A maioria das equipes não tem um problema de comunicação.
Eles têm um problema de desorganização na comunicação.
As atualizações estão no Slack. As decisões estão nas mensagens diretas. Os arquivos estão nos e-mails. O status fica na cabeça de alguém. E, de alguma forma, a única coisa que você sempre não consegue encontrar é a mensagem de que realmente precisa.
As equipes gastam 60% do seu tempo em “trabalho sobre trabalho” — verificações de status, busca de contexto, troca de ferramentas e acompanhamentos repetidos. A dispersão da comunicação é como esse número silenciosamente se torna o seu normal.
Sobre mim: consultor certificado pela ClickUp e especialista em arquitetura de soluções.
Sou Christopher Day, fundador e arquiteto-chefe da Upicent, uma agência de arquitetura de soluções especializada na criação de espaços de trabalho ClickUp para empresas de todos os tamanhos.
Em um webinar recente da comunidade ClickUp, compartilhei como minha equipe usa o ClickUp Chat para resolver o problema da comunicação dispersa.
Essa perspectiva vem de anos de experiência na criação de espaços de trabalho e modelos do ClickUp para equipes reais, não apenas na teoria — portanto, nossa abordagem ao chat é baseada no design do fluxo de trabalho.
O problema: dispersão da comunicação entre ferramentas e canais
Como muitas equipes, nossa agência começou usando o Slack. Mensagens, atualizações e decisões circulavam entre as conversas, enquanto o trabalho real ficava em outro lugar.
Isso significou:
- O contexto crítico estava espalhado por várias ferramentas (e estávamos enfrentando uma dispersão de trabalho ).
- As conversas não estavam conectadas de maneira confiável às tarefas e modelos que elas afetavam.
- Os membros remotos da equipe, em diferentes fusos horários, tinham dificuldade para saber quem estava disponível e quando.
A abordagem: migração para uma plataforma unificada de comunicação e colaboração em equipe
Quando o ClickUp Chat foi lançado, fiz uma análise aprofundada e rapidamente percebi o potencial de reunir a comunicação na mesma plataforma que as tarefas, documentos e modelos. Migramos preventivamente do Slack para o ClickUp Chat — e não nos arrependemos.
Se você estiver curioso, aqui está uma rápida visão geral de como o ClickUp Chat funciona:
Agora, a verdadeira vitória para nós não veio simplesmente por termos nosso “chat dentro do ClickUp”. Não, foi muito mais do que isso.
O ClickUp nos ofereceu um Espaço de Trabalho Convergente com IA , onde conversas, trabalho e contexto estão todos conectados por padrão.
Em um sistema como esse, uma mensagem não é apenas uma mensagem. Ela pode apontar diretamente para uma tarefa, abrir um documento, acionar uma automação ou se tornar o início de um trabalho real. Ninguém precisa perder tempo copiando links entre ferramentas ou repetindo o mesmo contexto cinco vezes diferentes.
E com a IA contextual do ClickUp, o ClickUp Brain, adicionado à mistura, seu espaço de trabalho não é mais apenas um lugar para armazenar comunicações. É um lugar onde a IA realmente entende, resume e ajuda sua equipe a agir mais rapidamente.
Essa é a diferença entre um aplicativo de chat simples e um que foi criado para eliminar a dispersão da comunicação na raiz.
Fazendo a coisa certa: comece com a arquitetura do espaço de trabalho, não com os canais de bate-papo
A arquitetura do espaço de trabalho é o início e o fim da sua experiência com o ClickUp.
A arquitetura do espaço de trabalho é o início e o fim da sua experiência com o ClickUp.
Meu mantra principal é simples: a arquitetura do seu espaço de trabalho deve orientar sua estratégia de chat.
Se você ainda não é um usuário avançado do ClickUp, aqui está a maneira mais fácil de entender a arquitetura do ClickUp (ou Hierarquia de Projetos ):
- Um Espaço é como um departamento ou função principal (Marketing, Entrega, Produto, Trabalho com Clientes).
- Uma pasta é como um programa ou fluxo de trabalho dentro desse espaço (campanhas, sprints, integração).
- Uma Lista é onde o trabalho real é organizado (Backlog, Solicitações, Tarefas, Bugs)
A maioria das equipes faz o contrário. Elas começam primeiro pelo chat. Elas criam uma longa lista de canais como #anúncios, #bugs, #aleatórios, #solicitações-de-clientes... e só depois tentam conectar essas conversas ao trabalho.
É assim que começa a dispersão da comunicação.
Combine a hierarquia de projetos integrada do ClickUp com o Chat.
No ClickUp, a Hierarquia e o ClickUp Chat coexistem em uma barra lateral.
Cada espaço, pasta e lista pode ter seu próprio canal de chat dedicado.
Por padrão, ele fica “inativo” — está lá quando você precisa. Mas, no momento em que você clica em Adicionar canal, esse local específico recebe um fluxo de conversas focado e vinculado ao trabalho real.
Veja por que isso é importante:
- Os canais herdam o compartilhamento e as permissões automaticamenteSe alguém não tiver acesso ao trabalho, não verá o canal. Sem convites separados. Sem fiscalização manual.
- As pessoas certas recebem as atualizações certas por padrãoVocê segue o Espaço/Pasta/Lista em que realmente trabalha, e a participação no canal corresponde naturalmente às pessoas que podem agir.
- O chat finalmente reflete como o trabalho é estruturadoA comunicação passa a fazer parte do espaço de trabalho — não um universo paralelo onde as decisões são tomadas e depois esquecidas.
Quando você cria um chat com base na estrutura do trabalho, as equipes gastam menos tempo classificando mensagens e mais tempo levando os projetos adiante.
Transforme locais importantes em canais focados
No webinar, fizemos uma demonstração usando a área de Produtos Digitais em nosso espaço de trabalho — basicamente, o local onde a equipe cria e mantém nossos modelos do ClickUp.
Normalmente, as equipes lidariam com isso criando um canal amplo chamado #anúncios-de-produtos no Slack (ou qualquer outra ferramenta de chat que usassem). O problema é que o canal fica longe do trabalho real. Ele se torna mais um fluxo de atualizações que as pessoas ignoram, perdem ou esquecem de conectar às tarefas.
Então, em vez disso, fizemos algo mais simples dentro do ClickUp:
- Criamos uma lista dedicada de Anúncios dentro da nossa área de Produtos Digitais.
- Clique em Adicionar canal nessa lista para criar instantaneamente um canal de chat vinculado a ela.
- Adicionou as pessoas certas como seguidores, para que apenas a equipe responsável por esse trabalho o veja.
Agora, todos os anúncios sobre nossos produtos digitais aparecem no mesmo lugar onde o trabalho real com o produto é estruturado.
Faça com que os membros do canal sejam aqueles que podem agir sobre as mensagens
Como os canais estão vinculados a locais, as pessoas que podem ver e acompanhar um canal já estão definidas pelas configurações de compartilhamento do espaço de trabalho. Usamos isso para manter as comunicações direcionadas e localizáveis:
- Qualquer pessoa com acesso ao Espaço, Pasta ou Lista pode acompanhar o canal.
- Depois de adicionados como seguidores, eles veem todas as atualizações sem precisar de um canal separado no Slack, acessível apenas por convite.
- Os novos membros da equipe obtêm contexto histórico instantâneo navegando pelo canal conectado ao local ao qual acabaram de obter acesso.
💡 Dica profissional: quando novas pessoas entrarem em um canal, não as faça percorrer semanas de mensagens tentando entender o que aconteceu. Use o AI CatchUp no ClickUp Chat para resumir instantaneamente o que elas perderam — decisões importantes, prioridades atuais e tópicos em aberto — para que possam entender o contexto rapidamente e começar a contribuir sem precisar pedir um resumo à equipe.
Como manter as conversas vinculadas ao trabalho com relações de tarefas no ClickUp
Contamos com as relações entre tarefas para garantir que o chat permaneça conectado ao trabalho em questão.
Se você é novo no ClickUp, aqui está uma versão simplificada: uma relação de tarefas é apenas uma maneira de vincular duas partes do trabalho para que o contexto permaneça conectado. Em vez de uma conversa isolada dentro de uma ferramenta de chat, o ClickUp permite vincular essa conversa à tarefa na qual ela tem impacto, para que a mensagem não se perca no momento em que o tópico fica inativo.
No webinar, você vai me ver entrar em um espaço de trabalho em versão alfa, onde minha equipe está montando modelos avançados para o nosso próximo mercado — tudo, desde ambientes ágeis Scrum com roteiros e cerimônias até sistemas internos de tickets e centros de suporte.
Quando um colega de equipe grava um vídeo com atualizações sobre um modelo (por exemplo, um guia detalhado de introdução para um modelo de projeto ágil Scrum), nós:
- Compartilhe a atualização do vídeo no canal de chat relevante.
- Use Relacionamentos para vincular essa mensagem diretamente à tarefa específica (por exemplo, a tarefa Guia de Introdução).
- Deixe o ClickUp consolidar essas mensagens no fluxo de atividades da tarefa.
Isso significa que qualquer pessoa que abrir a tarefa posteriormente verá:
- Os detalhes e campos da tarefa
- Mensagens relacionadas e atualizações em vídeo no mesmo lugar
- Um registro claro do que foi discutido, o que mudou e por quê.
Essa é uma das maneiras mais fáceis de reduzir a dispersão da comunicação a longo prazo. Ela transforma o chat de uma conversa descartável em um contexto duradouro que acompanha o trabalho.
📮ClickUp Insight: 75% das pessoas dizem que abrir o chat todas as manhãs é como começar o dia de trabalho com tranquilidade. O restante descreve isso como um segundo trabalho!
O paradoxo? O chat parece produtivo até você perceber que metade do seu dia é gasto rolando a tela, pesquisando ou relendo longas e confusas conversas.
Tornamos o chat rápido demais para o contexto e fragmentado demais para um acompanhamento claro. O ClickUp Chat traz o foco de volta. Ele ancora as conversas ao trabalho real, onde uma mensagem pode se tornar instantaneamente uma tarefa, um acompanhamento ou um ponto de decisão. O ClickUp Brain também resume tudo isso, porque seu trabalho e seu chat estão finalmente conectados!
Como usar automações e IA para evitar repetições no ClickUp Chat
⚡️ Aqui está uma das minhas melhores (embora sorrateiras!) dicas profissionais: deixe que as automações e a IA do ClickUp cuidem dos resumos, notificações e respostas sempre que possível nos seus canais de chat. Dessa forma, sua equipe pode se concentrar nas decisões, em vez de ficar procurando informações.
Dois padrões se destacam:
Documentos com tecnologia de IA a partir de menções
Podemos criar pequenas “equipes de IA” ou regras que monitoram se um documento específico de IA é mencionado em uma tarefa. Quando isso acontece, o ClickUp gera um documento resumido para essa tarefa, reunindo os principais detalhes e atividades até o momento.
Isso é especialmente útil quando uma tarefa envolve muitas trocas de mensagens. Em vez de rolar a tela para ver atualizações e comentários, você obtém um documento organizado que captura o que é importante.
Agentes do Autopilot nos canais
Em determinados canais (por exemplo, um canal de desenvolvimento web), podemos ativar os Autopilot Agents para que, quando uma mensagem é publicada, o agente responda automaticamente.
Essa resposta pode:
- Descubra o que está acontecendo em tarefas relacionadas
- Responda a perguntas comuns
- Indique a alguém o documento certo ou o próximo passo
Assim, as pessoas recebem ajuda no momento, sem que alguém da equipe precise interromper o que está fazendo para responder.
📚 Leia mais: Esses padrões estão alinhados com a visão mais ampla do ClickUp para o gerenciamento de trabalho com inteligência artificial, onde recursos como ClickUp Super Agents e ClickUp Brain ajudam as equipes a trabalhar de forma mais produtiva e a acompanhar conversas em ritmo acelerado.
Se você está explorando essa direção, estas análises aprofundadas são companheiros úteis:
Como usar o ClickUp para resolver a dispersão da comunicação em equipes remotas: o ritual dos registros diários
Nossa agência é totalmente remota, com membros da equipe espalhados por vários fusos horários. E em uma configuração distribuída, a dispersão da comunicação aparece rapidamente. Para reduzir as mensagens repetitivas e do tipo “você está aí?”, criamos um sistema de registros diários no ClickUp.
Veja como funciona:
- Em nosso espaço de Recursos Humanos, criamos uma lista de Registros Diários dentro da pasta Equipe.
- Cada membro da equipe tem uma tarefa específica pela qual é responsável por atualizar.
- Essa tarefa inclui status personalizados como Online, Trabalho intenso, Viajando, Licença e Intervalo.
- As automações monitoram as mudanças de status e enviam uma mensagem para um canal de chat dedicado chamado Daily Logs.
Então, se eu definir meu status como “Intervalo” por trinta minutos, a automação publica uma atualização amigável no canal “Registros diários” com o nome da tarefa, o status e a duração — basicamente dizendo: “Estou em intervalo agora, por favor, não me interrompa.”
📌 O resultado: todos na equipe podem ver instantaneamente quem está disponível para chamadas rápidas, quem está concentrado no trabalho e quem está offline, sem inundar canais aleatórios com atualizações de status.
Por que isso funciona tão bem para equipes remotas
Esse padrão oferece às equipes remotas como a nossa uma maneira simples de:
- Respeite o tempo de concentração e os limites pessoais uns dos outros.
- Evite ficar adivinhando se alguém está disponível para uma ligação
- Mantenha as atualizações de status em um local previsível, em vez de mensagens diretas dispersas.
Nós até usamos esses status ao agendar acompanhamentos em outros canais. Se alguém estiver em pausa ou fora do escritório, podemos agendar uma mensagem para quando essa pessoa voltar. Isso mantém a comunicação essencial, em vez de constante.
De mensagens dispersas a um sistema de comunicação interna intencional: copie esta configuração do ClickUp Chat
Nossa abordagem ao ClickUp Chat não se resume a “mais uma ferramenta de mensagens”, mas sim à construção de um sistema de comunicação intencional que reflete a estrutura do nosso trabalho. E você também pode copiá-la!
- Primeiro, crie uma arquitetura clara para o espaço de trabalho.
- Transforme locais importantes em canais específicos
- Use uma lista de registros diários para presença remota
- Vincule mensagens importantes a tarefas usando Relacionamentos.
- Transforme perguntas repetitivas em um fluxo de trabalho wiki com suporte de IA.
Esse sistema nos ajudou a passar da dispersão do Slack para a clareza proporcionada pelo ClickUp.
Mas não se preocupe, você não precisa adotar todos os padrões de uma vez. Comece perguntando:
- Onde já temos uma hierarquia sólida (espaços, pastas, listas) que merece seu próprio canal?
- Como uma lista de registros diários poderia ajudar nossa equipe remota a respeitar o tempo de concentração e a disponibilidade?
- Quais canais de alto tráfego se beneficiariam de relações de tarefas ou agentes autopilotados para que não precisássemos nos repetir constantemente?
Em seguida, repita a partir daí.
Comece com uma conta gratuita no ClickUp e comece a construir!
Christopher é o fundador da Upficient, um provedor independente de soluções ClickUp que atende empresas de grande e pequeno porte em todo o mundo com soluções ClickUp poderosas. Eles também têm um mercado para modelos ClickUp — de sistemas operacionais OKR e EOS a ambientes de projetos ágeis e hubs de suporte interno — voltado para usuários Business Plus e Enterprise.