Embora quase todos se encontrem em uma posição de liderança em algum momento da vida, ser gerente de projetos traz responsabilidades únicas e, às vezes, imprevisíveis.
Como gerente de projetos e líder de equipe, você precisa seguir os procedimentos e operações aceitos pela sua empresa, mas também precisa estar aberto a feedback e adaptar seu fluxo de trabalho conforme necessário.
É aí que os modelos de gerenciamento de projetos se tornam úteis!
Nesta publicação, discutiremos algumas metodologias e dicas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a enfrentar quaisquer desafios que surgirem. E forneceremos um incrível modelo de gerenciamento de projetos no ClickUp para você fazer isso.
1. Defina suas responsabilidades
É segunda-feira de manhã e você tem três entrevistas com possíveis novos funcionários.
Você também tem 13 reuniões com funcionários atuais, e o número de e-mails na sua caixa de entrada está aumentando a ponto de não ter mais como controlar.
Como você consegue manter tudo em ordem?
Primeiro, visualize seus pontos focais centrais como gerente. Divida sistematicamente sua função geral em partes menores e mais gerenciáveis.
A Hierarquia do ClickUp torna esse processo simples. Você pode criar Projetos para cada grupo que gerencia em um Espaço central. Em seguida, use suas Listas dentro de cada Projeto para dividir os diferentes componentes do Projeto. Veja um exemplo:
Espaço: Gestão > Projeto: Funcionários > Listas: Funcionário 1, Funcionário 2, etc.
A plataforma ainda tem modelos de projetos prontos que você pode adicionar diretamente à sua equipe para começar:
2. Monitore seu progresso em tempo real
Às vezes, definir uma data de entrega para um projeto ou tarefa não é suficiente. Quando você precisa gerenciar várias atribuições delegadas a grandes grupos de pessoas, pode ser muito difícil saber em que pé estão as coisas.
A solução? Encontre uma maneira de obter atualizações instantâneas de toda a sua equipe à medida que as mudanças acontecem.
No ClickUp, você pode configurar isso facilmente com campos personalizados.
Crie colunas de tarefas exclusivas para gerenciar informações de contato, status de progresso, links para documentos importantes e muito mais.
À medida que os responsáveis pelas tarefas atualizam essas entradas de campo, você poderá obter uma visão geral de alto nível dos fluxos de trabalho de todos em um só lugar:
Você pode até criar fluxos de trabalho personalizados para cada um dos seus projetos. Os colegas de equipe podem mover tarefas de uma fase para a outra, para que você sempre saiba se tudo está dentro do planejado:
Outro recurso importante do ClickUp a ser verificado é o Relatórios.
Os relatórios facilitam o monitoramento do progresso de seus colegas de equipe a partir de vários pontos de vista, dentro de um período de tempo especificado. Veja quais tarefas foram realizadas, quem tem itens de ação vencidos e muito mais:
Por fim, não deixe de conferir o recurso Portfólios do ClickUp. Os portfólios permitem que você coloque todos esses planos excelentes em uma visão geral abrangente e de alto nível, para que você possa monitorar facilmente o progresso e a saúde de tudo em sua equipe.
3. Planeje sempre com antecedência
Parte do trabalho de um gerente é lidar com muitos pedidos diferentes. Seja responsável pelo recrutamento e treinamento de novos funcionários, pela supervisão de uma equipe de vendas ou pelo planejamento de um grande evento, é provável que você esteja em uma posição em que muitos de seus colegas de trabalho esperam que você tome uma atitude.
Então, como atender a todas essas solicitações em tempo hábil, sem deixar de oferecer a clareza e a determinação de que seus colegas de equipe precisam?
Você precisa pensar com antecedência e reservar o tempo necessário para realizar as tarefas. Determine quando um projeto deve começar, terminar e tudo o que deve ser feito nesse intervalo.
Com a Visualização de Tempo do ClickUp, você pode arrastar e soltar tarefas não programadas para adicionar datas de início e vencimento diretamente em seu calendário.
Você também pode codificá-las por status ou filtrar o calendário por responsável para ver quem está trabalhando em quê.
Não tem certeza de quando deve agendar uma determinada tarefa?
Tente adicionar uma estimativa de tempo para indicar quanto tempo você espera que leve para concluir. Isso ajudará você a colocar melhor a tarefa em sua agenda quando estiver pronto.
Conclusão
Independentemente do escopo de suas responsabilidades gerenciais, sempre há ferramentas que você pode implementar para ajudá-lo a fazer mais e mais rápido. Em vez de tentar acompanhar todas as tarefas e reuniões em notas adesivas (ou pior, na sua cabeça), por que não sincronizar seus fluxos de trabalho em uma plataforma coesa?