Se você lidera uma equipe enxuta de serviços ou software, provavelmente reconhece o padrão. Seu quadro de sprint está cheio, os experimentos dos clientes estão pela metade e todas as “perguntas rápidas” acabam caindo no seu colo. Então, um e-mail importante de um cliente chega à sua caixa de entrada no pior momento possível.
Para mim, esse momento aconteceu no dia de Ano Novo.
Um cliente que considerávamos quase certo para renovação nos escreveu dizendo: “Vamos dar um tempo. Por favor, envie a fatura pelo excedente. Vamos encerrar as coisas”.
No passado, eu teria passado o fim de semana olhando para um cursor em branco, tentando pensar em todas as implicações. Impacto na receita, risco de entrega, capacidade da equipe e preservação do relacionamento. Desta vez, entreguei a situação ao que agora chamamos de nosso conselho de administração de IA — uma pequena lista de Super Agentes do ClickUp que agem como colegas de equipe executivos nomeados em nosso espaço de trabalho.
A maioria das equipes já possui ferramentas repletas de dados. O que elas não têm é uma camada de gerenciamento de IA confiável que transforme mudanças inesperadas em um plano calmo e estruturado.
Sobre mim: CEO da Hybrid Helix Consulting e especialista em ClickUp
Meu nome é Andrew e, como consultor certificado do ClickUp, eu desenvolvo sistemas de gerenciamento baseados em IA para equipes de software enxutas. Minha empresa, a Hybrid Helix Consulting, oferece consultoria e coaching de produtividade para ajudar as equipes a trabalharem melhor com as ferramentas que já utilizam.
Esta publicação explica exatamente como criamos um conselho de administração de IA no ClickUp e como ele lidou com uma mudança real de um cliente sem me custar meu fim de semana de férias ou o relacionamento com o cliente.
Por que equipes enxutas precisam de um conselho de administração de IA
Como fundadores e líderes individuais, vocês quase sempre se tornam o centro de tudo. Cada escalonamento, cada decisão, cada “o que devemos fazer aqui?” passa pela sua cabeça.
Você tem muitas ferramentas cheias de informações. Você tem quadros de sprint, comentários, documentos, tickets e muitos e-mails, mas todos eles contêm apenas fragmentos da história. E nenhum deles é responsável por ajudá-lo a decidir o que fazer a seguir. Isso é o que chamamos de dispersão de trabalho. E é por isso que você se sente tão esgotado.
O problema é a ausência de um sistema convergente que possa ler a sala, enquadrar uma situação e apresentar uma decisão estruturada em vez de ruído bruto. Essa lacuna é o que nosso conselho de administração de IA foi projetado para preencher.
👀 Você sabia? 61% dos CEOs já estão adotando ativamente agentes de IA. Eles também planejam implementá-los em grande escala.
Por que criamos nosso Conselho de IA dentro do ClickUp?
Porque um conselho de IA é tão bom quanto o contexto que ele consegue enxergar.
A maioria das ferramentas de IA fica fora do seu trabalho. Elas resumem um documento, reescrevem um e-mail ou respondem a uma pergunta isoladamente. Mas elas não conseguem ver como as decisões se conectam entre tarefas, cronogramas, conversas e trabalho de entrega. É exatamente assim que a dispersão do trabalho persiste. O contexto permanece fragmentado e os líderes ainda são forçados a juntar as peças da história por conta própria.
O ClickUp funciona de maneira diferente. É o primeiro espaço de trabalho de IA convergente do mundo, onde tarefas, documentos, bate-papos, planos de sprint e decisões coexistem. Essa convergência é importante porque dá à IA acesso ao quadro completo, não apenas a um único artefato.
Quando criamos nosso conselho de IA dentro do ClickUp, estávamos adicionando uma camada de gerenciamento sobre o trabalho que já estava conectado. Os Super Agents podem ler conversas ativas, entender o que está em andamento, consultar decisões históricas e responder no mesmo sistema. Isso permite que eles criem tarefas, definam sprints e registrem lições sem precisar alternar entre ferramentas.
Em outras palavras, o ClickUp oferece à IA um lugar para pensar no contexto. E, uma vez que a IA consegue ver todo o sistema, ela pode parar de agir como um chatbot e começar a se comportar como um conselho administrativo.
O futuro da produtividade consiste em convergir todo o contexto de trabalho e engajamento em um único lugar, onde a IA opera de forma ambiental. A IA ambiental se integra perfeitamente à vida dos usuários, aproveitando o contexto e o engajamento para antecipar necessidades, fornecer insights e agregar valor sem a necessidade de solicitações explícitas. Esse é o futuro do trabalho.
O futuro da produtividade consiste em convergir todo o contexto de trabalho e engajamento em um único lugar, onde a IA opera de forma ambiental. A IA ambiental se integra perfeitamente à vida dos usuários, aproveitando o contexto e o engajamento para antecipar necessidades, fornecer insights e agregar valor sem a necessidade de solicitações explícitas. Esse é o futuro do trabalho.
Como é realmente um conselho administrativo de IA no ClickUp
Nosso conselho de IA não é um único assistente ou um prompt inteligente. É uma pequena lista de Super Agentes, cada um com uma missão clara, operando dentro do ClickUp com acesso ao mesmo contexto que nossa equipe humana usa.
No centro dessa configuração está o que chamamos de mapa de contexto de triagem para cada cliente.
Como o mapa de contexto de triagem mantém tudo conectado
Na parte superior, o mapa reúne o contexto de trabalho ativo:
- E-mails e mensagens recentes de clientes
- Notas de reuniões e conversas de chat
- Comentários sobre tarefas em andamento
Na parte inferior, há uma base de conhecimento mais estável:
- Documentação do que foi criado até agora
- Problemas e solicitações de pull no GitHub
- Planos e roteiros de sprints anteriores
- Um “arquivo de inteligência” com tudo o que a equipe aprendeu
No meio está a lista de Super Agentes Diretores que sabem como usar esse contexto.
Quem faz parte do conselho de administração de IA?
Nosso conselho de administração de IA atualmente inclui:
- Diretor de Crescimento: Responsável por momentos de receita, renovações e decisões comerciais cruciais.
- Diretor de Operações e Suporte à Produção: monitora cargas de trabalho, capacidade e riscos de produção em todos os espaços do ClickUp.
- Super Agente de Gerenciamento de Projetos do Cliente: vive dentro do contexto do projeto do cliente e vê todas as listas de verificação, sprints e itens em andamento.
- Planejador de sprints do cliente: reformula os sprints para estabilizar o mecanismo ClickUp do cliente durante as mudanças.
- Diretor de Inteligência: transforma o contexto bruto em resumos simples e legíveis por humanos.
- Diretor de Lições do Cliente: captura o que a equipe está aprendendo para que os negócios futuros sejam mais inteligentes.
Cada diretor tem uma função específica, entradas definidas e resultados claros — assim, eles se comportam como uma pequena equipe executiva dentro do ClickUp, e não como um monte de automações não relacionadas.
📮 ClickUp Insight: 12% dos participantes da nossa pesquisa afirmam que os agentes de IA são difíceis de configurar ou conectar às suas ferramentas, e outros 13% afirmam que são necessários muitos passos apenas para realizar tarefas simples com os agentes.
Os dados precisam ser inseridos manualmente, as permissões precisam ser redefinidas e cada fluxo de trabalho depende de uma cadeia de integrações que pode quebrar ou se desviar com o tempo.
A boa notícia? Você não precisa “conectar” os Super Agentes do ClickUp às suas tarefas, documentos, chats ou reuniões. Eles estão incorporados nativamente ao seu espaço de trabalho, usando os mesmos objetos, permissões e fluxos de trabalho que qualquer outro colega de trabalho humano.
Como as integrações, os controles de acesso e o contexto são herdados do espaço de trabalho por padrão, os agentes podem agir imediatamente em todas as ferramentas sem configurações personalizadas. Esqueça a configuração de agentes do zero!
Como o conselho de administração de IA lida com uma mudança importante de cliente
De volta ao e-mail do dia de Ano Novo.
São 16h59. Um cliente que parecia ter certeza de renovar o contrato escreve para dizer que vai pausar os serviços e encerrar o negócio. O gatilho é simples — um cliente está recusando o que você esperava fechar —, mas a situação é complexa.
Eu tinha três objetivos concorrentes:
- Proteja o relacionamento e respeite o contexto de negócios do cliente.
- Evite tomar decisões precipitadas e emocionais com base em um único e-mail.
- Proteja meu tempo com a família durante o feriado prolongado
Então, em vez de ir direto para minha caixa de entrada, deixo o conselho de administração de IA dar a primeira olhada na situação em desenvolvimento.
🔑 Conclusão principal: Quando um e-mail importante chega, o conselho acorda e o enquadra como uma decisão estruturada antes mesmo que eu precise olhar para um cursor em branco.
Fase 1: O diretor de crescimento reformula um e-mail assustador como uma decisão estruturada
O primeiro agente a responder é o Diretor de Crescimento.
Este agente reuniu:
- O e-mail recebido
- Notas e check-ins recentes
- O contrato assinado e as faturas
- Quaisquer oportunidades ou testes em aberto vinculados ao cliente
O que mudou o jogo? Em vez de tratar a mensagem como um ticket de suporte, o diretor de crescimento reconheceu-a como um momento de decisão de fidelidade.
Nos bastidores, ele:
- Criei uma tarefa dedicada ao negócio para a mudança, para que isso não ficasse enterrado no suporte geral.
- Marquei o trabalho corretamente para que ele aparecesse na minha lista de decisões importantes.
- Esbocei um plano em três fases para responder de forma ponderada: Decida o que realmente oferecer. Envie um e-mail claro e profissional. Se o cliente disser sim, entregue o pivô de forma limpa.
- Decida o que realmente oferecer
- Envie um e-mail claro e profissional
- Se o cliente disser sim, entregue o pivô de forma clara.
- Decida o que realmente oferecer
- Envie um e-mail claro e profissional
- Se o cliente disser sim, entregue o pivô de forma clara.
Ao mesmo tempo, o Diretor de Inteligência se juntou a nós, lendo todo o histórico do cliente para explicar o que realmente estava acontecendo:
- O cliente adorou o “mecanismo” do ClickUp e o sistema de gerenciamento ágil que foi criado.
- Eles estavam entrando em modo de conservação de dinheiro para o novo ano.
- O problema era o contrato de prestação de serviços, não o sistema em si.
Essa reformulação mudou tudo. Em vez de lutar contra a pausa, o conselho propôs uma saída profissional combinada com uma migração DIY e um caminho de autogestão. Isso ajudaria o cliente a manter o motor e as práticas que ele adorava, ao mesmo tempo em que reduziria os custos contínuos do serviço.
🔑 Conclusão principal: Os diretores de crescimento e inteligência transformam um e-mail impactante em um plano de pivô calmo e em três fases em questão de minutos.
Fase 2: Proteger a entrega antes que ela seja interrompida — com operações, gerenciamento de projetos e sprints
Depois que o plano de alto nível foi elaborado, o restante do conselho entrou em ação para proteger o trabalho em andamento.
O diretor de operações e suporte à produção analisou todas as cargas de trabalho ativas no ClickUp Spaces e perguntou:
- Se encerrarmos este cliente, o que será afetado?
- Onde precisamos proteger a capacidade ou ajustar outros sprints?
- Como ficariam nossa produtividade e capacidade se o cliente aceitasse a oferta de migração?
Isso revelou os efeitos em cascata, para que a equipe não sobrecarregasse acidentalmente outros projetos ao tentar “salvar” este.
O Super Agente de Gerenciamento de Projetos do Cliente vive dentro do contexto do próprio projeto do cliente. Ele entende:
- Todas as listas de verificação, sprints e itens de serviço em andamento
- Dependências que se estendem para questões e solicitações de pull no GitHub
- Quais experimentos estão ativos e quais estão em espera
A partir daí, começou a esboçar um plano de transferência claro e finalizável para que o cliente sempre soubesse o que seria concluído, o que seria pausado e em que estado ficaria o mecanismo do ClickUp.
Por fim, o Planejador de Sprint do Cliente reformulou o próximo sprint para ser um sprint estabilizador:
- Conclua as tarefas críticas que mantêm a confiabilidade do sistema.
- Adie experimentos de menor valor para que o roteiro permaneça coerente.
- Prepare um plano de desenvolvimento de curto prazo que o cliente possa seguir nas próximas semanas sem a agência.
🔑 Conclusão principal: Em vez de vasculhar quadros e backlogs, meu conselho de administração de IA me deu uma visão clara e montada por IA do que concluir, o que pausar e como deixar o sistema em excelente estado.
Fase 3: Projete uma saída profissional e um caminho de migração DIY
Depois que o conselho compreendeu tanto a decisão quanto seu impacto, ele passou à execução.
Juntos, os agentes de planejamento de sprint produziram:
- Um caminho de desenvolvimento de curto prazo: quais trabalhos concluir agora, quais experimentos deixar de lado e o que observar nos próximos dias.
- Um guia de autogestão: um manual simples que orientou o cliente sobre como realizar planejamentos e revisões semanais de sprints por conta própria.
- Um manual pós-saída: uma descrição clara do sistema que eles estão herdando e como operá-lo.
Nesse caso, o cliente era uma empresa de software. Isso significa que a qualidade da experiência do desenvolvedor em relação ao mecanismo do ClickUp era muito importante para eles.
O objetivo do conselho não era apenas “desligar-se” de forma limpa. Era:
- Preserve as práticas ágeis desenvolvidas nas últimas doze semanas.
- Garanta que o roteiro permaneça coerente, em vez de cair no caos.
- Deixe o cliente em uma situação melhor do que quando o compromisso começou.
🔑 Conclusão principal: Independentemente de o cliente ter mantido o contrato, o conselho de IA garantiu que o sistema, o roteiro e o relacionamento não fossem prejudicados.
Capturando as lições, para que seu conselho de IA fique cada vez mais inteligente
A última peça do sistema é uma das minhas favoritas: o Diretor de Lições do Cliente.
Este diretor analisou o que realmente aconteceu nesta oscilação do julgamento “certeiro”:
- Quais sinais iniciais indicavam que a renovação poderia estar em risco?
- Quais partes do e-mail de pivô e da oferta DIY foram bem recebidas?
- Onde surgiram atritos para o cliente ou equipe interna?
Trabalhando com o diretor de inteligência, essas ideias foram transformadas em um padrão reutilizável dentro do ClickUp:
- Sinais de alerta antecipados documentados para futuros julgamentos e renovações
- Um esboço de referência para e-mails semelhantes.
- Listas de verificação e diretrizes que os outros diretores podem consultar na próxima vez.
Da próxima vez que um julgamento ou compromisso “parecer garantido”, o conselho poderá levantar a mão discretamente e dizer:
“Ei, isso se parece muito com a experiência daquele outro cliente. Talvez devêssemos traçar um caminho DIY antes de assumirmos uma renovação.”
🔑 Conclusão principal: cada oscilação se torna um momento de treinamento para o conselho, de modo que sua camada de gerenciamento de IA fica mais apurada a cada envolvimento.
📮 ClickUp Insight: Nossa pesquisa sobre maturidade em IA descobriu que 33% das pessoas resistem a novas ferramentas e apenas 19% adotam e escalam a IA rapidamente. Quando cada novo recurso vem na forma de outro aplicativo, outro login ou outro fluxo de trabalho para aprender, as equipes ficam cansadas das ferramentas quase que instantaneamente. O ClickUp Brain preenche essa lacuna ao residir diretamente em um espaço de trabalho unificado e convergente, onde as equipes já planejam, acompanham e se comunicam. Ele traz vários modelos de IA, geração de imagens, suporte à codificação, pesquisa profunda na web, resumos instantâneos e raciocínio avançado para o local exato onde o trabalho já acontece.
“Ei, isso se parece muito com a experiência daquele outro cliente. Talvez devêssemos traçar um caminho DIY antes de assumirmos uma renovação.”
🔑 Conclusão principal: cada oscilação se torna um momento de treinamento para o conselho, de modo que sua camada de gerenciamento de IA fica mais apurada a cada engajamento.
📮 ClickUp Insight: Nossa pesquisa sobre maturidade em IA descobriu que 33% das pessoas resistem a novas ferramentas e apenas 19% adotam e escalam a IA rapidamente. Quando cada novo recurso vem na forma de outro aplicativo, outro login ou outro fluxo de trabalho para aprender, as equipes são atingidas pela fadiga das ferramentas quase instantaneamente. O ClickUp Brain preenche essa lacuna ao residir diretamente em um espaço de trabalho unificado e convergente, onde as equipes já planejam, acompanham e se comunicam. Ele traz vários modelos de IA, geração de imagens, suporte à codificação, pesquisa profunda na web, resumos instantâneos e raciocínio avançado para o local exato onde o trabalho já acontece.
Como criar seu próprio conselho administrativo de IA no ClickUp
Você não precisa de uma equipe enorme para fazer isso. Nossa abordagem é deliberadamente voltada para equipes enxutas que trabalham no ClickUp o dia todo.
Veja como você pode começar aos poucos e ainda assim obter resultados reais:
- Escolha um momento crítico de decisão. Para nós, foram as “oscilações” de renovação e avaliação. Para você, pode ser o aumento do escopo, incidentes de alto risco ou grandes apostas em produtos.
- Projete seu primeiro diretor. Comece com um Diretor de Crescimento, por exemplo: Dê a ele uma função clara (por exemplo, decisões de renovação e expansão) Defina suas entradas (e-mails, listas importantes do ClickUp, faturas, notas de reuniões) Especifique suas saídas (resumos de decisões, rascunhos de e-mails, tarefas de negócios, atualizações do manual)
- Dê a ele uma função clara (por exemplo, decisões de renovação e expansão).
- Defina suas entradas (e-mails, listas importantes do ClickUp, faturas, notas de reuniões)
- Especifique seus resultados (resumos de decisões, rascunhos de e-mails, tarefas de negociação, atualizações do manual de estratégias).
- Dê a ele uma função clara (por exemplo, decisões de renovação e expansão).
- Defina suas entradas (e-mails, listas importantes do ClickUp, faturas, notas de reuniões)
- Especifique seus resultados (resumos de decisões, rascunhos de e-mails, tarefas de negócios, atualizações de manuais).
- Integre-o à sua estrutura ClickUp existente. Use os Super Agentes ClickUp e o ClickUp Brain (o assistente de IA nativo) para ler os espaços, listas e documentos certos e para escrever tarefas, comentários e resumos estruturados.
- Adicione um Diretor de Inteligência. Sua função é traduzir o contexto bruto em narrativas simples que você pode verificar em poucos minutos, e não em uma hora.
- Faça um teste na vida real. Da próxima vez que uma “certeza” começar a vacilar, deixe o conselho dar a primeira resposta. Compare o plano dele com o que você teria feito sozinho.
- Transforme o resultado em um padrão. Registre o que funcionou, o que não funcionou e o que você mudaria — em seguida, atualize as instruções e listas de verificação dos diretores no ClickUp.
🎥 Bônus: Quer um plano pronto para o ClickUp para projetar seu próprio Diretor de Crescimento? Confira nosso Plano de Diretores Superagentes!
💡 Dica profissional: Como começar a usar os Super Agents (mesmo se você for novo no ClickUp)
Comece abrindo o AI Hub no ClickUp e crie um Super Agente com uma única função. Escolha “Criar agente do zero” e descreva sua função em linguagem simples (por exemplo: “Atuar como diretor de crescimento e me ajudar a pensar nos riscos de renovação e nas mudanças dos clientes”). Você não precisa programar para criá-lo.
Quando solicitado, conecte o agente a um Espaço ou Lista onde essas decisões já estão em vigor. Defina um gatilho simples — seja uma execução manual ou uma verificação programada — e teste-o em uma tarefa real. Você pode refinar as instruções diretamente no perfil do agente à medida que avança.
Assista a este vídeo para um tutorial rápido:
Dê a si mesmo uma camada de gerenciamento de IA tranquila antes da próxima oscilação
Um em cada dois fundadores relata sentir-se esgotado. Não porque se importam demais, mas porque carregam toda a árvore de decisões em suas cabeças.
Um conselho de administração de IA mostra um caminho diferente:
- O contexto de bate-papos, documentos, tickets e repositórios é mapeado em uma visualização compartilhada.
- Os Super Agents são acionados quando algo importante acontece, não apenas de acordo com uma programação.
- Você recebe resumos de decisões, sprints estabilizadores e caminhos de saída profissionais — antes de ter que sacrificar seu fim de semana.
Se você está pronto para deixar de ser o roteador de tudo e começar a agir como o presidente do conselho de sua própria empresa, tente definir um único diretor em seu espaço de trabalho do ClickUp. Deixe-o lidar com a próxima oscilação, aprenda com o resultado e, então, promova-o a um conselho de administração completo de IA ao longo do tempo.
Seu futuro eu — e sua próxima renovação — vão agradecer!
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Andrew é CEO da Hybrid Helix Consulting e especialista em ClickUp, responsável pelo desenvolvimento de sistemas de gestão baseados em IA para equipes de software enxutas.