Processanalys: frigör effektivitet för ditt team

Processer kommer att finnas oavsett om du medvetet utformar dem eller inte. När du tilldelar någon en uppgift skapar personen sin egen process, som hen använder upprepade gånger för att underlätta arbetet.

När jag ombads att skriva denna artikel öppnade jag ett Google Doc-dokument, kopierade och klistrade in dispositionen, började undersöka varje avsnitt, skrev, redigerade, korrekturläste, lade till hyperlänkar och skickade iväg det för godkännande. Om du hade ett dussin skribenter skulle du troligen ha ett dussin processer.

För att uppnå enhetlighet i hur vi skriver, redigerar, publicerar och distribuerar som varumärke kan vi dock inte ha ett dussintal olika processer. Vi behöver en enhetlig process.

Du behöver en grundlig processanalys för att skapa ett effektivt, ändamålsenligt och enhetligt arbetsflöde. I det här blogginlägget visar vi hur du kan göra det!

Vad är processanalys?

Processanalys är en systematisk metod för att förstå och dokumentera hur affärsverksamhet fungerar inifrån. Enligt tankesättet inom affärsprocesshantering (BPM) är processanalys en viktig del av kontinuerlig förbättring.

Det primära syftet med att analysera processer är att identifiera möjligheter till förbättringar. För att uppnå detta studerar en affärsprocessanalys vanligtvis:

När detta har observerats och dokumenterats letar BPM-team efter sätt att förbättra processeffektiviteten utan att störa det pågående arbetet.

Processanalys är inte en engångsåtgärd. Det är faktiskt bäst att utföra den regelbundet för att stödja kontinuerlig förbättring. Här är varför.

Fördelar med att utföra processanalys

En bra, kontinuerlig och strategisk processanalys kan hjälpa ett företag på många sätt, bland annat genom att öka vinsten. Så här gör du.

Förstå befintliga system: Affärsprocessanalys är ett fantastiskt sätt att göra en inventering av hur saker och ting ser ut just nu. Det hjälper till att mäta effektivitet och ändamålsenlighet genom att besvara frågor som:

Identifiera förbättringsmöjligheter: När du har förstått din befintliga process kan du också identifiera och överbrygga luckor. Du kan fatta beslut baserat på data snarare än intuition. Detta är naturligtvis den mest direkta och uppenbara fördelen med processanalys.

Skapa operativ effektivitet: Det är vanligt att olika team använder sina egna processer. Till exempel använder säljteamet Salesforce för att registrera interaktioner, kundtjänsten använder ClickUp för att hantera relationer och marknadsföringen använder Hubspot för att spåra framsteg. Detta gör att mycket information kan falla mellan stolarna.

En bra arbetsflödesanalys möjliggör bättre integration mellan dessa system och underlättar ett smidigt processflöde.

Minska driftskostnaderna: Analys av affärsprocesser identifierar överflödiga moment, flaskhalsar och ineffektivitet. Driftschefer kan sedan eliminera dessa för att minska kostnaderna för materialinköp, energiförbrukning och arbetskraft i projektutvecklingsfasen.

Öka kundlojaliteten: Kunder uppskattar en konsekvent upplevelse. Affärsprocessanalys hjälper till att uppnå detta. Mer konkret hjälper det företag att identifiera problem och brister i kundupplevelsen och optimera arbetsflöden.

När du har koll på dina processer kan du upptäcka återkommande problem och proaktivt ta fram lösningar. Du kan också informera kunderna om kommande problem i förväg, vilket skapar förtroende.

Efterlevnad: Ingen organisation har för avsikt att bryta mot reglerna. Men utan kontinuerlig övervakning och uppmärksamhet kan det hända att man förbiser efterlevnadsfrågor.

Regelbunden analys av affärsprocesser förhindrar detta och skyddar företag från straffavgifter och rättsliga tvister.

Bättre medarbetarupplevelse: Det är inte bara kunderna som gynnas av affärsprocessanalys. Effektiva processer leder till minskad arbetsbelastning och därmed högre tillfredsställelse. Motiverade medarbetare arbetar hårdare, bättre och mot högre vinster.

Konkurrensfördel: På en starkt konkurrensutsatt marknad är det hur du gör saker som ger dig en verklig konkurrensfördel. Processanalys hjälper dig att övervaka, utvärdera och förfina dina processer för att behålla din konkurrenskraft.

Nu när du vet varför du behöver processanalys, låt oss titta på olika typer och hur man utför en.

Typer av processkartläggning

Som namnet antyder är processkartläggning en teknik som hjälper till att visuellt kartlägga processflödet. Den ger en bild av hur en process utförs, vilka steg som ingår, vilka intressenterna är och hur lång tid det tar.

En processkarta ger en översiktlig bild av allt som ingår, vilket hjälper affärsverksamhetsteamen att simulera potentiella förbättringar.

Du kan skapa din processkarta på olika sätt. Några av de vanligaste metoderna är följande.

Grundläggande flödesschema

Den mest populära och vanligaste processkartan är flödesschemat, som består av rutor och pilar som visuellt representerar en resa. Att det är enkelt betyder inte att det är begränsat.

Med ett flödesschema kan du kartlägga komplexa processer med flera beroenden och kopplingar. Det kan innehålla steg, beslut och flera vägar. Det kan också gå tillbaka till tidigare steg om något villkor inte är uppfyllt. Du kan välja mellan olika flödesschemamallar i Word, PowerPoint, Excel eller ClickUp.

Clickups mall för processflödesschema visualiserar en anställningsprocess som exempel. Från en rekryteringschefs begäran om en ny resurs till att lämna ett erbjudande, innehåller detta flödesschema alla steg, intressenter och flödet från ett steg till nästa.

Bäst för: Komplexa sekventiella processer som involverar flera beslut.

Simbanediagram

Ett swimlane-diagram är en förbättring av det grundläggande flödesschemat. Det använder formen av en simbassäng för att visuellt representera affärsprocessen och delar upp projektet i banor för varje team/individ som är involverad.

Swimlane-flödesschemat hjälper alla att delta i ett projekt och samarbeta effektivt. Det bidrar till optimering av arbetsflödet genom att tydligt avgränsa uppgifter och ansvarsområden. Dessa används ofta i teknikteam för kontinuerlig integration/kontinuerlig utveckling [CI/CD] vid implementering av inkrementella kodändringar.

Bäst för: Tvärfunktionella team som arbetar med en enda process

Värdeflödeskarta

Värdeflödeskartor hjälper till att identifiera ineffektiviteter i en process och tydligt skilja mellan värdeskapande och icke-värdeskapande delar. Värdeflödeskartor används vanligtvis i produktteam och underlättar fyra olika steg:

Det primära målet med värdeflödeskartor är att utforma förändringar som leder till besparingar i kostnader, tid och resurser.

Använd ClickUps mall för värdeströmskartläggning för att utforma processen, lämna anteckningar, bifoga filer och definiera mål för att beskriva din leverans- och logistik. Du kan skapa och tilldela förbättringsuppgifter direkt i mallen.

Uppfyller detta inte dina behov? Vi har mycket mer. Kolla in de tio bästa mallarna för värdeströmskartläggning för att förbättra ditt teams processer.

Bäst för: Team som utformar processer från produkt till leverans

SIPOC

SIPOC står för leverantörer, insatser, processer, resultat och kunder. Enligt Six Sigma -metoden definierar SIPOC gränserna och omfattningen för en helhetsprocess.

Metodens största fördel är dess fokus på kunden. För att återspegla detta använder vissa experter också termen COPIS, som sätter kunden i första rummet.

Bäst för: Företag som vill beskriva steg och motsvarande intressenter

Affärsprocessmodell och notation [BPMN]

Affärsprocessmodellen och -begreppet, som har utformats av Object Management Group, är ett detaljerat flödesschema för att kartlägga komplexa och sammankopplade affärsprocesser.

Precis som ett flödesschema innehåller den steg för händelse, aktivitet, flöde och gateway. Under varje steg finns flera symboler.

En gateway kan till exempel vara exklusiv, inkluderande, händelsebaserad, parallell eller en kombination av dessa, var och en med sin egen symbol. Flödet kan betecknas som sekvensflöde, meddelandeflöde, association eller dataassociation.

Med denna detaljnivå ger BPMN tillräckligt med information till alla intressenter för att möjliggöra en precis implementering.

Bäst för: Företag som kartlägger processer från början till slut; mest användbart för mjukvaruutvecklingsteam

Hur man utför en processanalys

Processanalys måste vara konsekvent, strategisk och cyklisk. Låt oss se hur du kan åstadkomma detta i din organisation.

Definiera omfattning och syfte

Du måste genomföra en processanalys var sjätte månad, men omfattningen och syftet kommer inte att vara detsamma varje gång. Beroende på mognadsgraden hos den process du analyserar kan detta variera kraftigt.

Börja med att definiera följande.

Omfattning: Vilka processer ska du analysera? Hur omfattande ska analysen vara?

Som ansvarig för kundnöjdhet kan du till exempel analysera kundens hela resa efter köpet. Här tar du ett urval av kunder, studerar stegen och milstolparna i deras resa, lyssnar på 1–2 samtal och intervjuar några kundnöjdhetsansvariga.

Å andra sidan kan du göra en djupgående analys av månatliga kundrecensioner. I det här fallet lyssnar du på alla kundrecensioner under en viss period. Du gör djupare observationer om hur kunden kände sig, deras främsta klagomål eller vad de vill se som lösning.

Syfte: Vad letar du efter? Vilka åtgärder skulle du vidta utifrån resultaten?

Det omedelbara syftet med alla processanalyser är naturligtvis att hitta möjligheter till förbättringar. Vissa förbättringar kan dock kosta mer, andra kan ta längre tid eller påverka andra delar av organisationen. Fundera över vad dina mål är innan du börjar.

Samla teamet

En bra processanalys kräver rätt experter. Välj ett team av analytiker som:

Skapa en samarbetsmiljö där de kan diskutera och debattera sina observationer. ClickUps uppgiftsvy och kommentarer är ett utmärkt sätt att möjliggöra detta.

Förstå det aktuella läget

Börja med en kvalitativ analys. När du granskar befintliga processer, fokusera på både hur och varför. Du kanske upptäcker att kundklagomål idag registreras i ett kalkylblad. Fråga varför. Det kan finnas affärsmässiga skäl bakom dessa val.

Närma dig affärsprocessanalys med ett öppet sinne utan förutfattade meningar. Lyssna och samla in så detaljerad information som möjligt.

När du har en tydlig förståelse för processen kan du gå vidare till kvantitativ analys. Samla in nyckeltal för några av följande områden:

I detta skede kan du också använda flera verktyg och metoder för processkartläggning för att visualisera din nuvarande situation. Några exempel och förslag finns i nästa avsnitt.

Analysera noggrant och genomtänkt

När du har samlat in alla data analyserar du dem i sitt sammanhang. Granska varje steg i processen för att hitta ineffektiviteter, beroenden och redundanser. Det kan handla om:

Innan du föreslår förbättringar bör du överväga följande.

Benchmarking: Hur presterar andra team/avdelningar/företag i liknande processer?

Konsekvensanalys: Om ett alternativt steg/en alternativ metod föreslås, vilken inverkan kommer det att ha på teamet och organisationen i stort?

Resursanalys: Vad krävs för att ett alternativ ska kunna implementeras? Hur mycket kommer det att kosta? Hur lång tid kommer det att ta? Behövs ytterligare utbildning?

Störningar: Vilka processer kommer att påverkas under förändringen? Hur kommer detta att påverka verksamheten?

Föreslå förbättringar

Baserat på din analys kan du föreslå förbättringar. Det kan handla om en enkel förändring från att använda kalkylblad till att börja använda ClickUp-mallar. Det kan också handla om en total omgörning av hela systemet. Oavsett vilka förbättringar du föreslår, dokumentera dem noggrant.

Lista alla förändringar: Lista alla förändringar du föreslår, oavsett hur små eller stora de är. När du dokumenterar detta, beskriv den nuvarande processen och detaljera den föreslagna processen. Markera förändringarna.

Sätt prioriteringar: Det är aldrig en bra idé att ändra allt samtidigt. Prioritera de saker du vill ändra och gör dem en i taget.

Sätt upp tidsplaner: Börja med de steg som behöver omedelbara förändringar och utvidga sedan stegvis. Skapa en projektplan uppdelad i uppgifter som ska slutföras varje vecka, månad, kvartal eller år. Detta hjälper också till att observera processförbättringar och justera eventuella avvikelser.

ClickUps Gantt-diagramvy skapar automatiskt en tidslinje baserad på de uppgifter och deadlines du har ställt in i projektledningsverktyget.

Mät avkastningen: Alla förändringar medför kostnader. Dokumentera därför alla kostnader som är förknippade med att genomföra dina förbättringar. Visa också avkastningen för varje enskilt fall.

Börja förändringsarbetet: Ingen gillar förändringar om de inte gynnar dem. Skapa därför en strategi för förändringsarbete och involvera alla berörda parter. Förklara ditt förslag för dem och få deras stöd. Lyssna på feedback och anpassa dig efter det.

Uppmuntra förändring: Även dina bästa ansträngningar kräver att teamen samarbetar. Uppdaterar säljteamet inte CRM-systemet regelbundet? Koppla kvartalsvisa incitament till CRM-uppdateringar. Gillar vissa teammedlemmar inte den nya tekniken? Identifiera förespråkare inom teamet och samla dem.

Håll ett öga på de nya affärsprocesserna

Alla initiativ för processförbättring är endast framgångsrika om de är cykliska. Det sista steget är alltså att återgå till det första.

När du har genomfört förändringen går du tillbaka till steg ett och börjar analysera de nya processerna.

Utifrån detta kan du sedan bygga upp din strategi för kontinuerlig förbättring.

Affärsprocessanalys i praktiken med en Clickup-mall

Om du är ny inom processanalys eller vill optimera hur du utför dem just nu är ClickUps mall för processrevision och förbättring ett utmärkt ställe att börja på.

Kategorisera: Använd mallen för att kategorisera dina processanalysuppgifter efter process, resurser, hantering och övervakning. Till exempel listas uppgiften som rör renlighet under resurser och framgångsmått under hantering.

Detta hjälper dig att tilldela processägare, hantera aktiviteter och spåra framsteg för varje uppgift.

Tilldela revisionspoäng: Du kan tilldela en revisionspoäng baserat på dina observationer för varje uppgift. Om till exempel de resurser som tilldelats någon del av processen inte är tillräckliga kan du ge den en poäng.

Mallen ger alternativ, såsom efterlevnad, möjlighet till förbättring, mindre avvikelser och större avvikelser. Du kan anpassa detta utifrån hur du vill betygsätta varje uppgift.

Ladda upp bevis: Ingen affärsprocessanalys är komplett om du inte kan underbygga dina observationer. Med denna mall kan du ladda upp bevis i form av fotografier, skärmdumpar eller dokument.

Hantera projektet: Tilldela användare, ange förfallodatum, lägg till åtgärdspunkter och samarbeta kring kommentarer. Använd granskningspoängtabellen för att se statusen för varje uppgift. Använd listan över uppgifter som kräver uppmärksamhet för att övervaka uppgifter med hög prioritet.

Hantera processanalysen som ett projekt direkt i ClickUp.

Analysera och optimera dina processer med ClickUp

God projektledning är mer än bara uppgiftshantering. Det ger alla medarbetare i företaget den information, de verktyg och de processer de behöver för att kunna göra sitt bästa.

En viktig del av god projektledning, oavsett teamstorlek eller bransch, är regelbunden processanalys och kontinuerlig förbättring.

Men dagens projektteam har varken tid eller resurser att genomföra regelbundna affärsprocessanalyser. Processanalysen hamnar i skymundan när teamen är upptagna med sina intensiva dagliga aktiviteter.

Det borde det inte. ClickUps olika mallar för processanalys hjälper dig att påskynda din resa och omsätta idéer i handling.

Prova ClickUp gratis idag och se hur det kan förbättra dina processer.