Att söka nytt jobb kan vara överväldigande, särskilt när man söker flera olika tjänster. Att spåra varje enskild ansökan man har skickat in kan snabbt bli utmattande.
Att söka jobb handlar ju om mer än att skicka ut CV – det är en hel process. Du har deadlines att hålla, intervjuer att boka och uppföljningar att skicka. Varje steg kräver uppmärksamhet.
Därför är det viktigt att ha koll på allt. Du måste veta i vilket skede dina ansökningar befinner sig, om du bör följa upp dem och om du väntar på svar. Det är viktigt att ha ett transparent system för att hantera allt detta.
Ett mer praktiskt (och gratis!) alternativ är istället jobbsökarspåraren i Google Sheets. Det är ett enkelt verktyg som gör det möjligt för dig att byta karriär utan att gå vilse.
Denna steg-för-steg-guide visar dig exakt hur du skapar och använder denna spårare, så att du kan fokusera på det som är viktigt: att få ditt drömjobb.
Konceptet med en jobbsökarspårare
En jobbsökarspårare är ett verktyg eller system för att organisera och övervaka jobbsökandeprocessen. Den hjälper dig att hålla koll på läget utan att behöva fundera på var du har sökt jobb eller när du ska följa upp.
Med det här verktyget kan du logga detaljer som jobbtitel, företag och datum för ansökan, spåra ansökans status och planera ditt nästa steg.
Traditionella kontra moderna metoder för att spåra jobbansökningar
Traditionellt brukar kandidater skriva ner detaljerna om sina ansökningar på anteckningsblock eller skriva in dem i enkla kalkylblad. Den metoden fungerar, men kan bli kaotisk, särskilt när antalet ansökningar ökar. Det finns också en risk att du tappar bort var du har sökt eller glömmer att följa upp i tid.
Moderna verktyg för att spåra jobbansökningar erbjuder däremot en mycket smidigare upplevelse. De är utformade för att hantera alla dina ansökningar på ett och samma ställe, ofta med extra funktioner som gör det enkelt att spåra deadlines och svar. De kan också hjälpa dig under förberedelserna inför en intervju, särskilt för distansintervjuer, genom att du har all information om företaget till hands.
Om du också arbetar med att skriva ett jobbförslag kan det vara bra att hålla reda på olika roller och deras krav. Din spårare kan hjälpa dig att skräddarsy varje förslag till den specifika rollen med hjälp av anteckningar som påminner dig om viktiga detaljer.
Att hålla ordning på dina ansökningar kan ge dig en verklig fördel på arbetsmarknaden. Och med en jobbansökningsspårare överlever du inte bara jobbsökandet – du bemästrar det.
Google Sheets som verktyg för att spåra jobbansökningar
Att använda Google Sheets för att spåra jobbansökningar är ett av de enklaste och mest effektiva sätten att hålla ordning på din jobbsökning. Det är gratis, anpassningsbart och tillgängligt var du än befinner dig. Dessutom kan du ställa in allt precis som du vill med Google Sheets.
Så här kan du använda Google Sheets för att spåra dina jobbansökningar på ett effektivt sätt:
- Skapa ett nytt Google Sheet: Öppna ett nytt kalkylblad som är avsett enbart för att spåra dina jobbansökningar.
- Skapa viktiga kolumner: Lägg till kolumner som Jobbtitel, Företagsnamn, Ansökningsdatum, Status, Nästa steg och Anteckningar. Anpassa gärna ytterligare efter dina behov.
- Spåra ansökningars status: Använd kolumnen Status för att ange om ansökan är "pågående", "under granskning" eller "avvisad".
- Lägg till datum för uppföljning: Använd kolumnen Ansökningsdatum eller en separat kolumn för Uppföljningsdatum för att hålla koll på när du bör höra av dig till arbetsgivaren igen.
- Färgkod för tydlighet: Tilldela olika statusar olika färger (t.ex. grönt för pågående, rött för avvisat) för att snabbt kunna se var du står med varje ansökan.
- Använd filter för att organisera: Använd arkets filter för att sortera eller visa ansökningar efter företag, jobbtitel eller status.
- Lägg till anteckningar för varje ansökan: Använd avsnittet "Anteckningar" för att spara specifika detaljer, såsom rekryteringschefens namn, viktiga punkter i jobbeskrivningen eller viktig uppföljningsinformation.
- Håll den uppdaterad regelbundet: Efter varje ansökan eller svar ska du omedelbart uppdatera ditt kalkylblad så att det återspeglar den senaste informationen.
Eftersom Google Sheets är molnbaserat kan du uppdatera det på din telefon eller dator med en internetanslutning.
Bonus: Hur du spårar jobb i Excel!
Praktiska tips för att hålla din jobbansökningsspårare organiserad och uppdaterad
Nu när du förstår hur du använder Google Sheets för att spåra dina jobbansökningar på ett effektivt sätt är det dags att förfina denna färdighet ytterligare.
Här är några tips och tricks som hjälper dig att organisera det:
- Lägg till den nya informationen direkt efter att du har sökt ett jobb eller fått svar från en arbetsgivare.
- Använd kolumnen "ansökningsdatum" för att skapa påminnelser om när du ska följa upp ansökningarna.
- Visuella markeringar gör det enkelt att se vilka ansökningar som fortfarande är aktiva, vilka som behöver åtgärdas och vilka som är avslutade.
- Om ditt kalkylblad blir långt kan du använda Google Sheets filtreringsfunktion för att fokusera på specifika statusar eller företag.
- Gruppera liknande ansökningar (till exempel ansökningar till tekniska jobb eller jobb som kräver särskilda färdigheter) så att du kan jämföra dem sida vid sida.
- Använd kommentarfunktionen för att diskutera specifika poster utan att det blir rörigt i huvudarket om du arbetar med någon annan (till exempel en jobbsökningskompis).
Fördelar och nackdelar med Google Sheets som jobbsökarverktyg
Google Sheets är ett mångsidigt verktyg för att spåra jobbansökningar, men som de flesta verktyg har det både fördelar och nackdelar. Här är en snabb överblick över för- och nackdelarna:
Fördelar med Google Sheets
Här är några av de många fördelarna med att använda Google Sheets för att spåra jobbansökningar:
1. Gratis och tillgänglig
En av de största fördelarna är att Google Sheets är helt gratis. Oavsett om du spårar två eller tjugo ansökningar kostar det ingenting.
Som nämnts kan du komma åt din jobbsökarspårare från vilken enhet som helst, när som helst, med internetåtkomst. Om du till exempel ansöker om ett jobb på din telefon under pendlingen kan du snabbt uppdatera ditt kalkylblad på språng.
2. Anpassningsbar
Du kan anpassa Google Sheets efter dina specifika behov. Vill du spåra hur många intervjuer du har gått igenom för varje jobb? Lägg bara till en kolumn!
Du kan också färgkoda, skapa filter och sortera data efter dina önskemål. Du kan till exempel färgkoda jobb där du har fått en inbjudan till intervju med grönt och de som väntar på svar med gult.
3. Samarbete i realtid
Om du arbetar med en karriärcoach eller söker råd från en vän kan du dela ditt Google Sheet med dem. De kan visa och redigera det i realtid, ge förslag eller hålla dig ansvarig.
Denna funktion är användbar om du byter karriär och vill ha en mentor som guidar dig.
4. Enkel att använda
Google Sheets är lätt att lära sig. De flesta är redan bekanta med grundläggande kalkylbladsfunktioner, så det krävs inte mycket teknisk kunskap för att skapa en jobbsökarspårare.
Dessutom gör det intuitiva gränssnittet det enkelt att organisera och visa information.
Nackdelar med Google Sheets
Trots fördelarna finns det vissa begränsningar med att använda Google Sheets för att spåra jobb.
1. Manuell inmatning
Google Sheets erbjuder stor flexibilitet, men nackdelen är att allt måste göras manuellt. Du måste lägga in varje jobb, uppdatera status och spåra uppföljningar.
Till skillnad från specialiserade verktyg för jobbsökning skickar den inte automatiska påminnelser om uppföljning eller meddelanden om deadlines. Om du till exempel hanterar flera ansökningar och glömmer att uppdatera din spårare kan du tappa bort viktiga detaljer.
2. Begränsad automatisering
Till skillnad från professionella plattformar för jobbsökning erbjuder Google Sheets inte inbyggd automatisering, såsom att ställa in påminnelser eller hämta jobbinformation från webbplatser.
Om du har många ansökningar att hantera och vill ha automatiserad hjälp måste du ställa in manuella påminnelser eller använda ytterligare verktyg.
3. Kräver organisatoriska färdigheter
Om du inte är en naturligt organiserad person kan det vara svårt att hantera Google Sheets på ett effektivt sätt.
Å andra sidan kan det leda till förvirring om du glömmer att uppdatera eller kategorisera jobben korrekt. Du kan till exempel råka ansöka om samma tjänst två gånger om du inte håller din spårare uppdaterad.
4. Saknar avancerade funktioner
Google Sheets fungerar bra för grundläggande jobbsökning, men är olämpligt för dem som vill ha djupgående insikter eller analyser om sin jobbsökningsprocess.
Dessutom är avancerade funktioner som visuella instrumentpaneler, som vissa jobbsökningsplattformar erbjuder, inte tillgängliga om du inte skapar dem manuellt.
Läs också: Bästa CV-format för 2024: tips + exempel
Implementera annan programvara för att spåra jobbansökningar
Även om Google Sheets är ett bra verktyg för att hålla koll på jobbansökningar, finns det andra verktyg som har mer avancerade funktioner.
ClickUp är ett robust program för produktivitet och uppgiftshantering som integreras smidigt i olika affärsverksamheter.
Med flera anpassningsbara funktioner och över 1 000 ClickUp-integrationer centraliserar ClickUp allt ditt arbete på olika plattformar i ett samarbetsutrymme.
Låt oss utforska några viktiga funktioner som gör ClickUp till en idealisk programvara för jobbsökning och HR:
1. ClickUp Docs
ClickUp Docs är en centraliserad plattform för lagring, hantering och organisering av alla dina dokument, inklusive jobbansökningar. Du kan skapa en ny fil direkt i ClickUp eller importera en befintlig fil.
Oavsett om du skriver ett personligt brev, håller koll på feedback eller sparar utkast till ansökningar, kan du med den här funktionen skapa innehållsrika och visuellt tilltalande dokument.
Sedan vi började använda ClickUp har våra team successivt övergått från Google Docs för dokumentation, och dokumentationen har faktiskt förbättrats avsevärt.
Sedan vi började använda ClickUp har våra team successivt övergått från Google Docs för dokumentation, och dokumentationen har faktiskt förbättrats avsevärt.
Plattformen har också en AI-assistent som heter ClickUp Brain som hjälper dig att utnyttja AI för att förbereda dig inför anställningsintervjuer. Brain kan korrekturläsa dina nya ansökningar eller personliga brev för stavfel, grammatiska fel och formateringsfel, så att tonen och stilen blir konsekvent.
Du kan också be kollegor eller mentorer om feedback för att få nya perspektiv. Ta till dig deras förslag och gör nödvändiga justeringar för att förbättra din ansökan innan du skickar in den.
2. ClickUp-vyer
ClickUp erbjuder över 15 olika sätt att visualisera arbetsflöden, projekt och uppgifter. Flera av dessa ClickUp-vyer är särskilt användbara för att spåra jobbansökningar:
- Tabellvy: Utnyttja en kalkylbladsliknande upplevelse i detta alternativ till Google Sheets. Skillnaden är att du här kan anpassa fält och status, vilket möjliggör en mer nyanserad spårning av din ansökningsprocess.
- Listvy: Sortera, filtrera och gruppera uppgifter snabbt, så att du får en tydligare bild av statusen för varje ansökan.
- Formulärvy: Få enkelt tillgång till enkätsvar, feedback på ansökningar eller andra data som du direkt kan omvandla till konkreta uppgifter.
- Kalendervy: Håll enkelt koll på intervjuscheman, deadlines och dagliga agendor med denna visuella layout.
- Arbetsbelastningsvy: Balansera prioriteringar medan du hanterar flera uppgifter eller ansökningar
3. ClickUp-automatiseringar
En av ClickUps mest framstående funktioner är dess förmåga att automatisera repetitiva uppgifter. ClickUp Automations kan automatiskt skapa uppgifter, tilldela roller, ändra ansökningsstatus eller fylla i kommentarer baserat på de triggers du ställer in.
Genom att automatisera dessa små men viktiga åtgärder får du mer tid över att fokusera på att förbereda dig för intervjuer eller finjustera din jobbansökan.
4. Gratis mallar
ClickUp har ett omfattande bibliotek med anpassningsbara mallar för olika dokument för olika användningsområden, inklusive databasmallar och kalkylbladsmallar.
Att söka efter rätt jobb kan kännas överväldigande. Med otaliga alternativ och resurser att navigera bland är det lätt att tappa bort var man ska börja och hur man ska hålla ordning. Det är där ClickUp-mallarna för jobbsökning kommer in!
Dessa mallar passar både nybörjare och proffs som letar efter avancerade funktioner.
ClickUp Job Search Template är till exempel utformad för att hjälpa dig att förenkla din jobbsökarprocess genom att hålla koll på olika viktiga komponenter.
Med anpassade statusar som "Öppen", "Ansökan inlämnad" och "Väntar" hjälper den här mallen dig att:
- Organisera och övervaka jobbansökningar för enkel spårning
- Logga lediga jobb för att hålla dig uppdaterad om potentiella möjligheter.
- Registrera företagsbetyg och förmåner för att bedöma arbetsplatsens kvalitet.
- Samla intervjuresurser, inklusive tips och vanliga frågor.
- Skapa en personlig tidslinje för jobbsökningen för att hantera uppgifterna effektivt.
Denna mall är baserad på ClickUp Views och erbjuder tre anpassningsbara vyer: listvy, kalendervy och tavelvy.
Om du däremot letar efter omfattande funktioner gör den anpassningsbara jobbsökningsmallen från ClickUp (för nybörjare) det enkelt och effektivt att spåra jobbmöjligheter.
Du kan samla jobbannonser, organisera uppföljningsuppgifter och hantera konversationer med rekryterare eller anställningsansvariga – allt på ett och samma ställe.
ClickUps mall för jobbsökning innehåller:
- Anpassade statusar: Spåra varje ansökans status med anpassade statusar som "Öppen" eller "Slutförd".
- Anpassade fält: Hantera olika ansökningsattribut, vilket gör det enklare att visualisera dina framsteg med ett ögonkast.
- Anpassade vyer: Oavsett om du vill prioritera ansökningar eller hålla en lista över företag erbjuder mallen flera vyer som hjälper dig att hålla ordning.
- Projektledningsverktyg: Använd taggar, kommentarer, automatiseringar och till och med AI för att effektivisera din jobbsökning.
Den förenklar skapandet av dokument för jobbsökning, vilket sparar tid och energi. Den hjälper dig också att hålla en omfattande lista över potentiella arbetsgivare, så att du inte missar några möjligheter.
Dessutom kan ClickUp användas av din HR-avdelning som rekryterings- och talanghanteringsprogramvara. Med ClickUp för HR-team kan din HR-avdelning dra nytta av följande fördelar:
Rekrytering
- Jobbannonser och spårning: HR kan enkelt skapa och hantera jobbannonser i ClickUp. Plattformen gör det möjligt att spåra ansökningar, boka intervjuer och hantera hela rekryteringsprocessen från början till slut.
- Hantera kandidatpipeline: ClickUps anpassningsbara arbetsflöden kan användas för att skapa en kandidatpipeline, vilket hjälper HR-team att organisera sökande, spåra deras framsteg genom intervjun och fatta välgrundade anställningsbeslut.
- Intervjuprogrammering: Verktygets kalenderintegration gör det enkelt att boka intervjuer med kandidater, så att alla är på samma sida och schemakonflikter undviks.
Talanghantering
- Introduktion av nya medarbetare: ClickUp kan skapa en strukturerad introduktionsprocess som säkerställer att nyanställda har allt de behöver för att lyckas. Uppgifter, checklistor och deadlines kan tilldelas för att styra introduktionsprocessen.
- Prestationshantering: Plattformens funktioner för uppgiftshantering kan användas för att sätta prestationsmål, spåra framsteg och genomföra prestationsutvärderingar.
- Medarbetarengagemang: Genom att skapa utrymme för medarbetarnas feedback, uppmärksamma prestationer och uppmuntra gemenskapskänsla kan ClickUp bidra till en positiv och engagerande arbetsmiljö.
Läs också: Vi testade de 15 bästa HR-programvarorna för personalavdelningar och mallar för ansökningsbrev i Google Docs
Förenkla spårningen av jobbansökningar med ClickUp
Alla som söker jobb bör använda ett verktyg för att spåra jobbansökningar, till exempel Google Sheets. Det hjälper dig att effektivisera jobbsökandet genom att ge dig en central plats där du kan organisera och hantera alla dina jobbansökningar.
Med en spårningsfunktion kan du enkelt hålla koll på potentiella arbetsgivare, ansökningsstatus, intervjudatum och uppföljningsåtgärder. Denna organisation säkerställer att du inte missar några viktiga deadlines eller möjligheter, så att du kan se dina framsteg med ett ögonkast.
Google Sheets har dock flera begränsningar, och för att kringgå dem kan du använda ClickUp för att förenkla hela processen.
Du kan enkelt hantera jobbmöjligheter och spåra framsteg med anpassningsbara vyer som tabellvy och listvy. Automatiseringar sparar tid genom att hantera repetitiva uppgifter, medan ClickUp Docs håller dina ansökningshandlingar organiserade på ett centralt ställe. Dessutom säkerställer mallen för jobbsökning att allt från uppföljningsuppgifter till samtal med rekryterare hålls på rätt spår.
Oavsett om du just har börjat söka jobb eller vill förbättra din nuvarande process erbjuder ClickUp verktyg som hjälper dig att hålla ordning och fokusera.
Registrera dig på ClickUp idag och ta kontroll över din jobbsökning!