Ineffektiva processer är en organisations akilleshäl. De minskar inte bara ditt teams produktivitet utan slösar också bort resurser och orsakar flaskhalsar. Med tiden kan de leda till missnöjda kunder, förlorade affärsmöjligheter och utbrändhet hos medarbetarna.
Det är mycket lättare att hitta ineffektiviteter än att utarbeta åtgärder för att åtgärda dem. Lyckligtvis behöver du inte slå huvudet i väggen för att försöka lista ut allt – mallar för processförbättring kan hjälpa dig! Deras färdiga avsnitt låter dig skräddarsy en vattentät plan för förändringar som tillför värde till organisationen och säkerställer en smidig resa genom affärsvattnen. ⛵
I den här artikeln analyserar vi de åtta bästa mallarna för att organisera och hantera processförbättringar.
Vad är en mall för processförbättring?
Processförbättring innebär att analysera processerna inom din organisation för att fastställa deras effektivitet och definiera konkreta steg för deras optimering. Att skräddarsy en plan för processförbättring är dock ingen enkel uppgift. Du måste sätta upp konkreta mål, fördela resurser, samla in data och fastställa den bästa vägen framåt.
Processförbättringsmallar (eller processprestandamallar) är genvägar som hjälper dig att nå målet snabbare. De hjälper dig att skissa varje steg i din plan i detalj och säkerställer att dina processkartläggningsövningar är produktiva och resultatinriktade. 💪
Dessa mallar hjälper dig att hålla rätt kurs och låter dig närma dig förbättringsarbetet objektivt, dokumentera varje procedur och anpassa din plan efter företagets mål.
Hur man väljer rätt mall för processförbättring
Du kan hitta tusentals mallar för processförbättring online. Tyvärr erbjuder inte alla samma funktionalitet.
Du kanske vill leta efter en mall med följande egenskaper:
- Anpassningsbarhet: Du ska kunna redigera designelement för att säkerställa att de överensstämmer med ditt företags metoder, specifika procedurer och mål. Dessutom ska du kunna lägga till visuella element som grafer eller diagram för att bättre förklara ett steg eller en punkt.
- Datahantering: Mallen ska göra det möjligt för dig att enkelt samla in, organisera och dela relevant data.
- Samarbetsalternativ: Det bör uppmuntra teamsamarbete genom funktioner som redigering i realtid, kommentarer eller digitala whiteboardtavlor.
- Tillgänglighetsfunktioner: Du bör kunna konfigurera vem som har tillgång till mallen baserat på deras roll.
- Skalbarhet: Den ska vara tillräckligt robust för att möjliggöra utformning av ett stort antal processförbättringsplaner och idéer av varierande komplexitet.
8 mallar för processförbättringsplaner för ökad effektivitet
Vi har gått igenom dussintals mallar för processförbättring och handplockat de åtta bästa som är lätta att använda, funktionella och anpassningsbara. Kolla in dem och hitta den som passar dig! 🤓
1. ClickUp-mall för arbetsfördelningsstruktur för processförbättring
Att vara kapten på processförbättringsskeppet är inte lätt. ClickUps mall för arbetsfördelningsstruktur för processförbättring gör det enkelt att navigera i komplexa projekt och flaskhalsar. 🚢
Med den här mallen kan du identifiera svaga punkter i dina processer, utarbeta en detaljerad plan, tilldela uppgifter och enkelt övervaka framstegen.
Mallen erbjuder tre vyer som låter dig se ditt projekt från olika vinklar och säkerställer maximal transparens och organisation.
Börja med Aktivitetsvyn – en lista där du delar upp din processförbättringsövning i lättare hanterbara aktiviteter (uppgifter). Låt oss säga att ditt fokus är att uppgradera ditt företags webbplats. Du skapar uppgifter som ”Identifiera mål”, ”Uppdatera innehåll”, ”Förbättra design” och ”Övervaka prestanda”.
När du skapar en uppgift kan du ange mer information med hjälp av ClickUp Custom Fields, till exempel ansvarig person, start- och slutdatum, status, viktiga intressenter och projektfas. Det sista attributet är standardkriteriet för gruppering av uppgifter, men du kan ändra detta genom att trycka på knappen "Gruppera efter" i det övre högra hörnet av skärmen.
Den andra vyn som denna mall erbjuder är Board view. Denna Kanban-tavla omvandlar uppgifterna som listas i den föregående vyn till kort och sorterar dem efter status (t.ex. Not Started, In Review eller In Progress). Använd ClickUps dra-och-släpp-design för att flytta korten och ändra uppgiftsstatus med bara några klick.
Slutligen har du Gantt-vyn – ett Gantt-diagram som visar dina uppgifter på en tidslinje och hjälper dig att planera arbetsbelastningen utan överlappningar.
2. ClickUp-mall för processkartläggning
Om du vill att ditt processförbättringsprojekt ska lyckas måste du planera varje steg med laserprecision för att undvika förvirring och missförstånd. ClickUps mall för processkartläggning hjälper dig att planera tidslinjer, scheman och arbetsbelastning för att visualisera varje detalj och förbereda ditt team för framgång.
Vid första anblicken är denna uppgiftsmall en enkel att göra-lista. Men listan är fullspäckad med avancerade funktioner för att bryta ner även de mest utmanande projekten i lättförståeliga delar och kartlägga processer som ett proffs.
Den förvalda att göra-listan består av 22 deluppgifter som hjälper dig att identifiera den process du vill förbättra och beskriva detaljer som involverade teammedlemmar, ansvarsområden och vilken typ av processkarta som ska användas. Eftersom ClickUp är känt för sin anpassningsbarhet kan du uppdatera varje deluppgift för att säkerställa att den överensstämmer med ditt företags rutiner och mål.
Klicka på en deluppgift för att få mer information – skapa mindre att göra-listor för att beskriva de aktiviteter som krävs för att slutföra uppgiften, bifoga filer med användbar information och tilldela uppgifter till specifika teammedlemmar. Med ClickUp kan du konfigurera uppgiftsrelationer – säkerställ rätt ordning genom att förhindra att en uppgift påbörjas eller slutförs innan en associerad uppgift.
Med mallen kan du också spåra tid och ange förfallodatum för att enkelt övervaka framstegen.
Det fina med ClickUps uppgiftsmallar är deras mångsidighet. När du konfigurerar en mall kan du duplicera och kopiera den till andra projekt för att spara tid. Kopiera hela mallen eller bara specifika delar av den. ✨
3. ClickUp-mall för processgranskning och förbättring
Det är dags att ta på sig detektivhatten och granska dina processer noggrant! Kontrollera om några av dem skulle kunna förbättras och upprätta en förbättringsplan med ClickUps mall för processgranskning och förbättring! 🕵️
Mallen låter dig ta ett steg tillbaka och få en opartisk bild av dina rutiner. Analysera processeffektiviteten för att upptäcka svaga punkter inom produktivitet, kundservice och kundnöjdhet, budgetering och anpassning till intressenternas vision, och utarbeta sedan en plan för att åtgärda dem.
Detta omfattande ramverk är indelat i fyra avsnitt:
- Processanalys: Hjälper till att identifiera revisionsindikatorer och beskriver nödvändig processdokumentation och övervakningsriktlinjer.
- CATWOE-analys: Förkortningen står för Customer (kund), Actor (aktör), Transformation (omvandling), Worldview (världsbild), Owner (ägare) och Environment (miljö) och gör det möjligt för dig att definiera intressenternas perspektiv och säkerställa att dina processer är i linje med dessa.
- Modellkoncept: Låter dig konceptualisera och utvärdera dina processer för att identifiera luckor och problem.
- Förändringshantering: Hjälper dig att beskriva de förändringar som leder till processförbättringar.
När du har definierat uppgifterna i vart och ett av de fyra avsnitten går du till Översiktsvyn. Du ser alla dina uppgifter grupperade efter respektive avsnitt och status (t.ex. Ej påbörjad, Att göra, Pågår, Granskas och Klar).
Board view är en Kanban-tavla som visar dina uppgifter som kort och klassificerar dem efter status. Flytta korten med ett enkelt drag-och-släpp för att enkelt hantera dina arbetsflöden.
4. ClickUp-mall för kontinuerlig förbättring av SOP
Kontinuerlig förbättring är avgörande för att upprätthålla maximal produktivitet och kostnadseffektivitet. ClickUps mall för kontinuerlig förbättring hjälper dig att dokumentera varje steg i din processförbättringsplan, se till att alla teammedlemmar är informerade och övervaka planens framsteg.
Det är värt att notera att detta är en Doc-mall. Om du inte är bekant med ClickUp Docs är det en unik funktion som låter dig skapa, hantera, lagra, dela och arbeta med dokument tillsammans med ditt team inom ClickUp. I ClickUp Docs kan du skapa uppgifter, lägga till ansvariga, lägga till att göra-listor, använda ClickUp AI (plattformens AI-drivna skrivassistent) och göra dokumenthantering till en barnlek.
Denna specifika Doc-mall har fem avsnitt som hjälper dig att beskriva detaljerna i din processförbättringsplan. Standardavsnitten är:
- Syfte: Här definierar du de viktigaste skälen för att upprätta en plan för processförbättring, till exempel att säkerställa att alla anställda är på samma sida, förbättra effektiviteten eller minska risken för missförstånd.
- Omfattning: Här listar du de aspekter som ingår i din plan för processförbättring.
- Procedur: I det här avsnittet beskriver du stegen som leder till förbättring av dina processer.
- Relaterade resurser: Här kan du svara på frågor som dina teammedlemmar kan ha och bifoga värdefulla resurser som hjälper dem att klara sina uppgifter med bravur.
- Granskning och revidering: Här anger du SOP-ägaren och länkar till ClickUp-formuläret för revideringsförfrågningar.
5. ClickUp DMAIC-mall
För att förändra en process till det bättre måste du Definiere dina mål, Mäta KPI:er, Analysera data, Improvera genom att implementera lämpliga förändringar och Controllera resultaten. Med ClickUp DMAIC-mallen kan du göra just det och förbättra processer utan att svettas! 🥵
Denna mall är baserad på ClickUp Whiteboard – en digital canvas som låter dig visualisera dina idéer, brainstorma med teammedlemmar och utveckla strategier. Den hjälper dig att uttrycka din kreativa sida och hålla fokus på ditt mål – i detta fall att identifiera ineffektiva processer och skissa på steg för att förbättra dem.
Mallen består av fem avsnitt i form av klisterlappar:
- Definiera
- Mät
- Analysera
- Förbättra
- Kontroll
Mallen ger dig instruktioner om vad du ska inkludera i varje avsnitt. I kolumnen Definiera ser du till exempel platshållaren ”infoga problem här”. Ersätt den med en beskrivning av den process du vill förbättra och relevanta detaljer (t.ex. vad som gör den ineffektiv och information som stöder detta).
Efter att ha definierat problemet i den första kolumnen använder du den andra för att beskriva de åtgärder som kan hjälpa dig att mäta dina framsteg. I den tredje kolumnen samlar du in och analyserar relevant data för att se om allt går enligt plan och om du behöver göra några justeringar.
I den fjärde kolumnen (Förbättra) definierar du konkreta lösningar på problemet. Om den ineffektiva processen till exempel är frekventa missförstånd mellan teammedlemmarna, kan potentiella lösningar vara att använda en samarbetsplattform eller införa en ny hierarki och rapporteringsstruktur.
I den femte kolumnen kan du se hur framgångsrik den tillämpade lösningen är. 😍
6. ClickUp PDCA-processwhiteboardmall
Sätt fart på dina processförbättringsinsatser med ClickUp PDCA Process Whiteboard Template.
PDCA är en förkortning av plan-do-check-act (planera-utför-kontrollera-agera) och representerar en modell för att genomföra förändringar med tonvikt på teamsamarbete och transparens. Denna whiteboardmall är baserad på denna modell och gör det möjligt att dela upp även de mest komplexa projekten i lätt hanterbara aktiviteter indelade i fyra steg: Planera, Utför, Kontrollera och Agera.
Det första steget för att använda mallen är att gå till listvyn och skapa uppgifter. Om den ineffektiva processen i fråga är en dåligt utformad webbplats kan du till exempel skapa uppgifter som ”Skapa blogginlägg”, ”Uppgradera gränssnittet” och ”Spåra prestanda”. Du kan lägga till ansvariga, förfallodatum och prioritetsnivåer eller infoga andra anpassade fält för att ge mer information om uppgifterna.
Gå nu till Whiteboard-vyn och skapa en visuell representation av de definierade uppgifterna. Gör detta genom att klicka på "ClickUp Cards" i verktygsfältet till vänster på skärmen och leta reda på önskade poster.
Till exempel kan uppgiften ”Skapa blogginlägg” läggas till i Gör -stadiet, medan ”Spåra prestanda” kan läggas till under Kontrollera.
7. ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma-mall
Identifiera processrisker och utarbeta en plan för att eliminera dem med ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma-mallen!
Innan vi går in på mallens funktioner är det viktigt att notera att Process FMEA och Lean Six Sigma är metoder för processförbättring. Process FMEA ( Failure Mode and Effects Analysis ) handlar om att utvärdera och identifiera potentiella fel (risker) i en process, medan Lean Six Sigma handlar om att eliminera dem. Denna mall kombinerar båda metoderna för att hjälpa dig att nå stjärnstatus inom processförbättring och öka ditt företags effektivitet.
Låt dig inte skrämmas av de många vyerna här – det är enkelt att använda och navigera i mallen när du väl har förstått dem.
Den första vyn är FMEA-listvyn, där du skapar en lista över potentiella processfel (problem). Mallen innehåller utmärkta exempel som hjälper dig att ange rätt information. Du har till exempel en lista över potentiella problem som kan uppstå vid kontantuttag i bankomater, såsom att maskinen inte ger ut kontanter eller att skärmen inte fungerar. Varje problem beskrivs i detalj med kolumner som Funktion, Potentiella effekter av fel, Allvarlighetsgrad och Sannolikhet för förekomst.
I RPN-beräkningsvyn listas dina uppgifter och deras RPN (riskprioritetstal). Detta tal beräknas genom att multiplicera den uppskattade säkerheten, sannolikheten för förekomst och sannolikheten för upptäckt.
Bonus: Kolla in de 10 bästa Six Sigma-mallarna för att förbättra dina processer
8. Mall för plan för förbättring av ordbehandling av ProjectManagementDocs
Mallar med avancerade alternativ och flera vyer kan erbjuda otroliga funktioner, men de passar inte alla. Om du vill ha ett enkelt verktyg som kan hjälpa dig att analysera och hantera processer, identifiera problem och implementera lämpliga åtgärder, kan Word Process Improvement Plan Template från ProjectManagementDocs vara något för dig.
Denna Word-mall delar upp din plan i fyra avsnitt:
- Processgränser
- Processkonfiguration
- Processmått
- Mål för förbättrad prestanda
I avsnittet Processgränser identifierar du början och slutet på den process du vill analysera. På så sätt kan du säkerställa att ditt arbete direkt riktar sig mot processen utan att slösa resurser.
Avsnittet Processkonfiguration hjälper dig att visuellt representera den process du vill förbättra. På så sätt kan du identifiera ineffektiviteter och fastställa de bästa sätten att hantera dem.
I Process Metrics definierar du kriterier för att övervaka prestanda och spåra framsteg.
Avsnittet Mål för förbättrad prestanda fokuserar på mål och driver på kontinuerlig förbättring. Här anger du mätbara och realistiska mått som du vill uppnå i framtiden.
Mallar för processförbättring: din genväg till effektivitet
De listade mallarna kan hjälpa dig att förändra dina processer och säkerställa att de är effektiva och funktionella. Dessutom stimulerar mallarna samarbete och gör det möjligt för dina kollegor att komma med synpunkter och delta aktivt i varje del av processen.
ClickUp-mallarna du ser här är bara en bråkdel av plattformens imponerande bibliotek med mer än 1 000 alternativ – utforska dem gratis!