En digital guide till att skapa en produktiv arbetsplats

Att rensa upp i din digitala arbetsmiljö kan vara en omvälvande upplevelse... när du har rätt verktyg och vanor för att organisera på ett ändamålsenligt sätt. Om du har skjutit upp att organisera hundratals eller till och med tusentals filer – du är inte ensam!

Att skapa ett hållbart arkivsystem som är värt att lägga upp på Pinterest kändes som en plåga för mig. Det förändrades efter att jag genomfört några enkla projekt för att rensa upp. Nu känner jag mig inspirerad av min arbetsplats, och det är precis vad jag önskar för dig!

Du kanske fastnat och undrar var du ska börja och frågar dig: ”Hur rent är rent?” Jag kommer att guida dig genom åtta hanterbara digitala projekt för att rensa upp och visa hur ClickUp kan hjälpa dig att bygga upp omedelbara organisationsvanor. 🌱

Vägen till ett digitalt uppstädande tankesätt

Det är vårt ansvar att regelbundet ta ett steg bort från tekniken för att granska vårt välbefinnande. Sanningen är att denna inställning att "spara eller ångra" är det som uppmuntrar vår tendens att samla på oss digitala saker, vilket är fienden i vår strävan efter produktivitet på arbetsplatsen.

För att få ordning på våra röriga enheter måste vi först ta reda på vad som bidrar till röran.

Datorns skrivbord

Arbetsapplikationer

Mobil/surfplatta

Den goda nyheten är att när du väl har börjat bygga upp organiseringsvanor kommer mängden rensning du behöver göra att minska med tiden! ✨

Vad kan du förvänta dig att känna när du börjar rensa upp bland dina enheter? Till en början kommer du att känna dig överväldigad:

Följt av några skratt från minnenas allé:

När projektet är klart kommer du äntligen att känna en enorm lättnad.

Innan vi börjar är det viktigt att notera att du inte behöver följa denna guide till punkt och pricka för att få ett perfekt arbetsflöde för att rensa upp. Organisera gärna som du brukar, men jag uppmuntrar dig att experimentera lite! 🧠💡

Här är åtta digitala projekt för att rensa upp som du kan göra för att komma igång med din digitala rensningsresa.

8 digitala projekt för att rensa upp

1️⃣ Rensa mappen Nedladdningar

Slumpmässiga PDF-nedladdningar och dubbla skärmdumpar – de måste bort! Börja med att ordna den här mappen i en lista och sortera dem efter filtyp så att du enkelt kan radera dem i grupper. Det hjälper mig att snabbt hitta och radera alla PNG-filer, zip-arkiv, GIF-filer och HTML-mappar från mina tidigare projekt som jag vet att jag inte behöver längre. När den här första genomgången är klar kan du gå vidare med resten som kräver extra uppmärksamhet. 🔎

Tips: Om du använder en Mac väljer du en fil (eller en grupp filer) och trycker på mellanslagstangenten för att förhandsgranska filen. Tryck sedan på mellanslagstangenten igen för att stänga filen. På så sätt kommer du snabbare igenom röran istället för att öppna och stänga enskilda filer!

2️⃣ Organisera din Google Drive

Google Drive liknar mappen Nedladdningar eftersom den snabbt kan fyllas med kopior av kopior av kopior av halvfärdiga dokument. Ordna dina filer i rutnät- eller listvy och ta bort allt som inte fyller någon funktion. 🗑

Tips nr 1: Ta organiseringen av Google Drive ett steg längre genom att ändra din standardhemsida från Mitt Drive till Prioritet. Detta hjälper dig att känna dig mindre överväldigad genom att du ser det som är viktigt istället för hela ditt bibliotek när du öppnar Google Drive.

Överst på sidan Prioriteringar finns en snabbåtkomstkarusell med enskilda filer som har öppnats ofta. Längst ner på sidan händer det verkliga magin! Du kan skapa Arbetsytor för att komma åt de viktigaste eller mest aktiva filerna utan att flytta dem från deras ursprungliga plats. 📍

Tips nr 2: Om du sällan använder panelen Föreslagna högst upp i Google Drive kan du stänga av den här funktionen genom att klicka på kugghjulsikonen > Inställningar > avmarkera Förslag.

3️⃣ Samla ihop webbläsarens bokmärken och tillägg

Bokmärken och tillägg borde hjälpa oss att få ut det mesta av vår onlineupplevelse. Om detta område i din digitala miljö är överbelastat, här är några förslag för att förenkla:

Tips: Utan överdrift, ClickUp Chrome Extension är en game-changer. När jag forskar för mitt nästa projekt bokmärker jag mellan 8 och 12 webbplatser per session. Det är en sammanställning av textkällor, YouTube-videor och inspiration. Istället för att spara dem i en Chrome-mapp och glömma bort dem, bokmärker jag dem med ClickUp Chrome Extension! Det synkroniseras med mitt ClickUp-konto tillsammans med resten av mitt arbete och en kort anteckning om syftet som jag lämnat till mitt framtida jag. Om du bara tar med dig en sak från den här guiden, låt det vara detta: ladda ner ClickUp Chrome Extension! 🆓

4️⃣ Töm e-postinkorgen

Man kan utgå från att varje person har mellan tre och fem e-postkonton:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com eller Yahoo! Mail från ungdomen 2. Gmail (eftersom det inte var AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com eller Yahoo! Mail från ungdomen) 3. Ett arbetskonto 4 & 5. Konton med olika versioner av vårt namn

Börja med ett e-postkonto – ditt privata eller ditt jobbkonto – genom att sortera, radera eller arkivera meddelanden. Om du är osäker på var du ska börja finns här några alternativ:

Tips: Om du använder Gmail går du till sökfältet och klickar på ikonen Visa sökalternativ. Leta reda på alla e-postmeddelanden som är större än 5 MB eller 10 MB och ta bort eller arkivera dem.

När du har rensat bort allt skräp är det dags att organisera! Med några få tekniker kan du börja utveckla dina färdigheter inom e-post- och tidshantering och få mer tid över i din vardag. Så här gör du:

1. Undvik att använda en flernivåstruktur för att arkivera e-postmeddelanden. Så småningom kommer du att lägga till fler undermappar som skapar mer oordning. Du kommer att slösa tid på att justera ditt system varannan månad för att anpassa det till nya uppgifter, projekt och korrespondens som kommer in. Använd istället kategorier och etiketter för e-postmeddelanden och flytta dem från din inkorg. När du behöver söka efter ett specifikt e-postmeddelande söker du helt enkelt efter taggen eller kategorinamnet.

2. Skapa en rutin för e-post. Innan ClickUp var en "normal" arbetsdag för mig att tömma inkorgen. Varannan timme gick jag på möten, men sedan var det tillbaka till inkorgen. Mot slutet av dagen, runt klockan 15, började jag med mina egentliga arbetsuppgifter, men då var min hjärna helt utmattad efter att ha bearbetat e-post hela dagen. Det här är inte möjligt för alla, men om du tränar dig att kolla e-post ett par gånger om dagen kan du skapa tidsblock i din dag för att få saker gjorda.

3. Använd din e-postleverantörs funktioner för att optimera din produktivitet. Genvägar, kategorier, taggar, regler, etiketter, allt! Det är värt att lära sig och implementera dessa funktioner, eftersom de sparar hjärnkapacitet och tid – två viktiga resurser som du behöver varje dag.

Om du är intresserad av produktivitetstips för Outlook eller Gmail, låt oss veta i kommentarerna nedan!

5️⃣ Ladda upp foton och skärmdumpar till molnet

Spara utrymme på din enhet genom att flytta foton till molnbaserad lagring som iCloud eller Google Fotos. För foton som du vill behålla på din telefon, gå igenom ditt bibliotek och rensa bort dubbletter, bilder av roliga memes och oavsiktliga skärmdumpar av alarmen.

Tips: Google Fotos har en funktion som kategoriserar stora foton och videor, suddiga foton, skärmdumpar och andra appar så att du snabbt kan granska och ta bort dessa filer. Om du har en Apple-enhet kan du filtrera efter medietyp.

6️⃣ Rensa dina sociala flöden

Ger dina sociala medier mervärde till ditt liv? Utbildar, inspirerar eller får de dig att känna dig kopplad till positiva människor? Detta kan vara det viktigaste projektet för att rensa upp på denna lista, eftersom alla kan göra det. Det finns en hel värld utan sociala medier som väntar på att du ska spendera tid på att göra saker för dig själv eller med andra människor.

Om städning för dig innebär att inaktivera dina konton i några veckor eller månader, är det helt upp till dig! Men om det känns extremt, kommer en enkel uppstädning varje månad eller så att börja gynna din mentala hälsa:

Om du hanterar sociala mediekonto för ditt företag, överväg att använda en enhetlig social inkorg. Med ett sådant verktyg sparar du tid som du vanligtvis lägger på att växla mellan flikar, konton och enheter och undviker att ge efter för många distraktioner.

7️⃣ Ordna hemskärmarna

Ta bort alla onödiga anteckningar och applikationer, och organisera sedan det som är kvar. Beroende på hur du föredrar att organisera dina applikationer, här är några förslag på struktur:

1. Organisera efter mapptyp. Gruppera applikationer efter deras syfte (produktivitet, sociala medier, arbete, fotografi, resor).

2. Tänk på hur du håller din telefon eller surfplatta. Placera de appar du behöver snabb tillgång till längs skärmens kanter.

3. Markera dina mest använda eller viktigaste appar. Begränsa vad som visas på dina startsidor utan att behöva söka.

8️⃣ Optimera ditt projektledningsverktyg

Om du använder ett projektledningsverktyg för skolan eller jobbet är det troligt att du har en skattkista av information och anteckningar utspridda över hela programvaran. Det är okej! Vi upplever alla denna oordning eftersom vi ständigt går vidare till något nytt och nästa steg. Vi säger till oss själva: ”Meh, jag gör det senare. ” 🤷‍♀️

Börja rensningsprocessen genom att rensa din hemdashboard och arkivera tidigare arbete:

1. Avsluta kvarvarande uppgifter

2. Arkivera korrespondens

3. Arkivera viktiga dokument (fakturor, projektbeskrivningar)

4. Ta bort föråldrade rapporter

Tips: Nyckeln till framgångsrika (och stressfria) projekt är att följa ett skalbart system som är tillförlitligt. Om du har ett välfungerande projektlednings- eller organisationsverktyg, utnyttja de tillgängliga funktionerna och organisera ditt arbete.

Där har du det – åtta projekt för att bli av med röran!

Är du redo för nästa nivå av uppstädning och organisering? Möt ClickUp, en anpassningsbar, allt-i-ett-arbetsplats som förenklar arbetet och hjälper dig att få mer gjort. 👋

Hur du använder ett gratis ClickUp-konto för att skapa omedelbara organisationsvanor

Det är aldrig för tidigt att börja organisera dina filer för bättre produktivitet! Istället för att vänta på att röran ska hopa sig, avsätt tid varje månad för att rensa upp i dina enheter. Det är här ClickUp kommer in i bilden:

1. Ställ in en månatlig återkommande uppgift i ClickUp för att rensa dina digitala arbetsplatser. Åta dig att följa ett digitalt städschema en gång i månaden med checklistor så att du vet exakt vad du ska göra när det är dags.

2. Spara utrymme på dina enheter genom att använda ClickUp-påminnelser och -uppgifter. Flytta projektrelaterade skärmdumpar, anteckningar och filer till din ClickUp-arbetsyta så att ingenting faller mellan stolarna.

3. Få tillgång till ClickUps viktigaste funktioner utanför plattformen på vilken enhet som helst. Slipp besväret med att växla mellan flera app-system för att hålla ordning och få jobbet gjort.

4. Använd ClickUp Chrome Extension när du surfar på internet. Det är verkligen en game changer!

Om du är ny på ClickUp kan du kolla in den här enkla kurslektionen från ClickUp University för att med självförtroende skapa din digitala uppstädningsuppgift! ⬇️

En avslutande tanke

Vad skulle du kunna göra med extra tid i din vardag? Lära dig en ny färdighet? Umgås med dina nära och kära? Ta en tupplur?

Oavsett ditt svar kan vi alla enas om en sak: att skapa positiva, hållbara vanor gör oss inspirerade, produktiva och självsäkra. Vi behöver inte de mest avancerade systemen eller den perfekta estetiska utformningen för att tillfälligt motivera oss att få saker gjorda.

Du kan genomföra alla projekt för att rensa upp som beskrivs i den här artikeln utan dem. Ta det lugnt och kom ihåg att genom att göra det här arbetet nu kommer du att bli mindre överväldigad med tiden. 😌 🖥 📱

Anmäl dig till vårt månatliga nyhetsbrev för att få ännu fler tips och trender om hur du skapar dina bästa arbetsflöden direkt till din inkorg.