Visste du att när chefer ger daglig feedback är det 3,6 gånger mer sannolikt att medarbetarna känner sig motiverade att göra ett utmärkt arbete?
Feedback är ett kraftfullt verktyg som spelar en viktig roll för alla organisationers utveckling och framgång. Det bidrar till att skapa en arbetsplats där alla röster hörs, alla idéer värdesätts och alla individer har möjlighet att växa och utvecklas.
En feedbacksession gör det möjligt för dig att kommunicera öppet och ärligt med ditt team och ökar engagemanget. Du kan ge insikter om områden som kan förbättras, berömma deras styrkor och hjälpa dem att utveckla en plan som driver personlig och professionell utveckling.
Att hålla en framgångsrik feedbacksession är dock mer än att bara kalla till ett möte. Både årliga prestationsutvärderingar och ad hoc-feedbacksessioner kräver viss träning och förberedelse. I den här artikeln går vi igenom fördelarna och utmaningarna med feedbacksessioner och stegen för att hålla en framgångsrik session.
Fördelar med feedbackmöten för anställda
Att hålla regelbundna feedbackmöten kan öka din tillväxt och dina teammedlemmars engagemang avsevärt. Låt oss titta på några av fördelarna med feedbackmöten.
Motiverar medarbetarna
Regelbunden feedback handlar inte bara om att dela med sig av förbättringsområden och svagheter, utan också om att berömma och erkänna medarbetarnas styrkor och prestationer. Detta bidrar till att motivera medarbetarna, får dem att känna sig uppskattade och förbättrar deras självkänsla.
Främjar allsidig utveckling
Feedbacksessioner möjliggör en allsidig utveckling av medarbetarna. Rätt feedback vid rätt tidpunkt hjälper dem att analysera sina prestationer, styrkor och utvecklingsområden. Konstruktiv feedback främjar också personlig och professionell utveckling.
Löser konflikter
En annan fördel med regelbunden feedback är att den kan lösa konflikter innan de blir allvarliga problem.
Regelbundna feedbackmöten gör det möjligt för dina teammedlemmar att dela sina åsikter och ha svåra samtal med varandra, inklusive att lösa mindre missförstånd som inte verkar så allvarliga vid första anblicken. Detta förhindrar att de utvecklas till fullblodiga konflikter.
Ökar engagemanget
Alla vill höra vad de gjort bra och hur de kan förbättra sig efter att ha arbetat med ett projekt. Det gäller även för ditt team. Enligt Gallup säger 80 % av de anställda att meningsfull feedback hjälper dem att bli fullt engagerade.
Engagerade medarbetare är mer hängivna och entusiastiska i sitt arbete, vilket förbättrar framgången och personalomsättningen.
Öppen kommunikation
Regelbunden feedback skapar en kultur av öppen kommunikation på din arbetsplats. Genom att uppmuntra detta skapas en miljö där dina teammedlemmar fritt kan uttrycka sina farhågor och idéer.
Det hjälper dem också att bli öppna för kritik och uppskatta positiv feedback. Och detta förbättrar i slutändan samarbetet och teamdynamiken.
Förbättrar prestationen
Utan konstruktiv feedback kommer ditt team inte att veta vad de gör bra och vad som behöver förbättras. En regelbunden feedbackprocess hjälper dem att förbättra sina prestationer och bli mer motiverade på jobbet.
På samma sätt är feedback avgörande för att avgöra effektiviteten i din ledarskapsstrategi . Genom att kommunicera med dina teammedlemmar kan du förbättra dina färdigheter och välja den mest effektiva strategin.
Utmaningar vid genomförandet av effektiva feedbackmöten
Tveksamhet, fördomar, dåliga kommunikationsförmågor och otydliga mål är alla utmaningar för att genomföra effektiva feedbackmöten. Låt oss diskutera hur.
1. Brist på specifik feedback
En av de största utmaningarna är bristen på specifik feedback. Att till exempel säga ”Din presentation behöver förbättras” klargör inte vilken aspekt som behöver förbättras. Det kan göra mottagaren av feedbacken förvirrad.
Hur du övervinner denna utmaning:
Fokusera på specifika beteenden eller resultat för att ge tydlig och användbar feedback. Istället för vaga uttalanden, ge konkreta exempel och förslag.
Ett bättre exempel på feedback i ovanstående scenario skulle vara att säga: ”Din presentation var informativ, men det finns områden som du kan förbättra. Vissa av dina bilder var överfulla med text, vilket gjorde det svårt att följa de viktigaste punkterna.”
Här behandlas vilka delar av presentationen som behöver förbättras.
2. Rädsla för negativa reaktioner eller konfrontationer
En annan utmaning som chefer ofta står inför är rädslan för negativa reaktioner från teammedlemmarna. Du kanske oroar dig för att demotivera dina anställda eller skada relationer. På samma sätt hindrar rädslan för konfrontation en ärlig och öppen kommunikation.
Att använda en balanserad approach när man ger feedback är en ledarskapsförmåga som måste utvecklas. Att bara ge negativ feedback kan sänka medarbetarnas moral och påverka deras arbetslust. Å andra sidan kan det att bara ge positiv feedback leda till självbelåtenhet och hindra tillväxt.
Hur man övervinner denna utmaning:
Balansera positiv förstärkning och konstruktiv kritik för att främja en kultur av kontinuerlig förbättring och utveckling. En respektfull och balanserad approach kan möjliggöra en produktiv konversation.
3. Dåliga kommunikationsförmågor
Både den som ger och den som tar emot feedback kan sakna adekvata kommunikationsfärdigheter. Dåliga kommunikationsfärdigheter gör det svårt att uttrycka tankar på ett konstruktivt sätt eller förstå feedback utan att bli defensiv.
Feedbacken kan vara för personlig. Istället för att ta upp kompetensen som ett problem kan den till exempel ta upp medarbetarna själva som ett problem.
Å andra sidan kan feedback vara för opersonlig. Du kan ge allmän feedback till hela teamet istället för att ta itu med varje individ och deras specifika utmaningar.
Hur man övervinner denna utmaning:
- Överväg att investera i utbildningsprogram för att förbättra kommunikationsförmågan hos både den som ger och den som tar emot feedback.
- Ge vägledning om effektiva kommunikationstekniker, aktivt lyssnande och hur man ger feedback på ett konstruktivt och empatiskt sätt.
4. Partiskhet och subjektivitet
Omedvetna fördomar och mikrostyrning av teammedlemmar påverkar ofta feedbacken, vilket leder till orättvisa eller felaktiga bedömningar. Ett exempel på detta är bekräftelsebias. Om en chef anser att en anställd saknar initiativförmåga kan hen selektivt lägga märke till exempel som stöder denna uppfattning och samtidigt ignorera bevis som talar emot den.
Dessutom kan subjektiva åsikter överskugga objektiva observationer. Detta påverkar kvaliteten och giltigheten av feedbacken.
Hur man övervinner denna utmaning:
- Skapa en kultur av trygghet och nolltolerans för bedömningar under feedbackmöten.
- Hjälp till att skapa medvetenhet om omedvetna fördomar och uppmuntra objektiva utvärderingskriterier i feedbackmöten.
- Se till att feedbacken baseras på meriter och prestationer snarare än personliga preferenser.
Tidsbegränsningar
Ibland blir chefer för upptagna för att ge regelbunden och frekvent feedback till teammedlemmarna, och lämnar det till den slutliga prestationsutvärderingen. Att dela feedback långt efter att en situation har passerat har vanligtvis inga fördelar. Dina teammedlemmar kanske inte ens minns situationen tydligt.
Feedback måste delas vid rätt tidpunkt och med rätt frekvens för att vara konstruktiv. Att skjuta upp feedbacken kan påverka medarbetarens prestation.
Om ett projekt har slutförts måste du till exempel omedelbart uppskatta medarbetarens prestation. På samma sätt måste du ta itu med det tidigt om en teammedlem har gjort ett misstag under arbetet, för att förhindra att hen gör samma misstag igen.
Hur man övervinner denna utmaning:
Planera in sessioner regelbundet för att utvärdera medarbetarnas prestationer och ta itu med eventuella problem. Detta bidrar också till att uppmuntra en tillväxtorienterad inställning och ett engagemang för kontinuerlig förbättring och lärande. Du kan använda programvara för prestationsutvärdering för att planera in dessa sessioner i god tid.
Att sätta otydliga mål och förväntningar
Det är viktigt att sätta upp tydliga mål och förväntningar för feedbackmöten. Otydliga mål kan förvirra medarbetarna om syftet och förväntade resultat av mötet. De kan ge och ta emot otydlig och oanvändbar feedback.
Hur man övervinner denna utmaning:
Definiera tydliga mål för varje feedbackmöte. Beskriv vad som behöver diskuteras, syftet med feedbacken och de önskade resultaten. Det är bäst att sätta upp mål gemensamt, så att de stämmer överens med organisationens mål och syften.
Hur planerar man en effektiv feedbacksession?
Nu när du är rustad med strategier för att genomföra feedbackmöten är här nästa steg du bör följa för att hålla ett:
Definiera mål
Det första steget är att definiera dina mål. Planerar du ett omfattande feedbackmöte eller en kort, individuell session? Ger du feedback på prestationer, kontinuerligt stöd och coaching för kompetensutveckling eller tar du upp specifika frågor eller utmaningar?
Identifiera specifika mål, resultat och fokusområden för diskussion. Dina mål kan bero på sammanhanget för feedbackmötet, till exempel självutvärdering, prestationsutvärdering, projektgenomgång eller kompetensutveckling.
När du definierar målen för feedbackkonversationen, se till att de är specifika och mätbara. Du bör också ta hänsyn till behoven, preferenserna och utvecklingsmålen hos de personer som deltar i feedbacksessionen. Detta hjälper dig att ge relevant och meningsfull feedback till varje deltagare.
Välj rätt format
Bestäm vem som ska delta i feedbackmötet utifrån målen och de personer som är inblandade. Det kan vara chefer, arbetsledare, kollegor eller andra intressenter.
När deltagarna har bestämt format och plats för sessionen kan det vara ett enskilt möte, en gruppdiskussion, en formell presentation eller ett informellt samtal.
Slutligen, schemalägg sessionen så att den passar alla.
Ge sammanhang och riktlinjer
Kommunicera tydliga förväntningar till alla deltagare angående omfattningen och målen för feedbackmötet. Ge en bakgrund till mötet genom att förklara dess syfte, betydelse och förväntade resultat.
Upprätta dessutom riktlinjer för att ge och ta emot feedback, med betoning på respekt, ärlighet och konstruktiv kritik. Använd programvara som ClickUp för att dela information så att alla är på samma sida.
💡Tips: ClickUp Docs erbjuder redigering i realtid, kraftfulla formateringsfunktioner, kapslade sidor, enkel sökbarhet och säker delning. Du kan smidigt dela riktlinjerna med alla deltagare, tagga dem i specifika områden, lägga till kommentarer och hantera behörigheter.
Förbered dem som ger och tar emot feedback
Om du planerar en feedback-session för teamet, ge vägledning till dem som ger feedback om hur man ger feedback på ett effektivt sätt. Du kan dela med dig av exempel på konstruktiv feedback och uppmuntra dem att fokusera på specifika beteenden, observationer och praktiska förslag.
Förbered dessutom deltagarna på att ta emot feedback genom att ställa förväntningar och uppmuntra dem att lyssna, ställa klargörande frågor och vara öppna.
Om du planerar enskilda samtal, förbered exempel och bevis som stöder den feedback du ger. Använd relevanta data och mål för att stödja dina ord.
Underlätta sessionen
Nästa steg är att leda sessionen. Se till att den förblir fokuserad, produktiv och respektfull. Dina viktigaste uppgifter är att hålla samtalet på rätt spår, uppmuntra alla deltagare att delta och hantera eventuella konflikter eller missförstånd som kan uppstå.
Börja på ett positivt sätt och skapa en välkomnande miljö. Fastställ grundregler och uppmuntra aktivt deltagande genom att be teammedlemmarna att öppet dela med sig av sina erfarenheter och sin feedback.
Skapa möjligheter för alla att bidra till diskussionen. Uppmuntra medarbetarna att dela med sig av sin självutvärdering och lyssna aktivt på deras tankar. Styr diskussionen genom att ställa relevanta frågor, sammanfatta viktiga punkter och styra samtalet tillbaka om det avviker från ämnet.
Dokumentera och följ upp
Ta anteckningar under feedbackmötet för att dokumentera viktiga punkter, åtgärdspunkter och uppföljningsuppgifter. Dela mötesreferatet med alla deltagare, inklusive sammanfattningen av mötet och åtgärdsplanerna. Ett skriftligt dokument säkerställer att alla är på samma sida.
💡Tips: Du kan använda ett online-anteckningsblock som kan delas, till exempel ClickUp Notepad, för att snabbt skriva mötesprotokoll. Använd avancerade redigeringsfunktioner för att formatera dina anteckningar, dela dem med ditt team och komma åt dem från vilken enhet som helst.
Uppmuntra reflektion och en handlingsplan
Efter att ha diskuterat feedbacken, uppmuntra deltagarna att ta sig tid för självreflektion. Be dem att fundera över den feedback de har fått och reflektera över sina styrkor, områden som kan förbättras och värdefulla insikter som de har fått från diskussionen.
Gå ett steg längre genom att hjälpa dina teammedlemmar att utveckla handlingsplaner baserade på den feedback de fått. För att förenkla denna process kan du använda ett verktyg som ClickUp Brain. Med Brain kan du sammanfatta diskussioner, dokument, uppgiftstrådar och uppdateringar. Du kan också få handlingspunkter och insikter från din diskussion som hjälper dig att utveckla handlingsplanen.
När planen är klar kan du hjälpa dina teammedlemmar att identifiera konkreta åtgärder som de kan vidta för att förbättra områden som behöver förbättras eller dra nytta av sina styrkor. Detta innebär också att man fastställer tydliga tidsplaner för genomförandet.
Dessutom erbjuder vi resurser som coaching, mentorskap, möjligheter till professionell utveckling och tillgång till relevanta verktyg.
💡Tips: Använd Mindmaps i ClickUp för att organisera och visualisera dina tankar.
Kom ihåg att planera uppföljningssessioner eller avstämningar för att granska framstegen i handlingsplanerna och ge ytterligare stöd vid behov. Du kan också använda dessa tillfällen för att fira framgångar och justera handlingsplanerna.
Be om deras feedback
Uppmuntra slutligen ditt team att dela med sig av sin feedback efter sessionen. Fråga om sessionens effektivitet, format och facilitering. Använd denna feedback för att förfina framtida feedbackmöten och förbättra den övergripande processen. Du kan också använda 360 Feedback Software för att genomföra omfattande undersökningar och samla in deltagarnas synpunkter.
Du kan använda öppna frågor. Fråga till exempel: ”Vilka aspekter av feedbackmötet fungerade bra för dig?” för att uppmuntra till reflektion och diskussion. Lyssna uppmärksamt på deras svar, bekräfta deras synpunkter och tacka dem för deras bidrag.
💡Tips: Med ClickUps formulärvy kan du skapa anpassningsbara formulär, lägga till anpassade fält för att strukturera dina svar och distribuera formulären till rätt personer.
Mallar för feedbackmöten
Att samla in feedback före eller efter en session kan vara tidskrävande. Men genom att använda mallar för feedbackformulär kan du minska denna tid avsevärt. Rätt mallar har alla nödvändiga fält och frågor för att samla in feedback från dina teammedlemmar.
Här är de tre bästa mallarna att använda:
Mall för feedbackformulär
ClickUp Feedback Form Template är ett helt anpassningsbart formulär som samlar in feedback från användare och partners. Du kan samla in meningsfull data, utforma undersökningar som är anpassade efter dina behov och snabbt analysera svaren. Med mallen kan du samla in och visa all feedback på ett och samma ställe.
Du kan effektivt spåra feedback med anpassade statusar, taggar, påminnelser och mycket mer.
Den innehåller även anpassningsbara fält som övergripande betyg, förbättringsförslag, inköpsdatum etc., så att du kan segmentera och analysera feedbacken på rätt sätt. Dessutom finns sex anpassningsbara vyer, såsom leverantörsbetygstabell, övergripande rekommendationstavla etc., som gör att du kan visa data på flera olika sätt.
Mall för medarbetarfeedback
Med ClickUp-mallen för medarbetarfeedback kan du snabbt och noggrant samla in och följa upp feedback från medarbetarna. Du kan använda den för att förstå vad dina teammedlemmar tycker om organisationens kultur och ledning, samt dess miljö.
Den innehåller 16 anpassningsbara fält för att fånga upp detaljer som utvecklingsmöjligheter, företagskultur, rolltydlighet etc., så att du kan få specifik och detaljerad feedback. Med 6 olika vyer, inklusive Start Here Whiteboard View, kan du bättre analysera och internalisera denna feedback. Spåra feedback enkelt med taggar, kommentarreaktioner och automatisering.
Mallen är perfekt för att främja öppna samtal och få feedback på ett strukturerat och snabbt sätt.
Mall för prestationsutvärdering
Mallen för prestationsutvärdering gör tidskrävande prestationsutvärderingar enkla och effektiva. Med den här mallen kan du följa och utvärdera prestationer, organisera utvärderingar och sätta upp tydliga mål. Du kan också se till att ditt team är på rätt väg för att uppnå målen.
Denna Docs-mall kan enkelt integreras i dina arbetsflöden. Den har anpassningsbara status- och fältalternativ så att du kan anpassa och spåra den efter önskemål. Förutom chefers utvärderingar kan den också användas för 360°-utvärderingar från arbetsgivare och kollegor.
Feedbacksessionernas roll för att förbättra medarbetarnas lojalitet och prestation
Regelbundna feedbackmöten spelar en viktig roll för att förbättra medarbetarnas lojalitet och arbetsglädje. I en nyligen genomförd undersökning uppgav 41 % av medarbetarna att de, om de fick välja, skulle öka sitt engagemang på sin nuvarande arbetsplats för att förbättra den.
Högre engagemang, personalbehållning och nöjdhet är direkt kopplat till regelbundna feedbackmöten. Detta beror på att feedbackmöten tar upp problem, erkänner prestationer och främjar en känsla av tillhörighet inom organisationen.
Feedback ger medarbetarna värdefulla insikter om deras prestationer, karriärutveckling och områden för professionell utveckling, vilket också bidrar till ökad arbetsglädje och engagemang. Det ökar produktiviteten genom att ge medarbetarna vägledning, stöd och resurser för att lyckas.
Anställda som känner sig stödda, uppskattade och värderade är mer benägna att förbli engagerade och lojala mot organisationen.
Gör feedbackmöten produktiva med ClickUp
Feedbacksessioner är mer än bara rutinmässiga diskussioner; de är kraftfulla möjligheter att främja tillväxt, förbättra samarbetet och driva framgång. Därför är det viktigt att genomföra dem regelbundet och ge varje anställd chansen att känna sig lyssnad på och uppskattad.
Det kan dock vara svårt att organisera och hantera feedback manuellt, särskilt när du har många teammedlemmar. ClickUp för personalavdelningar hjälper dig att eliminera dessa utmaningar och automatisera insamlingen och uppföljningen av feedback. Med ClickUp kan du följa upp medarbetarnas prestationer och engagemang och skapa en central plats för all information om medarbetarna.
Anmäl dig gratis idag!
Vanliga frågor (FAQ)
Hur gör man en feedbacksession effektiv?
För att göra en feedbacksession effektiv bör du definiera tydliga mål, skapa en trygg och respektfull miljö, uppmuntra aktivt deltagande, ge specifik och praktisk feedback, lyssna aktivt, erbjuda stöd och resurser för prestationsförbättring och följa upp överenskomna handlingsplaner.