5 viktiga organisatoriska färdigheter som kan främja din karriär

Oavsett om du är en professionell som leder ett team eller en arbetssökande som utforskar olika sätt att bygga din karriär, kan goda organisatoriska färdigheter hjälpa dig att nå dina mål.

Organisation förbättrar inte bara ditt skrivbord, utan också ditt sinne, vilket gör att du kan arbeta med flera projekt samtidigt och hålla reda på alla detaljer. 🧘

Lär dig mer om organisatoriska färdigheter, inklusive fem viktiga färdigheter som hjälper din professionella utveckling. Du får också tips om hur du kan lyfta fram dessa kompetenser när du söker jobb och tekniker för att förbättra dessa färdigheter.

Vad är organisatoriska färdigheter?

Organisationsförmåga är förmågor som hjälper dig att hålla koll på dina uppgifter, fördela din tid och utveckla processer för att prioritera och maximera dina insatser. De betraktas som mjuka färdigheter – personliga egenskaper snarare än tekniska färdigheter som gör att du kan hantera ditt arbete, interagera med kollegor och fatta beslut. ✅

Organisationsförmåga omfattar tidsplanering, prioritering och självmotivation. Dessa färdigheter gör dig till en mer effektiv medarbetare och förbättrar dina kommunikations- och förhandlingsfärdigheter, vilket kan vara till hjälp i alla delar av ditt liv.

I en undersökning uppgav faktiskt nästan 45 % av rekryteringscheferna att de letar efter organisatoriska färdigheter när de granskar kandidater till lediga tjänster.

Goda organisatoriska färdigheter gör att du kan arbeta med flera projekt samtidigt utan att tappa fokus. Du kan identifiera vilka arbetsuppgifter som behöver din uppmärksamhet först och vilka som kommer att ta mer tid än andra.

Denna information hjälper dig att prioritera och strukturera din schemaläggning för att maximera din tid.

5 organisatoriska färdigheter som främjar din karriär

Att förbättra dina organisatoriska färdigheter kan hjälpa dig att bli en bättre anställd och mer effektiv i allt du gör. Om du vill utveckla dessa färdigheter för att bli mer organiserad på jobbet eller lägga grunden för karriärutveckling i ett nytt jobb, bör du överväga dessa fem faktorer.

1. Tidshantering

Tidshantering är en organisatorisk färdighet som hjälper dig att avsätta rätt mängd tid till specifika uppgifter. Denna överförbara färdighet kan innebära att dela upp uppgifter på daglig, veckovis eller månadsvis basis. Det kan också innebära att du sätter upp ett schema för varje dag och delar upp det arbete du måste göra i hanterbara tidsperioder. ⏰

Tidshantering handlar inte bara om att planera din dag och hantera ditt schema effektivt. Det innebär också att veta när du ska säga nej om du redan har för mycket att göra. Det innebär också att delegera när någon i ditt team eller din avdelning är bättre på att hantera en uppgift.

I dagens digitala ålder innebär tidsplaneringsfärdigheter också att skapa system för att utnyttja din tid på bästa sätt. Ibland innebär det att använda automatisering och mallar, till exempel projektledningsmallar, för att påskynda specifika uppgifter. Det kan också innebära att registrera sig för ett projektledningsverktyg (hej, ClickUp!) som effektiviserar arbetsflöden.

2. Målsättning

Det är lätt att bli distraherad, särskilt om du inte har uppsatta mål som du försöker uppnå. Utan tydligt definierade mål kan du komma till kontoret och inte veta vad du ska arbeta med. Tydliga mål är viktiga organisatoriska färdigheter som säkerställer att du lägger dina ansträngningar där de gör mest nytta. 🏆

Du kan dock inte bara sätta upp ett enkelt mål och fortsätta. Dina mål bör vara genomförbara, uppnåbara och mätbara. Dessa mål bör passa in i en logisk tidsram, och du bör fastställa vilka mått du kommer att använda för att följa upp framstegen.

Här är några exempel på mätbara mål:

3. Beslutsfattande

Beslutsfattande är en av de viktigaste organisatoriska färdigheterna. Du kan inte fatta bra beslut om du inte är organiserad, eftersom du då inte har all nödvändig information. 🤔

För att fatta välgrundade beslut måste du veta så mycket som möjligt om frågan. Om du till exempel arbetar inom tillverkningsindustrin och har otillräckliga resurser måste du ta reda på vad som orsakar bristen och varför. För produktchefer kan detta vara ett problem i leveranskedjan eller ett problem på marknaden där kunderna inte längre behöver den produkt du arbetar med.

Du kommer att behöva fatta beslut i nästan alla jobb – oavsett om du är VD eller nyanställd. Dessa beslut innefattar att överväga risker innan du lanserar en ny satsning eller att inhämta synpunkter från andra teammedlemmar innan du gör ändringar i uppgiftskalendern. ⚖️

Att bygga upp solida beslutsförmågor gör det lättare att hålla deadlines, delegera uppgifter och nå mål. Det gör dig också till en mer effektiv ledare och någon som teammedlemmarna vänder sig till för råd när de fattar sina egna beslut.

4. Problemlösning

Oavsett om du är på en anställningsintervju eller vill bli mer effektiv i din nuvarande roll är det ett sätt att sticka ut från mängden att visa prov på problemlösningsförmåga. Det tar tid och ansträngning att bemästra dessa färdigheter, men när du väl har gjort det kommer du att kunna hantera svåra situationer på jobbet på ett bättre sätt. ⚠️

Problemlösning innebär att strategiskt tänka igenom ett scenario och utveckla flera lösningar. Scenariot kan innefatta en risk som hotar att omintetgöra ett projekt eller ett tekniskt hinder som hindrar dig från att slutföra ditt arbete. Hur du tänker kring problemet och utvecklar svar kallas problemlösning.

Det finns inte ett enda sätt att gå tillväga. I grund och botten kan en bra problemlösare överväga alla faktorer, brainstorma potentiella lösningar och sedan identifiera det bästa alternativet för att gå vidare. 💡

5. Teamwork

Samarbete och lagarbete är viktiga färdigheter som gör att du kan arbeta bra med kollegor. Dessa inkluderar effektiv kommunikationsförmåga, förståelse för olika arbetsstilar och tillämpning av konflikthanteringstekniker. Lagarbete innebär att skapa en trevlig arbetsmiljö som minskar missförstånd och motiverar teammedlemmarna att uppnå specifika mål. 🤝

Teamwork kan också innebära att delegera uppgifter och hantera relationer inom teamet. Om det till exempel uppstår ett problem mellan två teammedlemmar är det du som har ansvaret för att lösa konflikten.

Kreativt tänkande och att se på problemet från flera vinklar kan ge djupare insikter än att närma sig en utmaning från en persons perspektiv. För att göra detta måste du bygga effektiva relationer med alla du arbetar med.

Hur du visar upp och lyfter fram organisatoriska färdigheter i ditt CV

Organisationsförmåga är inte begränsad till tidsplanering, målsättning, beslutsfattande, problemlösning och lagarbete. (Även om dessa är VIP:ar! 🏅)

Det finns också fysisk organisation – som innefattar förmågan att rensa upp och göra din arbetsplats presentabel för kunder – samt planering, uppmärksamhet på detaljer och multitasking.

När du väl har förvärvat dessa organisatoriska färdigheter, visa upp dem på bästa sätt. På så sätt kan potentiella arbetsgivare och rekryterare snabbt se att du har vad som krävs för att lyckas. Här är några av de bästa sätten att lyfta fram dina organisatoriska färdigheter när du skriver ditt CV. ✨

1. Lyft fram organisatoriska färdigheter som matchar arbetsbeskrivningen

De flesta organisatoriska färdigheter är mycket eftertraktade för roller i alla branscher, så ta med dem i ditt CV. Se till att inkludera specifika organisatoriska färdigheter baserade på jobbeskrivningen, eftersom vissa arbetsgivare kan leta efter en specifik uppsättning färdigheter. I ditt personliga brev kan du lyfta fram hur du har använt särskilda organisatoriska färdigheter för att göra avtryck i tidigare roller. 🙌

Vissa företag använder AI-verktyg som sökandesystem (ATS) för att analysera CV:n efter specifika fraser. När du listar dina organisatoriska färdigheter, anpassa din formulering så mycket som möjligt efter den formulering som används i jobbannonsen.

2. Kvantifiera din erfarenhet med hjälp av mätbara exempel

I erfarenhetsdelen av ditt CV kan du lista hur du har byggt upp arbetsvanor och använt dina organisatoriska färdigheter för att nå framgångar i tidigare roller. Istället för att bara skriva att du kommunicerar effektivt kan du till exempel förklara mer detaljerat, till exempel: ”Jag utarbetade kommunikationsplaner för sju teammedlemmar och hanterade 15 möten för konfliktlösning.” 🎯

När det är möjligt, inkludera siffror som styrker din expertis. Oavsett om det handlar om att hantera flera uppgifter samtidigt genom att hantera ett visst antal projekt samtidigt eller att sätta upp specifika, mätbara mål, så ger siffror substans åt din portfölj.

Ta upp olika organisatoriska färdigheter, från att skapa projektplaner till att utarbeta standardrutiner, såsom arkiveringssystem eller system för att mäta kundnöjdhet. Varje färdighet bör lyftas fram på en separat rad i avsnittet om din erfarenhet, med fokus på hur du använde dessa färdigheter som en del av dina arbetsuppgifter och ansvarsområden.

3. Ange organisatoriska nyckelord i din kompetenslista och sammanfattningsavsnittet

Om ditt CV innehåller en lista över färdigheter, ange tydligt alla organisatoriska färdigheter som du vill lyfta fram. Håll detta avsnitt kort och använd punktlistor för att lista nyckelord som rekryteraren kan leta efter baserat på jobbannonsen.

Här är några exempel på organisatoriska färdigheter som du kan inkludera:

I sammanfattningen bör du återigen ta med organisatoriska färdigheter, men formulera dem som aktiva påståenden istället för en lista. Du kan till exempel skriva: ”Strategisk tänkare med dokumenterad arbetserfarenhet av att prioritera projekt och leverera dem i tid.”

Hur man förbättrar organisatoriska färdigheter

Här är några snabba tips för att förbättra dessa viktiga organisatoriska färdigheter. Från att skaffa certifieringar till att skapa genomförbara planer – du kommer att hitta nya sätt att utveckla dina organisatoriska färdigheter och bli mer effektiv på jobbet. 🛠️

Utvärdera din organisatoriska förmåga och skapa en plan

Innan du förbättrar dina organisatoriska färdigheter måste du veta vad du redan är bra på och vad du kan förbättra. Avsätt tid för att brainstorma dina befintliga färdigheter och skapa en arbetsplan för att uppnå dina mål.

För att maximera tiden och bekvämligheten kan du använda ett verktyg som ClickUps Whiteboard för att skriva ner en lista över färdigheter och lägga till sammanhang under varje punkt. Tänk på exempel på varje organisatorisk färdighet och var du kan förbättra dig. Skriv ner situationer där du effektivt har använt en organisatorisk färdighet och gör en andra lista över färdigheter som du inte har använt eller vill utveckla vidare. 🌱

När du har identifierat vad du är bra på och har tydliga exempel kan du hänvisa till din brainstorminglista när du går på en anställningsintervju eller fyller i en ansökan. Du kan också skapa en att göra-lista med färdigheter som du vill förbättra och skapa en tidsplan för att göra framsteg inom varje område under din jobbsökning.

Hantera och följ upp din tid

När du utför detaljorienterat arbete är det lätt att tappa tidsuppfattningen. Ibland innebär det att du lägger för mycket tid på en uppgift när du borde fokusera på något viktigare.

Använd ClickUps tidsspårning för att övervaka din tid för varje uppgift. En tidshanteringsmatris kan också hjälpa dig att fördela dina insatser mer effektivt.

Lägg till anteckningar i tidsspåraren för att markera varför något tog längre tid än väntat. Använd rapporter för att se hur mycket tid som har lagts på ett projekt eller en uppgift och granska dessa regelbundet för att skapa bättre planer för högkvalitativt arbete – och automatisera resten.

Sätt upp tydliga och genomförbara mål

Att sätta upp uppnåeliga och mätbara mål är nyckeln till att förbättra dina organisatoriska färdigheter. Istället för att sätta upp ett generellt mål som ”Hantera min tid bättre” bör du vara mer specifik.

Till exempel: ”Skapa en uppgiftskalender och tidsplan för att slutföra [projekt X] senast [datum].” Genom att sätta upp ett tydligt mål med resultat (i detta fall en uppgiftskalender och tidsplan) är det mer sannolikt att du håller ordning och kan mäta dina framsteg direkt. 📈

ClickUps målfunktion kan hjälpa dig att sätta upp mål för att förbättra dina organisatoriska färdigheter. Använd numeriska mål, uppgiftsmål och sant/falskt-mål för att följa dina framsteg. Skapa mappar för olika organisatoriska mål och använd översiktsvyn för att se dina framsteg för varje mått på ett och samma ställe.

Dela upp arbetet i hanterbara uppgifter

För vissa människor är det svårt att komma igång om projektet är för stort eller vagt. Förenkla din approach genom att dela upp större projekt i hanterbara uppgifter. Detta innebär inte bara att avsätta tid för varje steg, utan också att dela upp arbetet och prioritera det utifrån vikt.

ClickUp Tasks är det perfekta verktyget för strategisk planering och för att skapa en att göra-lista med fokus på att förbättra dina organisatoriska färdigheter. Det är enkelt att dela upp arbetet i mindre uppgifter, och med Dependencies kan du markera relationen mellan relaterade uppgifter. Lägg till prioritetsmarkeringar för att markera arbete som bör göras först och använd anpassade fält för att lägga till relevanta detaljer för varje uppgift. 🔖

Använd olika ClickUp-vyer, inklusive tavlor, listor och kalendertidslinjer, för att undvika missade deadlines. Med en etablerad struktur för att förbättra dina färdigheter blir det mindre troligt att du faller offer för prokrastinering.

Anmäl dig till certifieringar eller kurser

Vi behöver alla hjälp någon gång, och klassrummet – oavsett om det är online eller fysiskt – kan hjälpa dig att förbättra dina organisatoriska färdigheter. Anmäl dig till kurser för att skaffa dig kompetenser som problemlösning, förhandlingstaktik och konfliktlösning. Coursera erbjuder till exempel onlinekurser med certifieringar för att förbättra mjuka färdigheter som aktivt lyssnande och problemlösning.

Håll din arbetsplats ren

Oavsett om du arbetar på distans eller har en egen arbetsplats på företagets kontor, bidrar en ren och snygg arbetsplats till bättre organisation. Du riskerar inte att tappa bort viktiga dokument i röran och kan lättare hitta det du behöver för att fatta bättre beslut. 📌

Detsamma gäller för din digitala arbetsplats. Använd ett verktyg som ClickUp Docs för att samla alla dina standardrutiner (SOP) på ett ställe. Skapa mappar för att lagra liknande information och använd delningsbehörigheter för att förbättra samarbetet med teammedlemmarna.

Utveckla dina organisatoriska färdigheter med ClickUp

Goda organisatoriska färdigheter hjälper dig att skapa en bättre karriärplan, oavsett om du söker ett nytt jobb eller vill utvecklas i din nuvarande roll. Från att förbättra kommunikationen med ditt team till att samarbeta mer effektivt mellan avdelningar och hantera din tid bättre – att vara organiserad hjälper dig att nå dina mål.

Registrera dig på ClickUp idag och få tillgång till gratisverktyg som inbyggda kalendrar, tidsspårare och anpassningsbara uppgifter som ger dig allt du behöver för att förbättra dina organisatoriska färdigheter. Och eftersom ClickUp erbjuder automatiseringar, AI-assistans och mycket mer kan du njuta av en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Vanliga frågor

Vill du lära dig mer om organisatoriska färdigheter och utvecklas professionellt? Här är svaren på några vanliga frågor.

1. Varför är organisatoriska färdigheter viktiga?

Organisationsförmåga är viktigt eftersom det skapar struktur för företagets processer, sparar tid och förbättrar resursfördelningen. Att vara organiserad innebär att företag slösar mindre tid på oviktiga uppgifter och kan nå sina mål snabbare utan att distraheras.

2. Vad är starka organisatoriska färdigheter?

Starka organisatoriska färdigheter inkluderar:

3. Hur skulle du beskriva organisatoriska färdigheter?

Organisationsförmåga avser en persons förmåga att ha koll på saker som deadlines, prioritering av uppgifter och tidshantering. Dessa färdigheter innebär att skapa system för att hantera flera roller och komplexa projekt utan att tappa fokus på huvudmålet. 🤹