Como é realmente a dispersão do trabalho
Passei minha carreira ajudando organizações a resolver a confusão da expansão descontrolada do trabalho. Não é um problema teórico, é a realidade diária de equipes que se afogam em processos manuais, sistemas legados e uma colcha de retalhos de ferramentas desconectadas. Vejo a dor em seus olhos quando descrevem mais um dia perdido com atualizações de status, mais um projeto prejudicado por falhas de comunicação, mais uma oportunidade perdida porque as informações ficaram presas em um silo.
O custo da dispersão do trabalho
Vamos colocar um número nisso: US$ 2,5 trilhões em perda de produtividade a cada ano. Mas por trás desse número estão pessoas reais — equipes que querem fazer um trabalho significativo, mas estão presas gerenciando o caos.
Meu lugar na primeira fila: histórias do campo
O momento de revelação da VaynerMedia
Uma história que sempre me vem à mente é uma demonstração que fiz com a VaynerMedia. Eles estavam avaliando o ClickUp, e eu estava lá para falar sobre gerenciamento de recursos — uma área complicada, para ser sincero, porque ainda estamos desenvolvendo alguns recursos. Mas, enquanto eu mostrava como a equipe deles poderia realmente trabalhar dentro do ClickUp — não apenas registrar horas ou atualizar status, mas colaborar, criar e executar —, algo clicou.
A campeã deles, Mika, me interrompeu:
“Espere, as pessoas realmente trabalham aqui?”
Essa pausa, essa percepção, é o que me motiva. É o momento em que alguém percebe que a convergência não é apenas possível, mas está acontecendo.
Clientes divididos: sobrecarregados ou construindo em excesso
Eu converso com dois tipos de clientes todos os dias.
O primeiro grupo está sobrecarregado com processos manuais. Eles sabem que algo está errado, mas não sabem por onde começar. Eles estão presos à maneira antiga de fazer as coisas, apegados aos recursos das ferramentas PMO legadas porque “sempre foi assim que fizemos”
O segundo grupo está no outro extremo do espectro: eles querem construir suas próprias soluções de IA do zero. Eles têm engenheiros, ambição e um verdadeiro impulso para inovar, mas o que começa como progresso rapidamente se torna uma confusão de ferramentas que não se comunicam entre si. Não é mais apenas expansão do trabalho, é expansão da IA. Modelos diferentes, resultados desconectados e nenhum contexto compartilhado. Já vi isso parar o impulso.
Ambos os grupos estão perdendo a mesma coisa: Convergência.
O poder de reunir tudo — contexto, comunicação, execução — em um único espaço de trabalho e plataforma unificados.
A arte do possível: por que a convergência da IA tem a ver com ensinar, e não com vender
Quando encontro líderes pela primeira vez, digo a eles que meu trabalho não é vender software. É ensinar a arte do possível. Quero que eles vejam que uma plataforma de produtividade não é apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos com IA incorporada. É uma nova maneira de trabalhar — uma mudança de girar pratos para construir algo que dure.
Convergência: o antídoto para a dispersão do trabalho
Por que mais ferramentas pioram as coisas
Tenho observado organizações tentando resolver a dispersão do trabalho comprando mais ferramentas. Elas acham que o próximo aplicativo ou recurso de IA será a solução milagrosa. Mas cada nova solução pontual é apenas mais uma tarefa a ser realizada — outro exemplo de dispersão de ferramentas que leva à perda de contexto e à execução fragmentada.
Convergência significa algo diferente: trata-se de derrubar esses silos, conectar os pontos e permitir que as equipes vivam e trabalhem em um único lugar. Quando você alcança a convergência, não obtém apenas eficiência, mas também clareza, impulso e espaço para inovação real.
Convergência não significa adicionar mais ferramentas. Significa finalmente fazer com que seu trabalho, seus dados e suas conversas coexistam.
Convergência não significa adicionar mais ferramentas. Significa finalmente fazer com que seu trabalho, seus dados e suas conversas coexistam.
Como é a integração real da IA
Vou dar um exemplo concreto. Recentemente, trabalhei com um cliente que usava três ferramentas diferentes para gerenciar chamadas de vendas, acompanhar o feedback dos clientes e atribuir acompanhamentos. Eles copiavam manualmente as notas do Gong, atualizavam o Gainsight e enviam as tarefas por e-mail.
Quando trouxemos tudo para o ClickUp, as automações alimentadas por IA começaram a transcrever chamadas, marcar itens de ação e atribuir acompanhamentos — tudo em um só lugar.
Chega de copiar e colar. Chega de perda de contexto entre sistemas. ✅
A equipe pôde ver toda a jornada do cliente, colaborar em tempo real e realmente se concentrar em construir relacionamentos, em vez de gerenciar a logística.
Como os espaços de trabalho convergentes com tecnologia de IA resolvem a dispersão do trabalho
Aprendi que não é possível resolver a dispersão do trabalho adicionando mais ferramentas. Você resolve isso criando menos lugares para o trabalho se esconder.
É isso que estamos construindo com o ClickUp — e o que eu uso todos os dias. Com o ClickUp Brain, não preciso alternar entre um aplicativo de anotações, um gerenciador de tarefas e um editor de documentos. Posso resumir uma reunião, transformá-la em itens de ação e realmente levar as coisas adiante — sem nunca sair do local onde o trabalho é feito. Como a IA entende o contexto em que estou trabalhando, ela parece menos uma ferramenta e mais uma colega de equipe. Essa é a diferença que a IA contextual faz — ela não apenas gera, mas também colabora.
Uma das coisas que considero surpreendentemente valiosa é a capacidade de alternar entre grandes modelos de linguagem dentro do ClickUp Brain. Em alguns dias, preciso de velocidade. Em outros, o tom ou a profundidade são mais importantes. Esse tipo de flexibilidade, sem precisar alternar entre plataformas, fez com que a IA parecesse menos um complemento e mais um verdadeiro colaborador.
E depois há o Talk to Text . Este surpreendeu-me. Costumava perder ideias entre reuniões — pensamentos excelentes aos quais nunca voltava. Agora, basta dizê-los em voz alta e eles transformam-se em tarefas ou documentos diretamente no ClickUp. Sem digitação. Sem perseguições. Simplesmente... lá. Com o ClickUp Brain Max no desktop, essa experiência se torna ainda mais precisa — cada ideia falada vai instantaneamente para o lugar certo, pronta para ser colocada em prática.
Essa é a parte que mais ressoa quando converso com outros líderes. Todos estão lutando com muitas ferramentas e pouco tempo. Mas quando veem o que é possível com a convergência — quando o trabalho, o contexto e a IA aparecem em um só lugar — algo muda. Eles param de perguntar “como podemos resolver o caos?” e começam a perguntar “o que poderíamos construir se isso não estivesse no nosso caminho?”
É aí que eu sei que eles viram.
O desafio da gestão da mudança por trás da dispersão do trabalho
Por que os sistemas legados são tão difíceis de abandonar
A gestão da mudança é a parte mais difícil do meu trabalho. Compreendo por que razão as organizações se agarram aos sistemas antigos — são familiares e até reconfortantes. Mas o conforto é inimigo do progresso.
Já vi equipes se transformarem quando finalmente deixaram de lado o passado. Elas recuperam horas, reduzem o atrito e liberam a criatividade, eliminando um grande obstáculo à produtividade entre as equipes. Mas é preciso coragem para questionar o status quo, para admitir que o que te trouxe até aqui não vai te levar aonde você quer chegar.
Uma lista de verificação prática para liderar a mudança
Ouça e adapte-se: Peça feedback e esteja disposto a ajustar sua abordagemComece com um processo: Não tente reformular tudo de uma vez. Escolha um ponto fraco e resolva-oMostre, não conte: Demonstre o impacto da convergência com exemplos reais da sua própria equipeComemore pequenas vitórias: Mudanças são difíceis — reconheça o progresso e compartilhe histórias de sucesso
Adoção em fases: encontrando as pessoas onde elas estão
Uma coisa que aprendi é que não se pode forçar a mudança.
Você precisa encontrar as pessoas onde elas estão. Às vezes, isso significa começar pequeno: substituir uma ferramenta antiga, automatizar um processo, mostrar a uma equipe o que é possível fazer.
Mas cada passo em direção à convergência é um passo longe da dispersão do trabalho. E, uma vez que as pessoas percebem a diferença, elas não querem mais voltar atrás.
📮 Insight do ClickUp: 1 em cada 4 funcionários usa quatro ou mais ferramentas apenas para construir contexto no trabalho. Um detalhe importante pode estar oculto em um e-mail, expandido em um tópico do Slack e documentado em uma ferramenta separada, forçando as equipes a perder tempo procurando informações em vez de realizar o trabalho.
O ClickUp converge todo o seu fluxo de trabalho em uma plataforma unificada. Com recursos como Gerenciamento de Projetos por E-mail do ClickUp, Chat do ClickUp, Documentos do ClickUp e ClickUp Brain, tudo fica conectado, sincronizado e instantaneamente acessível. Diga adeus ao “trabalho sobre o trabalho” e recupere seu tempo produtivo.
💫 Resultados reais: As equipes conseguem recuperar mais de 5 horas por semana usando o ClickUp — o que significa mais de 250 horas por ano por pessoa — eliminando processos desatualizados de gerenciamento de conhecimento. Imagine o que sua equipe poderia criar com uma semana extra de produtividade a cada trimestre!
Conselho para líderes: não se contente com menos
O custo da inércia
Se você é um líder, eis o meu desafio: não se contente. Não deixe que a inércia dite o seu futuro. A dispersão do trabalho não é inevitável. A convergência está ao seu alcance, mas você precisa querer isso.
Pergunte a si mesmo: você está construindo para o futuro ou apenas mantendo o passado? Você está capacitando suas equipes ou fazendo com que elas trabalhem em torno de seus sistemas?
Construindo uma cultura de melhoria contínua
Os melhores líderes que conheço promovem uma cultura de melhoria contínua. Eles incentivam a experimentação, recompensam a curiosidade e não têm medo de abandonar o que é confortável.
IA e convergência não se referem apenas à tecnologia, mas também à mentalidade. Trata-se de acreditar que o trabalho pode ser melhor e, então, se esforçar para que isso aconteça.
Olhando para o futuro: o futuro do trabalho é convergente
Como as funções e as equipes evoluirão
À medida que a dispersão do trabalho diminui, vejo as funções evoluindo. Precisaremos de mais “gerentes de agentes” — pessoas que possam orquestrar a IA e a colaboração humana. A engenharia rápida se tornará uma habilidade essencial. As equipes serão menores, mais ágeis e focadas em resultados, não apenas em produções.
👉 Minha chamada à ação
Se você está lendo isso, já está pensando no que vem a seguir. Meu conselho: dê o primeiro passo. Desafie suas suposições. Experimente algo novo.
A dispersão do trabalho é um problema que podemos resolver juntos. A convergência é a forma como o fazemos.