O estouro do orçamento é uma epidemia. E, muitas vezes, vem acompanhado de atrasos na entrega do projeto. Juntos, esses são sinais de um projeto fracassado.
Infelizmente, apenas 43% dos projetos estão a salvo dessa epidemia. Quer saber por quê? Porque a maioria dos projetos não possui controles de projeto funcionais e bem estabelecidos.
Felizmente, o controle de projetos não é uma ciência de foguetes. Portanto, continue lendo, pois este artigo o orientará sobre o que se trata e os insights práticos para implementá-lo!
O que são controles de projeto?
Os controles de projeto são sistemas e processos usados para gerenciar o escopo, o custo, o cronograma, a qualidade, os recursos e os riscos de um projeto. Essas ferramentas fornecem a base para o gerenciamento eficiente de projetos e apoiam a tomada de decisões durante todo o ciclo de vida de um projeto.
O uso de processos de controle de projetos pode ajudar a garantir que os projetos permaneçam no caminho certo, identificando problemas potenciais logo no início e tomando medidas corretivas conforme necessário. Também permite que os gerentes meçam o desempenho em relação aos objetivos definidos e tomem medidas corretivas rapidamente quando necessário.
Controles de projetos vs. gerenciamento de projetos: Qual é a diferença?
Muitas vezes, supõe-se que os controles e o gerenciamento de projetos significam a mesma coisa e definem elementos de projeto semelhantes, o que não é o caso. Gerenciamento de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades e técnicas para entregar um projeto com sucesso. Ele gerencia seis aspectos principais restrições do projeto conforme mostrado abaixo.
Restrições do projeto
Por outro lado, os controles do projeto são um subconjunto do gerenciamento de projetos que supervisiona duas dessas restrições: custos e tempo do projeto. Em essência, os controles de projeto são uma parte do gerenciamento de projetos que ajuda a analisar e otimizar os dados do projeto para garantir que ele seja entregue no prazo e dentro do orçamento estipulado.
Simplificando, o controlador de projetos aconselha o gerente sobre questões relacionadas a tempo e cronogramas. Em seguida, o gerente decide se implementa ou não essas sugestões.
Pense em um gerente de projeto como o capitão de um navio e o controlador de projeto como o oficial de navegação que informa a distância ou a proximidade do navio em relação ao seu destino final. Essa função também sugere a rota mais rápida para o destino e deixa a cargo do capitão seguir sua sugestão ou ignorá-la.
A importância dos controles de projeto no gerenciamento de projetos
Os controles do projeto garantem que tudo permaneça no caminho certo e dentro do seu escopo do projeto desde a fase inicial planejamento do projeto até o encerramento do projeto.
Como espinha dorsal do gerenciamento de projetos, os controles do projeto ajudam a criar um plano de projeto. No plano do projeto, os controles são responsáveis por sugerir cronogramas ideais, planejamento de despesas, alocação de recursos etc.
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À medida que o projeto passa para a fase de execução, os controles de projeto informam o gerente de projeto sobre como o projeto está se saindo em relação ao uso do orçamento e à entrega no prazo. Isso ajuda a criar e acompanhar os KPIs relacionados a custos e cronograma.
Os controles do projeto também preveem para onde o projeto está indo em termos de orçamento e tempo. E, se porventura houver um desvio, ele descobre esses problemas e oferece maneiras práticas de recuperá-los.
Com os controles de projeto, você também tem mais chances de eliminar os custos excedentes do ciclo de vida do projeto. Um relatório da PWC constatou que a falta de controles adequados do projeto é uma das principais causas de excessos de custos.
Dito isso, vamos dar uma olhada rápida em alguns dos fatores que influenciam os controles do projeto.
4 Fatores que influenciam os controles do projeto
Aqui estão quatro fatores que podem influenciar os controles do seu projeto.
1. Escopo do projeto
O escopo escopo do projeto é um documento que indica tudo o que é necessário para o sucesso do projeto. O documento define as partes interessadas no projeto, nivelamento de recursos , prazos, entregáveis e limitações relevantes para o projeto.
Aqui está um exemplo.
Usar o ClickUp Docs para documentar o escopo do projeto e outros detalhes importantes sobre o seu projeto e compartilhá-los facilmente com sua equipe
Por exemplo, se o seu projeto for criar um cartão de visita digital, você deverá identificar o software, as habilidades, linha do tempo e outras variáveis envolvidas. Isso constituirá o escopo do projeto .
A falta de um **escopo definido do projeto dificulta o alinhamento com um cronograma ou uma estimativa de custos. Porém, quando você trabalha com um escopo definido, fica mais fácil monitorar o status do projeto. Assim, você pode ver facilmente se ele será concluído dentro do prazo e do orçamento.
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2. Riscos e desafios
Os controles de projetos estão sujeitos a muitos riscos e desafios. Normalmente, categorizamos esses riscos em duas categorias.
O primeiro são os riscos financeiros, incluindo um aumento inesperado nos custos de materiais, requisitos de mão de obra mais altos do que o esperado, etc. Esses riscos podem afetar significativamente a capacidade de monitorar projetos **fazer previsões financeiras de forma precisa
Os outros riscos do projeto são aqueles que podem atrasar a entrega do projeto além do período predeterminado. Alguns desses riscos incluem materiais roubados, bugs não rastreados ou um declínio repentino na população da força de trabalho.
Essencialmente, os resultados imprevistos desses riscos podem influenciar muito a trajetória do projeto e, em alguns casos, impedir que você cumpra os cronograma do projeto e metas orçamentárias.
Quando você toma medidas proativas para definir esses riscos no controle do projeto e estabelece estratégias eficazes de gerenciamento de riscos, é possível evitá-los ou gerenciá-los com eficácia para garantir a estabilidade em todas as frentes.
3. Custo do projeto
Entender os custos associados a um projeto é o alicerce dos controles de projetos. Em geral, há dois tipos de custos para cada projeto: diretos e indiretos.
- Os custos diretos estão relacionados a produtos específicos. Eles incluem custos de materiais, mão de obra fixa etc.
- Custos indiretos são custos relacionados à execução do projeto como um todo. Esses custos incluem custos de controle de qualidade e serviços públicos.
Sem a compreensão desses custos, a definição de um project's budget é impossível
Use os campos personalizados no ClickUp para adicionar valores monetários a cada tarefa e manter os orçamentos do projeto visíveis o tempo todo
Além disso, você não conseguirá acompanhar as realidades financeiras do projeto nem fazer previsões precisas. Portanto, o projeto estará propenso a estouros de orçamento, o que indica falha no processo de controle do projeto.
4. Prazos do projeto
O prazo do projeto é o tempo e a data decididos para a conclusão do projeto. De acordo com o revista de pesquisa do consumidor esse prazo determina a relevância e a percepção de urgência de um projeto.
A ausência de um prazo significa que não há critérios de conclusão para o projeto. Dessa forma, a análise dos dados de tempo relacionados ao status do seu projeto será um desafio.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
Sem prazos definidos, não é possível agendar tarefas específicas no projeto. Além disso, você não poderá definir prioridades de tarefas nem controlar outras restrições relacionadas ao tempo no fluxo de trabalho.
Agora que você entende os quatro principais fatores que afetam os controles do projeto, vamos responder a esta pergunta: como você acerta esses fatores e implementá-los em seu plano de gerenciamento de projetos ?
Não se preocupe. Nós temos tudo o que você precisa.
Como implementar controles de projeto em toda a sua equipe
Há cinco maneiras de implementar controles de projeto. Com elas, você pode monitorar melhor o seu projeto e manter os resultados no caminho certo sem exceder o orçamento predefinido.
1. Recursos
Os recursos são fatores que conduzem cada projeto ao sucesso. Eles incluem dinheiro, tempo, membros da equipe e ferramentas de gerenciamento de projetos como Clique emUp e Tara AI .
No controle de projetos, o modo como você gerencia esses recursos determina a eficácia com que você pode controlar os custos, os materiais e o tempo do projeto.
Durante o início do projeto fase, estimativa de custos e planejamento extensivo de recursos pode ajudá-lo a embarcar no projeto sem exceder o orçamento. Esses processos informam quais recursos estão disponíveis e como usá-los de forma otimizada.
Além disso, à medida que o projeto avança, você precisa ter uma noção clara de como controlar esses recursos estimativa de variação de custo para monitorar a boa utilização de seus recursos monetários. Essa estimativa o ajuda a descobrir o desempenho financeiro atual do projeto.
Obviamente, você também quer garantir que a equipe do projeto esteja trabalhando de forma eficaz. Portanto, é essencial gerenciar a carga de trabalho e garantir que ninguém fique sobrecarregado.
Com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de equipes, como o ClickUp, você pode ver a carga de trabalho da sua equipe e identificar membros específicos que estão sobrecarregados ou que não estão trabalhando em sua capacidade total.
A visualização de caixa permite que você veja no que sua equipe está trabalhando, o que ela realizou e qual é a capacidade dela
Com esse insight, você entenderá melhor como delegar tarefas e gerenciar seus recursos humanos de forma eficaz.
2. Cronograma do projeto
Acompanhamento e análise consistentes de seu cronogramas de projetos ajuda a entender se você está progredindo ao longo da linha do tempo predefinida. Você pode obter esses dados do seu gerenciamento de projetos ou do ferramenta de planejamento de sprint se você estiver executando seu projeto por meio de sprints iterativos.
Aqui está um exemplo de um calendário de projeto de lançamento em Visualização do calendário do ClickUp .
Organize projetos, planeje cronogramas e visualize o trabalho da sua equipe em um calendário flexível que mantém todos na mesma página
Conforme mostrado acima, você terá uma visão clara de seus prazos, tarefas e outras áreas importantes relacionadas. Além disso, esses insights facilitam a definição de indicadores-chave de desempenho e marcos para avaliar seu progresso.
Lembre-se de manter as partes interessadas em sincronia com o progresso do projeto. Se porventura o projeto se desviar do plano original, você poderá identificar facilmente as causas e oferecer soluções adequadas.
Agora, você sabe como acompanhar os cronogramas do projeto. **Mas como você pode criar cronogramas eficazes? É aí que entram os gráficos de Gantt. Esses gráficos permitem definir cronogramas, rastrear dependências e priorizar tarefas conforme mostrado abaixo.
Planeje projetos, gerencie dependências e priorize tarefas com a visualização de Gantt no ClickUp
Ao integrar esses insights ao seu fluxo de trabalho, você pode começar a escrever uma carta de despedida para os cronogramas perdidos.
3. Análise de risco Análise de risco é necessária para identificar gargalos e riscos que podem inviabilizar o prazo de entrega e o orçamento do seu projeto.
Para analisar adequadamente os riscos, você precisa identificar os riscos mais comuns atribuíveis ao seu projeto, o que pode ser feito facilmente com a ajuda de um Análise SWOT . Conforme mencionado na seção anterior, a maioria dos riscos normalmente se enquadra no desempenho financeiro e do projeto. Exemplos disso são atrasos nos cronogramas, atrasos na comunicação, violações de dados etc.
Após identificá-los, use um ferramenta de gerenciamento de riscos como o ClickUp para classificar e priorizar esses riscos.
O ClickUp oferece centenas de recursos para ajudá-lo a criar um registro de riscos para rastrear facilmente quaisquer riscos potenciais e empregar medidas preventivas antes mesmo que eles aconteçam.
Aqui está um exemplo para você:
Mantenha os riscos de seu projeto visíveis, organizados e em destaque na visualização de lista do ClickUp (via redator: Tam Pham)
E se quiser ver como é um bom registro de riscos, use o Modelo de pasta de registro de risco do ClickUp para ajudá-lo a se preparar!
Gerencie seus projetos e evite riscos usando o modelo de pasta de registro de riscos do ClickUp
Depois de priorizar esses riscos com o registro de riscos, fica mais fácil gerenciá-los adequadamente. Faça o download do modelo de registro de riscos pelo ClickUp
4. Altere o processo de controle
Às vezes, as partes interessadas tendem a incluir entregas adicionais no projeto ou a adiar os prazos. **Isso é desvios de escopo. O desvio de escopo pode resultar em atrasos nos cronogramas e custos excedentes.
Felizmente, porém, há uma maneira de evitar o desvio de escopo: o processo de controle de mudanças.
O processo de controle de mudanças é uma medida proativa que o prepara para possíveis mudanças no escopo do projeto. Com esse processo, você pode avaliar as mudanças para ver se elas são necessárias ou não.
Se necessário, você pode detalhar ainda mais as coisas, identificando aquelas que podem ser permitidas sem afetar o escopo do projeto ou o cronograma de entrega.
Planeje, implemente e monitore todas as mudanças necessárias nos negócios com sucesso com o Modelo de gerenciamento de mudanças por ClickUp
Além disso, se essas alterações não afetarem a linha do tempo ou o escopo, você poderá integrar um modelo de plano de gerenciamento de mudanças em seu fluxo de trabalho. Com isso, você pode facilmente planejar, monitorar e implementar essas mudanças.
Com um processo de controle de mudanças, você pode manter os membros da sua equipe em sincronia com cada mudança. Isso faz com que eles se sintam envolvidos e informados. Assim, eles podem lidar com as mudanças de forma eficaz. Faça o download do modelo de plano de gerenciamento de mudanças
5. Monitore o desempenho
O monitoramento do desempenho é o que o ajuda a gerenciar o sucesso do seu projeto. **Para monitorar o desempenho, você precisa de KPIs SMART em vigor. Esses KPIs variam desde o ROI e as horas faturadas até a entrega no prazo e o acompanhamento das despesas em relação à linha de base.
Os KPIs SMART atendem aos critérios abaixo.
via ClickUp
Você não precisa esperar o término do projeto para determinar se ele foi bem-sucedido ou não. Essas métricas de projeto servem como uma ferramenta eficaz de controle de projeto que o ajuda a medir o progresso e a verificar se ainda está no caminho certo.
Gerencie os controles do projeto com uma estrutura de decomposição do trabalho?
Para usar a EAP de forma eficaz, você deve inserir o objetivo abrangente que deseja alcançar. Digamos que você queira criar um curso. Esse é o objetivo geral. Em seguida, divida esse projeto em partes e fases gerenciáveis como ideação, redação, revisão, publicação etc.
Tudo o que estiver representado em seu WBS deve apresentar apenas o que é necessário para concluir sua meta. **Você não precisa de tarefas estranhas ou não relacionadas
Em seguida, insira essas tarefas no gráfico da EAP em diferentes níveis, desde as contas de controle até os pacotes de trabalho, conforme mostrado abaixo.
Exemplo de estrutura analítica de trabalho baseada em entregáveis via workbreakdownstructure.com Você pode criar seu próprio estrutura analítica do trabalho no ClickUp do zero ou simplesmente use a Modelo de estrutura analítica de trabalho do ClickUp abaixo para criar algo semelhante.
Crie, visualize e gerencie facilmente sua estrutura analítica de trabalho na visualização de quadro branco do ClickUp (via redator: Tam Pham)
Com essa estrutura em vigor, você pode monitorar facilmente suas tarefas e ver se está alinhado com a entrega no prazo e o uso ideal do orçamento. Faça o download do modelo de estrutura analítica de trabalho pelo ClickUp
Gerencie os controles do projeto com o ClickUp!
Os controles de projeto são necessários para gerenciar seus projetos e garantir a entrega no prazo. Ele também traz benefícios como a alocação ideal de recursos, a prevenção de estouros de orçamento, entregas de alta qualidade e programação ideal.
No entanto, é preciso considerar fatores como prazos, custos, escopo e riscos do projeto para não levar seus controles de projeto para o ralo.
As boas práticas de controle de projetos envolvem o gerenciamento de seus recursos, o acompanhamento e a análise dos cronogramas do projeto e a realização de uma análise de riscos consistente. Além disso, monitore seu desempenho com KPIs e preste atenção ao seu processo de controle de mudanças para evitar desvios de escopo. Por fim, integre a estrutura analítica do trabalho em seu fluxo de trabalho.
Siga este guia definitivo para controles de projetos e use ferramentas como ClickUp e Tara A Eu o ajudarei a entregar projetos de forma consistente, dentro do prazo e do orçamento. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo! Escritor convidado:_
Tam Pham
é o gerente de operações comerciais da Tara AI. A Tara é uma plataforma de entrega de produtos projetada para ajudar as equipes de engenharia a obter insights de desenvolvimento,
melhorar o desempenho
, e entregar com previsibilidade.