Hur blir man mer organiserad på jobbet? Praktiska tips och tricks

Hela arbetsdagen har gått, och du har jobbat som en mästare, men du har fortfarande inte uppnått allt du skulle. Din stressnivå är skyhög och arbetet fortsätter att hopa sig, så du är vid en punkt där du tror att du kan explodera.

Du undrar: ”Hur kan alla andra hantera sitt arbete så enkelt? Är mina kollegor Jim och Dwight helt enkelt smartare än jag?” Nej, det är de inte. Nyckeln till deras framgång på jobbet ligger i god organisation. 💡

Du tänker säkert: ”Jag vet det, men jag har inte förmågan.” Det har du visst. Organisation är inte något du föds med – du kan utveckla det genom övning.

I den här artikeln ger vi dig 15 praktiska tips på hur du kan bli mer organiserad på jobbet och åstadkomma mer på kortare tid.

Hur påverkar bristande organisation på jobbet ditt team?

Dålig organisation på jobbet minskar din produktivitet och ökar din stress. Förr eller senare tappar du kontrollen över din arbetsbelastning, missar deadlines och utvecklingsmöjligheter och drabbas av utbrändhet. Detta ökar naturligtvis din stressnivå ytterligare, och du hamnar i en ond cirkel.

Det blir ännu värre när du arbetar i ett team. En medlem som är oorganiserad kan leda till dålig kommunikation, orättvis eller ineffektiv resursfördelning, låg moral, missade deadlines, missnöjda kunder och till och med konflikter.

När du är en del av ett team är du en kugge i hjulet – om en del går sönder kan hjulet inte röra sig. Genom att förbättra dina organisatoriska färdigheter håller du teamets maskin välsmord och rör dig mot dina mål. ⚙️

Fördelarna med att vara organiserad på jobbet

En välorganiserad arbetsdag leder till mindre stress, ökad produktivitet och effektivitet samt att uppgifterna blir klara i tid. Med tiden kan goda organisatoriska färdigheter ge dig befordran och utvecklingsmöjligheter samt hjälpa dig att skapa ett rykte som en engagerad medarbetare med utmärkta arbetsvanor.

Om du är en del av ett team kommer dina kollegor att se dig som pålitlig och inte tveka att arbeta med dig i projekt. Dessutom kommer du inte ha några problem att kommunicera med kollegor och slutföra ditt arbete i tid, vilket säkerställer att projektet inte hamnar efter.

15 praktiska tekniker för att bli mer organiserad på jobbet

Vi har sammanställt 15 organisatoriska tips och strategier för att förbättra dina färdigheter och hjälpa dig att uppnå dina arbetsrelaterade mål.

1. Centralisera ditt arbete med en plattform för dokumenthantering

Att hoppa mellan appar och plattformar för att hitta den information du behöver kan vara mentalt utmattande och distraherande. Förbättra dina organisatoriska färdigheter genom att centralisera ditt arbete med ClickUp Docs.

Denna enastående funktion är ett dokumenthanteringscenter – den låter dig skapa, hantera, redigera och dela arbetsrelaterade dokument.

Anställdshandböcker, projektinformation, teknisk dokumentation, kontrakt, lönerapporter, fakturor eller utgiftsregister – se till att de är säkra och skyddade i ClickUp Docs. Arbeta tillsammans med ditt team för att finslipa befintliga dokument och skapa nya med maximal anpassningsbarhet.

Att ha allt på ett ställe kan minska stressen och se till att du inte slösar tid på att leta efter viktiga filer.

2. Dela upp din arbetsbörda i uppgifter

Anta att du är journalist och måste leverera en lång artikel före helgens slut. Istället för att få panik över antalet ord du måste skriva, dela upp arbetsuppgiften i mindre delar.

Låt oss säga att du har 9 000 ord att skriva på fem dagar. Artikeln har 30 underrubriker, vilket innebär att du kan skriva sex per dag. Eller så kan du sätta upp ett dagligt mål för antalet ord. Att uppnå dessa dagliga mål hjälper dig att hålla dig på rätt spår och övervaka dina framsteg.

ClickUp Tasks kan hjälpa dig att organisera och hantera din arbetsbelastning utan att känna dig överväldigad. Funktionen passar både för dig som arbetar ensam och i team. Lägg till ansvariga, sätt prioriteringar, dela upp uppgifter i deluppgifter, spåra och hantera tid, lägg till detaljer med anpassade fält och hoppa på organisationsståget. 🚂

3. Organisera dina dagar med en Kanban-tavla

En Kanban-tavla är ett agilt projektledningsverktyg, men vad har det med organisation att göra? Om du använder den på rätt sätt kan tavlan hjälpa dig att visualisera arbetsflöden och förbättra dina färdigheter inom uppgiftshantering.

Dela upp ditt arbete i uppgifter och gruppera dem efter status eller något annat valfritt kriterium. Du kan till exempel skapa tre kategorier:

Sortera dina uppgifter i motsvarande kategori och flytta dem när du bockar av dem på listan för att behålla fokus och hålla koll på din arbetsbelastning.

ClickUp Kanban-tavlor har ett drag-och-släpp-gränssnitt och massor av anpassningsalternativ, så du kan inte gå fel med dem. Dessutom stöder de teamsamarbete och är lämpliga för mer komplexa projekt.

4. Förbättra organisationen på ditt skrivbord

Forskning visar att oordning kan orsaka stress, vilket leder till dålig organisation, uppskjutande och kaos. Dessutom kan ett stökigt skrivbord vara en varningssignal för dina kollegor – de kan uppfatta dig som oorganiserad och likgiltig.

Att rensa skrivbordet löser inte problemet i grunden. Men det är definitivt ett första steg mot att komma tillbaka på rätt spår. Många uppger att de känner sig mer produktiva när de städar sina skrivbord. Det är inte så konstigt – när du har en städad arbetsmiljö kan du lättare hitta, blir mindre distraherad och känner dig mindre överväldigad. Detta gäller även dina digitala enheter. Rensa bort digitala störningar på din dator och i dina mobilappar för att göra plats för viktig information.

Rensa bort onödiga papper, organisera dina dokument i lådor med etiketter, använd förvaringslådor och förvandla dig själv till en produktivitetsmaskin. 🤖

5. Visualisera arbetsflöden med tankekartor

Om du är en visuell person kan du försöka förbättra dina organisatoriska färdigheter med hjälp av mind maps – diagram som sammanfattar dina idéer, tankar och arbetsflöden.

Du kan skriva ner din plan på papper eller använda ett avancerat alternativ som ClickUp Mind Maps. Förutom att du kan visuellt kartlägga dina processer, kan du med den här funktionen koppla ihop uppgifter, skapa beroenden och bjuda in teammedlemmar att bidra. På så sätt har du alltid koll på dina nuvarande och framtida uppgifter!

Om du inte vill eller inte vet hur man skapar tankekartor från grunden kan du använda en av ClickUps mallar för tankekartor.

6. Öka din koncentration med Pomodoro

Pomodoro är en teknik för tidshantering som vanligtvis innebär att man arbetar i 25 minuter och tar en fem minuters paus, med en längre paus (vanligtvis 15 minuter) efter fyra arbetsintervall.

Denna teknik kan hjälpa dig att minska distraktioner, skärpa fokus, upprätthålla motivationen och minska mental trötthet och utmattning.

Beroende på ditt yrke och din koncentrationsförmåga kan du justera längden på dina intervaller. Du kan till exempel arbeta i 30 minuter och ta en paus på sju minuter om du tycker att det fungerar bättre för dig.

Pomodoro har visat sig vara användbart för många människor, men det passar inte alla. Om det inte fungerar för dig, tvinga dig inte att använda det – det finns många andra alternativ för att bli mer organiserad.

7. Använd appar för måluppföljning

Att uppnå mål är tillfredsställande och motiverande. Om du har svårt att organisera dig kan du ha nytta av appar för måluppföljning. De låter dig dela upp din arbetsdag i mindre mål och bocka av dem på din lista efterhand.

Funktioner som påminnelser och tidsspårare hjälper dig att hålla dig på rätt spår. Använd appar med framstegsdiagram för att hålla dig ansvarig och se hur du har förbättrats över tid.

Det som är bra med dessa appar, jämfört med att skriva ner dina mål på ett papper, är deras flexibilitet. Du kan snabbt ändra dina delmål allteftersom du gör framsteg och strävar efter ständig förbättring.

8. Lär dig att prioritera

Orsaken till dina organisationsproblem kan ligga i dålig prioritering. Sanningen är att inte allt du gör är lika viktigt. Att försöka jonglera allt samtidigt leder till bristande fokus och slöseri med energi och tid på uppgifter som du inte behöver slutföra omedelbart.

ClickUp och dess över 15 vyer kan hjälpa dig att prioritera rätt uppgifter. Du börjar med att sammanställa en lista över alla dina uppgifter. Sedan gör du följande:

Du kan sätta deadlines, bestämma hur mycket arbete som krävs för att slutföra uppgifterna eller lägga till ytterligare kriterier som hjälper dig att prioritera effektivt. Gå tillbaka till dina listor då och då och omorganisera dem vid behov.

9. Var inte rädd för att delegera

Att försöka uppnå allt på egen hand och tacka nej till hjälp från kollegor visar på engagemang, men det kan snabbt slita på dig. Om du arbetar i ett team, var inte rädd för att delegera uppgifter till dina kollegor – att dela upp arbetsbördan hjälper dig att uppnå balans mellan arbete och privatliv och säkerställer att du har tillräckligt med tid att organisera dina dagar utan att känna dig överväldigad eller stressad.

Att delegera arbete kan vara svårare om du arbetar på distans. Lyckligtvis finns det verktyg som ClickUp som gör att du och ditt team kan arbeta som ett team och kommunicera tydligt även om ni inte befinner er på samma plats.

10. Skapa att göra-listor

Att-göra-listor är grunden för god organisation. Oavsett om du skriver en inköpslista eller sammanfattar ditt arbetsschema kan en att-göra-lista hjälpa dig att ta dig igenom dagen utan problem.

Du kan välja den traditionella vägen – ta en penna och ett papper och skriv ner dina uppgifter för att hålla dig fokuserad och organiserad. Eller så kan du använda en ClickUp-mall med färdiga sektioner för att hantera dina arbetsflöden. Oavsett vad du väljer är det klokt att prioritera uppgifter och sätta en tidsram för när de ska vara klara för att undvika att skjuta upp saker.

11. Minska distraktioner

Distraktioner är din värsta fiende – din telefon, TV, röriga omgivning och sociala medier avleder dig från ditt arbete.

Om du vill hålla fokus måste du säga adjö till distraktioner. Det betyder förstås inte att du ska kasta bort dina enheter. Sätt istället din telefon på DND (stör ej), stäng av TV:n och pausa aviseringar från sociala medier. Rensa ditt skrivbord och utrymmet omkring dig så att ingenting stör ditt fokus.

12. Använd en kalender för att hålla koll på dina uppgifter

Om du vill bli mer organiserad måste du börja tänka i förväg, och att skriva ner saker i en kalender kan vara vägen till framgång. Har du ett viktigt möte om två veckor? Skriv ner det så att du inte glömmer bort det. Skriv ner allt, från mindre uppgifter till stora projekt och evenemang.

Du kan också lägga till personliga aktiviteter och tilldela uppgifter i kalendern. På så sätt undviker du överlappningar och förvirring och får en tydlig bild av din tillgänglighet och arbetsbelastning.

ClickUp-kalendervyn kan hjälpa dig att planera och hantera tidslinjer och scheman, färgkoda poster för enklare navigering och ställa in prioriteringar.

13. Ta regelbundna pauser

Du är ingen maskin och kan inte arbeta non-stop – regelbundna pauser är en viktig del av en hälsosam arbetsdag. Under pauserna har du tid att slappna av, fokusera om och vila hjärnan. Dessutom kan du stretcha och få lite frisk luft.

När du inte tar pauser kommer din koncentration att minska vid någon tidpunkt. Du kommer att känna dig överväldigad och utmattad, vilket leder till att din prestation minskar. Dina uppgifter kommer att hopa sig och du kommer att tappa koll på dina prioriteringar och din arbetsbelastning, vilket leder till oordning.

Pauser kan verka som slöseri med tid, men de ökar faktiskt din produktivitet. Planera dem klokt och lyckas med dina arbetsdagar.

14. Prova tidsblockering

Hjälper det dig att hålla dig ansvarstagande och organiserad att skapa en detaljerad tidsplan? Du kan prova med tidsblockering – en produktivitetsteknik som går ut på att dela upp dagen i tidsintervaller som ägnas åt olika uppgifter. Denna hybrid mellan att-göra-lista och kalender kan minimera tidsslöseri och hjälpa dig att hålla fokus på dina mål.

Skapa dina scheman från grunden eller använd en av ClickUps mallar för tidsblockering. Skissa upp alla arbetsrelaterade och personliga uppgifter, lägg till tidsintervall och njut av den känsla av tillfredsställelse du får när du följer ditt schema.

15. Skapa en daglig rutin

Flexibla arbetstider och distansarbete ger dig friheten att arbeta när du känner dig som mest produktiv. Det betyder inte att du ska slöa och skjuta upp arbetet till sista minuten.

Många tycker att det är hjälpsamt att skapa rutiner. Forskning visar att beteenden kan bli vanor när de utförs konsekvent. Det innebär att om du börjar arbeta klockan 9 varje dag kommer det så småningom att bli en vana, så länge du håller dig till schemat.

Skapa en rutin som inte enbart fokuserar på arbetet. Ta en promenad innan du börjar arbetsdagen, planera in pauser och belöna dig själv för att du håller dig till dina planer genom att titta på ett nytt avsnitt av den TV-serie som stått på din lista! 📺

3 mallar för att hålla ordning på jobbet

Mallar med färdiga avsnitt kan hjälpa dig att hålla ordning, planera dina dagar och behålla fokus. Kolla in dessa tre ClickUp-mallar som kommer att göra dig till en organisationsmästare! 🧙

1. ClickUp Enkel arbetsplanmall

Behöver du visualisera dina uppgifter och tidsplaner? ClickUps enkla arbetsplanmall ger dig grunden för att skapa detaljerade scheman, organisera din arbetsbelastning och samarbeta med ditt team.

Mallen erbjuder två vyer: Projektplan och Projekt Gantt.

I projektplanvyn kan du lista alla dina uppgifter och lägga till information om dem med hjälp av anpassade fält. Som standard får du uppgifter om ansvarig, start- och slutdatum, prioritet, projektfas, projektets framsteg och kommentarer. Du kan vara så detaljerad som möjligt och hålla alla informerade.

Projekt Gantt-vyn visualiserar uppgiften från föregående vy i ett Gantt-diagram. Det hjälper dig att förstå tidslinjer och förhindra överlappningar, vilket förbättrar organisationen över hela linjen.

2. ClickUp Enkel mall för att-göra-listor

Att organisera och hantera arbetsflöden är inte komplicerat när du använder rätt verktyg. ClickUps enkla mall för att-göra-listor är det perfekta alternativet för alla som vill skapa lättöverskådliga sammanfattningar av uppgifter.

Med den här mallen får du två listvyer och en tavelvy. Den första, mer allmänna vyn är Alla uppgifter, där du anger dina och ditt teams uppgifter. Du kan lägga till:

Vyn kategoriserar automatiskt uppgifterna efter status (Att göra, Pågående, Blockerad eller Klar) för enklare navigering.

För att ytterligare sortera uppgifterna filtrerar vyn Prioriterade uppgifter bort de brådskande uppgifter som du har markerat som högprioriterade. Det hjälper dig att rensa bort störande faktorer och fokusera på uppgifter som kräver din omedelbara uppmärksamhet.

Status Board-vyn är en Kanban-tavla som omvandlar dina uppgifter till kort grupperade efter status. Använd ClickUps drag-och-släpp-gränssnitt för att flytta korten och organisera ditt arbete.

3. ClickUp-mall för daglig planering

En av de mest produktiva sakerna du kan göra för att förbättra dina organisatoriska färdigheter är att skapa en detaljerad plan för dina uppgifter. På så sätt håller du dig ansvarig, har maximal kontroll över din dag och minimerar risken för att något faller mellan stolarna. ClickUp Daily Planner Template är en enkel lösning på dina organisatoriska problem.

Som standard fokuserar mallen på dina personliga mål. I vyn Alla uppgifter visas uppgifter grupperade i två kategorier: Vanor och Personliga uppgifter. Men eftersom ClickUp-mallar är kända för sin anpassningsbarhet kan du ändra detta så att även försenade uppgifter visas.

Använd anpassade fält (som status, ansvarig, förfallodatum och prioritet) för att ange detaljer om dina uppgifter och hantera arbetsflöden med självförtroende.

I tavlevisningen visualiseras dina uppgifter på en Kanban-tavla, medan kalendervisningen hjälper dig att planera tidslinjer och scheman.

Håll ordning på ditt arbete med ClickUp

Dålig organisation kan hindra dig från att lysa som den stjärna du är. ⭐

Oavsett orsaken till din bristande organisation kan ClickUp hjälpa dig. Dess mallar, integrationer med över 1 000 appar, över 15 vyer, alternativ för processkartläggning och verktyg för tidshantering kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår och bli en expert på organisation.

Prova ClickUps gratisversion och upptäck varför världen har blivit galen i denna användarvänliga plattform!