วิธีทำงานอัตโนมัติโดยใช้ Google Workspace Studio

ทีมส่วนใหญ่ใช้เวลาไปกับการทำงานเล็กๆ ที่ทำซ้ำได้ เช่น การจัดเก็บไฟล์แนบและการอัปเดตเอกสารมากเกินไป McKinsey ประมาณการว่าพนักงาน60%สามารถประหยัดเวลาได้ 30% ด้วยการอัตโนมัติกระบวนการทำงานเพียงอย่างเดียว

Google Workspace Studio คือศูนย์กลางใหม่ของ Google สำหรับตัวแทน AI ที่ทำงานอยู่ภายใน Gmail, Drive และ Calendar เพื่อช่วยจัดการงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ แทนคุณ

ตัวแทนเหล่านี้จะอ่านคำแนะนำของคุณในภาษาธรรมชาติ จากนั้นดำเนินการตามที่คุณต้องการ การดำเนินการเหล่านี้รวมถึงการสรุปอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน การจัดส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติ หรือการโพสต์สถานะประจำวันในแชท

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานอัตโนมัติโดยใช้ Google Workspace Studio รวมถึงตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดในการใช้งาน และเมื่อใดที่คุณควรใช้ระบบที่ครอบคลุมมากขึ้น เช่นClickUpเพื่อจัดการกระบวนการทำงานทั้งหมด

Google Workspace Studio คืออะไร?

Google Workspace Studio คือศูนย์กลางสำหรับการออกแบบ จัดการ และแบ่งปันเอเจนต์ AI ทั่วทั้ง Google Workspace แทนที่จะต้องเขียนสคริปต์ คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

Workspace Studio สามารถอ่านข้อความ, ประมวลผลภาษาธรรมชาติ, และคิดวิเคราะห์ตามบริบทได้ คุณสามารถใช้คำสั่งเช่น, "สรุปอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านของฉันทุกเช้า และส่งสรุปให้ฉันทางแชท" ด้วยข้อมูลเช่นนี้, Workspace Studio จะสร้างตัวแทนที่ทำงานตามกิจวัตรนี้แทนคุณ

ตัวแทนเหล่านี้ขับเคลื่อนโดยGemini 3 ซึ่งเป็นโมเดล AI แบบหลายรูปแบบของ Google

หากคุณกำลังทำงานอัตโนมัติโดยใช้ Google Workspace Studio มีสองส่วนหลัก:

เนื่องจาก Workspace Studio ถูกสร้างขึ้นโดยตรงใน Workspace ตัวแทนเหล่านี้จึงทำงานภายในเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว:

คุณสามารถทำอะไรได้บ้างโดยอัตโนมัติด้วย Workspace Studio?

Workspace Studio ถูกสร้างขึ้นเพื่อการทำงานที่ต้องทำซ้ำซึ่งทำให้ทีมทำงานช้าลง ในระดับสูง ตัวแทนจะปฏิบัติตามรูปแบบง่ายๆ: ทริกเกอร์ → ตีความบริบท (มักใช้ Gemini) → ดำเนินการในแอปหนึ่งหรือหลายแอป

เจ็ดหมวดหมู่ทั่วไปของระบบอัตโนมัติที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ ที่คุณสามารถใช้สร้างตัวแทน AI ของคุณเองด้วยบัญชี Google Workspace

(คุณอาจต้องตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงผู้ใช้ของคุณเพื่อกำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติของ AI เหล่านี้ เข้าสู่การตั้งค่าคอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อเปิดใช้งานความสามารถนี้)

1) การคัดกรองและติดตามผลอีเมล

2) บันทึกขั้นตอนการทำงานและการอนุมัติ

3) การนัดหมาย การจัดตารางเวลา วาระการประชุม และการสรุป

4) คำขอการรับเข้าและการส่งต่อภายใน

5) การอัปเดตแผ่นงานและการรายงานแบบเบา

6) การสนับสนุนลูกค้าและการดำเนินงานด้านการขาย

7) ความรู้และกระบวนการทำงานด้านเนื้อหา

วิธีทำงานอัตโนมัติโดยใช้ Google Workspace Studio (ขั้นตอนต่อขั้นตอน)

เมื่อคุณทำให้งานเป็นอัตโนมัติโดยใช้ Google Workspace Studio สิ่งที่ได้ผลดีที่สุดและง่ายที่สุดคือกระบวนการทำงานที่เริ่มต้นจากจุดที่เป็นคอขวดจริง เช่น การคัดแยกอีเมลในกล่องขาเข้า การอนุมัติเอกสาร หรือการรับคำขอ

คำแนะนำของ Google เองก็แนะนำให้เริ่มต้นจากเทมเพลตเพื่อให้คุณสามารถเรียนรู้วิธีการที่ผู้เริ่มต้นและขั้นตอนต่างๆ ทำงานร่วมกันก่อนที่จะสร้างขึ้นเองตั้งแต่ต้น

✅ ด้านล่างนี้คือตัวอย่างที่คุณสามารถปรับใช้ได้: "รับการแจ้งเตือนการประชุม แจ้งเตือนในแชท และสรุปอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน"

ขั้นตอนที่ 1: ยืนยันการเข้าถึงและเปิด Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มต้นจากเทมเพลต "สรุปอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านประจำวัน"

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเริ่มต้นของคุณ (กำหนดเวลา)

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มและกำหนดค่าขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบการทำงานของตัวแทนของคุณ

ขั้นตอนที่ 6: เปิดเครื่องและแชร์

เทมเพลตสตูดิโอสำหรับพื้นที่ทำงาน เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว

ระบบอัตโนมัติแบบดั้งเดิมอาศัยทักษะการเขียนโค้ดเพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ละเอียด แต่ Google Workspace ช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยเทมเพลต คุณสามารถสร้าง จัดการ และแชร์ตัวแทน AI ของคุณจาก Workspace Studio และใช้เทมเพลตเพื่อเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว

แม่แบบจะแสดงรูปแบบพื้นฐาน (เริ่มต้น + ขั้นตอน) ที่เชื่อมต่อไว้แล้วให้คุณเห็น เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งรายละเอียดเล็กน้อยและสร้างตัวแทนได้ในไม่กี่นาที

✅ รูปแบบแม่แบบที่ใช้บ่อย ได้แก่:

อีเมลบูสเตอร์

การประชุมที่ดีขึ้น

งานและรายการที่ต้องดำเนินการ

การเชื่อมต่อกับลูกค้า

ของใช้จำเป็นในชีวิตประจำวัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติที่เชื่อถือได้สำหรับ Google Workspace

Workspace Studio ช่วยให้การสร้างตัวแทนทำได้ง่ายและรวดเร็ว ความท้าทายที่ใหญ่กว่าคือการรักษาความน่าเชื่อถือเมื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์, เพื่อนร่วมทีม, และข้อมูลที่ใช้ร่วมกันมากขึ้น นี่คือเคล็ดลับบางประการที่สามารถช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มนี้ได้อย่างเต็มที่

1. เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ที่ชัดเจนและเส้นทางที่เรียบง่าย

เขียนลง:

✅ แนวทางที่ให้ความสำคัญกับเทมเพลตของ Google เป็นค่าเริ่มต้นที่ชาญฉลาดสำหรับเรื่องนี้

2. ทำให้ตัวเริ่มต้นและตัวกรองมีความเฉพาะเจาะจง

หลีกเลี่ยง "วิ่งทุกอีเมล" แทนที่:

3. ทดสอบด้วยข้อมูลที่ปลอดภัยและให้มนุษย์มีส่วนร่วมในกระบวนการ

ทำดังต่อไปนี้:

4. ตรวจสอบขีดจำกัดและวางแผนรอบๆ ขีดจำกัดเหล่านั้น

Workspace Studio ได้จัดทำเอกสารข้อจำกัดไว้แล้ว ซึ่งรวมถึง:

5. จัดทำเอกสารแคตตาล็อกระบบอัตโนมัติของคุณ

สร้างรายการสินค้าคงคลังอย่างง่าย:

สิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ "การแพร่กระจายของตัวแทน" กลายเป็นระบบอัตโนมัติที่ไร้ความชัดเจน

ข้อจำกัดและเมื่อ Workspace Studio ไม่เพียงพอ

Workspace Studio เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งเมื่อการทำงานของคุณส่วนใหญ่เกิดขึ้นภายใน Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat แต่ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับทุกความต้องการของเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยตัวเอง

ข้อจำกัดที่ 1: ข้อจำกัดและโควตาของแพลตฟอร์มอาจจำกัดการเปิดตัวที่ซับซ้อน

Google กำหนดขีดจำกัดในทางปฏิบัติ เช่น:

หากคุณกำลังพยายามประสานงานระบบอัตโนมัติหลายขั้นตอนระหว่างหลายทีม ขีดจำกัดเหล่านี้อาจปรากฏเร็วกว่าที่คาดไว้

ข้อจำกัดที่ 2: เน้นเฉพาะการดำเนินการในแอป ไม่ใช่การจัดการโครงการทั้งหมด

Workspace Studio เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินการเชิงปฏิบัติการ เช่น การสรุป การติดป้ายกำกับ การกำหนดเส้นทาง การอัปเดต และการแจ้งเตือน

สิ่งที่ไม่ได้มุ่งหมายให้เป็น:

ข้อจำกัดที่ 3: การกำกับดูแลยังคงเป็นหน้าที่ของคุณ

เนื่องจากผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคสามารถสร้างตัวแทนจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ทีมจึงมักประสบปัญหา:

Google ให้การควบคุมและคำแนะนำ แต่รูปแบบการดำเนินงาน (การตั้งชื่อ, การเป็นเจ้าของ, การตรวจสอบ) ยังคงต้องกำหนดโดยทีมของคุณ

เมื่อใดควรใช้ Workspace Studio ร่วมกับ ClickUp

คุณอาจต้องการใช้เครื่องมือเพิ่มเติมนอกเหนือจาก Workspace Studio หรือแทนที่มันเมื่อ:

นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามามีบทบาท ในฐานะชั้นที่จัดการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดรอบการทำงานอัตโนมัติที่คุณใช้งานภายในแอป Google

ClickUp: ทางเลือกที่ดีที่สุดเมื่อ Workspace Studio ไม่เพียงพอ

Workspace Studio สามารถลดงานบริหารจัดการเล็กๆ น้อยๆ ภายในแอปของ Google ได้ แต่ปัญหาที่ใหญ่กว่าที่หลายทีมต้องเผชิญคือการขยายตัวของงานและการขยายตัวของ AI: การอนุมัติในอีเมล เอกสารใน Drive ตัวติดตามใน Sheets การอัปเดตใน Chat และรายการเครื่องมือ AI ที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งแต่ละตัวทำงานในหน้าต่างของตัวเอง

ClickUp ถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหานั้นด้วยพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์: โครงการ เอกสาร งาน แชท แดชบอร์ด และ AI ทั้งหมดอยู่ร่วมกัน ดังนั้นผลลัพธ์จากระบบอัตโนมัติจะไม่ลอยไปมาโดยไม่มีเจ้าของหรือขั้นตอนถัดไป

ทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Automations

Google Workspace Studio ช่วยให้คุณสร้างตัวแทน AI ภายใน Google Workspace และแอป Workspace โดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและภาษาธรรมชาติClickUp Automationsมีแนวทางที่กว้างกว่า โดยช่วยให้ทีมต่างๆ ขับเคลื่อนงานไปข้างหน้าโดยอัตโนมัติด้วยทริกเกอร์ เงื่อนไข และการดำเนินการต่างๆ ครอบคลุมรายการ โฟลเดอร์ และระบบนิเวศทั้งหมดของ ClickUp

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร? ClickUp มอบเทมเพลตการทำงานอัตโนมัติให้คุณมากกว่า 100 แบบและเครื่องมือสร้างแบบภาพเพื่อให้คุณสามารถพูดได้ว่า "เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ให้ดำเนินการต่อไปโดยอัตโนมัติ"

ตัวอย่างที่เหมาะสมสำหรับเจ้าของกระบวนการทำงาน:

📽️ คุณยังสร้างงาน กำหนดตารางเวลา หรือคัดลอกและวางด้วยมืออยู่หรือไม่? ชมวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้วิธีใช้ AIในการทำงานอัตโนมัติและประหยัดเวลาและความพยายามให้กับทีมของคุณ

ให้ ClickUp Brain และ ClickUp AI Agents ทำงานใน "ชั้นอัตโนมัติ" ทั่วทั้งงานของคุณ

ClickUp Brainถูกออกแบบมาเพื่อเข้าใจบริบททั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณ เพื่อให้คุณสามารถทำงานประจำวันได้รวดเร็วขึ้น ไม่ใช่แค่เพียงการอัตโนมัติงานง่าย ๆ มันมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมและนักปฏิบัติการเดี่ยวที่ต้องการที่เดียวเพื่อวางแผน, จัดทำเอกสาร, และดำเนินการทำงาน

นี่คือวิธีที่ช่วยให้เจ้าของเวิร์กโฟลว์สามารถ อัตโนมัติ งานที่ทำซ้ำได้ ในขณะที่ยังคงให้มนุษย์เป็นผู้ควบคุม:

จากนั้นเพิ่มClickUp AI Agentsเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือที่ "พร้อมใช้งานตลอดเวลา" ที่สามารถจัดการกับความคลุมเครือได้

นั่นมีประโยชน์เมื่อกระบวนการของคุณมีข้อมูลนำเข้าที่ยุ่งเหยิง เช่น อีเมล เอกสาร และการแชท หรือเมื่อคุณต้องการตรวจจับความเร่งด่วนหรือโทนเสียงในฟีดข้อมูลที่เข้ามา

คุณสามารถ สร้างตัวแทน AI ที่แตกต่างกันได้ตามต้องการ และเพิ่มคำแนะนำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า บทบาท และตัวกระตุ้น ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องมีความช่วยเหลือด้านการเขียนโค้ด

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: สร้างกิจวัตรการทำงานที่ช่วยด้วย AI ด้วย ClickUp BrainGPT

ClickUp BrainGPTคือผู้ช่วย AI บนเดสก์ท็อป (ซึ่งตอนนี้สามารถเข้าถึงได้ในรูปแบบของส่วนขยาย Google Chrome) ที่ช่วยให้คุณ ทำงานอัตโนมัติ ในการวางแผน การเขียน และการค้นหาข้อมูล เมื่องานของคุณกระจายอยู่ในหลายเครื่องมือ

• บันทึกการอัปเดตงานทันทีด้วยเสียงของคุณ: ใช้Talk to Textเพื่อบันทึกข้อปฏิบัติที่ต้องดำเนินการ บันทึกจากการประชุม หรือสรุปประจำวันโดยไม่ต้องพิมพ์ จากนั้นแปลงเป็นงานที่มีโครงสร้าง
• ถามคำถามที่เผยให้เห็นจุดที่งานติดขัด: สอบถาม BrainGPT ด้วยข้อความเช่น "งานที่มีความเสี่ยงสูงสุดของฉันในสัปดาห์นี้คืออะไร?" หรือ "คำขอใดที่รอการแชร์หรือการอนุมัติจากภายนอก?" เพื่อค้นหาแบบแผนที่คุณอาจพลาดหากทำด้วยตนเอง
• ค้นหาการตัดสินใจที่ผ่านมาอย่างรวดเร็ว: ค้นหาเอกสารหรืองานที่ต้องการได้อย่างแม่นยำด้วยการค้นหาข้ามความรู้ที่เชื่อมต่อกัน แม้เมื่อทีมของคุณกระจายอยู่ใน แอปของบุคคลที่สาม และเอกสารต่างๆ
• เลือกโมเดลที่เหมาะสมกับงาน: คุณสามารถเข้าถึงโมเดล AI ได้หลายแบบ เช่น ChatGPT, Claude และ Gemini ซึ่งสะดวกเมื่อคุณต้องการจุดแข็งที่แตกต่างกันสำหรับการ สร้างเนื้อหา หรือการสรุป

เก็บเอกสารและการอนุมัติไว้ด้วยกันด้วย ClickUp Docs และ ClickUp Chat

ClickUp Docsถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดการเอกสารกระบวนการทำงาน, SOPs, และความรู้ภายในที่ทีมใช้จริงในขณะดำเนินแคมเปญและโครงการ แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ คุณสามารถเข้าถึง ClickUp Docs ได้โดยตรงจากงานที่มันควบคุมอยู่

สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุด:

แต่แนวทางการทำงานร่วมกันของ ClickUp ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น แทนที่จะแชร์เอกสาร ClickUp ของคุณผ่านลิงก์บนแพลตฟอร์มการสื่อสารแยกต่างหาก คุณสามารถ ใช้ClickUp Chatเพื่อให้ การสนทนาเชื่อมโยงกับงานได้ตลอดเวลา

คุณสามารถเปลี่ยนข้อความให้เป็นงานได้, รักษาการสนทนาให้อยู่ในบริบท, และลดปัญหาการเลื่อนดูข้อความย้อนหลังที่ปรากฏขึ้นเมื่อทีมพึ่งพาการแชทเพียงอย่างเดียว

หากทีมของคุณทำกิจกรรมเช่นการคัดกรองความคิดเห็นจากลูกค้าหรือการประสานงานเกี่ยวกับเหตุการณ์ในข้อความสนับสนุน ClickUp Chat พร้อมด้วยClickUp Tasks จะช่วยให้คุณสามารถเก็บรักษาบริบททั้งหมดไว้ได้ กระบวนการจะง่ายขึ้นมากสำหรับทีมเมื่อข้อความและผลลัพธ์ถูกเก็บไว้ในแพลตฟอร์มเดียวแทนที่จะถูกแยกออกไปในเครื่องมือต่าง ๆ

เปลี่ยนงานประจำวันให้กลายเป็นงานใน ClickUp ที่สามารถติดตามได้

ClickUp Tasks มอบระบบบันทึกข้อมูลที่แท้จริงสำหรับ งานที่ต้องทำ ไม่ใช่แค่การดำเนินการอัตโนมัติเท่านั้น แต่ละงานสามารถมีเจ้าของ กำหนดเวลา ความสำคัญ ความเชื่อมโยงกับงานอื่น ๆ และบริบทที่จำเป็นอย่างละเอียดเพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้

ClickUp ยังรองรับ คำแนะนำการจัดลำดับความสำคัญโดย AI พร้อมกับการสร้างงานจาก ClickUp Docs และ ClickUp Chat เพื่อให้รายการที่ต้องดำเนินการไม่ถูกฝังอยู่ในเธรดข้อความ

นี่คือวิธีปฏิบัติที่ทีมใช้ ClickUp Tasks เมื่อกระบวนการทำงานซับซ้อน:

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: แดชบอร์ด ClickUpช่วยให้ทีมรายงานงานโดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลอัปเดตด้วยตนเอง แทนที่จะเดาว่าอะไรติดขัด คุณสามารถติดตามความคืบหน้า ปริมาณงาน และลำดับความสำคัญโดยใช้วิดเจ็ตแดชบอร์ดที่เชื่อมโยงกับข้อมูลงานแบบเรียลไทม์

มุมมองแดชบอร์ดทั่วไปสำหรับทีม:

• ระยะเวลาตั้งแต่รับเรื่องร้องขอจนถึงการแก้ไข
• ระยะเวลาการอนุมัติตามขั้นตอน
• ปริมาณงานตามเจ้าของเพื่อให้คุณสามารถปรับสมดุลก่อนที่เส้นตายจะล่าช้า

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย ClickUp

การทำให้งานเป็นอัตโนมัติโดยใช้ Google Workspace Studio นั้นส่วนใหญ่เกี่ยวกับการให้ตัวแทน AI จัดการกับการกระทำเล็กๆ ที่ทำซ้ำได้ซึ่งทำให้คุณช้าลง ด้วย Workspace Studio คุณสามารถใช้ภาษาทั่วไปเพื่อสร้างตัวแทน AI ที่ทำงานข้ามเครื่องมือ Workspace เช่น Google Drive และ Google Sheets

กระบวนการนี้มักจะเริ่มต้นได้ง่าย: สร้างตัวแทนตัวแรก ทดสอบด้วยข้อมูลที่ปลอดภัย และเก็บขั้นตอนการตรวจสอบโดยมนุษย์อย่างรวดเร็วสำหรับสิ่งสำคัญ เมื่อคุณเพิ่มตัวแทนในพื้นที่ทำงานมากขึ้น ให้กำหนดกฎง่ายๆ เกี่ยวกับใครที่สามารถแชร์ตัวแทน AI และวิธีที่คุณจะจัดการและแชร์ AI

อย่างไรก็ตาม ตัวแทน AI ที่สร้างขึ้นผ่าน Google Workspace มีข้อจำกัดของตัวเอง พวกมันไม่ครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานแบบครบวงจรครอบคลุมเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่หลากหลาย

หากคุณต้องการสถานที่เดียวในการดำเนินเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด ไม่ใช่แค่การดำเนินการภายในแอป Google เท่านั้น ClickUp เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า มันรวมงาน เอกสาร แดชบอร์ด และการทำงานอัตโนมัติเข้าด้วยกัน พร้อมด้วย ClickUp Brain และ AI Agents เพื่อช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งที่สำคัญที่สุดได้โดยไม่สูญเสียบริบท

สมัครใช้ ClickUp ฟรีวันนี้ และสัมผัสความแตกต่าง