Hur man håller ett effektivt ad hoc-möte

Alla spontana möten är inte dåliga. Ibland behöver du verkligen samla rätt personer i ett (virtuellt) rum så fort som möjligt.

Men här är problemet: de flesta ad hoc-möten är inte planerade. De är stressiga, otydliga och stör koncentrationen – och alla undrar varför det inte kunde ha räckt med ett e-postmeddelande.

Låt oss ändra på det. Med rätt format, verktyg och förberedelser kan spontana möten faktiskt få saker att gå framåt.

📌 Sanningen är att spontana möten har sin plats – men bara om de är avsiktliga.

I den här guiden lär du dig hur du:

Låt oss dyka in i vad ett ad hoc-möte egentligen innebär – och hur det skiljer sig från regelbundna möten.

Vad betyder ad hoc-möte?

Termen ”ad hoc” kommer från latin och betyder för detta specifika ändamål. I ett arbets sammanhang är ett ad hoc-möte ett oplanerat möte som sammankallas för att hantera brådskande beslut, lösa kritiska frågor eller reagera på externa faktorer som kräver omedelbara åtgärder.

Dessa möten ingår inte i dina regelbundna återkommande möten eller långsiktiga planeringssessioner. Istället är de korta, fokuserade samordningsmöten – ofta organiserade när teamet behöver agera snabbt och lösa ett specifikt problem tillsammans.

📌 Exempel: Låt oss säga att ett allvarligt fel stör din kassaprocess strax före lanseringen. Utvecklingschefen, kvalitetsansvarig och produktchefen hoppar på ett snabbt Google Meet-samtal för att lösa problemet. Det är ett improviserat möte – ingen formell agenda, bara realtidsåtkomst till rätt personer för ett viktigt beslut.

Hur skiljer det sig från ett vanligt möte?

Så här skiljer sig ett ad hoc-möte från ett typiskt återkommande möte:

När ska man använda ett ad hoc-möte (och när ska man tänka om)?

Smarta projektledare vet att spontana möten bör vara en sista utväg – eftersom de förstör produktiviteten. 🧠

Vi arbetar bäst när vi är helt fokuserade. Men även ett kort överraskningsmöte kan bryta vår koncentration – och forskning visar att det tar över 23 minuter att komma tillbaka i rätt spår efter en distraktion!

Så här är den verkliga frågan: Är detta möte brådskande eller bara en reflex?

Det kan verka som att en snabb pratstund löser problemet, men ibland är det bara en reflexmässig reaktion. Innan du kallar in alla, fråga dig: Är detta det bästa sättet att lösa problemet, eller finns det ett smartare alternativ?

Här är fem av de vanligaste situationerna där ett ad hoc-möte kan vara lämpligt:

7 viktiga steg för att hålla ett produktivt ad hoc-möte

Om du inte vill att dina möten ska bli ännu en kalenderfyllare måste du se till att dina möten är fokuserade, effektiva och givande för alla deltagare.

Innan du går igenom stegen, se till att du har rätt verktyg. ClickUps funktioner för online-möten låter dig schemalägga, samarbeta och följa upp smidigt – så att även spontana synkroniseringar känns strukturerade.

Låt oss utforska de sju viktigaste stegen för att optimera logistiken för dina ad hoc-möten.

Steg 1: Definiera målen och förbered en dagordning

Utan ett gemensamt mål kan även ett 10-minutersmöte spåra ur och bli en okoncentrerad diskussion. Börja med ett tydligt mål. Vad vill du uppnå vid slutet av mötet? Oavsett om målet är en snabb samordning eller ett informationsmöte, hjälper det att namnge det önskade resultatet för att styra samtalet.

En mötesagenda hjälper till att prioritera det specifika ämnet och fastställer tydliga mål som måste uppnås. Du behöver inte en omfattande agenda för ett 15-minutersmöte, men genom att lista dina tre viktigaste mål ger du alla något att fokusera på. Om du har ont om tid kan du använda en mall för mötesagenda för att hålla ordning.

Genom att känna till dagordningen kan deltagarna samla sina tankar, relevant data eller nödvändigt material, vilket leder till ett målinriktat möte. I slutet av mötet kan du utvärdera om målen har uppnåtts eller om ytterligare åtgärder krävs.

Letar du efter ett snabbt sätt att organisera och dela en agenda för ditt spontana möte? ClickUp – appen som har allt för arbetet – låter dig skapa och dela agendor på några minuter, så att ditt team kan hålla sig samstämmigt även i farten.

Med ClickUp kan du skapa dokumentation i ClickUp Docs och dela den internt och externt. Deltagarna kan använda ClickUps interaktiva funktioner, som kommentarer eller checklistor, för att lägga till synpunkter eller frågor före mötet.

Plattformen har ett urval av gratis mallar för mötes- och konferensagendor som låter dig skapa en professionell agenda på några minuter. Du kan till exempel prova ClickUp All Hands Meeting Template för schemalagda möten för hela företaget eller ClickUp Scrum Meeting Template för spontana sessioner med mindre grupper.

Steg 2: Identifiera och meddela rätt deltagare

Rätt mix av personer avgör om ett ad hoc-möte blir lyckat eller inte. Om du bjuder in fel personer kommer de att tycka att det är slöseri med tid. Saknar du någon viktig person riskerar du att möte slutar med halvfärdiga beslut eller att ett uppföljningsmöte behövs.

Se till att inkludera:

Håll gruppstorleken hanterbar för optimal produktivitet, särskilt i virtuella möten. Med ClickUp kan du använda funktionerna för samarbete i realtid och identifiera rätt deltagare:

Teamvy och kapacitetAnvänd teamvyn för att se vem som är tilldelad vilka uppgifter och kontrollera deras aktuella arbetsbelastning. Detta gör det enklare att bara bjuda in rätt personer, både de som är tillgängliga och de som är viktiga för diskussionen.

Connected nSearch & People DirectoryHitta snabbt teammedlemmar efter namn, roll eller arbetsbelastning med hjälp av Connected Search eller People Directory. Detta säkerställer att du involverar rätt medarbetare utifrån sammanhang och kapacitet.

Anpassade aviseringar och omnämnandenAnpassa dina aviseringar för att undvika överbelastning. Använd @omnämnanden i uppgifter, kommentarer, dokument och chatt för att meddela enskilda personer eller grupper direkt. På så sätt är mötesdeltagarna samordnade redan innan mötet börjar.

Hantering av inkorg och aviseringarClickUps inkorg hjälper dig att hålla koll på uppdateringar genom att samla relaterade aviseringar och låta dig filtrera efter omnämnanden eller uppdrag. Du kan också snooza objekt eller markera dem som olästa för att ha kontroll över dina uppföljningar.

Steg 3: Uppmuntra deltagande

Aktivt deltagande skiljer ett framgångsrikt möte från ett möte som kunde ha skötts via e-post. Det viktigaste värdet med spontana möten ligger i det interaktiva utbytet av idéer och gemensam problemlösning.

Du måste medvetet uppmuntra samarbete – särskilt från tystare röster eller teammedlemmar som deltar från olika platser.

Några sätt att göra detta:

Dessutom kan distansarbetande team med överlappande arbetstider ha svårt att hålla synkroniserade möten. I sådana fall kan teamsamarbete eller daglig standup-programvara med stöd för asynkrona möten användas för att underlätta alla deltagares engagemang. Målet är i slutändan att skapa en mötesmiljö där alla kan bidra effektivt oavsett vilken kommunikationsstil de föredrar eller var de befinner sig.

Bonus: Utforska ClickUps mall för dagliga standup-möten för att se till att varje deltagares röst får tillräcklig synlighet.

Den är utformad för att effektivisera dagliga teammöten genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för planering, anteckningar och uppföljning av framsteg. Den har anpassningsbara statusar, fält och vyer, vilket gör det möjligt för team att hantera uppgifter och övervaka uppdateringar i realtid på ett effektivt sätt.

Genom att ersätta manuella spårningsmetoder förbättrar denna mall transparensen, ansvarsskyldigheten och samarbetet inom teamen.

Få en gratis mall

Steg 4: Hantera tiden under mötet

Det är viktigt att se till att ett ad hoc-möte inte drar ut på tiden för att upprätthålla effektiviteten och hålla deltagarna engagerade. Tänk på dessa sju tips för att hålla mötet på rätt spår:

Med den inbyggda tidsspårningsfunktionen i ClickUp kan du tidsbestämma möten på olika plattformar – dator, mobil eller webbläsare med ett gratis Chrome-tillägg. Det bästa är att ClickUp integreras med de bästa mötesapparna, så att du bekvämt kan tidsbestämma dina sessioner även under ett Slack-möte eller Zoom-möte.

Du kan dessutom använda ClickUp Calendar för att hitta den bästa tiden för ditt oplanerade möte utan att överbelasta ditt team. Med den kan du se teamets scheman, blockera tid för fokusarbete och ställa in evenemangsbaserade påminnelser så att mötet håller sig på rätt spår. Det är särskilt användbart när du jonglerar med brådskande frågor och deadlines på olika platser.

Steg 5: Dokumentera beslut och åtgärdspunkter

Anteckningar som görs under effektiva ad hoc-möten bör vara koncisa och strikt inriktade på viktiga aspekter. Dokumentera alla viktiga beslut i mötesprotokollet. Detta underlättar uppföljningen efter mötet och fungerar som en sammanfattning för dem som inte var närvarande.

Skriv dessutom ner specifika uppgifter som ska tilldelas, inklusive vem som är ansvarig för varje uppgift och deadline.

ClickUp erbjuder en omfattande uppsättning funktioner som gör anteckningar till en barnlek. De kostnadsfria mallarna för mötesanteckningar säkerställer enhetlighet mellan mötena och hjälper till att upprätthålla ett standardiserat format för att fånga viktig information.

Med ClickUps AI Notetaker behöver du inte oroa dig för att anteckna allt manuellt. Den ansluter sig automatiskt till ditt möte, spelar in konversationen, genererar koncisa mötesprotokoll och markerar viktiga ögonblick som beslut, åtgärdspunkter och ägaruppdrag. Du kan omedelbart omvandla dessa till uppgifter – komplett med deadlines, ansvariga och status.

Den är särskilt användbar vid spontana möten när du inte har planerat att ta detaljerade anteckningar men ändå behöver en korrekt redogörelse för vad som sagts och vad som ska hända härnäst.

➡️ Läs mer om hur du använder AI för mötesanteckningar och hur det effektiviserar din uppföljningsprocess.

Steg 6: Tilldela och följ upp uppföljningsuppgifter

Som vi just har sett är mötesprotokoll nära kopplade till uppföljningsuppgifter. Om du har uppgifter att tilldela i slutet av sessionen betyder det att mötet inte bara var ett passivt diskussionsforum utan en katalysator för handling och framsteg.

Använd ClickUp Tasks för att tilldela nya åtgärdspunkter till en eller flera personer. Teammedlemmarna kan lägga till kommentarer direkt på uppgifterna, vilket underlättar ett transparent samarbete.

Plattformens anpassningsbara deluppgifter och checklistor inom uppgifterna hjälper till att dela upp komplexa uppföljningsåtgärder i hanterbara steg. Utnyttja anpassningsbara fält för att inkludera specifik uppgiftsinformation (som webblänkar eller designfiler). Det är enkelt att spåra uppgifter genom:

Ibland är en uppgift som skapas efter ett möte beroende av att en befintlig uppgift slutförs, eller så är en befintlig uppgift nu beroende av en ny tilldelad uppföljningsuppgift. Med ClickUp Dependencies kan du ställa in beroenden mellan sammankopplade uppgifter, vilket hjälper dig att väva in uppföljningsuppgifter i det befintliga arbetsflödet.

Steg 7: Granska och reflektera

Mötet är över, men var det framgångsrikt? Att reflektera över vad som fungerade och vad som inte fungerade är värdefullt för att förbättra framtida möten som planeras i sista minuten.

Att samla in feedback från deltagarna kan hjälpa dig att förstå deras perspektiv och vad du bör ändra nästa gång. Här är några frågor du kan ställa:

Vill du använda rätt verktyg för att samla in feedback? Du kan anpassa ClickUp Forms så att de innehåller specifika frågor som är relevanta för ditt ad hoc-möte och sedan enkelt dela dem med deltagarna via en länk.

Svar på feedbackformulär kan automatiskt konverteras till uppgifter i ClickUp. Detta är särskilt användbart om feedbacken föreslår åtgärder eller förbättringsområden.

3 vanliga utmaningar med ad hoc-möten [med lösningar]

Hur snabbt ditt företag anpassar sig och reagerar på nya situationer kan avgöra dess framtid. Ad hoc-möten ger den flexibilitet som krävs för att hantera dessa situationer. Men just denna flexibilitet medför också en rad utmaningar. Låt oss undersöka dem – inte bara för att förstå deras konsekvenser, utan också för att hantera dem på ett effektivt sätt.

1. Störningar i arbetsflöden

Vi har redan nämnt att avbrott påverkar produktiviteten negativt och minskar förmågan att koncentrera sig på arbetet. Men de påverkar också medarbetarnas arbetsmoral.

När möten ständigt stör koncentrationen skapas oro för att hamna efter med viktiga uppgifter, särskilt om mötet inte ger något tydligt resultat. Och om detta blir ett mönster kan teamets förtroende och engagemang påverkas negativt.

Lösning

Reservera tid för koncentrerat arbete i ClickUp Calendar med hjälp av statusen ”Upptagen” eller inställningarna för delad tillgänglighet. På så sätt säkerställer du att inga onödiga avbrott planeras in under teamets mest produktiva timmar. Du kan också ange tysta timmar för asynkroniserat arbete på olika platser.

2. Brist på struktur

Det finns inget värre än ett ad hoc-möte utan riktning – bara öppen diskussion och vaga slutsatser som ”vi återkommer”. Utan ett tydligt mål kan även 15 minuters synkronisering kännas som bortkastad tid.

Detta är vanligt när ett hastmöte utlöses av externa faktorer som en kundeskalering eller ett internt hinder, men ingen tar sig tid att formulera syftet.

Lösning

Även om du har bråttom, ta dig en stund att skissa upp en grundläggande struktur för mötet. Det kan vara så enkelt som att definiera mötets huvudsakliga mål och några viktiga diskussionspunkter.

Sätt en strikt tidsgräns för mötet och håll dig till den. Överväg att be deltagarna att stå upp under mötet – det kan kännas konstigt i online-möten, men det kan stärka allas respekt för tidsbegränsningar. 😏

3. Överanvändning och beroende

Ad hoc-möten erbjuder omedelbar feedback och möjligheten att lösa akuta problem direkt, vilket kan vara lockande. Nya eller juniora chefer kan känna att de förväntas hålla frekventa möten för att visa på sitt proaktiva ledarskap och engagemang.

De kanske tror att det är ett sätt att hålla kontakten och hålla sig informerade, särskilt om de fortfarande håller på att bygga upp relationer med sitt team i distans- eller hybridarbetsmiljöer.

Lösning

Ad hoc-möten är inte teambuilding-sessioner. Fastställ tydliga riktlinjer för när du ska kalla till ett spontant möte och när du ska använda asynkron kommunikation. Ditt team kan använda projektledningsverktyg som ClickUp för att spåra framsteg och mindre problem. Om en fråga till exempel kan lösas genom snabba kommentarer eller projektuppdateringar i ett delat dokument, elimineras behovet av ett möte.

Styr ditt ad hoc-möte i rätt riktning med ClickUp

Ad hoc-möten är ett tveeggat svärd – de erbjuder flexibilitet och fokus, men kan sänka teamets produktivitet om du inte är försiktig. Varför inte förvandla denna utmaning till en möjlighet med ClickUp?

ClickUp hjälper dig att gå från "låt oss ringa ett samtal" till dokumenterade resultat, tilldelade åtgärder och spårade uppföljningar – allt på ett och samma ställe. Inga missade anteckningar. Inga spridda uppdateringar. Bara tydlig kontext, samarbete och framsteg.

ClickUp ger dig allt du behöver för att hålla smartare möten, från schemaläggning till sammanfattningar. Det innebär färre förseningar, bättre samordning och betydande tidsbesparingar.

👉 Registrera dig för ClickUp idag – gratis för alltid!

Vanliga frågor

Vad innebär ett ad hoc-möte?

Ett ad hoc-möte är ett oplanerat möte för att diskutera ett specifikt ämne som kräver omedelbara åtgärder. Termen ad hoc kommer från latin och betyder ”för detta ändamål”. Brådskande frågor, oväntade uppdateringar eller snabba möjligheter är vanligtvis anledningen till dessa möten.

📌 Vad är ett exempel på ett ad hoc-möte?

En produktchef kallar till ett sista minuten-möte med utvecklings- och kvalitetssäkringsteamet för att lösa ett kritiskt problem som upptäckts strax före lanseringen. Det finns ingen schemalagd inbjudan – bara en snabb, fokuserad diskussion för att samordna och besluta om nästa steg. Det är ett improviserat möte, eller i detta fall ett ad hoc-möte.

Vad betyder ad hoc i arbetslivet?

På arbetsplatsen beskriver ad hoc allt som skapas för en engångshändelse eller ett tillfälligt behov. En ad hoc-uppgift, kommitté eller ett möte finns till för att lösa ett specifikt problem, inte som en del av en rutinprocess.

Varför kallas det ad hoc?

Ad hoc är latin för ”för detta”. Det används i affärssammanhang för att beskriva lösningar, möten eller beslut som fattas på plats för att hantera oväntade situationer eller tidspressade problem.

När ska jag inte planera ett ad hoc-möte?

Undvik att schemalägga ett möte om:

Använd en snabb checklista eller Eisenhower-matrisen för att validera behovet.

Hur dokumenterar jag ad hoc-möten?

Använd en enkel, fokuserad struktur som innehåller:

Prova ClickUp AI Notetaker för att spela in ditt möte, skapa mötesprotokoll och automatiskt skapa åtgärdspunkter från transkriptet.