Do deserto à mesa de trabalho: a dispersão do trabalho é universal
Há pouco tempo, eu estava na Arábia Saudita, reunido com líderes da primeira fabricante de veículos elétricos do país e do maior fundo soberano do mundo. Essas organizações estão construindo coisas em uma escala difícil de imaginar: resorts de esqui de US$ 20 bilhões, cidades em forma de cubo do tamanho de doze Empire State Buildings. É impressionante e inspirador.
Mas o que mais me impressionou não foi a escala de seus projetos, e sim a escala de seus desafios. Não importa onde você esteja no mundo, a dispersão do trabalho é a força silenciosa que impede o avanço das equipes. Esteja você construindo uma cidade futurística ou gerenciando uma equipe de vendas nos Estados Unidos, os sintomas são os mesmos: muitos aplicativos, processos e contexto se perdendo entre eles.
É incrível ver a ClickUp atuando em uma parte completamente diferente do mundo, mas a realidade é que a dispersão do trabalho está em toda parte.
Identificando o problema: o que é dispersão do trabalho?
A dispersão do trabalho é a fragmentação de aplicativos, processos, contexto e, agora, IA, no local de trabalho em sistemas desconectados — um desafio cada vez mais comum para as equipes modernas. É um imposto oculto sobre a produtividade, a inovação e o engajamento. Estimamos que custe mais de US$ 2,5 trilhões globalmente em perda de produtividade. Mas o custo real é mais difícil de medir: a frustração, a fadiga e a sensação de que o trabalho é mais difícil do que deveria ser.
A parte insidiosa da dispersão do trabalho é que ela raramente se anuncia. A maioria das pessoas não a chama pelo nome — elas apenas sentem os sintomas: atrasos, frustração, caos. Leva uma eternidade para fazer as coisas. As pessoas ficam frustradas. Há uma sensação geral de fadiga e atraso. Mas, por trás de tudo isso, a causa raiz é sempre a mesma: ferramentas desconectadas, processos inconsistentes, contexto ausente.
Minha primeira batalha contra a dispersão do trabalho: os anos da Snowflake
Encontrei pela primeira vez o Work Sprawl na Snowflake.
Nossa equipe de operações de vendas estava avaliando todos os tipos de projetos — preços localizados, novos fluxos de trabalho, entre outros. Mas cada projeto era gerenciado no Wrike, enquanto as dependências ficavam no Salesforce e a equipe de desenvolvimento acompanhava seu trabalho no Jira. Não havia sincronização bidirecional. Todas as semanas, nos reuníamos para verificar se as prioridades estavam alinhadas. Era doloroso.
Isso resultou em uma enorme frustração entre as equipes, conflitos interpessoais e uma agenda cheia de reuniões que não resolviam nada. Todos estavam puxando em direções diferentes.
A tecnologia deveria nos ajudar a trabalhar mais rápido, mas, na verdade, nos atrasou. Lembro-me da dor de participar dessas reuniões, sabendo que a falta de integração estava nos custando não apenas tempo, mas também moral.
A pilha de vendas moderna: quando cada minuto conta
Hoje em dia, gerenciar uma equipe de vendas significa lidar com uma grande quantidade de tecnologias: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator... e a lista continua. Os representantes precisam alternar entre várias ferramentas apenas para enviar um único e-mail. E, em vendas, tempo é literalmente dinheiro. Se você leva dez minutos para enviar um e-mail em vez de dois, está perdendo dinheiro de verdade.
Sempre que uma nova ferramenta ou recurso é introduzido, ou alguém quer comprar ou incorporar algo, meu primeiro instinto é perguntar onde e como podemos fazer isso dentro de nossos sistemas atuais. Não quero adicionar nada a menos que seja absolutamente necessário.
Tudo isso pode — e deve — estar em um único painel? A melhor pergunta é: o que seria necessário para tornar isso possível?
A verdade? Cada nova ferramenta adiciona mais ruído — mais “trabalho fantasma”, mais pontos cegos e mais complexidade para lidar. O trabalho já é complicado — cada equipe tem processos que precisam ser seguidos pelas vendas. Portanto, quanto mais simples pudermos tornar o trabalho, melhor.
O custo oculto da dispersão do trabalho na perspectiva do cliente: sintomas x causa raiz
A maioria dos clientes não chega dizendo: “Estamos afogados em excesso de trabalho. ” O que eles descrevem são os sintomas: “O trabalho parece caótico. ” “Leva uma eternidade para fazer as coisas. ” “As pessoas estão frustradas. ” A causa principal é sempre o excesso de trabalho, mas é difícil identificá-la porque ela assume muitas formas.
Quando converso com executivos, pergunto: se você pudesse voltar cinco ou oito anos no tempo, projetaria seus sistemas da mesma maneira? Todos têm a mesma epifania: não, eu não faria isso dessa maneira novamente.
Eles percebem que uma abordagem mais cuidadosa em relação aos silos de informações, transferência de dados e colaboração teria poupado anos de atritos. Mas a maioria das organizações deixou seus sistemas se expandirem organicamente, com cada equipe escolhendo suas próprias ferramentas — quadros brancos, ferramentas de gerenciamento de projetos e muito mais — e pouca ou nenhuma intervenção executiva.
E agora, enquanto buscam construir sua pilha de tecnologia de IA, eles se deparam com uma escolha: repetir os erros do passado ou adotar uma abordagem mais estratégica e unificada. A resposta é sempre clara: seja ponderado, seja intencional e não deixe que a dispersão do trabalho aconteça novamente.
À medida que a IA no local de trabalho se torna a norma, a ausência de um espaço de trabalho unificado e de um contexto em tempo real começa a limitar seu impacto real. A IA é tão boa quanto o contexto ao qual tem acesso. Se seus dados estiverem espalhados por 18 ferramentas, algo que chamamos de dispersão de contexto, você não verá os benefícios combinados que a IA pode oferecer.
Superando a sobrecarga: o poder de uma estrela-guia
Então, como você começa a resolver o excesso de trabalho, especialmente quando o problema parece insuperável? Para mim, o importante é ter um norte.
O contexto é a estrela-guia.
O poder da IA só é percebido quando ela tem contexto completo. Mas chegar lá não é fácil, especialmente se você estiver preso em uma confusão de sistemas. Na verdade, como vimos em inúmeras transformações no mundo real, superar a dispersão do trabalho requer medidas ousadas, mas incrementais — escolher um fluxo de trabalho de cada vez, consolidá-lo e criar impulso para uma verdadeira convergência.
Aprendi que é preciso dar um passo de cada vez, mas ser definitivo e ousado nesse passo.
Por exemplo, considere o gerenciamento de projetos. “Basta transferir tudo” parece simples, até você se deparar com documentos dispersos e planos incompletos. Quer você faça isso em fases ou de uma só vez, o verdadeiro trabalho é levar adiante o contexto e conectá-lo ao sistema. Passos incompletos fragmentam o conhecimento; passos ousados dão à IA uma visão completa.
Costumo compartilhar nossa história interna sobre a mudança do Slack para o ClickUp Chat. Todos estavam relutantes. Falhamos na primeira tentativa, ao tentar mudar uma equipe de cada vez. Simplesmente não funcionou. Então, assim que fomos ousados e decisivos, anunciando em termos inequívocos que, em um determinado dia, o Slack seria descontinuado e todos mudariam para o ClickUp Chat, isso realmente aconteceu! O Slack desapareceu, todos mudaram e foi ótimo. Agora, temos experiências mágicas de IA no ClickUp Chat que não teríamos de outra forma.
Eu entendo, a inércia do status quo é forte. Mas o futuro do trabalho exige um plano ousado e intencional. No entanto, como líderes, precisamos reconhecer que foi a falta de orientação de cima para baixo que criou a dispersão do trabalho em primeiro lugar.
A Matriz: um plano para a transformação da IA
Existe uma estrutura que eu uso, uma espécie de matriz para a transformação da IA. Não se trata de perseguir objetos brilhantes ou adicionar mais ferramentas. Trata-se de:
- Unificando seu espaço de trabalho: Dados fragmentados são a kryptonita da IA. Reúna seu trabalho em um único lugar — um verdadeiro espaço de trabalho de IA convergente
- Priorizando o contexto: a IA precisa de contexto para agregar valor. Conecte seus dados, processos e conversas
- Capacitando os campeões operacionais: Encontre as pessoas em sua organização que pensam em sistemas — dê a elas uma plataforma para impulsionar a mudança
- Liderança ousada e verticalizada: defina a visão, tome a decisão e comunique o “porquê” de forma incansável
- Suporte de baixo para cima: A mudança é um esporte coletivo. Capacite suas equipes para experimentar, construir e compartilhar o que funciona
- Iterar e escalar: Comece pequeno, avalie o impacto e escale o que funciona
Quando a IA é aplicada a dados fragmentados e isolados, é como pedir a um chef que prepare uma refeição com ingredientes espalhados por 18 cozinhas. Mas quando você unifica seu espaço de trabalho e contexto — um verdadeiro Espaço de Trabalho de IA Convergente — a IA pode finalmente cumprir sua promessa: revelar insights, automatizar tarefas e liberar sua equipe para se concentrar no que é importante. É por isso que resolver a dispersão do trabalho com IA não se trata apenas de eficiência — trata-se de desbloquear maneiras totalmente novas de trabalhar.
A diferença da ClickUp: IA que realmente funciona para você
Quando converso com equipes sobre IA, o maior desafio não é o entusiasmo, mas a execução. Todos querem ferramentas mais inteligentes. Mas, sem acesso ao contexto real — no que sua equipe está trabalhando, o que já foi discutido, o que precisa acontecer a seguir —, a maioria das IAs acaba parecendo desconectada e decepcionante.
É aí que entra o ClickUp Brain . Como ele fica dentro do seu espaço de trabalho, ele realmente entende o que está acontecendo. Ele extrai informações de suas tarefas, documentos, bate-papos e metas para fornecer respostas baseadas na realidade, e não em suposições.
E é flexível. Você pode alternar entre os principais modelos de IA — como ChatGPT, Claude, Gemini e outros — dependendo do que precisar no momento. Rascunho rápido? Resumo inteligente? Raciocínio mais profundo? Você tem opções, sem precisar interromper seu fluxo de trabalho.
Além disso, há o ClickUp Brain MAX, um companheiro de IA para desktop, que vai ainda mais longe. Você pode falar, e ele ouve — literalmente. Com a ajuda do recurso Talk to Text, você pode dizer o que está pensando e transformar isso em uma atualização, uma tarefa, um documento — o que você precisar. Ele é sensível ao contexto, está sempre ativo e fica mais inteligente quanto mais você o usa.
Não se trata apenas de IA pela IA. É a IA que realmente melhora o seu trabalho.
A revolução cultural: construindo uma equipe 10 vezes mais eficiente
O futuro do trabalho não se resume apenas a ferramentas melhores, mas a uma nova mentalidade. Acredito que o futuro será aquele em que os seres humanos gerenciarão outros seres humanos e os colaboradores individuais gerenciarão agentes. É assim que se multiplica por dez a força de trabalho.
Mas não é possível chegar lá apenas com tecnologia. É uma revolução cultural. Na ClickUp, dedicamos uma hora todas as sextas-feiras para que nossos vendedores desenvolvam IA. É um conceito absurdo: tirar os vendedores do chão de fábrica, das atividades que geram receita, para desenvolver IA. Mas é a única maneira de capacitar cada pessoa a automatizar 30-40% de seu trabalho e liberar tempo para o que realmente importa.
Isso é uma revolução cultural. As empresas e os líderes que fizerem isso verão suas empresas crescerem 10 vezes mais e terão sucesso.
A TI por si só não pode impulsionar isso. Somente os usuários finais conhecem os detalhes de seu trabalho. As empresas vencedoras capacitarão todos os funcionários a pensar como fundadores, criando seus próprios fluxos de trabalho e agentes e impulsionando a inovação desde o início.
Superando a resistência: o papel dos campeões entre os colegas
A mudança é difícil. Voltarei ao exemplo da mudança do Slack para o ClickUp Chat. Sim, houve resistência — as pessoas queriam seus emojis personalizados e a interface familiar. Somente quando fizemos uma mudança definitiva em toda a empresa é que ela se consolidou. E muito do crédito vai para as pessoas que lideraram essa mudança de forma vocal e entusiasmada.
Você precisa encontrar as pessoas em sua empresa que pensam naturalmente em sistemas e dar a elas uma plataforma para ajudar a impulsionar sua empresa. Capacitar os campeões operacionais foi fundamental. Eles se tornaram defensores, ajudando seus colegas a se adaptarem e prosperarem no novo ambiente. A gestão da mudança não é apenas uma diretiva de cima para baixo; é um movimento que precisa tanto de liderança quanto de apoio popular.
Resultados reais: da frustração ao fluxo
Desde que fiz essas mudanças, vi a transformação em primeira mão. As reuniões que antes eram sobre alinhamento agora são sobre ação. A IA apresenta insights antes mesmo de eu perguntar. Os representantes passam menos tempo alternando entre ferramentas e mais tempo vendendo. A frustração é substituída pelo fluxo.
E nossos clientes? Aqueles que adotam essa abordagem obtêm os mesmos resultados. Não é fácil, pois reverter anos de dispersão do trabalho nunca é. Mas com um norte claro, liderança ousada e disposição para investir na cultura, isso é possível.
E os números comprovam isso. De acordo com um estudo da Forrester Total Economic Impact™, as equipes que utilizam o ClickUp obtiveram um ROI de 384% e economizaram 92.400 horas no terceiro ano.
Conclusão: a hora de agir é agora
A dispersão do trabalho é o maior problema do trabalho moderno. Mas não é inevitável. Com um espaço de trabalho unificado, sistemas ricos em contexto e fluxos de trabalho alimentados por IA, as equipes podem recuperar tempo, aumentar a produtividade com IA, desbloquear a inovação e construir locais de trabalho que funcionem para todos.
Recomendo começar com uma reflexão: onde a dispersão do trabalho aparece na sua organização? Qual é a medida ousada que você pode tomar neste trimestre para unificar o contexto e capacitar sua equipe?
O futuro pertence àqueles que resolvem o Work Sprawl — uma plataforma, um hub de IA, uma mudança cultural de cada vez.