Att använda projektledningsprogramvara för att skapa en agenda kan verka skrämmande, men vi hjälper dig! Det kan verka onödigt i början, men vad är alternativet? Att använda penna och papper för att skriva ner dina planer? Det är inte 1990 längre!
Det finns en anledning till att så många toppteam har valt ClickUp för sina möten och dagordningar. ClickUp har ett stort utbud av funktioner som hjälper dig med allt från de enklaste scheman till avancerade resplaner för teammöten. Låt oss sätta igång!
12 bästa ClickUp-funktioner för att planera ett möte
Här är de bästa funktionerna för att planera ett möte eller skapa en agenda för mötet med hjälp av ClickUp:
1. Anteckningsblock
Det första steget till allt är att skapa en plan, eller åtminstone borde det vara så. Många av oss drar oss för att skapa en plan eftersom det verkar vara en stor onödig process, men vi gör det enkelt i ClickUp! Med anteckningsblocket kan du snabbt skriva ner tankar när de dyker upp. Vad händer om du är med i ditt arbets ClickUp-team och inte vill att dina kollegor ska se dina planer för middagen ikväll? Det är det som är så bra med anteckningsblocket – det är helt privat för dig. Du kan också lägga till det som ett Chrome-tillägg och använda det när du surfar på webben. Det ansluts till ditt huvudsakliga ClickUp-konto! Det är ett utmärkt ställe att börja skapa din agenda på och ger dig ett sätt att skriva ner dina tankar när de dyker upp.
2. Lista och uppgifters förfallodatum
Du kan ange förfallodatum för en hel lista eller en enskild uppgift. Det här är en nödvändig funktion om du har vissa uppgifter som måste göras innan mötet börjar. Säkerställ ansvarsskyldighet och se till att alla är överens om när saker måste göras genom att använda förfallodatum! Ett tips är att lägga till mötesagendan i uppgiftsbeskrivningen, se nedan!
3. Uppgiftsbeskrivning
När du vet när mötet ska hållas och har skapat några grundläggande idéer är det dags att ta fram en dagordning och be ditt team komma med synpunkter. Här på ClickUp lägger vi dagordningen i uppgiftsbeskrivningen och du kan till och med redigera den som du vill med rich text-redigering. Deltagarna kan sedan använda kommentarer för att komma med sina idéer och lägga till dem i dagordningen.
4. Tilldelade kommentarer
När alla har lagt till sina idéer kan du använda kommentarerna för att skapa åtgärdspunkter eller uppgifter för varje person med tilldelade kommentarer. Resten av dessa funktioner är utmärkta för att säkerställa ansvarstagande och se till att allt som behövs för mötet blir gjort i tid!
5. Chrome-tillägg
Anta att du surfar på webben och inser att du behöver skapa en uppgift från en webbplats du tittar på så att du kan gå igenom den under ditt kommande möte... ClickUp har en lösning för det! Vår Chrome-tillägg gör att du snabbt kan skapa en uppgift från webbplatsen du tittar på. Du kan till och med ställa in en standardlista så att du enkelt kan lägga till uppgifter till din möteslista.
6. Uppgiftsmallar
Våra helt nya uppgiftsmallar gör det enkelt att spara uppgiftsmallar som du använder om och om igen. Detta är perfekt för möten. Här på ClickUp börjar vi varje möte med att gå igenom vår veckovisa standup, så uppgiftsmallar är perfekta för att säkerställa att vi följer samma allmänna process varje gång. Detta säkerställer också konsekvens oavsett vem som är i tjänst eller ansvarig. Se till att dra nytta av denna kraftfulla funktion när du planerar ditt nästa möte.
7. Återkommande uppgifter
Nästan alla kontor har vissa uppgifter som utförs enligt ett fast schema. Återkommande uppgifter är utmärkta för detta och är ett bra sätt att säkerställa att samma uppgifter utförs enligt ett fast schema eller öppnas igen när de har avslutats. Våra återkommande uppgifter är extremt robusta och möjliggör ett till synes obegränsat antal kombinationer. Detta är en funktion som verkligen skiljer ClickUp från konkurrenterna och gör att du enkelt kan schemalägga uppgifter som du utför varje vecka.
8. Beroenden
Många av oss har uppgifter som vi inte kan utföra förrän mötet är över eller dagordningen är klar... det är här beroenden kommer in! De gör att du kan ha uppgifter som väntar på eller blockerar andra uppgifter, så att det inte råder någon förvirring om när du kan börja.
9. Taggar
Taggar är ett utmärkt sätt att hålla reda på alla uppgifter som rör ditt möte, även om de finns i olika listor. Du kan enkelt tagga alla dina standup-uppgifter med "standup" och komma åt dem i alla listor genom att filtrera.
10. Kalender
Du kan enkelt se alla dina uppgifter med förfallodatum i din kalender. Som en bonus har vi en tvåvägssynkronisering med Google Kalender, så du kan också se dina ClickUp-uppgifter i din Google Kalender, oavsett om det är online eller i mobilappen.
11. Checklistor
Du kan använda checklistor i uppgifter eller i anteckningsblocket, beroende på dina behov. På ClickUp använder ofta den som leder ett möte för teamet en checklista i sitt anteckningsblock, eftersom det är ett enkelt sätt att göra effektiva mötesanteckningar. Checklistorna är ”smarta”, så du kan fysiskt bocka av dem och gruppera dem om två uppgifter hör ihop.
Om mötet är ett samarbete är det ofta en bra idé att använda en checklista inom en uppgift så att varje medarbetare kan bocka av sina punkter på checklistan.
12. Använd Slack
Använder ditt team Slack för att kommunicera och eliminera onödiga e-postmeddelanden? Eller kanske ditt distansarbete team är anslutet över flera tidszoner och Slack är ett viktigt verktyg för att uppdatera med anteckningar och framsteg? Då kan ClickUp hjälpa dig även här. Om en bra idé eller uppgift dyker upp i Slack-konversationer kan du automatiskt omvandla det Slack-meddelandet till en uppgift eller kommentar. Se mer om hur Slack fungerar med ClickUp.
Slutsats
Listan blir lång, och det finns en anledning till det! Vi har massor av funktioner som är anpassade för att skapa dagordningar och planera möten. Funktionerna är alla extremt anpassningsbara, så oavsett vad du behöver har vi något som passar dig!