En guide till programhantering med detaljerade exempel

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är programhantering?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Programhantering är att utforma strategier och samordna program för att uppnå initiativ och åstadkomma förändringar i en organisation. Ett program är en samling relaterade projekt, processer och aktiviteter som hanteras som en grupp för att uppnå ett gemensamt mål. " } } ] }

Har du någonsin tittat på din att göra-lista och tänkt kan vi hoppa över programplaneringen och gå direkt till den del där vi firar?

Vi förstår varför programhantering kan verka som något som tar mer tid än det ger. Om du använder tid, pengar och resurser på fel sätt är det en överhängande risk. Men vi låter inte det hända.

Istället visar vi dig hur du kan omformulera din strategi för att skala upp och hantera dina program.

Programhantering förväxlas ofta med projektledning, men har en strategisk särart och förtjänar sin plats! Så hur skiljer vi ett program från ett projekt? Vilka program är det vettigt att driva? Vilket värde har program för en organisation, dess medarbetare och kunder?

Du har frågor, och vi har svaren! Låt oss reda ut hur program skiljer sig från projekt, programchefens roll och de tekniska förutsättningarna för framgångsrik programhantering!

Vad är programhantering?

Programhantering är att utforma strategier och samordna program för att uppnå initiativ och åstadkomma förändringar i en organisation. Ett program är en samling relaterade projekt, processer och aktiviteter som hanteras som en grupp för att uppnå ett gemensamt mål.

Du undrar: ”Om jag byter ut ordet program mot projekt i din definition, betyder det samma sak... din tur.”

Om vi behandlar program på samma sätt som projekt har vi redan skapat vårt första hinder. Här är varför:

Du (projektledaren) är kapten på en båt (projektet) som övervakar verksamheten och ser till att destinationen nås enligt tidtabellen. Runt omkring dig finns andra båtar (projekt) med sina kaptener (projektledare). Skulle det vara möjligt för dig att hantera alla fartyg och deras verksamhet och tidtabeller? Troligtvis inte.

Prova våra mallar för programhantering!

Programhantering kontra projektledning

Så vad är skillnaden mellan program- och projektledning? Ett projekt handlar om vägen och resurserna till målet. Ett program går utöver traditionella projektansvar och fokuserar på vad som händer efter att projekten har nått sitt mål. Fördelarna, omvandlingen och förändringen för organisationen. ✨

Livscykeln för ett program

Med detta i åtanke, hur ser livscykeln ut för ett program? Till att börja med finns det tre huvudfaser att ta hänsyn till, inklusive:

Låt oss titta på några exempel på program som är relevanta för alla branscher:

Det är inte skalbart för dessa affärsinitiativ att existera i ett enda projekt. Kommer du ihåg vår båtanalogi?

I grunden innefattar ett program fler funktioner än vad som ryms inom ramen för ett engångsprojekt, vilket kräver specialiserade personer som ansvarar för utvecklingen och den löpande styrningen av ett program.

Programcheferna har gått in i chatten.

Vad gör en programansvarig?

Programchefen är hjärtat i varje programekosystem. Deras dagliga prioriteringar inkluderar:

Ofta har en programansvarig inte direkt befogenhet över projektledare och programmedarbetare. Om man tänker efter så omfattar ett program alla olika typer av team: marknadsföring, försäljning, rekrytering, kundsupport, IT, personalavdelning osv. Dessa team är specialiserade inom sina respektive områden, och programansvarig tillhandahåller den långsiktiga strategin för att alla team ska hålla sig till programmets mål och resultat.

Saken är den att en programansvarig kanske inte har alla svar direkt. Om du tar itu med något som aldrig har gjorts tidigare i din bransch eller organisation finns det en extraordinär grad av oklarhet. Och program är i början oftast vaga. Här är ett verkligt exempel på ett program:

SparkShorts-programmet är utformat för att upptäcka nya berättare, utforska nya berättartekniker och experimentera med nya produktionsflöden. Dessa filmer skiljer sig från allt vi tidigare gjort på Pixar och ger oss möjlighet att frigöra enskilda konstnärers potential och deras innovativa filmskapande på en mindre skala än vad vi normalt gör.

Redan den första meningen innehåller många frågor. Nej, alla frågor: Hur hittar vi berättare? Vilka är våra kriterier för en berättare? Vad är omfattningen av dessa experiment? Kommer dessa nya arbetsflöden att kräva hjälp från vårt kärnteam?

Programchefer börjar med det de vet och bildar sig en bild av resten efter hand. Eftersom de inte är involverade i varje projekt (tänk återigen på vår båtanalogi) förlitar de sig på projektledare för taktiskt stöd. På hög nivå gör programchefer följande:

Vad sägs om några fler exempel på program? ⬇️

Tips för framgångsrik programhantering

Från nystartade företag till erfarna företag kan stegen som krävs för att omvandla idéer till faktiska organisatoriska resultat kännas överväldigande. Hur mycket, hur snabbt och hur får man ett program att fungera? Här är tre tips som du kan tillämpa redan idag för att skapa framgångsrika och effektiva program.

Tips 1: Uppmuntra teamen att säga vad de tycker tidigt och ofta

Kvaliteten på våra mänskliga färdigheter gör oss till bättre prestatörer och ledare.

Läs den meningen igen.

Vi har tidigare konstaterat att vissa programchefer inte har direkt befogenhet över teamen. Men de har ansvar för programmets framsteg och resultat. Det finns många fördelar med att uppmuntra teamen att säga vad de tycker tidigt och ofta:

Ett programs framgång är beroende av lagarbete. Det är viktigt att kommunicera detta från första dagen i programmets livscykel, men det är aldrig för sent att börja. Så om du letar efter praktiska råd för att bygga ett effektivt lagarbete, har vi vad du behöver!

Tips 2: Utvärdera programidén noggrant

Ta inte några ord som utbyts om en programidé som ett grönt ljus! Att definiera programmet är det mest kritiska steget i programmets livscykel, eftersom din organisations energi, pengar och resurser kommer att spenderas på detta stora projekt. Så innan du skriver ett e-postmeddelande med ditt drömlag i CC, ta dig tid att fundera över vad detta program kommer att leda till.

Tips 3: Använd den bästa programhanteringsprogramvaran i sin klass

Hur ser den bästa mjukvaran ut? Konkurrenskraftiga prisplaner och plattformens tillförlitlighet? Absolut, men för framgångsrik programhantering behöver du också:

Låt oss titta närmare på nr 3: 360-graders överblick över allt arbete i företaget. Vet du hur många timmar vi förlorar varje vecka på att byta mellan olika verktyg? Qatalog och forskare vid Cornell Universitys Ellis Idea Lab har räknat på det, och här är vad de kom fram till om den moderna arbetsplatsen:

Antalet timmar vi förlorar varje vecka på att leta efter information som är gömd i olika appar.

Andelen personer som uppger att det är tidskrävande att hitta den information de behöver för att utföra sitt arbete.

⅔

Antalet personer som uppger att de inte är säkra på att alla avdelningar använder samma onlineappar.

Kan du relatera till detta?

Om du känner dig lite tyngd av bördan, låt oss vända på situationen!

Jag förstår om du är trött på programvara efter att ha provat Monday, Asana, Jira och andra. De första veckorna är fantastiska, men plötsligt står teamen inför konkurrerande prioriteringar och projekten går i stå.

3 ClickUp-funktioner du behöver för programhantering

ClickUp är den programhanteringsprogramvara som dina team kommer att vilja använda varje dag. Med ClickUp har de kontroll över optimeringen av sin produktivitet samtidigt som de arbetar tillsammans för att uppnå programmets mål. Här är tre måste-ha-funktioner i ClickUp för att driva ditt program:

1. ClickUp-mål för att koppla varje uppgift till programmets resultat

”ClickUp Goals hjälper varje avdelningsmedlem att fokusera på det som verkligen är viktigt, vilket är avgörande när en ny produkt lanseras.”

Darya HYPERVSN

2. ClickUp-instrumentpaneler för att visa datahistoriken

”Användningen av Clickup har hjälpt oss mest, särskilt när det gäller att spara tid. Tidigare använde vi ett system där varje teammedlem i slutet av veckan skickade in veckorapporter via e-post, som sedan analyserades under helgen. Men med Clickup fasar vi gradvis ut överflödiga rapporter, vilket sparar tid som nu kan användas till mer produktiva aktiviteter.”

Fallstudie: eHealth4Everyone

3. Över 15 anpassningsbara vyer för att visualisera uppgifter och arbetsflöden

”Även om dessa funktioner ser mycket små ut på ytan, spelar de en enorm roll för att fylla luckan för oss, med tanke på att våra team arbetar på distans. Med tre olika vyer i ClickUp har våra kunder och chefer en 360-graders vy av vad som händer på gräsrotsnivå, vilket gör att de kan fokusera mer på strategi och kreativt tänkande jämfört med att fastna i hanteringen av uppgifter och team.”

Joshua Rozario Mindshare Digital

Exempel på programhantering hos ClickUp

Vi får ofta frågan om vi på ClickUp använder ClickUp för att hantera våra program. Ärligt talat är det en favoritfråga, eftersom den påminner oss om hur effektivt plattformen hanterar både vardagliga uppgifter och komplexa uppgifter, så att vi kan skala upp vår verksamhet.

Allt vårt arbete är sammankopplat. Vi arbetar utifrån samma projektlistor och fattar välgrundade beslut som ett team. Alla har tillgång till centraliserad information för att kunna utföra sitt arbete.

Här är några exempel på ClickUp-program som har lanserats och som krävde många programchefer och all tillgänglig kallbryggd kaffe för att bli framgångsrika. Team, kan ni hjälpa mig här?

ClickUp utökar sitt ledande EMEA-team med en ökning av efterfrågan i Europa på 233 %.

Vi har inte slösat någon tid på att sätta ihop vårt ledningsteam för EMEA-regionen och har rekryterat exceptionella talanger som driver resultaten framåt samtidigt som de fokuserar på vårt kärnvärde ”ha kul, hitta glädje och var dig själv”.

Vi har redan en solid bas av anställda i regionen, med teammedlemmar spridda över hela Europa. Vi anställer de bästa personerna för jobbet och utnyttjar ClickUp för att säkerställa att våra team är hyperproduktiva även när de inte sitter på samma plats. Vi är djupt engagerade i att bygga upp verksamheten med samarbete, kultur och gemenskap i centrum. ”

ClickUp University, en gratis onlineplattform för lärande

Vårt mål med ClickUp University (CUU) är enkelt: att hjälpa vår gemenskap att nå sina mål snabbare, spara tid, fortsätta växa med 1 % inom sitt område varje dag och eliminera onödig frustration orsakad av ineffektivt arbete.

Oavsett om du är ny på ClickUp eller har varit med oss i flera år, hjälper CUU dig att få den kunskap och praktiska erfarenhet du behöver för att skapa ditt ideala arbetsflöde och öka din produktivitet.

Du lär dig hur du använder ClickUp, hur du anpassar det efter dina projektbehov och arbetsflödespreferenser och blir en tidsbesparande, superproduktiv ClickUp-guru.

LevelUp av ClickUp (2021 års utgåva)

För LevelUp gjordes allt internt, men vi behövde integrera processen med att använda externa tredje parter som produktionsbolag och livestreamingtjänster. Så vi skapade dedikerade listor – nyckeln till hela organisationen av detta evenemang.

Vi skapade en huvudlista och gjorde vissa uppgifter tillgängliga för våra partners. Vi bjöd in gäster och lät våra lokalpartners samordna uppgifterna. Det gjorde att vi kunde arbeta snabbare än om vi hade använt flera olika verktyg, inklusive e-post. Kan du tänka dig att gå igenom tusentals e-postmeddelanden? ClickUp löste allt det åt oss.

Våra programs framgångar hade inte varit möjliga utan den mångsidiga gruppen av programchefer och team som kommunicerar önskemål och delar feedback snabbt och effektivt. Och vi vill att du ska få samma fördelar. 🤝

Ta dig an dina största organisatoriska mål med ClickUp

ClickUp är en kraftfull programvara som hjälper dig att samordna dina stora idéer, se framsteg i realtid och hantera dina projekt med full insyn. Med ClickUp och programhantering på plats kan du bygga upp ett hälsosamt, välfungerande team från dag ett!

Vårt team finns här för att hjälpa dig om du har ett specifikt användningsfall och behöver support. Ärligt talat kan vi prata om program hela dagen och älskar att träffa andra som också gör det! 👋