอร์ที่ซ้ำซ้อน หรือต้องจ่ายเงินสำหรับแผนราคาแพงที่มีส่วนเสริมที่ไม่จำเป็น

🌟 คิดเกี่ยวกับ:

แต่ละปัจจัยเหล่านี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าผู้ขายรายใดเหมาะสมจริง ๆ ฝ่ายการตลาดอาจต้องการระบบอัตโนมัติ ในขณะที่ฝ่ายไอทีให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดมากกว่า ความท้าทายคือ การหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ทุกข้อโดยไม่เกินงบประมาณ

ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น. มันปฏิวัติวิธีการจัดการโครงการ, เอกสาร, และการสื่อสารของคุณ—ทั้งหมดในระบบจัดการผู้ขายแบบรวมศูนย์.

คุณสามารถใช้ClickUp Tasks เพื่อวางแผนความต้องการได้ สร้างรายการตรวจสอบคุณสมบัติ SaaS ที่ต้องมี มอบหมายงานวิจัยให้กับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง และกำหนดเส้นตายเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น หากมีความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ต้องได้รับการตรวจสอบจากฝ่าย IT หรือการอนุมัติงบประมาณจากฝ่ายการเงิน ให้มอบหมายงานเหล่านั้นโดยตรงเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบอยู่ในที่เดียว

ขั้นตอนที่ 2: วิจัยและคัดเลือกผู้ขาย

เมื่อคุณทราบแล้วว่าคุณต้องการอะไร ขั้นตอนต่อไปคือการค้นหาผู้ให้บริการที่เหมาะสม แต่ด้วยตัวเลือก SaaS ที่ไม่มีที่สิ้นสุด การคัดเลือกให้แคบลงอาจทำให้คุณรู้สึกท่วมท้นได้ แทนที่จะกระโดดเข้าไปอย่างไม่คิดให้รอบคอบ ให้คุณมุ่งเน้นไปที่ผู้ให้บริการที่สอดคล้องกับความต้องการของคุณอย่างแท้จริง

🌟 นี่คือวิธีการกรองตัวเลือกผู้ให้บริการ SaaS โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการผู้ให้บริการ:

และอะไรจะดีไปกว่าการได้รับข้อมูลจากทีมของคุณเกี่ยวกับเครื่องมือก่อนที่จะตัดสินใจ? เพื่อหารือเกี่ยวกับผู้ให้บริการต่างๆ ให้ใช้ClickUp Chatเพื่อทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ สรุปเกณฑ์การคัดเลือกผู้ให้บริการ และรับคำแนะนำ—โดยไม่ต้องมีอีเมลยาวเหยียด

ขั้นตอนที่ 3: เจรจาเงื่อนไขสัญญาและข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLAs)

การได้เครื่องมือ SaaS ที่ยอดเยี่ยมเป็นสิ่งหนึ่ง—แต่การได้ข้อเสนอที่ดีเยี่ยมนั้นคืออีกเรื่องหนึ่ง ผู้ขายกำหนดราคาของพวกเขาไว้แล้ว แต่นั่นไม่ได้หมายความว่านั่นคือราคาสุดท้าย การเจรจาต่อรองคือกุญแจสำคัญในการได้รับเงื่อนไขที่ดีกว่า สัญญากับผู้ขายที่ยืดหยุ่น และการรับประกันบริการที่เป็นประโยชน์ต่อคุณจริงๆ

🌟 นี่คือสิ่งที่ควรให้ความสำคัญระหว่างการเจรจากับผู้ให้บริการ SaaS:

การต่อรองในเรื่องเช่นนี้อาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ในระยะยาวพวกมันมีประโยชน์อย่างมาก

คุณสามารถใช้ClickUp Automationsเพื่อติดตามการเจรจาสัญญาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งการแจ้งเตือนสำหรับวันต่ออายุ อัตโนมัติการติดตามกับผู้ขาย และติดตาม SLA และตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) ได้ตลอดเวลา ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่มีวันพลาดโอกาสในการเจรจาใหม่และปรับปรุงการติดตาม KPI ของ SaaS ของคุณให้ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 4: ลงทะเบียนผู้ขายและผสานรวมเครื่องมือ SaaS

เมื่อสัญญาได้รับการลงนามแล้ว งานที่แท้จริงก็เริ่มต้นขึ้น—การทำให้เครื่องมือทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ การดำเนินการรับผู้ขายใหม่ที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ การยอมรับน้อย, การสิ้นเปลืองใบอนุญาต, และทีมที่รู้สึกหงุดหงิด หากผู้ใช้ไม่ทราบวิธีการใช้เครื่องมือหรือไม่สามารถรวมเข้ากับกระบวนการทำงานประจำวันได้ มันจะกลายเป็นเพียงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแทนที่จะเป็นสิ่งที่เพิ่มคุณค่า

🌟เพื่อให้การเปิดตัวเครื่องมือ SaaS เป็นไปอย่างราบรื่น:

กระบวนการแนะนำการใช้งานที่วางแผนมาอย่างดีจะช่วยให้เครื่องมือกลายเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทำงานของทีมคุณ ไม่ใช่แค่การสมัครสมาชิกที่ถูกลืมไป

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามผลการดำเนินงานและความสัมพันธ์กับผู้ขาย

การติดตามประสิทธิภาพของผู้จัดหาอย่างสม่ำเสมอช่วยให้คุณได้รับคุณค่าตามที่คุณจ่ายไป และช่วยคุณระบุปัญหาใด ๆ ก่อนที่ปัญหาเหล่านั้นจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน

สำหรับซอฟต์แวร์ B2B SaaS สำหรับองค์กร การทำให้ผู้ขายรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ด้วยClickUp Dashboardsคุณสามารถติดตามการปฏิบัติตาม SLA ตรวจสอบเวลาทำงาน และติดตามแนวโน้มการยอมรับของผู้ใช้ได้ทั้งหมดในที่เดียว หากผู้ขายมักไม่ปฏิบัติตามการรับประกันประสิทธิภาพหรือให้การสนับสนุนที่ไม่ตรงเวลา อาจถึงเวลาที่จะต้องเจรจาต่อรองใหม่หรือมองหาทางเลือกอื่น

ด้วยแดชบอร์ดที่กำหนดเอง คุณสามารถตรวจสอบรายงานการใช้งานเพื่อดูว่าทีมกำลังใช้งานเครื่องมืออย่างสม่ำเสมอหรือว่ามีการใช้ใบอนุญาตอย่างสูญเปล่าหรือไม่ การอัปเดตความปลอดภัยและการเปลี่ยนแปลงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดควรได้รับการตรวจสอบเช่นกันเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขายยังคงปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมอยู่เสมอ

โบนัส: ใช้เทมเพลตรายการตรวจสอบการจัดการผู้ขายของ ClickUp

หากคุณต้องการเริ่มต้นทันที ClickUp มีเทมเพลตที่เหมาะสำหรับคุณเทมเพลตรายการตรวจสอบการจัดการผู้ขาย ClickUpช่วยให้คุณระบุรายชื่อผู้ขาย ติดตามรายละเอียดสัญญา ตั้งค่าการแจ้งเตือนการต่ออายุ และตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด—ทั้งหมดในที่เดียว

แทนที่จะต้องจัดการกับสเปรดชีตหรือบันทึกที่กระจัดกระจาย คุณจะได้รับวิธีการจัดการที่ชัดเจนและเป็นระบบสำหรับทุกแง่มุมของความสัมพันธ์กับผู้ขาย ด้วยระบบมอบหมายงานในตัว คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการอนุมัติ การเจรจาต่อรอง และการประเมินผลการปฏิบัติงานจะไม่ตกหล่น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการผู้ให้บริการ SaaS

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อการจัดการผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) อย่างมีประสิทธิภาพ:

รวมศูนย์การจัดซื้อ SaaS

การซื้อ SaaS แบบกระจัดกระจายนำไปสู่การใช้จ่ายงบประมาณอย่างสูญเปล่า ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และเครื่องมือที่ซ้ำซ้อน กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมศูนย์ช่วยสร้างความมีระเบียบและควบคุมได้

❌ คุณกำลังกำจัด:

✅ คุณกำลังได้รับ:

แทนที่ทุกทีมจะซื้อสิ่งที่ต้องการเอง กระบวนการที่มีโครงสร้างจะช่วยให้มั่นใจว่าทุกเครื่องมือได้รับการตรวจสอบแล้วว่ามีประสิทธิภาพคุ้มค่าและจำเป็น

ตั้งค่าการแจ้งเตือนการต่ออายุอัตโนมัติ

สัญญา SaaS มีวิธีการแอบแฝงในการต่ออายุโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณต้องผูกมัดกับการชำระเงินในรอบถัดไป—แม้จะเป็นเครื่องมือที่คุณไม่ได้ใช้งานแล้วก็ตาม

หากคุณไม่ได้ติดตาม คุณอาจกำลังเสียเงินไปกับซอฟต์แวร์ที่ทีมของคุณเลิกใช้ไปแล้ว

🌟 ก้าวล้ำหน้าด้วยการตั้งค่าการแจ้งเตือนการต่ออายุ. นี่ให้คุณมีเวลาเพื่อ:

การจัดการผู้ขายด้านไอทีช่วยให้คุณสามารถควบคุมการใช้จ่ายสำหรับซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) ของคุณได้

รวมผู้ขายให้เหลือเพียงรายเดียวเมื่อเป็นไปได้

ทำการตรวจสอบอย่างง่าย: ทีมการตลาดของคุณใช้เครื่องมืออัตโนมัติที่คล้ายกับเครื่องมือที่ใช้โดยทีมอัตโนมัติหรือไม่ หากกรณีการใช้งานเหมือนกัน เครื่องมือ SaaS จะต้องแตกต่างกัน

เครื่องมือ SaaS ที่ซ้ำซ้อนจะค่อยๆ แทรกซึมเข้ามาเมื่อทีมต่างๆ ทำการซื้ออย่างอิสระ การรวมผู้ขายช่วยลดต้นทุน ทำให้กระบวนการทำงานง่ายขึ้น และเสริมสร้างอำนาจในการเจรจาต่อรอง

🌟 การตรวจสอบง่ายๆ สามารถช่วยคุณ:

การลดการซ้ำซ้อนหมายถึงความซับซ้อนที่น้อยลง—และคุณค่าที่มากขึ้นจากเครื่องมือที่คุณเก็บไว้

สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้ ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ที่ทรงพลังของ ClickUp ได้ มันสามารถช่วยคุณสร้างรายการเครื่องมือ SaaS ทั้งหมดที่ใช้ในแผนกต่างๆ ภายในองค์กรของคุณ เพื่อให้คุณสามารถระบุเครื่องมือที่ซ้ำซ้อนกันได้

บังคับใช้กระบวนการอนุมัติ SaaS

ทีมต่างๆ มักซื้อเครื่องมือ SaaS โดยไม่ได้รับการอนุมัติจากฝ่าย IT หรือฝ่ายจัดซื้อ ซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น หากไม่มีกระบวนการที่เหมาะสม การใช้งาน IT ที่ไม่ได้รับการควบคุมจะเข้ามาแทนที่

🌟 กระบวนการอนุมัติช่วยให้มั่นใจ:

ด้วย 65% ของบริษัทที่ประสบปัญหาการสูญเสียข้อมูลเนื่องจาก Shadow IT การควบคุมการซื้อ SaaS ไม่ใช่ทางเลือก—แต่เป็นสิ่งจำเป็น การมีกระบวนการอนุมัติที่เป็นระบบจะช่วยให้ระบบของคุณปลอดภัย คุ้มค่า และมีประสิทธิภาพ

ปรับปรุงการจัดการผู้ให้บริการ SaaS ให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

การจัดการผู้ให้บริการ SaaS ไม่จำเป็นต้องวุ่นวาย ClickUp มอบพื้นที่ศูนย์กลางให้คุณสำหรับติดตามสัญญา ตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ให้บริการ อัตโนมัติการแจ้งเตือนการต่ออายุ และทำงานร่วมกับทีมของคุณ—ทั้งหมดนี้แบบเรียลไทม์

ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น แดชบอร์ด การจัดการงาน การทำงานอัตโนมัติ และการผสานรวม คุณสามารถปรับปรุงทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตผู้ขาย ตั้งแต่การจัดซื้อจนถึงการต่ออายุ พร้อมที่จะควบคุมผู้ขาย SaaS ของคุณแล้วหรือยัง?ลงทะเบียนใช้ ClickUpและเริ่มจัดการอย่างชาญฉลาดวันนี้