Você não pode melhorar o que não mede.
Peter Drucker, consultor e educador austríaco-americano
Essa afirmação é especialmente verdadeira na produção, onde até mesmo um único passo em falso pode interromper todo o processo de fabricação. De acordo com um estudo, 82% das empresas sofreram tempo de inatividade não planejado em seus processos de fabricação, o que pode custar até US$ 260.000 por hora!
Até mesmo os melhores sistemas de execução de manufatura (MESs) podem ter dificuldades para acompanhar o ritmo, o que leva a rupturas de estoque, paralisações, atrasos nos cronogramas de produção e desperdício de recursos que interrompem as operações.
A solução é tão simples quanto usar as técnicas corretas de programação da produção. Modelos eficazes de planejamento de produção podem ajudar a sua equipe a acompanhar os níveis de estoque, as taxas de erro e a latência sem esforço.
Esta postagem do blog explorará modelos Excel gratuitos de acompanhamento da produção, que permitem um processo de produção simplificado e ajudam a planejar com antecedência.
O que faz um bom modelo de Excel de controle de produção?
Um bom modelo Excel de acompanhamento de produção é uma planilha estruturada que monitora e analisa com eficácia os processos de produção, incluindo tarefas, cronogramas, alocação de recursos e métricas de resultados.
Veja a seguir o que você deve procurar:
- Clareza e simplicidade: Contém linguagem simples, títulos claros, células fáceis de ler e um layout limpo para que até os membros mais ocupados da equipe possam entendê-lo
- Atualizações em tempo real: Mostra alterações em tempo real, facilitando a identificação imediata de atrasos ou discrepâncias
- Métricas personalizáveis: Permite que você personalize e acompanhe os detalhes de suas operações, como níveis de estoque, taxas de erro ou tempos de ciclo
- Automação: Capacidade de lidar com toda a matemática - cálculo de totais, médias e variações
- Auxílios visuais: Inclui cores, tabelas, painéis e gráficos que o ajudam a ver tendências e problemas rapidamente e a destacar exceções em segundos
Agora, vamos encontrar o modelo que melhor atenda às necessidades da sua equipe e torne seus fluxos de trabalho imparáveis!
Modelos de Excel para controle de produção
Uma equipe de produção é como a equipe dos bastidores que lida com todas as operações necessárias para a realização de um show de sucesso. Vamos discutir os melhores modelos de acompanhamento de produção no Excel para mantê-los sob controle.
1. Modelo de planejamento de produção da Anvyl
via Anvyl O modelo de rampa de capacidade apresentado no modelo de planejamento de produção da Anvyl ajuda a planejar sua programação de remessa e produção, organizando os principais detalhes do projeto, a capacidade de rampa e os planos de remessa ao longo de várias semanas.
Ele começa com parâmetros de entrada como volume anual estimado, capacidade mensal máxima e datas-chave, que definem os limites de produção e os cronogramas. A seção de capacidade de rampa mostra a margem de produção e a capacidade ao longo de várias semanas, permitindo um dimensionamento eficiente sem sobrecarregar os recursos.
A seção plano de embarque também alinha os embarques com a produção, mostrando as datas de embarque e os volumes acumulados para organizar o cronograma de fabricação.
ideal para equipes de produção de pequeno e médio porte em setores como o de eletrônicos ou bens de consumo
2. Formato de relatório de eficiência de linha de produção e modelo de fórmula por Online Clothing Study
via OCS (Estudo de vestuário on-line) Quer saber o segredo de um processo de produção excepcional? Está tudo no controle. Esse formato de relatório de eficiência da linha de produção e modelo de fórmula da Online Clothing Study permite que as unidades de fabricação de roupas acompanhem a eficiência da linha de produção diária e mensalmente.
Esse modelo gratuito de cronograma de produção calcula a eficiência da linha usando uma fórmula e algumas entradas importantes: mão de obra diária, horas trabalhadas, saída da linha e SAM (minutos padrão permitidos) da peça de vestuário.
Basta inserir esses quatro pontos de dados e o modelo automaticamente calcula o total de minutos trabalhados produzidos pelo SAM e a eficiência diária da linha. As colunas protegidas garantem que as fórmulas permaneçam intactas, reduzindo os erros.
ideal para equipes pequenas que buscam uma ferramenta fácil de personalizar para simplificar o planejamento da produção, otimizar os fluxos de trabalho e minimizar os gargalos
3. Modelo de ordem de serviço por Vertex42
via Vértice42 O Work Order Template (Modelo de ordem de serviço) da Vertex42 é um arquivo do Excel com curadoria para gerenciar tarefas de serviço, reparo e manutenção. Ele inclui dois formulários de ordem de serviço personalizáveis em guias de planilhas separadas, permitindo fácil acesso a várias ordens de serviço em um único arquivo.
Esse modelo gratuito é ideal para projetos pequenos, criação de planos de trabalho , ou gerando cotações. É possível adaptar cada ordem de serviço para atender a detalhes específicos do trabalho, tornando-a versátil e fácil de usar.
Para aqueles que desejam criar ordens de venda, o Vertex42 também oferece um formulário de ordem de compra separado. Inspirado em seu modelo de orçamento gratuito, esse modelo de ordem de serviço é adequado para organizar tarefas, rastrear requisitos de trabalho e melhorar o fluxo de trabalho para operações menores baseadas em serviços.
ideal para gerenciar ordens de serviço internas relacionadas a reparos de hardware, atualizações de software e manutenção de sistemas, ajudando as equipes a se manterem organizadas
Leia também: os 10 melhores softwares de manufatura para pequenas empresas
4. Lista de inventário com modelo de destaque de reordenação da Microsoft
via Microsoft 365 O modelo de lista de inventário com destaque de pedido da Microsoft é uma ferramenta simples e acessível para rastrear e gerenciar o estoque. Projetado no Excel, ele permite catalogar itens por inventário ID, nome, descrição, preço unitário, quantidade em estoque e valor total do inventário.
O modelo inclui formatação condicional para destacar itens que precisam ser reordenados, facilitando a identificação de itens com pouco estoque em um piscar de olhos. Esse rastreador de estoque é ideal para organizar e monitorar os níveis de estoque, garantindo o reabastecimento oportuno e fornecendo uma visão geral clara do valor do estoque.
ideal para varejistas ou lojas de comércio eletrônico que procuram um rastreador de inventário personalizável e fácil de usar
5. Modelo de controle de estoque de varejo da Indzara
via Indzara O Retail Inventory Tracker da Indzara é um modelo gratuito do Google Sheet que permite que os proprietários de empresas de varejo gerenciem seus estoques. Ele rastreia a disponibilidade de produtos, calcula os pontos de reabastecimento e fornece informações sobre o desempenho de fornecedores e clientes.
Os principais recursos incluem:
- Gerenciamento de pedidos de vendas, compras e ajustes
- Controle de estoque com alertas de ponto de reabastecimento
- Cálculos financeiros, incluindo COGS (custo de mercadorias vendidas) e lucro
- Relatórios interativos com tendências de 12 meses
- Configuração fácil de usar com instruções claras
ideal para proprietários de pequenas empresas de varejo que precisam de uma maneira simples e eficiente de gerenciar estoques, rastrear pedidos e otimizar as operações da cadeia de suprimentos usando o Google Sheets
6. Modelo de relatório de produção diária do Studio Binder
via Fichário de estúdio Assuma o controle da sua produção de filme ou vídeo com este modelo de relatório de produção diária tudo-em-um do Studio Binder. De relatórios diários de produção a planilhas de horas da equipe/talentos, esse modelo mantém sua filmagem organizada e no caminho certo.
Acompanhe os horários de chamada da equipe, horários de filmagem e intervalos para refeições, gerencie locais e monitore sua equipe de produção principal. O modelo também tem espaços designados para detalhes do local, nomes dos membros da equipe e informações sobre o uso da mídia.
Essas seções melhoram a organização, facilitam a tomada de decisões, ajudam na conformidade legal e financeira e fornecem informações valiosas para a pós-produção. Além disso, o modelo fornece seções para notas de equipamento/técnica e notas de áudio.
ideal para gerentes e coordenadores de produção que precisam de uma ferramenta simples para controlar as horas da equipe, as despesas, o uso de mídia e outros detalhes diários da produção em um só lugar
7. Modelo de plano de capacidade de produção da WPS
via Modelo WPS O modelo de plano de capacidade de produção da WPS é uma ferramenta abrangente para planejar e acompanhar a eficiência da produção em vários produtos e dispositivos.
Ele rastreia todos os aspectos do gerenciamento da produção, desde os resultados diários planejados até o desempenho em tempo real e os possíveis obstáculos, como falhas de equipamentos ou falta de mão de obra.
As análises detalhadas por produto e dispositivo facilitam a identificação de ineficiências, otimizar a programação da produção, e diminua a lacuna entre as metas e os resultados reais. O rastreamento em tempo real e as taxas de diferença baseadas em porcentagem permitem que você tome decisões mais inteligentes e melhorar a produtividade da força de trabalho .
ideal para equipes de produção que precisam de uma maneira detalhada e organizada de acompanhar planilhas de horas, locais, uso de mídia, horas de trabalho da equipe e dos talentos, liberações e informações de catering durante todo o processo de produção
**Leia também 10 modelos de cronograma de produção para planejamento da produção
Limitações do uso do Excel para o controle da produção
O Excel é útil, mas seus modelos terão dificuldade para acompanhar o ritmo da produção quando ela aumentar.
Veja por quê:
Restrições de escalabilidade
O Excel tem dificuldade em lidar com grandes conjuntos de dados, o que leva a gargalos de desempenho. Incidentes críticos, como o Acidente com os dados da COVID-19 revelou suas limitações de linha, levando a entradas perdidas e possíveis falhas. Seus limites técnicos, como um máximo de 1.048.576 linhas, podem restringir projetos que exijam o manuseio extensivo de dados.
Falta de dados em tempo real e integração automatizada de dados
O Excel não se integra facilmente a outros sistemas automatizados, o que limita sua capacidade de acompanhar os dados em tempo real.
Além disso, a natureza estática do Excel impede a sincronização com bancos de dados ou a atualização de dados em tempo real, fazendo com que os usuários trabalhem com informações desatualizadas.
Embora o Excel ofereça suporte à automação básica por meio de macros, a personalização dessas macros requer conhecimento de macros VBA (Visual Basic Application), o que está além do conjunto de habilidades da maioria dos usuários. Para tarefas recorrentes, essa falta de automação fácil de usar pode aumentar a carga de trabalho manual, as respostas atrasadas e os problemas de desempenho.
Desafios da colaboração
A colaboração no Excel é limitada. O controle de versão torna-se um pesadelo à medida que os usuários compartilham arquivos atualizados por e-mail ou unidades compartilhadas. Mesmo com as opções de nuvem, a edição simultânea pode levar a conflitos, referências quebradas e erros.
Propenso a erros
O Excel é altamente suscetível a erros humanos, como fórmulas incorretas ou substituições acidentais. Esses erros geralmente são difíceis de rastrear e podem se transformar em imprecisões significativas.
Recursos avançados e opções de relatórios limitados
Os recursos para análise sofisticada de dados, visualização e geração de relatórios são limitados. Os modelos do Excel não têm os painéis robustos, as análises e as dependências de tarefas de que as equipes de produção podem precisar.
Segurança
A falta de criptografia robusta do Excel o torna vulnerável a violações de dados, especialmente ao lidar com informações confidenciais como PII. Embora a proteção por senha possa impedir o acesso casual, ela não é suficiente para impedir hackers determinados.
Alternativa aos modelos de Excel para controle de produção
À medida que o controle da produção se torna mais complexo, confiar no Excel pode ser prejudicial. Felizmente, ferramentas como ClickUp oferece uma solução mais inteligente.
O ClickUp é uma solução moderna, tudo em um solução de gerenciamento de projetos para manufatura que aprimora os processos com gerenciamento eficiente de tarefas, definição de metas, colaboração e rastreamento personalizável. Possui vários modelos pré-construídos para manter seu cronograma de fabricação sob controle.
Vamos dar uma olhada em cada um deles!
1. O modelo de controle de produção do ClickUp
O modelo Modelo de rastreamento de produção do ClickUp é um modelo amigável para iniciantes que ajuda você a fazer uma transição suave da pré-produção para a entrega de forma produtiva.
Modelo de rastreamento de produção ClickUp
Esse modelo facilita a organização com Estados Personalizados como Em Andamento, A Fazer e Concluído para acompanhar cada etapa. Capture detalhes essenciais usando 11 campos personalizados - desde a aprovação do cliente até os links do storyboard.
Precisa de mais clareza? Experimente suas seis visualizações personalizadas intuitivas, incluindo Calendar e Needs Attention, para acesso rápido às atualizações. Com recursos como rastreamento de tempo, tags, e-mails e avisos de dependência, você identificará os obstáculos antes que eles aconteçam.
ideal para equipes de produção de vídeo, agências de criação e gerentes de projeto que desejam sincronizar fluxos de trabalho, acompanhar o progresso e fornecer conteúdo de alta qualidade dentro do prazo
2. O modelo de análise de custo de produção do ClickUp
O modelo Modelo de análise de custo de produção do ClickUp funciona como sua bússola financeira. Ele oferece uma visão abrangente dos custos de seu projeto, desde as despesas diretas até as despesas gerais ocultas.
Modelo de análise de custo de produção do ClickUp
Este poderoso modelo vai além da análise de custos tradicional, considerando todos os custos ocultos, como mão de obra, custos de oportunidade e medidas de controle de qualidade. Ele permite que você crie propostas de orçamento de projeto abrangentes e oferece outros benefícios importantes:
- Dividir seus custos em detalhes granulares, incluindo materiais, mão de obra e custos indiretos
- Rastrear seu orçamento em relação aos custos projetados para garantir a saúde financeira do seu projeto
- Identifique e elimine os gargalos de produção usando métricas e KPIs importantes para maximizar a produção
- Preveja as flutuações de custo e seu impacto usando ferramentas de visualização em tempo real e ajuste sua estratégia de acordo
ideal para gerentes de projeto e analistas financeiros que precisam de uma ferramenta abrangente para rastrear e analisar despesas
3. O modelo de relatório de produção diária do ClickUp
Está cansado de sua agenda de produção desorganizada? O Modelo de relatório de produção diária do ClickUp está aqui para simplificar suas operações diárias! Esse modelo fornece uma visão geral clara e atualizada do progresso, ajudando-o a acompanhar o desempenho do turno, o tempo de inatividade da máquina, o uso de matéria-prima, etc.
Modelo de relatório de produção diária do ClickUp
Com Status personalizados para rastreamento de tarefas e Campos personalizados para categorização detalhada, o gerenciamento das atividades diárias nunca foi tão fácil. Crie fluxos de trabalho usando Visualizações Personalizadas como Lista, Gantt e Calendário para se manter organizado.
Recursos avançados, como Dependências de Tarefas, Tags e Notificações, garantem um gerenciamento de processos tranquilo. Ele também permite o rastreamento preciso das horas de trabalho individuais, registrando os horários de entrada e saída. Essas informações são cruciais para cálculos precisos da folha de pagamento e programação eficiente.
ideal para equipes de produção em vários ambientes de produção, como produção de filmes, construção e planejamento de eventos, que precisam de uma forma avançada e prática de gerenciar o tempo e a mão de obra
Quase metade dos líderes de manufatura citam o cumprimento dos prazos e o gerenciamento dos custos do projeto como seus principais desafios. O planejamento eficiente não é apenas um benefício - é uma necessidade.
4. O modelo de plano de projeto de manufatura ClickUp
É aqui que o Modelo de plano de projeto de manufatura ClickUp chega! Ele o ajuda a definir objetivos claros, criar listas de tarefas gerenciáveis e acompanhar facilmente o progresso. Desde a definição das metas do projeto, cronogramas e necessidades de recursos até a organização de fornecedores, funcionários e matérias-primas, tudo pode ser controlado em um só lugar.
Modelo de plano de projeto de manufatura ClickUp
O modelo é dividido em várias seções dedicadas ao planejamento e gerenciamento do projeto. Elas incluem um resumo executivo, gerenciamento de escopo, gerenciamento de riscos, plano de implantação, cronograma de produção do projeto e planos de custo e orçamento.
Além disso, o modelo inclui recursos como atribuição de tarefas, acompanhamento do progresso e uma visualização de quadro Kanban para gerenciamento visual do projeto. Isso reduz o tempo gasto no planejamento e, ao mesmo tempo, garante melhores estimativas de custo e execução mais rápida.
ideal para gerentes de projeto que desejam simplificar seu fluxo de trabalho e garantir a entrega do projeto em tempo hábil. Além disso, é útil para equipes que desejam melhorar a colaboração e a responsabilidade com atribuições de tarefas e prazos claros
5. O modelo de plano de comunicação de manufatura ClickUp
O modelo Modelo de plano de comunicação de manufatura ClickUp ajuda as equipes de manufatura a refinar a comunicação, oferecendo ferramentas para organizar detalhes do projeto, objetivos, listas de partes interessadas e avaliações.
Modelo de plano de comunicação de manufatura do ClickUp
Ele garante a colaboração por meio de recursos como análise da concorrência, análise SWOT e PEST. Com uma combinação de matriz clara e pontos de ação, esse modelo mantém as partes interessadas alinhadas, apoia o gerenciamento de recursos e garante que os projetos cumpram o cronograma.
Os status personalizados, como Revisão pendente e Concluído, facilitam para as equipes o acompanhamento eficaz do progresso da comunicação. Campos personalizados capturam detalhes importantes, como destinatários, tipos de mensagens e prazos, garantindo que as tarefas sejam bem organizadas e acessíveis.
ideal para equipes de produção que buscam aprimorar a comunicação, minimizar falhas de comunicação e acelerar a colaboração entre departamentos, fornecedores e partes interessadas para uma execução eficiente do projeto
6. O modelo de cronograma de desenvolvimento do ClickUp
Os prazos de desenvolvimento estão acabando com você? Vamos simplificar as coisas com o Modelo de cronograma de desenvolvimento do ClickUp!
Modelo de cronograma de desenvolvimento do ClickUp
Este modelo garante que o seu projeto permaneça no caminho certo, quer você esteja lançando um novo produto ou melhorando suas ofertas atuais.
Veja como ele ajuda:
- Gerenciamento visual de tarefas: As linhas do tempo interativas facilitam o monitoramento do progresso em um relance
- Colaboração contínua: Mantenha sua equipe e as partes interessadas alinhadas com atualizações em tempo real e recursos compartilhados
- Lembretes automatizados: Nunca perca um prazo, com alertas que garantem a execução oportuna de cada tarefa
- Status personalizados: Use seções como In Progress (Em andamento), Done (Concluído) ou Needs Input (Precisa de entrada) para acompanhar os estágios do seu projeto
- Ferramentas focadas em projetos: Utilize listas de verificação, tags e avisos de dependência para estar sempre um passo à frente
ideal para proprietários de produtos que desejam entregar produtos no prazo e dentro do orçamento e chefes de engenharia que supervisionam projetos de grande escala e gerenciamento de equipes
7. O modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
Alivie sua carga de trabalho de gerenciamento de estoque com o Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp .
Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
Seus recursos altamente personalizáveis simplificam o rastreamento de inventário e eliminam o incômodo de criar um sistema de gerenciamento de inventário sistema de gerenciamento de estoque do zero.
Com esse modelo, você pode:
- Monitorar o inventário: Rastrear os níveis de estoque com Estados personalizados, como Em estoque, Não mais usado e Fora de estoque, para obter visibilidade em tempo real da disponibilidade, dos movimentos e das flutuações de custo dos itens
- Gerencie os detalhes do produto: Organize preços, imagens e informações importantes em um banco de dados fácil de usar. Use Custom Fields para categorizar e adicionar atributos como Next Order, Ops Manager, Ordered, Current Inventory e Order Quantity para organizar o rastreamento do inventário
- Análise de tendências: Avalie os padrões de estoque para tomar decisões mais inteligentes de reabastecimento
ideal para empresas, armazéns e varejistas que desejam melhorar o planejamento de estoque e o rastreamento, mantenha os dados dos produtos e tome decisões mais inteligentes de reabastecimento com um sistema fácil de usar
**Leia também 10 melhores softwares de gerenciamento de pedidos
8. O modelo de atendimento de pedidos do ClickUp
O modelo Modelo de atendimento de pedidos do ClickUp permite que você organize seu processo de remessa, garantindo entregas pontuais e gerenciamento eficiente de pedidos.
Modelo de atendimento de pedidos do ClickUp
Ele ajuda a rastrear, gerenciar e atender aos pedidos de acordo com as datas de vencimento, verificando a disponibilidade do produto e os requisitos de estoque. O modelo também o ajuda a atualizar os clientes sobre o status do pedido quando os itens estiverem embalados e prontos.
Por que você vai gostar dele:
- Padroniza o processo de atendimento de pedidos
- **Otimiza o gerenciamento da disponibilidade de produtos
- Garante a documentação adequada de todos os pedidos
- Aprimora a experiência do cliente com uma comunicação clara
ideal para empresas de comércio eletrônico que desejam aumentar o atendimento de pedidos e melhorar a eficiência da entrega
9. O modelo de pedido de compra e estoque do ClickUp
Você sabia que 34% das empresas relatam ter perdido clientes devido à falta de produtos em estoque?
Evite o caos com o Modelo de pedido de compra e estoque do ClickUp .
Modelo de pedido de compra e inventário do ClickUp
Ele simplifica o processo de pedido de produtos, monitora os níveis de estoque para evitar rupturas de estoque dispendiosas e mantém os custos de compra sob controle para maximizar os lucros.
Veja por que você deve experimentá-lo:
- Alertas automatizados o notificam quando o estoque está acabando
- Registros de compra precisos mantêm suas finanças sob controle
- O gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos garante operações tranquilas
- Operações comerciais ininterruptas e controle de estoque
ideal para empresas que desejam otimizar o gerenciamento de estoque, simplificar os pedidos de compra, evitar rupturas de estoque ou excesso de estoque e manter as operações da cadeia de suprimentos.
Veja o seguinte Donka Stoycheva (em inglês), conselheira jurídica geral da BioPharma Laboratories Ltd., fala sobre o uso do ClickUp.
É ótimo para automatizar processos repetitivos, aumentar a visibilidade e a responsabilidade e, francamente, evitar a necessidade de percorrer a fábrica três vezes para coletar informações de três membros diferentes da equipe. Acho que as pessoas o usam principalmente para dar suporte à administração ou a projetos, mas nós o implementamos muito bem para digitalizar nosso processo de fabricação.
Donka Stoycheva, assessor jurídico geral, BioPharma Laboratories Ltd
Leia também: Como fazer o gerenciamento de projetos de manufatura
Recorra ao ClickUp para obter excelência na produção!
Acompanhar a produção no Excel é como dirigir um carro manual na hora do rush - funcional, mas exaustivo. O Excel pode organizar os dados por um tempo, mas não tem colaboração em tempo real, automação e escalabilidade.
É aí que o ClickUp ajuda.
Ele automatiza fluxos de trabalho, atribui tarefas e trabalhos, categoriza prioridades e visualiza cronogramas de produção. E isso não é tudo. Você pode analisar o desempenho da produção, medir o sucesso e oferecer economia de custos a longo prazo com apenas alguns cliques. Experimente o ClickUp hoje mesmo. É grátis!