Har du någonsin skrivit ett e-postmeddelande till ditt team och fått förvirrade svar eftersom ditt meddelande inte var tydligt? Eller kanske har du skickat ett meddelande och senare insett att det innehöll stavfel som kunde leda till missförstånd?
Enligt Forbes uppger så många som 40 % av arbetstagarna att dålig kommunikation minskar deras förtroende för ledningen och deras team. För distansarbetare var siffran 54 %.
Förlorad tid är en av de värsta konsekvenserna av dålig kommunikation, och att motverka detta är viktigare än något annat.
Effektiv skriftlig kommunikation är nödvändig oavsett om du försöker bygga upp kamratskap i teamet eller utforma marknadsföringskampanjer. Från ingenjörer som förmedlar tekniska specifikationer till vårdpersonal som dokumenterar patientvård – tydligt skrivande säkerställer noggrannhet och undviker kostsamma misstag.
Juridiska avtal och finansiella rapporter är beroende av ett precist språk för att undvika missförstånd. Även kreativa områden som design är beroende av skriftlig kommunikation för förslag, presentationer och kundmöten. Skriftlig kommunikation överbryggar kulturella klyftor och överskrider tidszoner.
Låt oss utforska hur du kan förbättra dina skriftliga kommunikationsfärdigheter på jobbet och slippa de där otrevliga uppföljningsfrågorna som "Vad menade du?".
Varför är skriftlig kommunikationsförmåga viktigt?
Tänk dig följande scenario: Michael är en utmärkt medarbetare som presterar exemplariskt. Han har en extraordinär förmåga att undersöka marknaden och gräva fram information som ingen annan kan hitta. Hans branscherfarenhet och forskningsfärdigheter gör honom till en värdefull tillgång för företaget.
Men när han översätter sina resultat till en rapport leder det ofta till förvirring. Informationen är sällan strukturerad, det finns grammatiska fel och sammanhanget saknas.
Varför händer detta? För att skriftlig kommunikation inte är hans starka sida.
Så här kan starka skriftliga kommunikationsfärdigheter hjälpa Michael:
- Visa ledarskapsförmåga: Förmåga att formulera idéer och lösningar på ett lättförståeligt sätt som lyfter fram din förmåga att leda ett team.
- Förbättra den operativa effektiviteten: Det minimerar risken för missförstånd och fel, vilket effektiviserar och påskyndar processerna.
- Bättre professionella relationer: Skapar förtroende och tillfredsställelse inom teamen och med externa intressenter.
- Underlätta kollektiv tillväxt: Driver övergripande tillväxt och framgång inom en organisation genom effektiv kommunikation och förbättrade ömsesidiga relationer.
Låt oss titta på olika typer av skriftlig kommunikation som kan hjälpa anställda som Michael att bättre förmedla sina resultat och få större genomslagskraft genom sitt arbete.
Typer av skriftlig kommunikation
Allt du ger till en annan person i skriftlig form utgör skriftlig kommunikation.
Det kan vara formell eller informell kommunikation och kan ha olika omfattning.
Formell kommunikation
Beslut, förslag och avtal är alla en del av den formella kommunikationen som stödjer professionella interaktioner. Formell skriftlig kommunikation omfattar:
- E-post: Enligt den senaste e-poststatistiken skickas och tas emot 300,4 miljarder arbetsrelaterade e-postmeddelanden varje dag. Intern kommunikation mellan kollegor, team och avdelningar, samt extern korrespondens med kunder, leverantörer och intressenter, sker via e-post.
- Memorandum och meddelanden: Dessa är en del av den interna kommunikationen och behandlar frågor som mötesannonser och policyändringar.
- Rapporter: Affärsrapporter är omfattande dokument som används för att presentera data, finansiella resultat, individuella eller teamets prestationer, projektets framsteg och resultat.
- Förslag: Affärsförslag, projektförslag och dokumentation är en viktig källa för att dela idéer med befintliga och potentiella kunder.
Informell kommunikation
Det är inte alltid nödvändigt att skriva ett utkast till ett e-postmeddelande eller göra en rapport. Ibland behöver du bara utbyta enkla meddelanden, särskilt när det gäller kommunikation i hybridarbetsmiljöer. Exempel på sådan informell skriftlig kommunikation är:
- Textmeddelanden: Mindre formell interaktion mellan kollegor sker via snabbmeddelanden för att få snabbare svar.
- Interna nyhetsbrev: Förutom nyhetsbrev som skickas till externa prenumeranter skickar företag ibland ut interna nyhetsbrev med informella uppdateringar och meddelanden om företagets evenemang eller verksamhet.
Så, hur kan du förbättra ditt skrivande på jobbet? Läs vidare för att ta reda på det!
Hur du förbättrar skriftlig kommunikation på jobbet
Att bemästra skriftlig kommunikation är inte så svårt om du har rätt riktlinjer. Vi har skapat en steg-för-steg-guide som hjälper dig att täcka alla grunder och förstå betydelsen av skriftlig kommunikation.
1. Börja med grunderna: Repetera grammatik och stavning
Det mest grundläggande kravet för tydlig och lättförståelig kommunikation är grammatisk korrekthet.
En mening som följande kan orsaka förvirring:
John förbereder presentationen från förra veckan.
Det är oklart om presentationen förbereddes förra veckan och är färdig eller om den håller på att förberedas just nu.
På samma sätt räcker det med ett enda felstavat ord för att ändra meningen helt. Ta till exempel
Se till att alla personliga filer är uppdaterade senast på fredag vs. Se till att alla personalfiler är uppdaterade senast på fredag.
Personliga filer kan här avse personlig dokumentation, medan ordet personal avser filer som rör personer som är anställda i en organisation.
Verktyg som Grammarly hjälper dig att korrigera grammatik- och stavfel. Du kan använda ClickUps Grammarly-integration för att kommunicera på ett sammanhängande och felfritt sätt på plattformen. Det hjälper dig inte bara att kommunicera felfritt utan också att effektivisera samarbetet.
2. Se till att texten är tydlig, koncis och sammanhängande (de tre K:na i kommunikation)
Effektiv kommunikation bygger på 3C:
- Tydlig: Säkerställer att meddelandena förstås utan förvirring, feltolkningar eller tvivel.
- Kortfattad: Undvik onödiga ord för att säkerställa att meddelandet är koncist.
- Konsekvent: Skapar ett tillförlitligt kommunikationsflöde för smidiga och effektiva interaktioner.
Du bör sträva efter att skriva alla meddelanden utifrån dessa kommunikationsprinciper, från korta e-postmeddelanden till långa projektrapporter.
Detta säkerställer att dina skriftliga meddelanden fångar uppmärksamhet, underlättar beslutsfattande, respekterar mottagarens tid som läggs på att läsa rapporten och förhindrar missförstånd.
3. Strukturera dina meddelanden effektivt
Ditt meddelande kan vara korrekt i fråga om grammatik, stavning och koncishet, men ändå vara ineffektivt.
Hur? Flödet i meddelandet kanske inte är helt korrekt.
Alla former av skriftlig kommunikation har, precis som alla berättelser, en fast struktur – en början, ett mittparti och ett slut.
Organiserad information ger ett logiskt flöde som hjälper läsaren att snabbare förstå innehållet.
Beroende på ämnet för din kommunikation kan du välja att presentera din information och dina åsikter med hjälp av en metod baserad på orsak/verkan, problem/lösning, kronologisk ordning och andra faktorer.
4. Använd ett varierat ordförråd och tonfall i skriftlig kommunikation
Ett varierat ordförråd hjälper dig att välja det mest lämpliga ordet för att beskriva något. Detta gör inte bara affärskorrespondensen mer begriplig utan också mer koncis. Du kan uttrycka dig med färre ord och på ett mer slagkraftigt sätt.
Att använda rätt ton kan göra hela skillnaden mellan att vinna en eftertraktad kund och att förstöra en affärsrelation för alltid. En harmonisk, artig och hänsynsfull ton skapar ett positivt intryck och säkerställer också att din kommunikation förblir trogen din organisations värderingar.
Låt oss förstå vikten av rätt ordval och tonfall genom ett exempel.
Ordförråd:
- Starkt ordförråd: Tänk dig ett e-postmeddelande till en kund om en försening i ett projekt. Istället för att säga "Projektet är försenat på obestämd tid" kan du använda "Vi står inför ett oförutsett hinder som har påverkat projektets tidsplan". Detta förmedlar allvaret utan negativitet och möjliggör en mer professionell förklaring.
- Svagt ordförråd: Att använda generiska termer som "grejer" eller "saker" kan göra din text otydlig. Istället för att säga "Vi behöver flytta några grejer" kan du till exempel vara mer specifik: "Vi behöver flytta några viktiga utrustningar. "
På samma sätt kan jargong också vara ett problem. Att använda alltför tekniska termer med en kund som kanske inte förstår dem skapar bara förvirring.
Ton:
- Positiv ton: I en prestationsutvärdering låter det mer uppmuntrande att lyfta fram en medarbetares ”utvecklingsområden” med förslag på förbättringar än att bara säga att de ”underpresterar”.
- Negativ ton: En aggressiv ton i ett förhandlingsmejl, till exempel ”Vi behöver ett beslut nu”, kan slå tillbaka. En mer samarbetsinriktad approach, som ”Låt oss diskutera nästa steg för att nå en ömsesidigt fördelaktig överenskommelse”, främjar en bättre arbetsrelation.
Genom att använda ett starkt ordförråd och upprätthålla en professionell ton blir skriftlig kommunikation tydlig, koncis och slagkraftig, vilket i slutändan leder till bättre arbetsrelationer och starkare affärsresultat.
5. Läs ofta: Tips för att förbättra din läsförståelse
Ett utmärkt sätt att förbättra dina skrivkunskaper är att läsa mer. Det förbättrar naturligtvis din skrivförmåga genom att du utsätts för olika skrivstilar, perspektiv, ordförråd och argumentation.
Här är några tips för att förbättra din förståelseförmåga:
- Gör anteckningar och sammanfatta de viktigaste punkterna från ditt läsmaterial för att utveckla dem i ditt skrivande.
- Dela upp informationen i smarta delar för att presentera den på ett mer överskådligt sätt.
- Skapa ett fråge- och svarscenario i huvudet och inkludera svar på alla frågor som du tror kan uppstå hos läsaren .
6. Skriv effektivt: Övning ger färdighet
Det finns ingen bättre lärare än övning – ju mer du övar, desto snabbare når du perfektion. Om du varje gång du skriver något får tillbaka ett svar med ”Jag är inte säker på att jag förstår”, finns det något att lära sig.
Du kan lära dig av dina misstag och av hur andra kommunicerar. Notera till exempel välstrukturerade och välskrivna e-postmeddelanden när du ser dem. Försök att efterlikna deras tillvägagångssätt.
Att regelbundet ägna sig åt kvalitativ skriftlig kommunikation kommer därför att förbättra ditt ordförråd, din grammatik, din presentationsteknik och din skrivstil.
Här är några av våra bästa boktips från vårt team för att förbättra dina färdigheter i affärsskrivande:
- Everybody Writes av Ann Handley: Täcker ett brett spektrum av ämnen, inklusive hur man skriver tydliga och koncisa e-postmeddelanden, skapar intressanta blogginlägg och skapar effektivt innehåll för sociala medier.
- The Elements of Style av William Strunk Jr. och E. B. White: Ger tydliga och koncisa råd om grammatik, interpunktion och stil.
- HBR Guide to Better Business Writing av Bryan A. Garner: Ger praktiska råd om hur man skriver tydliga, koncisa och övertygande affärsdokument. Garner ger tips om hur du strukturerar ditt skrivande, använder starka verb och undviker jargong.
7. Sök konstruktiv kritik och feedback: ett verktyg för tillväxt
Feedback ger insikt i områden som kan förbättras och hjälper individer att förfina sin tydlighet, sammanhang och genomslagskraft.
Du kan till exempel be om feedback från någon som hade svårt att förstå ditt e-postmeddelande eller missförstod det helt. Att ta reda på vad som orsakade förvirringen kan hjälpa dig att undvika sådana situationer i framtiden.
Genom att ta emot feedback och agera på den kan du stärka kommunikationen med ditt team och bygga upp förtroende.
Det bidrar till personlig utveckling och en mer produktiv arbetsmiljö, där tydlig och effektiv kommunikation är avgörande för att uppnå organisationens mål.
8. Korrekturläs för framgångsrik skriftlig kommunikation
Ibland beror misstag inte på felstavningar eller grammatiska fel, utan på att man har missat något. Det är bäst att upptäcka dessa små misstag själv innan någon annan påpekar dem för dig.
Hur kan du göra det? Genom att korrekturläsa dina texter.
Korrekturläsning hjälper dig att identifiera fel i grammatik, interpunktion, stavning och formatering, vilket kan ha stor inverkan på hur ditt budskap uppfattas.
En annan fördel med korrekturläsning är att du kan sätta dig in i läsarens situation och kontrollera om meddelandet är begripligt.
Därför rekommenderas det alltid att läsa igenom det du har skrivit innan du trycker på skicka.
9. Använd skrivverktyg och programvara som ClickUp
Tänk om du hade en skrivassistent som kunde hantera all din skriftliga kommunikation, skriva e-postmeddelanden från grunden, rätta fel och säkerställa effektiv kommunikation?
Smarta verktyg för att skriva e-post gör denna dröm till verklighet genom att föreslå kraftfulla grammatiska korrigeringar och starka meningsstrukturer. Med hjälp av artificiell intelligens är det dessutom möjligt att automatiskt skapa ett komplett skriftligt förslag, e-postmeddelande eller meddelande från grunden.
Du behöver inte längre spendera timmar på att färdigställa ett affärsdokument innan du skickar det. AI tillgodoser alla dina skrivbehov, oavsett om du behöver ett exempel på ett frånvaromeddelande eller ett affärsförslag.
ClickUp, ett allt-i-ett-program för projektledning och kommunikation på arbetsplatsen, gör detta möjligt med hjälp av sin AI-copilot, ClickUp Brain. Dess AI Writer for Work hjälper dig att hantera all din kommunikation och förbättra ditt skrivande på jobbet genom sin inbyggda stavningskontroll och skrivförbättrande funktioner.
Oavsett om du måste svara på ett e-postmeddelande, omvandla en hög med rådata till begripliga tabeller, utarbeta svar på vanliga frågor med hjälp av ett hjälpverktyg eller snabbt sammanställa projektsammanfattningar och rapporter, så gör det jobbet åt dig. Allt du behöver göra är att skriva en prompt som beskriver vad du vill ha i detalj för att få ett välskrivet svar på ett ögonblick.
Är du redan ivrig? Det bästa kommer ännu! Du kan också skapa transkriptioner av muntlig kommunikation och snabbt svara på frågor från möten med detta kommunikationsverktyg för arbetsplatsen.
Behöver du skicka e-postmeddelanden eller rapporter ofta? ClickUp Brain hjälper dig att skapa en mall för kommunikationsplan och till och med memomallar direkt för att spara tid och upprätthålla konsekvens.
ClickUp för dig också närmare dina kollegor och teammedlemmar genom sin chattfunktion. Du behöver inte längre jonglera mellan olika plattformar för att samordna och hålla kontakten för dagliga uppgifter, feedbackmöten eller kundkommunikation.
ClickUps chattvy samlar allt under ett tak, vilket förenklar kommunikationen och den övergripande uppgiftshanteringen avsevärt.
Med ClickUps chattvy kan du:
- Tilldela åtgärdspunkter och förbättra teamets samordning med chattkanaler i realtid.
- Underlätta snabb åtkomst till viktig information genom att dela projektlänkar och bädda in bilagor
- Säkerställ visuell tydlighet i skriftlig kommunikation genom att formatera meddelanden med kodblock, punktlistor och banners.
- Kommunicera direkt med kollegor och kunder via direktmeddelanden när det behövs.
- Håll dig uppdaterad genom att lyssna på organisationsomfattande kanaler för liveuppdateringar och allmänna meddelanden.
ClickUp kan göra skriftlig kommunikation mycket enklare. För att undvika inkonsekvenser bör du dock fortfarande vara medveten om vardagliga kommunikationsbarriärer.
Utmaningar inom skriftlig kommunikation
Flera hinder står i vägen för effektiv skriftlig kommunikation, allt från att säkerställa tydlighet och koncishet till att hantera tonfall och sammanhang. De gör kommunikationen förvirrande, ineffektiv eller till och med överflödig.
Låt oss titta på kommunikationsutmaningarna på arbetsplatsen och dela med oss av tips som hjälper dig att övervinna dem.
1. Övervinna vanliga hinder
De tre största hindren för skriftlig kommunikation är tvetydighet, redundans och jargong. Om du inte ger tillräckligt med sammanhang kan din kommunikation bli tvetydig, om du inte känner till syftet och målen med kommunikationen kan den bli redundant, och om du inte skriver tydligt och enkelt kan du riskera att använda för mycket jargong.
Lösning: Använd ett tydligt och rakt språk, definiera nödvändiga termer och undvik onödiga ord.
2. Förstå din målgrupp
Olika intressenter har olika förväntningar, preferenser och förståelsenivåer. Att inte ta hänsyn till din målgrupps unika egenskaper och särdrag när du skriver är det största misstaget du kan begå, vilket kan leda till missförstånd, förvirring eller bristande engagemang.
Lösning: Anpassa din kommunikation och ditt huvudbudskap efter mottagarens kunskapsnivå, intresse och kommunikationsmål för att uppnå tydlighet och engagemang.
3. Kontextualisera skriftlig kommunikation
Brist på sammanhang leder ofta till förvirring. Även om du inkluderar all information kan teamet ändå misslyckas med att agera på grund av bristande sammanhang. Alla ansträngningar går till spillo om du inte klargör syftet med din kommunikation.
Lösning: Se till att skriftlig kommunikation är tydlig och kontextuell för att undvika förvirring och underlätta effektiva åtgärder.
Exempel: Du är marknadschef och behöver designteamet för att skapa grafik för sociala medier inför en kommande produktlansering.
Utan sammanhang:
Ämne: Grafik för sociala medier behövs
Hej teamet,
Vi behöver grafik för sociala medier inför den kommande produktlanseringen. Hör av dig om du har några frågor.
Med sammanhang:
Ämne: Grafik för sociala medier behövs för lanseringen av [produktnamn]
Hej teamet,
Vi är glada att kunna meddela lanseringen av vår nya produkt, [Produktnamn], den [Lanseringsdatum]!
För att skapa intresse och spänning behöver vi iögonfallande grafik för sociala medier som vi kan använda på våra plattformar (Facebook, Instagram, Twitter).
Här är några viktiga detaljer att tänka på när du utformar grafiken:
- Målgrupp: [Beskrivning av målgruppen]
- Varumärkets röst och ton: [Beskrivning av varumärkets röst och ton]
- Viktiga budskap: [Viktiga budskap du vill förmedla]
- Lanseringsdatum: [Lanseringsdatum]
Hör av dig om du har några frågor eller behöver ytterligare förtydliganden.
Exempel på effektiv skriftlig kommunikation på jobbet
Nu när vi vet vad som utgör effektiv skriftlig kommunikation och hur man uppnår det, ska vi undersöka tre vanliga kommunikationsscenarier på arbetsplatsen och hur man hanterar dem på ett effektivt sätt:
1. Projektförslag
Ett välskrivet projektförslag fungerar som en färdplan som beskriver projektets syfte, mål och genomförandeplan. Det innehåller vanligtvis:
- Inledning: Förklara kortfattat projektets koncept och dess betydelse.
- Mål: Tydligt beskriva önskade resultat
- Omfattning: Definierar projektets gränser och leverabler
- Metodik: Förklarar tillvägagångssättet för att uppnå målen.
- Resurser: Identifierar de personer, verktyg och budget som krävs
- Fördelar: Belyser projektets positiva inverkan på organisationen.
- Riskbedömning: Identifierar potentiella utmaningar och åtgärder för att minska riskerna.
- Slutsats: Sammanfattar förslaget och upprepar värdeerbjudandet.
Genom att ge en omfattande översikt får ett projektförslag stöd från intressenterna och lägger grunden för ett framgångsrikt projekt.
2. Uppföljningsmejl
Effektiva uppföljningsmejl säkerställer att alla är på samma sida efter möten eller diskussioner. Ett välstrukturerat mejl bör innehålla:
- Tydlig ämnesrad: Anger syftet med e-postmeddelandet (t.ex. ”Uppföljning av teammöte – åtgärdspunkter”).
- Mötesreferat: Sammanfatta kortfattat de viktigaste punkterna som diskuterats.
- Åtgärder: Lista specifika uppgifter med tilldelade ansvariga och deadlines.
- Nästa steg: Skissa på en plan för hur du ska gå vidare
- Uppmaning till handling: Uppmuntrar mottagarna att bekräfta mottagandet och ställa eventuella frågor.
Tydliga uppföljningsmejl främjar ansvarstagande, håller projekten på rätt spår och förbättrar teamets totala produktivitet.
Här är ett exempel på ett välskrivet uppföljningsmejl:
Ämne: Uppföljning av åtgärdspunkter från teammötet
Kära team,
Jag hoppas att du mår bra. Jag vill följa upp vårt senaste teammöte som hölls den [datum]. Nedan följer de viktigaste åtgärderna och respektive deadlines:
Åtgärd 1: Undersök marknadstrender
Tilldelad: [Teammedlems namn]
Deadline: [Specifikt datum]
Åtgärd 2: Uppdatera projektets tidsplan
Tilldelad till: [Teammedlems namn]
Deadline: [Specifikt datum]
Bekräfta mottagandet av detta e-postmeddelande och meddela mig om det finns några problem eller justeringar som behöver göras angående dessa uppgifter. Vårt nästa teammöte är planerat till [datum] för att granska framstegen och diskutera eventuella uppdateringar.
Tack för din uppmärksamhet i dessa frågor. Låt oss arbeta tillsammans för att säkerställa att vi uppnår våra mål på ett effektivt sätt.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din position]
[Din kontaktinformation]
3. Lägesrapporter
Regelbundna lägesrapporter håller intressenterna informerade och visar projektets framsteg. En välskriven rapport innehåller vanligtvis:
- Sammanfattning: Lyfter kortfattat fram viktiga prestationer och eventuella hinder.
- Projektuppgifter: Detaljer om slutförda uppgifter och kommande milstolpar
- Utmaningar: Identifierar eventuella problem som påverkar framstegen och föreslår lösningar.
- Nästa steg: Skissa tydligt upp en handlingsplan för nästa rapporteringsperiod.
Progressrapporter skapar förtroende, identifierar förbättringsområden och säkerställer projektets framgång genom att ge en transparent översikt över projektets framsteg.
Genom att följa dessa principer om tydlighet, syfte och handling kan du skapa effektiv skriftlig kommunikation som ger resultat i alla arbetsmiljöer.
Förbättra skriftlig kommunikation med ClickUp
Effektiv skriftlig kommunikation är grunden för smidigt samarbete, oavbruten arbetsflöde och hälsosamma relationer inom teamet. Du kan förbättra din skriftliga kommunikation genom att följa denna steg-för-steg-guide och perfektera en komponent i taget. Ju mer du läser och skriver, desto bättre blir dina skriftliga kommunikationsfärdigheter.
ClickUps funktioner för skriftlig kommunikation, såsom ClickUp Brain och Chat View, kan förenkla teamsamarbetet och säkerställa felfri kommunikation. Med denna programvara för extern och intern kommunikation kan du perfekta dina befintliga meddelanden, skriva anteckningar, rapporter, e-postmeddelanden och mycket mer från grunden samt skapa mallar för framtiden, allt på ett och samma ställe.
Registrera dig på ClickUp för att göra skriftlig kommunikation på din arbetsplats snabbare, enklare och effektivare.