De 30 bästa organisationsverktygen som hjälper dig omedelbart

Verktyg som hjälper dig att hålla ordning är lite som ogräs – nya dyker upp varje dag.

Om du vill hålla ordning kan du prova ett nytt verktyg varje dag från söndag till lördag utan att komma närmare ditt mål.

En del av att använda verktyg och tekniker handlar om din inställning. Du måste använda verktyget för att det ska fungera för dig.

Vad menar jag med det?

Det innebär att du verkligen provar det, lägger till dina uppgifter, anteckningar, planer och påminnelser för att se om det fungerar.

Vissa föredrar att organisera sig med enbart digitala appar, medan andra föredrar analoga verktyg i kombination med digitala alternativ.

Men målet med alla verktyg – digitala eller analoga – är att hjälpa dig att hålla reda på allt.

Ibland har vi alla våra egna preferenser när det gäller det.

Det viktigaste är att inte låta något falla mellan stolarna.

Personligen använder jag en kombination av digitala och analoga verktyg, och jag kommer att lyfta fram några av dem nedan.

Oumbärliga digitala organisationsverktyg

1) Projektledningsprogramvara som ClickUp

Hur får ClickUp så bra recensioner?

Vad skiljer det från alla andra produktivitetsverktyg och projektledningssystem som finns på marknaden?

Andra gillar det som ett personligt verktyg för uppgiftshantering eller för Get Things Done -metoden.

Bonus: GTD-programvara!

Att implementera ett förstklassigt projektledningssystem hjälper dig också med din strategiska planering, eftersom du kan kartlägga mål, förstå resurser och tolka tidsuppskattningar med ett ögonkast.

En annan anledning till varför så många användare älskar ClickUp?

ClickUp har en funktionsreleasekalender som är oöverträffad i branschen. På kort tid har ClickUp byggt in flera vyer i sin produkt, inklusive en listvy, tavelvy och tidsvy som gör det enkelt att lägga till uppgifter.

ClickUp lägger kontinuerligt till specialfunktioner som användarna uppskattar, till exempel:

ClickUp fortsätter att förbättras samtidigt som det erbjuder fantastiska erbjudanden för sina gratis- och premiumabonnemang.

Andra alternativ:

2) Molnlagring av dokument som Dropbox

Rapporter, säljpresentationer eller nytt marknadsföringsmaterial – allt kan lagras med Dropbox. Det jag gillar med Dropbox är att det är enkelt att växla mellan dina personliga och professionella filer med bara några få klick.

Att upprätthålla balansen mellan arbete och privatliv innebär ibland att man måste eliminera friktionspunkterna mellan de två, och Dropbox gör definitivt det.

En annan bonus? Användarna kan granska dokument, lägga till egna kommentarer och sedan diskutera fram och tillbaka om det finns några frågor. Det är en del av en framgångsrik arbetsflödeshantering.

Dropbox integreras också smidigt direkt i ClickUp, så att du kan länka dina dokument direkt till den uppgift som de gäller.

Andra alternativ:

3) Anteckningsappar som Google Keep

De flesta inlägg kommer att placera Evernote i denna kategori, men jag bytte nyligen till Google Keep och har inte ångrat mig.

Naturligtvis har den den enkla användbarhet som Google är känt för, tillsammans med en koppling till övriga verktyg i G-suite.

Det är mycket enklare att organisera anteckningar i mappar, och webbklipparen kan hjälpa dig att hämta URL:er eller anteckningar från din webbläsare. Det är bättre verktyg än vad Google Keep har, men den dagliga användbarheten gjorde det värt att byta för mig.

Evernote har också höjt sina priser under de senaste åren och har uppmuntrat användarna att övergå till Evernote Business. Innan du tar steget till Evernote Business bör du se till att kolla in många alternativ och andra anteckningsappar.

Andra alternativ:

4) Programvara för hantering av affärsprocesser som Process Street

Här är något som låter tråkigt men är superhjälpsamt: affärsprocesshantering.

Programvaran hjälper dig att automatisera uppgifter som datainmatning och rapportering, så att du slipper göra det manuellt. Det är arbete som måste göras, men som folk inte riktigt gillar att göra.

Om du kan systematisera det har du större chans att det blir korrekt, punktligt och återkommande. Dessutom hjälper programvara för hantering av affärsprocesser till med alla övergångar, oavsett om det handlar om en anställd som lämnar företaget eller en hel grupp som omplaceras.

Om alla processer registreras och automatiseras blir det mycket enklare att ta sig an arbetet. Det gör det också möjligt att beräkna viktiga affärsindikatorer som marginal och påslagskalkylator.

Process Street är ett bra alternativ eftersom det är gratis och kan kopplas till många av de appar du redan använder. De skapar mallar åt dig, och sedan kan Process Street upprepa dessa mallar så ofta du behöver.

De tillhandahåller även checklistor så att du kan följa upp och följa med i framstegen. Process Street har även formulär som du kan använda om du behöver registrera många kontakter på en återkommande basis.

Process Street har ett mycket bekant gränssnitt som ser ut som ett tomt dokument. Du kan lägga till videor eller bilder längs vägen för att visa någon de exakta stegen som behövs för att slutföra en uppgift.

Andra alternativ:

5) Kunskapshantering som Notion

Om du söker på ”kunskapshantering” kommer du snabbt att hamna i två olika läger.

En av dem är avsedd för kundservice och helpdeskinformation, den andra för intern lagring av företagsdokument, historik och processer.

Ett kunskapshanteringssystem är ett ställe där team kan lagra viktiga mötesanteckningar, gamla arkiv eller företagsdokument. Dessa har ett mer hierarkiskt system än molnlagring av dokument.

När jag har använt kunskapshantering tidigare har vi ofta använt det tillsammans med Dropbox eller Google Drive. Dropbox och Google Drive användes för aktiva dokument som var under granskning, och när de var färdiga flyttade vi dem till vårt kunskapshanteringssystem.

Precis som affärssystemen kan dessa verktyg användas för att föra register över ditt företags utveckling.

Notion.so är ett utmärkt verktyg för detta tack vare sin enkelhet. Det är lätt att organisera, börja skriva eller lägga till en tabell utan att behöva tänka för mycket på krångliga menyer. Du kan samla in och lagra informationen och organisera den senare om det behövs. Förutom mötesanteckningar erbjuder Notion också några praktiska verktyg som kalendrar och att göra-listor.

Andra alternativ:

6) Appar för arbetsautomatisering som Zapier

Zapier är som en lång kedja som kopplar samman hela internet.

Kanske inte hela internet, men definitivt alla de samarbetsverktyg på arbetsplatsen som du använder mest. Det omvandlar alla dessa små, detaljerade digitala uppgifter (som att kopiera från Google-kalkylblad) till automatiserade uppgifter.

De har tänkt på alla små uppgifter som behöver göras mellan verktygen och skapat sätt för dem att samarbeta. Eftersom de har tusentals verktyg i sitt ekosystem kan du kombinera verktyg på sätt som du kanske aldrig hade kunnat föreställa dig.

Låt oss ta ClickUp som exempel. Ja, ClickUp är en del av Zapier-systemet och utnämndes till en av deras snabbast växande appar 2018!

Om du till exempel använder en Hubspot-landningssida för marknadsföring kan du ställa in en Zap så att alla formulär som skickas in automatiskt konverteras till en uppgift i ClickUp.

Det kan finnas olika användningsområden för det, men det är bra att veta att du har det! Det är en game changer för hela din marknadsavdelning.

Andra alternativ:

7) Mindmapping-verktyg som Bubbl.us

Mindmapping-verktyg är utmärkta för att få ner dina idéer på papper (eller på skärmen, så att säga). Ett av de bästa är Bubbl.us. Du kan skapa former, skriva ner dina idéer och sedan koppla ihop dem och fylla i varje cirkel efterhand.

Mindmapping är en av de bästa brainstormingteknikerna och Bubbl.us är ett snabbt sätt att göra det på.

Andra alternativ:

Bonus: Kolla in vår guide om digital rensning!

Oumbärliga analoga organisationsverktyg

Enligt min mening är en av de saker som har gått förlorad i vår nuvarande kultur rekommendationen av analoga eller fysiska produkter tillsammans med de digitala rekommendationerna.

Det är mycket lättare att göra digitala verktyg "virala" eller något liknande, men de två har orättvist ställts mot varandra. Många använder dagplanerare, anteckningsböcker och dagböcker tillsammans med sina digitala verktyg för att utföra sitt arbete.

Människor samarbetar med en blandning av olika verktyg och alternativ, inklusive sådana som du kan ta på. I det här avsnittet tittar vi på några analoga produktivitetsverktyg som hjälper dig att hålla ordning.

8) Dagplanerare som Ink + Volt

Ink + Volt-planeringskalendern är en av mina favoriter. Den är robust, snygg (men inte för affärsmässig) och tydligt inriktad på mål – både månads-, vecko- och dagsmål.

Det ger mig en bred överblick över mitt liv – från arbetsmöten till privata möten – och hjälper mig att sätta upp personliga och arbetsrelaterade mål. Det är en utmärkt kombination för att nå framgång inom båda områdena.

Ink + Volt-planeringskalendern presenterar också månatliga utmaningar som hjälper dig att förbättra din livskvalitet.

Andra rekommenderade alternativ:

9) Dagbok som Leuchtturm1917

Vad, ingen Moleskine? Nej, tomma sidor är ute och prickar är inne. Hardcore-antecknare vänder sig till den här eftersom det bokstavligen är så mycket lättare att koppla ihop prickarna.

Punkterna ger författare en naturlig avgränsning mellan rader och idéer. Det är också mycket enklare att skapa kolumner.

Dessa prickar är också perfekta för den populära bullet journaling -trenden.

Andra alternativ:

10) Indexkort och klisterlappar

Om du vill satsa helt på det analoga organisationssystemet behöver du indexkort och klisterlappar. Dessa är praktiska för att skriva snabba anteckningar och påminnelser, och till och med för att sätta upp mål.

Indexkort är inte särskilt tjocka, så du kan förvara dem i kanten på din dagbok och ta med dig dem. Post-it-lappar kan du ha vid din dator och använda för att lämna påminnelser till andra.

Vissa använder till och med indexkort för att skapa sitt eget GTD-system, vilket vi... återigen... inte nödvändigtvis rekommenderar.

Indexkort och post-it-lappar är utmärkta för brainstorming och idégenerering, men jag skulle inte lita på dem för att hantera alla detaljer i dina projekt. I slutändan är det helt enkelt inte säkert för dina idéer.

De kan blåsa iväg, hamna i papperskorgen och sedan tömmas av städpersonalen på natten. Det är helt enkelt inte logiskt.

Men om jag ska köpa indexkort och klisterlappar föredrar jag de stora, så att jag kan skriva mycket på dem.

Alternativ:

Slutsats: Vilka organisationsverktyg passar dig bäst?

När du letar efter organisationsverktyg måste du väga vad som är rätt för dig personligen mot vad du kan använda för ditt företag eller din arbetsplats.

Dessa organisationsverktyg kan hjälpa dig i båda situationerna, det beror bara på om de kan skalas eller inte. En dagbok hjälper dig att hålla ordning på dina personliga angelägenheter, men det är svårt att dela den med dina kollegor (om du inte tar foton!).

De mer samarbetsinriktade verktygen som ClickUp kan hjälpa dig att hålla ordning på dina personliga uppgifter, anteckningar och att göra-listor, samtidigt som du kan dela uppgifter och idéer med andra teammedlemmar.

Det är inte lika enkelt att göra med post-it-lappar och indexkort.

Fler resurser för samarbete: