En fjärdedel av alla jobb förväntas förändras under de kommande fem åren, enligt World Economic Forum. Det innebär att 25 % av oss som idag är extremt skickliga på våra jobb kanske inte längre är det i slutet av detta decennium.
Om de inte redan kämpar med det, kommer alla organisationer snart att ställas inför kompetensproblem. Det är bara en tidsfråga. Därför kan förmågan att identifiera och proaktivt hantera kompetensproblem på arbetsplatsen bli din största konkurrensfördel.
Låt oss se hur du kan göra det. 📚
Förstå ”kompetensproblemet”
Termen ”kompetensproblem” har sitt ursprung i spelvärlden, där den ofta används nedsättande om personer som inte klarar av svåra nivåer i spelet. ”Låter som ett kompetensproblem” är ett slags hån i spelgemenskaper.
Sedan dess har det utvecklats till att bli allmänt förekommande i näringslivet – en beskrivning av en affärsutmaning.
Vad är ett kompetensproblem?
På arbetsplatsen är en kompetensbrist skillnaden mellan en anställds nuvarande förmågor och vad som krävs för att utföra sin roll. Klyftan kan finnas i en persons tekniska färdigheter, kunskap, kompetens med verktyg, beteendemässiga färdigheter etc.
Vad orsakar kompetensproblem?
Det finns olika interna, externa och marknadsmässiga faktorer som orsakar kompetensproblem för organisationer. Här är några av dem.
Teknisk utveckling
Tekniken utvecklas så snabbt att det kan vara svårt att hänga med. Under den digitala transformationen fanns det till exempel en enorm kompetensbrist inom molnteknik, samtidigt som den mycket utbredda kompetensen inom stordatorer blev överflödig.
Företagets utveckling
Affärsmodeller och operativa strukturer förändras. Distansbaserade team och hybridteam finns nu överallt.
Anta att någon känner sig obekväm med att använda textbaserade samarbetsverktyg som Slack, videokonferensprogram som Zoom eller att arbeta asynkront med ett team som främst arbetar på distans. I så fall kan det handla om ett beteendemässigt kompetensproblem.
Framväxten av nya system
Ett utmärkt exempel på detta är GenAI. Med AI-konstverktyg som skapar design med oöverträffad hastighet och kvalitet kommer till exempel en designers kompetens att utvecklas mot att kunna ge bra uppmaningar. De som inte kan arbeta med text eller lära sig prompt engineering kan ha kompetensproblem.
Behovet av nya kompetenser
Kunskapsarbete är den snabbast växande typen av jobb i världen idag. Wall Street Journal konstaterar att ”kunskapsyrken har skapat fler jobb än något annat år sedan 1980-talet – cirka 1,9 miljoner per år”.
Denna förändring skapar ett växande behov av kognitiva färdigheter, såsom kritiskt tänkande, logiskt resonemang, övertygelseförmåga etc., som inte bara är svåra att hitta utan också utmanande att utvärdera. Dessa kompetensproblem kan ha en enorm inverkan på medarbetarnas produktivitet.
Hur påverkar kompetensproblem verksamheten?
I grund och botten kommer den som saknar de färdigheter som krävs för ett jobb att misslyckas. Men när det gäller kompetensproblem är det inte så svartvitt.
Låt oss titta på några exempel på hur detta kan yttra sig.
Dåligt resultat: Bristande kompetens inom något område leder till dåliga resultat. En kundtjänstmedarbetare utan problemlösningsförmåga kommer sannolikt att skapa missnöje bland användarna. En säljare med kompetensproblem kommer att avsluta färre affärer. En skribent med kompetensproblem kommer att skapa innehåll som inte är övertygande eller engagerande.
Förseningar: Kompetensproblem kan orsaka förseningar i leveransen eftersom personen i fråga måste lära sig hur man utför uppgiften. En utvecklare kan till exempel veta hur man kodar med Python men inte förstå dess tillämpning i datavetenskapliga användningsfall. Det tar tid att lära sig och komma ikapp.
Kvalitetsproblem: Utan rätt kompetens blir kvaliteten på leveransen lägre än önskvärt. Om appens designer inte har tillräcklig kompetens för att tydligt förmedla sin intention och överlämna den till utvecklaren blir slutprodukten undermålig.
Förlorade möjligheter: Spännande möjligheter kan gå förlorade om man inte har rätt kompetens för att ta tillvara på dem. Om ett team med kompetensproblem tar dubbelt så lång tid på sig att leverera ett projekt kan det hända att de bara tjänar hälften av den potentiella intäkten.
Företagsledare förstår detta och har börjat skapa system för att hantera det. En viktig förändring är prestationsmätningen.
Utöver traditionella produktivitetsmått driver organisationens ledning på för att använda medarbetarundersökningar, 360-graders feedback, rollprofilering etc. för att överbrygga kompetensgapet. Men detta är bara en början.
För att effektivt kunna övervinna kompetensproblem måste organisationer bygga upp hållbara förmågor för att identifiera och hantera dem. Det första steget är att veta vilka typer av kompetensproblem som kan uppstå.
Typer av kompetensproblem på arbetsplatsen
Alla kompetensproblem är inte likadana. Beroende på arbetets natur finns det otaliga varianter av kompetensproblem. Vi har gått igenom de vanligaste typerna.
Tekniska kompetensproblem
Teknisk kompetens är specialiserad kunskap, expertis eller kärnkompetens relaterad till en viss uppgift/ett visst jobb. För en författare är kunskap om grammatik och syntax en teknisk kompetens. För en utvecklare är behärskning av ett programmeringsspråk ett exempel på kärnkompetens.
Detta är en grundläggande färdighet för alla jobb, utan vilken du inte kan vara produktiv.
Kunskapsluckor
Kunskapsbrist uppstår när en person inte har all information som behövs för att utföra sitt arbete. För att vara tydlig handlar det inte om att företaget inte delar med sig av intern information, utan om att den anställde saknar den grundläggande kunskap som förväntas av någon i den rollen.
Till exempel kan en marknadschef som inte är bekant med Instagram eller en advokat som inte är bekant med de senaste reglerna ha kompetensproblem.
Den kunskap som krävs för varje roll är den immateriella kontext som alla i teamet arbetar inom. Kunskapsproblem kan skapa förvirring, missförstånd och kaos, vilket dramatiskt påverkar resultatet.
Problem med mjuka färdigheter
Mjuka färdigheter, även kända som beteendefärdigheter, är interpersonella förmågor som skapar smidiga och fruktbara interaktioner, samarbeten och kommunikation. För en projektledare är dåliga organisatoriska färdigheter ett problem. För en teamledare kan oförmågan att ge konstruktiv feedback vara ett problem.
Dessa färdigheter är det som håller ihop en organisation. Brist på mjuka färdigheter är inte alltid ett hinder, men det kan påverka produktiviteten, kvaliteten, prestationen och teamets moral avsevärt.
Anpassningsbara kompetensproblem
I dagens omvälvande affärsvärld är anpassningsförmåga A och O. Om du inte kan anpassa dig kommer du att ha svårt att växa. Det innebär att du måste utveckla färdigheter inom olika aspekter av anpassningsförmåga, bland annat kritiskt tänkande, logiskt resonemang, beslutsfattande, kontinuerligt lärande och mycket mer.
Till exempel har en kunskapsarbetare utan färdigheter i uppgiftshantering eller en produktchef som tenderar att vara obeslutsam och långsam att fatta beslut båda anpassningsproblem.
Anpassningsförmåga är nödvändig för att klara av vardagen på arbetsplatsen. Utan den kan en anställd känna sig överväldigad, stressad eller utbränd, och ofta utan att söka hjälp.
Men hur kan man avgöra om någon saknar de tekniska färdigheter som krävs för att fatta ett beslut eller de anpassningsförmågor som krävs för att föreställa sig konsekvenserna? Låt oss ta reda på det.
Hur man identifierar kompetensproblem
Som vi har sett är kompetensproblem oerhört komplexa och svåra att identifiera. De är också subjektiva och emotionella eftersom vi gör bedömningar om människor. För att eliminera alla typer av fördomar är det nödvändigt att ha en tydlig och objektiv process för att identifiera kompetensproblem.
Här är ett ramverk som du kan använda.
Gör en analys av arbetsrollerna: Granska varje arbetsroll i organisationen. Identifiera deras kort- och långsiktiga mål. Gör en lista över de färdigheter som varje roll behöver idag och kommer att behöva i framtiden.
Här hittar du till exempel en lista över kompetens inom produktledning. Med hjälp av denna lista kan du genomföra en kompetensanalys för olika roller i ditt företag.
För jobbspecifika färdigheter kan du prova ClickUps mall för teknisk kompetensmatris. Mallen är nybörjarvänlig och mycket anpassningsbar och gör det möjligt att regelbundet följa upp varje medarbetares kompetens och identifiera kunskapsluckor.
Samla in synpunkter från intressenter: Be chefer och teamledare om en lista över alla kompetenser som deras team har. Samla in kvalitativ feedback om var de ser kompetensproblem. Om möjligt, rådgör med kunder och externa intressenter om dina resultat för att få en bredare bild.
Undersök dina anställda: En grundlig undersökning av dina anställda hjälper dig att förstå hur de ser på sig själva.
Gör utvärderingar: Vid tveksamheter kan du genomföra kompetensutvärderingar i form av frågesporter, praktiska prov och simuleringsspel. Du kan också använda programvara för medarbetarövervakning för att spåra tid eller processer som följs.
Organisera dina resultat och samla in insikter med hjälp av ClickUps mall för kompetensgapanalys. Denna mall på mellannivå gör det möjligt för dig att kategorisera kompetens, tilldela vikt, sätta upp målpoäng och definiera potentiella åtgärdspunkter.
Kartlägg dessa kompetensbehov: Jämför nu de nödvändiga kompetenserna med de tillgängliga kompetenserna. Gör en lista över de kompetensbehov du har idag och de du kan komma att ha i framtiden.
Nu bör du ha en tydlig bild av dina kompetensproblem. Nu är det dags att ta itu med dem. Om du vill anställa ny personal för att lösa kompetensproblemen kan du prova ClickUps mall för kompetenskartläggning för att förbättra kvaliteten på kandidaterna.
Att anställa är dock inte den enda lösningen. Du vill också höja kompetensen hos din befintliga personal och förbereda dem för framtida framgångar. Låt oss se hur.
Hantera kompetensproblem
Om du tänker: ”Jag vet att vi har vissa kompetensproblem, men det är oundvikligt och vi klarar oss bra ändå”, tänk om. Världsekonomiskt forum beräknar att en lösning på kompetensproblemet skulle kunna leda till en ökning av BNP med 6,5 biljoner dollar fram till 2030.
Så, låt oss sätta igång. När du har identifierat dina kompetensproblem är det enda svaret att utveckla kompetensen. Här är några idéer och sätt att genomföra dem med hjälp av motsvarande verktyg som ClickUp för kunskapshantering.
1. Utforma riktade utbildningsprogram
De flesta kompetensproblem som du har identifierat kan lösas med fokuserad utbildning och träning i det format som passar dig bäst. Nedan följer några exempel.
Interaktiva workshops: Kommunikationsutmaningar på arbetsplatsen kan lösas med hjälp av workshops. Du kan samla teamet för en gemensam session där moderatorerna kan visa hur man kan hantera olika scenarier.
Organisationshandböcker: Du kan skapa ramverk och bästa praxis för hur man förbättrar skriftlig kommunikation på arbetsplatsen. Det kan vara så enkelt som att skapa en stilguide eller ge ditt team en checklista att följa vid skriftlig kommunikation, till exempel försäljningsmejl, marknadsföringskampanjer, inlägg på sociala medier etc.
ClickUp Docs är ett utmärkt ställe att samla dina strategier och göra dem tillgängliga för relevanta teammedlemmar. Du kan också samla ämnesexperter för att samarbeta kring materialet.
Externa certifieringar: För att lära någon att bli en bättre programmerare kan du anmäla dem till externa utbildningskurser. Du kan också anmäla dem till certifieringar för verktyg som AWS eller Microsoft Azure för att överbrygga kunskapsluckan.
2. Främja mentorskap
Mentorskap är ett strukturerat sätt för anställda att få vägledning och stöd från mer erfarna kollegor. Relationen kan hjälpa adepterna att identifiera sina kompetensbrister och utveckla strategier för att övervinna dem på egen hand.
Om du vill lösa specifika kompetensproblem med mentorskap är det dock viktigt att ha en strategisk approach. Så här gör du.
Utforma ditt mentorprogram
Definiera strukturen tydligt. Inkludera följande:
- Hur mentorer och adepter kommer att paras ihop
- Hur ofta kommer de att träffas?
- Hur länge kommer de att träffas?
- Hur de kommer att träffas, antingen enskilt eller i grupp
Sätt upp mål och förväntningar
Det primära målet med detta mentorskap är att hantera kompetensproblem. Uppmuntra därför mentorn och adepten att sätta upp mål för detta. Ett mål kan till exempel vara att ”lära sig att fatta beslut och presentera dem med självförtroende för ledningen senast i februari 2025”.
Utifrån detta kan mentorn träna adepten i självledarskap, beslutsfattande, övertygelse, kommunikation etc.
Använd ett verktyg som ClickUp Goals för att göra dessa mål synliga hela tiden. Du kan också dela upp dessa mål i uppgifter, vars slutförande bidrar till att målen uppnås.
Utbilda mentorer
Förmågan att vara mentor kan också vara en kompetensfråga. Förhindra det genom regelbunden utbildning för mentorer om:
- Aktivt lyssnande
- Uppmuntra feedback
- Samarbetsinriktad problemlösning
- Dela personliga erfarenheter
- Anpassa mentorskapet efter adeptens behov
- Mäta framsteg och optimera
ClickUp Dashboards är ett utmärkt verktyg för att mäta framsteg utifrån olika mätvärden. Anpassa instrumentpanelerna med valfria widgets och övervaka uppdateringar i realtid.
3. Främja en kultur av kontinuerligt lärande
Företag som erbjuder kontinuerliga utbildningsmöjligheter är 92 % mer benägna att vara innovativa och 37 % mer produktiva, enligt Deloitte. För att effektivt hantera kompetensproblem bör du skapa en kultur som värdesätter och stöder kontinuerligt lärande.
Lägg till lärande i dina företagsmål: Inkludera lärande som en del av medarbetarnas KPI:er. Du kan avsätta 10–15 % av en persons viktigaste resultatområden för kompetensutveckling.
Uppmuntra nyfikenhet: Skapa en trygg miljö där du och dina medarbetare kan ställa frågor, utforska nya idéer, experimentera och lära av misstag utan att behöva vara rädda för att bli dömda. Detta behöver inte ske i allmänt möten eller samlingar.
Dessa samtal kan ske i realtid och i sitt sammanhang med ett samarbetsverktyg som ClickUp. ClickUp Chat-vyn samlar alla samtal så att mentorer och adepter enkelt kan komma åt dem och fokusera sin uppmärksamhet på dem senare.
Skapa möjligheter till självstudier: Betala för prenumerationer på e-lärandeplattformar eller certifieringar så att dina anställda kan lära sig och utveckla sina färdigheter. Det är också bra att ha budget för att köpa böcker, delta i konferenser etc. som möjliggör informellt lärande. En ersättning eller stipendium för lärande och utveckling visar dina anställda att du investerar i deras utveckling och framtida beredskap.
En nybefordrad teamledare eller en teknisk chef från en annan bransch kan till exempel behöva stöd för att utveckla sina ledaregenskaper. I sådana fall kan självstudier vara det mest effektiva sättet.
4. Skapa lärandeinriktade utvärderingar
Människor arbetar mot det som de vet att de kommer att utvärderas på. Gör lärande och kompetensutveckling till en viktig prestationsmått för ditt team.
Om till exempel årets slutliga prestationsutvärdering inte innehåller några inlärningsmål finns det inget incitament för någon att vidareutbilda sig. Använd en programvara för kompetenshantering för att konsekvent göra följande:
- Inkludera lärandemål för varje anställd
- Granska regelbundet framstegen mot inlärningsmålen
- Få dem att tillämpa det de lärt sig i praktiken och utvärdera prestationsförbättringar.
Ovanstående kan kännas som ett heltidsjobb för ett team som arbetar med lärande och utveckling. På många sätt är det också så. Men att investera i att hantera kompetensproblem ger extraordinära fördelar.
Fördelar och utmaningar med att hantera kompetensproblem
Att hantera kompetensproblem ger organisationen följande fördelar:
- Ökad produktivitet genom att kunna utföra arbetet snabbare och bättre
- Förbättrad teameffektivitet som ett resultat av mer meningsfullt samarbete
- Bättre problemlösningsförmåga i hela organisationens hierarki
- Nöjdare medarbetare som motiveras av utvecklingsmöjligheter
- Ökad arbetsglädje, bättre moral och minskad personalomsättning
Det är dock inte bara en dans på rosor. Att hantera kompetensproblem medför också en rad utmaningar.
Till att börja med är det inte alltid trevligt att diskutera ”kompetensproblem”. Att säga till en anställd att hen har ett kompetensproblem kan uppfattas som en reprimand. För att övervinna detta krävs empati och uthållighet.
Ofta har organisationer inte resurser att utbilda/mentorera personal. Chefer och seniora medarbetare är också överbelastade med arbete, vilket gör att de inte har tid att hjälpa andra.
Sedan finns det det grundläggande problemet med att identifiera kompetensgapet i sig. Lägg till det Dunning-Kruger-effekten, där personer med låg förmåga eller kunskap överskattar sin kompetens. Denna fördomar bidrar till att kompetensbristerna består och begränsar möjligheterna till utveckling.
Gör kompetens till ett icke-problem med ClickUp
Förändring är oundvikligt, säger man. Tekniken kommer att förändras. Transformativa verktyg som GenAI kommer att fortsätta dyka upp. Mycket av det icke-kreativa arbetet kommer att automatiseras. Kompetenser som är populära idag kommer snart att bli föråldrade.
För alla organisationer som vill vara framgångsrika är det därför absolut nödvändigt att hantera kompetensfrågor.
Ännu viktigare är att kompetensproblem måste hanteras på ett strategiskt, organiserat och människocentrerat sätt. Du måste utarbeta utbildningsplaner, ta fram utbildningsmaterial, skapa inlärningsprojekt, sätta upp mål, hantera framsteg och mycket mer. Det är det enda sättet att skapa en hållbar väg för att lösa ditt kompetensproblem.
För att göra allt detta och mer behöver du ett robust projektledningsverktyg som ClickUp. Med gedigen kunskapshantering, uppgiftshantering, tidshantering, ett stort antal mallar för kompetensmatriser och en kraftfull AI har ClickUp allt du behöver för att förbereda dig för framtiden.
Planera, hantera och uppgradera talangerna inom din organisation på ett effektivt sätt. Prova ClickUp gratis idag.