Har du någonsin funderat på att byta karriär? Kanske har du velat följa en ny passion, uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv eller bara börja om på nytt. Kanske har du tagit steget och börjat söka jobb, men nu är du vilse i ett nät av jobbannonser och ansökningsdeadlines. Du är inte ensam.
Enligt en rapport från SHRM är det bara 8 % av de sökande som fullföljer intervjun.
Det är röriga system som är orsaken. Att organisera, spåra och följa upp jobbansökningar är ett jobb i sig.
Men det finns ett verktyg som kan vara din trogna allierade i processen – Microsoft Excel. Det handlar inte bara om att hålla ordning, utan också om att se till att du aldrig missar en möjlighet att få ditt drömjobb.
Den här artikeln guidar dig genom hur du skapar en enkel men effektiv jobbansökningsspårare i Excel. Den innehåller tips som hjälper dig att hålla ordning, hålla reda på viktiga detaljer och följa upp med rekryteraren.
Konceptet med en jobbansökningsspårare i Excel
En jobbansökningsspårare hjälper dig att kategorisera och organisera dina jobbansökningar och hålla koll på din jobbsökningsprocess. Den hjälper dig att hålla reda på alla jobb du har sökt, var du befinner dig i ansökningsprocessen och vilka dina nästa steg bör vara.
Syftet med denna spårare är enkelt – att se till att du aldrig missar en deadline, glömmer att följa upp eller tappar bort dina framsteg under jobbsökandet.
Traditionellt sett har jobbsökande förlitat sig på handskrivna anteckningar eller enkla Google Docs- eller MS Word-dokument för att hålla reda på de jobb de har sökt. Denna metod leder dock ofta till missade möjligheter, glömda intervjuer eller uppföljningsdatum och förlorade kontakter.
Moderna jobbansökningsspårare erbjuder däremot ett mer effektivt sätt att hantera din sökning. Med dessa verktyg kan du lagra viktiga uppgifter – såsom företagsnamn, kontaktinformation, intervjudatum och ansökningsdeadlines – på ett och samma ställe.
Enligt en undersökning genomförd av Lincoln College ökar de flesta arbetssökande som följer upp efter en vecka sina chanser att få svar med 30 %.
Det är inte konstigt att många moderna spårningsverktyg erbjuder funktioner som automatiska påminnelser, färgkodade statusuppdateringar, AI-verktyg som hjälper till med förberedelser inför intervjuer och smidig integration med e-post, vilket gör processen mycket smidigare.
Excel som verktyg för att spåra jobbansökningar
Detta vardagliga verktyg förvandlas till en anpassningsbar och lättuppdaterad jobbansökningsspårare med bara några få justeringar.
Låt oss gå igenom hur du använder Excel effektivt för din jobbsökning.
Hur man använder Excel för att spåra jobbansökningar
Att använda Excel som jobbansökningsspårare är enklare än du tror. Jämfört med andra program för uppgiftshantering erbjuder det flexibilitet med minimal installation.
Börja med att skapa en Excel-arbetsbok. Om du är nybörjare i Excel är en arbetsbok en fil som innehåller ett eller flera kalkylblad. För att göra detta startar du Excel, klickar på Arkiv, väljer Ny och väljer Tom arbetsbok. Följ sedan nästa steg för att anpassa arbetsboken efter dina behov i jobbsökningen.
En typisk jobbansökningsspårare i Excel har följande kolumner:
- Jobbtitel och företagsnamn: Dessa bör vara dina primära kolumner så att du snabbt kan söka efter möjligheter.
- Ansökningsdatum: Detta hjälper dig att hålla reda på när du ansökte och när du ska följa upp.
- URL till jobbannonsen: Spara länken till jobbeskrivningen så att du enkelt kan referera till den när du förbereder dig för intervjuer.
- Status: Håll denna kolumn uppdaterad med steg som "Ansökan inlämnad", "Intervju inbokad", "Erbjudande mottaget" eller "Avvisad".
- Intervjudatum och -tider: Ange dessa så att du inte dubbelbokar dig själv eller glömmer några schemalagda möten.
- Kontaktuppgifter till rekryteringsansvarig: Att ha denna information till hands gör det lättare att följa upp.
- Uppföljningsanteckningar: Spåra när du skickade uppföljningsmejl eller ringde rekryterare för att hålla ordning på din kommunikation.
Så här ser ett typiskt Excel-kalkylblad för att spåra jobbansökningar ut:
💡Proffstips: Använd Excel-kalkylbladsmallar för att snabba upp spårningen av dina jobbansökningar. Dessa färdiga layouter sparar tid genom att du kan organisera viktiga detaljer utan att behöva lägga tid på inställningar.
Tips för att underhålla din jobbansökningsspårare i Excel
En försummad spårare hjälper dig inte att få drömjobbet, så det är viktigt att hålla den uppdaterad. Här är några tips:
- Uppdatera varje vecka: Behandla din spårare som ett levande dokument. Varje gång du ansöker om ett jobb, går vidare i intervjun eller skickar ett uppföljningsmejl, se till att din spårare återspeglar dessa uppdateringar.
- Organisera efter prioritet: Vissa jobb kommer att sticka ut som förstahandsval. Använd Excels sorterings- eller filtreringsfunktioner för att prioritera jobb som är närmare deadlines eller mer attraktiva.
- Säkerhetskopiera: Det sista du vill är att förlora allt ditt hårda arbete. Säkerhetskopiera din spårare på molntjänster som Google Drive eller OneDrive.
- Använd filter eller villkorlig formatering: Detta hjälper dig att sortera jobbannonserna efter prioritetsnivå. Du kan till exempel färgkoda dina ansökningar efter vilket skede de befinner sig i, t.ex. ansökan inlämnad – markerad med gult, intervju inbokad – markerad med blått, erbjudande mottaget – markerat med grönt.
- Ställ in påminnelser: Excel har inte någon inbyggd påminnelsefunktion, men du kan enkelt koppla det till Google Kalender eller andra schemaläggningsappar för att få aviseringar om viktiga deadlines.
Du kan också överväga att använda Google Sheets som stöd i din jobbsökning.
Fördelar och nackdelar med att använda Excel som jobbspårare
Att använda Excel som ett verktyg för att spåra jobbansökningar har sina fördelar, men det är inte utan utmaningar. Låt oss först tala om fördelarna:
Flexibilitet och anpassning
I Excel kan du skapa en jobbansökningsspårare som passar dina unika behov. Du kan anpassa kolumnerna för att spåra det som är viktigast för dig, från ansökningsdeadlines till kontaktuppgifter till rekryteringschefen. Denna flexibilitet gör det enkelt att skräddarsy din spårare utifrån din jobbsökningsstrategi.
Kostnadseffektivitet
Om du redan har Microsoft Office kostar det ingenting extra att använda Excel för att spåra ansökningar. Det är en enkel och budgetvänlig lösning som vem som helst kan implementera.
Bekantskap
De flesta är vana vid att använda Excel, vilket gör det enklare att skapa din spårare utan att behöva lära sig något nytt. Du kan enkelt mata in data, sortera den och analysera trender i din jobbsökning.
Funktioner för dataanalys
Excel:s inbyggda funktioner gör det möjligt för dig att analysera dina jobbsökningsdata effektivt. Du kan skapa diagram för att visualisera statusen för dina ansökningar eller använda formler för att beräkna mått som den genomsnittliga tiden det tar att få svar från arbetsgivare.
Låt oss nu titta närmare på några av nackdelarna som kan få dig att överväga andra alternativ till Excel:
Begränsat samarbete
En av Excels största nackdelar är dess begränsade samarbetsfunktioner. Du kan visserligen dela filer, men realtidssamarbete är besvärligt jämfört med moderna verktyg för uppgiftshantering. Om du arbetar med en karriärcoach eller en vän måste du informera dem manuellt varje gång du gör ändringar i spåraren.
Brist på automatisering
Excel kräver manuell datainmatning och uppdateringar, vilket kan ta värdefull tid i anspråk. Utan automatisering kan du komma att lägga mer tid på kalkylblad än på den research som krävs för din jobbsökning.
Risk för fel
Manuell inmatning medför risk för mänskliga fel. Stavfel, felaktiga datum eller felplacerad information kan störa din jobbsökning. Ingen vill missa en intervju på grund av att de har skrivit fel datum.
Implementera annan programvara för att spåra jobbansökningar
Excel är ett praktiskt verktyg för att spåra jobbansökningar, men dess begränsningar kan hindra din jobbsökning. Behovet av förbättrad samverkan, automatisering och uppdateringar i realtid kan hanteras effektivt genom att byta till annan programvara för jobbsökning, till exempel ClickUp.
ClickUp är ett mångsidigt projektledningsverktyg som ökar produktiviteten genom anpassningsbara arbetsflöden och samarbete i realtid. Funktioner som uppgiftshantering, automatisering och omfattande integrationer förenklar processen för att spåra jobbansökningar, så att du kan hålla koll på din jobbsökning.
Här är några sätt på vilka ClickUp kan hjälpa dig att lyckas med din karriärförändring:
1. Hantera data för jobbansökningar
ClickUps tabellvy ger en samlad översikt, vilket gör det till ett perfekt val för dig som vill byta från Excel. Skapa en särskild tabellvy i ClickUp för att hantera dina jobbansökningsdata. ClickUp erbjuder också gratis databasmallar som hjälper dig att komma igång.
Lägg till anpassade fält i ClickUp för att registrera viktiga uppgifter som jobbtitel, företagsnamn, ansökningsdatum och uppföljningsdatum. Ställ in anpassade uppgiftsstatusar som ”Ansökan inlämnad”, ”Intervju inbokad” och ”Erbjudande mottaget” för att följa upp varje ansökan och få en tydlig översikt över var du befinner dig.
2. Fokusera dina ansträngningar på de bästa möjligheterna
Lägg till förfallodatum för att påminna dig själv om viktiga uppföljningsåtgärder och deadlines. Använd ClickUp Time Tracking för att logga tiden du lägger på varje ansökan, så att du kan analysera dina jobbsökandeinsatser och fokusera på de mest lovande och eftertraktade möjligheterna.
3. Automatisera ditt arbetsflöde
Utnyttja ClickUp Automation för att ställa in triggers som automatiskt flyttar ansökningar till nästa status, skickar påminnelser om uppföljningar eller tilldelar uppgifter när specifika villkor är uppfyllda, vilket ökar din produktivitet.
📌Exempel:
Låt oss säga att du har skapat en Kanban-tavla i ClickUp för att spåra dina jobbansökningar. Med Automations kan du skapa triggers som automatiskt flyttar ansökningar från "Ansökt" till "Intervju inbokad" så snart du får en intervjudinbjudan – så att du kan hålla ordning utan extra ansträngning. Du kan till och med ställa in påminnelser för uppföljningsmejl om du inte har hört något inom en vecka, så att du aldrig tappar bort möjligheter.
4. Skriv, spara, redigera och hantera ansökningar
ClickUp Docs kan hjälpa dig att skriva ansökningsbrev, CV och jobbförslag, så att alla dina ansökningsrelaterade dokument hålls organiserade på ett ställe. Du kan också spåra olika versioner av dina dokument, så att du alltid har tillgång till de senaste uppdateringarna och ändringarna.
Det bästa av allt? Du kan dela dessa dokument med personer som kan hjälpa dig i jobbsökandet och samarbeta med dem i realtid för att finslipa dina ansökningar.
5. Utforska olika vyer
Utnyttja olika vyer som ClickUp Board View eller ClickUp List View för att visualisera dina ansökningar i format som passar dina preferenser. Denna flexibilitet gör att du kan hantera din jobbsökning och hitta det som fungerar bäst för dig.
6. Använd AI för att förbereda dig inför anställningsintervjuer
Utnyttja ClickUp Brain, ClickUps AI-drivna personliga assistent, för att underlätta din intervjuträning. Använd den för att generera potentiella intervjufrågor, brainstorma personliga svar och skapa strukturerade dispositioner. Den kan också hjälpa dig att uppdatera ditt CV genom att dela exempel på CV-format.
Vill du vara väl förberedd inför dina intervjuer? Brain hjälper dig att organisera din research om företag, finslipa dina svar och föreslå sätt att sticka ut för rekryteringschefer.
7. Spåra alla ansökningar på ett och samma ställe
ClickUp erbjuder gratis mallar som hjälper dig att hantera varje steg i jobbsökningsprocessen.
ClickUps mall för jobbsökning är utformad för att hålla din ansökningsprocess organiserad och effektiv.
Med ClickUps mall för jobbsökning kan du:
- Spåra och organisera alla dina jobbansökningar på ett enda, lättillgängligt ställe.
- Lagra viktiga dokument som CV, personliga brev och anteckningar från intervjuer på ett och samma ställe.
- Ange deadlines för ansökningsinlämningar och uppföljningar för att hålla koll på din jobbsökning.
- Spåra statusen för varje ansökan, från "Ansökan inlämnad" till "Intervju inbokad" och "Erbjudande mottaget".
Du kan också använda den avancerade ClickUp-mallen för jobbsökning för att anpassa processen ytterligare.
Med den här mallen kan du:
- Lägg till anpassade statusar för varje möjlighet – till exempel ”Intervju”, ”Erbjudande väntar” och ”Avvisad” – och visualisera dem i en praktisk tavla eller listvy.
- Inkorporera anpassade fält som "Företagsnamn", "Position", "Ansökningsdatum" och "Uppföljningsdeadline" för att få en tydlig och detaljerad bild av dina framsteg.
- Få tillgång till 50 färdiga frågor för att stärka din förberedelse inför intervjun.
- Registrera och spåra Glassdoor-betyg för de företag du söker jobb hos.
👀 Rolig fakta
Förutom att stödja kandidater i deras jobbsökande, stödjer ClickUp även HR-team, vilket gör att de kan fokusera mer på att hitta, utbilda och behålla rätt talanger och mindre på logistik.
Så här använder HR-team ClickUp för att bli mer produktiva:
- Centraliserade HR-data: Lagra information om anställda, dokument och register på ett ställe med ClickUp Docs och hantera dem med hjälp av över 15 anpassade ClickUp-vyer.
- Uppgiftshantering: Spåra rekrytering, introduktion, prestationsutvärderingar och utbildning med ClickUp Tasks.
- Tidsspårning: Övervaka anställdas arbetstid och projekttid för effektiv resursfördelning.
- Anpassningsbara arbetsflöden: Skapa organisationsspecifika arbetsflöden för rekrytering, introduktion och andra HR-processer.
- Samarbete: Förbättra teamarbetet med delade utrymmen, ClickUp Chat och samarbete i realtid.
- Rapportering och analys: Skapa rapporter om HR-mått och visualisera dem på ClickUp Dashboards.
- Verktygsintegration: Integrera med löne- och sökandespårningssystem för smidig HR-hantering.
ClickUp är utmärkt för att hantera projekt som har flera aktiviteter och kräver övervakning av personalresurser, eftersom varje medlem kan rapportera aktivitetsförloppet, oavsett om det gäller projekt baserade på agila eller vattenfallsmetoder.
ClickUp är utmärkt för att hantera projekt som har flera aktiviteter och kräver övervakning av personalresurser, eftersom varje medlem kan rapportera aktivitetsförloppet, oavsett om det gäller projekt baserade på agila eller vattenfallsmetoder.
Lyckas med din jobbsökning med ClickUp
Man är aldrig för gammal för att sätta upp ett nytt mål eller drömma en ny dröm.
Man är aldrig för gammal för att sätta upp nya mål eller drömma nya drömmar.
När du börjar din jobbsökning, kom ihåg att varje ansökan för dig närmare nya möjligheter. Det kan vara bra att skapa en Excel-mall för att spåra jobbansökningar. Men när din jobbsökning fortskrider kan Excel snabbt bli både otillräckligt och överväldigande, eftersom det saknar flexibilitet för att hantera uppgifter eller påminnelser.
ClickUp erbjuder en mer robust lösning med funktioner som uppgiftsuppföljning, automatisering och dokumenthantering för alla aspekter av din jobbsökning.
Från att spåra ansökningar till att förbereda intervjuer – med ClickUps kraftfulla funktioner har du full kontroll över varje steg i processen.
Kom ett steg närmare ditt drömjobb. Prova ClickUp idag!