Har du någonsin anställt någon som passade perfekt enligt jobbeskrivningen, bara för att senare bli förvånad över att personen inte lyckades i rollen?
Som en del av rekryteringsprocessen utarbetar varje organisation en arbetsbeskrivning, som vanligtvis innehåller en uppsättning färdigheter och erfarenheter som kandidaten måste ha. Men för att lyckas i en viss roll behöver medarbetarna mer än så. De behöver en mer helhetsinriktad uppsättning ”kompetenser”.
Att skapa och använda ett kompetensramverk hjälper organisationer att utvärdera, engagera och stödja medarbetarna så att de kan utvecklas. I det här blogginlägget undersöker vi vad det är, varför du bör använda det och hur du kan skapa ett för din organisation.
Vad är ett kompetensramverk?
Kompetensramverket är en samling kunskaper, färdigheter, attityder, egenskaper och beteenden som en medarbetare behöver för att kunna utvecklas i sin roll.
Hur fungerar ett kompetensramverk?
Låt oss säga att du ska anställa en Python-utvecklare. Vanligtvis skulle du leta efter någon med en certifiering eller erfarenhet av programmering i Python. Om du istället använder ett kompetensramverk skulle du leta efter någon med följande egenskaper:
- Kunskap om Python i sammanhanget av programmeringsspråk, dess designfilosofi, funktioner och semantik
- Kunskaper i att använda Python för programmering av applikationer, algoritmer för maskininlärning etc.
- Inställning till Python-programmering och andra teknikstackar som används inom företaget
- Egenskaper relaterade till samhällsengagemang, bidrag till öppen källkod etc.
- Beteendemässiga färdigheter inom problemlösning, samarbete, distansarbete, öppenhet m.m.
När bör du använda ett kompetensramverk?
Det första tillfället då en organisation använder ett kompetensramverk är vid rekrytering. Innan man väljer en viss kandidat till en tjänst säkerställer kompetensramverket att personen är rätt för rollen.
Det är dock ett utmärkt verktyg under hela medarbetarens karriär. Det kan användas vid prestationsutvärderingar, vid befordringar, vid utformning av utbildning och utveckling samt vid förändringshantering. Det är också till hjälp vid successionsplanering.
Vad innebär kompetensramverk?
Det finns ingen enskild uppsättning komponenter som utgör kompetensramverket. Beroende på organisation, team, arbetsroll, befattning, ansvarsområden osv. kan de kompetenser som behövs variera.
En typisk kompetensram innehåller dock följande komponenter.
🏆 Kärnvärden: Dagens organisationer förväntar sig att medarbetarnas principer och övertygelser ska stämma överens med företagets på specifika områden.
Om dina kärnvärden till exempel är mångfald och integritet, förväntar du dig att potentiella medarbetare har höga etiska standarder som en del av sina kompetenser.
🏆 Kärnkompetenser: Alla befattningar kräver dessa kompetenser, som vanligtvis omfattar organisationsförmåga, social kompetens, problemlösning, kundfokus osv.
Om du till exempel driver en serviceverksamhet, som ett gym eller ett spa, förväntar du dig att alla har kundservicefärdigheter. Om du främst driver en försäljningsverksamhet, som ett affiliateföretag eller en bilhandlare, skulle förhandlingsfärdigheter vara en kärnkompetens. Här är några andra exempel på kärnkompetenser som kan vara relevanta för dig.
🏆 Funktionella kompetenser: Det här är nischkompetenser som krävs för en specifik roll. Det kan handla om tekniska färdigheter, programvarukunskaper, forskningskompetens osv. Det är inte alla som behöver denna kompetens.
Om du till exempel anställer en utvecklare måste denne ha funktionella kompetenser inom programmering i ett specifikt språk.
🏆 Ledarskapskompetenser: Det här är kompetenser som chefer och ledare behöver ha, till exempel projektledning, handledning, konfliktlösning, krishantering osv. På sätt och vis är ledarskapskompetenser funktionella kompetenser för chefer.
En organisation förväntar sig att varje medarbetare ska ha samstämmighet mellan kärnvärden och kärnkompetenser. Beroende på roll kan vissa behöva enbart funktionella kompetenser, medan andra kan behöva både funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser.
Den direktaste vägen till att säkerställa att du utvärderar dina medarbetare utifrån alla dessa kompetenser är att ha ett omfattande ramverk. Så här kan du utveckla ett sådant.
Steg för att utveckla ett kompetensramverk
Innan du sätter igång är det viktigt att komma ihåg att ett kompetensramverk är ett omfattande dokument. Det täcker organisationens arbete, medarbetare och kultur. Därför kräver skapandet av ett kompetensramverk ett grundligt tillvägagångssätt och en samarbetsplattform som ClickUp för HR. Så här kommer du igång.
1. Definiera dina mål
Ett kompetensramverk kan användas för en rad olika ändamål. Innan du börjar bygga upp ramverket bör du ta reda på varför du behöver det. Fråga dig själv:
- Vad kommer du att använda det till?
- Vad vill du uppnå med det?
- Hur kommer det att förbättra prestationerna?
- Hur kommer det att gynna medarbetaren och organisationen?
Svaren på dessa frågor hjälper dig att precisera dina mål. Det är dock helt normalt att ha mer än ett svar på var och en av dessa frågor, och du måste prioritera de viktigaste av dem.
Effektivisera dessa diskussioner med en virtuell samarbetsplattform som ClickUp Whiteboards. Se till att alla berörda parter, inklusive avdelningschefer, rekryteringsansvariga, HR och ekonomiavdelningen, är överens om era kompetenskrav.
När du har gjort det kan du använda ett verktyg som ClickUp Goals för att göra dina mål och planer synliga för alla berörda intressenter. Koppla målen i din kompetensram till organisationens övergripande mål. Delegera sedan till varje avdelningschef att definiera sina egna mål.
2. Samla in information
För att skapa ett kompetensramverk behöver du information om de fyra komponenterna: kärnvärden, kärnkompetenser, funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser. Samla in information om dessa dimensioner från dina befintliga medarbetare.
Fråga dina team
Använd ClickUp Forms för att genomföra organisationsomfattande enkäter. Fråga teammedlemmarna vilka kompetenser som krävs för att utföra arbetet. Fråga cheferna vilka kompetenser de förväntar sig av sina teammedlemmar. Fråga den högsta ledningen vad organisationen värdesätter.
Gå igenom dina befintliga data
Analysera information från ditt verktyg för medarbetarengagemang, mallar för prestationsutvärderingar m.m. för att identifiera brister. Gå igenom den feedback som cheferna har gett sina team och observera trender.
Genomför även en processanalys för att förstå hur saker och ting fungerar.
Undersök marknaden
Jämför din organisation med de kompetenser som efterfrågas på marknaden. Om du arbetar med något banbrytande eller innovativt bör du också kartlägga vilka kompetenser du kan komma att behöva under de närmaste åren.
Skapa ramverket med hjälp av en omfattande lista över alla kompetenser du behöver.
3. Skapa ramverket
Organisera kompetenserna: Dela in listan i kategorierna kärnvärden, kärnkompetenser, funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser. Nedan följer några exempel på hur du kan gå tillväga.
| **Kärnvärden** | **Kärnkompetenser** | **Funktionella kompetenser** | **Ledarskapskompetenser** |
|---|---|---|---|
| Mångfald och inkludering, medkänsla, empati, integritet och ärlighet, personligt ansvar | Kommunikation, samarbete, distansarbete, problemlösning, analytiska färdigheter, logiskt tänkande | Programmering, mjukvarutestning, DevOps, cybersäkerhet, redigering enligt APA-stilguiden, regelefterlevnad | Helhetsperspektiv, problemlösning, konfliktlösning, emotionell intelligens, förhandlingsförmåga, självinsikt |
Definiera kompetenserna: Du kanske tror att färdigheter som kommunikation, samarbete osv. är självklara. Ofta är de inte det. Det är bra att definiera dessa kompetenser tydligt med motsvarande nyckelåtgärder. Om till exempel distansarbete är en kompetens kan du definiera den som:
- Förmåga att arbeta självständigt utanför kontoret
- Färdigheter i tidshantering
- Förmåga att kommunicera effektivt via textbaserade samarbetsverktyg
- Vara bekväm med digitala verktyg för videokonferenser, skärmdelning, skärminspelning, virtuellt samarbete m.m.
- Emotionell intelligens för att upptäcka obehag eller missförstånd och lösa dem proaktivt
- Villighet att upprepa/förtydliga begrepp för att säkerställa att de förstås
Det är också bra att ge exempel när du gör detta. Du kan till exempel säga: ”När du märker att en kollega har svårt att förstå något, erbjuder du dig proaktivt att hjälpa hen.”
Tänk på att kompetenser oftast handlar om färdigheter, attityder och beteenden som är svåra att mäta på samma sätt som vanliga KPI-mått. Men det gör inget. Överväg istället kvalitativa mått för att identifiera och utveckla dem.
Kartlägg kompetenser: När du har fastställt kategorierna ska du koppla dem till respektive roll. Kärnvärden och kärnkompetenser är sannolikt krav som gäller för alla medarbetare. Ta dig tid att koppla funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser till de specifika roller de är tillämpliga på. Definiera också hur dessa kompetenser bidrar till karriärutvecklingen.
ClickUps mall för kompetenskartläggning är ett enkelt men ändå omfattande sätt att göra detta på. Denna helt anpassningsbara och nybörjarvänliga mall är perfekt för att dokumentera, organisera och kartlägga ditt teams kompetenser.
⚡️Mallarkiv: Här finns andra mallar för kompetensmatriser som du kan välja mellan.
4. Implementera ramverket och kommunicera mellan teamen
Introduktion: Informera alla medarbetare om ramverket. Introducera teamledare, chefer och den högsta ledningen till det nya ramverket och uppmuntra dem att använda det i sina rekryterings-, utbildnings- och kompetensutvecklingsprocesser.
Dokumentation: Publicera kompetensramverket och dela det med alla berörda intressenter i organisationen. ClickUp Docs hjälper dig att skapa en visuellt tilltalande dokumentation av ditt kompetensramverk och dela den med rätt behörighetsnivå.
Genomför: Integrera det i alla de processer som du identifierade som relevanta när du definierade målen.
- Om du vill använda kompetensramverket vid rekrytering kan du integrera det i din talanghanteringsprogramvara och utforma relevanta urvalsprogram.
- Om du använder det i dina årliga utvärderingar, integrera det i programvaran för prestationsutvärdering
- Om du avser att använda det i den löpande karriärutvecklingen bör du integrera kompetensrelaterade data i dina verktyg för prestationshantering
Använd ClickUps mall för prestationsrapporter för att visualisera hur varje medarbetare/team presterar inom de olika kompetenser du har definierat.
⚡️Mallarkiv: Utveckla dina kompetenser med hjälp av dessa mallar för prestationsförbättringsplaner.
Granska och anpassa: Det är inte meningsfullt att ständigt ändra din kompetensram, men det är viktigt att granska den regelbundet. Om till exempel en av ditt marknadsföringsteams funktionella kompetenser är SEO, behöver den uppdateras i ljuset av den ökande användningen av AI.
I avgörande skeden som detta är det nödvändigt att göra en grundlig översyn av ditt kompetensramverk.
⚡️Mallarkiv: Utforma din översyn av ramverket effektivt med hjälp av dessa mallar för processförbättring.
Om du medan du läser detta tänker: ”Vi har ju redan arbetsbeskrivningar, utvärderingar osv., varför behöver vi ännu ett ramverk?”, så här är svaret.
Fördelarna med ett kompetensramverk
Ett bra kompetensramverk stärker avsevärt en organisations förmåga att anställa, utbilda, utveckla och engagera medarbetare eftersom det:
Förbättrar rekryteringen: Kompetensramverket säkerställer att endast rätt kandidater väljs ut till lediga tjänster. Det minskar risken för felrekryteringar och förebygger kompetensbrister. Det minimerar också kostnaderna för utbildning och introduktion när kandidaten väl har anställts.
Ställer tydliga förväntningar: Det anger tydligt prestationsförväntningarna för kandidater, medarbetare och chefer. Det skapar förutsättningar för framgång och uppmuntrar dem att fokusera sina insatser på att bygga upp de kompetenser som är viktiga.
Skapar transparens: Kompetensramverk säkerställer att alla berörda parter är på samma våglängd. Kandidaterna vet vad de blir bedömda utifrån. Medarbetarna vet vad de är bra på och vilka färdigheter de saknar. Detta eliminerar onödig oro kring prestationer.
Förbättrar prestationerna: Med större tydlighet kring vad som krävs för att utföra arbetet kommer den individuella prestationen sannolikt att förbättras. När hela organisationen har gemensamma värderingar och kompetenser blir den samlade effekten enorm.
Möjliggör hållbara företag: Ett bra kompetensramverk säkerställer att organisationen är robust i nuläget och flexibel inför framtiden. Det gör det möjligt för företagsledare att bygga upp färdigheter och förmågor som skapar konkurrensfördelar i framtiden. Det underlättar talanghanteringen på lång sikt.
Stärk ditt kompetensramverk med ClickUp
Rekrytering kan vara ansträngande. En felrekrytering kan leda till betydande kostnader i form av uppsägningar, nyrekryteringar, introduktion, utbildning osv. Det värsta är att du kanske inte ens märker att du har fattat ett felaktigt rekryteringsbeslut förrän det är för sent.
Du kan till exempel ha anställt någon som är fantastisk på Python-programmering men som saknar de samarbetsförmågor eller den branschkunskap som krävs för att utveckla din produkt. När du väl upptäcker dessa brister kan du redan ha ådragit dig både direkta kostnader och förlorade intäkter.
Ett väl genomtänkt kompetensramverk kan förebygga sådana situationer och underlätta välgrundade beslut. Brainstorma, planera, skapa, implementera och optimera ditt kompetensramverk med ClickUp.