De flesta av oss använder redan kalkylblad varje dag. Från att göra månadsbudgetar till att beräkna försäljningssiffror är Google Sheets känt för sin användarvänlighet, samarbetsfunktioner, globala tillgänglighet och anpassningsmöjligheter.
Men vem kunde ana att ett tomt Google Sheet också kunde bli ett fullt fungerande CRM-system? 🤯
Det är sant – du kan använda Google Sheets för att skapa eller använda otaliga mallar för projektledning i kalkylblad, marknadsföringskampanjer, massutskick av e-post, prognoser, spårning, uppföljningar och mycket mer.
Låt oss titta närmare på hur du använder Google Sheets CRM – med ett kraftfullt nytt verktyg som kan förändra din kundrelationshantering fullständigt!
Förstå CRM-funktionaliteten i Google Sheets
Google Sheets är inte en traditionell CRM-plattform, men erbjuder ett överraskande effektivt sätt att hantera kundrelationer, särskilt för mindre företag eller företag som söker en kostnadseffektiv lösning.
Några viktiga CRM-funktioner i Google Sheets är:
1. Kontaktadministration: Organisera kontakter i en strukturerad databas, validera data för att upprätthålla äktheten, filtrera och sortera utifrån målgrupper och använd villkorlig formatering för att separera viktig information.
2. Spårning av försäljningspipeline: Övervaka affärens framsteg visuellt genom alla försäljningsstadier, tilldela uppgifter och spåra deras slutförande, beräkna mätvärden och identifiera flaskhalsar.
3. Uppgifts- och aktivitetshantering: Spåra interaktioner med kunder och klienter, ange förfallodatum och påminnelser, delegera uppgifter och se framstegen, och använd filter för att fokusera på förbättringsområden.
4. Rapportering och analys: Förvandla data till insikter, skapa rapporter, spåra prestanda och dela rapporter för att underlätta beslutsfattandet.
5. Integrationer och automatisering: Integrera Google Sheets med populära CRM-alternativ för att utöka funktionerna: fånga upp leads från e-postmeddelanden och formulär, automatisera din uppföljningslista för e-post och synkronisera med kalendrar för att schemalägga och spåra möten.
Det är inte allt. Google Sheets erbjuder också många CRM-mallar, så att du kan fokusera på att upprätthålla kundrelationer och inte på det tidskrävande arbetet med att skapa CRM-system.
📮ClickUp Insight: Team med låg prestanda är fyra gånger mer benägna att jonglera med 15+ verktyg, medan team med hög prestanda upprätthåller effektiviteten genom att begränsa sin verktygslåda till 9 eller färre plattformar. Men vad sägs om att använda en enda plattform? Som den ultimata appen för arbete samlar ClickUp dina uppgifter, projekt, dokument, wikis, chattar och samtal på en enda plattform, komplett med AI-drivna arbetsflöden. Är du redo att arbeta smartare? ClickUp fungerar för alla team, gör arbetet synligt och låter dig fokusera på det som är viktigt medan AI sköter resten.
Typer av CRM-mallar för Google Sheets och deras användning
Från grundläggande organisering av kunddata till automatisering av försäljningshantering – Google Sheets CRM-mallar har många användningsområden inom kundhantering. Här är några av de mest använda Google Sheets CRM-mallarna.
1. CRM-mall för projektledning
Denna kostnadsfria mall för Gantt-diagram i Google Sheets är idealisk för företag som har löpande kundkontakter under ett projekt.
Dessa mallar kombinerar kontaktinformation för kunder med projektuppföljningsfunktioner som projektplan, intressentdata, tidslinjer, uppgifter, deadlines och budgetfördelning.
Du kan anpassa varje kategori, samarbeta med medlemmarna i ditt projektledningsteam och spara det på Google Drive. Nu är alla dina uppdateringar i realtid tillgängliga när du är på språng!
2. Grundläggande CRM-mall
Denna grundläggande CRM-kalkylbladsmall är det perfekta verktyget för försäljningshantering för småföretagare och start-up-grundare.
Börja med att anpassa fliken "Inställningar". Du kan definiera kategorier som kontakttyp för personer och vilket stadium dina affärsmöjligheter med dem befinner sig i. Din kundrelationshantering har just blivit enklare.
Använd fliken "Dashboard" som en minikontrollpanel. Den visar det totala värdet av möjligheter, det totala antalet personer, företag och möjligheter samt antalet möjligheter per steg med deras värden.
Fliken "Personer" innehåller datapunkter för kunder som du vill göra affärer med. Använd förinställda taggar som uppföljningar, heta och merförsäljning för att definiera den relation du har etablerat med dem.
På fliken "Företag" finns liknande information om aktuella och potentiella leads för organisationen.
Fliken "Möjlighet" representerar alla affärsutvecklingsinsatser som du vill spåra.
3. CRM-mall för spårning av försäljningspipeline
Du kan visualisera och registrera hela din försäljningspipeline, inklusive leadhantering, försäljningsspårning och intäktsrapportering, i denna praktiska CRM-mall för Google Sheets.
Mallen kan laddas ner gratis på HubSpot. Den förenklar försäljningshanteringen genom att visa all data från varje flik i form av grafer och diagram på huvudpanelen.
Du kan börja skapa din verksamhets försäljningstratt i detta kalkylblad. Gå igenom fliken "Instruktioner" för att förstå vad CRM-kalkylbladet är och hur du fyller i det.
4. Mall för marknadsföringshantering i CRM
Om du har satt upp marknadsföringsmål för din organisation kan du nu enkelt spåra dem med detta kostnadsfria CRM-kalkylblad för marknadsföringshantering.
Denna CRM-mall är inriktad på leadgenerering och leadvård och innehåller formulär för leadinsamling, e-postuppföljningssekvenser, spårning av kampanjresultat och segmenteringsverktyg baserade på intresse eller engagemangsnivå.
Du kan kategorisera leads utifrån deras källa, till exempel leads från Facebook-kampanjer, leads från kallmailkampanjer, leads från LinkedIn och så vidare.
5. CRM-mall för evenemangsmarknadsföring
Denna mall är särskilt användbar för kundhanteringsteam inom reklam- och socialmediamarknadsföringsbyråer. Den hjälper dig att presentera din marknadsföringstidsplan för rätt kundprofiler genom att spåra och schemalägga innehåll.
Du kan hantera, övervaka och schemalägga nationella marknadsföringskampanjer, lokala marknadsföringskampanjer, PR, innehållsmarknadsföring, bloggar, webbsidor och så vidare.
Mallen hjälper dig att upprätthålla en konsekvent varumärkeskommunikation på alla plattformar och undvika dubbelarbete.
Använd det som en färdig kalkylator för vad du har uppnått och skapa rapporter om framgången för marknadsföringskampanjer.
Konfigurera CRM i Google Sheets: steg-för-steg-guide
Om du hellre vill slippa komplexa CRM-verktyg kommer denna steg-för-steg-guide att visa dig hur du använder det enkla Google Sheets som ett CRM-verktyg! 🙌
Steg 1: Välj en CRM-mall
Först och främst måste du hitta en lämplig CRM-mall som passar dina affärsbehov. Google Sheets erbjuder inbyggda mallar, men du kan också utforska andra webbplatser som erbjuder mallar gratis eller till försäljning.
Steg 2: Importera mallen
Öppna Google Sheets och klicka på "Arkiv > Ny > Från en mall". Sök efter CRM-mallar eller använd en förinstallerad mall.
Steg 3: Anpassa CRM-kalkylbladet
Du kan lägga till eller ta bort kolumner och rader för att endast visa den information du vill spåra.
Tänk på vilka fält som är viktiga utifrån dina CRM-mål. Det kan till exempel vara kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer, företag), leadkälla, försäljningsstadium, uppgifts- och aktivitetshistorik eller anteckningar och kommentarer.
Steg 4: Skydda dataintegriteten
Google Spreadsheets CRM-datapunkter är som en guldgruva för alla företag!
För att upprätthålla noggrannhet och konsekvens i dina kontaktuppgifter kan du implementera regler för datavalidering. Nu kan din CRM-mall konkurrera med även anpassade CRM-verktyg.
För att skydda känslig data kan du överväga att ställa in behörigheter på kalkylbladsnivå för att kontrollera vem som kan visa och redigera viss information.
Steg 5: Konfigurera din försäljningspipeline
Ställ in din försäljningstratt för att spåra relevanta försäljningsleads genom varje steg. Skapa kolumner eller flikar för att representera de olika stegen (t.ex. Lead, Kvalificerad, Förslag skickat, Avslutad vunnen/förlorad).
Använd villkorlig formatering för att markera möjligheter i olika stadier eller sådana som behöver din uppmärksamhet. Detta ger dig en tydlig bild av försäljningsframstegen via grafer och diagram.
Google Sheets CRM förenklar rapportering och presentation av siffror till dina kunder. Du kan skapa pivottabeller för att analysera kunddata, identifiera trender och spåra prestationsmått.
Steg 6: Spåra uppgifter och aktiviteter
Med ditt Google Sheets CRM kan du skapa ditt eget uppgiftshanteringssystem och använda kolumner, flikar eller separata ark för att spåra uppgifter och aktiviteter relaterade till varje kontakt.
Du kan tilldela uppgifter till ditt kundrelationshanteringsteam, samarbeta i realtid och övervaka framstegen.
Tips och tricks för att öka produktiviteten med Google Sheets som CRM-verktyg
Google Sheets är det mest mångsidiga CRM-verktyget, med en mängd funktioner som är utformade för att öka din produktivitet samtidigt som marknadsföringskostnaderna hålls under kontroll. Låt oss utforska några av dess praktiska tips och tricks.
1. Intelligenta formelförslag
När du börjar skriva en formel analyserar Sheets omgivande data för att förstå dess relevans. Det känner igen mönster, såsom siffror, datum, text eller intervall, och tar hänsyn till dina senaste formler och vanliga kalkylbladsuppgifter.
Google Sheets använder maskininlärningstekniker för kontextuell förståelse och förbättrar formelförslagen över tid. Det kompletterar automatiskt formelnamn medan du skriver, vilket minskar antalet stavfel.
2. Hantera projekt med tidslinjevy
Sheets interaktiva tidslinjevy utnyttjar kraften i en intelligent arbetsyta. Den hjälper dig att enkelt interagera med projektinformation och hantera marknadsföringskampanjer, projektmilstolpar, samarbete mellan team och mycket mer.
Du kan presentera CRM-rapporter och resultat på mer kreativa sätt för din organisation eller dina kunder.
3. Använd tillägg till Google Sheets
Gå till "Tillägg > Tillägg > Hämta tillägg" för att använda fler verktyg som du har laddat ner externt. Dessa kan hjälpa dig att automatisera uppgifter i Google Sheets.
Du kan välja mellan olika AI-centrerade appar för att skriva och fylla i kalkylblad automatiskt med bara några få kommandon. Verktyg för formulärskapande hjälper dig att sammanfoga Google Forms från dina e-postmeddelanden till ditt kalkylblad.
4. Google App Scripts för Google Sheets
Apps Script öppnar upp en helt ny värld av CRM-möjligheter. Tänk på anpassade menyer, popup-dialogrutor och praktiska sidofält – allt för att skräddarsy ditt Google Sheet efter dina exakta behov. Du kan slopa generiska formler och utforma anpassade funktioner som gör exakt vad du behöver.
Du kan också integrera Sheets med Kalender, Drive, Gmail och mycket mer. Tänk dig att kunna boka möten eller skicka e-post direkt från ditt kalkylblad! Skapa formulär automatiskt baserat på data i ditt kalkylblad eller fyll i ditt kalkylblad med nya svar.
5. Smarta chips för samarbete och organisation
Smart Chips hjälper dig att bädda in filer som dokument, kalkylblad, presentationer eller bilder direkt i ditt kalkylblad. Håll bara muspekaren över symbolen ”@” för att visa alla föreslagna filer baserat på din senaste aktivitet och nyckelord.
Genom att dela datachips i samarbetsinriktade Google Sheets blir det enkelt för alla intressenter att få tillgång till relevant information utan att behöva lämna kalkylbladet.
Begränsningar med att använda Google Sheets som CRM
Google Sheets erbjuder visserligen en överraskande flexibilitet för CRM, men har ändå sina begränsningar jämfört med dedikerade CRM-plattformar.
1. Datahantering
- Inga inbyggda funktioner för dataintegritet: Saknar automatisk datavalidering eller förebyggande av dubbletter, vilket ökar risken för fel och inkonsekvenser.
- Begränsad datakapacitet: Kan eventuellt inte hantera extremt stora databaser effektivt, vilket kan leda till prestandaproblem.
- Ingen avancerad rapportering: Erbjuder endast grundläggande rapporteringsverktyg, men saknar de omfattande rapporterings- och analysfunktionerna som finns i dedikerade CRM-system.
2. Funktionalitet
- Ingen inbyggd hantering av försäljningspipeline: Att spåra komplexa försäljningspipelines med olika steg och beroenden kan vara besvärligt och kräva manuella lösningar.
- Begränsad automatiseringspotential: Automatiseringen är beroende av tillägg och integrationer och är kanske inte lika smidig eller robust som inbyggda funktioner i dedikerade CRM-system.
- Brist på e-postmarknadsföring och kampanjhantering: Inga inbyggda verktyg för e-postmarknadsföringskampanjer och lead nurturing-sekvenser.
3. Säkerhet och skalbarhet
- Dataskyddsfrågor: Att lagra känslig kunddata i molnbaserade Google Sheets kan väcka säkerhetsfrågor för vissa företag.
- Begränsad skalbarhet: När ditt företag växer kan det bli svårt att hantera ett stort, komplext CRM-system i Sheets, vilket kan hindra ytterligare expansion.
- Begränsningar för samarbete: Medan gemensam redigering fungerar bra för små team kan det vara svårt att hantera åtkomst och behörigheter för större team.
Google Sheets är perfekt för småföretag och nystartade företag som letar efter en gratis, flexibel och lättanvänd CRM-lösning.
Dess begränsningar kan dock bli uppenbara när ditt företag växer och data blir mer komplexa.
Tänk på det som din första cykel. Den är perfekt för att lära sig cykla och utforska grunderna i cykling. Men för längre resor och tyngre laster kan en dedikerad CRM-plattform eller dess alternativ vara det mer pragmatiska valet!
Det kan vara dags att överväga att migrera till en dedikerad CRM-programvara för att säkerställa datasäkerhet, avancerad funktionalitet och smidig skalbarhet för framtida tillväxt.
Möt ClickUp: ett bättre alternativ till Google Sheets CRM
Men kan en app ersätta alla dina CRM-verktyg? Ja, om det är ClickUp!
Med robusta CRM-verktyg gör ClickUp det enkelt för dig att samarbeta och chatta med ditt team över avdelningsgränserna, oavsett om det gäller marknadsföring, försäljning eller ekonomi.
Det är också en allt-i-ett-plattform för arbete och produktivitet som hjälper dig att hantera kundrelationer och öka kundnöjdheten.
CRM-vyer
Använd ClickUp CRMs visuella samarbetsverktyg för att spåra affärsförlopp, identifiera teamets ansvarsområden, övervaka feedback och förutse affärsavslutningsdatum.
Med över 10 flexibla och anpassningsbara vyer kan du kartlägga framsteg med Kanban-tavlor, tabellvyer, listor, tankekartor och mycket mer för att göra kundernas framgång till en barnlek!
ClickUp-instrumentpaneler
Skapa en anpassad CRM-instrumentpanel med ClickUp och få detaljerade försäljningsrapporter som hjälper dig och dina kunder att undvika kostsamma misstag. Du kan exakt peka ut dina försäljningsinsatser, identifiera flaskhalsar, förhindra kundbortfall och analysera konverteringar.
ClickUp ger tillgång till en centraliserad kunddatabas. Endast personer som du vill ska kunna se denna guldgruva med anpassningsbara behörigheter.
ClickUp Automation
Välj bland över 100 automatiseringar för att sätta rutinuppgifter på autopilot, effektivisera arbetsflöden, överlämna projekt och mycket mer.
Du kan automatiskt tilldela uppgifter för varje steg i din pipeline, utlösa statusuppdateringar baserat på aktivitet och byta prioriteringar för att uppmärksamma ditt team på vad ni ska fokusera på härnäst.
ClickUp Automation hjälper dig att implementera tydliga SOP:er och skapa nya uppgifter utan ansträngning.
ClickUp CRM-mallar
ClickUp CRM-mallen ger en struktur för kundrelationshantering, vilket sparar tid, främjar bästa praxis och gör att du kan anpassa ditt CRM efter dina affärsbehov.
Dessa färdiga ramverk utgör en färdig grund för vanliga CRM-uppgifter. Du kan välja mellan en mängd olika mallar som är utformade för specifika branscher eller affärsprocesser, vilket garanterar att de passar din verksamhet.
ClickUp anpassade fält
ClickUps anpassningsbara fält gör det möjligt för dig att skräddarsy din arbetsyta efter dina exakta datakrav, vilket främjar en mer effektiv och insiktsfull projektledning.
Med olika typer av anpassade fält kan du samla in och använda olika typer av information för att organisera uppgifter och upprätthålla konsekvens. Skapa till exempel ett anpassat fält för telefonnummer för att samla in kundernas telefonnummer eller använd formelfält för dina beräkningar.
Skapa ditt eget CRM-system idag
För att förbättra ditt CRM-arbete kan du enkelt integrera Google Sheets med ClickUps CRM-projektledningsprogramvara. Detta ger dig tillgång till teamsamarbete i realtid, utökat lagringsutrymme med Google Drive, över 1000 integrationer och en mängd CRM-mallar att välja mellan.
Registrera dig och prova ClickUp gratis idag!
Vanliga frågor
1. Vilka är fördelarna med att använda Google Sheets som CRM?
Google Sheets kan vara ett överraskande effektivt verktyg för grundläggande CRM-behov, särskilt för småföretag eller nystartade företag. Även om det har sina begränsningar jämfört med en dedikerad CRM-programvara, är fördelarna också betydande:
- Kostnadseffektivitet: Kräver inga betalda prenumerationer eller licenser. Detta gör det till ett utmärkt alternativ för företag med begränsade ekonomiska resurser.
- Tillgänglighet och användarvänlighet: Har ett enkelt gränssnitt och användarvänliga funktioner. Att konfigurera och hantera ett grundläggande CRM-system är enkelt även för användare utan tekniska kunskaper.
- Anpassning: Möjliggör anpassade fält, formler och rapporter för att skräddarsy systemet efter specifika affärsbehov och spåra relevant kunddata.
- Samarbete och uppdateringar i realtid: Fleranvändaråtkomst för att säkerställa att alla kan redigera och komma åt CRM-systemet när de är på språng.
- Skalbarhet och migrering: Det är enkelt att migrera dina data till ett dedikerat CRM-system senare. Du behöver alltså aldrig börja om från början om ditt företag växer ur Sheets.
2. Hur kan jag hantera CRM effektivt med Google Sheets?
Det är nästan lika enkelt som att skapa en grundläggande Excel-fil.
- Börja med en mall: Hitta en gratis CRM-mall online eller skapa din egen med viktiga fält som namn, kontakt, stadium och affärsvärde.
- Anpassa och automatisera: Lägg till relevanta fält, använd formler för beräkningar och utforska tillägg för till exempel formulär och e-postinsamling.
- Fokusera på samarbete: Dela ditt kalkylblad med ditt team, använd villkorlig formatering för visuella ledtrådar och spåra uppdateringar med versionshistorik.
- Få rena data och tydliga insikter: Ta bort dubbletter regelbundet, använd filter för att analysera kundsegment och skapa grafer för visuella sammanfattningar.
3. Finns det något sätt att integrera Google Sheets med andra CRM-verktyg?
Det bästa sättet att integrera beror på dina behov och dina tekniska kunskaper. De flesta CRM-system låter dig importera och exportera data i CSV-format. Du kan alltså exportera dina Google Sheets-data som en CSV-fil och sedan importera den till ditt CRM-system, och vice versa.
Du kan också ladda ner tillägg från Google Workspace Marketplace för att integrera med ditt Google Sheets CRM.
Är Google Sheets rätt CRM för dig?
Google Sheets kan fungera som ett funktionellt CRM-verktyg för småföretag och nystartade företag, men det har sina begränsningar när det gäller mer komplexa CRM-behov. Bristen på inbyggda CRM-funktioner, begränsningar i datahanteringen och potentiella säkerhetsrisker kan bli ett problem när ditt företag växer.
Lyckligtvis finns det verktyg som ClickUp som kombinerar enkelheten i Google Sheets med mer avancerade CRM-funktioner och erbjuder en omfattande plattform för hantering av dina kundrelationer. Oavsett om du just har börjat eller letar efter mer avancerade funktioner är det viktigt att hitta ett verktyg som effektivt och ändamålsenligt matchar dina affärsbehov.
Att utforska Google Sheets CRM är definitivt värt besväret, men kom ihåg att det alltid finns utrymme för tillväxt och förbättring! Registrera dig för ClickUp och upplev den kompletta appen för ditt team.